Come creare un calendario editoriale [esempi + modelli]

Se sei come me, stai costantemente lavorando su almeno 20 schede del browser, quattro diari, un blocco legale giallo o due e una miriade di post-it attaccati al monitor del tuo computer.

Per il sorvegliante medio, è a dir poco il caos. Per il blogger, è la prova di una (disperata) esigenza di un calendario editoriale.

Il mio sistema confuso si trasforma radicalmente quando lavoro con una squadra. Mi rendo conto della necessità di organizzazione e struttura, e questo non potrebbe essere più necessario della gestione di un blog. Senza un sistema concordato per la pianificazione, la scrittura e la pianificazione dei contenuti ogni settimana, puoi trovarti in un mucchio di scadenze mancate, post di blog non modificati e una buona dose di tensione del team.

Non esiste un calendario editoriale perfetto: tutto dipende dalle esigenze del tuo team. Tuttavia, ci sono diverse domande che dovresti porti per determinare come dovrebbe essere il tuo calendario editoriale. Questi includono:

• Con quale frequenza pubblichi contenuti? Hai qualcosa che va in onda ogni giorno? Una volta a settimana? Forse più volte al giorno? Scoprire con quale frequenza pubblichi può dirti come visualizzare al meglio il tuo calendario editoriale regolarmente.
• Crei più di un tipo di contenuto? Se carichi tanti video su YouTube quanti articoli pubblichi sul blog della tua azienda, il tuo calendario editoriale dovrà distinguere tra i due.
• Quante persone utilizzeranno questo calendario editoriale? I migliori calendari editoriali consentono a più persone di fare brainstorming, collaborare e fornire feedback sui compiti in tempo reale, direttamente sul calendario.
• Quali sono le varie fasi che il contenuto attraversa prima di essere pubblicato? Quanto è complessa la tua pipeline di contenuti? C'è un processo di revisione o approvazione sostanziale che passa attraverso ogni contenuto? Assicurati che il tuo calendario possa distinguere tra due compiti simili che si trovano in diverse fasi di creazione.
• Che formato utilizzerai per organizzare questo calendario? Ti consigliamo di scegliere il sistema che meglio si allinea ai tuoi obiettivi e ai flussi di lavoro del tuo team. La prossima sezione discute i formati più comuni.

Prendiamo questi punti e mettiamoli in pratica per creare il tuo calendario editoriale perfetto.

Come creare un calendario editoriale

Un calendario editoriale di successo è un progetto vivo che la tua azienda cambierà man mano che cresci e amplierà la tua strategia sui social media. Per iniziare il processo di creazione del tuo, abbiamo alcune risorse per semplificare il processo.

Con tutti i diversi tipi di calendari che puoi creare, discuteremo dei diversi tipi che puoi scegliere e di come pianificare il lancio dei tuoi fantastici contenuti con loro.

1. Scegli un formato per organizzare il tuo calendario editoriale.

Non esiste un calendario editoriale perfetto, ma alcuni formati saranno migliori di altri nell'aiutarti a risolvere gli obiettivi del tuo team. Una volta scelto un formato, dovrai anche decidere come implementarlo, scegliendo uno strumento o una piattaforma che offra le funzionalità o l'interfaccia di cui la tua azienda ha più bisogno.

Ecco alcuni dei diversi modi per formattare il tuo calendario editoriale:

Calendario tradizionale o app Calendario

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Che tu stia monitorando le scadenze su un grande calendario cartaceo sulla tua scrivania o tramite un'app come Google Calendar, questo è uno dei modi più semplici per sapere cosa sta per uscire e quando.

Lo svantaggio, tuttavia, è che c'è di più nel progetto e nella gestione dei contenuti oltre alle date di pubblicazione e un calendario potrebbe non essere sempre abbastanza efficace da solo.

