สุดยอดคู่มือการเขียนจดหมายสมัครงาน

ทุกวันนี้ บริษัทต่างๆ มีระบบคอมพิวเตอร์ที่ส่งประวัติย่อผ่านเครื่องสแกนออนไลน์ ซึ่งจะปฏิเสธผู้สมัครบางรายโดยอัตโนมัติและผลักดันผู้สมัครคนอื่นๆ ให้ผ่านขึ้นอยู่กับคุณสมบัติของพวกเขา

ดังนั้นสิ่งนี้หมายความว่าอย่างไรสำหรับคุณในฐานะผู้หางาน? จดหมายปะหน้าที่แนบมากับใบสมัครของคุณมีความสำคัญมากกว่าที่เคย

เราได้จัดทำคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ขึ้นเพื่อครอบคลุมจดหมาย คุณจะพบวิธีเขียนเทมเพลตที่อ่านแล้ว รวมอะไรไว้ และเรียกดูเทมเพลตจำนวนมากเพื่อหาแรงบันดาลใจ

คุณสามารถดำดิ่งลงไปหรือข้ามไปยังส่วนที่คุณต้องการอ่าน

จดหมายปะหน้าควรยาวแค่ไหน?

ตกลง ดังนั้นคุณจึงหมดไฟและพร้อมที่จะสร้างจดหมายปะหน้าของความฝันของผู้จัดการการจ้างงาน แต่คุณจะจัดการสมดุลที่ดีระหว่างเชิงลึกและล้นหลามได้อย่างไร

จดหมายปะหน้าที่ดีนั้นยาวพอที่จะสื่อสารได้ว่าทำไมนายหน้าควรเลือกคุณแต่ไม่นานพอที่จะทำให้พวกเขาเบื่อ

หน้าเดียวก็เพียงพอแล้วที่จะครอบคลุมทุกสิ่งที่คุณจำเป็นต้องรวมไว้ โดยไม่สูญเสียความสนใจของผู้สรรหา ไปที่รายการเหล่านั้นในรายละเอียดเพิ่มเติม:

ชื่อและที่อยู่ของคุณ

เริ่มจดหมายปะหน้าของคุณโดยเพิ่มชื่อและที่อยู่ของคุณลงในเอกสาร

ขั้นตอนนี้ค่อนข้างอธิบายได้ง่าย แต่ช่วยให้นายหน้าเชื่อมโยงจดหมายสมัครงานกับประวัติย่อของคุณได้อย่างง่ายดาย (โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากกำลังพิมพ์อยู่)

ชื่อและที่อยู่ของคุณยังช่วยให้นายหน้าติดต่อกับข้อเสนองานได้ง่ายขึ้นอีกด้วย และนั่นคือจุดมุ่งหมายของจดหมายของเราใช่ไหม

ชื่อและที่อยู่ของพวกเขา

ในทำนองเดียวกัน คุณควรเพิ่มชื่อและที่อยู่ของบริษัทหรือบุคคลที่คุณกำลังเขียนถึง

นี่แสดงว่าคุณได้ค้นคว้าและอนุญาตให้ผู้จัดการการจ้างงานได้รับจดหมายของคุณ หากส่งไปยังที่อยู่อีเมลของบริษัททั่วไป

วันที่เขียน

ทำให้ผู้จัดการการจ้างงานสามารถยื่นใบสมัครของคุณได้ง่ายขึ้นโดยระบุวันที่ในจดหมายปะหน้าของคุณ

แม้ว่าคุณจะไม่ประสบความสำเร็จในครั้งนี้ แต่บริษัทอาจจัดเก็บจดหมายของคุณและอ้างอิงกลับไปเมื่อพวกเขากำลังจ้างงานตำแหน่งอื่น

ทำไมคุณถึงเขียนจดหมาย

เรารู้ว่าเป้าหมายของจดหมายปะหน้าคือการเกลี้ยกล่อมผู้จัดการการจ้างงานว่าคุณเหมาะสมที่สุดสำหรับงานของพวกเขา

