WordCamp Europe 2017 per sperimentare con gli sponsor Workshop

WordCamp Europe 2017 ha aperto il bando per gli sponsor alla fine del 2016. Il team organizzativo sta raccogliendo la sfida di fornire valore agli sponsor con workshop per coloro che acquistano i due livelli di sponsorizzazione più alti:

Quest'anno, per la prima volta, introduciamo una terza traccia durante entrambi i giorni della conferenza. La terza traccia sarà esclusivamente dedicata agli sponsor, dandoti la possibilità di tenere un talk o un workshop. Come le altre due tracce, la traccia degli sponsor avrà uno spazio dedicato (capacità di circa 200 persone), dove il pubblico avrà l'opportunità di conoscere meglio la tua attività e il tuo prodotto. Puoi decidere se vuoi usare il tuo tempo per parlare di più della tua attività o per metterla in mostra.

Da allora la pista degli sponsor è stata rinominata in workshop degli sponsor, ma il concetto di pista dedicata rimane lo stesso. Secondo il coordinatore del WCEU Sponsors Team Noel Tock, la transizione di WordCamp Central in una società di beneficenza pubblica offre a WordCamp una maggiore flessibilità rispetto a quanto consentito in precedenza.

"Ciò significa che vorremmo sperimentare concetti diversi, cercando un maggiore ritorno sull'investimento per gli sponsor e allo stesso tempo proteggendo l'esperienza principale del WordCamp stesso", ha affermato Tock.

I workshop dei nuovi sponsor si rivolgono alle grandi aziende, ma gli organizzatori del WCEU hanno anche creato un nuovo concetto per le piccole imprese. Coloro che hanno guadagnato meno di un milione di euro nel 2016 si qualificheranno per uno stand conveniente nel mezzo dell'evento.

"Simile a Startup Alley di TechCrunch, vogliamo aiutare a mettere in evidenza le aziende più piccole o quelle che hanno appena iniziato", ha affermato Tock. “Cercare semplicemente i fondi per le sponsorizzazioni nel modo più veloce possibile non sarebbe giusto per i partecipanti. Questo aiuta a rendere le conversazioni e le esperienze molto più diverse ed equilibrate".

I workshop degli sponsor non dovranno passare attraverso un processo di approvazione. Sono vantaggi appartenenti ai livelli di sponsorizzazione Super Admin e Admin e questi sponsor di alto livello avranno opzioni diverse su come vogliono utilizzare i loro slot.

"Possono organizzare workshop per gli utenti, trasferire il loro slot a giocatori più piccoli (autori di plugin e temi) o trovare altre idee per sessioni creative", ha affermato Tock. "I workshop saranno chiaramente etichettati e cercheremo di fornire un'agenda/programma sulla stessa sequenza temporale dei relatori regolari".

La sfida di fornire valore agli sponsor senza soffocare lo spirito dei WordCamp

I WordCamp sono tradizionalmente eventi informali organizzati a livello locale che riuniscono partecipanti di ogni ceto sociale. L'accessibilità è uno dei tratti distintivi di un WordCamp e i prezzi dei biglietti normalmente vanno da $ 20-50. Il basso costo di ingresso rende gli eventi più inclusivi, evitando che i campi vengano relegati solo alle élite ea coloro che lavorano per le grandi aziende. In un WordCamp, si può incontrare chiunque: sviluppatori principali, educatori, amministratori delegati di aziende multimilionarie, nuovi utenti, sviluppatori, blogger e proprietari di negozi di e-commerce.

Per darti un'idea di quanto siano insolitamente bassi i prezzi dei biglietti per WordCamp rispetto ad altre conferenze tecnologiche, DrupalCon varia da $ 450-600 a persona. I biglietti PHP UK per i giorni della conferenza si aggirano intorno a $ 500 e PHP[World] è quasi il doppio rispetto a $ 900. I biglietti CSSconf EU costano $ 430. ReactEurope, che si terrà anche a Parigi, ha rilasciato il suo primo giro di biglietti nella gamma di $ 680. I biglietti per WordCamp Europe costano € 40,00 (circa $ 43) perché la stragrande maggioranza del costo della partecipazione è sovvenzionata dagli sponsor.

