Cei mai buni furnizori VoIP și servicii telefonice pe care ar trebui să le luați în considerare

Dezvăluire: acest conținut este susținut de cititor, ceea ce înseamnă că dacă faceți clic pe unele dintre linkurile noastre, este posibil să câștigăm un comision.

Vrei să sări peste lectura și să ajungi direct la alegerea mea de top? Cele mai bune servicii de telefonie VOIP pentru majoritatea oamenilor sunt Nextiva, Ooma sau Ringcentral.

Cumpărând VoIP pentru afacerea dvs., veți economisi bani printr-o linie telefonică tradițională. Și dacă utilizați deja un serviciu VoIP de la un furnizor greoi, este posibil să puteți trece la ceva mai elegant fără a pierde nimic, în afară de frustrare.

Pentru a scrie o postare cu adevărat utilă pentru cititorii mei, echipa mea a luat legătura cu lideri care au folosit VoIP în moduri diferite.

Puteți găsi aproximativ 80 la sută din ceea ce trebuie să știți despre VoIP oriunde pe web - iată cele 20 la sută pe care nu le puteți găsi nicăieri altundeva.

Am vorbit cu:

• Gregg, care gestionează serviciile IT pentru a trăi. El știe ce sunt bune și rele ale diferitelor opțiuni VoIP și ajută companiile să rămână protejate de hack-uri.
• Jason, care lucrează în centre de apeluri de aproape 30 de ani și tocmai a cumpărat VoIP pentru organizația sa. El este adaptat la ceea ce este important pentru angajații dvs., indiferent dacă sunt la distanță sau într-un birou.
• Makan, care a înființat zeci de echipe de telemarketing cu volum mare. A învățat cum să reducă riscul amenzilor de reglementare și să identifice cei mai performanti într-o industrie cu o cifră de afaceri excepțional de mare.
• Sarkar, care gestionează echipe de vânzări în spațiul B2B SaaS. Ne-a explicat cum să sincronizăm software-ul VoIP și CRM cu cele mai puține bătăi de cap posibile.

Uite, știu ce funcționează pentru o companie ca a mea. Vorbind cu o serie de experți, echipa mea și acest articol pot ajuta o gamă mai largă de cumpărători cu cazuri de utilizare sau situații diferite decât ale mele.

Există companii care caută să doteze birouri în 20 de țări. Alții trebuie să protejeze datele pacienților. Unii oameni vor să nu mai folosească numărul lor personal de mobil pentru serviciu.

Iată cei mai buni șapte furnizori de servicii de telefonie VoIP pe care îi puteți folosi imediat. După recenzii, veți găsi un ghid aprofundat al cumpărătorului.

#1 – Nextiva Review – Cel mai bun general

Aud multe despre tendințele de a lucra de acasă, dar nu cred că cineva poate spune cu siguranță cum va arăta „viața de birou” peste doi sau trei ani. Dacă doriți ca echipele dvs. să rămână funcționale indiferent de direcția în care bate vântul, Nextiva este o alegere solidă.

Este VoIP bazat pe cloud, astfel încât angajații dvs. pot veni la birou, își pot configura un birou acasă sau își pot folosi telefonul în deplasare. Spre deosebire de un sistem de telefonie local, angajații își pot folosi telefonul fără VPN deoarece apelează prin Nextiva.

Deci, aveți mult mai puține griji în ceea ce privește securitatea, ceea ce este cu siguranță în mintea managerilor care au oameni care sună de la hoteluri, cafenele și rețeaua lor de acasă.

Experții cu care a vorbit echipa mea l-au catalogat drept un adevărat sistem plug-and-play pentru companiile care doresc un ton de apel fără bătăi de cap IT. Dacă sistemul dvs. este construit pe zece telefoane sau mai puține, veți avea foarte puține probleme la instalarea Nextiva.

Un lucru pe care Jason l-a subliniat, totuși, a fost că va trebui să vă gândiți la conformitate dacă intenționați să preluați numerele de card de credit la telefon. Dar, în cea mai mare parte, securitatea este gestionată de Nextiva, deoarece totul este direcționat prin cloud-ul lor.

Nextiva poate scala la sute de telefoane dacă este necesar. Va exista o configurație de backend pentru ca totul să meargă, dar Nextiva vă va ajuta să implementați printr-un proces de instalare ghidat.

Și spre deosebire de alte companii care oferă acest tip de flexibilitate, Nextiva vă poate echipa întregul birou. Faxuri, telefoane de conferință, mai multe birouri – indiferent de configurația dvs., veți putea trece la platforma modernă Nextiva.

Creșteți-vă telefonul de afaceri conectându-l cu e-mail, text și video sau centralizați fiecare canal într-o singură fereastră pentru angajații dvs.

Toate funcțiile de gestionare a apelurilor și de administrare a utilizatorilor la care v-ați aștepta sunt incluse. Și când spun că sunt ușor de utilizat, consultați Call Flow Builder care vă permite să vizualizați cum este configurată rutarea:

Poate fi dificil să configurați însoțitorii automati pe unele platforme, dar este ușor să glisați și să plasați cu Nextiva.

Compania a făcut multe pentru ca totul să fie cât mai ușor posibil pentru utilizatorii finali. Dacă vă întrebați dacă aveți sau nu viteza de internet necesară la birou, o puteți testa chiar acum pe site-ul Nextiva. Simulați traficul necesar pentru două sau 200 de telefoane. Veți obține informații despre viteză, dar și nervozitate și tot ceea ce este legat de faptul că puteți efectua sau nu apeluri în mod fiabil.

De asemenea, puteți utiliza site-ul pentru a testa viteza lucrătorilor de la distanță care trebuie să fie de apel, lucru pe care Jason l-a recomandat cu căldură. Dacă rețeaua lor de acasă nu acceptă VoIP, este posibil să vă uitați la o gafă costisitoare de angajare.