ก่อนที่คุณจะได้รับสิ่งที่ดี อย่าลืมเน้นบทบาทที่คุณกำลังสมัคร เพราะอาจหลงทางได้

สิ่งนี้มักจะทำเคล็ดลับ:

“ฉันกำลังเขียนถึงบทบาทนักวางกลยุทธ์ด้านเนื้อหาที่ HubSpot”

ทำไมคุณถึงเหมาะสมกับงานนี้ที่สุด

ส่วนถัดไปของโครงสร้างจดหมายปะหน้าคือส่วนที่สนุก เป็นที่ที่คุณจะโน้มน้าวให้ผู้จัดการการจ้างงานที่พวกเขาควรจ้างคุณ

ในส่วนนี้ ให้ตอบคำถามเหล่านี้:

• ทำไมบริษัทนี้จึงควรจ้างคุณ?
• คุณมีทักษะอะไรบ้างที่จะช่วยให้งานสำเร็จได้ดีกว่าใคร?
• อะไรทำให้คุณเป็นพนักงานที่ดี?
• คุณมีคุณสมบัติอะไรบ้างที่เกี่ยวข้องกับบทบาท?

เมื่อคุณตอบคำถามเหล่านี้แล้ว เจ้าหน้าที่สรรหาบุคลากรจะมีความเข้าใจอย่างถ่องแท้ว่าคุณเป็นใคร และ (หวังว่า) จะถูกโน้มน้าวให้พาคุณไปสัมภาษณ์

สิ่งที่คุณสามารถเสนอให้บริษัทได้

คุณเคยได้ยินคำแนะนำให้ "ขายตัวเองเสมอในการสมัครงาน" หรือไม่? แนวคิดดังกล่าวสามารถนำไปใช้กับจดหมายปะหน้าได้เช่นกัน

ธุรกิจวัดความสำเร็จในแง่ของผลลัพธ์ บริษัทที่กำลังมองหาพนักงานใหม่จะต้องการทราบว่าพวกเขานำอะไรมาบ้าง และคุณเหมาะสมกับเป้าหมายทางธุรกิจของพวกเขาอย่างไร ผู้สมัครใหม่มักไม่ค่อยถูกเชิญขึ้นเครื่องเพียงเพราะมีทักษะอ่อนนุ่มที่ระบุไว้ในประวัติย่อ

นั่นเป็นเหตุผลที่ส่วนนี้ของโครงสร้างจดหมายปะหน้าของคุณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุด

ในสองย่อหน้าหรือน้อยกว่า ให้แสดงธุรกิจว่าคุณสามารถทำอะไรได้บ้าง และให้ตัวอย่างว่าคุณเคยทำมาก่อนอย่างไร

สิ่งนี้ไม่เพียงแค่เปิดโอกาสให้คุณได้แสดงทักษะของคุณ แต่บริษัทสามารถเห็นภาพความสำเร็จที่คุณจะนำมาสู่ธุรกิจของพวกเขาได้ด้วยการว่าจ้างคุณ

ความพร้อมของคุณ

ในโลกของการตลาด เรามักได้รับการบอกเล่าถึงความสำคัญที่คำกระตุ้นการตัดสินใจสามารถทำได้

จดหมายปะหน้าที่ยอดเยี่ยมลงท้ายด้วยส่วนสั้น ๆ ในวันเริ่มต้นที่เร็วที่สุดของผู้สมัคร

วิธีจัดรูปแบบจดหมายปะหน้า

วิธีการที่อยู่จดหมายปะหน้า

ก่อนหน้านี้ เราได้กล่าวถึงความสำคัญของการกล่าวถึงผู้จัดการการจ้างงานโดยใช้ชื่อและที่อยู่ของพวกเขา นี่เป็นการพิสูจน์ว่าคุณได้ทำการวิจัยและทำให้แน่ใจว่าจดหมายปะหน้ามาถูกที่แล้ว