Ora che WordCamp Europe funziona con successo da cinque anni, Tock ha affermato che è più facile coinvolgere gli sponsor. Il costo della sponsorizzazione per partecipante è uno dei fattori che contribuiscono. Nel 2016 WordCamp Europe ha venduto 2.199 biglietti e gli organizzatori prevedono di venderne più di 3.000 quest'anno.

"Se confronti i vantaggi e le dimensioni del pubblico, scoprirai che WordCamp Europe può essere dal 20% al 50% in meno rispetto ai WordCamp comparabili", ha affermato Tock. "Il rapporto qualità-prezzo ha significato che abbiamo molti sponsor di ritorno".

Tuttavia, con l'aumento della partecipazione al WCEU e delle esigenze finanziarie dell'evento, è cresciuta anche la sfida di fornire valore agli sponsor che stanno contribuendo con maggiori somme di denaro.

"Chiedere potenziali sponsor per alcune migliaia di un paio di anni fa era abbastanza facile", ha detto Tock. “Ora che stiamo cercando più di 50.000 euro da alcuni sponsor, dobbiamo migliorare il nostro gioco. Ciò significa comunicazione precoce, pacchetti ben definiti e vantaggi più creativi". Quest'anno questi vantaggi includono cabine a 360°, pubblicità di 30 secondi tra i talk, il branding after-party e i nuovi workshop degli sponsor.

Ho parlato con molti altri organizzatori di WordCamp di dimensioni comparabili e tutti erano incuriositi dall'idea di sponsorizzare workshop e interessati a vedere come andrà a finire l'esperimento.

"Penso che in superficie potrebbe essere considerata un'idea controversa, ma in realtà sta solo dando agli sponsor un tipo di voce diverso", ha detto l'organizzatore del WordCamp Miami David Bisset. "Se è fatto in un modo che tratti tutti gli sponsor in modo equo ed è una pista volontaria, in qualche modo non differisce da un'area sponsor, a parte restringere i riflettori".

Bisset ha detto di essere interessato a vedere quanto sia efficace questo approccio, ma osserva che probabilmente funzionerebbe solo per i WordCamp più grandi.

"Onestamente non so da che parte del recinto si trovi questo per quanto riguarda lo spirito di WordCamps", ha detto Bisset. “In passato ci sono state questioni controverse e sfide riguardanti sponsor e WordCamp. È una sfida dare agli sponsor il massimo per i loro soldi, trattare tutti in modo equo ed essere un WordCamp modello. La giuria è ancora fuori".

Lisa Melegari, organizzatrice di WordPress Orlando, pensa che l'idea di seminari sponsor possa dare una certa legittimità a quella che è nota come la "pista del corridoio", dove i partecipanti si riuniscono quando non partecipano a una sessione.

"Penso che sia un concetto davvero interessante", ha detto Melegari. “C'è già la barzelletta là fuori che c'è una traccia extra fantasma nella maggior parte dei WordCamp: la Hallway Track. Penso che questo lo prenderebbe e in realtà darebbe una certa legittimità al mito".

Melegari ha affermato che gli organizzatori di WordCamp Orlando hanno assistito a un cambiamento significativo nella disponibilità e nell'entusiasmo degli sponsor negli ultimi anni, soprattutto dopo il lancio di WordCamp negli Stati Uniti. Ha detto che il loro campo locale ha perso diversi sponsor del passato a causa del più grande WordCamp US. Altri sponsor hanno deciso di concentrarsi solo sui campi locali e alcuni hanno abbandonato del tutto la sponsorizzazione.

"Penso davvero che dobbiamo dare ai nostri sponsor maggiori opportunità di avvantaggiare le loro attività, poiché il loro successo consente loro di continuare a sostenere i nostri campi", ha affermato Melegari. “Vale un'intera traccia in più? Forse no. Ciò costituirebbe un onere ingiusto per i campi che hanno già difficoltà a trovare spazio e potrebbe dissuadere gli sponsor dal sostenere un campo che non può offrire tale alloggio”.

Melegari ha detto che le piace l'idea di consentire agli sponsor di avere un'opportunità demo più importante purché non oscuri gli oratori, che si offrono volontariamente il loro tempo.

