Лучшие провайдеры VoIP и телефонные услуги, которые вы должны рассмотреть

Раскрытие информации: этот контент поддерживается читателями, что означает, что если вы нажмете на некоторые из наших ссылок, мы можем получить комиссию.

Вы хотите пропустить чтение и сразу перейти к моему лучшему выбору? Лучшими телефонными услугами VOIP для большинства людей являются Nextiva, Ooma или Ringcentral.

Покупка VoIP для вашего бизнеса сэкономит вам деньги по сравнению с традиционной телефонной линией. И если вы уже используете услугу VoIP от неуклюжего провайдера, вы можете переключиться на что-то более элегантное, ничего не потеряв, кроме разочарования.

Чтобы написать действительно полезный пост для моих читателей, моя команда связалась с лидерами, которые использовали VoIP по-разному.

Вы можете найти около 80 процентов того, что вам нужно знать о VoIP, где угодно в Интернете — вот 20 процентов, которые вы больше нигде не найдете.

Мы говорили с:

• Грегг, который зарабатывает на жизнь управлением ИТ-услуг. Он знает плюсы и минусы различных вариантов VoIP и помогает предприятиям оставаться защищенными от взломов.
• Джейсон, который проработал в колл-центрах почти 30 лет и только что купил VoIP для своей корпоративной организации. Он настроен на то, что важно для ваших сотрудников, независимо от того, работают ли они удаленно или в офисе.
• Макан, который создал десятки крупных команд по телемаркетингу. Он научился снижать риск штрафов со стороны регулирующих органов и выявлять лучших в отрасли с исключительно высокой текучестью кадров.
• Саркар, который управляет отделами продаж в сфере B2B SaaS. Он рассказал нам, как синхронизировать программное обеспечение VoIP и CRM с наименьшими возможными головными болями.

Послушай, я знаю, что работает для такой компании, как моя. Общаясь с рядом экспертов, моя команда и эта статья могут помочь более широкому кругу покупателей с другими вариантами использования или ситуациями, чем у меня.

Есть компании, которые хотят оборудовать офисы в 20 странах. Другие должны защищать данные пациентов. Некоторые люди просто хотят перестать использовать свой личный номер мобильного телефона для работы.

Вот семь лучших поставщиков услуг VoIP-телефонии, которыми вы можете начать пользоваться прямо сейчас. После обзоров вы найдете подробное руководство покупателя.

# 1 - Обзор Nextiva - Лучший в целом

Я много слышал о тенденциях работы из дома, но я не думаю, что кто-то может точно сказать, какой будет «офисная жизнь» через два-три года. Если вы хотите, чтобы ваши команды оставались работоспособными независимо от того, куда дует ветер, Nextiva — хороший выбор.

Это облачный VoIP, так что ваши сотрудники могут прийти в офис, установить рабочий стол дома или использовать свой телефон в пути. В отличие от локальной телефонной системы, сотрудники могут использовать свой телефон без VPN, поскольку они звонят через Nextiva.

Таким образом, вам меньше нужно беспокоиться о безопасности, о чем, безусловно, думают менеджеры, которым звонят люди из отелей, кафе и их домашней сети.

Эксперты, с которыми беседовала моя команда, охарактеризовали ее как настоящую систему plug-and-play для предприятий, которым нужен гудок без проблем с ИТ. Если ваша система построена на десяти телефонах или меньше, у вас не возникнет проблем с установкой Nextiva.

Однако Джейсон указал на одну вещь: вам нужно подумать о соблюдении требований, если вы планируете брать номера кредитных карт по телефону. Но по большей части безопасностью занимается Nextiva, потому что все проходит через их облако.

При необходимости Nextiva может масштабироваться до сотен телефонов. Чтобы все заработало, потребуется некоторая внутренняя конфигурация, но Nextiva поможет вам выполнить развертывание с помощью управляемого процесса установки.

И в отличие от некоторых других компаний, предлагающих такую ​​гибкость, Nextiva может оборудовать весь ваш офис. Факсы, телефоны для конференц-связи, несколько офисов — независимо от вашей конфигурации вы сможете перевести ее на современную платформу Nextiva.

Повысьте уровень своего рабочего телефона, соединив его с электронной почтой, текстовыми сообщениями и видео, или сосредоточьте все каналы в одном окне для своих сотрудников.

Включены все ожидаемые функции обработки вызовов и администрирования пользователей. И когда я говорю, что они просты в использовании, ознакомьтесь с Конструктором потока вызовов, который позволяет визуализировать настройку маршрутизации:

На некоторых платформах может быть сложно настроить автосекретарей, но с Nextiva это легко сделать с помощью перетаскивания.

Компания много сделала для того, чтобы все было максимально удобно для конечных пользователей. Если вам интересно, есть ли у вас в офисе необходимая скорость интернета, вы можете проверить ее прямо сейчас на сайте Nextiva. Смоделируйте трафик, необходимый для двух или 200 телефонов. Вы получите информацию о скорости, а также о дрожании и обо всем, что влияет на то, можете ли вы надежно совершать звонки.

Вы также можете использовать сайт для проверки скорости удаленных сотрудников, которым необходимо быть на связи, что Джейсон настоятельно рекомендовал. Если их домашняя сеть не поддерживает VoIP, вы можете столкнуться с дорогостоящей ошибкой при найме.

Nextiva предлагает круглосуточную поддержку для каждого плана. Это нетипично, тем более для VoIP по такой доступной цене (которая сейчас тоже есть в продаже!)

• Essential : от 18,95 долларов США 11,95 долларов США в месяц на пользователя
• Профессиональный : от 22,95 долларов США 20,95 долларов США в месяц на пользователя
• Предприятие : от 32,95 долларов США, 26,95 долларов США в месяц на пользователя.

Это годовые цены — из месяца в месяц на одного пользователя приходится платить немного больше, но вам не нужно подписывать контракт.

План Essential подойдет многим командам. Он включает неограниченные голосовые и видеозвонки, бесплатный местный и бесплатный номер и 1500 бесплатных минут. Это намного больше, чем вы получите с другими планами начального уровня.

В отличие от RingCentral, для плана Essential нет ограничения на количество пользователей. Это означает, что вы можете предложить большему количеству людей безлимитную голосовую и видеосвязь по низкой цене, вместо того, чтобы обновляться после того, как вы наберете 20 пользователей.

Для конференц-связи и деловых SMS вам понадобится тарифный план Professional. Это связано с интеграцией Salesforce, HubSpot и Zendesk. Essential имеет интеграцию только с Outlook и Google Contacts.

На уровне Enterprise вы получаете интеграцию с программным обеспечением CRM и единым входом, что является огромным преимуществом для удаленных сотрудников.

Nextiva One — многоканальное решение компании. Если клиенты обращаются к вам не только по телефону, но и по другим каналам, это может быть хорошей идеей.

Ваши сотрудники могут видеть все общение с каждой учетной записью, что очень полезно, если люди регистрируют заявки в службу поддержки, общаются в чатах, общаются в социальных сетях и т. д.

Джейсон утверждал, что омниканальность также облегчает жизнь администраторам. «У меня нет 10 систем для управления, — сказал он нам, — все в одной системе».

Вы можете координировать электронную торговлю с колл-центром или связать несколько обычных магазинов в единую систему.

У вас также есть один счет, а не десятки, и вы не гоняетесь за информацией на нескольких платформах. Если у клиента возникла проблема, вы можете быстро просмотреть всю запись, независимо от того, как он связался с вами.

Организация просто проще с Nextiva. Оставаться на одной странице с клиентами и вашими сотрудниками так же просто, как войти в систему, где бы вы ни находились.

Для команд, у которых нет офиса для координации деятельности, Nextiva — лучшее решение VoIP.

Это продукт, который новые и старые сотрудники могут сразу начать использовать на любом устройстве, которое у них есть. Если у них когда-нибудь возникнут проблемы, уважаемая служба поддержки клиентов Nextiva всегда готова оказать поддержку.

Если вы смотрите на то, как разбиваются функции в разных пакетах, и не можете найти идеально подходящего, просто обратитесь в Nextiva. Вы можете приобрести любую функцию на заказ.

