Penyedia VoIP dan Layanan Telepon Terbaik yang Harus Anda Pertimbangkan

Pengungkapan: Konten ini didukung oleh pembaca, yang berarti jika Anda mengklik beberapa tautan kami, kami dapat memperoleh komisi.

Apakah Anda ingin melewatkan membaca dan langsung ke pilihan teratas saya? Layanan telepon VOIP terbaik bagi kebanyakan orang adalah Nextiva, Ooma , atau Ringcentral.

Membeli VoIP untuk bisnis Anda akan menghemat uang Anda melalui saluran telepon tradisional. Dan jika Anda sudah menggunakan layanan VoIP dari penyedia kikuk, Anda mungkin dapat beralih ke sesuatu yang lebih ramping tanpa kehilangan apa pun kecuali frustrasi.

Untuk menulis posting yang benar-benar bermanfaat bagi pembaca saya, tim saya berhubungan dengan para pemimpin yang telah menggunakan VoIP dengan cara yang berbeda.

Anda dapat menemukan sekitar 80 persen dari apa yang perlu Anda ketahui tentang VoIP di mana saja di web—inilah 20 persen yang tidak dapat Anda temukan di tempat lain.

Kami berbicara dengan:

• Gregg, yang mengelola layanan TI untuk mencari nafkah. Dia tahu baik dan buruk dari berbagai opsi VoIP dan membantu bisnis tetap terlindungi dari peretasan.
• Jason, yang telah bekerja di call center selama hampir 30 tahun dan baru saja membeli VoIP untuk organisasi perusahaannya. Dia terbiasa dengan apa yang penting bagi karyawan Anda, apakah mereka jauh atau di kantor.
• Makan, yang telah membentuk lusinan tim pemasaran jarak jauh. Dia belajar bagaimana mengurangi risiko denda peraturan dan mengidentifikasi pemain terbaik dalam industri dengan perputaran yang sangat tinggi.
• Sarkar, yang mengelola tim penjualan di ruang B2B SaaS. Dia memandu kami melalui cara menyinkronkan perangkat lunak VoIP dan CRM dengan sesedikit mungkin sakit kepala.

Dengar, aku tahu apa yang berhasil untuk perusahaan sepertiku. Dengan berbicara dengan berbagai pakar, tim saya dan artikel ini dapat membantu lebih banyak pembeli dengan kasus penggunaan atau situasi yang berbeda dari saya sendiri.

Ada perusahaan yang ingin melengkapi kantor di 20 negara. Yang lain harus melindungi data pasien. Beberapa orang hanya ingin berhenti menggunakan nomor ponsel pribadi mereka untuk bekerja.

Berikut adalah tujuh penyedia layanan telepon VoIP terbaik yang dapat Anda gunakan segera. Setelah ulasan, Anda akan menemukan panduan pembeli yang mendalam.

#1 – Ulasan Nextiva — Keseluruhan Terbaik

Saya mendengar banyak tentang tren bekerja dari rumah, tetapi saya rasa tidak ada yang bisa mengatakan dengan pasti seperti apa "kehidupan kantor" dua atau tiga tahun dari sekarang. Jika Anda ingin tim Anda tetap berfungsi ke arah mana pun angin bertiup, Nextiva adalah pilihan yang tepat.

Ini adalah VoIP berbasis cloud, sehingga karyawan Anda dapat datang ke kantor, menyiapkan meja di rumah, atau menggunakan telepon mereka saat bepergian. Tidak seperti sistem telepon lokal, karyawan dapat menggunakan telepon mereka tanpa VPN karena mereka menelepon melalui Nextiva.

Jadi, Anda tidak perlu terlalu khawatir dengan keamanan—yang pasti ada di benak para manajer yang memiliki orang-orang yang menelepon dari hotel, kedai kopi, dan jaringan rumah mereka.

Para ahli yang berbicara dengan tim saya mengkategorikannya sebagai sistem plug-and-play yang sebenarnya untuk bisnis yang menginginkan nada sambung tanpa sakit kepala TI. Jika sistem Anda dibangun pada sepuluh ponsel atau kurang, Anda akan mengalami sedikit kesulitan untuk menginstal Nextiva.

Satu hal yang ditunjukkan Jason, bagaimanapun, adalah bahwa Anda harus memikirkan kepatuhan jika Anda berencana untuk menerima nomor kartu kredit melalui telepon. Namun, sebagian besar, keamanan ditangani oleh Nextiva karena semuanya dirutekan melalui cloud mereka.

Nextiva dapat menskalakan ke ratusan ponsel jika perlu. Akan ada beberapa konfigurasi backend untuk menjalankan semuanya, tetapi Nextiva akan membantu Anda menerapkan dengan proses instalasi yang dipandu.

Dan tidak seperti beberapa perusahaan lain yang menawarkan jenis fleksibilitas ini, Nextiva dapat melengkapi seluruh kantor Anda. Mesin faks, telepon konferensi, banyak kantor–apa pun pengaturan Anda, Anda akan dapat mentransisikannya ke platform modern Nextiva.

Tingkatkan ponsel bisnis Anda dengan menghubungkannya dengan email, teks, dan video—atau pusatkan setiap saluran dalam satu jendela untuk karyawan Anda.

Semua fitur penanganan panggilan dan administrasi pengguna yang Anda harapkan disertakan. Dan ketika saya mengatakan mereka mudah digunakan, lihat Pembuat Aliran Panggilan yang memungkinkan memvisualisasikan bagaimana perutean diatur:

Mungkin sulit untuk mengonfigurasi penjawab otomatis di beberapa platform, tetapi drag-and-drop mudah dilakukan dengan Nextiva.

Perusahaan telah melakukan banyak hal untuk membuat segalanya semudah mungkin bagi pengguna akhir. Jika Anda bertanya-tanya apakah Anda memiliki kecepatan internet yang diperlukan di kantor Anda atau tidak, Anda dapat mengujinya sekarang di situs web Nextiva. Simulasikan lalu lintas yang diperlukan untuk dua atau 200 telepon. Anda akan mendapatkan info tentang kecepatan, tetapi juga kegelisahan dan segala sesuatu yang berhubungan dengan apakah Anda dapat melakukan panggilan dengan andal atau tidak.

Anda juga dapat menggunakan situs ini untuk menguji kecepatan pekerja jarak jauh yang perlu dihubungi, yang sangat direkomendasikan Jason. Jika jaringan rumah mereka tidak mendukung VoIP, Anda mungkin melihat kesalahan perekrutan yang mahal.

Nextiva menawarkan dukungan 24/7 untuk setiap paket. Itu tidak biasa, terutama untuk VoIP dengan harga yang terjangkau (yang saat ini juga sedang dijual!)

• Penting : mulai dari $18,95 $11,95 per bulan per pengguna
• Profesional : mulai dari $22,95 $20,95 per bulan per pengguna
• Perusahaan : mulai dari $32,95 $26,95 per bulan per pengguna

Ini adalah harga tahunan—sedikit lebih mahal per pengguna untuk membayar dari bulan ke bulan, tetapi Anda tidak perlu menandatangani kontrak.

Rencana Esensial akan bekerja untuk banyak tim. Ini termasuk panggilan suara dan video tak terbatas, nomor lokal dan bebas pulsa gratis, dan 1.500 menit bebas pulsa. Itu jauh lebih banyak daripada yang akan Anda dapatkan dengan paket entry-level lainnya.

Tidak seperti RingCentral, tidak ada batasan pengguna untuk paket Essential. Ini berarti Anda dapat menawarkan lebih banyak orang suara dan video tanpa batas dengan harga murah, daripada harus meningkatkan setelah Anda mencapai 20 pengguna.

Untuk panggilan konferensi dan SMS bisnis, Anda memerlukan paket Profesional. Ini hadir dengan integrasi Salesforce, HubSpot, dan Zendesk. Essential hanya memiliki integrasi dengan Outlook dan Google Kontak.

Di tingkat Perusahaan, Anda mendapatkan integrasi dengan perangkat lunak CRM dan sistem masuk tunggal, yang merupakan keuntungan besar bagi pekerja jarak jauh.

Nextiva One adalah solusi omnichannel perusahaan. Jika pelanggan menjangkau Anda melalui berbagai saluran selain telepon, ini mungkin ide yang bagus.

Karyawan Anda dapat melihat semua komunikasi dengan setiap akun, yang sangat membantu jika orang-orang mencatat tiket meja bantuan, mengobrol, menjangkau media sosial, dan sebagainya.

Jason berpendapat bahwa omnichannel juga membuat hidup administrator lebih mudah. “Saya tidak memiliki 10 sistem untuk dikelola,” dia menjelaskan kepada kami, “semuanya ada dalam sistem yang sama.”

Anda dapat mengoordinasikan e-niaga dengan pusat panggilan atau mengikat beberapa toko bata dan mortir ke dalam satu sistem.

Anda juga memiliki satu tagihan sebagai lawan dari lusinan dan Anda tidak mengejar informasi di berbagai platform. Jika pelanggan memiliki masalah, Anda dapat melihat kembali seluruh catatan dengan cepat, terlepas dari cara mereka menghubungi.

Organisasi menjadi lebih mudah dengan Nextiva. Tetap berada di halaman yang sama dengan pelanggan dan karyawan Anda semudah masuk ke sistem, di mana pun Anda berada.

Untuk tim yang tidak memiliki kantor untuk mengkoordinasikan aktivitas, Nextiva adalah solusi VoIP terbaik.

Ini adalah produk yang dapat segera digunakan oleh karyawan baru dan lama di perangkat apa pun yang mereka miliki. Jika mereka mengalami masalah, layanan pelanggan Nextiva yang memiliki reputasi baik siap memberikan dukungan.

Jika Anda melihat bagaimana fitur dipecah dalam paket yang berbeda dan Anda tidak menemukan yang cocok, hubungi Nextiva. Anda dapat membeli fitur a la carte apa pun.