Foglio di calcolo

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I fogli di calcolo sono sempre stati i preferiti per la gestione dei contenuti. C'è qualcosa di così soddisfacente nel vedere tutti i punti dati necessari aggregati in un unico posto e organizzati ordinatamente in righe e colonne. Con Microsoft Excel e Fogli Google, i fogli di calcolo sono facilmente accessibili e non hanno una curva di apprendimento elevata.

Uno dei vantaggi dell'utilizzo dei fogli di calcolo è che possono essere facilmente abbinati alle app di calendario e agli strumenti di gestione dei contenuti. Importando un file .csv, puoi caricare le informazioni in più posizioni secondo necessità per le attività in corso (consulta la combinazione di Fogli Google e Hootsuite Planner nella sezione successiva per trarre ispirazione).

Scheda Kanban o altro strumento di gestione del progetto

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Kanban è un sistema visivo per la gestione dei progetti che prevede lo spostamento delle carte attraverso diverse fasi di un progetto. È popolare nella gestione editoriale perché può essere facilmente utilizzato per rappresentare un flusso di lavoro editoriale, indipendentemente dal processo di garanzia della qualità o dal numero di mani che toccano un pezzo prima che venga pubblicato.

Ciò significa che una scheda Kanban può facilmente ospitare il tuo calendario dei contenuti se hai bisogno di più pianificazione e gestione per spingere le cose in diretta. Le opzioni popolari per questo tipo di sistema includono Trello, Airtable e Meistertask.

App Calendario (e gestione) dei contenuti

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Portando un po' oltre il concetto di calendario, ci sono app e piattaforme software progettate specificamente per la gestione dei contenuti. Includono sia il calendario che gli aspetti di gestione del progetto necessari per portare a termine il lavoro insieme ad altre utili funzionalità per i team di marketing dei contenuti ad alto volume. Esempi di queste piattaforme includono CoSchedule, Contently e Loomly.

2. Designa i tuoi principali canali di marketing.

I calendari editoriali sono strumenti altamente visivi e differenziare il tuo calendario utilizzando il coordinamento dei colori per i diversi canali su cui pubblichi può eliminare la confusione tra i membri del tuo team di marketing.

Semplifica l'interpretazione del tuo calendario editoriale dividendo i tipi di post o argomenti utilizzando diversi segnali visivi per assicurarti di pianificare il contenuto giusto al momento giusto.

3. Pianifica i tuoi post in modo coerente.

Organizzare il tuo calendario editoriale da pubblicare nello stesso programma settimanale può portare le tue pagine ad avere una maggiore visibilità tramite gli algoritmi dei social media e potenzialmente aumentare il tuo coinvolgimento di conseguenza.

Vedete, quando pubblichi frequentemente e usi spesso una piattaforma di social media, a tua volta fai in modo che anche i tuoi follower tornino sulla piattaforma. Le piattaforme premiano i profili che guidano questo coinvolgimento con maggiore visibilità e, dopotutto, queste piattaforme stanno catturando e mantenendo l'attenzione delle persone.

I canali dei social media favoriscono i profili che utilizzano spesso il loro sito Web e quando aggiungi un ciclo di pubblicazione modellato o coerente, stai utilizzando la piattaforma in modo ottimizzato.

4. Studia la frequenza di pubblicazione della tua concorrenza.

Guarda ad altre aziende che pubblicano nello stesso settore o nicchia della tua, studia quali sono riuscite a catturare quell'attenzione e come sono arrivate a quel livello di successo.

Non dovresti assolutamente copiare l'argomento dei contenuti di altri o le date esatte o gli orari che pubblicano, ma invece trarre ispirazione e creare il tuo calendario editoriale che potrebbe attirare l'attenzione sui giorni o sugli orari in cui i concorrenti non pubblicano.

5. Verifica e adatta il tuo calendario editoriale secondo necessità.

È tutta una questione di tentativi ed errori quando crei il tuo calendario. Se inizi con un basso coinvolgimento nei primi due mesi, dovresti eseguire un audit dei contenuti aziendali e adattare il tuo calendario dei contenuti per coinvolgere meglio i tuoi follower.