จดหมายส่วนบุคคลจะมีประสิทธิภาพเหนือกว่าจดหมายทั่วไปเสมอ ดังนั้นการรวมชื่อของผู้สรรหาสามารถไปได้ไกล

แต่ในโลกที่ความเป็นส่วนตัวอยู่ใกล้หน้าอกของเรา คุณอาจจำเป็นต้องขุดค้นเล็กน้อยก่อนที่จะหาชื่อผู้จัดการการจ้างงาน

โชคดีที่คุณสามารถใช้พลังของอินเทอร์เน็ตทำสิ่งนี้ได้

วิธีค้นหาชื่อผู้จัดการการจ้างงาน

ตรงไปที่ LinkedIn และค้นหาหน้าโปรไฟล์ของบริษัท

คุณสามารถทำได้โดยป้อนชื่อของพวกเขาลงในแถบค้นหาหรือค้นหาลิงก์ไปยังหน้า LinkedIn บนเว็บไซต์ของบริษัท

จากนั้นคลิกจำนวนพนักงานเพื่อดูพนักงานทั้งหมดที่อยู่บน LinkedIn:

จากนั้นคุณจะเห็นรายชื่อพนักงานทั้งหมดพร้อมตำแหน่ง เพียงดำเนินการตามรายการนี้เพื่อค้นหาผู้ติดต่อที่เกี่ยวข้องมากที่สุด

โปรดทราบว่าพนักงานบางคนไม่มีโปรไฟล์ LinkedIn ดังนั้นคุณอาจไม่พบพวกเขาโดยใช้กลยุทธ์นี้ หากคุณไม่สามารถติดตามชื่อผู้จัดการการจ้างงานได้ จะใช้คำว่า “Dear Hiring Manager” แบบธรรมดาก็ได้

วิธีการเปิดจดหมายปะหน้า

หลังจากที่คุณส่งจดหมายปะหน้าถึงบุคคลที่เกี่ยวข้องมากที่สุดแล้ว คุณจะต้อง:

• แนะนำตัวเอง.
• ระบุบทบาทที่คุณสนใจ
• อธิบายความสนใจของคุณ

นี่คือตัวอย่าง:

“ เรียน ผู้จัดการการจ้างงาน

ในฐานะนักอ่านตัวยงของบล็อก HubSpot ในช่วงห้าปีที่ผ่านมา ฉันตื่นเต้นที่จะส่งใบสมัครเข้ารับตำแหน่งนักวางกลยุทธ์ด้านเนื้อหา ฉันเชื่อว่าประสบการณ์ห้าปีของฉันในการทำงานให้กับบริษัท B2B SaaS ได้ช่วยเติมเต็มทักษะที่จำเป็นต่อการเติบโตในบทบาทนี้”

ในสองย่อหน้าถัดไป เน้นประสบการณ์ที่เกี่ยวข้องของคุณและรวมรายละเอียดที่สำคัญจากแต่ละบทบาท

วิธีปิดจดหมายปะหน้า

เมื่อคุณได้ครอบคลุม

นี่คือตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมบางส่วน:

• รอคอยที่จะได้ยินจากคุณ
• ขอแสดงความนับถือ
• ขอแสดงความนับถืออย่างสูง

จากนั้นลงนามในจดหมายปะหน้าด้วยชื่อเต็มของคุณ

คุณควรรวมข้อกำหนดเงินเดือนหรือไม่?

จดหมายปะหน้าควรเน้นที่เหตุผลที่คุณเหมาะสมกับบทบาทนี้ การอภิปรายความต้องการเงินเดือนไม่เหมาะกับขั้นตอนนี้ในการสมัครของคุณ

ทางที่ดีที่สุดคือรอจนกว่าคุณจะพูดคุยกับนายหน้าหรือใครบางคนจากฝ่ายทรัพยากรบุคคลเพื่อหารือเกี่ยวกับความคาดหวังของคุณ

จดหมายปะหน้าจำเป็นหรือไม่?