Nextiva oferă asistență 24/7 pentru fiecare plan. Acest lucru nu este tipic, mai ales pentru VoIP la un preț atât de accesibil (care este și în prezent la reducere!)

• Esențial : începând de la 18,95 USD 11,95 USD pe lună per utilizator
• Profesional : începând de la 22,95 USD 20,95 USD pe lună per utilizator
• Enterprise : începând de la 32,95 USD 26,95 USD pe lună per utilizator

Acestea sunt prețurile anuale – este puțin mai mult pe utilizator să plătească lună la lună, dar nu trebuie să semnați un contract.

Planul Essential va funcționa pentru multe echipe. Include apeluri vocale și video nelimitate, un număr local gratuit și 1.500 de minute gratuite. Este mult mai mult decât veți obține cu alte planuri de nivel de intrare.

Spre deosebire de RingCentral, nu există nicio limită de utilizator pentru planul Essential. Acest lucru înseamnă că puteți oferi mai multor persoane voce și videoclipuri nelimitate la un preț scăzut, în loc să trebuiască să faceți upgrade odată ce ați atins 20 de utilizatori.

Pentru apeluri în conferință și SMS-uri de afaceri, veți avea nevoie de planul Professional. Acesta vine cu integrarea Salesforce, HubSpot și Zendesk. Essential are doar integrare cu Outlook și Google Contacts.

La nivelul Enterprise, beneficiați de integrări cu software-ul CRM și de conectare unică, ceea ce reprezintă un avantaj imens pentru lucrătorii de la distanță.

Nextiva One este soluția omnicanal a companiei. Dacă clienții vă contactează printr-o varietate de canale pe lângă telefoane, aceasta ar putea fi o idee bună.

Angajații dvs. pot vedea toată comunicarea cu fiecare cont, ceea ce este foarte util dacă oamenii înregistrează bilete la biroul de asistență, discută, contactează rețelele sociale și așa mai departe.

Jason a susținut că omnicanalul ușurează și viața administratorilor. „Nu am 10 sisteme de gestionat”, ne-a descris el, „totul este în același sistem”.

Puteți coordona comerțul electronic cu un centru de apel sau puteți lega mai multe magazine de cărămidă și mortar într-un singur sistem.

De asemenea, aveți o singură factură, spre deosebire de zeci și nu urmăriți informații pe mai multe platforme. Dacă un client are o problemă, puteți reveni rapid la întreaga înregistrare, indiferent de modul în care a luat legătura.

Organizarea este pur și simplu mai ușoară cu Nextiva. A rămâne pe aceeași pagină cu clienții și angajații dvs. este la fel de simplu ca să vă conectați la sistem, indiferent unde vă aflați.

Pentru echipele care nu au un birou pentru coordonarea activității, Nextiva este cea mai bună soluție VoIP.

Este un produs pe care angajații, noi și vechi, îl pot începe imediat pe orice dispozitiv pe care îl au. În cazul în care au vreo problemă, serviciul pentru clienți de renume Nextiva este acolo pentru a oferi asistență.

Dacă vă uitați la modul în care funcțiile se defalcă în diferitele pachete și nu găsiți o potrivire perfectă, contactați Nextiva. Puteți achiziționa orice caracteristică a la carte.

Construiește-ți sistemul, în felul tău, în mai puțin timp cu Nextiva. Luați legătura pentru o încercare gratuită de șapte zile a pachetului Essential sau pentru o demonstrație a oricărui alt pachet pe care îl oferă. De asemenea, pentru o perioadă limitată, primiți 25% reducere, plus un telefon gratuit, atunci când vă înscrieți!

#2 – Ooma Office Review – Cel mai bun pentru adăugarea VoIP la sistemele de telefonie existente pentru IMM-uri

Dacă amânați să înlocuiți acel sistem de telefonie învechit, Ooma vă poate ajuta să instalați VoIP de clasă business cu întreruperi minime în munca dumneavoastră.

Orice telefon pe care îl aveți și care încă funcționează — analog sau IP — se va conecta direct la noul dumneavoastră sistem Ooma. De asemenea, puteți cumpăra telefoane de la ei la un preț avantajos și vor fi preconfigurate, gata de ieșire din cutie.

Angajații pot efectua apeluri și pot colabora cu colegii lor în aplicația mobilă Ooma, indiferent dacă se află la birou sau în deplasare.

Un lucru pe care l-a subliniat Gregg a fost cât de scump poate fi să vă personalizați configurația dacă trebuie să plătiți per extensie. Cu Ooma, fiecare utilizator primește o serie de extensii gratuite: una pentru conferințe, una pentru fax online și una pentru Recepționer Virtual.

Recepționer virtual este termenul lui Ooma pentru un însoțitor automat. Îl puteți seta să redea mesaje personalizate despre programul de lucru, să le permiteți apelanților să formeze după nume, să selecteze o limbă preferată sau să direcționeze apelantul către o altă extensie.

Cu alți furnizori, în special cu cei care costă la fel de puțin ca Ooma, ajungeți adesea să plătiți suplimentar pentru a activa faxurile online. Unii furnizori de servicii de telefonie VoIP nici măcar nu o acceptă.

Când Jason și-a trimis documentul privind cerințele comerciale vânzătorilor, „două companii au renunțat imediat” pentru că nu au putut să instaleze faxuri. Majoritatea celorlalți vânzători i-au spus că nu fac asta cu adevărat, dar ar încerca să-și obțină afacerea.

Cu Ooma, fiecare dintre utilizatorii dvs. își poate configura propria extensie de fax gratuit.

Problema rezolvata.