Soprattutto, la creazione di un calendario editoriale farà lavorare il tuo team di marketing in modo più snello e organizzato. Detto questo, diamo un'occhiata ad alcuni calendari preesistenti che sono organizzati in modo ottimale.

Esempi di calendario editoriale

Per aiutarti a implementare un calendario editoriale, abbiamo incluso anche esempi reali di alcuni dei team di contenuti di maggior successo in circolazione. Dai un'occhiata qui sotto e scopri cosa rende il loro calendario così utile.

1. Calendario editoriale HubSpot [Modello]

Piattaforma: Excel

Download gratuito

Il modello interattivo di calendario editoriale HubSpot è stato creato per scrittori e strateghi dei contenuti per delineare la loro strategia di pubblicazione. Sono incluse le richieste per il titolo del contenuto, la meta descrizione, l'URL, l'invito all'azione e altro. Questo modello è completamente gratuito e può essere utilizzato sia su Fogli Google che su Excel.

2. Calendario editoriale di Buffer

Piattaforma: Trello

Questo è il calendario editoriale vero e proprio di Buffer, una piattaforma di pianificazione dei contenuti dei social media. Naturalmente, il contenuto dell'azienda è supportato da un calendario editoriale che descrive l'autore di un incarico, il titolo, la data di pubblicazione e dove si trova nel flusso di lavoro editoriale dell'azienda (il contenuto può trovarsi nella fase "Idee", nella "Pipeline", "In Avanzamento" o "Modifica").

Ogni riquadro rettangolare mostrato sopra rappresenta un singolo contenuto, che si tratti di un post del blog, di un video o anche di un episodio di podcast.

Come potresti vedere, il calendario editoriale di Buffer si basa su Trello, uno strumento comune di gestione dei progetti. E sebbene tu possa utilizzare Trello in più di un modo, Buffer utilizza la maggior parte delle sue funzionalità disponibili in modo che tutti abbiano le informazioni di cui hanno bisogno in pochi clic, indipendentemente da ciò che fanno per l'azienda e da come il calendario influisce sul loro lavoro.

"Un calendario editoriale dovrebbe essere una risorsa per l'intero team, non solo per i creatori di contenuti", afferma Ash Read, direttore editoriale di Buffer. “Dovrebbe essere qualcosa a cui chiunque può accedere facilmente per vedere cosa sta succedendo e anche suggerire idee per i contenuti. A volte i migliori suggerimenti sui contenuti arriveranno da persone al di fuori del tuo team di marketing".

Nella schermata successiva, sopra, puoi vedere cosa c'è all'interno di ogni piastrella rettangolare. Quando fai clic su un compito, Buffer registra il feedback mentre il contenuto viene creato e rivisto. Afferma Ash: "Non è solo un calendario, ma un luogo in cui condividere feedback, modificare note, presentazioni, idee e altro ancora".

3. Calendario editoriale di Unbounce

Piattaforma: Fogli Google

Questo è il calendario editoriale di Unbounce, creatore di landing page e relativi strumenti di conversione per i marketer, nonché partner di integrazione di HubSpot. A differenza di Buffer, questa azienda utilizza Fogli Google per gestire l'intera produzione di contenuti e il modo in cui hanno personalizzato il foglio di calcolo sopra sarebbe piacevole agli occhi di qualsiasi creatore di contenuti.

Oltre a organizzare i loro progetti per mese, quello che potresti notare dallo screenshot qui sopra è che Unbounce ordina anche i loro contenuti in base alla campagna che stanno servendo, come per le prime due colonne sul lato sinistro. Ciò consente all'azienda di vedere cosa hanno in comune più incarichi, elencati verticalmente nella terza colonna, e di tenere traccia dei contenuti che si estendono oltre il blog Unbounce.