ทุกวันนี้ ในหลายอุตสาหกรรม จดหมายปะหน้าจะแสดงเป็นตัวเลือก คำถามคือ คุณควรรวมไว้ด้วยหรือไม่ หากเป็นทางเลือก

คำตอบไม่ชัดเจนอย่างแน่นอน

งานวิจัยบางชิ้นแนะนำว่าจดหมายปะหน้าอาจไม่มีน้ำหนักเท่าเดิม อย่างไรก็ตาม จดหมายปะหน้าสามารถช่วยให้คุณโดดเด่นกว่าคู่แข่ง

ในรายงาน Job Seeker Nation Report ปี 2564 โดย JobVite พบว่า 69% ของพนักงานที่ทำการสำรวจเชื่อว่าการได้งานทำจะยากกว่าหรือค่อนข้างยากกว่าในปีก่อนหน้าเล็กน้อย ด้วยเหตุนี้ การเพิ่มจดหมายปะหน้าในใบสมัครจึงเป็นวิธีที่ยอดเยี่ยมในการสร้างความโดดเด่น

การเขียนจดหมายสมัครงานจะช่วยให้คุณ:

• สื่อสารกับผู้จัดการการจ้างงาน
• พึ่งพามากกว่าแค่รายการหัวข้อย่อยในประวัติย่อของคุณ
• สร้างแบรนด์ส่วนบุคคลของคุณ

กล่าวโดยย่อ: จดหมายปะหน้าไม่จำเป็นอย่างยิ่ง แต่มีข้อดีโดยสิ้นเชิง หากมีตัวเลือกให้อัปโหลดเมื่อสมัครงานใดๆ ให้ดำเนินการ แม้ว่าจะไม่จำเป็นก็ตาม

วิธีการเขียนจดหมายปะหน้า

การเขียนจดหมายสมัครงานอาจเป็นเรื่องยุ่งยาก แม้แต่นักเขียนที่เก่งที่สุดก็ยังมีปัญหาในการสื่อสารทักษะของตนในลักษณะที่ถูกต้อง แต่เคล็ดลับเหล่านี้จะช่วยคุณสร้างเอกสารที่ชนะงานได้

โครงสร้างของจดหมายปะหน้าของคุณถือได้ว่าเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการเขียนจดหมาย

โครงสร้างที่ดีไม่เพียงแต่ช่วยให้คุณจัดระเบียบคะแนนได้อย่างมีประสิทธิภาพ แต่ยังช่วยให้ผู้จัดการการจ้างงานตรวจสอบรายละเอียดที่คุณแบ่งปันได้อย่างรวดเร็ว

ทรัพยากรที่แนะนำ: 5 เทมเพลตจดหมายปะหน้าฟรี

ดาวน์โหลดเทมเพลตจดหมายปะหน้าฟรีเหล่านี้เพื่อเขียนจดหมายปะหน้าที่โดดเด่น

7 เคล็ดลับในการเขียนจดหมายสมัครงานที่ยอดเยี่ยม

ดังนั้น คุณได้สร้างจดหมายปะหน้าและเกือบพร้อมที่จะกดส่ง

ก่อนที่จะแนบเรซูเม่ของคุณและหวังว่าจะดีที่สุด ให้ใช้เคล็ดลับเจ็ดข้อนี้เพื่อให้แน่ใจว่าจดหมายปะหน้าของคุณนั้นยอดเยี่ยมที่สุด

1. ให้กระชับ

ก่อนหน้านี้ เราได้พูดถึงว่าจดหมายปะหน้าที่ดีที่สุดสร้างสมดุลที่สมบูรณ์แบบในความยาวของมันได้อย่างไร

เคล็ดลับที่ดีที่สุดของเราในการเขียนจดหมายปะหน้าคือการหลีกเลี่ยงการเพิ่มปุยที่ไม่สามารถเพิ่มมูลค่าได้ ทุกบรรทัดควรเน้นว่าเหตุใดคุณจึงเหมาะสมที่สุดสำหรับบทบาทนี้