Создайте свою систему по-своему за меньшее время с Nextiva. Свяжитесь с нами, чтобы получить семидневную бесплатную пробную версию пакета Essential или демонстрацию любого другого пакета, который они предлагают. Кроме того, в течение ограниченного времени получите скидку 25% плюс бесплатный телефон при регистрации!

#2 – Обзор Ooma Office – лучшее решение для добавления VoIP в существующие телефонные системы малого и среднего бизнеса

Если вы откладываете замену устаревшей телефонной системы, Ooma может помочь вам установить VoIP бизнес-класса с минимальным вмешательством в вашу работу.

Любой ваш телефон, который все еще работает — аналоговый или IP — будет подключен прямо к вашей новой системе Ooma. Вы также можете купить у них телефоны по отличной цене, и они будут предварительно настроены и готовы к работе прямо из коробки.

Сотрудники могут совершать звонки и сотрудничать со своими коллегами в мобильном приложении Ooma, независимо от того, находятся ли они в офисе или в пути.

Одна вещь, на которую указал Грегг, заключалась в том, насколько дорого может обойтись настройка вашей настройки, если вам нужно платить за расширение. С Ooma каждый пользователь получает несколько бесплатных расширений: одно для конференций, одно для онлайн-факсинга и одно для виртуального секретаря.

Виртуальный регистратор - это термин Оома для автосекретаря. Вы можете настроить его на воспроизведение пользовательских сообщений о рабочих часах, позволить вызывающим абонентам набирать номер по имени, выбирать предпочитаемый язык или перенаправлять вызывающего абонента на другой добавочный номер.

С другими поставщиками — особенно с теми, которые стоят так же дешево, как Ooma — вам часто приходится доплачивать за возможность отправки факсов через Интернет. Некоторые провайдеры телефонных услуг VoIP даже не приспосабливаются к этому.

Когда Джейсон разослал свой документ с бизнес-требованиями поставщикам, «две компании тут же выручили», потому что они не смогли настроить факсимильные аппараты. Большинство других продавцов сказали ему, что на самом деле они этого не делают, но попытаются заполучить его бизнес.

С Ooma каждый из ваших пользователей может бесплатно настроить собственный факсимильный номер.

Задача решена.

Когда дело доходит до интеграции VoIP с существующим оборудованием, Ooma сводит к минимуму шаги, которые вам необходимо предпринять, и обеспечивает максимальную гибкость. Подключитесь к Ooma Office через Wi-Fi, Ethernet или используйте базовую станцию ​​для подключения аналоговых устройств.

Думайте об этом как об облачном VoIP-решении, которое действительно хорошо подходит для вашего существующего оборудования. Настройка большого офиса может занять некоторое время, но портал администратора прост. Это не самый красивый интерфейс всех времен, но он невероятно прост в использовании.

В то время как Ooma предлагает решения для предприятий, их телефонные услуги VoIP для малого бизнеса действительно выделяются из пакета.

Нет договоров — редкость в этом продуктовом пространстве. Обычно, чтобы получить лучшую цену на VoIP, вам нужно подписаться как минимум на год. Цена Оома такая, какая она есть. Для малого бизнеса цены Ooma делятся на два уровня:

• Ooma Office : от 19,95 долларов США в месяц на пользователя.
• Ooma Office Pro : от 24,95 долларов в месяц на пользователя.

При обновлении до Pro вы получаете настольное приложение, видеоконференции, запись звонков, расширенную блокировку звонков и расшифровку голосовой почты. Вы также сможете проводить конференц-звонки с участием до 25 человек, тогда как в Ooma Office есть ограничение до 10 человек.

У вас нет выбора для выборочного обновления пользователей с помощью Ooma Office — это все сотрудники одного плана или все сотрудники другого. Но при обновлении всего за 5 долларов за пользователя вы все еще попадаете в средний диапазон для VoIP.

И, если вы обновитесь, вы сможете настроить людей на их компьютерах с программным телефоном, что означает, что вам придется покупать меньше оборудования.

Вы можете избежать покупки телефонов без обновления, если люди звонят из мобильного приложения (которое входит в состав офиса Ooma), хотя Грегг предупредил нас, что VoIP может быть затруднен на сотовом телефоне. «Да, вы экономите деньги, потому что не покупаете физическое оборудование, — сказал он, — но это может привести к разрядке батареи прямо из устройства».

Переходите в облако в своем собственном темпе. Сохраняйте свое оборудование и управляйте им самостоятельно с гораздо меньшими усилиями, чем при традиционной настройке. Получите предложение, зарегистрируйтесь в Ooma и начните экономить уже сегодня.

№3 – Обзор RingCentral – Лучшее решение для исходящих звонков большого объема

RingCentral дает вам неограниченные звонки, текстовые сообщения и видеоконференции по конкурентоспособной цене. Если вам нужны только телефоны и текстовые сообщения, вы можете получить еще более выгодную сделку.

Забудьте о поминутной оплате и настройте для сотрудников простую в использовании VoIP. Для колл-центров, обслуживания клиентов, продаж — всем, у кого постоянно разговаривают по телефону, понравится RingCentral. Это особенно актуально, если вам приходится постоянно обучать новых сотрудников.

Во-первых, они смогут использовать интерфейс. Это интуитивно понятно любому, кто пользовался компьютером. Администраторы и менеджеры обнаружат, что могут сократить время, необходимое для превращения новичков в опытных представителей вашей компании.

«Вы экономите много денег, потому что можете определить сотрудников, которые плохо выполняют свою работу и тратят свое время впустую», — сказал нам Макан. Вместе с RingCentral он создал множество колл-центров телемаркетинга и очень ценил возможность «сразу сказать, кто стоит денег».

Возможность отслеживать звонки, KPI и прослушивать записи была для него как день и ночь по сравнению с работой на стационарном телефоне. Команды могут прослушать звонки, которые прошли хорошо (или плохо), чтобы понять, как лучше использовать каждую возможность.

Функции отчетности не потребуют от специалиста по обработке данных извлечения информации. Найдите своих лучших исполнителей и выясните, что они делают. Определите людей, которые не подходят вам, и отпустите их.

Я постоянно слышу много маркетинговых словечек вроде «этот инструмент оптимизирует производительность». RingCentral идет пешком.

«Вы действительно можете предсказать свои продажи, — сказал Макан, — я знаю, что это трудно понять, но это правда».

Он смог вычислить, что 2500 звонков приводят к одному листингу. Это подсказывало ему, сколько минут люди должны были разговаривать по телефону, чтобы оставаться прибыльным. Со временем он мог видеть, сколько объявлений сотрудник должен создать в первый месяц, второй квартал и так далее.

Скорее всего, вы будете измерять разные KPI, но идея одна и та же. С той наглядностью, которую обеспечивает RingCentral, вы можете преобразовать цифры в простые показатели, которые обеспечивают подотчетность сотрудников. Вы заранее знаете, как будут выглядеть ваши продажи, и можете увеличивать или уменьшать их соответственно.

В RingCentral есть много того, что хорошо подходит для крупномасштабных звонков. Администраторам не обязательно быть ИТ-специалистами, чтобы добавлять новых пользователей и предоставлять им доступ к определенным ресурсам. Они смогут быстро нанимать новых сотрудников. Когда кто-то уходит, он сможет переключаться между учетными записями и повторно использовать номер, поэтому вам не придется платить за линии, которые вы не используете.

Если у вас есть текучесть кадров — как это бывает со многими профессиями, требующими больших объемов звонков, — вам нужно помнить о целостности вашей базы данных. RingCentral позволяет легко ограничить доступ к ресурсам и отменить его, если это необходимо.

Вы определенно будете использовать CRM (или какую-либо форму базы данных) для масштабных звонков. RingCentral интегрируется со многими из них. Вы хотите сохранить эту информацию в тайне.

Еще одна обязанность колл-центров, с которой RingCentral помогает вам ориентироваться, — это соблюдение требований, что имеет решающее значение, если вы делаете много холодных звонков или используете автоматический номеронабиратель. Существует безопасный дозвонщик TCPA, который помогает агентам избежать иска о «роботизированных звонках» против вашей компании. Вместо того, чтобы беспокоиться о том, чтобы что-то испортить, они могут сосредоточиться на человеке, с которым разговаривают.

Функции списка DNC также просты в использовании. Интегрируйтесь со сторонними инструментами, чтобы постоянно обновлять свой список и быстро показывать своим сотрудникам, как вести собственный внутренний список.

RingCentral соответствует требованиям HIPAA, что означает невероятно высокий стандарт конфиденциальности и безопасности. Штрафы за нарушение HIPAA очень высоки, и это не самое худшее, что может случиться.

Выбирая из ассортимента пакетов RingCentral, вы можете заменить свои телефоны на VoIP и сэкономить немного денег или полностью оборудовать многоканальный колл-центр.

RingCentral MVP (ранее RingCentral Office) имеет четыре уровня на выбор:

• Essentials : от 19,99 долларов США в месяц за пользователя.
• Стандарт : от 27,99 долларов США в месяц за пользователя.
• Премиум : от 34,99 долларов в месяц на пользователя.
• Ultimate : от 49,99 долларов в месяц на пользователя.

Это цены, если вы подписываетесь на год обслуживания, которые отражают скидку 33% от месячной ставки.

План Essentials ограничен 20 пользователями. Вы получаете неограниченное количество разговоров и текстовых сообщений, а также возможность обмена документами, что может быть полезно для обмена сценариями продаж и обслуживания клиентов. Вы также можете обмениваться командными сообщениями, что особенно полезно в те дни, когда не все приходят в физический офис.

В Standard вы получаете неограниченное количество факсов, видеоконференций и интеграцию с Google Workspace, Microsoft 365. Также нет ограничений на количество пользователей.

Но если вы собираетесь звонить в больших объемах, я настоятельно рекомендую приобрести Premium. Вы получаете интеграцию с CRM, которая так важна для набора ваших показателей и эффективного общения в масштабе.

Премиум на 10 долларов выше средней стоимости VoIP. Помните, что средний VoIP предназначен только для голоса, а с RingCentral MVP вы получаете текстовые сообщения, видео и расширенные функции обработки вызовов, которые не включают другие «средние» планы.

Менеджеры смогут прослушивать звонки в режиме реального времени и давать советы «шепотом». Сотрудник их слышит, звонящий нет. Из того, что я обнаружил, подобные функции от других поставщиков обычно были зарезервированы для планов стоимостью более 50 долларов. Так что в этом смысле я бы посчитал RingCentral MVP намного ниже средней цены.

RingCentral также предлагает программное обеспечение для контакт-центров, которое унифицирует ваши коммуникации. Ваши агенты смогут увидеть полную запись истории клиента. Когда они звонили, когда болтали? Все в порядке. Вам нужно будет связаться с RingCentral, чтобы узнать цены контакт-центра.

Это мой выбор номер один для людей, которым приходится делать массу звонков. RingCentral поможет вам защитить себя от ряда обязательств, связанных с масштабным охватом. Это также дает вам жизнеспособность и инструменты, чтобы оставаться эффективными и максимизировать способность каждого сотрудника внести свой вклад.

Попробуйте RingCentral бесплатно сегодня.

#4 – Обзор Phone.com – Самый доступный VoIP профессионального уровня

Phone.com — это разумный выбор для компаний, которые ищут недорогой VoIP. Вы можете иметь неограниченные звонки или платить меньше за установленный блок минут каждый месяц.

Одна из экономичных функций Phone.com заключается в том, что вы можете комбинировать планы. Предоставьте своему отделу продаж неограниченные планы, сэкономив при этом деньги на сотрудниках, которые используют телефоны лишь изредка.

А с базовым планом вы по-прежнему получаете большинство стандартных функций VoIP, таких как обработка вызовов, автосекретари, музыка на удержании и так далее. Например, вам придется обновиться, чтобы получить видеоконференцсвязь, соответствующую HIPAA, но вы можете принимать до 10 человек в обычном сеансе с помощью Basic.

С большинством других поставщиков вам необходимо обновить план для всех ваших пользователей. Phone.com действительно может помочь вам сократить расходы, предоставляя пользователям необходимые им функции. Это одно из тех лицензионных нарушений, о которых нам рассказал Грегг, когда это может хорошо сработать, если вы знаете, что делаете.

Phone.com позволяет выбрать то, что вам нужно. Запись звонков и отправка входящих факсов оплачиваются дополнительно, хотя вы сможете отправлять факсы со своего телефона с любым тарифным планом.

Nextiva и RingCentral немного более надежны, особенно когда речь идет об отчетности и аналитике. Что касается интеграции с CRM, то Phone.com ограничен AllProWebTools и Zoho.

Но некоторым предприятиям просто нужен надежный телефон с функциями обработки вызовов, которыми они могут управлять сами. Phone.com делает больше, и это достаточно дешевле, чем другие варианты, чтобы ваша компания серьезно сэкономила, не соглашаясь на ненадежное решение.

Предложите своим клиентам возможность отправлять текстовые сообщения, когда у них есть вопросы. Phone.com упорядочивает все сообщения ваших сотрудников. Приходите для телефонной системы, оставайтесь для обмена сообщениями.

Чтобы использовать IP-телефоны, у вас должен быть повышенный план. Компания предлагает действительно отличные цены на популярные телефоны всех стилей. Вы также можете использовать то, что у вас есть, поскольку Phone.com поддерживает ряд аппаратных средств.

Использование собственного оборудования определенно уменьшит первоначальные затраты, но из разговора с Греггом мы узнали, что старые телефоны могут быть взломаны. Просто убедитесь, что процессор не сильно отстает от того, что вам пытается продать Phone.com, и приготовьтесь выполнить некоторые настройки самостоятельно. Вы действительно можете просто подключить и играть, если покупаете оборудование через Phone.com.

Цены на Phone.com низкие по всем направлениям. Вы получите цены ниже с авансовым годовым обязательством, которые на 20% ниже, чем при ежемесячном выставлении счетов.

• Базовый : от 10,39 долларов США за пользователя в месяц.
• Плюс : от 15,99 долларов США за пользователя в месяц.
• Pro : от 23,99 долларов США за пользователя в месяц.

Базовый включает 300 минут, которые объединяются для всех ваших пользователей. Это просто означает, что пользователи Basic делят минуты вместо того, чтобы беспокоиться об индивидуальном просмотре каждый месяц.

Каждый пользователь также получает 1000 объединенных текстовых сегментов. Сегмент ограничен 160 символами, что намного меньше, чем большинство телефонов могут отправить в обычном текстовом сообщении в наши дни. Так что это не 1000 сообщений в месяц, если только вы не хотите быть краткими.

Объемное лицензирование снижает цену как для пользователей, так и для дополнительных телефонных номеров. При 25 и более пользователях цена Basic снижается до 8,99 долларов, Plus — до 14,99 долларов, а Pro — до 21,99 долларов.

Учитывая, что Pro может работать со многими решениями VoIP для колл-центров, которые я рассматривал, стоит проверить, нужно ли вам много телефонов с ограниченным бюджетом. Благодаря голосовой и видеосвязи, совместимым с HIPAA, это может быть хорошим вариантом для медицинских учреждений, стремящихся поддерживать телемедицину.

Вам действительно нужно получить информацию от каждого человека и отдела, использующего телефонную систему. Выясните, какие технологии и функциональные возможности вам необходимо поддерживать. Если Phone.com отвечает всем требованиям, он будет меньше, чем где-либо еще.

Phone.com предлагает вам низкую цену, которая масштабируется лучше, чем OpenPhone, Grasshopper и другие легкие решения VoIP.

Я бы не стал использовать его для создания колл-центра — вам придется полностью полагаться на свою CRM во всем, кроме самых основных отчетов и аналитики, — но вы сможете настроить множество телефонов для нормальной работы. потребности бизнеса.

Если вы думаете о том, чтобы перерезать шнур на своей традиционной телефонной линии, этот вариант сэкономит вам больше всего денег. Зарегистрируйтесь на Phone.com сегодня, договор не требуется.

# 5 - Обзор Grasshopper - лучший, если вам нужно больше добавочных номеров, чем телефонных линий

Grasshopper — отличный вариант для небольших компаний, которые хотят создать профессиональную идентичность, не покупая очень сложную систему.

Я думаю о владельце ресторана, которому нужны номера для нескольких мест без необходимости платить за традиционную телефонную линию, идущую к каждому из них. Или, может быть, юридическая фирма, которая хочет несколько номеров с большим количеством расширений.

Если вы изложили свои бизнес-требования и оказалось, что вам нужно только самое необходимое, не платите больше за то, что вам не нужно. Grasshopper будет снабжать вас всем необходимым по единой фиксированной ставке каждый месяц.

Вы получите набор функций, предназначенных для повседневной работы современного бизнеса, без беспорядка, характерного для крупных организаций. Нет необходимости обновляться только для доступа к определенной функции. Каждый тарифный план Grasshopper включает неограниченные звонки, а также все функции, предлагаемые компанией, такие как настройка телефонного дерева, персонализированные приветствия, маршрутизация вызовов и многое другое.

Есть даже несколько функций, таких как мгновенный ответ, которые вы не всегда получите с другими провайдерами. Если вы пропустите звонок, Grasshopper автоматически отправит текстовое сообщение.

Одновременная обработка вызовов и переадресация вызовов позволяет вам переадресовывать вызовы товарищам по команде, когда вы заняты. Транскрипция голосовой почты упрощает ответ на звонки в нерабочее время.

Управляйте всем, что я только что перечислил, прямо из мобильного приложения. Направляйте звонки именно туда, куда им нужно, — это всего лишь несколько движений по мобильному телефону.

Вы также получаете неограниченное количество расширений с планами Grasshopper Small Businesses и несколько бесплатных расширений с другими их планами. Направляйте звонки на другие номера, мобильные устройства, информационные расширения для ответов на часто задаваемые вопросы или вежливую голосовую почту вне офиса.

Грегг сказал, что люди должны следить за оплатой за продление в контакте, который они подписывают. Общая стоимость может «очень быстро вырасти», если вам придется платить за дополнительную линию только для того, чтобы настроить добавочный номер голосовой почты.

С Grasshopper вам не о чем беспокоиться. План начального уровня поставляется с одним номером и тремя добавочными номерами — идеально подходит для индивидуального владельца или учредителя, чтобы приветствовать своих абонентов с помощью профессионального меню и связывать их с нужным человеком.

Давайте подробнее рассмотрим три варианта использования Grasshopper.

• Соло : от 26 долларов в месяц за один номер и три расширения.
• Партнер : от 44 долларов в месяц за три номера и шесть расширений.
• Малый бизнес : от 80 долларов в месяц за пять номеров и неограниченное количество добавочных номеров.

Как я уже сказал, это действительно только основы. В нем нет интеграции с CRM или записи звонков, поэтому подумайте о Grasshopper как о способе заменить вашу телефонную систему, а не произвести в ней революцию.

Тем не менее, если вы пытались творить чудеса с бесплатным VoIP, таким как Google Voice, возможность настроить маршрутизацию вызовов может показаться совершенно революционной.

Он также будет стоить дешевле и его будет намного проще настроить, чем у более надежных конкурентов. Бесплатные номера могут начать работать через день, но обычно ваш номер готов к работе, когда вы регистрируетесь.

Если вы хотите добавить дополнительную линию, это 10 долларов в месяц. Это намного больше, чем Phone.com для дополнительных линий, поэтому я не рекомендую Grasshopper, если вам нужна тонна. Кроме того, интерфейс в любом случае не предназначен для работы с большой системой.

Но для небольшого офиса он идеален. Неважно, где вы или ваши деловые партнеры работаете — люди могут быть в поле, когда поступает вызов в офис, или вообще в другом городе. Grasshopper позволяет легко доставлять ваши звонки туда, куда им нужно.

Попробуйте Grasshopper бесплатно.

#6 – Обзор PhoneBurner – лучший готовый VoIP для отделов продаж

PhoneBurner готов к работе. Ты?

Этот продукт немного отличается от других опций VoIP в моем списке. Это платформа для привлечения клиентов, поэтому она не предназначена для замены вашей телефонной системы. Скорее, он предназначен для того, чтобы предоставить торговым представителям идеальный инструмент для поиска, продажи и заключения сделок.

Команда удаленная? Нравится ли людям работать вне офиса? Не драма. Ваши пользователи могут звонить из любого места и начинать работать с вашими самыми популярными контактами.

Он содержит CRM и программное обеспечение для автоматического набора номера, встроенное в платформу. Вы не пытаетесь сделать так, чтобы технологии играли красиво — все уже настроено, когда вы открываете коробку. Вы можете интегрироваться со своей собственной CRM, если хотите, или просто импортировать лиды и начать совершать до 80 звонков в час.

Я не знаю, каков сейчас темп ваших представителей, но 80 звонков в час — это дым. Нет задержки «телемаркетера» при подключении вызова, только четкий разговор, как будто он идет по телефонной линии.

И, поскольку CRM привязана, представители могут точно видеть, с кем они разговаривают, на каком этапе конвейера они находятся, и любые заметки, оставшиеся в учетной записи.

Саркар сказал, что почти все участники B2B SaaS-игры сейчас звонят через платформы продаж. Автодозвон делает ваших агентов намного более эффективными, избавляя их от рутинной работы по набору номера. «Вам почти ничего не нужно нажимать», — сказал он.

С PhoneBurner вам не нужно набирать номер вручную, листать страницы в поисках номера или лихорадочно копировать/вставлять электронные письма перед следующим звонком. Вместо этого вы можете сбросить голосовую почту, не дожидаясь звукового сигнала, отправить соответствующее электронное письмо или переместить потенциального клиента в другую папку одним щелчком мыши.

Для Макана программное обеспечение для автодозвона имело решающее значение для широкомасштабного охвата телемаркетинга, но его было сложно настроить. Вы должны специально запрограммировать CRM и автоматический номеронабиратель. Оттуда дорого настроить программное обеспечение CRM для вашей отрасли. Он упомянул один популярный вариант CRM, который стоил 25 000 и 50 000 долларов, «просто чтобы вы все настроили с телефонами».

С PhoneBurner большая часть этой работы вам не по карману. Он не будет ухаживать за вашей базой данных за вас, но фундаментальная интеграция CRM/автоматического дозвона уже существует.

Компания делает еще один шаг вперед, предлагая один из самых полных пакетов адаптации, которые я когда-либо видел для любого продукта. Их команда работает с вами над целями до того, как вы настроите, проведет вас через тестовую сессию, а затем обучит вашу команду тому, как использовать платформу.

Вы также узнаете, как создавать отчеты, чтобы отслеживать эффективность. Это легко сделать неправильно на любой платформе, но ваш консультант PhoneBurner проводит компании через этот процесс неделю за неделей. Они помогут вам настроить информационные панели, таблицы лидеров, и все это будет настроено в соответствии с вашими целями.

Лиды распределяются автоматически на основе установленных вами правил. Переключайтесь между предустановленными конфигурациями, такими как Round Robin или First Come First Served, или настраивайте свои собственные параметры. Убедитесь, что лиды каждый раз попадают к нужному агенту, при этом со стороны менеджера требуется лишь небольшая работа.

PhoneBurner не дешев, но помните, что это не сравнение яблок с яблоками с другими провайдерами VoIP, потому что вы получаете встроенный автоматический номеронабиратель и CRM.

• Стандарт : от 124 долларов США за пользователя в месяц.
• Профессиональные : от 149 долларов США за пользователя в месяц.
• Премиум : от 166 долларов США за пользователя в месяц.

Это цены, если вы подписываетесь на год, что в основном дает вам два месяца бесплатно по сравнению с ежемесячной оплатой.

Вы получаете неограниченное количество минут дозвона, что, безусловно, важно, если ваши представители делают тысячу звонков каждую неделю. С PhoneBurner это сделать несложно.

Запись звонков хранится бесплатно в течение 30 дней с тарифным планом «Стандартный», 60 дней с тарифным планом «Профессионал», а для тарифных планов «Премиум» ограничений нет. Существуют также ограничения на количество контактов, которые вы можете хранить, начиная с 10 000 на стандартном плане.

Вам нужно будет перейти на версию Professional, чтобы получить возможности софтфона. Это не имеет большого значения, если у вас уже есть телефоны, но я полагаю, что это будет беспокоить людей, которые хотят использовать свой планшет или компьютер.

С Premium вы получаете выделенную входящую линию, а также некоторые функции обработки. Я бы не рекомендовал использовать PhoneBurner для серьезного входящего трафика — другие варианты VoIP будут намного дешевле, — но некоторым командам понравится настраиваемая голосовая почта и возможность переадресации вызовов.

В среднем торговый представитель может сделать на 233% больше звонков с помощью PhoneBurner, чем с обычной линией.

Математика карандаш для вас? Макану потребовалось 2500 звонков, чтобы создать листинг. Какая у вас метрика?

Если удвоить или утроить производительность вашего представителя кажется хорошей идеей, начните бесплатную пробную версию с PhoneBurner сегодня.

#7 – Обзор OpenPhone – лучший способ вести свой бизнес с мобильного телефона

Джейсон предупредил нас, что мы не должны использовать «самый новый и дешевый вариант», поэтому я немного скептически отнесся к тому, что услышал об OpenPhone. Ему всего несколько лет, и он стоит 10 долларов в месяц.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Действуй. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Базовые функции VoIP

Я хочу сосредоточиться на том, что отличает эти продукты, а не перегружать вас описанием каждой функции каждого продукта. Как только вы начнете копаться в VoIP, вы обнаружите, что 30-40 различных функций — это нижний уровень с точки зрения того, что вы получаете.

Каждый выбранный мной вариант охватывает то, что я считаю базовыми функциями VoIP, за некоторыми небольшими исключениями. Вы не услышите, как я их называю, если не будет чего-то превосходного в том, как поставщик это делает.

Чтобы составить мой список рекомендаций, провайдеры должны были включать:

• Функции обработки вызовов , такие как переадресация вызовов, перевод вызовов, ожидание вызова и добавочные номера, чтобы вы никогда не пропустили вызов, где бы вы ни находились.
• Меню и автосекретари , которые позволяют вызывающим абонентам набирать номер определенного отдела, прослушивать рабочие часы и т. д.
• Запись звонков , которая обеспечивает историю и воспроизведение всех звонков, что полезно для обучения, а иногда и необходимо по юридическим причинам.
• Мобильное приложение , которое превращает ваш мобильный телефон в бизнес-линию
• Онлайн-факс заменит традиционные машины, а также автоматически оцифрует документы.
• Возможности софтфона, позволяющие совершать звонки с компьютеров и планшетов, используя только гарнитуру.
• Видеозвонки и конференции для совещаний, вебинаров, телемедицины и многого другого.
• Транскрипция голосовой почты, которая превращает ваши пропущенные звонки в быстрое чтение по тексту или электронной почте

Некоторые пакеты VoIP «начального уровня», предназначенные для компаний с пятью-десятью сотрудниками, имеют только ограниченные версии этих функций. Возможно, вам придется доплатить за запись звонков, например, или выбрать более дорогой план, чтобы получить безлимитный онлайн-факс.

Планы различаются между базовыми телефонными системами для бизнеса и решениями премиум-класса для колл-центров. Последние поставляются с гораздо более настраиваемыми функциями обработки вызовов, многоуровневыми автосекретарями и функциями глубокой отчетности, которые не пропустит небольшая команда.

Выгодная покупка VoIP

Традиционная телефонная связь после уплаты налогов будет стоить около 50–70 долларов в месяц. В своем исследовании я обнаружил, что многие пользователи переходят на VoIP, потому что они платят гораздо больше.

Я думаю, что именно так люди «сокращают свои телефонные счета вдвое», переключаясь на VoIP. Их нынешний телефонный провайдер вытащил их из колеи. Для людей с разумным счетом за телефон экономия может быть не такой существенной.

«Это не какая-то волшебная экономия, — сказал нам Грегг. «Вы сэкономите немного, но не так много, как вы думаете, с ежемесячной услугой телефонной связи».

Но, поскольку вы, вероятно, будете платить за каждый телефон, даже экономия в 10 долларов в месяц быстро окупится. Чем разумнее вы сможете выбрать поставщика, тем больше будет ваша экономия.

Давайте рассмотрим, как оценить рекомендованную цену, реальную цену и везде, где вы можете сократить расходы, найдя систему, подходящую для вашего бизнеса.

Грегг сказал, что VoIP стоит в среднем около 25 долларов на пользователя в месяц, что я и обнаружил в своем исследовании. Это если вы платите за телефоны напрямую или используете софтфоны. Если вы арендуете настольные телефоны, это обычно составляет около 10 долларов в месяц, в результате чего стоимость VoIP составляет около 35 долларов на пользователя в месяц.

Назовите это $ 40 в месяц после налогов и сборов. Это не провайдеры дополняют счет, а только неизбежные государственные надбавки для Фонда универсального обслуживания, который обеспечивает связь в сельских районах страны и поддерживает номера службы экстренной помощи 911.

Теперь вы точно увидите VoIP дешевле, чем $25 за линию. Я включил простые решения VoIP, такие как Phone.com и OpenPhone, которые вдвое дешевле.

Как правило, компромисс с действительно дешевыми планами заключается в том, что вы получаете установленный блок минут в месяц, тогда как планы от 25 долларов США, как правило, включают неограниченные звонки в Северной Америке.

Для продаж, обслуживания клиентов и других случаев использования, требующих, чтобы люди были на связи весь день, безлимитные звонки просто необходимы. Когда вы превысите установленный блок минут, ваша экономия на VoIP может исчезнуть.

Если вы используете программное обеспечение для автоматического набора номера через VoIP, вам действительно нужно избегать поминутной оплаты. Макан подсчитал во время нашего разговора: если у вас есть 100 сотрудников, которые должны делать 200 звонков в день, вы рассчитываете на 100 000 минут в неделю. Это слишком большой объем звонков, чтобы выжить при поминутной оплате.

Некоторые провайдеры, такие как RingCentral, Ooma и Nextiva, предлагают тарифы в диапазоне $20 за безлимитные звонки. Таким образом, вы можете платить ниже среднего, но вам не нужно беспокоиться о больших расходах за перерасход.

Еще одним фактором, который потенциально может снизить общую стоимость VoIP, является понимание лицензирования. Например, будет ли вам дополнительно платить за добавление расширения? Вы платите за пользователя, за линию, за путь вызова? Продавцы не все взимают плату одинаково.

Грегг предупредил нас, что многие люди не понимают, как именно они платят по контракту. Они идут, чтобы настроить что-то на своей стороне, думая, что это бесплатно, а затем шокированы, когда в конце месяца приходит счет.

С Grasshopper даже самый дешевый план, который они предлагают, включает три бесплатных расширения. Это отлично подходит для малого бизнеса, которому нужна одна линия для нескольких отделов, или для стартапа, которому требуется базовое телефонное дерево.

Стоимость добавления нового номера на Phone.com меньше, чем на Grasshopper, но вы не получаете бесплатных расширений. Различные аранжировки могут сбивать с толку, но если вы потратите время на то, чтобы понять, что вам нужно, вы можете использовать это в своих интересах.

Если вы действительно пытаетесь получить VoIP с ограниченным бюджетом, Джейсон предупредил нас, что вы должны быть немного осторожны. В наши дни действительно легко раскрутить VoIP-компанию — технология не нова — и он изложил несколько ужасных историй о плохих продавцах яблок, которые притворяются, что предлагают услуги с хорошей репутацией, и бросают клиентов, как только они получают свои деньги.

«А поскольку перенос номера занимает около 30 дней, вам не повезет, если это произойдет», — сказал он. Министерство юстиции США возбудило эти дела, вернув миллионы долларов от фальшивых схем мошенничества с VoIP.

Лучше перестраховаться, чем сожалеть, и использовать провайдера VoIP, такого как Grasshopper или Ooma, который существует уже некоторое время. Или известное имя, такое как RingCentral, которое является публичной компанией. «Я не могу себе представить, что они бросят тебя через 10 дней или что-то в этом роде», — сказал Джейсон.

Облачная или локальная система

Вы можете установить инфраструктуру VoIP в своем офисе (в помещении) или использовать Интернет для подключения к услуге (в облаке). В любом случае вы платите меньше, чем за традиционную телефонную линию, но есть важные отличия, которые нужно понимать.

При локальном развертывании первоначальная стоимость оборудования намного выше. Вы должны купить АТС, телефоны, маршрутизаторы, коммутаторы и т. д., тогда как облачный провайдер размещает все это самостоятельно.

Вы можете купить настольные телефоны с облачным решением, и многие люди так и делают. Но вам не нужно этого делать, если вы снабдите сотрудников программным телефоном или мобильным приложением VoIP.

«Когда это облачное решение, у вас нет больших затрат, — сказал Грегг. «Но вы не теряете ничего, не приобретая оборудование, потому что эти системы обладают массой функциональных возможностей». Вот некоторые из ключевых возможностей, о которых он говорил:

• Ваши сотрудники могут работать из любой точки мира, где есть интернет
• Вы сможете самостоятельно управлять системами меню функций и маршрутизацией вызовов.
• Вы можете масштабироваться, не покупая оборудование, и масштабироваться без потерь
• У вас нет оборудования для обслуживания и мониторинга

Это четыре основные причины, по которым я рекомендую только облачные решения.

Как и любое решение, размещенное кем-то другим, вы немного жертвуете внутренним контролем. Вы ограничены функциями, которые они предоставляют, тогда как локальную систему можно полностью настроить в соответствии с вашими потребностями.

Но конечный пользователь может делать подавляющее большинство того, что ему нужно, с помощью Ooma или Grasshopper. Владелец магазина с нулевым опытом работы в ИТ может добавить продление для нового сотрудника или внести изменения в информацию о нерабочих часах, предоставленную его автосекретарем.

Большинство людей получают необходимый им контроль без ответственности, связанной с обслуживанием системы. Если вам нужны сотни телефонов и сверхиндивидуальная конфигурация, локальная система может быть вашим единственным вариантом. Это потребует накладных расходов на ИТ — найма MSP, такого как Грегг, для установки, обслуживания, мониторинга и замены вашего оборудования — или найма собственного персонала.

Для многих владельцев бизнеса было бы мечтой не беспокоиться о телефонах. Облачные провайдеры, на которых я смотрел, предлагали почти 100% времени безотказной работы, а некоторые предлагают соглашения об уровне обслуживания с финансовой поддержкой.

Как сказал Грегг моей команде: «Вы не так беспокоитесь о том, чтобы конец в главном офисе был постоянно включен, потому что ваши сотрудники подключаются напрямую к облачному серверу».

Простота здесь еще более важна, если люди работают удаленно или работают вне офиса несколько дней в неделю. Гораздо сложнее защитить связь между внешними пользователями и локальной системой.

Я скажу об этом подробнее в разделе безопасности, но современным сотрудникам нужен доступ к услугам компании в любое время суток. Таким образом, облачные технологии становятся все более популярными.

Грег прямо сказал нам: «Если вы представляете малый и средний бизнес в диапазоне десяти телефонов — плюс-минус — вам больше не стоит делать это локально».

Более крупным компаниям будет о чем подумать, но провайдеры VoIP, такие как Nextiva, RingCentral и Ooma, могут помочь вам настроиться независимо от того, какое развертывание вам нужно. С этими поставщиками вы действительно можете получить лучшее из обоих миров или перейти к облаку в своем собственном темпе.

Какая скорость интернета мне нужна для четких звонков?

Звонки должны быть четкими. Вы не можете пойти на компромисс в этом, иначе вам захочется иметь свой стационарный телефон любой ценой.

Так как же убедиться, что ваша установка работает с VoIP?

Вот основные моменты того, что я обнаружил: VoIP не будет работать на DSL. Кабель может подойти для небольшого офиса, но не для самого большого.

Волокно - это то, что вам нужно. У него есть необходимая вам пропускная способность, а скорость загрузки/выгрузки такая же, как у кабеля.

Все, с кем мы говорили о VoIP, говорили нам, что нехватка полосы пропускания может привести к проблемам — сброшенным вызовам, эху в линии и ужасным разговорам.

Дело в том, что VoIP не требует молниеносного соединения.

Грегг сказал, что 100 кбит/с — это хорошо. 140 кбит/с — это «как самый идеальный телефонный звонок».

Итак, если вы находитесь на линии со скоростью 1 Мбит/с, вы потенциально можете сделать десять телефонных звонков. «Конечно, вы всегда хотите перекомпенсировать падение и все такое, но это все, что вам нужно с точки зрения скорости», — добавил он.

У Nextiva и RingCentral есть планы VoIP, предназначенные для небольших компаний, у которых нет коммерческой офисной инфраструктуры. Они позволят вам проверить ваше соединение прямо на их веб-сайте. Вы получите всю необходимую информацию, чтобы выяснить, готовы ли вы к VoIP или вам нужно сначала обновить свой Интернет.

Мы не говорим здесь о массивной трубе, проблемы, с которыми вы сталкиваетесь, - это стабильность соединения. Если вы скачиваете песню, кого волнует, что это займет две или три дополнительные секунды? Вы бы не заметили. Но когда вы разговариваете, даже небольшая задержка будет огромной болью.

Любая задержка более 150 мс (это миллисекунды) и ваш осмысленный разговор теперь невозможен. Для справки, вызов по стационарному телефону имеет задержку около 45 мс, поэтому 150 — это, безусловно, верхний предел того, что вы хотите.

Если выше, то вы переговариваетесь с кем-то или они пропустили то, что вы сказали.

Делать холодные звонки, помогать разгневанному клиенту — это уже достаточно сложно. Никто не хочет повторять то, что они сказали. И это не будет хорошо, если кто-то неправильно расслышал номер кредитной карты.

«Это становится проблемой, — сказал Грегг, — если у вас есть кабельный модем, который имеет только 5 Мбит/с в восходящем направлении, и все в офисе загружают данные в Dropbox, OneDrive и тому подобное, потребляя эту пропускную способность. ».

Помните темные дни, когда кто-то не мог быть в Интернете и в телефоне одновременно? Не возвращайся. Убедитесь, что у вас есть пропускная способность для размещения всех ваших пользователей со всеми их задачами.

Сетевые и аппаратные соображения

Теперь вы можете иметь всю пропускную способность в мире и при этом получать плохое качество VoIP, если ваша сеть не настроена должным образом.

Малый бизнес не должен так сильно беспокоиться об этом. По словам Грегга, «если у вас есть только пять телефонов, может быть, даже 10 телефонов, конечно, вы можете просто сбросить их в сеть».

Он посоветовал использовать отдельную VLAN для всего, что превышает 10 телефонов в одном месте, чтобы избежать проблем с качеством. Отделите телефоны от компьютеров и назначьте приоритет голосовому трафику в маршрутизаторах. Таким образом, что бы ни делали ваши сотрудники, это не повлияет на качество ваших звонков.

Даже с так называемыми системами «подключи и работай» вам нужно подумать о конфигурации сети, если вы подключаете более 10 телефонов. «Я имею в виду, что вы можете просто подключить их, — сказал Грегг, — но я бы не слишком надеялся на качество».

Но думать нужно не только о телефонах. «Факсы в конференц-залах буквально выбили меня из колеи, — объяснил Джейсон. «Я такой: я просто покупаю телефонную систему!»

Вы должны быть методичными. Куда должны идти телефонные линии? Подключены ли они к системе безопасности? Если у вас есть PoE, вы можете просто подключить кабель Ethernet к телефонам, но если нет, вам нужно убедиться, что везде, где вам нужна станция, есть питание.

С облачной службой вам придется разрешить поставщику работать за вашим брандмауэром.

Джейсон столкнулся с проблемой, когда один из его сотрудников упустил ключевой момент в требованиях к брандмауэру, и это задержало его развертывание VoIP примерно на шесть месяцев. «Я был не слишком счастлив», — вот и все, что он сказал по этому поводу.

Если у вас есть много традиционных телефонов и факсимильных аппаратов, которые вы хотите использовать, я бы порекомендовал Nextiva, RingCentral или Ooma. Они предлагают аналоговые телефонные адаптеры (ATA), которые позволяют использовать стационарные устройства с поддержкой VoIP.

Это позволяет постепенно отказываться от старой системы вместо того, чтобы пытаться «геркулесовать» свою компанию посредством масштабной (и гораздо более дорогостоящей) трансформации. Переход будет болезненным, несмотря ни на что, но как долго вы сможете оправдать вложение большего количества денег в старую АТС, которую вдвое сложнее использовать при половинной функциональности?

И последнее, что касается использования старых телефонов. Замечательно, если вы можете использовать то, что у вас есть, или где-то заключить сделку, а не обращаться к продавцу.

Тем не менее Грегг столкнулся с проблемами устаревших телефонов. Хакеры попытаются войти в телефоны, чтобы начать делать спам-звонки. «Мы наблюдали более 100 000 попыток в день на одной телефонной системе», — вспоминает он. Процессоры на старых телефонах были недостаточно мощными, чтобы выдержать все входящие запросы, и атака привела к краху системы.

Поэтому обязательно следите за предложениями и старайтесь максимально использовать оборудование, которое у вас уже есть. Но просто будьте осторожны при покупке телефона со старым процессором, потому что это может быть уязвимостью.

Кроме того, когда вы покупаете телефон непосредственно у своего поставщика VoIP, он уже подготовлен. Он имеет безопасное соединение из коробки. Когда вы начнете разбирать вещи по частям, вы можете потерять желаемую функциональность plug-and-play.

Убедитесь, что удаленные работники готовы к работе

Облачная VoIP дает вам полную свободу для удобного удаленного доступа. Подключение внешних пользователей к локальной системе сопряжено с гораздо большими трудностями с точки зрения затрат и безопасности.

Но даже если вы переходите на облако, что я настоятельно рекомендую, есть несколько вещей, о которых следует подумать.

Удаленным работникам требуется надежное подключение к Интернету для VoIP. Когда Джейсон нанимает кого-то, работающего из дома, в объявлении о вакансии говорится, что у него должен быть заблокированный и безопасный Wi-Fi.

Он также предлагает им пройти тест скорости, чтобы убедиться, что их соединения достаточно надежны, чтобы они могли принимать телефонные звонки. Ему требуется минимум 20 Мбит загрузки и 10 Мбит загрузки.

Это обычный тест скорости, ничего особенного. Он отправляет им ссылку, они присылают скриншоты для проверки. Джейсон сказал, что большинство людей «выбрасывают из воды время загрузки/выгрузки», но вы должны быть уверены.

С удаленными сотрудниками вы также должны думать об обучении и управлении на расстоянии. Я знаю, я уже говорил, что тарифные планы VoIP премиум-класса от таких поставщиков, как RingCentral и Nextiva, нацелены на толпу колл-центров. Что ж, верно и то, что эти функции становятся очень важными для совместной работы, когда нет офиса.

Обмен документами внутри платформы, такими как телефонные сценарии, или возможность для менеджера прослушивать первые звонки нового сотрудника в режиме реального времени — вы можете оказывать дополнительную поддержку для развития своих сотрудников, даже если они работают из дома.

Для небольшой команды OpenPhone может работать очень хорошо. Люди могут делиться почтовыми ящиками, отмечать звонки, оставлять комментарии и следить за тем, чтобы ни одна возможность не была упущена.

Людям нравится иметь возможность работать на ходу, даже если они не полностью удалены. Одна вещь, которая удивила Джейсона, заключалась в том, насколько важным было мобильное приложение для руководителей. Они хотели, чтобы все пересылалось на их камеру.

Мобильные приложения — это хорошо, но они не лишены недостатков. Грегг сказал, что VoIP на мобильных устройствах отлично подходит для экономии денег, но он не так заинтересован в этом, как в постоянной замене компьютера или настольного телефона. «В крайнем случае это приятно, — сказал он, — но если вы хотите наблюдать, как батарея сотового телефона разряжается на ваших глазах, это отличный способ».

Интеграция с CRM

Моя команда спросила Джейсона, что самое важное, что вы можете сделать, чтобы помочь представителям и агентам, — это интеграция с вашей CRM.

Эту мелодию мы слышали от всех, и она согласуется с моим собственным опытом. Программное обеспечение CRM полностью меняет правила игры, когда речь идет о развитии вашего бизнеса и предоставлении услуг клиентам.

Ищите телефонную службу VoIP, которая интегрируется с вашей CRM. Если у вас его нет, у Nextiva и PhoneBurner есть встроенный, который вы можете начать использовать немедленно.

Эта технология никоим образом не нова, но программное обеспечение CRM стало действительно хорошим за последние пару лет и стало намного дешевле. Когда вы сочетаете способность CRM отслеживать информацию о клиентах с качественной голосовой связью, в результате ваши сотрудники получают потрясающий опыт.

Клиент звонит, и информация о его учетной записи появляется прямо на экране. Нет необходимости копаться в файле или просить клиента указать свое имя, идентификатор, номер заказа и т. д.

Саркар рассказал нам о том, как это повысило эффективность его торговых представителей. «Вы можете вести больше разговоров, сократив дополнительное время, которое вы тратите на выяснение того, кто звонит».

Действительно, каждое взаимодействие оптимизировано, что делает ваших представителей и агентов более продуктивными. Если у клиента есть заказ, представитель может видеть, где он находится. Нет никаких дополнительных шагов, чтобы проверить, кто звонит, или попросить их раскопать номер заказа на покупку.

Экономия секунд на каждой повторяющейся задаче быстро суммируется. Сотрудники могут набирать номера нажатием кнопки в CRM. Информация об учетной записи централизована, и агенты могут оставлять заметки о звонках. Все хранится так, как это имеет смысл.

Макан хорошо выразился, сказав: «По сравнению с традиционной телефонной системой голосовая связь по IP, интегрированная с CRM, бесспорно выглядит так: до iPhone [по сравнению с] после iPhone».

Возможность записывать звонки в CRM была огромным фактором для многих людей, с которыми мы разговаривали. «Раньше, — сказал Джейсон, — системы, которые у меня были для записи, были как бы отделены от CRM, поэтому мне пришлось заняться этим. Если бы кто-то позвонил, мне пришлось бы спросить, с кем ты разговариваешь? Когда ты звонил? И это был бы какой-то кошмар».

Когда Джейсон перешел к новому провайдеру VoIP, решающим фактором стала интеграция с их CRM. Его компания общалась по стольким каналам, и все они записывались. Интеграция значительно упрощает процесс прослушивания.

«Если вы жалуетесь на представителя или что-то в этом роде, — сказал Джейсон, — я могу взять ваш номер телефона, подключить его и найти каждый звонок, который вы когда-либо делали за последний год, каждый чат, каждое электронное письмо, каждое контакт. Это очень просто. [Это] экономит мне время на отслеживание звонков».

Для Макана запись звонков была необходима для оценки эффективности работы сотрудников. «Традиционно вы даете кому-то фиктивный телефон», — сказал он. «Вы не знаете, сколько звонков они сделали, с кем разговаривали или на каком уровне был разговор».

С VoIP вы можете намного проще контролировать качество. Прослушивать звонки легко. Что получилось? Что можно улучшить? Определите, кто нуждается в обучении, а кто не подходит.

Макан объяснил, как это действительно помогает менеджерам экономить свое время и энергию для качественных кандидатов. Они знают, в кого инвестировать, а кого отправить в путь. «Я имею в виду, вы можете сказать это примерно через 60-90 дней. Какие бы оправдания они ни приводили, вы можете просто слушать качество звонков».

Ищите провайдеров VoIP, которые демонстрируют прямую интеграцию с вашей CRM (и другим программным обеспечением, если на то пошло). Вам обязательно нужно продемонстрировать это, чтобы увидеть, как эта интеграция работает и работает на повседневном уровне. Если вам нужен «суперпростой» опыт записи звонков, о котором говорил Джейсон, интеграция должна быть тесной.

Также имейте в виду, что первоначальная настройка вашей CRM и VoIP займет некоторое время, особенно если вы связываете несколько каналов, таких как разговоры, текстовые сообщения и чат. Вам нужно настроить его в соответствии с вашей отраслью и вариантом использования, потому что программное обеспечение довольно общего назначения из коробки.

«Вы можете по-настоящему увлечься этим, — сказал Макан, — и в этом сложность».

Саркар был большим поклонником платформ для привлечения клиентов, потому что в них встроена CRM, и они уже настроены для работы. Очевидно, вы не хотите использовать их для обслуживания клиентов, но что-то вроде PhoneBurner перегрузит отдел продаж, требуя гораздо меньше настроек.

Удобные инструменты соответствия, которые сотрудники могут использовать, не задумываясь

Существует множество правил, защищающих потребителей от звонков роботов или кражи данных их кредитных карт. Поэтому, если вы много звоните или получаете финансовую информацию по телефону, вам не стоит связываться с законами о телемаркетинге и конфиденциальности.

Я рад, что такие правила существуют, но новые сотрудники (или просто небрежность) могут случайно нарушить закон и получить большой штраф для вашей компании. Я обнаружил, что один звонок кому-то из национального реестра «Не звонить» может привести к пятизначному штрафу.

Один промах может стоить от 11 000 до 43 000 долларов. И это за звонок , так как вы можете получить несколько штрафов, если один из ваших сотрудников облажается. Если это произойдет несколько раз, я сомневаюсь, что правительство наложит на вас меньший штраф.

Или подумайте о соответствии требованиям HIPAA для поставщиков медицинских услуг. Случайное раскрытие защищенной медицинской информации пациента может привести к тюремному заключению. Это верно даже в том случае, если компания не знала о нарушении.

И все же компании постоянно звонят и делятся личной информацией, не разоряясь и не попадая в тюрьму. Это потому, что они используют хороших провайдеров VoIP, которые делают соответствие требованиям удобным для сотрудников. Ваши агенты получают надлежащие инструменты, чтобы они могли сосредоточиться на клиенте, а не на том, как оставаться в стороне от загадочных законов о соответствии.

Независимо от того, насколько велик ваш бизнес, если вы делаете много исходящих вызовов (особенно если вы используете программное обеспечение для автоматического набора номера), вам необходимо обновить свой список DNC и использовать его для очистки этих номеров из ваших списков вызовов.

RingCentral, Nextiva и включают простые в использовании функции, чтобы убедиться, что ваш список DNC актуален. PhoneBurner имеет интеграцию с DNC.com, чтобы обеспечить безопасность людей.

Макан, чьи агенты совершали тысячи звонков в неделю, сказал, что Zoho CRM в сочетании с RingCentral — это самый дешевый способ настроить ваших сотрудников на успех. Вам просто нужно не отставать от своего списка DNC, «потому что это то, с чем вы часто столкнетесь, и им нужно очистить номера, которые они вызывают».

Запись звонков — еще одна область, где важно соответствие требованиям. Эти законы варьируются от штата к штату. В Нью-Йорке вам не нужно сообщать людям, что звонок записывается. В Нью-Джерси, да.

Такие продукты, как RingCentral, позволяют автоматически уведомлять людей о том, что звонок записывается, поэтому вы защищены. Это позволяет вашим командам меньше думать о том, как совершать юридические звонки.

Джейсон рассказал нам об одной из особенностей, которые подтолкнули его к сотрудничеству с их провайдером VoIP. Запись номеров кредитных карт является незаконной, поэтому сотрудники должны не забывать приостанавливать запись, пока они берут эту информацию.

«И, как вы можете себе представить, — сказал он, — если вы принимаете 1000 или 1500 звонков в месяц, вы обязательно забудете об этом пару раз, или пропустите, или забудете поставить на паузу, или забудете возобновить паузу, что большой запрет в нашем районе».

Услуга VoIP, которую он выбрал, автоматизировала этот процесс в их CRM, чтобы сотрудникам не приходилось об этом думать. Как только их курсор оказался в поле информации о платеже, запись разговора прекратилась.

«Поэтому моим представителям не нужно помнить, чтобы отключить это, и это очень просто», — сказал Джейсон. «Мне не нужно беспокоиться о соответствии требованиям PCI (индустрии платежных карт). Мне не нужно беспокоиться о том, «Эй, если ты забудешь, скажи мне, чтобы я мог удалить вызов из системы». Что, если мы удалим не тот вызов?»

Используйте любую возможность, чтобы автоматизировать соблюдение требований. Потенциальные обязательства от одного надзора достаточны, чтобы оправдать затраты на ежемесячные расходы на VoIP, CRM и обучение.

Безопасность

Никто не хочет платить за телефонные звонки на сумму 20 000 долларов, которые они не делали. Это то, что случилось с клиентом Грегга до того, как они должным образом защитили свой VoIP. Кто-то взломал его и использовал для отправки мошеннических звонков.

Безопасность является серьезной проблемой для любого интернет-сервиса, и VoIP не является исключением.

Это довольно просто для локальных систем, если все ваши телефоны находятся в одном месте. Установите правила в своем маршрутизаторе, чтобы никто не мог подключиться к телефонной системе, кроме поставщика услуг телефонной связи.

Грегг сказал: «Пока это настроено, вы надежны, и вас не могут взломать, потому что трафик не может попасть туда от кого-либо другого».

Защита локальной системы становится намного сложнее, если у вас есть люди, работающие из дома, поэтому многие компании предпочитают использовать облачный VoIP-маршрут. Домашние адреса не имеют статических IP-адресов, поэтому вы не можете устанавливать правила в своем маршрутизаторе.

«Единственный подходящий способ сделать это — использовать службу VPN», — объяснил Грегг. «Если вы оставите порты открытыми, чтобы любой мог подключиться, вы увидите, что телефонная система будет постоянно перегружаться».

Используя облачный VoIP, провайдер гарантирует, что в его систему будут звонить нужные люди. Вам по-прежнему необходимо поддерживать надлежащую гигиену безопасности в вашей компании — длинные пароли, принцип наименьших привилегий и деинициализация старых учетных записей.

Последние два пункта действительно важны. Вы должны убедиться, что сотрудники имеют доступ только к тем данным, которые им абсолютно необходимы. Если возможно, они должны иметь доступ только для чтения. И когда сотрудники уходят, вы должны отменить их предоставление.

Во-первых, вы не хотите платить за старые учетные записи, которые не используются. Если у вас большой оборот, будьте осторожны, чтобы повторно использовать старые номера, за которые вы уже платите, а не покупать дополнительные. Вы же не хотите, чтобы вас шокировал счет с десятками неиспользуемых линий.

«Люди должны знать о саботаже», — сказал Макан. «Если вы получите недовольного сотрудника, он может стереть базу данных, если вы не сделаете резервную копию. Или копируют. Или они просто начинают искажать числа и что-то там менять».

Если вы придерживаетесь принципа наименьших привилегий и полностью удаляете старых пользователей из системы, риск саботажа близок к нулю. В противном случае вы ставите под угрозу целостность своих данных.

Телефонные службы VoIP, такие как RingCentral, Nextiva и Ooma, позволяют администраторам легко отслеживать, кто имеет какие привилегии. Вам не понадобятся учетные данные информационной безопасности, чтобы заблокировать все учетные записи.

Вывод

Мои главные рекомендации: Nextiva, Ringcentral и Ooma. Они доступны по цене, надежны и просты в установке.

Если вам нужна полноценная платформа VoIP по низкой цене, рассмотрите Phone.com.

Grasshopper отлично подходит, если вы больше беспокоитесь о наличии достаточного количества различных добавочных номеров, а не об уникальных выделенных телефонных линиях.

Нужно что-то более подходящее для поддержки усилий ваших отделов продаж? Взгляните на PhoneBurner, чтобы найти платформу для привлечения клиентов, которая включает в себя автоматический номеронабиратель.

Если вы индивидуальный оператор или просто человек, которому надоело использовать свой личный номер для ведения бизнеса, OpenPhone предлагает вам простой и дешевый способ получить профессиональный номер и услугу VoIP.

Резюмируя мои лучшие выборы и то, в чем они лучше всего:

1. Nextiva — Лучший в целом (в течение ограниченного времени скидка 25% плюс бесплатный телефон при регистрации!)
2. Ooma Office — лучше всего подходит для добавления VoIP к существующим телефонным системам малого и среднего бизнеса.
3. RingCentral — лучший выбор для исходящих звонков большого объема.
4. Phone.com — самый доступный профессиональный VoIP
5. Grasshopper — лучше всего, если вам нужно больше добавочных номеров, чем телефонных линий.
6. PhoneBurner — лучший готовый VoIP для отделов продаж
7. OpenPhone — лучший способ вести свой бизнес с мобильного телефона

Не забывайте учитывать свои требования, бюджет и критерии, о которых мы говорили, когда вы выбираете лучшую телефонную службу VoIP для своего бизнеса.

Используете ли вы в настоящее время провайдера VoIP? Каков ваш опыт использования VoIP?

Посмотрите, как мое агентство может привлечь огромное количество трафика на ваш сайт

• SEO — разблокируйте огромное количество SEO-трафика. Смотрите реальные результаты.
• Контент-маркетинг — наша команда создает эпический контент, которым будут делиться, получать ссылки и привлекать трафик.
• Платные медиа – эффективные платные стратегии с четкой окупаемостью.

Заказать звонок