WordCamp Europe 2017 pentru a experimenta cu ateliere de sponsori

WordCamp Europe 2017 și-a deschis apelul pentru sponsori la sfârșitul anului 2016. Echipa organizatoare acceptă provocarea de a oferi valoare sponsorilor prin ateliere pentru cei care achiziționează cele mai înalte două niveluri de sponsorizare:

Anul acesta, pentru prima dată, introducem o a treia piesă în ambele zile de conferință. A treia piesă va fi dedicată exclusiv sponsorilor, oferindu-vă posibilitatea fie de a susține o discuție, fie un workshop. La fel ca și celelalte două piese, pista sponsor va avea un spațiu dedicat (capacitate de aprox. 200 de persoane), unde publicul ar avea ocazia să audă mai multe despre afacerea și produsul tău. Puteți decide dacă doriți să vă folosiți timpul pentru a vorbi mai multe despre afacerea dvs. sau pentru a prezenta.

De atunci, traseul sponsorilor a fost redenumit în atelierele sponsorilor, dar conceptul de pistă dedicată rămâne același. Potrivit coordonatorului echipei de sponsori WCEU, Noel Tock, tranziția WordCamp Central într-o corporație de beneficii publice oferă WordCamps mai multă flexibilitate decât a permis anterior.

„Aceasta înseamnă că am dori să experimentăm diferite concepte – căutând o rentabilitate mai mare a investiției pentru sponsori, protejând în același timp experiența de bază a WordCamp în sine”, a spus Tock.

Noile ateliere de sponsorizare vizează companiile mari, dar organizatorii WCEU au creat și un nou concept pentru întreprinderile mici. Cei care au câștigat mai puțin de un milion de euro în 2016 se vor califica pentru un stand la preț accesibil în mijlocul evenimentului.

„Asemănător cu Startup Alley a TechCrunch, vrem să ajutăm la evidențierea companiilor mai mici sau a celor care tocmai au început”, a spus Tock. „Căutarea de fonduri de sponsorizare în cel mai rapid mod posibil nu ar fi corectă pentru participanți. Acest lucru face ca conversațiile și experiențele să fie mult mai diverse și mai echilibrate.”

Atelierele sponsorilor nu vor trebui să treacă printr-un proces de aprobare. Sunt avantaje care aparțin nivelurilor de sponsorizare Super Admin și Administrator și acești sponsori de nivel superior vor avea diferite opțiuni pentru modul în care doresc să-și folosească sloturile.

„Ei pot desfășura ateliere pentru utilizatori, pot transmite slotul jucătorilor mai mici (autori de pluginuri și teme) sau pot găsi alte idei creative de sesiune”, a spus Tock. „Atelierele vor fi etichetate clar și vom căuta să oferim o agendă/program în același timp ca și vorbitorii obișnuiți.”

Provocarea de a oferi valoare sponsorilor fără a înăbuși spiritul WordCamps

WordCamps sunt evenimente informale, organizate în mod tradițional la nivel local, care reunesc participanți din toate categoriile sociale. Accesibilitatea este una dintre caracteristicile unui WordCamp, iar prețurile biletelor variază în mod normal între 20 și 50 USD. Costul scăzut de intrare face evenimentele mai incluzive, împiedicând taberele să devină retrogradate doar în rândul elitelor și celor care lucrează pentru companii mari. La un WordCamp, se poate întâlni pe oricine – dezvoltatori de bază, educatori, directori executivi ai companiilor de mai multe milioane de dolari, utilizatori noi, dezvoltatori, bloggeri și proprietari de magazine de comerț electronic.

Pentru a vă face o idee despre cât de neobișnuit de scăzute sunt prețurile biletelor WordCamp în comparație cu alte conferințe tehnologice, DrupalCon variază între 450 și 600 USD de persoană. Biletele PHP Marea Britanie pentru zilele conferinței sunt de aproximativ 500 USD, iar PHP[World] este aproape dublu față de 900 USD. Biletele CSSconf EU costă 430 USD. ReactEurope, care are loc și la Paris, și-a lansat prima rundă de bilete în intervalul de 680 de dolari. Biletele WordCamp Europe costă 40,00 EUR (aproximativ 43 USD), deoarece marea majoritate a costurilor de participare este subvenționată de sponsori.