Când vine vorba de integrarea VoIP cu echipamentele existente, Ooma minimizează pașii pe care trebuie să-i faceți și vă maximizează flexibilitatea. Conectați-vă la Ooma Office prin WiFi, ethernet sau utilizați stația de bază pentru a introduce dispozitive analogice la bord.

Gândiți-vă la aceasta ca la o soluție VoIP bazată pe cloud, care este foarte bună pentru a se adapta echipamentelor dvs. existente. Poate dura ceva timp pentru a configura un birou mare, dar portalul de administrator este simplu. Nu este cea mai frumoasă interfață din toate timpurile, dar este stupid de simplu de folosit.

În timp ce Ooma oferă soluții pentru întreprinderi, serviciile lor de telefonie VoIP pentru întreprinderile mici ies cu adevărat în evidență din pachet.

Nu există contracte - o raritate în acest spațiu de produse. De obicei, pentru a obține cel mai bun preț pe VoIP, trebuie să vă înscrieți pentru cel puțin un an. Prețul lui Ooma este ceea ce este. Pentru întreprinderile mici, prețurile Ooma se împart în două niveluri:

• Ooma Office : începând de la 19,95 USD pe lună per utilizator
• Ooma Office Pro : începând de la 24,95 USD pe lună per utilizator

Trecând la Pro, obțineți aplicația desktop, conferințe video, înregistrarea apelurilor, blocarea îmbunătățită a apelurilor și transcrierea mesageriei vocale. De asemenea, veți putea găzdui apeluri conferință de până la 25 de persoane, în timp ce Ooma Office are o limită de 10.

Nu aveți opțiunea de a actualiza selectiv utilizatorii cu Ooma Office - sunt toți angajații dintr-un plan sau toți angajații din altul. Dar, la doar 5 USD per utilizator pentru a face upgrade, încă scazi în intervalul mediu pentru VoIP.

Și, dacă faceți upgrade, puteți configura oamenii pe computerele lor cu un softphone, ceea ce înseamnă că aveți mai puțin hardware de cumpărat.

Puteți evita achiziționarea de telefoane fără a face upgrade, solicitând oamenilor să sune din aplicația mobilă (care este inclusă cu biroul Ooma), deși Gregg ne-a avertizat că VoIP poate fi dificil pentru un telefon mobil. „Da, economisiți bani pentru că nu cumpărați echipament fizic”, a spus el, „dar poate epuiza durata de viață a bateriei chiar din dispozitiv.”

Tranziția către cloud în propriul ritm. Păstrați-vă echipamentul și gestionați-l singur cu mult mai puțină muncă decât o configurație tradițională. Obțineți o ofertă, înscrieți-vă la Ooma și începeți să economisiți bani astăzi.

#3 – Revizuire RingCentral – Cel mai bun pentru apeluri de ieșire de volum mare

RingCentral vă oferă apeluri, mesaje text și conferințe video nelimitate la un preț competitiv. Dacă aveți nevoie doar de telefoane și mesaje, puteți obține o ofertă și mai bună.

Uitați de taxele pe minut și configurați angajații cu VoIP ușor de utilizat. Pentru centre de apeluri, servicii pentru clienți, vânzări — oricine are oameni la telefon în mod constant va aprecia RingCentral. Acest lucru este valabil mai ales dacă trebuie să instruiți noi angajați tot timpul.

În primul rând, vor putea folosi interfața. Este intuitiv pentru oricine a folosit un computer. Administratorii și managerii vor descoperi că pot scurta timpul necesar pentru a transforma angajații începători în ambasadori calificați pentru compania dvs.

„Economisești mulți bani pentru că poți identifica angajații care nu fac o treabă bună și își pierd timpul”, ne-a spus Makan. A înființat o mulțime de centre de apeluri de telemarketing cu RingCentral și a apreciat cu adevărat capacitatea de a „a spune imediat cine merită banii”.

Capacitatea de a urmări apelurile, KPI-urile și de a asculta înapoi înregistrările a fost ca zi și noapte pentru el, în comparație cu lucrul pe un telefon fix. Echipele pot asculta apelurile care au mers bine (sau prost) pentru a înțelege cum să valorifice mai bine fiecare oportunitate.

Funcțiile de raportare nu vor avea nevoie de un cercetător de date pentru a culege informații de la care. Găsește-ți cei mai buni performanți și află ce fac aceștia. Identificați oamenii care nu se potrivesc și lăsați-le să plece.

Aud o mulțime de cuvinte de marketing salată precum „acest instrument optimizează performanța”, tot timpul. RingCentral merge pe jos.

„Îți poți prezice vânzările”, a spus Makan, „Știu că este greu de înțeles, dar este adevărat.”

El a putut să-și dea seama că 2.500 de apeluri duc la o singură listă. Acest lucru i-a spus numărul de minute necesare oamenilor pentru a sta la telefon pentru a rămâne profitabil. De-a lungul timpului, a putut vedea câte înregistrări ar trebui să genereze un angajat în prima lună, al doilea trimestru și așa mai departe.

Probabil că veți măsura diferiți KPI, dar este aceeași idee. Cu tipul de vizibilitate pe care îl oferă RingCentral, puteți distila numerele în valori simple care țin angajații la răspundere. Știți din timp cum vor arăta vânzările dvs. și puteți crește sau reduce în consecință.

Există multe despre RingCentral care sunt potrivite pentru apeluri la scară largă. Administratorii nu trebuie să fie vrăjitori IT pentru a adăuga utilizatori noi și pentru a le oferi acces la resurse specifice. Vor putea să furnizeze noi angajați rapid. Când cineva pleacă, va putea schimba conturile și va recicla numărul, astfel încât să nu ajungi să plătești pentru liniile pe care nu le folosești.

