WordCamp Europe 2017 pour expérimenter avec des ateliers sponsors

WordCamp Europe 2017 a ouvert son appel à sponsors fin 2016. L'équipe organisatrice relève le défi d'offrir de la valeur aux sponsors avec des ateliers pour ceux qui achètent les deux niveaux de sponsoring les plus élevés :

Cette année, pour la première fois, nous introduisons une troisième piste pendant les deux jours de conférence. La troisième piste sera uniquement dédiée aux sponsors, vous donnant la possibilité d'organiser soit une conférence, soit un atelier. Comme les deux autres pistes, la piste sponsor aura un espace dédié (capacité d'environ 200 personnes), où le public aura l'opportunité d'en savoir plus sur votre entreprise et votre produit. Vous pouvez décider si vous souhaitez utiliser votre temps pour parler davantage de votre entreprise ou pour la présenter.

La piste des sponsors a depuis été renommée en ateliers sponsors, mais le concept de piste dédiée reste le même. Selon le coordinateur de l'équipe des sponsors de la WCEU, Noel Tock, la transition de WordCamp Central en une société d'utilité publique offre aux WordCamps plus de flexibilité qu'auparavant.

"Cela signifie que nous aimerions expérimenter différents concepts - rechercher un retour sur investissement plus élevé pour les sponsors tout en protégeant l'expérience de base du WordCamp lui-même", a déclaré Tock.

Les nouveaux ateliers des sponsors ciblent les grandes entreprises, mais les organisateurs du WCEU ont également créé un nouveau concept pour les petites entreprises. Ceux qui ont gagné moins d'un million d'euros en 2016 se qualifieront pour un stand abordable au milieu de l'événement.

"Semblable à Startup Alley de TechCrunch, nous voulons aider à mettre en évidence les petites entreprises ou celles qui viennent de démarrer", a déclaré Tock. «Rechercher simplement des fonds de parrainage de la manière la plus rapide possible ne serait pas juste pour les participants. Cela contribue à rendre les conversations et les expériences beaucoup plus diversifiées et équilibrées. »

Les ateliers des sponsors n'auront pas besoin de passer par un processus d'approbation. Ce sont des avantages appartenant aux niveaux de parrainage Super Admin et Admin et ces sponsors de haut niveau auront différentes options quant à la manière dont ils souhaitent utiliser leurs créneaux.

"Ils peuvent organiser des ateliers d'utilisateurs, transmettre leur créneau à des acteurs plus petits (auteurs de plugins et de thèmes) ou trouver d'autres idées de sessions créatives", a déclaré Tock. "Les ateliers seront clairement étiquetés et nous chercherons à fournir un ordre du jour/horaire sur le même calendrier que les conférenciers réguliers."

Le défi de fournir de la valeur aux sponsors sans étouffer l'esprit des WordCamps

Les WordCamps sont traditionnellement des événements informels organisés localement qui rassemblent des participants de tous horizons. L'abordabilité est l'une des caractéristiques d'un WordCamp, et le prix des billets varie normalement entre 20 et 50 $. Le faible coût d'entrée rend les événements plus inclusifs, empêchant les camps d'être relégués uniquement aux élites et à ceux qui travaillent pour les grandes entreprises. Lors d'un WordCamp, on peut rencontrer n'importe qui - développeurs principaux, éducateurs, PDG d'entreprises de plusieurs millions de dollars, nouveaux utilisateurs, développeurs, blogueurs et propriétaires de magasins de commerce électronique.

Pour vous donner une idée de la façon dont les prix des billets WordCamp sont exceptionnellement bas par rapport à d'autres conférences technologiques, DrupalCon varie de 450 à 600 $ par personne. Les billets PHP UK pour les journées de conférence coûtent environ 500 $ et PHP[World] est presque le double à 900 $. Les billets CSSconf EU coûtent 430 $. ReactEurope, qui se tient également à Paris, a sorti sa première série de billets d'environ 680 $. Les billets WordCamp Europe coûtent 40,00 € (environ 43 $) car la grande majorité des frais de participation est subventionnée par les sponsors.

Maintenant que WordCamp Europe fonctionne avec succès depuis cinq ans, Tock a déclaré qu'il était plus facile d'obtenir des sponsors. Le coût de parrainage par participant est l'un des facteurs contributifs. En 2016, WordCamp Europe a vendu 2 199 billets et les organisateurs prévoient d'en vendre plus de 3 000 cette année.

