WordCamp Europe 2017 untuk Bereksperimen dengan Lokakarya Sponsor

WordCamp Europe 2017 membuka panggilannya untuk sponsor pada akhir 2016. Tim penyelenggara menerima tantangan untuk memberikan nilai kepada sponsor dengan lokakarya bagi mereka yang membeli dua tingkat sponsor tertinggi:

Tahun ini, untuk pertama kalinya, kami memperkenalkan lagu ketiga selama kedua hari konferensi. Lagu ketiga akan didedikasikan untuk sponsor, memberi Anda kemungkinan untuk mengadakan pembicaraan atau lokakarya. Seperti dua trek lainnya, trek sponsor akan memiliki ruang khusus (kapasitas untuk sekitar 200 orang), di mana audiens akan memiliki kesempatan untuk mendengar lebih banyak tentang bisnis dan produk Anda. Anda dapat memutuskan apakah Anda ingin menggunakan waktu Anda untuk berbicara lebih banyak tentang bisnis Anda, atau untuk pamer.

Trek sponsor telah diubah namanya menjadi bengkel sponsor, tetapi konsep trek khusus tetap sama. Menurut koordinator Tim Sponsor WCEU Noel Tock, transisi WordCamp Central menjadi perusahaan publik memberikan WordCamps lebih banyak fleksibilitas daripada yang diizinkan sebelumnya.

"Ini berarti kami ingin bereksperimen dengan konsep yang berbeda - mencari laba atas investasi yang lebih tinggi untuk sponsor sementara pada saat yang sama melindungi pengalaman inti dari WordCamp itu sendiri," kata Tock.

Lokakarya sponsor baru menargetkan perusahaan besar, tetapi penyelenggara WCEU juga telah menciptakan konsep baru untuk usaha kecil. Mereka yang menghasilkan kurang dari satu juta Euro pada tahun 2016 akan memenuhi syarat untuk mendapatkan stan yang terjangkau di tengah acara.

“Mirip dengan Startup Alley TechCrunch, kami ingin membantu menyoroti perusahaan yang lebih kecil atau yang baru saja dimulai,” kata Tock. “Hanya mencari dana sponsor dengan cara tercepat mungkin tidak adil bagi peserta. Ini membantu membuat percakapan dan pengalaman menjadi lebih beragam dan seimbang.”

Lokakarya sponsor tidak perlu melalui proses persetujuan. Mereka adalah fasilitas yang termasuk dalam tingkatan sponsor Admin Super dan Admin dan sponsor tingkat atas ini akan memiliki opsi berbeda untuk cara mereka ingin menggunakan slot mereka.

“Mereka dapat menjalankan lokakarya pengguna, memberikan slot mereka ke pemain yang lebih kecil (penulis plugin dan tema) atau menemukan ide sesi kreatif lainnya,” kata Tock. “Lokakarya akan diberi label yang jelas dan kami akan berusaha memberikan agenda/jadwal pada timeline yang sama dengan pembicara reguler.”

Tantangan Memberikan Nilai kepada Sponsor Tanpa Membungkam Semangat WordCamps

WordCamps secara tradisional diselenggarakan secara lokal, acara informal yang menyatukan peserta dari semua lapisan masyarakat. Keterjangkauan adalah salah satu keunggulan WordCamp, dan harga tiket biasanya berkisar antara $20-50. Biaya masuk yang rendah membuat acara lebih inklusif, menjaga kamp agar tidak diturunkan hanya untuk elit dan mereka yang bekerja untuk perusahaan besar. Di WordCamp, seseorang dapat bertemu siapa saja – pengembang inti, pendidik, CEO perusahaan bernilai jutaan dolar, pengguna baru, pengembang, blogger, dan pemilik toko e-niaga.

Untuk memberi Anda gambaran tentang betapa rendahnya harga tiket WordCamp dibandingkan dengan konferensi teknologi lainnya, DrupalCon berkisar antara $450-600 per orang. Tiket PHP UK untuk hari konferensi berada di kisaran $500 dan PHP[Dunia] hampir dua kali lipat dari harga $900. Tiket CSSconf EU adalah $430. ReactEurope, yang juga diadakan di Paris, merilis tiket putaran pertama di kisaran $680. Tiket WordCamp Europe seharga €40 (sekitar $43) karena sebagian besar biaya kehadiran disubsidi oleh sponsor.

Sekarang WordCamp Europe telah berjalan dengan sukses selama lima tahun, Tock mengatakan lebih mudah untuk mendapatkan sponsor. Biaya sponsor per peserta adalah salah satu faktor penyebabnya. Pada tahun 2016 WordCamp Europe menjual 2.199 tiket dan penyelenggara berharap dapat menjual lebih dari 3.000 tahun ini.

“Jika Anda membandingkan fasilitas dan ukuran audiens, Anda akan menemukan bahwa WordCamp Eropa dapat berkisar antara 20% hingga 50% lebih murah daripada WordCamps yang sebanding,” kata Tock. “Bang untuk uang berarti kami memiliki banyak sponsor yang kembali.”

Namun, karena kehadiran WCEU dan persyaratan keuangan acara telah berkembang, tantangan juga untuk memberikan nilai kepada sponsor yang menyumbangkan lebih banyak uang.

“Meminta sponsor potensial untuk beberapa ribu beberapa tahun yang lalu cukup mudah,” kata Tock. “Sekarang kami mencari 50k+ Euro dari sponsor tertentu, kami perlu meningkatkan permainan kami dengan itu. Ini berarti komunikasi awal, paket yang terdefinisi dengan baik, dan fasilitas yang lebih kreatif.” Tahun ini fasilitas tersebut termasuk stan 360°, iklan 30 detik di antara pembicaraan, branding setelah pesta, dan lokakarya sponsor baru.

Saya berbicara dengan beberapa penyelenggara lain dari WordCamps yang sebanding dan semuanya tertarik dengan ide lokakarya sponsor dan tertarik untuk melihat bagaimana eksperimen itu terjadi.

“Saya pikir di permukaan itu bisa dianggap sebagai ide yang kontroversial, tetapi pada kenyataannya itu hanya memberi sponsor jenis suara yang berbeda,” kata penyelenggara WordCamp Miami, David Bisset. “Jika itu dilakukan dengan cara yang memperlakukan semua sponsor secara adil dan merupakan jalur sukarela, maka dalam beberapa hal itu tidak berbeda dari area sponsor, di luar mempersempit sorotan.”

Bisset mengatakan dia tertarik untuk melihat seberapa sukses pendekatan ini tetapi mencatat bahwa itu mungkin hanya akan berhasil untuk WordCamps terbesar.

“Sejujurnya saya tidak tahu di sisi mana pagar ini terletak sehubungan dengan semangat WordCamps,” kata Bisset. “Ada masalah dan tantangan kontroversial terkait sponsor dan WordCamps di masa lalu. Merupakan tantangan untuk memberikan yang terbaik bagi sponsor, memperlakukan semua orang dengan adil, dan menjadi model WordCamp. Juri masih keluar. ”

Penyelenggara WordPress Orlando Lisa Melegari berpikir gagasan lokakarya sponsor dapat membawa legitimasi pada apa yang dikenal sebagai "jalur lorong", di mana peserta berkumpul saat tidak menghadiri sesi.

“Saya pikir itu konsep yang sangat menarik,” kata Melegari. “Sudah ada lelucon di luar sana bahwa ada trek ekstra hantu di sebagian besar WordCamps – Trek Hallway. Saya pikir ini akan mengambil itu dan benar-benar memberikan legitimasi pada mitos. ”

Melegari mengatakan penyelenggara WordCamp Orlando telah melihat perubahan signifikan dalam ketersediaan dan antusiasme sponsor dalam beberapa tahun terakhir, terutama setelah WordCamp US diluncurkan. Dia mengatakan kamp lokal mereka kehilangan beberapa sponsor masa lalu ke WordCamp AS yang lebih besar. Sponsor lain telah memutuskan untuk hanya fokus pada kamp lokal dan beberapa telah membatalkan sponsor sama sekali.

“Saya benar-benar berpikir kami perlu memberi sponsor kami lebih banyak kesempatan untuk menguntungkan bisnis mereka, karena kesuksesan mereka memungkinkan mereka untuk terus mendukung kamp kami,” kata Melegari. “Apakah itu layak untuk seluruh trek ekstra? Mungkin tidak. Itu akan memberikan beban yang tidak adil pada kamp-kamp yang sudah mengalami kesulitan mendapatkan ruang dan dapat menghalangi sponsor untuk mendukung kamp yang tidak dapat menawarkan akomodasi itu.”

Melegari mengatakan bahwa dia menyukai gagasan untuk mengizinkan sponsor memiliki kesempatan demo yang lebih menonjol selama itu tidak menutupi para pembicara, yang merelakan waktu mereka.

“Menjadi pembicara dengan kehadiran yang sangat rendah di beberapa pembicaraan, itu mengecewakan, tetapi dapat dimengerti bahwa pembicaraan pembicara lain lebih populer,” katanya. “Saya khawatir trek sponsor akan menghilangkan sorotan dari para pembicara.” Dari sudut pandang penyelenggara, ia tertarik untuk melihat bagaimana lokakarya sponsor dapat memberikan nilai sponsor yang lebih baik.