Bangun sistem Anda, sesuai keinginan Anda, dalam waktu yang lebih singkat dengan Nextiva. Hubungi kami untuk uji coba gratis paket Essential selama tujuh hari, atau demo paket lain yang mereka tawarkan. Juga, untuk waktu terbatas, dapatkan diskon 25%, plus telepon gratis, saat Anda mendaftar!

#2 – Ulasan Ooma Office — Yang Terbaik untuk Menambahkan VoIP ke Sistem Telepon UKM yang Ada

Jika Anda menunda untuk mengganti sistem telepon yang menua, Ooma dapat membantu Anda menginstal VoIP kelas bisnis dengan gangguan minimal pada pekerjaan Anda.

Ponsel apa pun yang Anda miliki yang masih berfungsi—analog atau IP—akan terhubung langsung ke sistem Ooma baru Anda. Anda juga dapat membeli telepon dari mereka dengan harga yang mahal dan mereka akan dikonfigurasikan sebelumnya, siap untuk digunakan.

Karyawan dapat melakukan panggilan dan berkolaborasi dengan rekan kerja mereka di aplikasi seluler Ooma, baik mereka di kantor atau dalam perjalanan.

Satu hal yang Gregg tunjukkan adalah betapa mahalnya untuk menyesuaikan pengaturan Anda jika Anda harus membayar per ekstensi. Dengan Ooma, setiap pengguna mendapatkan sejumlah ekstensi gratis: satu untuk konferensi, satu untuk faks online, dan satu untuk Resepsionis Virtual.

Resepsionis Virtual adalah istilah Ooma untuk petugas otomatis. Anda dapat mengaturnya untuk memutar pesan khusus tentang jam kerja, membiarkan penelepon menelepon berdasarkan nama, memilih bahasa yang diinginkan, atau mengarahkan penelepon ke ekstensi lain.

Dengan vendor lain—terutama yang harganya hanya serendah Ooma—Anda sering kali harus membayar ekstra untuk mengaktifkan faks online. Beberapa penyedia layanan telepon VoIP bahkan tidak mengakomodasinya.

Ketika Jason mengirimkan dokumen persyaratan bisnisnya ke vendor, "dua perusahaan langsung keluar" karena mereka tidak dapat memasang mesin faks. Sebagian besar vendor lain mengatakan kepadanya bahwa mereka tidak benar-benar melakukan itu, tetapi mereka akan mencoba untuk mendapatkan bisnisnya.

Dengan Ooma, setiap pengguna Anda dapat mengatur ekstensi faks mereka sendiri secara gratis.

Masalah terpecahkan.

Ketika datang untuk mengintegrasikan VoIP dengan peralatan yang ada, Ooma meminimalkan langkah-langkah yang harus Anda ambil dan memaksimalkan fleksibilitas Anda. Hubungkan ke Ooma Office melalui WiFi, ethernet, atau gunakan stasiun pangkalan untuk mendapatkan perangkat analog.

Anggap saja sebagai solusi VoIP berbasis cloud yang sangat baik dalam mengakomodasi peralatan Anda yang ada. Mungkin perlu beberapa waktu untuk mengonfigurasi kantor besar, tetapi portal administrator sangat mudah. Ini bukan antarmuka tercantik sepanjang masa, tetapi sangat sederhana untuk digunakan.

Sementara Ooma menawarkan solusi untuk perusahaan, layanan telepon VoIP mereka untuk usaha kecil benar-benar menonjol.

Tidak ada kontrak— jarang terjadi di ruang produk ini. Biasanya untuk mendapatkan harga terbaik di VoIP, Anda harus mendaftar setidaknya selama satu tahun. Harga Ooma adalah apa adanya. Untuk bisnis kecil, harga Ooma dipecah menjadi dua tingkatan:

• Ooma Office : mulai dari $19,95 per bulan per pengguna
• Ooma Office Pro : mulai dari $24,95 per bulan per pengguna

Memutakhirkan ke Pro, Anda mendapatkan aplikasi desktop, konferensi video, perekaman panggilan, pemblokiran panggilan yang disempurnakan, dan transkripsi pesan suara. Anda juga dapat menyelenggarakan panggilan konferensi hingga 25 orang, sedangkan Ooma Office memiliki batas 10 orang.

Anda tidak memiliki pilihan untuk memutakhirkan pengguna secara selektif dengan Ooma Office—semua karyawan di satu paket atau semua karyawan di paket lainnya. Namun, hanya dengan $5 per pengguna untuk meningkatkan, Anda masih berada di kisaran rata-rata untuk VoIP.

Dan, jika Anda memutakhirkan, Anda dapat mengatur orang-orang di komputer mereka dengan softphone, yang berarti Anda memiliki lebih sedikit perangkat keras untuk dibeli.

Anda dapat menghindari membeli telepon tanpa memutakhirkan dengan meminta orang menelepon dari aplikasi seluler (yang disertakan dengan kantor Ooma), meskipun Gregg memperingatkan kami bahwa VoIP bisa sulit dilakukan di telepon seluler. “Ya, Anda menghemat uang karena Anda tidak membeli peralatan fisik,” katanya, “tetapi itu dapat menghabiskan masa pakai baterai langsung dari perangkat.”

Transisi ke cloud dengan kecepatan Anda sendiri. Simpan peralatan Anda dan kelola sendiri dengan kerja yang jauh lebih sedikit daripada pengaturan tradisional. Dapatkan penawaran, daftar dengan Ooma, dan mulailah menabung hari ini.

#3 – Ulasan RingCentral — Terbaik untuk Panggilan Keluar Volume Tinggi

RingCentral memberi Anda panggilan, SMS, dan konferensi video tanpa batas dengan harga yang kompetitif. Jika Anda hanya membutuhkan telepon dan SMS, Anda bisa mendapatkan kesepakatan yang lebih baik.

Lupakan biaya per menit dan siapkan karyawan dengan VoIP yang mudah digunakan. Untuk pusat panggilan, layanan pelanggan, penjualan—siapa pun yang memiliki orang di telepon terus-menerus akan menghargai RingCentral. Ini terutama benar jika Anda harus melatih karyawan baru setiap saat.

Pertama, mereka akan dapat menggunakan antarmuka. Ini intuitif untuk siapa saja yang telah menggunakan komputer. Administrator dan manajer akan menemukan bahwa mereka dapat mempersingkat waktu yang diperlukan untuk mengubah karyawan pemula menjadi duta yang terampil untuk perusahaan Anda.

“Anda menghemat banyak uang karena Anda dapat mengidentifikasi karyawan yang tidak melakukan pekerjaan dengan baik dan membuang-buang waktu mereka,” kata Makan kepada kami. Dia mendirikan banyak pusat panggilan telemarketing dengan RingCentral dan benar-benar menghargai kemampuan untuk "langsung memberi tahu siapa yang pantas mendapatkan uang."

Kemampuan untuk melacak panggilan, KPI, dan mendengarkan kembali rekaman seperti siang dan malam baginya dibandingkan dengan bekerja di telepon rumah. Tim dapat mendengarkan kembali panggilan yang berjalan dengan baik (atau buruk) untuk memahami cara memanfaatkan setiap peluang dengan lebih baik.

Fitur pelaporan tidak akan membutuhkan ilmuwan data untuk mengumpulkan wawasan. Temukan kinerja terbaik Anda dan cari tahu apa yang mereka lakukan. Identifikasi orang-orang yang tidak cocok dan biarkan mereka pergi.

Saya mendengar banyak kata pemasaran salad seperti "alat ini mengoptimalkan kinerja," sepanjang waktu. RingCentral berjalan-jalan.

“Anda benar-benar dapat memprediksi penjualan Anda,” kata Makan, “Saya tahu ini sulit untuk dipahami, tetapi itu benar.”

Dia bisa mengetahui bahwa 2.500 panggilan mengarah ke satu daftar. Ini memberitahunya berapa menit yang dibutuhkan orang untuk berbicara di telepon agar tetap menguntungkan. Seiring waktu, dia bisa melihat berapa banyak daftar yang harus dibuat seorang karyawan di bulan pertama, kuartal kedua, dan seterusnya.

Anda mungkin akan mengukur KPI yang berbeda, tetapi idenya sama. Dengan jenis visibilitas yang disediakan RingCentral, Anda dapat menyaring angka menjadi metrik sederhana yang membuat karyawan bertanggung jawab. Anda tahu sebelumnya seperti apa tampilan penjualan Anda, dan Anda dapat meningkatkan atau menurunkannya sesuai dengan itu.

Ada banyak hal tentang RingCentral yang cocok untuk panggilan skala besar. Admin tidak harus menjadi ahli TI untuk menambahkan pengguna baru dan memberi mereka akses ke sumber daya tertentu. Mereka akan dapat menyediakan karyawan baru dengan cepat. Ketika seseorang pergi, mereka akan dapat beralih akun dan mendaur ulang nomornya, jadi Anda tidak akan membayar untuk saluran yang tidak Anda gunakan.

Jika Anda memiliki turnover—seperti halnya pekerjaan panggilan bervolume tinggi—Anda harus memperhatikan integritas database Anda. RingCentral memudahkan untuk membatasi akses ke sumber daya dan mencabutnya jika perlu.

Anda pasti akan menggunakan CRM (atau beberapa bentuk database) untuk menelepon dalam skala besar. RingCentral terintegrasi dengan banyak dari mereka. Anda ingin merahasiakan informasi itu.

Kewajiban lain untuk pusat panggilan yang RingCentral membantu Anda menavigasi adalah kepatuhan, yang sangat penting jika Anda membuat banyak panggilan dingin atau menggunakan dialer otomatis. Ada dialer aman TCPA, yang membantu agen menghindari membawa tuntutan "robo-call" ke perusahaan Anda. Alih-alih khawatir tentang mengacaukan sesuatu, mereka dapat fokus pada orang yang mereka ajak bicara.

Fitur daftar DNC juga mudah digunakan. Integrasikan dengan alat pihak ketiga untuk terus memperbarui daftar Anda, dan tunjukkan dengan cepat kepada karyawan Anda cara mempertahankan daftar internal Anda sendiri.