นอกจากนี้ ให้ตัดศัพท์แสงและคำพูดในองค์กรที่ผู้จัดการการจ้างงานเคยได้ยินมาก่อน

ใช่ ความเป็นมืออาชีพเป็นสิ่งสำคัญ แต่ต้องรุนแรงและวิพากษ์วิจารณ์เมื่อแก้ไขจดหมายปะหน้าของคุณ ถ้าประโยคไม่เพิ่มคุณค่าก็กำจัดมันทิ้งไป

2. ปรับแต่งให้เหมาะกับบริษัทและตำแหน่งที่คุณสมัคร

วิธีการแบบเดียวขนาดพอดีไม่พอดีกับจดหมายปะหน้า

คุณกำลังสมัครตำแหน่งที่แตกต่างกันในบริษัทต่างๆ แต่อย่าปล่อยให้การเปลี่ยนชื่อและที่อยู่เป็นเพียงการอัปเดตเดียวที่คุณทำ

จำไว้ว่าจดหมายปะหน้าควรอธิบายว่าทำไมคุณจึงควรได้รับการว่าจ้างสำหรับบทบาทเฉพาะแทนที่จะเป็นคนอื่น ไม่น่าเป็นไปได้สูงที่หลายๆ บริษัทจะจ้างในตำแหน่งเดียวกัน ดังนั้นโปรดใช้เวลาสักครู่เพื่อปรับแต่งจดหมายสมัครงานของคุณให้เหมาะกับทุกตำแหน่งที่คุณสมัคร

3. อย่าทำซ้ำสิ่งที่อยู่ในประวัติย่อของคุณ

แม้ว่าจดหมายปะหน้าจะถูกส่งไปพร้อมกับประวัติย่อ แต่ควรระมัดระวังในการทำสำเนาของกันและกัน

แทนที่จะใช้เอกสารเพื่อชมเชยกันโดย:

• รวมถึงทักษะใหม่ๆ
• อธิบายอย่างละเอียดว่าคุณสมบัติของคุณจะช่วยคุณในบทบาทนี้ได้อย่างไร
• การแบ่งปันว่าประสบการณ์เฉพาะเจาะจงทำให้คุณได้เปรียบเหนือผู้สมัครคนอื่นๆ อย่างไร

หากคุณต้องการใส่สิ่งเดียวกันในเอกสารทั้งสองฉบับ ให้เพิ่ม “ตามที่ระบุไว้ในประวัติย่อของฉัน …” แทนที่จะคัดลอกและวางเนื้อหาเดียวกัน

4. รวมตัวอย่างข้อมูลสำรอง

เมื่ออ้างอิงถึงประสบการณ์จากประวัติย่อของคุณ ให้ใช้จดหมายปะหน้าเป็นโอกาสในการอธิบายรายละเอียดพร้อมตัวอย่าง

ตัวอย่างช่วยให้บริษัทเห็นภาพความสำเร็จที่คุณสามารถนำมาได้หากพวกเขาว่าจ้างคุณ แทนที่จะเป็นบุคคลถัดไปในกองประวัติย่อ แต่ตัวอย่างที่มีข้อมูลสำรองให้ความได้เปรียบเป็นพิเศษ

ลองใช้ตัวอย่าง ตัวเลือกใดต่อไปนี้ที่น่าประทับใจกว่า

1. ฉันเพิ่มโอกาสในการขายให้กับบริษัท
2. ฉันเพิ่มโอกาสในการขายได้ 35% ในหนึ่งเดือนผ่านโพสต์บล็อกเดียว ซึ่งกลายเป็นผู้นำสูงสุดของบริษัท

เป็นตัวเลือก B ใช่ไหม นั่นเป็นเพราะมันเป็นการพรรณนาและแสดงผล

5. เล่าเรื่อง

ต่อจากขั้นตอนที่แล้ว คุณสามารถอธิบายตัวอย่างที่มีข้อมูลสำรองของคุณอย่างละเอียดได้ด้วยการเล่าเรื่อง