Dacă aveți o cifră de afaceri - așa cum o fac multe ocupații de apeluri cu volum mare - trebuie să fiți atenți la integritatea bazei de date. RingCentral facilitează limitarea accesului la resurse și revocarea acestuia, dacă este necesar.

Cu siguranță vei folosi un CRM (sau o formă de bază de date) pentru a apela la scară. RingCentral se integrează cu multe dintre ele. Vrei să păstrezi aceste informații private.

O altă răspundere pentru centrele de apeluri pe care RingCentral vă ajută să navigați este conformitatea, care este esențială dacă efectuați o mulțime de apeluri la rece sau folosiți un apelator automat. Există un dispozitiv de apelare sigur TCPA, care îi ajută pe agenți să evite să introducă un proces de „apel automat” asupra companiei dumneavoastră. În loc să-și facă griji că încurcă ceva, se pot concentra asupra persoanei cu care vorbesc.

Caracteristicile listei DNC sunt, de asemenea, ușor de utilizat. Integrați-vă cu instrumente terțe pentru a vă actualiza constant lista și arătați rapid angajaților cum să vă mențină propria listă internă.

RingCentral este compatibil HIPAA, ceea ce înseamnă că standardul de confidențialitate și securitate este incredibil de ridicat. Amenzile pentru încălcările HIPAA sunt foarte mari și nu este cel mai rău care s-ar putea întâmpla.

Selectând din gama de pachete RingCentral, vă puteți înlocui telefoanele cu VoIP și puteți economisi puțini bani sau puteți echipa complet un centru de apeluri omnicanal.

RingCentral MVP (fost RingCentral Office) are patru niveluri din care să alegeți:

• Esențiale : începând de la 19,99 USD pe lună per utilizator
• Standard : începând de la 27,99 USD pe lună per utilizator
• Premium : începând de la 34,99 USD pe lună per utilizator
• Ultimate : începând de la 49,99 USD pe lună per utilizator

Acestea sunt prețurile dacă vă înscrieți pentru un an de serviciu, care reflectă o reducere de 33% la tariful lunar.

Planul Essentials este limitat la 20 de utilizatori. Obțineți un număr nelimitat de convorbiri și mesaje text, precum și partajare de documente, ceea ce poate fi util pentru partajarea scripturilor de vânzări și de servicii pentru clienți. De asemenea, primiți mesaje de echipă, care sunt deosebit de utile în zilele în care nu toată lumea intră într-un birou fizic.

Cu Standard, beneficiați de faxuri, conferințe video și integrări nelimitate cu Google Workspace, Microsoft 365. Nici nu există nicio limită pentru utilizatori.

Dar dacă ai apeluri cu volum mare, chiar recomand să obții Premium. Obțineți integrarea CRM, care este atât de importantă pentru a apela la valorile dvs. și pentru a comunica eficient la scară.

La 10 USD peste costul mediu al VoIP, Premium este o fură. Amintiți-vă că media VoIP este doar pentru voce și, cu RingCentral MVP, primiți funcții de mesaje text, video și de gestionare a apelurilor avansate pe care alte planuri „medie” nu le includ.

Managerii vor putea să asculte apelurile live și sfaturile „în șoaptă”. Angajatul le poate auzi, apelantul nu. Din câte am găsit, funcții ca aceasta de la alți furnizori erau de obicei rezervate pentru planuri care costau mai mult de 50 USD. Deci, în acest sens, aș considera RingCentral MVP mult sub prețul mediu.

RingCentral oferă, de asemenea, software pentru centre de contact, care vă va unifica comunicările. Agenții dvs. vor putea vedea o înregistrare completă a istoricului unui client. Când au sunat, când au discutat? E totul în regulă. Va trebui să luați legătura cu RingCentral pentru prețurile Contact Center.

Aceasta este alegerea mea numărul unu pentru oamenii care trebuie să efectueze o mulțime de apeluri. RingCentral vă ajută să vă protejați de o serie de responsabilități care vin cu extinderea la scară. De asemenea, vă oferă viabilitatea și instrumentele pentru a rămâne eficient și pentru a maximiza capacitatea fiecărui angajați de a contribui.

Încercați RingCentral gratuit astăzi.

#4 – Review Phone.com – Cel mai accesibil VoIP profesional

Phone.com este o alegere inteligentă pentru companiile care caută VoIP economic. Puteți avea apeluri nelimitate sau puteți plăti mai puțin pentru un anumit bloc de minute în fiecare lună.

Una dintre caracteristicile rentabile ale Phone.com este că puteți combina și potrivi planuri. Oferă echipei tale de vânzări planuri nelimitate, economisind în același timp bani pentru angajații care folosesc telefoanele doar ocazional.

Și, cu planul de bază, beneficiați în continuare de cele mai multe dintre caracteristicile standard VoIP, cum ar fi gestionarea apelurilor, însoțitorii automati, muzică în așteptare și așa mai departe. Va trebui să faceți upgrade pentru a obține videoconferințe compatibile cu HIPAA, de exemplu, dar puteți găzdui până la 10 persoane într-o sesiune obișnuită cu Basic.

Cu majoritatea celorlalți furnizori, trebuie să actualizați planul pentru toți utilizatorii dvs. Phone.com vă poate ajuta cu adevărat să reduceți costurile, oferind utilizatorilor funcțiile de care au nevoie. Aceasta este una dintre acele nereguli de licențiere despre care ne-a spus Gregg, unde poate funcționa bine dacă știi ce faci.

Phone.com vă permite să alegeți ceea ce aveți nevoie. Înregistrarea apelurilor și trimiterea de faxuri de intrare sunt suplimentare, deși veți putea trimite faxuri de pe telefon cu orice plan.

Nextiva și RingCentral sunt puțin mai robuste, mai ales când vine vorba de raportare și analiză. Și, în ceea ce privește integrarea CRM, Phone.com este limitat la AllProWebTools și Zoho.

Dar unele companii au nevoie doar de un telefon de încredere, cu capabilități de gestionare a apelurilor pe care le pot gestiona singure. Phone.com face mai mult decât atât și este suficient de ieftin decât celelalte opțiuni pentru a obține economii serioase ale companiei tale, fără a te mulțumi cu o soluție nesigură.

Oferiți clienților posibilitatea de a trimite mesaje text atunci când au întrebări. Phone.com păstrează toate mesajele angajaților dvs. organizate. Vino pentru sistemul de telefonie, stai pentru mesagerie.

Pentru a utiliza telefoane IP, va trebui să aveți un plan actualizat. Compania oferă prețuri foarte bune la telefoanele populare de toate stilurile. Puteți folosi și ceea ce aveți, deoarece Phone.com acceptă o gamă de hardware.

Utilizarea propriului echipament va reduce cu siguranță cheltuielile inițiale, dar vorbind cu Gregg am aflat că telefoanele mai vechi pot fi sparte. Doar asigurați-vă că procesorul nu este prea departe de ceea ce Phone.com încearcă să vă vândă și pregătiți-vă să faceți singur o parte din configurație. Puteți chiar să conectați și să jucați dacă cumpărați echipament prin Phone.com.

Prețurile pentru Phone.com sunt scăzute în general. Veți obține prețurile de mai jos cu un angajament anual inițial, care sunt cu 20% mai mici decât optați pentru facturarea de la lună la lună.

• De bază : începând de la 10,39 USD per utilizator pe lună
• Plus : începând de la 15,99 USD per utilizator pe lună
• Pro : începând de la 23,99 USD per utilizator pe lună

Basic vine cu 300 de minute, care sunt puse în comun pentru toți utilizatorii dvs. Acest lucru înseamnă doar că utilizatorii de bază împărtășesc minute în loc să fie nevoiți să-și facă griji cu privire la trecerea individuală în fiecare lună.

Fiecare utilizator primește, de asemenea, 1.000 de segmente de text reunite. Un segment este limitat la 160 de caractere, ceea ce este mult mai puțin decât poate trimite majoritatea telefoanelor într-un mesaj text normal în zilele noastre. Deci nu sunt 1.000 de mesaje pe lună, decât dacă îți place să fii scurt.

Licențierea în volum scade prețul, atât pentru utilizatori, cât și pentru numerele de telefon suplimentare. Cu 25 sau mai mulți utilizatori, prețul Basic scade la 8,99 USD, Plus la 14,99 USD și Pro la 21,99 USD.

Având în vedere că Pro poate rezista cu multe dintre soluțiile VoIP pentru call center pe care le-am analizat, merită să verificați dacă aveți nevoie de o mulțime de telefoane cu un buget restrâns. Cu voce și video conform HIPAA, ar putea fi o opțiune bună pentru cabinetele medicale care doresc să susțină telesănătatea.

Chiar trebuie să obțineți informații de la fiecare persoană și departament care utilizează sistemul telefonic. Descoperiți tehnologia și funcționalitatea pe care trebuie să le susțineți. Dacă Phone.com se potrivește, va fi unul mai mic decât veți găsi oriunde altundeva.

Phone.com vă oferă un preț scăzut, care crește mai bine decât OpenPhone, Grasshopper și alte soluții VoIP ușoare.

Nu l-aș folosi pentru a configura un centru de apeluri - va trebui să vă bazați pe deplin pe CRM-ul dvs. pentru toate, cu excepția celor mai simple raportări și analize - dar veți putea obține o mulțime de telefoane configurate pentru normal nevoi de afaceri.

Dacă vă gândiți să tăiați cablul cu linia telefonică tradițională, această opțiune vă va economisi cei mai mulți bani. Înscrieți-vă la Phone.com astăzi, nu este necesar niciun contract.

#5 – Grasshopper Review – Cel mai bun dacă aveți nevoie de mai multe extensii decât linii telefonice

Grasshopper este o opțiune excelentă pentru companiile mici care doresc să-și stabilească o identitate profesională fără a cumpăra un sistem foarte complex.

Mă gândesc la proprietarul restaurantului care vrea numere pentru câteva locații fără a fi nevoit să plătească pentru o linie telefonică tradițională care merge la fiecare. Sau poate firma de avocatură care vrea câteva numere cu multe extensii.

Dacă vă schițați cerințele afacerii și se dovedește că aveți nevoie doar de elementele esențiale, nu plătiți mai mult pentru lucruri de care nu aveți nevoie. Grasshopper vă va pune la dispoziție tot ce aveți nevoie pentru un tarif fix în fiecare lună.

Veți obține o suită de funcții concepute pentru munca zilnică a unei afaceri moderne, fără aglomerația destinată organizațiilor mai mari. Nu este nevoie să faceți upgrade doar pentru a accesa o anumită caracteristică. Fiecare plan Grasshopper vine cu apeluri nelimitate, precum și cu fiecare caracteristică oferită de companie, cum ar fi configurarea unui arbore de telefon, salutări personalizate, rutarea apelurilor și multe altele.

Există chiar și câteva caracteristici, cum ar fi răspunsul instantaneu, pe care nu le veți obține întotdeauna cu alți furnizori. Dacă pierdeți un apel, Grasshopper va trimite automat un mesaj text.

Gestionarea simultană a apelurilor și redirecționarea apelurilor vă permit să transmiteți apelurile către colegii de echipă atunci când sunteți ocupat. Transcrierea mesageriei vocale facilitează recuperarea apelurilor după ore.