"Essendo stato un oratore con una partecipazione molto bassa ad alcuni discorsi, è scoraggiante, ma comprensibile che il discorso di un altro oratore sia più popolare", ha detto. "Avrei paura che la traccia dello sponsor togliesse i riflettori agli altoparlanti". Dal punto di vista di un organizzatore, è interessata a vedere come i workshop degli sponsor possono offrire un valore migliore per la sponsorizzazione.

"Abbiamo davvero bisogno di fornire un caso migliore per la sponsorizzazione di WordCamp oltre all'esposizione, perché molti dei nostri sponsor ricorrenti hanno un bacino sempre più piccolo di nuovi occhi in ogni campo", ha detto Melegari. "Se vogliamo continuare a crescere nel numero dei campi, dovremo trovare qualcosa per mantenere tutti i campi a galla finanziariamente".

Alx Block, Organizzatore di WordCamp US 2015-16, comprende l'importanza di sponsor e volontari, che hanno coperto la maggior parte del costo effettivo di $ 516 a persona per l'evento più recente.

"Penso che siamo a un punto morto quando si tratta di aggiungere valore per gli sponsor, specialmente nei campi più grandi", ha detto Block. “Da un lato, ogni sponsorizzazione è davvero una borsa di studio per i partecipanti, consentendo a ogni campo di ridurre notevolmente il prezzo del biglietto in modo che più persone possano partecipare e ottenere valore dal campo. D'altra parte, c'è un valore limitato per gli sponsor in termini di ROI. Non l'abbiamo mai pensato come un investimento aziendale, ma è sicuramente il momento di pensarci di più".

Mantenere bassi i prezzi dei biglietti, organizzare un evento di qualità e offrire una serie di vantaggi per la sponsorizzazione è un enorme atto di equilibrio per gli organizzatori. WordCamp Europe è uno dei campi in più rapida crescita che ha sperimentato di farlo su scala più ampia ogni anno.

"Quando entri negli importi in dollari più grandi richiesti dai campi più grandi, è un tipo diverso di gioco della palla e penso che dobbiamo rivisitare il valore che un'azienda riceve come parte della sua sponsorizzazione", ha detto Block.

“Penso che qualcosa come i workshop degli sponsor sia un'idea davvero carina. Posso immaginare che non comporti molte spese generali in termini di pianificazione effettiva e darà agli sponsor qualcosa di solido su cui possono pianificare in termini di capacità di presentare il loro prodotto o servizio".

Storicamente, i workshop sono stati eventi accessori ai percorsi principali. Il piano di WordCamp Europe di organizzarli insieme a sessioni di relatori è un esperimento coraggioso. Gli sponsor avranno una grande flessibilità su come utilizzare i loro spazi per i workshop, quindi sarà interessante vedere se scelgono di incentivare la partecipazione in qualche modo o se scelgono di trasmetterli ad altri relatori come discorso sponsorizzato.

"Penso che ci sia un confine tra una 'pista' di sponsor e 'workshop' dello sponsor, che il WCEU non ha ancora definito chiaramente", ha detto Block. “Sono sicuro che la loro intenzione non è che 1/3 dei colloqui avvenga da persone che hanno pagato per essere lì. Da quello che ho capito, l'intenzione è quella di avere gli sponsor di alto livello (forse 4-6 di loro) presenti su un palco più piccolo in una sorta di modo scorrevole, per integrare le piste complete, il che significa che sarebbe un ottimo posto per un partecipante in un momento in cui nessuna delle altre sessioni gli piace o è interessato a saperne di più su un prodotto specifico".

Block ha detto di aver visto questo tipo di vantaggio dello sponsor in altre conferenze non WordPress e di aver partecipato a sessioni che hanno suscitato il suo interesse.

"Ma questa è la vera domanda nella mia mente: possiamo offrire qualcosa del genere senza trasformare WordCamps in una fiera?" ha detto Block.

“Penso che ora che stiamo crescendo così tanto con questi grandi campi, è il momento perfetto per porre queste domande e capire esattamente che tipo di evento è WordCamp. Cresciamo man mano che la comunità cresce e WordCamp dovrebbe sempre riflettere l'interesse della comunità. Se c'è interesse a dare agli sponsor un posto dove parlare delle loro merci, ci penso io, ma vorrei sempre che la comunità venisse prima".