Acum că WordCamp Europe funcționează cu succes de cinci ani, Tock a spus că este mai ușor să aduci sponsori la bord. Costul de sponsorizare per participant este unul dintre factorii care contribuie. În 2016, WordCamp Europe a vândut 2.199 de bilete, iar organizatorii se așteaptă să vândă peste 3.000 de bilete în acest an.

„Dacă comparați avantajele și dimensiunea audienței, veți descoperi că WordCamp Europe poate fi cu 20% până la 50% mai ieftin decât WordCamps comparabile”, a spus Tock. „Bang for buck a însemnat că avem o mulțime de sponsori care revin.”

Cu toate acestea, pe măsură ce participarea la WCEU și cerințele financiare ale evenimentului au crescut, la fel a crescut și provocarea de a oferi valoare sponsorilor care contribuie cu sume mai mari de bani.

„În urmă cu câțiva ani, a fost destul de ușor să întrebați potențialii sponsori de câteva mii”, a spus Tock. „Acum căutăm peste 50.000 de euro de la anumiți sponsori, trebuie să ne îmbunătățim jocul. Aceasta înseamnă comunicare timpurie, pachete bine definite și beneficii mai creative.” Anul acesta, aceste avantaje includ cabine la 360°, reclame de 30 de secunde între discuții, branding după petrecere și noile ateliere de sponsorizare.

Am vorbit cu alți câțiva organizatori de WordCamps comparabil de mari și toți au fost intrigați de ideea unor ateliere de sponsorizare și interesați să vadă cum iese experimentul.

„Cred că la suprafață ar putea fi considerată o idee controversată, dar în realitate doar le oferă sponsorilor un alt tip de voce”, a spus organizatorul WordCamp Miami, David Bisset. „Dacă se face într-un mod care tratează toți sponsorii în mod echitabil și este o pistă voluntară, atunci, în anumite privințe, nu diferă de o zonă de sponsor, în afară de a reduce lumina reflectoarelor.”

Bisset a spus că este interesat să vadă cât de reușită este această abordare, dar observă că probabil ar funcționa doar pentru cele mai mari WordCamps.

„Sincer, nu știu pe ce parte a gardului se află asta în ceea ce privește spiritul WordCamps”, a spus Bisset. „Au existat probleme și provocări controversate în ceea ce privește sponsorii și WordCamps în trecut. Este o provocare să oferi sponsorilor cel mai bun profit pentru banii lor, să tratezi pe toată lumea corect și să fii un model WordCamp. Juriul este încă afară.”

Organizatorul WordPress Orlando, Lisa Melegari, crede că ideea unor ateliere de sponsorizare poate aduce o oarecare legitimitate a ceea ce este cunoscut sub numele de „pista de hol”, unde participanții se adună atunci când nu participă la o sesiune.

„Cred că este un concept cu adevărat interesant”, a spus Melegari. „Există deja gluma că există o pistă suplimentară fantomă la majoritatea WordCamps – Pista de la hol. Cred că asta ar lua asta și, de fapt, ar da o oarecare legitimitate mitului.”

Melegari a spus că organizatorii WordCamp Orlando au văzut o schimbare semnificativă în disponibilitatea și entuziasmul sponsorilor în ultimii câțiva ani, mai ales după lansarea WordCamp US. Ea a spus că tabăra lor locală a pierdut câțiva sponsori din trecut în fața WordCamp-ului mai mare din SUA. Alți sponsori au decis să se concentreze doar pe taberele locale, iar unii au renunțat cu totul la sponsorizare.

„Cred că trebuie să oferim sponsorilor noștri mai multe oportunități de a beneficia de afacerile lor, deoarece succesul lor le permite să continue să susțină taberele noastre”, a spus Melegari. „Merită o piesă întreagă în plus? Poate nu. Acest lucru ar pune o povară nedreaptă pentru taberele care au deja dificultăți în obținerea spațiului și ar putea descuraja sponsorii să susțină o tabără care nu poate oferi acea cazare.”

Melegari a spus că îi place ideea de a le permite sponsorilor să aibă o oportunitate demonstrativă mai proeminentă, atâta timp cât aceasta nu îi umbrește pe vorbitori, care își oferă timpul voluntar.

„Fiind un vorbitor cu o prezență foarte scăzută la câteva discuții, este descurajant, dar de înțeles că discursul unui alt vorbitor este mai popular”, a spus ea. „Mi-ar fi teamă că piesa sponsorului nu va îndepărta lumina reflectoarelor pe difuzoare.” Din perspectiva unui organizator, este interesată să vadă cum atelierele de sponsorizare pot oferi o valoare mai bună pentru sponsorizare.