การเล่าเรื่องช่วยในเรื่องความสัมพันธ์และบอกใบ้ถึงบุคลิกของคุณในจดหมายปะหน้า นอกจากนี้ยังทำให้นายหน้าจดจำจดหมายปะหน้าของคุณท่ามกลางเอกสารหน้าเดียวอื่นๆ ในกองตรวจสอบของพวกเขา

อย่างไรก็ตาม จดหมายแนะนำตัวนี้มาพร้อมกับคำเตือน: อย่าหักโหมจนเกินไปและตรวจสอบให้แน่ใจว่ามีความเกี่ยวข้อง

6. รับตาคู่ที่สองกับมัน

แม้แต่นักเขียนที่เก่งที่สุดก็ยังทำผิดพลาดได้ แต่พวกเขาก็สามารถสร้างความประทับใจแรกในเชิงลบได้

นั่นเป็นเหตุผลที่เคล็ดลับจดหมายปะหน้าฉบับที่หกของเราคือการดึงดูดสายตาคู่ที่สอง

ส่งอีเมลให้เพื่อนหรือขอให้สมาชิกในครอบครัวมองข้ามก่อนที่คุณจะกด "ส่ง" ขอให้พวกเขาเน้นการสะกดผิดหรือข้อเสนอแนะเพื่อปรับปรุงวิธีสื่อสารกับผู้ที่อ่านข้อความนั้น

คุณไม่เคยได้รับโอกาสครั้งที่สองเพื่อสร้างความประทับใจแรกพบ เมื่อเห็นว่าจดหมายปะหน้าเป็นหนึ่งในเอกสารแรกที่นายหน้าเห็น พยายามทำให้มันสมบูรณ์แบบ

7. มีเอกลักษณ์เฉพาะตัว

สุดท้าย ทำให้จดหมายปะหน้าของคุณไม่เหมือนใคร

หากคุณกำลังใช้บทบาทครีเอทีฟโฆษณา ให้ทดลองกับสี หัวข้อย่อย และเลย์เอาต์

หากคุณกำลังสมัครรับบทบาทแบบเดิมๆ ให้ระวัง ไม่ใช่ทุกคนที่เป็นแฟนตัวยงของจดหมายปะหน้าตัวหนาที่สดใส แต่คุณสามารถกำหนดขอบเขตได้ด้วยการทำความเข้าใจวัฒนธรรมองค์กรของพวกเขา

เข้มงวดและเป็นมืออาชีพ หรือบริษัทชอบสนุกสนาน? (โดยปกติคุณสามารถรับรู้ได้จากเว็บไซต์หรือโปรไฟล์โซเชียลมีเดีย)

การทดสอบระดับความเป็นเอกลักษณ์อาจเป็นกรณีของการลองผิดลองถูก หากคุณไม่ได้รับปฏิกิริยาตอบรับที่ดีจากจดหมายสมัครงาน ให้แก้ไขและลองอีกครั้ง

ตัวอย่างจดหมายปะหน้า

เราเข้าใจดีว่าแรงบันดาลใจสามารถไปได้ไกล นั่นเป็นเหตุผลที่เราได้สร้างร้านค้าแบบครบวงจรสำหรับตัวอย่างจดหมายปะหน้า ซึ่งสามารถดูได้ที่นี่

คุณยังเลือกดูคอลเลกชันตัวอย่างจดหมายสมัครงานได้ฟรีเพื่อเป็นแรงบันดาลใจเพิ่มเติมในการจัดรูปแบบจดหมายปะหน้าและเรียนรู้จากผู้ที่เคยช่วยหางานในฝัน

ตอนนี้คุณพร้อมแล้วที่จะเขียนจดหมายปะหน้าที่จะช่วยให้คุณก้าวเข้าไปในประตูได้

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนกันยายน 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม