วิธีสร้างจดหมายปฏิเสธที่มีประสบการณ์ แต่ใจดี [4 เทมเพลต]

ไม่มีการแจ้งบุคคลใดบุคคลหนึ่งว่าพวกเขาไม่ได้รับอาชีพนี้โดยตรงไปตรงมาไม่ว่ากรณีใดก็ตาม

โดยทั่วไปสิ่งนี้มีแนวโน้มที่จะเป็นอีเมลทั่วไป หรือแม้แต่ที่แย่กว่านั้นคือปิดปากเงียบ นั่นคือจุดที่เทมเพลตจดหมายปฏิเสธอาจมีประโยชน์

แม้ว่าจะไม่เคยสนุกที่จะทำแบบนั้น แต่ก็มีวิธีที่หลากหลายแต่มีคุณสมบัติเหมาะสมในการปฏิเสธผู้สมัครที่รักษาชื่อแบรนด์นายจ้างของคุณไว้

วิธีการเขียนจดหมายปฏิเสธ

คุณอาจไม่พิจารณาถึงสองครั้งเกี่ยวกับจดหมายปฏิเสธหลังจากที่คุณจัดส่งไปแล้ว แต่ความจริงก็คือ จดหมายปฏิเสธของคุณเป็นภาพสะท้อนของบริษัทของคุณ หากสร้างขึ้นมาไม่ดี จะทำให้การรับรู้ขององค์กรของคุณเสียหายซึ่งอาจเปิดเผยต่อผู้สมัครคนอื่นๆ

นี่คือเหตุผลที่การเขียนจดหมายปฏิเสธอย่างรอบคอบมีความสำคัญ ช่วยให้คุณจัดการความสัมพันธ์ที่โรแมนติกที่ดีกับผู้สมัครได้ แม้ว่าพวกเขาจะไม่เหมาะกับงานที่เฉพาะเจาะจงมากนักก็ตาม ใครจะรู้ คุณอาจต้องการวนกลับมาหาพวกเขาหากท่าอื่นเปิดขึ้น

เมื่อถึงเวลานั้น คุณต้องการให้ผู้สมัครมีความกระตือรือร้นเกี่ยวกับโอกาสที่จะได้ร่วมงานกับคุณ – และวิธีที่คุณพูดถือเป็นงานสำคัญในเรื่องนี้

สิ่งสำคัญคือคุณต้องรักษาภาษาให้ดีและมุ่งใช้ภาษาจากคำอธิบายด้านอาชีพด้วยตัวมันเอง

นอกจากนี้ พึงระลึกไว้เสมอว่าจดหมายปฏิเสธเป็นตัวเลือกที่ยอดเยี่ยมสำหรับผู้สมัครในการได้รับคำตอบที่เป็นประโยชน์และเรียนรู้วิธีทำให้ดีขึ้นในอนาคตอันใกล้ ลองนึกดูว่าคุณจะรวมความคิดเห็นที่เป็นประโยชน์และเฉพาะเจาะจงได้อย่างไร

จดหมายปฏิเสธสามารถแบ่งออกเป็นสามส่วน:

ย่อหน้า บุคคล

การเริ่มต้นด้วยย่อหน้าควรเป็นแบบส่วนบุคคลอย่างแท้จริงและมีชื่อผู้สมัครและสถานการณ์ที่พวกเขาใช้ ต่อไป ขอขอบคุณผู้สมัครที่สนใจในองค์กรของคุณและมีเวลาสัมภาษณ์

ในท้ายที่สุด จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณต้องนำเสนอต่อผู้สมัครภายในย่อหน้าแรกที่คุณได้ตัดสินใจที่จะเลื่อนไปข้างหน้ากับผู้สมัครรายอื่น

คุณสามารถปล่อยให้พวกเขาผิดหวังโดยรวมถึงคำชมเชยในการปฏิเสธ ประเภทนี้ว่า “แม้ว่าคุณสมบัติของคุณค่อนข้างพิเศษ …”

