WordCamp Europe 2017 zum Experimentieren mit Sponsoren-Workshops

Das WordCamp Europe 2017 startete seine Ausschreibung für Sponsoren Ende 2016. Das Organisationsteam stellt sich der Herausforderung, Sponsoren einen Mehrwert zu bieten, mit Workshops für diejenigen, die die beiden höchsten Sponsoring-Stufen kaufen:

In diesem Jahr führen wir erstmals an beiden Konferenztagen einen dritten Track ein. Der dritte Track ist ausschließlich Sponsoren gewidmet und gibt Ihnen die Möglichkeit, entweder einen Vortrag oder einen Workshop zu halten. Wie die beiden anderen Tracks wird der Sponsor Track einen eigenen Bereich haben (Kapazität für ca. 200 Personen), wo das Publikum die Möglichkeit hat, mehr über Ihr Unternehmen und Ihr Produkt zu erfahren. Sie können entscheiden, ob Sie Ihre Zeit nutzen möchten, um mehr über Ihr Unternehmen zu sprechen oder sich zu präsentieren.

Die Sponsorenstrecke wurde inzwischen in Sponsorenwerkstätten umbenannt, aber das Konzept einer dedizierten Strecke bleibt gleich. Laut Noel Tock, Koordinator des WCEU-Sponsorenteams, bietet die Umwandlung von WordCamp Central in eine gemeinnützige Körperschaft WordCamps mehr Flexibilität als zuvor erlaubt.

„Das bedeutet, dass wir gerne mit verschiedenen Konzepten experimentieren möchten – auf der Suche nach einer höheren Kapitalrendite für Sponsoren, während gleichzeitig das Kernerlebnis des WordCamps selbst geschützt wird“, sagte Tock.

Die neuen Sponsoren-Workshops zielen auf große Unternehmen ab, aber die Organisatoren der WCEU haben auch ein neues Konzept für kleine Unternehmen entwickelt. Diejenigen, die 2016 weniger als eine Million Euro verdient haben, qualifizieren sich für einen erschwinglichen Stand mitten im Event.

„Ähnlich wie bei TechCrunchs Startup Alley möchten wir dazu beitragen, kleinere Unternehmen oder solche, die gerade erst begonnen haben, hervorzuheben“, sagte Tock. „Einfach so schnell wie möglich nach Sponsorengeldern zu suchen, wäre den Teilnehmern gegenüber nicht fair. Dadurch werden die Gespräche und Erfahrungen viel vielfältiger und ausgewogener.“

Die Sponsorenworkshops müssen kein Genehmigungsverfahren durchlaufen. Es handelt sich um Vergünstigungen, die zu den Super-Admin- und Admin-Sponsoring-Stufen gehören, und diese Top-Level-Sponsoren haben unterschiedliche Möglichkeiten, wie sie ihre Slots nutzen möchten.

„Sie können Benutzer-Workshops veranstalten, ihren Slot an kleinere Akteure (Plug-in- und Theme-Autoren) weitergeben oder andere kreative Session-Ideen finden“, sagte Tock. „Die Workshops werden klar gekennzeichnet und wir werden uns bemühen, eine Tagesordnung/einen Zeitplan auf der gleichen Zeitachse wie die regulären Redner bereitzustellen.“

Die Herausforderung, Sponsoren einen Mehrwert zu bieten, ohne den Geist von WordCamps zu unterdrücken

WordCamps sind traditionell lokal organisierte, informelle Veranstaltungen, die Teilnehmer aus allen Lebensbereichen zusammenbringen. Erschwinglichkeit ist eines der Markenzeichen eines WordCamps, und die Ticketpreise liegen normalerweise zwischen 20 und 50 US-Dollar. Die niedrigen Eintrittspreise machen die Veranstaltungen integrativer und verhindern, dass die Camps nur Eliten und Mitarbeitern großer Unternehmen vorbehalten bleiben. Bei einem WordCamp kann man jeden treffen – Kernentwickler, Pädagogen, CEOs von Multimillionen-Dollar-Unternehmen, neue Benutzer, Entwickler, Blogger und Besitzer von E-Commerce-Shops.

Um Ihnen eine Vorstellung davon zu geben, wie ungewöhnlich niedrig die Eintrittspreise für das WordCamp im Vergleich zu anderen Tech-Konferenzen sind, die DrupalCon liegt zwischen 450 und 600 US-Dollar pro Person. PHP UK-Tickets für die Konferenztage kosten etwa 500 US-Dollar und PHP[World] ist mit 900 US-Dollar fast doppelt so hoch. Tickets für die CSSconf EU kosten 430 $. ReactEurope, das ebenfalls in Paris stattfindet, veröffentlichte seine erste Ticketrunde im Wert von 680 US-Dollar. Eintrittskarten für das WordCamp Europe kosten 40,00 € (ca. 43 $), da der überwiegende Teil der Teilnahmekosten von Sponsoren bezuschusst wird.