Di seguito, il blog Unbounce ha un calendario editoriale separato in Fogli Google che consente al blog di collaborare con le iniziative aziendali più grandi. Tuttavia, l'utilizzo di fogli di calcolo per entrambi i flussi di lavoro dei contenuti si è rivelata la scelta migliore per le attività in crescita dell'azienda.

"Siamo un piccolo team di contenuti, quindi altre piattaforme potrebbero complicare eccessivamente le cose", afferma Colin Loughran, caporedattore di Unbounce.

In definitiva, questo calendario editoriale mantiene sincronizzato il team di Colin. "Mentre cerchiamo di bloccare le date con alcune settimane di anticipo", spiega, "la realtà è che a volte dobbiamo apportare modifiche molto rapidamente. Il lancio di un prodotto potrebbe spostarsi in uno slot che avevamo pianificato per qualcos'altro, ad esempio, oppure un contributore ospite verrà ritardato nella consegna di una bozza rivista. Quando questo è il caso, avere una risorsa centralizzata che tutti possono controllare è una coperta di sicurezza necessaria".

4. Calendario dei contenuti dell'autorità digitale

Piattaforma: CoSchedule

Digital Authority, un'agenzia di marketing specializzata in contenuti e social media, distingue tra i suoi obiettivi di contenuto generale e le attività più piccole relative ai contenuti.

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Digital Authority utilizza CoSchedule per pianificare le tempistiche di articoli come blog e post sui social media. Il vantaggio di ciò è la categorizzazione dei colori, le visualizzazioni del calendario e delle attività e la possibilità di creare post sui social su piattaforme diverse da un unico portale.

Ci sono anche funzionalità per mantenere il team operativo, sulla stessa pagina e agile con funzionalità di trascinamento della selezione.

5. Calendario dei contenuti di Hootsuite

Piattaforma: Fogli Google e Hootsuite Planner

Hootsuite, un'altra piattaforma di pianificazione dei social media, ha un sacco di contenuti da pubblicare sia quotidianamente che con largo anticipo. Ciò rende il loro calendario dei contenuti una componente importante della loro strategia di produzione.

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A causa del volume, il team di Hootsuite crea contenuti con largo anticipo utilizzando Fogli Google per pianificare e organizzare su tutti i canali. Una volta creata ed eseguita la strategia, i post pronti per essere pubblicati vengono rappresentati su Hootsuite Planner.

Modello di calendario editoriale

Pronto a creare il tuo calendario editoriale? Indipendentemente dalla piattaforma su cui vuoi lavorare, un foglio di calcolo può aiutarti a fare l'inventario di quali contenuti hai e quanto velocemente si sposta dall'inizio alla fine. Prova i nostri modelli di calendario editoriale per blog gratuiti.

Utilizzando i modelli collegati sopra, sarai in grado di organizzare, classificare e colorare il codice a tuo piacimento. Usa questi modelli per indirizzare i lettori giusti, ottimizzare i post con le migliori parole chiave e abbinare ogni argomento a un invito all'azione killer.

In questo download, abbiamo incluso tre diversi modelli tra cui scegliere. Perché tre? Riconosciamo che non tutti i team di contenuti sono uguali. Mentre alcuni si sentono più efficienti con una soluzione di calendario editoriale centralizzato, altri potrebbero aver bisogno della spinta delicata di una scadenza imminente direttamente sul loro calendario. Pertanto, avrai accesso a tutti e tre i modelli in Microsoft Excel, Fogli Google e Google Calendar.

Pianifica il tuo calendario editoriale con facilità

Con una piccola personalizzazione, il calendario del tuo blog funzionerà senza intoppi, lasciandoti il ​​tempo di essere la macchina per la scrittura di contenuti e la generazione di lead che ti sforzi di essere.

Nota del redattore: questo articolo è stato originariamente pubblicato a maggio 2020 ed è stato aggiornato per completezza.