วรรคสอง (ไม่บังคับ)

ย่อหน้าถัดไปเป็นที่มาของการปรับเปลี่ยนในแบบของคุณอย่างแน่นอน สิ่งที่คุณสร้างจะขึ้นอยู่กับการพบปะกับผู้สมัครและแนวทางที่พวกเขาได้รับ

ตัวอย่างเช่น หากคุณปฏิเสธผู้สมัครหลังจากรอบแรก คุณสามารถทำให้ส่วนนี้สั้นและย้อนกลับไปยังย่อหน้าสองสามย่อหน้าได้ อย่างไรก็ตาม สำหรับผู้สมัครที่มาถึงทรงกลมสุดท้าย คุณอาจต้องการให้บริบทเพิ่มเติมเกี่ยวกับเหตุผลสำหรับการปฏิเสธ

ผู้สมัครใช้เวลาเตรียมตัวให้พร้อมสำหรับระบบการสัมภาษณ์ของคุณ ดังนั้น หากคุณรู้สึกทึ่งกับพวกเขาตลอดการสัมภาษณ์ อาจสร้างความโดดเด่นอย่างมากให้พวกเขาได้รู้

โดยพื้นฐานแล้วประกอบด้วยความแข็งแกร่งเพียงหนึ่งเดียวที่คุณจำได้จากขั้นตอนการสัมภาษณ์ เช่น “ทีมของเรารู้สึกทึ่งกับเทคนิคการแต่งเพลงของคุณเป็นพิเศษ”

หากต้องการรวมราคาจริงๆ คุณจะต้องรวมคำแนะนำที่สร้างสรรค์เพื่อช่วยผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าในการกำหนดสถานที่ที่จะเพิ่มประสิทธิภาพ พิจารณาบันทึกโดยละเอียดในระหว่างการสัมภาษณ์งาน (หรือพูดคุยกับผู้จัดการที่เลือกให้ทำเช่นนั้น) และเมื่อคุณปฏิเสธผู้สมัครของคุณ ให้สถานที่ปรับปรุงหนึ่งหรือสองแห่ง

เน้นที่ 1 ปัจจัยของรายละเอียดงานที่คุณรู้สึกว่าผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าไม่ตรงกัน

พูดว่าฟังก์ชันคาดหวังความรู้ในการวิเคราะห์ความรู้ แต่ผู้สมัครไม่แข็งแกร่งในภูมิภาคนี้ คุณอาจพูดว่า “ขณะนี้ เรากำลังมองหาผู้สมัครที่มีความคุ้นเคยกับการวิเคราะห์ข้อมูลอย่างลึกซึ้งยิ่งขึ้น…”

หากคุณประทับใจผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและรู้สึกจริง ๆ ว่าพวกเขาจะเป็นประโยชน์ต่อบริษัทของคุณในอนาคต ให้เปิดประตูออกไปโดยบอกพวกเขาว่าคุณสามารถตั้งค่าพวกเขาในฐานข้อมูลของคุณพูดกับฐานข้อมูลและคิดใหม่ได้ในระยะยาว

นอกจากนี้ หากเป็นการเลือกที่ยาก ให้แจ้งผู้สมัครของคุณ วิธีนี้จะช่วยบรรเทาความกดดันได้

วรรค 3

ปิดท้ายด้วยการอวยพรให้ผู้สมัครโชคดีในการหางาน และขอบคุณผู้สมัครอีกครั้งสำหรับการดูธุรกิจของคุณ

จดหมายปฏิเสธทั่วไป

เรียน [ชื่อ],

ขอขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์สำหรับ [ตำแหน่ง] ใน [วันที่สัมภาษณ์] และใช้เวลาเป็นผู้เชี่ยวชาญเกี่ยวกับบริษัทของเรา หลังจากไตร่ตรองอย่างรอบคอบแล้ว เราได้เลือกโอกาสเพิ่มเติมสำหรับตำแหน่งนี้