Gestionați tot ceea ce tocmai am enumerat direct din aplicația mobilă. Dirijați apelurile exact acolo unde trebuie să meargă — sunt doar câteva glisări pe mobil.

De asemenea, obțineți extensii nelimitate cu planurile Grasshopper Small Businesses și mai multe extensii gratuite cu celelalte planuri ale acestora. Dirijați apelurile către alte numere, dispozitive mobile, extensii informaționale pentru a răspunde întrebărilor frecvente sau un mesaj vocal politicos din afara biroului.

A fi taxat pentru extensii a fost ceva la care Gregg a spus că oamenii ar trebui să fie atenți în contactul pe care îl semnează. Costul total poate „crește foarte repede” dacă trebuie să plătiți pentru o linie suplimentară doar pentru a configura o extensie de mesagerie vocală.

Cu Grasshopper, nu trebuie să vă faceți atât de mult griji. Planul entry level vine cu un număr și trei extensii - perfect pentru unicul proprietar sau fondator pentru a-și saluta apelanții cu un meniu profesionist și a-i conecta cu persoana potrivită.

Să aruncăm o privire mai atentă la cele trei opțiuni ale tale cu Grasshopper.

• Solo : începând de la 26 USD pe lună pentru un număr și trei extensii
• Partener : începând de la 44 USD pe lună pentru trei numere și șase extensii
• Afaceri mici : începând de la 80 USD pe lună pentru cinci numere și extensii nelimitate

După cum am spus, este de fapt doar elementele de bază. Nu există integrare CRM sau înregistrare a apelurilor, așa că gândiți-vă la Grasshopper ca o modalitate de a vă înlocui sistemul telefonic, mai degrabă decât să-l revoluționați.

Acestea fiind spuse, dacă ați încercat să lucrați magic cu VoIP gratuit, cum ar fi Google Voice, abilitatea de a configura rutarea apelurilor poate fi de-a dreptul revoluționară.

De asemenea, va costa mai puțin și va fi mult mai ușor de configurat decât concurenții săi mai robusti. Numerele gratuite ar putea dura o zi pentru a începe să funcționeze, dar, de obicei, numărul dvs. este gata de acces atunci când vă înscrieți.

Dacă doriți să adăugați o linie suplimentară, este de 10 USD pe lună. Este mult mai mult decât Phone.com pentru linii suplimentare, motiv pentru care nu recomand Grasshopper dacă aveți nevoie de o tonă. În plus, oricum interfața nu este construită pentru a gestiona un sistem mare.

Dar pentru biroul mic, este perfect. Nu contează unde lucrați dvs. sau partenerii dvs. de afaceri – oamenii pot fi pe teren atunci când vine un apel la birou sau într-un oraș complet diferit. Grasshopper vă ajută să vă asigurați că apelurile ajung acolo unde trebuie.

Încercați Grasshopper gratuit.

#6 – PhoneBurner Review – Cel mai bun VoIP de la raft pentru echipele de vânzări

PhoneBurner este gata de rock. Tu esti?

Acest produs este puțin diferit de celelalte opțiuni VoIP de pe lista mea. Este o platformă de implicare în vânzări, deci nu este concepută pentru a înlocui sistemul dvs. de telefonie. Mai degrabă, este conceput pentru a oferi reprezentanților de ieșire instrumentul perfect pentru prospectarea, vânzarea și închiderea ofertelor.

Echipa este la distanță? Oamenilor le place să lucreze în afara biroului? Nu o dramă. Utilizatorii tăi pot suna de oriunde și pot începe să lucreze prin cele mai bune contacte.

Conține un CRM și un software de apelare automată încorporat în platformă. Nu încercați să faceți ca tehnologia să joace frumos – totul este configurat când deschideți cutia. Puteți să vă integrați cu propriul dvs. CRM, dacă doriți, sau pur și simplu să vă importați clienții potențiali și să începeți să efectuați până la 80 de apeluri pe oră.

Nu știu care este ritmul repetăților tale acum, dar 80 de apeluri pe oră înseamnă fumat. Nu există nicio întârziere „de telemarketing” atunci când apelul se conectează, doar o conversație clară, ca și cum ar fi pe o linie telefonică.

Și, deoarece CRM-ul este legat, reprezentanții pot vedea exact cu cine vorbesc, în ce stadiu al conductei se află și orice notă rămasă în cont.

Sarkar a spus că aproape toată lumea din jocul B2B SaaS telefonează acum prin platforme de implicare în vânzări. Apelarea automată face agenții dvs. mult mai eficienți, eliminând munca aglomerată de apelare. „Abia trebuie să dai clic pe ceva”, a spus el.

Cu PhoneBurner, nu apelați manual, nu parcurgeți paginile pentru a găsi un număr sau nu copiați/lipiți e-mailuri frenetic înainte de următorul apel. În schimb, puteți renunța la mesajele vocale fără a aștepta semnalul sonor, puteți trimite un e-mail corespunzător sau puteți muta un client potențial într-un alt dosar cu un singur clic.

Pentru Makan, software-ul de apelare automată a fost esențial pentru extinderea pe scară largă în telemarketing, dar a fost dificil de configurat. Trebuie să programați în mod specific CRM-ul și dialer-ul automat. De acolo, este costisitor să adaptezi software-ul CRM la industria ta. El a menționat o opțiune CRM populară care a costat 25.000 de dolari și 50.000 de dolari, „doar pentru a vă configura pe toți cu telefoanele”.

Cu PhoneBurner, o mare parte din această muncă este din farfurie. Nu vă va îngriji baza de date, dar integrarea fundamentală CRM/apelarea automată este deja în vigoare.

Compania face un pas mai departe, oferind unul dintre cele mai cuprinzătoare pachete de onboarding pe care le-am văzut pentru orice produs. Echipa lor lucrează cu dvs. la obiective înainte de a vă configura, vă conduce printr-o sesiune de testare și apoi vă instruiește echipa despre cum să utilizați platforma.

De asemenea, înveți cum să creezi rapoarte pentru a putea urmări performanța. Este ușor să faci acest lucru greșit, pe orice platformă, dar consilierul tău PhoneBurner ghidează companiile prin acest proces, săptămână de săptămână. Ele vă vor configura cu tablouri de bord, clasamente și toate acestea vor fi personalizate în funcție de obiectivele dvs.

Lead-urile sunt distribuite automat, pe baza regulilor pe care le-ați stabilit. Comutați între configurațiile prestabilite, cum ar fi Round Robin sau First Come First Served, sau personalizați propriile setări. Asigurați-vă că clienții potențiali ajung la agentul potrivit de fiecare dată, cu doar o cantitate mică de muncă din partea managerului.

PhoneBurner nu este ieftin, dar rețineți că aceasta nu este o comparație între mere și mere cu ceilalți furnizori VoIP, deoarece primiți apelarea automată și CRM încorporate.

• Standard : începând de la 124 USD per utilizator în fiecare lună
• Profesional : începând de la 149 USD per utilizator în fiecare lună
• Premium : începând de la 166 USD per utilizator în fiecare lună

Acestea sunt prețurile dacă te înscrii pentru un an, care practic îți oferă două luni gratuit față de plata lunară.

Primești minute de apelare nelimitate, ceea ce este evident important dacă reprezentanții tăi fac o mie de apeluri în fiecare săptămână. Cu PhoneBurner, asta nu este greu de făcut.

Înregistrarea apelurilor este stocată gratuit timp de 30 de zile cu planul Standard, 60 de zile cu Professional și nu există limită pentru planurile Premium. Există, de asemenea, limite ale numărului de contacte pe care le puteți stoca, care încep de la 10.000 în planul Standard.

Va trebui să faceți upgrade la Professional pentru a obține capabilități softphone. Nu este mare lucru dacă aveți deja telefoane, dar îmi imaginez că asta îi va deranja pe cei care vor să-și folosească tableta sau computerul.

Cu Premium, obțineți o linie de intrare dedicată, precum și câteva dintre funcțiile de manipulare. Nu aș recomanda utilizarea PhoneBurner pentru trafic de intrare serios - celelalte opțiuni VoIP vor fi mult mai ieftine - dar unele echipe vor aprecia să aibă o mesagerie vocală personalizată și capacitatea de a redirecționa apelurile.

În medie, un reprezentant poate efectua cu 233% mai multe apeluri cu PhoneBurner decât poate cu o linie obișnuită.

Creionul de matematică este pentru tine? Pentru Makan, a fost nevoie de 2.500 de apeluri pentru a genera o listă. Care este valoarea ta?

Dacă dublarea sau triplarea productivității reprezentantului dvs. sună a fi o idee bună, începeți o încercare gratuită cu PhoneBurner astăzi.

#7 – Opinie OpenPhone – Cel mai bun mod de a-ți conduce afacerea de pe un telefon mobil

Jason ne-a avertizat să alegem „cea mai nouă și mai ieftină opțiune”, așa că am fost puțin sceptic când am auzit de OpenPhone. Are doar câțiva ani și costă 10 USD pe lună.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Du-te. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Caracteristici de bază VoIP

Vreau să mă concentrez pe ceea ce face ca aceste produse să fie diferite, nu să vă copleșesc descriind fiecare caracteristică pentru fiecare produs. Odată ce începeți să vă ocupați de VoIP, veți descoperi că 30-40 de caracteristici diferite sunt cele mai mici în ceea ce privește ceea ce obțineți.

Fiecare opțiune pe care am ales-o acoperă ceea ce consider că sunt caracteristicile VoIP de bază, cu câteva excepții minore. Nu mă veți auzi strigându-i decât dacă există ceva superlativ în ceea ce privește modul în care o face un vânzător.

Pentru a fi lista mea de recomandări, furnizorii au trebuit să includă:

• Funcții de gestionare a apelurilor, cum ar fi redirecționarea apelurilor, transferul apelurilor, apel în așteptare și extensii, astfel încât să nu pierdeți niciodată un apel, indiferent unde vă aflați.
• Meniuri și însoțitori automati care permit apelanților să formeze un anumit departament, să asculte programul de lucru și așa mai departe.
• Înregistrare apel care oferă un istoric și redare a tuturor apelurilor, care este utilă pentru instruire și uneori necesară din motive legale.
• O aplicație mobilă care transformă telefonul mobil într-o linie de afaceri
• Fax online pentru a înlocui nevoia de mașini tradiționale, în același timp digitalizarea automată a documentelor.
• Capacitățile softphone care vă permit să efectuați apeluri de pe desktopuri și tablete doar cu o căști.
• Apeluri video și conferințe pentru întâlniri, seminarii web, telesănătate și multe altele.
• Transcrierea mesageriei vocale care transformă apelurile pierdute într-o citire rapidă prin text sau e-mail

Unele dintre pachetele VoIP „entry-level” destinate companiilor cu cinci până la zece angajați vin doar cu versiuni limitate ale acestor funcții. Este posibil să trebuiască să plătiți suplimentar pentru înregistrarea apelurilor, de exemplu, sau să utilizați un plan mai scump pentru a obține faxuri online nelimitate.

Planurile variază între sistemele de telefonie de bază pentru afaceri și soluțiile premium pentru centrele de apeluri. Acestea din urmă vin cu funcții de gestionare a apelurilor mult mai personalizabile, însoțitori automati pe mai multe niveluri și funcții de raportare profundă pe care o echipă mică nu le va rata.