"Si vous comparez les avantages et la taille de l'audience, vous constaterez que WordCamp Europe peut être de 20 % à 50 % moins cher que des WordCamps comparables", a déclaré Tock. "Le rapport qualité-prix signifie que nous avons beaucoup de sponsors qui reviennent."

Cependant, à mesure que la participation à la WCEU et les besoins financiers de l'événement ont augmenté, le défi d'offrir de la valeur aux sponsors qui contribuent de plus grandes sommes d'argent a augmenté.

"Demander des sponsors potentiels pour quelques milliers il y a quelques années était assez facile", a déclaré Tock. "Maintenant que nous cherchons plus de 50 000 euros auprès de certains sponsors, nous devons améliorer notre jeu avec. Cela signifie une communication précoce, des packages bien définis et des avantages plus créatifs. Cette année, ces avantages incluent des stands à 360 °, des publicités de 30 secondes entre les conférences, une image de marque après la fête et les nouveaux ateliers des sponsors.

J'ai parlé à plusieurs autres organisateurs de WordCamps de taille comparable et tous ont été intrigués par l'idée d'ateliers de parrainage et intéressés de voir comment l'expérience se déroule.

"Je pense qu'en surface, cela pourrait être considéré comme une idée controversée, mais en réalité, cela ne fait que donner aux sponsors un autre type de voix", a déclaré l'organisateur du WordCamp Miami, David Bisset. "Si c'est fait d'une manière qui traite tous les sponsors équitablement et que c'est une piste volontaire, alors à certains égards, cela ne diffère pas d'une zone de sponsor, en dehors de la réduction des projecteurs."

Bisset a déclaré qu'il était intéressé de voir le succès de cette approche, mais note qu'elle ne fonctionnerait probablement que pour les plus grands WordCamps.

"Honnêtement, je ne sais pas de quel côté de la clôture cela se trouve en ce qui concerne l'esprit des WordCamps", a déclaré Bisset. "Il y a eu des problèmes et des défis controversés concernant les sponsors et les WordCamps dans le passé. C'est un défi de donner aux sponsors le meilleur rapport qualité-prix, de traiter tout le monde équitablement et d'être un WordCamp modèle. Le jury est toujours dehors."

L'organisatrice de WordPress Orlando, Lisa Melegari, pense que l'idée d'ateliers de parrainage peut apporter une certaine légitimité à ce que l'on appelle la "piste du couloir", où les participants se rassemblent lorsqu'ils n'assistent pas à une session.

"Je pense que c'est un concept vraiment intéressant", a déclaré Melegari. "Il y a déjà la blague qui dit qu'il y a une piste supplémentaire fantôme dans la plupart des WordCamps - la piste Hallway. Je pense que cela prendrait cela et donnerait en fait une certaine légitimité au mythe.

Melegari a déclaré que les organisateurs de WordCamp Orlando ont constaté un changement significatif dans la disponibilité et l'enthousiasme des sponsors au cours des dernières années, en particulier après le lancement de WordCamp US. Elle a dit que leur camp local avait perdu plusieurs anciens sponsors au profit du plus grand WordCamp US. D'autres sponsors ont décidé de se concentrer uniquement sur les camps locaux et certains ont complètement abandonné le parrainage.

"Je pense vraiment que nous devons donner à nos sponsors plus d'opportunités de profiter à leurs entreprises, car leur succès leur permet de continuer à soutenir nos camps", a déclaré Melegari. « Est-ce que ça vaut un titre supplémentaire entier ? Peut être pas. Cela imposerait un fardeau injuste aux camps qui ont déjà du mal à trouver de l'espace et pourrait dissuader les sponsors de soutenir un camp qui ne peut pas offrir cet hébergement.

Melegari a déclaré qu'elle aimait l'idée de permettre aux sponsors d'avoir une opportunité de démonstration plus importante tant que cela n'éclipse pas les orateurs, qui donnent de leur temps.

