WordCamp Europe 2017 eksperymentować ze sponsorami warsztatów

WordCamp Europe 2017 rozpoczął nabór sponsorów pod koniec 2016 roku. Zespół organizacyjny podejmuje wyzwanie dostarczania wartości dla sponsorów poprzez warsztaty dla osób kupujących dwa najwyższe poziomy sponsoringu:

W tym roku po raz pierwszy wprowadzamy trzecią ścieżkę podczas obu dni konferencji. Trzecia ścieżka będzie przeznaczona wyłącznie dla sponsorów, dając możliwość odbycia prelekcji lub warsztatów. Podobnie jak pozostałe dwa utwory, ścieżka sponsora będzie miała wydzieloną przestrzeń (pojemność na ok. 200 osób), gdzie publiczność będzie miała okazję usłyszeć więcej o Twojej firmie i produkcie. Możesz zdecydować, czy chcesz wykorzystać swój czas, aby porozmawiać o swojej firmie, czy na prezentację.

Od tego czasu nazwa toru sponsorskiego została zmieniona na warsztaty sponsorskie, ale koncepcja toru dedykowanego pozostaje taka sama. Według koordynatora zespołu sponsorów WCEU, Noela Tocka, przejście WordCamp Central w korporację pożytku publicznego zapewnia WordCamps większą elastyczność niż wcześniej.

„Oznacza to, że chcielibyśmy poeksperymentować z różnymi koncepcjami — dążąc do wyższego zwrotu z inwestycji dla sponsorów, jednocześnie chroniąc podstawowe doświadczenie samego WordCamp” — powiedział Tock.

Warsztaty nowych sponsorów skierowane są do dużych firm, ale organizatorzy WCEU stworzyli również nową koncepcję dla małych firm. Ci, którzy zarobili mniej niż milion euro w 2016 roku, zakwalifikują się do niedrogiego stoiska w środku wydarzenia.

„Podobnie do Startup Alley TechCrunch, chcemy pomóc wyróżnić mniejsze firmy lub te, które dopiero rozpoczęły działalność” – powiedział Tock. „Zwykłe poszukiwanie funduszy sponsorskich w najszybszy możliwy sposób nie byłoby sprawiedliwe wobec uczestników. Dzięki temu rozmowy i doświadczenia są o wiele bardziej zróżnicowane i zrównoważone”.

Warsztaty sponsorskie nie będą musiały przechodzić procesu zatwierdzania. Są to bonusy należące do poziomów sponsorowania superadministratorów i administratorów, a ci najlepsi sponsorzy będą mieli różne opcje wykorzystania swoich miejsc.

„Mogą prowadzić warsztaty z użytkownikami, przekazywać swoje miejsce mniejszym graczom (twórcom wtyczek i motywów) lub znajdować inne kreatywne pomysły na sesje” – powiedział Tock. „Warsztaty będą wyraźnie oznaczone i postaramy się zapewnić agendę/harmonogram na tym samym harmonogramie, co zwykli prelegenci”.

Wyzwanie polegające na dostarczaniu wartości sponsorom bez tłumienia ducha WordCamps

WordCamps to tradycyjnie organizowane lokalnie, nieformalne wydarzenia, które gromadzą uczestników ze wszystkich środowisk. Przystępność jest jedną z cech charakterystycznych WordCamp, a ceny biletów zwykle wahają się od 20 do 50 USD. Niski koszt wstępu sprawia, że ​​wydarzenia są bardziej integracyjne, dzięki czemu obozy nie zostaną zdegradowane tylko do elit i tych, którzy pracują dla dużych firm. Na WordCamp można spotkać każdego – głównych programistów, edukatorów, prezesów wielomilionowych firm, nowych użytkowników, programistów, blogerów i właścicieli sklepów e-commerce.

Aby pokazać, jak wyjątkowo niskie są ceny biletów WordCamp w porównaniu z innymi konferencjami technicznymi, DrupalCon waha się od 450-600 $ na osobę. Bilety PHP UK na dni konferencji kosztują około 500 USD, a PHP[World] prawie dwukrotnie przekracza 900 USD. Bilety CSSconf EU kosztują 430 USD. ReactEurope, który również odbywa się w Paryżu, wypuścił swoją pierwszą rundę biletów w przedziale 680 USD. Bilety WordCamp Europe kosztują 40,00 EUR (około 43 USD), ponieważ znaczna większość kosztów uczestnictwa jest dotowana przez sponsorów.

Teraz, gdy WordCamp Europe działa z powodzeniem od pięciu lat, Tock powiedział, że łatwiej jest pozyskać sponsorów na pokładzie. Koszt sponsoringu na uczestnika jest jednym z czynników przyczyniających się do tego. W 2016 WordCamp Europe sprzedał 2199 biletów, a organizatorzy spodziewają się sprzedać ponad 3000 w tym roku.