RingCentral sesuai dengan HIPAA, yang berarti standar untuk privasi dan keamanan sangat tinggi. Denda untuk pelanggaran HIPAA sangat tinggi, dan itu bukan yang terburuk yang bisa terjadi.

Memilih dari berbagai paket RingCentral, Anda dapat mengganti telepon Anda dengan VoIP dan menghemat sedikit uang atau melengkapi pusat panggilan omnichannel.

RingCentral MVP (sebelumnya RingCentral Office) memiliki empat tingkatan untuk dipilih:

• Essentials : mulai dari $19,99 per bulan per pengguna
• Standar : mulai dari $27,99 per bulan per pengguna
• Premium : mulai dari $34,99 per bulan per pengguna
• Ultimate : mulai dari $49,99 per bulan per pengguna

Ini adalah harga jika Anda mendaftar untuk satu tahun layanan, yang mencerminkan diskon 33% untuk tarif bulanan.

Paket Essentials dibatasi untuk 20 pengguna. Anda mendapatkan pembicaraan dan teks tanpa batas, serta berbagi dokumen, yang dapat membantu untuk berbagi skrip penjualan dan layanan pelanggan. Anda juga mendapatkan pesan tim, yang sangat membantu pada hari-hari di mana tidak semua orang datang ke kantor fisik.

Dengan Standar, Anda mendapatkan faks, konferensi video, dan integrasi tanpa batas dengan Google Workspace, Microsoft 365. Pengguna juga tidak terbatas.

Tetapi jika Anda ingin menelepon dengan volume tinggi, saya sangat merekomendasikan untuk mendapatkan Premium. Anda mendapatkan integrasi CRM yang sangat penting untuk menghubungkan metrik Anda dan berkomunikasi secara efektif dalam skala besar.

Dengan $ 10 di atas biaya rata-rata VoIP, Premium adalah mencuri. Ingat, bahwa rata-rata VoIP hanya untuk suara dan dengan RingCentral MVP Anda mendapatkan fitur SMS, video, dan penanganan panggilan lanjutan yang tidak termasuk dalam paket "rata-rata" lainnya.

Manajer akan dapat mendengarkan panggilan langsung dan saran "berbisik". Karyawan dapat mendengar mereka, penelepon tidak bisa. Dari apa yang saya temukan, fitur seperti ini dari vendor lain biasanya disediakan untuk paket yang harganya lebih dari $50. Jadi dalam hal itu, saya akan mempertimbangkan RingCentral MVP jauh di bawah rata-rata dari segi harga.

RingCentral juga menawarkan perangkat lunak pusat kontak, yang akan menyatukan komunikasi Anda. Agen Anda akan dapat melihat catatan lengkap tentang riwayat pelanggan. Kapan mereka menelepon, kapan mereka mengobrol? Tidak apa-apa di sana. Anda harus menghubungi RingCentral untuk harga Pusat Kontak.

Ini adalah pilihan nomor satu saya untuk orang-orang yang harus melakukan banyak panggilan. RingCentral membantu Anda melindungi diri Anda dari sejumlah kewajiban yang datang dengan penjangkauan dalam skala besar. Ini juga memberi Anda kemampuan dan alat untuk tetap efisien dan memaksimalkan kemampuan setiap karyawan untuk berkontribusi.

Coba RingCentral gratis hari ini.

#4 – Ulasan Phone.com — VoIP Kelas Profesional Paling Terjangkau

Phone.com adalah pilihan cerdas untuk bisnis yang mencari VoIP yang hemat anggaran. Anda dapat memiliki panggilan tak terbatas atau membayar lebih sedikit untuk blok menit yang ditetapkan setiap bulan.

Salah satu fitur Phone.com yang hemat biaya adalah Anda dapat memadupadankan paket. Berikan rencana tak terbatas kepada tim penjualan Anda sambil menghemat uang untuk karyawan yang hanya menggunakan telepon sesekali.

Dan, dengan paket Basic, Anda masih mendapatkan sebagian besar fitur VoIP standar seperti penanganan panggilan, penjawab otomatis, menahan musik, dan sebagainya. Anda harus memutakhirkan untuk mendapatkan konferensi video yang sesuai dengan HIPAA, misalnya, tetapi Anda dapat menghosting hingga 10 orang dalam sesi reguler dengan Basic.

Dengan sebagian besar vendor lain, Anda harus meningkatkan paket untuk semua pengguna Anda. Phone.com benar-benar dapat membantu Anda menekan biaya dengan memberikan fitur yang dibutuhkan pengguna. Ini adalah salah satu ketidakberesan perizinan yang Gregg ceritakan kepada kami, di mana hal itu dapat berjalan dengan baik jika Anda tahu apa yang Anda lakukan.

Phone.com memungkinkan Anda memilih apa yang Anda butuhkan. Perekaman panggilan dan faks masuk adalah tambahan, meskipun Anda dapat mengirim faks dari telepon Anda dengan paket apa pun.

Nextiva dan RingCentral sedikit lebih kuat, terutama dalam hal pelaporan dan analitik. Dan, dalam hal integrasi CRM, Phone.com terbatas pada AllProWebTools dan Zoho.

Tetapi beberapa bisnis hanya membutuhkan telepon yang andal dengan kemampuan penanganan panggilan yang dapat mereka kelola sendiri. Phone.com melakukan lebih dari itu, dan itu cukup lebih murah daripada opsi lain itu untuk menghemat perusahaan Anda tanpa harus mencari solusi yang tidak dapat diandalkan.

Tawarkan pelanggan Anda kemampuan untuk mengirim pesan teks ketika mereka memiliki pertanyaan. Phone.com mengatur semua pesan karyawan Anda. Datang untuk sistem telepon, tinggal untuk pesan.

Untuk menggunakan telepon IP, Anda harus menggunakan paket yang ditingkatkan. Perusahaan menawarkan harga yang sangat bagus untuk ponsel populer dari semua gaya. Anda juga dapat menggunakan apa yang Anda miliki, karena Phone.com mendukung berbagai perangkat keras.

Menggunakan peralatan Anda sendiri pasti akan mengurangi pengeluaran awal, tetapi saat berbicara dengan Gregg, kami mengetahui bahwa ponsel lama dapat diretas. Pastikan saja prosesornya tidak terlalu ketinggalan dari apa yang Phone.com coba jual kepada Anda, dan bersiaplah untuk melakukan beberapa konfigurasi sendiri. Anda benar-benar bisa plug and play jika membeli peralatan melalui Phone.com.

Harga untuk Phone.com sangat murah. Anda akan mendapatkan harga di bawah dengan komitmen tahunan di muka, yang 20% ​​lebih rendah daripada memilih penagihan bulanan.

• Dasar : mulai dari $10,39 per pengguna per bulan
• Plus : mulai dari $15,99 per pengguna per bulan
• Pro : mulai dari $23,99 per pengguna per bulan

Basic hadir dengan 300 menit, yang dikumpulkan untuk semua pengguna Anda. Ini hanya berarti pengguna Basic berbagi menit daripada harus khawatir tentang pergi satu per satu setiap bulan.

Setiap pengguna juga mendapatkan 1.000 segmen teks yang dikumpulkan. Segmen dibatasi hingga 160 karakter, yang jauh lebih sedikit daripada yang dapat dikirim oleh kebanyakan ponsel dalam pesan teks biasa hari ini. Jadi ini bukan 1.000 teks per bulan, kecuali jika Anda ingin membuat semuanya singkat.

Lisensi volume menurunkan harga, baik untuk pengguna maupun untuk nomor telepon tambahan. Dengan 25 pengguna atau lebih, harga Basic turun menjadi $8,99, Plus menjadi $14,99, dan Pro menjadi $21,99.

Mempertimbangkan bahwa Pro dapat bertahan dengan banyak solusi VoIP pusat panggilan yang telah saya lihat, ada baiknya memeriksa jika Anda membutuhkan banyak ponsel dengan anggaran terbatas. Dengan suara dan video yang sesuai dengan HIPAA, ini bisa menjadi pilihan yang baik untuk praktik medis yang ingin mendukung telehealth.

Anda benar-benar harus mendapatkan masukan dari setiap orang dan departemen menggunakan sistem telepon. Cari tahu teknologi dan fungsionalitas yang perlu Anda dukung. Jika Phone.com sesuai dengan tagihan, itu akan menjadi yang lebih kecil daripada yang Anda temukan di tempat lain.

Phone.com memberi Anda harga rendah yang meningkatkan skala lebih baik daripada OpenPhone, Grasshopper, dan solusi VoIP ringan lainnya.

Saya tidak akan menggunakannya untuk menyiapkan pusat panggilan—Anda harus sepenuhnya mengandalkan CRM Anda untuk semua kecuali pelaporan dan analitik paling dasar—tetapi Anda akan bisa menyiapkan banyak ponsel untuk normal kebutuhan bisnis.

Jika Anda berpikir untuk memotong kabel dengan saluran telepon tradisional Anda, opsi ini akan menghemat uang Anda paling banyak. Daftar dengan Phone.com hari ini, tidak perlu kontrak.

#5 – Ulasan Grasshopper – Terbaik Jika Anda Membutuhkan Lebih Banyak Ekstensi daripada Saluran Telepon

Belalang adalah pilihan yang bagus untuk perusahaan kecil yang ingin membangun identitas profesional tanpa membeli sistem yang sangat rumit.

Saya sedang berpikir tentang pemilik restoran yang menginginkan nomor untuk beberapa lokasi tanpa harus membayar untuk saluran telepon tradisional ke masing-masing lokasi. Atau mungkin firma hukum yang menginginkan beberapa nomor dengan banyak ekstensi.

Jika Anda menguraikan persyaratan bisnis Anda dan ternyata Anda hanya membutuhkan yang penting, jangan membayar lebih untuk hal-hal yang tidak Anda butuhkan. Grasshopper akan menyiapkan semua yang Anda butuhkan untuk satu tarif tetap setiap bulan.

Anda akan mendapatkan serangkaian fitur yang dirancang untuk pekerjaan sehari-hari bisnis modern, tanpa kekacauan yang ditujukan untuk organisasi yang lebih besar. Tidak perlu memutakhirkan hanya untuk mengakses fitur tertentu. Setiap paket Grasshopper dilengkapi dengan panggilan tak terbatas, serta setiap fitur yang ditawarkan perusahaan, seperti pengaturan hierarki telepon, salam yang dipersonalisasi, perutean panggilan, dan banyak lagi.

Bahkan ada beberapa fitur, seperti respons instan, yang tidak selalu Anda dapatkan dengan penyedia lain. Jika Anda melewatkan panggilan, Grasshopper akan secara otomatis mengirim pesan teks.

Penanganan panggilan dan penerusan panggilan secara bersamaan memungkinkan Anda meneruskan panggilan ke rekan satu tim saat Anda sedang sibuk. Transkripsi pesan suara memudahkan Anda untuk memenuhi panggilan setelah jam kerja.

Kelola semua yang baru saja saya daftarkan langsung dari aplikasi seluler. Merutekan panggilan tepat ke tempat yang mereka tuju—hanya dengan beberapa gesekan di ponsel Anda.

Anda juga mendapatkan ekstensi tanpa batas dengan paket Grasshopper Small Businesses, dan beberapa ekstensi gratis dengan paket lainnya. Rutekan panggilan ke nomor lain, perangkat seluler, ekstensi informasi untuk menjawab FAQ, atau pesan suara di luar kantor yang sopan.

Dikenakan biaya untuk ekstensi adalah sesuatu yang Gregg katakan orang harus berhati-hati dalam kontak yang mereka tandatangani. Total biaya dapat "naik sangat cepat" jika Anda harus membayar untuk saluran tambahan hanya untuk mengatur ekstensi pesan suara.

Dengan Grasshopper, Anda tidak perlu terlalu khawatir. Paket entry level dilengkapi dengan satu nomor dan tiga ekstensi—sempurna untuk pemilik tunggal atau pendiri untuk menyambut penelepon mereka dengan menu profesional dan menghubungkan mereka dengan orang yang tepat.

Mari kita lihat lebih dekat tiga opsi Anda dengan Grasshopper.

• Solo : mulai dari $26 per bulan untuk satu nomor dan tiga ekstensi
• Mitra : mulai dari $44 per bulan untuk tiga nomor dan enam ekstensi
• Usaha Kecil : mulai dari $80 per bulan untuk lima nomor dan ekstensi tak terbatas

Seperti yang saya katakan, itu benar-benar hanya dasar-dasarnya. Tidak ada integrasi CRM atau perekaman panggilan, jadi pikirkan tentang Grasshopper sebagai cara untuk mengganti sistem telepon Anda daripada merevolusinya.

Meskipun demikian, jika Anda telah mencoba melakukan keajaiban dengan VoIP gratis seperti Google Voice, kemampuan untuk mengatur perutean panggilan mungkin terasa sangat revolusioner.

Ini juga akan lebih murah dan lebih mudah diatur daripada pesaing yang lebih kuat. Nomor bebas pulsa mungkin memerlukan satu hari untuk mulai bekerja, tetapi biasanya nomor Anda siap digunakan saat Anda mendaftar.

Jika Anda ingin menambahkan baris tambahan, biayanya $10 per bulan. Itu jauh lebih banyak daripada Phone.com untuk saluran ekstra, itulah sebabnya saya tidak merekomendasikan Grasshopper jika Anda membutuhkan banyak. Plus, antarmuka tidak dibuat untuk menangani sistem besar.

Tapi untuk kantor kecil, itu sempurna. Tidak masalah di mana Anda atau mitra bisnis Anda bekerja—orang dapat berada di lapangan saat ada telepon masuk ke kantor, atau di kota yang berbeda sama sekali. Grasshopper memudahkan untuk memastikan panggilan Anda sampai ke tujuan.

Coba Grasshopper secara gratis.

#6 – Ulasan PhoneBurner — VoIP Terbaik untuk Tim Penjualan

PhoneBurner siap beraksi. Apakah kamu?

Produk ini sedikit berbeda dari pilihan VoIP lainnya di daftar saya. Ini adalah platform keterlibatan penjualan, jadi tidak dirancang untuk menggantikan sistem telepon Anda. Melainkan dirancang untuk memberikan repetisi keluar alat yang sempurna untuk mencari calon pembeli, menjual, dan menutup transaksi.

Apakah tim jauh? Apakah orang suka bekerja di luar kantor? Bukan sebuah drama. Pengguna Anda dapat menelepon dari mana saja dan mulai bekerja melalui kontak terpanas Anda.

Ini berisi perangkat lunak CRM dan dialer otomatis yang dibangun ke dalam platform. Anda tidak mencoba membuat teknologi berjalan dengan baik—semuanya sudah diatur saat Anda membuka kotaknya. Anda dapat berintegrasi dengan CRM Anda sendiri jika Anda mau, atau cukup mengimpor prospek Anda dan mulai membuat hingga 80 panggilan per jam.

Saya tidak tahu berapa kecepatan repetisi Anda sekarang, tetapi 80 panggilan per jam merokok. Tidak ada penundaan "telemarketer" saat panggilan tersambung, hanya percakapan yang tajam seperti melalui saluran telepon.

Dan, karena CRM terikat, perwakilan dapat melihat dengan tepat dengan siapa mereka berbicara, pada tahap apa mereka berada, dan catatan apa pun yang tersisa di akun.

Sarkar mengatakan bahwa hampir semua orang di game B2B SaaS menelepon melalui platform keterlibatan penjualan sekarang. Dialer otomatis membuat agen Anda jauh lebih efisien dengan menghilangkan pekerjaan panggilan yang sibuk. "Anda hampir tidak perlu mengklik apa pun," katanya.

Dengan PhoneBurner, Anda tidak melakukan panggilan manual, menelusuri halaman untuk menemukan nomor, atau menyalin/menempel email dengan panik sebelum panggilan berikutnya. Sebagai gantinya, Anda dapat menjatuhkan pesan suara tanpa menunggu bunyi bip, mengirim email yang sesuai, atau memindahkan prospek ke folder lain dengan satu klik.

Bagi Makan, perangkat lunak dialer otomatis sangat penting untuk penjangkauan skala besar dalam pemasaran jarak jauh, tetapi pengaturannya sulit. Anda harus secara khusus memprogram CRM dan dialer otomatis. Dari sana, mahal untuk menyesuaikan perangkat lunak CRM dengan industri Anda. Dia menyebutkan satu opsi CRM populer yang berharga $25.000 dan $50.000, "hanya untuk menyiapkan Anda semua dengan telepon."

Dengan PhoneBurner, banyak pekerjaan yang tidak Anda lakukan. Ini tidak akan mempersiapkan database Anda untuk Anda, tetapi integrasi CRM/pemanggil otomatis yang mendasar sudah ada.

Perusahaan mengambil langkah lebih jauh dengan menawarkan salah satu paket orientasi paling komprehensif yang pernah saya lihat untuk produk apa pun. Tim mereka bekerja dengan Anda untuk mencapai tujuan sebelum Anda menyiapkan, menjalankan Anda melalui sesi pengujian, dan kemudian melatih tim Anda tentang cara menggunakan platform.

Anda juga mempelajari cara membuat laporan sehingga Anda dapat melacak kinerja. Sangat mudah untuk melakukan kesalahan ini, pada platform apa pun, tetapi penasihat PhoneBurner Anda memandu perusahaan melalui proses, minggu demi minggu. Mereka akan membantu Anda menyiapkan dasbor, papan peringkat, dan semuanya akan disesuaikan dengan tujuan Anda.

Prospek didistribusikan secara otomatis, berdasarkan aturan yang Anda tetapkan. Beralih di antara konfigurasi yang telah ditentukan sebelumnya, seperti Round Robin atau First Come First Served, atau sesuaikan pengaturan Anda sendiri. Pastikan prospek sampai ke agen yang tepat setiap saat, dengan hanya sedikit pekerjaan di pihak manajer.

PhoneBurner tidak murah, tetapi ingat bahwa ini bukan perbandingan apel-ke-apel dengan penyedia VoIP lainnya karena Anda mendapatkan dialer otomatis dan CRM bawaan.

• Standar : mulai dari $124 per pengguna setiap bulan
• Profesional : mulai dari $149 per pengguna setiap bulan
• Premium : mulai dari $166 per pengguna setiap bulan

Ini adalah harga jika Anda mendaftar selama satu tahun, yang pada dasarnya memberi Anda dua bulan gratis dibandingkan dengan membayar bulanan.

Anda mendapatkan menit panggilan tak terbatas, yang jelas penting jika perwakilan Anda melakukan seribu panggilan setiap minggu. Dengan PhoneBurner, itu tidak sulit dilakukan.

Rekaman panggilan disimpan gratis selama 30 hari dengan paket Standar, 60 hari dengan Profesional, dan tidak ada batasan untuk paket Premium. Ada juga batasan jumlah kontak yang dapat Anda simpan, mulai dari 10.000 pada paket Standar.

Anda harus meningkatkan ke Professional untuk mendapatkan kemampuan softphone. Ini bukan masalah besar jika Anda sudah memiliki ponsel, tapi saya rasa itu akan mengganggu orang yang ingin menggunakan tablet atau komputer mereka.

Dengan Premium, Anda mendapatkan saluran masuk khusus, serta beberapa fitur penanganan. Saya tidak akan merekomendasikan menggunakan PhoneBurner untuk lalu lintas masuk yang serius — opsi VoIP lainnya akan jauh lebih murah — tetapi beberapa tim akan menghargai memiliki pesan suara khusus dan kemampuan untuk meneruskan panggilan.

Rata-rata, seorang perwakilan dapat melakukan panggilan 233% lebih banyak dengan PhoneBurner daripada yang dapat mereka lakukan dengan saluran biasa.

Apakah pensil matematika keluar untuk Anda? Untuk Makan, butuh 2.500 panggilan untuk menghasilkan daftar. Apa metrik Anda?

Jika menggandakan atau melipatgandakan produktivitas perwakilan Anda terdengar seperti ide yang bagus, mulailah uji coba gratis dengan PhoneBurner hari ini.

#7 – Ulasan OpenPhone — Cara Terbaik Menjalankan Bisnis Anda Dari Ponsel

Jason memperingatkan kami tentang menggunakan "opsi terbaru dan termurah," jadi saya sedikit skeptis ketika saya mendengar tentang OpenPhone. Ini hanya beberapa tahun dan itu $10 per bulan.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Pergi untuk itu. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Fitur VoIP Dasar

Saya ingin fokus pada apa yang membuat produk ini berbeda, tidak membuat Anda kewalahan dengan menjelaskan setiap fitur untuk setiap produk. Setelah Anda mulai menggali VoIP, Anda akan menemukan bahwa 30-40 fitur berbeda adalah yang terendah dalam hal apa yang Anda dapatkan.

Setiap opsi yang saya pilih mencakup apa yang saya anggap sebagai fitur dasar VoIP, dengan beberapa pengecualian kecil. Anda tidak akan mendengar saya memanggil mereka kecuali ada sesuatu yang superlatif tentang bagaimana vendor melakukannya.

Untuk membuat daftar rekomendasi saya, penyedia harus menyertakan:

• Fitur penanganan panggilan seperti penerusan panggilan, transfer panggilan, panggilan tunggu, dan ekstensi, sehingga Anda tidak akan pernah melewatkan panggilan, di mana pun Anda berada.
• Menu dan penjawab otomatis yang memungkinkan penelepon menghubungi departemen tertentu, mendengarkan jam kerja, dan sebagainya.
• Rekaman panggilan yang menyediakan riwayat dan pemutaran semua panggilan, yang berguna untuk pelatihan dan terkadang diperlukan untuk alasan hukum.
• Aplikasi seluler yang mengubah ponsel Anda menjadi lini bisnis
• Faks online untuk menggantikan kebutuhan mesin tradisional sekaligus mendigitalkan dokumen secara otomatis.
• Kemampuan softphone untuk memungkinkan Anda melakukan panggilan dari desktop dan tablet hanya dengan headset.
• Panggilan video dan konferensi untuk rapat, webinar, kesehatan jarak jauh, dan lainnya.
• Transkripsi pesan suara yang mengubah panggilan tak terjawab Anda menjadi pembacaan cepat melalui teks atau email

Beberapa paket VoIP "tingkat awal" yang ditujukan untuk perusahaan dengan lima hingga sepuluh karyawan hanya hadir dengan versi terbatas dari fitur ini. Anda mungkin harus membayar ekstra untuk merekam panggilan, misalnya, atau menggunakan paket yang lebih mahal untuk mendapatkan faks online tanpa batas.

Paket bervariasi antara sistem telepon bisnis dasar dan solusi premium untuk pusat panggilan. Yang terakhir hadir dengan fitur penanganan panggilan yang jauh lebih dapat disesuaikan, penjawab otomatis multi-level, dan fitur pelaporan mendalam yang tidak akan dilewatkan oleh tim kecil.

Melakukan Pembelian VoIP yang Hemat Biaya

Layanan telepon tradisional, setelah pajak, akan berkisar antara $50 – $70 per bulan. Dalam penelitian saya, saya menemukan banyak pengguna beralih ke VoIP karena mereka membayar lebih dari itu.

Saya pikir ini adalah bagaimana orang "memotong tagihan telepon mereka menjadi dua" dengan beralih ke VoIP. Mereka diseret oleh penyedia telepon mereka saat ini. Bagi orang-orang dengan tagihan telepon yang masuk akal, penghematannya mungkin tidak begitu dramatis.

"Ini bukan penghematan ajaib," kata Gregg kepada kami. "Anda akan menghemat sedikit, tetapi tidak sebanyak yang Anda pikirkan dengan layanan telepon bulanan Anda."

Tapi, karena Anda mungkin akan membayar per telepon, bahkan penghematan $10 setiap bulan akan bertambah dengan cepat. Semakin cerdas Anda memilih penyedia, semakin besar penghematan Anda.

Mari kita lihat bagaimana menilai harga stiker, harga sebenarnya, dan di mana saja Anda dapat memotong biaya dengan menemukan sistem yang sesuai dengan bisnis Anda.

Gregg mengatakan biaya VoIP rata-rata sekitar $25 per pengguna per bulan, yang pada dasarnya adalah apa yang saya temukan dalam penelitian saya. Ini jika Anda membayar telepon secara langsung atau menggunakan telepon lunak. Jika Anda menyewa telepon meja, biasanya biaya tambahannya sekitar $10 per bulan, sehingga biaya VoIP menjadi sekitar $35 per pengguna setiap bulan.

Sebut saja $40 per bulan setelah pajak dan biaya. Bukan penyedia yang mengisi tagihan, hanya biaya tambahan yang diamanatkan pemerintah yang tidak dapat dihindari untuk Dana Layanan Universal, yang membawa telekomunikasi ke bagian pedesaan negara itu dan mendukung 911 nomor darurat.

Sekarang Anda pasti akan melihat VoIP lebih murah dari $25 per baris. Saya telah menyertakan solusi VoIP sederhana seperti Phone.com dan OpenPhone yang kurang dari setengahnya.

Biasanya, tradeoff dengan paket biaya yang sangat rendah adalah Anda mendapatkan blok menit per bulan, sedangkan paket $25+ cenderung datang dengan panggilan tak terbatas di Amerika Utara.

Untuk penjualan, layanan pelanggan, dan kasus penggunaan lain yang membutuhkan orang-orang di klakson sepanjang hari, panggilan tak terbatas adalah hal yang harus dimiliki. Saat Anda melewati blok menit yang ditentukan, penghematan VoIP Anda bisa hilang.

Jika Anda menggunakan perangkat lunak dialer otomatis melalui VoIP, Anda benar-benar perlu menghindari harga per menit. Makan menghitungnya selama percakapan kami: jika Anda memiliki 100 karyawan yang diharapkan melakukan 200 panggilan sehari, Anda melihat 100.000 menit per minggu. Itu terlalu banyak volume panggilan untuk bertahan ditagih setiap menit.

Beberapa penyedia, seperti RingCentral, Ooma, dan Nextiva, menawarkan paket dalam kisaran $20 untuk panggilan tak terbatas. Jadi Anda dapat membayar di bawah rata-rata, tetapi tidak perlu khawatir tentang biaya lebihan yang besar.

Faktor lain yang berpotensi menurunkan total biaya VoIP adalah pemahaman tentang perizinan. Misalnya, apakah Anda akan dikenakan biaya tambahan untuk menambahkan ekstensi? Apakah Anda membayar per pengguna, per saluran, per jalur panggilan? Vendor tidak semua biaya dengan cara yang sama.

Gregg memperingatkan kami bahwa banyak orang tidak mengerti persis bagaimana mereka membayar dalam kontrak. Mereka pergi untuk menyesuaikan sesuatu pada akhirnya, berpikir itu gratis, dan kemudian terkejut ketika tagihan datang pada akhir bulan.

Dengan Grasshopper, bahkan paket termurah yang mereka tawarkan hadir dengan tiga ekstensi gratis. Ini bagus untuk bisnis kecil yang menginginkan satu baris untuk beberapa departemen, atau startup yang membutuhkan pohon telepon dasar.

Phone.com lebih murah untuk menambahkan nomor baru daripada Grasshopper, tetapi Anda tidak mendapatkan ekstensi gratis. Pengaturan yang berbeda dapat membingungkan, tetapi jika Anda meluangkan waktu untuk memahami apa yang Anda butuhkan, Anda dapat memainkannya untuk keuntungan Anda.

Jika Anda benar-benar berusaha mendapatkan VoIP dengan anggaran terbatas, Jason memperingatkan kami bahwa Anda harus sedikit berhati-hati. Sangat mudah untuk mendirikan perusahaan VoIP akhir-akhir ini—teknologinya bukanlah hal baru—dan dia memaparkan beberapa cerita horor tentang vendor apel yang berpura-pura menawarkan layanan yang bereputasi baik dan menjatuhkan klien begitu mereka mendapatkan uang mereka.

“Dan karena dibutuhkan sekitar 30 hari untuk mentransfer nomor, Anda kurang beruntung jika itu terjadi,” katanya. Departemen Kehakiman AS telah menuntut kasus-kasus ini, mengambil kembali jutaan dolar dari skema penipuan VoIP palsu.

Lebih baik aman daripada menyesal, dan gunakan penyedia VoIP seperti Grasshopper atau Ooma yang sudah ada sejak lama. Atau, nama rumah tangga seperti RingCentral yang merupakan perusahaan publik. "Aku tidak bisa membayangkan mereka akan mencampakkanmu dalam 10 hari atau semacamnya," kata Jason.

Sistem Berbasis Cloud atau Lokal

Anda bisa memasang infrastruktur VoIP di kantor Anda (di tempat), atau menggunakan internet untuk terhubung ke layanan (berbasis cloud). Either way, Anda membayar lebih sedikit daripada yang Anda lakukan untuk saluran telepon tradisional, tetapi ada perbedaan penting untuk dipahami.

Ada biaya awal peralatan yang jauh lebih tinggi jika Anda menggunakan penerapan di tempat. Anda harus membeli PBX, telepon, router, switch, dll., sedangkan penyedia berbasis cloud meng-host semua itu sendiri.

Anda dapat membeli telepon meja dengan solusi berbasis cloud dan banyak orang melakukannya. Tapi, Anda tidak perlu selama Anda melengkapi karyawan dengan softphone atau aplikasi seluler VoIP.

“Ketika berbasis cloud, Anda tidak memiliki pengeluaran yang besar,” kata Gregg. “Tetapi Anda tidak benar-benar rugi dengan tidak mendapatkan peralatan karena sistem ini hadir dengan banyak fungsi.” Beberapa kemampuan utama yang dia bicarakan adalah:

• Karyawan Anda dapat bekerja dari mana saja di dunia dengan internet
• Anda akan dapat mengelola sendiri fitur sistem menu dan perutean panggilan
• Anda dapat meningkatkan tanpa membeli peralatan, dan menurunkan tanpa pemborosan
• Anda tidak memiliki peralatan untuk dirawat dan dipantau

Ini adalah empat alasan utama mengapa saya hanya merekomendasikan solusi berbasis cloud.

Seperti solusi apa pun yang dihosting orang lain, Anda memang mengorbankan sedikit kontrol backend. Anda terbatas pada fitur yang mereka sediakan, sedangkan sistem lokal dapat sepenuhnya disesuaikan agar sesuai dengan kebutuhan Anda.

Tetapi pengguna akhir dapat melakukan sebagian besar dari apa yang mereka butuhkan dengan Ooma atau Belalang. Pemilik toko yang tidak memiliki pengalaman TI dapat menambahkan perpanjangan untuk karyawan baru atau membuat perubahan pada informasi tentang jam libur yang disediakan oleh petugas otomatis mereka.

Kebanyakan orang mendapatkan kontrol yang mereka butuhkan tanpa tanggung jawab yang datang dengan memelihara sistem. Jika Anda membutuhkan ratusan telepon dan konfigurasi yang sangat disesuaikan, sistem lokal mungkin satu-satunya pilihan Anda. Itu akan membutuhkan overhead TI—menyewa MSP seperti Gregg untuk memasang, memelihara, memantau, dan mengganti peralatan Anda—atau mempekerjakan staf internal.

Bagi banyak pemilik bisnis, adalah mimpi untuk tidak stres tentang telepon. Penyedia berbasis cloud yang saya lihat menawarkan hampir 100% waktu aktif, dan beberapa menawarkan SLA yang didukung secara finansial.

Seperti yang dikatakan Gregg kepada tim saya, “Anda tidak begitu khawatir tentang akhir di kantor utama yang selalu bangun setiap saat karena karyawan Anda terhubung langsung ke server berbasis cloud.”

Kesederhanaan di sini bahkan lebih penting jika orang melakukan telecommuting atau bekerja di luar kantor beberapa hari dalam seminggu. Jauh lebih sulit untuk mengamankan komunikasi antara pengguna eksternal dan sistem lokal.

Saya akan mengatakan lebih banyak tentang itu di bagian keamanan, tetapi karyawan modern membutuhkan akses ke layanan perusahaan setiap saat. Dengan demikian, berbasis cloud menjadi jauh lebih populer.

Greg memberi tahu kami dengan tegas, "Jika Anda adalah UKM dalam rentang sepuluh telepon—memberi atau menerima—itu tidak layak lagi dilakukan di tempat."

Perusahaan yang lebih besar akan memiliki lebih banyak hal untuk dipikirkan, tetapi penyedia VoIP seperti Nextiva, RingCentral, dan Ooma dapat membantu Anda menyiapkan apa pun jenis penerapan yang Anda butuhkan. Dengan vendor ini, Anda benar-benar bisa mendapatkan yang terbaik dari kedua dunia atau melakukan transisi ke cloud dengan kecepatan Anda sendiri.

Berapa Kecepatan Internet yang Saya Butuhkan untuk Clear Call?

Panggilan harus jelas. Anda tidak dapat berkompromi dengan itu, atau Anda akan berharap Anda memiliki telepon rumah berapa pun harganya.

Jadi bagaimana Anda memastikan setup Anda menangani VoIP?

Berikut mur dan baut dari apa yang saya temukan: VoIP tidak akan bekerja pada DSL. Kabel mungkin baik-baik saja untuk kantor kecil, tetapi itu tidak akan menjadi yang terbaik.

Serat adalah apa yang Anda inginkan. Ini memiliki bandwidth yang Anda butuhkan dan kecepatan unggah/unduh sama, tidak seperti kabel.

Semua orang yang kami ajak bicara tentang VoIP memberi tahu kami bahwa kehabisan bandwidth akan mulai menyebabkan masalah—panggilan terputus, bergema di telepon, dan percakapan yang buruk.

Begini masalahnya, VoIP tidak membutuhkan koneksi yang sangat cepat.

Gregg mengatakan bahwa 100 kbps itu bagus. 140 kbps adalah “seperti panggilan telepon yang paling ideal dan murni.”

Jadi, jika Anda menggunakan saluran 1 mbps, Anda berpotensi melakukan sepuluh panggilan telepon. “Memang, Anda selalu ingin memberikan kompensasi yang berlebihan untuk jatuh dan yang lainnya, tetapi hanya itu yang Anda butuhkan dari segi kecepatan,” tambahnya.

Nextiva dan RingCentral memiliki paket VoIP yang ditujukan untuk perusahaan kecil yang tidak memiliki infrastruktur kantor komersial. Mereka akan membiarkan Anda menguji koneksi Anda langsung di situs web mereka. Anda akan mendapatkan semua informasi yang Anda perlukan untuk mengetahui apakah Anda siap untuk VoIP, atau Anda perlu memutakhirkan internet Anda terlebih dahulu.

Kami tidak berbicara tentang pipa besar di sini, masalah yang Anda hadapi adalah stabilitas koneksi. Jika Anda mengunduh sebuah lagu, siapa yang peduli jika dibutuhkan dua atau tiga detik ekstra? Anda tidak akan menyadarinya. Tetapi ketika Anda sedang melakukan percakapan, bahkan sedikit penundaan akan sangat menyakitkan.

Penundaan apa pun lebih dari 150 mdtk (itu milidetik) dan percakapan bermakna Anda sekarang tidak mungkin. Sebagai referensi, panggilan melalui telepon rumah memiliki penundaan sekitar 45 ms, jadi 150 jelas merupakan batas atas yang Anda inginkan.

Lebih tinggi dari itu, Anda membicarakan seseorang atau mereka melewatkan apa yang Anda katakan.

Melakukan panggilan dingin, membantu pelanggan yang marah—itu sudah cukup sulit. Tidak ada yang ingin mengulangi apa yang mereka katakan. Dan itu tidak baik jika seseorang salah mendengar nomor kartu kredit.

“Yang menjadi masalah,” kata Gregg, “adalah jika Anda memiliki modem kabel yang hanya memiliki 5 mbps di upstream Anda, dan semua orang di kantor mengunggah barang ke Dropbox, OneDrive, dan hal-hal seperti itu, menghabiskan bandwidth itu. .”

Ingat hari-hari gelap di mana seseorang tidak bisa menggunakan internet dan telepon pada saat yang bersamaan? Jangan kembali. Pastikan Anda memiliki bandwidth untuk mengakomodasi semua pengguna Anda dengan semua tugas mereka.

Pertimbangan Jaringan dan Perangkat Keras

Sekarang Anda dapat memiliki semua bandwidth di dunia dan masih mendapatkan kualitas VoIP yang buruk jika jaringan Anda tidak dikonfigurasi dengan benar.

Usaha kecil tidak perlu terlalu khawatir tentang hal ini. Menurut Gregg, "Jika Anda hanya memiliki lima ponsel, bahkan mungkin hingga 10 ponsel, tentu saja Anda dapat membuangnya ke dalam jaringan."

Dia menyarankan menjalankan VLAN terpisah untuk apa pun di luar 10 telepon di satu lokasi untuk menghindari masalah kualitas. Pisahkan telepon dari komputer dan prioritaskan lalu lintas suara di router. Dengan cara ini, apa pun yang dilakukan karyawan Anda tidak akan memengaruhi kualitas panggilan Anda.

Bahkan dengan apa yang disebut sistem "plug and play", Anda pasti ingin memikirkan konfigurasi jaringan jika Anda memasang lebih dari 10 telepon. “Maksud saya, Anda bisa memasangnya,” kata Gregg, “tetapi saya tidak akan terlalu berharap tentang kualitasnya.”

Tapi itu bukan hanya telepon untuk dipikirkan. "Mesin faks di ruang konferensi benar-benar membuatku bingung," Jason menjelaskan. "Saya seperti: Saya hanya membeli sistem telepon!"

Anda harus metodis. Ke mana saluran telepon harus pergi? Apakah mereka terhubung ke sistem keamanan? Jika Anda memiliki PoE, Anda cukup mencolokkan kabel ethernet ke telepon, tetapi jika tidak, Anda harus memastikan ada aliran listrik di mana pun Anda menginginkan stasiun.

Dengan layanan berbasis cloud, Anda harus membiarkan vendor di belakang firewall Anda.

Jason memiliki masalah di mana salah satu anak buahnya melewatkan hal penting tentang persyaratan firewall, dan itu menunda penyebaran VoIP-nya sekitar enam bulan. "Aku tidak terlalu senang," hanya itu yang dia katakan tentang itu.

Jika Anda memiliki banyak telepon tradisional dan mesin faks yang ingin tetap Anda gunakan, saya akan merekomendasikan Nextiva, RingCentral, atau Ooma. Mereka menawarkan adaptor telepon analog (ATAs) yang memungkinkan Anda menggunakan perangkat telepon rumah yang mendukung VoIP.

Ini memungkinkan Anda untuk menghapus sistem lama Anda secara bertahap, alih-alih mencoba Hercules perusahaan Anda melalui transformasi besar-besaran (dan jauh lebih mahal). Akan menyakitkan untuk beralih apa pun yang terjadi, tetapi berapa lama Anda dapat membenarkan menginvestasikan lebih banyak uang di PBX lama yang dua kali lebih sulit digunakan untuk setengah fungsionalitas?

Satu hal terakhir tentang menggunakan ponsel lama. Sangat bagus jika Anda dapat menggunakan apa yang Anda miliki atau mendapatkan kesepakatan di suatu tempat daripada melalui vendor.

Namun Gregg telah mengalami masalah dengan ponsel yang menua. Peretas akan mencoba dan masuk ke ponsel untuk mulai melakukan panggilan spam. “Kami melihat lebih dari 100.000 upaya sehari pada satu sistem telepon,” kenangnya. Prosesor pada ponsel lama tidak cukup kuat untuk menahan semua permintaan yang masuk, dan serangan itu merusak sistem.

Jadi, waspadalah terhadap penawaran dan cobalah untuk memaksimalkan peralatan yang sudah Anda miliki. Tetapi berhati-hatilah saat membeli ponsel yang memiliki prosesor yang lebih tua, karena itu mungkin rentan.

Plus, ketika Anda membeli telepon langsung dari vendor VoIP Anda, itu sudah disediakan sebelumnya. Itu punya koneksi yang aman di luar kotak. Saat Anda mulai melakukan hal-hal kecil-kecilan, Anda mungkin kehilangan fungsionalitas plug-and-play yang diinginkan itu.

Pastikan Pekerja Jarak Jauh Sesuai Dengan Kecepatan

VoIP berbasis cloud memberi Anda kebebasan penuh untuk melakukan remote dengan mudah. Menghubungkan pengguna eksternal ke sistem lokal memiliki lebih banyak rintangan dalam hal biaya dan keamanan.

Tetapi bahkan jika Anda menggunakan cloud, yang sangat saya rekomendasikan, ada beberapa hal yang perlu dipikirkan.

Pekerja jarak jauh membutuhkan koneksi internet yang solid untuk VoIP. Ketika Jason mempekerjakan seseorang yang bekerja dari rumah, lowongan pekerjaan mengatakan bahwa mereka harus memiliki WiFi yang terkunci dan aman.

Dia juga meminta mereka melakukan tes kecepatan untuk memastikan bahwa koneksi mereka cukup kuat untuk dapat menerima panggilan telepon. Dia membutuhkan minimal 20 mbps download dan 10 mbps upload.

Ini hanya tes kecepatan umum, tidak ada yang mewah. Dia mengirimi mereka tautan, mereka mengirim kembali tangkapan layar untuk memverifikasi. Jason mengatakan kebanyakan orang “menghancurkan waktu unggah/unduh itu,” tetapi Anda harus yakin.

Dengan karyawan telecommuting, Anda juga harus memikirkan pelatihan dan manajemen dari jauh. Saya tahu saya telah mengatakan bahwa paket VoIP premium dari vendor seperti RingCentral dan Nextiva ditujukan untuk kerumunan pusat panggilan. Memang benar bahwa fitur-fitur itu menjadi sangat penting untuk kolaborasi ketika tidak ada kantor.

Berbagi dokumen dalam platform, seperti skrip telepon, atau kemampuan manajer untuk mendengarkan panggilan langsung pertama karyawan baru—Anda dapat memberikan lebih banyak dukungan untuk mengembangkan karyawan Anda, bahkan saat orang bekerja dari rumah.

Untuk tim kecil, OpenPhone dapat bekerja dengan sangat baik. Orang-orang dapat membagikan kotak masuk, menandai panggilan, meninggalkan komentar, dan memastikan tidak ada peluang yang terlewatkan.

Orang-orang senang dapat bekerja saat bepergian, bahkan jika mereka tidak sepenuhnya jauh. Satu hal yang mengejutkan Jason adalah betapa pentingnya aplikasi seluler bagi para eksekutif. Mereka ingin semuanya diteruskan ke sel mereka.

Aplikasi seluler memang bagus, tetapi bukan tanpa kekurangannya. Gregg mengatakan VoIP di ponsel sangat bagus untuk menghemat uang, tapi dia tidak begitu tertarik pada itu sebagai full-time stand-in untuk menggunakan komputer atau telepon meja. "Ini bagus dalam keadaan darurat," katanya, "tetapi jika Anda ingin melihat baterai ponsel habis di depan mata Anda, itu cara yang bagus."

Integrasi dengan CRM

Tim saya bertanya kepada Jason apa hal terbesar yang dapat Anda lakukan untuk membantu perwakilan dan agen, dan dia mengatakan integrasi dengan CRM Anda.

Ini adalah lagu yang kami dengar dari semua orang, dan itu sesuai dengan pengalaman saya sendiri. Perangkat lunak CRM adalah pengubah permainan total dalam hal mengembangkan bisnis Anda dan memberikan layanan kepada pelanggan.

Cari layanan telepon VoIP yang terintegrasi dengan CRM Anda. Jika Anda tidak memilikinya, Nextiva dan PhoneBurner memiliki satu bawaan yang dapat Anda gunakan segera.

Teknologi ini bukanlah hal baru, tetapi perangkat lunak CRM telah menjadi sangat bagus dalam beberapa tahun terakhir, dan jauh lebih murah. Saat Anda menggabungkan kemampuan CRM untuk melacak informasi pelanggan dengan komunikasi suara berkualitas, pengalaman yang dihasilkan bagi karyawan Anda luar biasa.

Seorang pelanggan menelepon dan informasi akun mereka muncul di layar. Tidak perlu menggali file atau meminta pelanggan untuk memberikan nama, ID, nomor pesanan, dll.

Sarkar berbicara dengan kami tentang bagaimana hal itu meningkatkan efisiensi tenaga penjualannya. "Anda bisa melakukan lebih banyak percakapan dengan memotong waktu ekstra yang Anda habiskan untuk mencari tahu siapa yang menelepon."

Sungguh, setiap interaksi disederhanakan, yang membuat perwakilan dan agen Anda jauh lebih produktif. Jika pelanggan memiliki pesanan, perwakilan dapat melihat di mana itu. Tidak ada langkah tambahan untuk memverifikasi siapa yang menelepon, atau meminta mereka untuk menggali nomor pesanan pembelian.

Menghemat detik pada setiap tugas yang berulang bertambah dengan cepat. Karyawan dapat mengklik untuk menghubungi nomor dalam CRM. Informasi akun terpusat dan agen dapat meninggalkan catatan tentang panggilan. Semuanya disimpan dengan cara yang masuk akal.

Makan menjelaskannya dengan baik ketika dia berkata, “Dibandingkan dengan sistem telepon tradisional, voice over IP yang terintegrasi dengan CRM sangat mudah seperti: sebelum iPhone [versus] setelah iPhone.”

Kemampuan untuk merekam panggilan dalam CRM merupakan faktor besar bagi banyak orang yang kami ajak bicara. “Di masa lalu,” kata Jason, “sistem yang saya miliki untuk merekam agak terpisah dari CRM, jadi saya harus mengejarnya. Jika seseorang menelepon, saya harus seperti dengan siapa Anda berbicara? Kapan Anda menelepon? Dan itu akan menjadi semacam mimpi buruk.”

Ketika Jason pindah ke penyedia VoIP baru, integrasi dengan CRM mereka adalah faktor penentu. Perusahaannya berkomunikasi di begitu banyak saluran, yang semuanya direkam. Integrasi membuat proses mendengarkan kembali jauh lebih mudah.

"Jika Anda mengeluh tentang perwakilan atau sesuatu seperti itu," kata Jason, "Saya dapat mengambil nomor telepon Anda, mencolokkannya, dan menemukan setiap panggilan yang pernah Anda lakukan selama setahun terakhir, setiap obrolan, setiap email, setiap kontak. Ini sangat sederhana. [Ini] menghemat waktu saya untuk melacak panggilan.”

Bagi Makan, rekaman panggilan sangat penting untuk menilai kinerja karyawan. "Secara tradisional, Anda memberi seseorang telepon palsu," katanya. “Anda tidak tahu berapa banyak panggilan yang mereka lakukan, dengan siapa mereka berbicara, atau seperti apa tingkat percakapannya.”

Dengan VoIP, Anda dapat melakukan kontrol kualitas dengan lebih mudah. Mendengarkan kembali panggilan itu mudah. Apa yang benar? Apa yang bisa diperbaiki? Identifikasi siapa yang membutuhkan pelatihan dan siapa yang tidak cocok.

Makan menjelaskan bagaimana hal itu sangat membantu para manajer menghemat waktu dan energi mereka untuk kandidat yang berkualitas. Mereka tahu siapa yang harus diinvestasikan dan siapa yang harus dikirim dalam perjalanan mereka. “Maksud saya, Anda dapat mengetahuinya dalam waktu 60-90 hari. Alasan apa pun yang mereka berikan, Anda cukup mendengarkan kualitas panggilannya.”

Waspadai penyedia VoIP yang menampilkan integrasi langsung dengan CRM Anda (dan perangkat lunak lain, dalam hal ini). Anda benar-benar harus mendemonstrasikannya untuk melihat bagaimana integrasi itu mendorong dan bekerja pada tingkat sehari-hari. Jika Anda menginginkan pengalaman "super sederhana" yang dibicarakan Jason untuk merekam panggilan, integrasinya harus ketat.

Perlu diketahui juga bahwa penyiapan awal CRM dan VoIP Anda akan memakan waktu, terutama jika Anda menggunakan banyak saluran seperti bicara, teks, dan obrolan. Anda perlu menyesuaikannya agar sesuai dengan industri dan kasus penggunaan Anda karena perangkat lunak ini cukup umum untuk digunakan.

“Kamu benar-benar bisa mengetahuinya,” kata Makan, “dan itulah tantangannya.”

Sarkar adalah penggemar berat platform keterlibatan penjualan karena mereka memiliki CRM bawaan dan mereka sudah siap untuk pekerjaan itu. Jelas Anda tidak ingin menggunakannya untuk layanan pelanggan, tetapi sesuatu seperti PhoneBurner akan membebani tim penjualan dengan konfigurasi yang jauh lebih sedikit.

Alat Kepatuhan Nyaman yang Dapat Digunakan Karyawan Tanpa Berpikir

Ada banyak peraturan yang melindungi konsumen dari mendapatkan robo-call atau informasi kartu kredit mereka dicuri. Jadi, jika Anda melakukan banyak panggilan atau menerima informasi keuangan melalui telepon, akan ada undang-undang pemasaran jarak jauh dan privasi yang tidak ingin Anda campuri.

Saya senang peraturan itu ada, tetapi karyawan baru (atau sekadar kecerobohan) dapat melanggar hukum secara tidak sengaja dan membuat perusahaan Anda didenda berat. Saya menemukan bahwa satu panggilan ke seseorang di registri Do-Not-Call nasional dapat mengakibatkan hukuman lima digit.

Satu slip up bisa menghabiskan biaya mulai dari $ 11.000 hingga $ 43.000. Dan itu per panggilan , karena Anda bisa mendapatkan banyak denda jika salah satu karyawan Anda mengacau. Jika itu terjadi berkali-kali, saya ragu pemerintah akan menghukum Anda dengan denda yang lebih kecil.

Atau pikirkan tentang kepatuhan HIPAA untuk penyedia layanan kesehatan. Mengekspos informasi kesehatan pasien yang dilindungi secara tidak sengaja dapat mengakibatkan hukuman penjara. Hal ini berlaku bahkan jika perusahaan tidak mengetahui telah terjadi pelanggaran.

Namun perusahaan membuat panggilan dan berbagi informasi pribadi sepanjang waktu tanpa bangkrut atau berakhir di slammer. Ini karena mereka menggunakan penyedia VoIP yang baik yang membuat kepatuhan menjadi nyaman bagi karyawan. Agen Anda mendapatkan alat yang tepat sehingga mereka dapat fokus pada pelanggan alih-alih bagaimana menghindari undang-undang kepatuhan yang misterius.

Terlepas dari seberapa besar bisnis Anda, jika Anda membuat banyak panggilan keluar (terutama jika Anda menggunakan perangkat lunak dialer otomatis), Anda perlu memperbarui daftar DNC Anda dan menggunakannya untuk menghapus nomor-nomor itu dari daftar panggilan Anda.

RingCentral, Nextiva dan sertakan fitur yang mudah digunakan untuk memastikan daftar DNC Anda mutakhir. PhoneBurner memiliki integrasi dengan DNC.com untuk menjaga orang tetap aman.

Makan, yang agennya melakukan ribuan panggilan dalam seminggu, mengatakan bahwa Zoho CRM bersama dengan RingCentral adalah cara termurah untuk menyiapkan karyawan Anda agar sukses. Anda hanya perlu mengikuti perawatan daftar DNC Anda, "karena itu adalah sesuatu yang akan sering Anda hadapi, dan mereka perlu menghapus nomor yang mereka panggil."

Merekam panggilan adalah area lain di mana kepatuhan itu penting. Hukum-hukum ini bervariasi dari satu negara bagian ke negara bagian lainnya. Di New York, Anda tidak perlu memberi tahu orang-orang bahwa panggilan sedang direkam. Di New Jersey, Anda melakukannya.

Produk seperti RingCentral memungkinkan Anda secara otomatis memberi tahu orang-orang bahwa panggilan sedang direkam, jadi Anda terlindungi. Hal ini memungkinkan tim Anda untuk tidak terlalu memikirkan cara melakukan panggilan resmi.

Jason memberi tahu kami tentang salah satu fitur yang membuatnya menjual penyedia VoIP mereka. Mencatat nomor kartu kredit adalah ilegal, jadi karyawan harus ingat untuk menjeda perekaman saat mereka mengambil informasi tersebut.

“Dan seperti yang dapat Anda bayangkan,” katanya, “jika Anda menerima 1.000 atau 1.500 panggilan sebulan, Anda pasti akan melupakannya beberapa kali, atau melewatkannya, atau lupa menjeda, atau lupa membatalkan jeda, yaitu larangan besar di daerah kami.”

Layanan VoIP yang dia pilih mengotomatiskan proses ini dalam CRM mereka sehingga karyawan tidak perlu memikirkannya. Begitu kursor mereka berada di kotak info pembayaran, panggilan itu berhenti merekam.

“Jadi perwakilan saya tidak perlu mengingat untuk mematikannya, dan itu sangat mudah,” kata Jason. “Saya tidak perlu khawatir tentang kepatuhan PCI (Industri Kartu Pembayaran). Saya tidak perlu khawatir tentang, 'Hei, jika Anda lupa, beri tahu saya agar saya dapat menghapus panggilan dari sistem.' Bagaimana jika kita menghapus panggilan yang salah?”

Ambil setiap kesempatan yang Anda bisa untuk mengotomatiskan kepatuhan. Potensi kewajiban dari satu pengawasan sudah cukup untuk membenarkan biaya pengeluaran lebih sedikit setiap bulan untuk VoIP, CRM, dan pelatihan Anda.

Keamanan

Tidak ada yang mau membayar untuk panggilan telepon senilai $20.000 yang tidak mereka lakukan. Itulah yang terjadi pada klien Gregg sebelum mereka mengamankan VoIP mereka dengan benar. Seseorang meretasnya dan menggunakannya untuk mulai mengeluarkan panggilan penipuan.

Keamanan merupakan perhatian utama untuk layanan berbasis internet, dan VoIP tidak terkecuali.

Ini cukup mudah untuk sistem lokal jika semua ponsel Anda berada di satu lokasi. Tetapkan aturan di router Anda sehingga tidak ada yang dapat terhubung ke sistem telepon kecuali penyedia layanan telepon.

Gregg berkata, "Selama itu dikonfigurasi, Anda solid, dan Anda tidak bisa diretas karena lalu lintas tidak bisa sampai ke sana dari orang lain."

Mengamankan sistem di tempat menjadi jauh lebih sulit jika Anda memiliki orang yang bekerja dari rumah, itulah sebabnya banyak perusahaan memilih untuk menggunakan rute VoIP berbasis cloud. Alamat tempat tinggal tidak memiliki alamat IP statis, jadi Anda tidak dapat menetapkan aturan di router Anda.

“Satu-satunya cara yang tepat untuk melakukannya adalah menggunakan layanan VPN,” jelas Gregg. “Jika Anda membiarkan port terbuka sehingga siapa pun dapat terhubung, Anda akan melihat bahwa sistem telepon akan terus-menerus dipalu.”

Dengan VoIP berbasis cloud, penyedia memastikan bahwa orang yang tepat menelepon ke sistem mereka. Anda masih harus menjaga kebersihan keamanan yang baik di perusahaan Anda—kata sandi yang panjang, prinsip hak istimewa paling rendah, dan de-provisioning akun lama.

Dua poin terakhir ini sangat penting. Anda perlu memastikan bahwa karyawan hanya memiliki akses ke data yang benar-benar mereka butuhkan. Jika memungkinkan, mereka harus memiliki akses hanya baca. Dan ketika karyawan pergi, Anda harus membatalkan penyediaan mereka.

Untuk satu hal, Anda tidak ingin membayar untuk akun lama yang tidak digunakan. Jika Anda memiliki omset tinggi, berhati-hatilah untuk menggunakan kembali nomor lama yang sudah Anda bayar, daripada membeli yang ekstra. Anda tidak ingin dikejutkan oleh tagihan yang memiliki lusinan baris yang tidak Anda gunakan.

“Masyarakat harus mewaspadai sabotase,” kata Makan. “Jika Anda mendapatkan karyawan yang tidak puas, mereka dapat menghapus database, jika Anda tidak mencadangkannya. Atau mereka menyalinnya. Atau mereka mulai merusak angka-angka dan mengubah hal-hal di sana.”

Jika Anda mematuhi prinsip hak istimewa paling rendah dan berada di atas mem-boot pengguna lama dari sistem sepenuhnya, risiko sabotase mendekati nol. Jika tidak, Anda membahayakan integritas data Anda.

Layanan telepon VoIP seperti RingCentral, Nextiva, dan Ooma memudahkan administrator untuk melacak siapa yang memiliki hak istimewa. Anda tidak memerlukan kredensial infosec untuk mengunci semua akun.

Kesimpulan

Rekomendasi teratas saya adalah Nextiva, Ringcentral, dan Ooma. Mereka terjangkau, dapat diandalkan, dan mudah diatur.

Jika Anda membutuhkan platform VoIP lengkap dengan harga murah, pertimbangkan Phone.com.

Grasshopper sangat bagus jika Anda lebih khawatir tentang memiliki ekstensi yang cukup berbeda daripada saluran telepon khusus yang unik.

Butuh sesuatu yang lebih cocok untuk mendukung upaya tim penjualan Anda? Lihatlah PhoneBurner untuk platform keterlibatan penjualan yang mencakup dialer otomatis.

Jika Anda seorang operator solo atau hanya seseorang yang muak harus menggunakan nomor pribadi Anda untuk menjalankan bisnis Anda, OpenPhone memberi Anda cara mudah dan murah untuk mendapatkan nomor profesional dan layanan VoIP.

Menutup ulang pilihan teratas saya dan yang terbaik:

1. Nextiva – Terbaik secara keseluruhan (Untuk waktu terbatas, dapatkan diskon 25%, ditambah telepon gratis, saat Anda mendaftar!)
2. Ooma Office – Terbaik untuk menambahkan VoIP ke Sistem Telepon UKM yang Ada
3. RingCentral – Terbaik untuk panggilan keluar bervolume tinggi
4. Phone.com – VoIP kelas profesional paling terjangkau
5. Grasshopper – Terbaik jika Anda membutuhkan lebih banyak ekstensi daripada saluran telepon
6. PhoneBurner – VoIP siap pakai terbaik untuk tim penjualan
7. OpenPhone – Cara terbaik untuk menjalankan bisnis Anda dari ponsel

Jangan lupa untuk mempertimbangkan kebutuhan Anda, anggaran, dan kriteria yang kita bicarakan saat Anda menjalani proses memilih layanan telepon VoIP terbaik untuk bisnis Anda.

Apakah Anda saat ini menggunakan penyedia VoIP? Bagaimana pengalaman Anda menggunakan VoIP?

Lihat Bagaimana Agensi Saya Dapat Mendorong Lalu Lintas Dalam Jumlah Besar ke Situs Web Anda

• SEO – membuka sejumlah besar lalu lintas SEO. Lihat hasil nyata.
• Pemasaran Konten – tim kami membuat konten epik yang akan dibagikan, mendapatkan tautan, dan menarik lalu lintas.
• Media Berbayar – strategi berbayar yang efektif dengan ROI yang jelas.

Pesan Panggilan