“Kami benar-benar perlu menyediakan kasus yang lebih baik untuk sponsor WordCamp selain eksposur, karena banyak sponsor berulang kami memiliki kumpulan mata baru yang semakin kecil setiap kamp,” kata Melegari. “Jika kita akan terus tumbuh dalam jumlah kamp, ​​​​kita harus mencari sesuatu untuk menjaga semua kamp tetap bertahan secara finansial.”

Alx Block, Penyelenggara WordCamp US 2015-16, memahami pentingnya sponsor dan sukarelawan, yang menanggung sebagian besar biaya aktual $516 per orang untuk acara terbaru.

“Saya pikir kami menemui jalan buntu dalam hal menambah nilai bagi sponsor, terutama di kamp-kamp yang lebih besar,” kata Block. “Di satu sisi, setiap sponsorship benar-benar merupakan beasiswa bagi peserta, memungkinkan setiap kamp mengurangi harga tiket secara signifikan sehingga lebih banyak orang dapat hadir dan mendapatkan nilai dari kamp. Di sisi lain, ada nilai terbatas bagi sponsor dalam hal ROI. Kami tidak pernah menganggapnya sebagai investasi bisnis, tetapi sudah waktunya untuk memikirkannya lebih jauh.”

Menjaga harga tiket tetap rendah, mengadakan acara yang berkualitas, dan menawarkan berbagai fasilitas untuk sponsorship adalah tindakan penyeimbang yang luar biasa bagi penyelenggara. WordCamp Europe adalah salah satu kamp dengan pertumbuhan tercepat yang telah bereksperimen dengan melakukan ini dalam skala yang lebih besar setiap tahun.

“Ketika Anda mendapatkan jumlah dolar yang lebih besar yang diminta oleh kubu yang lebih besar, itu adalah jenis permainan bola yang berbeda, dan saya pikir kita perlu meninjau kembali nilai yang diterima bisnis sebagai bagian dari sponsor mereka,” kata Block.

“Saya pikir sesuatu seperti lokakarya sponsor adalah ide yang sangat bagus. Saya dapat membayangkan bahwa itu tidak datang dengan banyak overhead dalam hal perencanaan yang sebenarnya, dan akan memberi sponsor sesuatu yang solid yang dapat mereka rencanakan dalam hal kemampuan untuk mempromosikan produk atau layanan mereka.

Secara historis, lokakarya telah menjadi acara yang mendukung jalur utama. Rencana WordCamp Europe untuk menjalankannya bersama sesi pembicara adalah eksperimen yang berani. Sponsor akan memiliki banyak keluwesan dalam memanfaatkan slot lokakarya mereka, jadi akan menarik untuk melihat apakah mereka memilih untuk mendorong kehadiran dengan cara tertentu atau memilih untuk meneruskannya ke pembicara lain sebagai pembicaraan yang disponsori.

“Saya pikir ada batas antara 'track' sponsor dan 'workshop' sponsor, yang belum didefinisikan secara jelas oleh WCEU," kata Block. “Saya yakin niat mereka bukan agar 1/3 pembicaraan dilakukan oleh orang-orang yang membayar untuk hadir. Dari apa yang saya pahami, tujuannya adalah agar sponsor papan atas (mungkin 4-6 dari mereka) hadir di panggung yang lebih kecil dalam semacam mode bergulir, untuk melengkapi trek penuh – artinya, itu akan menjadi tempat yang bagus untuk seorang peserta untuk pergi pada saat tidak ada sesi lain yang menarik bagi mereka, atau mereka tertarik untuk mempelajari lebih lanjut tentang produk tertentu.”

Block mengatakan dia telah melihat jenis sponsor ini di konferensi non-WordPress lainnya dan telah mengikuti sesi yang menarik minatnya.

“Tetapi inilah pertanyaan sebenarnya di benak saya: Bisakah kita menawarkan sesuatu seperti ini tanpa mengubah WordCamps menjadi pameran dagang?” kata Blok.

“Saya pikir sekarang kita tumbuh begitu banyak dengan kamp-kamp besar, ini waktu yang tepat untuk mengajukan pertanyaan-pertanyaan ini dan mencari tahu persis apa jenis acara WordCamp. Kami tumbuh seiring pertumbuhan komunitas, dan WordCamp harus selalu mencerminkan minat komunitas. Jika ada minat untuk memberi sponsor tempat untuk berbicara tentang barang dagangan mereka, saya setuju, tetapi saya selalu ingin komunitas menjadi yang utama.”