„Trebuie într-adevăr să oferim un caz mai bun pentru sponsorizarea WordCamp în afară de expunere, deoarece mulți dintre sponsorii noștri recurenți au un grup din ce în ce mai mic de ochi noi în fiecare tabără”, a spus Melegari. „Dacă vom continua să creștem în numărul taberelor, va trebui să găsim ceva care să mențină toate taberele pe linia de plutire.”

Alx Block, organizator WordCamp SUA 2015-16, înțelege importanța sponsorilor și a voluntarilor, care au acoperit cea mai mare parte a costului real de 516 USD per persoană pentru cel mai recent eveniment.

„Cred că suntem într-un impas când vine vorba de a adăuga valoare pentru sponsori, în special în taberele mai mari”, a spus Block. „Pe de o parte, fiecare sponsorizare este într-adevăr o bursă pentru participanți, permițând fiecărei tabere să reducă mult prețul biletului, astfel încât mai mulți oameni să poată participa și să beneficieze de valoare din tabără. Pe de altă parte, există o valoare limitată pentru sponsori în ceea ce privește rentabilitatea investiției. Nu ne-am gândit niciodată la asta ca la o investiție în afaceri, dar cu siguranță este timpul să ne gândim mai mult la asta.”

Menținerea prețurilor biletelor scăzute, organizarea unui eveniment de calitate și oferirea unei game de avantaje pentru sponsorizare este un act de echilibru extraordinar pentru organizatori. WordCamp Europe este una dintre taberele cu cea mai rapidă creștere care a experimentat acest lucru la o scară mai mare în fiecare an.

„Când intri în sumele mai mari de dolari pe care le cer taberele mai mari, este un alt tip de joc de minge și cred că trebuie să revizuim valoarea pe care o primește o afacere ca parte din sponsorizarea lor”, a spus Block.

„Cred că ceva de genul atelierelor de sponsorizare este o idee foarte bună. Îmi pot imagina că nu implică prea multe cheltuieli generale în ceea ce privește planificarea efectivă și le va oferi sponsorilor ceva solid pe care îl pot planifica în ceea ce privește capacitatea de a-și prezenta produsul sau serviciul.”

Din punct de vedere istoric, atelierele au fost evenimente care sunt auxiliare pistelor principale. Planul WordCamp Europe de a le desfășura împreună cu sesiunile de vorbitori este un experiment îndrăzneț. Sponsorii vor avea o mare flexibilitate în ceea ce privește modul în care își pot folosi sloturile pentru ateliere, așa că va fi interesant de văzut dacă aleg să stimuleze participarea într-un fel sau aleg să le transmită altor vorbitori ca discurs sponsorizat.

„Cred că există o linie între o „pistă” sponsor și „ateliere” ale sponsorului, pe care WCEU nu a definit-o încă clar”, a spus Block. „Sunt sigur că intenția lor nu este ca 1/3 din discuții să fie de către oameni care au plătit pentru a fi acolo. Din câte am înțeles, intenția este ca sponsorii de top (poate 4-6 dintre ei) prezenți pe o scenă mai mică într-un fel de rulare, pentru a suplimenta piesele complete – adică ar fi un loc grozav pentru un participant să meargă într-un moment în care niciuna dintre celelalte sesiuni nu-i atrage sau este interesat să afle mai multe despre un anumit produs.”

Block a spus că a văzut acest tip de avantaj al sponsorilor la alte conferințe non-WordPress și că a participat la sesiuni care i-au stârnit interesul.

„Dar aceasta este adevărata întrebare în mintea mea: putem oferi așa ceva fără a transforma WordCamps într-o expoziție comercială?” a spus Block.

„Cred că acum că creștem atât de mult cu aceste tabere mari, este momentul perfect să punem aceste întrebări și să ne dăm seama exact ce tip de eveniment este WordCamp. Creștem pe măsură ce comunitatea crește, iar WordCamp ar trebui să reflecte întotdeauna interesul comunității. Dacă există interes în a oferi sponsorilor un loc în care să vorbească despre marfa lor, sunt totul despre asta, dar mi-aș dori întotdeauna ca comunitatea să fie pe primul loc.”