"Ayant été un conférencier avec une très faible participation à quelques conférences, c'est décourageant, mais compréhensible que le discours d'un autre conférencier soit plus populaire", a-t-elle déclaré. "J'aurais peur que la piste des sponsors ne détourne l'attention des orateurs." Du point de vue d'un organisateur, elle est intéressée de voir comment les ateliers de parrainage peuvent offrir une meilleure valeur pour le parrainage.

"Nous devons vraiment fournir un meilleur argumentaire pour le parrainage WordCamp en plus de l'exposition, car beaucoup de nos sponsors récurrents ont un bassin de plus en plus petit de nouveaux yeux à chaque camp", a déclaré Melegari. "Si nous voulons continuer à augmenter le nombre de camps, nous allons devoir trouver quelque chose pour maintenir tous les camps à flot financièrement."

Alx Block, organisateur du WordCamp US 2015-16, comprend l'importance des sponsors et des bénévoles, qui ont couvert l'essentiel du coût réel de 516 $ par personne pour l'événement le plus récent.

"Je pense que nous sommes dans une impasse quand il s'agit d'ajouter de la valeur pour les sponsors, en particulier dans les grands camps", a déclaré Block. «D'une part, chaque parrainage est vraiment une bourse pour les participants, permettant à chaque camp de réduire considérablement le prix du billet afin que plus de personnes puissent assister et tirer profit du camp. D'un autre côté, il y a une valeur limitée pour les sponsors en termes de retour sur investissement. Nous n'y avons jamais pensé comme un investissement commercial, mais il est certainement temps d'y penser davantage.

Maintenir les prix des billets bas, organiser un événement de qualité et offrir une gamme d'avantages pour le parrainage est un formidable exercice d'équilibre pour les organisateurs. WordCamp Europe est l'un des camps à la croissance la plus rapide qui a expérimenté cela à plus grande échelle chaque année.

"Lorsque vous entrez dans les montants plus importants que demandent les grands camps, c'est un autre type de jeu de balle, et je pense que nous devons revoir la valeur qu'une entreprise reçoit dans le cadre de son parrainage", a déclaré Block.

«Je pense que quelque chose comme des ateliers de parrainage est une très bonne idée. Je peux imaginer que cela n'entraîne pas beaucoup de frais généraux en termes de planification réelle et donnera aux sponsors quelque chose de solide qu'ils peuvent planifier en termes de capacité à présenter leur produit ou service.

Historiquement, les ateliers ont été des événements annexes aux pistes principales. Le projet de WordCamp Europe de les organiser parallèlement aux sessions de conférenciers est une expérience audacieuse. Les sponsors auront une grande flexibilité quant à la manière dont ils peuvent utiliser leurs créneaux d'atelier, il sera donc intéressant de voir s'ils choisissent d'encourager la participation d'une manière ou d'une autre ou s'ils choisissent de les transmettre à d'autres orateurs sous forme de conférence sponsorisée.

"Je pense qu'il y a une ligne entre une 'piste' de sponsor et des 'ateliers' de sponsor, que la WCEU n'a pas encore clairement définie", a déclaré Block. « Je suis sûr que leur intention n'est pas que 1/3 des conférences soient faites par des gens qui ont payé pour être là. D'après ce que j'ai compris, l'intention est d'avoir les sponsors de premier plan (peut-être 4 à 6 d'entre eux) présents sur une scène plus petite d'une manière roulante, pour compléter les pistes complètes - ce qui signifie que ce serait un endroit idéal pour un participant d'aller à un moment où aucune des autres sessions ne lui plaît, ou s'il souhaite en savoir plus sur un produit spécifique. »

Block a déclaré qu'il avait vu ce type d'avantage de sponsor lors d'autres conférences non-WordPress et qu'il avait assisté à des sessions qui avaient piqué son intérêt.

"Mais c'est la vraie question dans mon esprit : Pouvons-nous offrir quelque chose comme ça sans transformer WordCamps en salon professionnel ?" dit Block.

"Je pense que maintenant que nous grandissons tellement avec ces grands camps, c'est le moment idéal pour poser ces questions et déterminer exactement quel type d'événement WordCamp est. Nous grandissons à mesure que la communauté grandit, et WordCamp doit toujours refléter l'intérêt de la communauté. S'il y a un intérêt à donner aux sponsors un endroit pour parler de leurs produits, je suis tout à fait d'accord, mais je voudrais toujours que la communauté passe en premier.