„Jeśli porównasz korzyści i wielkość publiczności, przekonasz się, że WordCamp Europe może być od 20% do 50% tańszy niż porównywalne WordCampy” – powiedział Tock. „Odech za grosze oznacza, że ​​mamy wielu powracających sponsorów”.

Jednak wraz ze wzrostem frekwencji WCEU i wymagań finansowych wydarzenia, wyzwaniem jest dostarczenie wartości sponsorom, którzy wnoszą większe sumy pieniędzy.

„Zapytanie potencjalnych sponsorów o kilka tysięcy kilka lat temu było dość łatwe” – powiedział Tock. „Teraz, gdy szukamy ponad 50 000 euro od niektórych sponsorów, musimy z tym ulepszyć naszą grę. Oznacza to wczesną komunikację, dobrze zdefiniowane pakiety i więcej kreatywnych korzyści”. W tym roku te korzyści to między innymi stoiska 360°, 30-sekundowe reklamy między rozmowami, branding po imprezie i warsztaty dla nowych sponsorów.

Rozmawiałem z kilkoma innymi organizatorami porównywalnie dużych WordCampów i wszyscy byli zaintrygowani pomysłem warsztatów sponsorskich i ciekawi, jak wypadnie eksperyment.

„Myślę, że na pierwszy rzut oka można by to uznać za kontrowersyjny pomysł, ale w rzeczywistości jest to po prostu dawanie sponsorom innego rodzaju głosu” – powiedział organizator WordCamp Miami, David Bisset. „Jeśli odbywa się to w sposób, który traktuje wszystkich sponsorów sprawiedliwie i jest ścieżką dobrowolną, to pod pewnymi względami nie różni się od obszaru sponsorskiego, poza zawężeniem uwagi”.

Bisset powiedział, że jest zainteresowany tym, jak skuteczne jest to podejście, ale zauważa, że ​​prawdopodobnie zadziała tylko dla największych WordCampów.

„Szczerze nie wiem, po której stronie płotu to leży, jeśli chodzi o ducha WordCamps”, powiedział Bisset. „W przeszłości pojawiły się kontrowersyjne kwestie i wyzwania dotyczące sponsorów i WordCampów. Wyzwaniem jest dać sponsorom najwyższy zwrot z każdej zainwestowanej złotówki, traktować wszystkich sprawiedliwie i być wzorowym WordCampem. Ława przysięgłych wciąż nie istnieje”.

Lisa Melegari, organizatorka WordPressa w Orlando, uważa, że ​​pomysł warsztatów sponsorskich może uwiarygodnić tak zwany „tor korytarzowy”, gdzie uczestnicy gromadzą się, gdy nie biorą udziału w sesji.

„Myślę, że to naprawdę interesująca koncepcja” – powiedział Melegari. „Już krąży taki żart, że na większości WordCampów jest dodatkowy fantomowy utwór – Hallway Track. Myślę, że to by to zabrało i faktycznie nadałoby trochę legitymizacji mitowi”.

Melegari powiedział, że organizatorzy WordCamp Orlando zauważyli znaczną zmianę w dostępności sponsorów i entuzjazmie w ciągu ostatnich kilku lat, zwłaszcza po uruchomieniu WordCamp US. Powiedziała, że ​​ich lokalny obóz stracił kilku poprzednich sponsorów na rzecz większego WordCamp US. Inni sponsorzy postanowili po prostu skupić się na lokalnych obozach, a niektórzy całkowicie zrezygnowali ze sponsorowania.

„Naprawdę uważam, że musimy dać naszym sponsorom więcej możliwości, by przynieśli korzyści ich firmom, ponieważ ich sukces pozwala im na dalsze wspieranie naszych obozów” – powiedział Melegari. „Czy to warte całego dodatkowego utworu? Może nie. Nałożyłoby to niesprawiedliwe obciążenie na obozy, które już mają trudności z uzyskaniem miejsca, i mogłoby zniechęcić sponsorów do wspierania obozu, który nie może zaoferować takiego zakwaterowania”.

Melegari powiedziała, że ​​podoba jej się pomysł, aby sponsorzy mieli bardziej widoczne demo, o ile nie przyćmi to mówców, którzy poświęcają swój czas na ochotnika.

„Byłem mówcą z bardzo niską frekwencją podczas kilku wystąpień, to przygnębiające, ale zrozumiałe, że wystąpienie innego mówcy jest bardziej popularne” – powiedziała. „Bałem się, że ścieżka sponsora odciągnie uwagę od głośników”. Z perspektywy organizatora interesuje ją, w jaki sposób warsztaty sponsorskie mogą zapewnić lepszą wartość dla sponsoringu.