Nachdem das WordCamp Europe nun seit fünf Jahren erfolgreich läuft, sei es laut Tock einfacher, Sponsoren ins Boot zu holen. Sponsoring-Kosten pro Teilnehmer sind einer der beitragenden Faktoren. 2016 verkaufte das WordCamp Europe 2.199 Tickets und die Organisatoren erwarten, dieses Jahr mehr als 3.000 zu verkaufen.

„Wenn Sie die Vorteile und die Größe des Publikums vergleichen, werden Sie feststellen, dass das WordCamp Europe zwischen 20 % und 50 % günstiger sein kann als vergleichbare WordCamps“, sagte Tock. „Das gute Preis-Leistungs-Verhältnis hat dazu geführt, dass wir viele wiederkehrende Sponsoren haben.“

Mit der wachsenden WCEU-Teilnahme und den finanziellen Anforderungen der Veranstaltung ist jedoch auch die Herausforderung gewachsen, Sponsoren, die größere Geldsummen beisteuern, einen Mehrwert zu bieten.

„Vor ein paar Jahren war es ganz einfach, potenzielle Sponsoren um ein paar Tausend zu bitten“, sagte Tock. „Jetzt, wo wir von bestimmten Sponsoren nach über 50.000 Euro suchen, müssen wir unser Spiel damit verbessern. Das bedeutet frühzeitige Kommunikation, klar definierte Pakete und mehr kreative Vorteile.“ Zu diesen Vergünstigungen gehören in diesem Jahr 360°-Stände, 30-Sekunden-Anzeigen zwischen den Vorträgen, After-Party-Branding und die neuen Sponsoren-Workshops.

Ich habe mit mehreren anderen Organisatoren von vergleichbar großen WordCamps gesprochen und alle waren von der Idee der Sponsoren-Workshops fasziniert und interessiert, wie das Experiment ausgeht.

„Ich denke, oberflächlich betrachtet könnte es als kontroverse Idee angesehen werden, aber in Wirklichkeit gibt es den Sponsoren nur eine andere Art von Stimme“, sagte David Bisset, Organisator des WordCamp Miami. „Wenn es so gemacht wird, dass alle Sponsoren fair behandelt werden und es sich um eine freiwillige Strecke handelt, dann unterscheidet es sich in gewisser Weise nicht von einem Sponsorenbereich, abgesehen davon, dass es das Rampenlicht einschränkt.“

Bisset sagte, er sei daran interessiert zu sehen, wie erfolgreich dieser Ansatz ist, merkt aber an, dass er wahrscheinlich nur für die größten WordCamps funktionieren würde.

„Ich weiß ehrlich gesagt nicht, auf welcher Seite des Zauns das in Bezug auf den Geist von WordCamps liegt“, sagte Bisset. „Es gab in der Vergangenheit kontroverse Themen und Herausforderungen in Bezug auf Sponsoren und WordCamps. Es ist eine Herausforderung, den Sponsoren das Beste für ihr Geld zu geben, alle fair zu behandeln und ein vorbildliches WordCamp zu sein. Die Jury steht noch aus.“

Lisa Melegari, Organisatorin von WordPress Orlando, glaubt, dass die Idee von Sponsor-Workshops dem sogenannten „Flurweg“, auf dem sich Teilnehmer versammeln, wenn sie nicht an einer Sitzung teilnehmen, eine gewisse Legitimität verleihen könnte.

„Ich denke, es ist ein wirklich interessantes Konzept“, sagte Melegari. „Es gibt bereits den Witz, dass es bei den meisten WordCamps einen Phantom-Extra-Track gibt – den Hallway Track. Ich denke, das würde das nehmen und dem Mythos tatsächlich eine gewisse Legitimität verleihen.

Melegari sagte, die Organisatoren des WordCamp Orlando hätten in den letzten Jahren eine deutliche Veränderung in der Verfügbarkeit und Begeisterung von Sponsoren festgestellt, insbesondere nach dem Start des WordCamp US. Sie sagte, ihr lokales Camp habe mehrere frühere Sponsoren an das größere WordCamp US verloren. Andere Sponsoren haben beschlossen, sich nur auf lokale Camps zu konzentrieren, und einige haben das Sponsoring ganz eingestellt.

„Ich denke wirklich, dass wir unseren Sponsoren mehr Möglichkeiten geben müssen, ihren Unternehmen zu helfen, da ihr Erfolg es ihnen ermöglicht, unsere Camps weiterhin zu unterstützen“, sagte Melegari. „Ist es einen ganzen zusätzlichen Track wert? Vielleicht nicht. Das würde Camps, die bereits Schwierigkeiten haben, Platz zu bekommen, unfair belasten und könnte Sponsoren davon abhalten, ein Camp zu unterstützen, das diese Unterkunft nicht bieten kann.“

Melegari sagte, sie mag die Idee, Sponsoren eine prominentere Demo-Möglichkeit zu ermöglichen, solange dies die Redner nicht überschattet, die ihre Zeit freiwillig zur Verfügung stellen.

„Nachdem ich eine Rednerin mit sehr geringer Teilnehmerzahl bei einigen Vorträgen war, ist es entmutigend, aber verständlich, dass der Vortrag eines anderen Redners beliebter ist“, sagte sie. „Ich hätte Angst, dass der Sponsoren-Track den Rednern das Rampenlicht nehmen würde.“ Aus der Perspektive eines Veranstalters ist sie daran interessiert zu sehen, wie Sponsoren-Workshops einen besseren Wert für das Sponsoring bieten können.

„Wir müssen wirklich einen besseren Grund für das WordCamp-Sponsoring bieten, abgesehen von der Bekanntheit, denn viele unserer wiederkehrenden Sponsoren haben in jedem Camp einen immer kleiner werdenden Pool an neuen Augen“, sagte Melegari. „Wenn wir die Zahl der Camps weiter erhöhen wollen, müssen wir uns etwas einfallen lassen, um alle Camps finanziell über Wasser zu halten.“

Alx Block, Organisator des WordCamp US 2015-16, weiß um die Bedeutung von Sponsoren und Freiwilligen, die den Großteil der tatsächlichen Kosten von 516 US-Dollar pro Person für die letzte Veranstaltung übernommen haben.

„Ich denke, dass wir in einer Sackgasse stecken, wenn es darum geht, einen Mehrwert für Sponsoren zu schaffen, insbesondere bei den größeren Camps“, sagte Block. „Auf der einen Seite ist jedes Sponsoring wirklich ein Stipendium für die Teilnehmer, das es jedem Camp ermöglicht, den Ticketpreis stark zu senken, so dass mehr Menschen teilnehmen und vom Camp profitieren können. Auf der anderen Seite gibt es für die Sponsoren einen begrenzten Wert in Bezug auf den ROI. Wir haben es nie als Geschäftsinvestition betrachtet, aber es ist sicherlich an der Zeit, mehr darüber nachzudenken.“

Die Ticketpreise niedrig zu halten, eine qualitativ hochwertige Veranstaltung zu veranstalten und eine Reihe von Vergünstigungen für Sponsoring anzubieten, ist ein enormer Balanceakt für Organisatoren. WordCamp Europe ist eines der am schnellsten wachsenden Camps, das damit jedes Jahr in größerem Umfang experimentiert hat.

„Wenn Sie auf die größeren Dollarbeträge kommen, die größere Camps verlangen, ist das eine andere Art von Ballspiel, und ich denke, wir müssen den Wert, den ein Unternehmen als Teil seines Sponsorings erhält, überdenken“, sagte Block.

„So etwas wie Sponsoren-Workshops finde ich eine ganz tolle Idee. Ich kann mir vorstellen, dass es nicht mit viel Overhead in Bezug auf die tatsächliche Planung verbunden ist und den Sponsoren etwas Solides gibt, das sie planen können, um ihr Produkt oder ihre Dienstleistung zu präsentieren.“

In der Vergangenheit waren Workshops Veranstaltungen, die den Hauptstrecken untergeordnet waren. Der Plan von WordCamp Europe, sie neben Redner-Sessions zu veranstalten, ist ein kühnes Experiment. Sponsoren haben eine große Flexibilität bei der Nutzung ihrer Workshop-Slots, daher wird es interessant sein zu sehen, ob sie sich dafür entscheiden, die Teilnahme in irgendeiner Weise anzuregen oder sie als gesponserten Vortrag an andere Redner weiterzugeben.

„Ich denke, es gibt eine Grenze zwischen einem Sponsor-„Track“ und Sponsor-„Workshops“, die WCEU noch nicht klar definiert hat“, sagte Block. „Ich bin mir sicher, dass es nicht ihre Absicht ist, dass 1/3 der Vorträge von Leuten gehalten werden, die dafür bezahlt haben, dort zu sein. Soweit ich weiß, ist die Absicht, die Top-Sponsoren (vielleicht 4-6 von ihnen) auf einer kleineren Bühne in einer Art rollender Weise zu präsentieren, um die vollständigen Tracks zu ergänzen – das heißt, es wäre ein großartiger Ort dafür einen Teilnehmer zu einem Zeitpunkt besuchen, an dem keine der anderen Sitzungen ihn anspricht, oder er daran interessiert ist, mehr über ein bestimmtes Produkt zu erfahren.“

Block sagte, er habe diese Art von Sponsorenvorteilen auf anderen Nicht-WordPress-Konferenzen gesehen und an Sitzungen teilgenommen, die sein Interesse geweckt hätten.

„Aber das ist die eigentliche Frage in meinem Kopf: Können wir so etwas anbieten, ohne WordCamps in eine Messe zu verwandeln?“ sagte Block.

„Ich denke, jetzt, wo wir mit diesen großen Camps so sehr wachsen, ist es der perfekte Zeitpunkt, diese Fragen zu stellen und herauszufinden, was genau für eine Art von Veranstaltung WordCamp ist. Wir wachsen mit der Community und WordCamp sollte immer die Interessen der Community widerspiegeln. Wenn es Interesse gibt, Sponsoren einen Ort zu geben, an dem sie über ihre Waren sprechen können, bin ich dabei, aber ich möchte immer, dass die Community an erster Stelle steht.“