เราหวังว่าคุณจะรักษาเราไว้ในสมองเมื่อเราส่งเสริมบทบาทในอนาคตที่จะเกิดขึ้นและกระตุ้นให้คุณสมัครอีกครั้ง

เราต้องการให้คุณมีโชคในอุดมคติในงานของคุณ และขอขอบคุณสำหรับความปรารถนาของคุณในบริษัทของเรา

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

จดหมายปฏิเสธการตอบกลับ

เรียน [ชื่อ],

ขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์สำหรับ [ตำแหน่ง] ใน [วันที่สัมภาษณ์] เป็นการคัดเลือกที่ยากอย่างไม่น่าเชื่อ แต่เราได้เลือกผู้สมัครอีกหนึ่งคนสำหรับสถานที่นี้

ทีมของเรารู้สึกทึ่งเป็นพิเศษกับ [ทักษะ] ของคุณ แต่เรารู้สึกว่าคุณขาดความรู้ใน [ทักษะ/ประสบการณ์] เราอาจสนับสนุน [เรียนหลักสูตร/รับใบรับรอง/รับประสบการณ์โครงการ] เพื่อเพิ่มพูน

เราต้องการติดต่อกับคุณสำหรับทางเลือกที่กำลังจะเกิดขึ้นซึ่งอาจอยู่ในสถานะที่ดี อย่าลืมแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจที่จะอยู่ในกลุ่มผู้มีความสามารถของเราต่อไป

ขอบคุณมากอีกครั้งที่สละเวลาสมัครและเข้ามาเติมเต็มพนักงาน เราขอให้คุณโชคดีในอุดมคติในงานของคุณและขอขอบคุณสำหรับความอยากรู้ของคุณในบริษัทของเรา

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

จดหมายปฏิเสธการเปลี่ยนเส้นทาง

[ชื่อ] ราคาแพง

ขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์สำหรับ [ตำแหน่ง] ใน [วันที่สัมภาษณ์] ทันทีหลังจากที่พิจารณาอย่างรอบคอบแล้ว เราก็ได้ตกลงกันที่จะโอนไปข้างหน้ากับผู้สมัครอีกรายหนึ่ง

ทีมของเราประทับใจ [ทักษะ] ของคุณเป็นพิเศษ แต่เรารู้สึกว่าคุณขาดความเชี่ยวชาญใน [ทักษะ] อย่างไรก็ตาม เราเชื่อว่าชุดทักษะของคุณจะสอดคล้องกับ [ตำแหน่ง] และยินดีที่จะพิจารณาคุณด้วย

อย่าลืมแจ้งให้เราทราบหากคุณสนใจที่จะพูดคุยเกี่ยวกับเรื่องนี้เพิ่มเติม

เราขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับเวลาของคุณและต้องการให้คุณมีอุดมคติในความพยายามในอนาคตของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

จดหมายปฏิเสธขนาดเล็ก

[ชื่อ] ราคาแพง

ขอบคุณสำหรับการสัมภาษณ์สำหรับ [ตำแหน่ง] ใน [วันที่สัมภาษณ์] หลังจากไตร่ตรองอย่างถี่ถ้วนแล้ว เราตัดสินใจดำเนินการกับผู้สมัครรายต่อไปทันที

เราขอขอบคุณสำหรับความหลงใหลในธุรกิจ และเราต้องการให้คุณโชคดีในการค้นหาอาชีพของคุณ

ขอแสดงความนับถือ,

[ชื่อ]

การแจ้งผู้มุ่งหวังที่พวกเขาถูกปฏิเสธนั้นไม่ซับซ้อน การเขียนจดหมายแสดงความมีน้ำใจให้เข้ากับสถานการณ์ เท่ากับว่าคุณเปิดประตูรับการทำงานร่วมกันที่จะเกิดขึ้นและขจัดผลกระทบที่ดีต่อองค์กรของคุณไป

โปรดทราบบรรณาธิการ: ภาพนี้พิมพ์ครั้งแรกในเดือนตุลาคม 2018 และเป็นปัจจุบันเพื่อความครอบคลุม