„Naprawdę musimy przedstawić lepszy argument za sponsoringiem WordCamp, oprócz ekspozycji, ponieważ wielu naszych powracających sponsorów ma coraz mniejszą pulę nowych oczu na każdym obozie” – powiedział Melegari. „Jeśli mamy nadal rosnąć w liczbie obozów, będziemy musieli wymyślić coś, co utrzyma wszystkie obozy pod względem finansowym”.

Alx Block, organizator WordCamp US 2015-16, rozumie znaczenie sponsorów i wolontariuszy, którzy pokryli większość rzeczywistych kosztów 516 USD na osobę w ostatnim wydarzeniu.

„Myślę, że jesteśmy w impasie, jeśli chodzi o dodawanie wartości dla sponsorów, zwłaszcza na większych obozach” – powiedział Block. „Z jednej strony każdy sponsoring jest tak naprawdę stypendium dla uczestników, co pozwala każdemu obozowi znacznie obniżyć cenę biletu, aby więcej osób mogło uczestniczyć i uzyskać wartość z obozu. Z drugiej strony sponsorzy mają ograniczoną wartość pod względem zwrotu z inwestycji. Nigdy nie myśleliśmy o tym jako o inwestycji biznesowej, ale z pewnością nadszedł czas, aby pomyśleć o tym więcej”.

Utrzymywanie niskich cen biletów, organizowanie wysokiej jakości wydarzenia i oferowanie szeregu korzyści dla sponsorów to ogromny balans dla organizatorów. WordCamp Europe to jeden z najszybciej rozwijających się obozów, który co roku eksperymentuje z robieniem tego na większą skalę.

„Kiedy dostaniesz się do większych kwot w dolarach, o które proszą większe obozy, jest to inny rodzaj gry w piłkę i myślę, że musimy ponownie przyjrzeć się wartości, jaką firma otrzymuje w ramach sponsorowania” – powiedział Block.

„Myślę, że coś takiego jak warsztaty sponsorskie to naprawdę fajny pomysł. Wyobrażam sobie, że nie wiąże się to z dużymi kosztami ogólnymi w zakresie rzeczywistego planowania, a da sponsorom coś solidnego, co mogą zaplanować, jeśli chodzi o możliwość zaprezentowania swojego produktu lub usługi”.

Historycznie warsztaty były wydarzeniami pomocniczymi w stosunku do głównych torów. Plan WordCamp Europe, aby prowadzić je równolegle z sesjami prelegentów, jest odważnym eksperymentem. Sponsorzy będą mieli dużą elastyczność, jeśli chodzi o wykorzystanie swoich miejsc na warsztaty, więc ciekawie będzie zobaczyć, czy zdecydują się w jakiś sposób zachęcić do uczestnictwa, czy też przekażą je innym mówcom jako sponsorowaną przemowę.

„Myślę, że istnieje granica między „ścieżką” sponsora a „warsztatami” sponsora, których WCEU jeszcze nie zdefiniował wyraźnie” – powiedział Block. „Jestem pewien, że ich intencją nie jest, aby 1/3 rozmów była prowadzona przez ludzi, którzy zapłacili za udział. Z tego, co rozumiem, intencją jest, aby na mniejszej scenie obecni byli sponsorzy z najwyższej półki (może 4-6), aby uzupełnić pełne utwory – co oznacza, że ​​byłoby to świetne miejsce na uczestnika, który chce iść w czasie, gdy żadna z pozostałych sesji nie przemawia do niego lub jest zainteresowany dowiedzeniem się więcej o konkretnym produkcie.”

Block powiedział, że widział tego typu korzyści dla sponsorów na innych konferencjach niezwiązanych z WordPressem i brał udział w sesjach, które wzbudziły jego zainteresowanie.

„Ale to jest prawdziwe pytanie w moim umyśle: czy możemy zaoferować coś takiego bez przekształcania WordCamps w targi?” powiedział Blok.

„Myślę, że teraz, kiedy tak bardzo się rozwijamy z tymi dużymi obozami, to idealny czas, aby zadać te pytania i dowiedzieć się, jaki dokładnie rodzaj wydarzenia to WordCamp. Rozwijamy się wraz ze wzrostem społeczności, a WordCamp powinien zawsze odzwierciedlać zainteresowanie społeczności. Jeśli istnieje zainteresowanie zapewnieniem sponsorom miejsca, w którym można porozmawiać o ich towarach, jestem na tym wszystkim, ale zawsze chciałbym, aby społeczność była na pierwszym miejscu”.