Efectuarea unei achiziții VoIP rentabile

Serviciul telefonic tradițional, după taxe, ar fi undeva în jur de 50 – 70 USD pe lună. În cercetarea mea, am găsit mulți utilizatori care trec la VoIP pentru că plăteau mult mai mult decât atât.

Cred că așa oamenii își „reduc factura de telefon la jumătate” trecând la VoIP. Au fost târâți peste cărbuni de furnizorul lor actual de telefonie. Pentru persoanele cu o factură de telefon rezonabilă, economiile pot să nu fie atât de dramatice.

„Nu sunt niște economii magice”, ne-a spus Gregg. „Veți economisi puțin, dar nu atât de mult pe cât ați crede cu serviciul dvs. telefonic lunar.”

Dar, din moment ce probabil veți plăti per telefon, chiar și economii de 10 USD în fiecare lună se vor acumula rapid. Cu cât poți selecta mai inteligent un furnizor, cu atât economiile tale vor fi mai mari.

Să vedem cum să evaluăm prețul autocolantului, prețul real și oriunde puteți reduce costurile găsind un sistem care se potrivește afacerii dvs.

Gregg a spus că VoIP costă în medie aproximativ 25 USD per utilizator pe lună, ceea ce este practic ceea ce am găsit în cercetarea mea. Acest lucru se întâmplă dacă plătiți pentru telefoane sau folosiți telefoane soft. Dacă închirieți telefoane de birou, de obicei costă aproximativ 10 USD pe lună în plus, ceea ce duce costul VoIP la aproximativ 35 USD pe utilizator în fiecare lună.

Sună-i 40 USD pe lună, după taxe și taxe. Nu sunt furnizorii care plătesc factura, ci doar suprataxele inevitabile impuse de guvern pentru Fondul pentru servicii universale, care aduce telecomunicațiile în zonele rurale ale țării și acceptă numerele de urgență 911.

Acum cu siguranță veți vedea VoIP la mai ieftin de 25 USD pe linie. Am inclus soluții VoIP simple, cum ar fi Phone.com și OpenPhone, care sunt mai puțin de jumătate.

De obicei, compromisul cu planurile cu costuri foarte mici este că primești un bloc stabilit de minute pe lună, în timp ce planurile de peste 25 USD tind să vină cu apeluri nelimitate în America de Nord.

Pentru vânzări, servicii pentru clienți și alte cazuri de utilizare care necesită oameni pe claxon toată ziua, apelurile nelimitate sunt obligatorii. Când depășiți blocul de minute stabilit, economiile dvs. VoIP pot dispărea.

Dacă utilizați un software de apelare automată prin VoIP, chiar trebuie să evitați prețurile pe minut. Makan a făcut calculul în timpul conversației noastre: dacă ai 100 de angajați care se estimează că vor efectua 200 de apeluri pe zi, te uiți la 100.000 de minute pe săptămână. Acesta este un volum prea mare de apeluri pentru a supraviețui facturării pe minut.

Unii furnizori, precum RingCentral, Ooma și Nextiva, oferă planuri în intervalul de 20 USD pentru apeluri nelimitate. Așa că puteți plăti sub medie, dar nu trebuie să vă faceți griji cu privire la taxele excesive masive.

Un alt factor care poate reduce costul total al VoIP este înțelegerea licenței. De exemplu, vă va costa suplimentar adăugarea unei extensii? Plătiți per utilizator, pe linie, pe cale de apel? Nu toți vânzătorii taxează la fel.

Gregg ne-a avertizat că mulți oameni nu înțeleg exact cum plătesc în contract. Ei merg să personalizeze ceva la capătul lor, crezând că este gratuit, și apoi sunt șocați când factura vine la sfârșitul lunii.

Cu Grasshopper, chiar și cel mai ieftin plan pe care îl oferă vine cu trei extensii gratuite. Acest lucru este grozav pentru o afacere mică care dorește o linie pentru câteva departamente sau pentru un startup care are nevoie de un arbore de telefon de bază.

Phone.com costă mai puțin pentru adăugarea unui număr nou decât Grasshopper, dar nu primești extensii gratuite. Diferitele aranjamente pot fi confuze, dar dacă îți faci timp pentru a înțelege de ce ai nevoie, poți să le joci în avantajul tău.

Dacă chiar încercați să obțineți VoIP cu un buget redus, Jason ne-a avertizat că trebuie să fiți puțin precauți. Este foarte ușor să înființezi o companie VoIP în zilele noastre — tehnologia nu este nouă — și a povestit câteva povești de groază despre vânzători răi de mere care pretind că oferă servicii de renume și renunță la clienți de îndată ce își primesc banii.

„Și, din moment ce durează aproximativ 30 de zile pentru a porta un număr, nu ai ghinion dacă se întâmplă asta”, a spus el. Departamentul de Justiție al SUA a urmărit penal aceste cazuri, recuperând milioane de dolari din scheme false de fraudă VoIP.

Mai bine să fii sigur decât să-ți pară rău și să folosești un furnizor VoIP precum Grasshopper sau Ooma, care există de ceva vreme. Sau, un nume de familie precum RingCentral, care este o companie cotată la bursă. „Nu îmi pot imagina că te vor lăsa în 10 zile sau ceva de genul acesta”, a spus Jason.

Sistem bazat pe cloud sau local

Puteți instala infrastructura VoIP în biroul dvs. (la locație) sau puteți utiliza internetul pentru a vă conecta la serviciu (bazat în cloud). În orice caz, plătiți mai puțin decât ați plăti pentru o linie telefonică tradițională, dar există diferențe importante de înțeles.

Există un cost inițial mult mai mare al echipamentului dacă mergeți cu o implementare on-premise. Trebuie să cumpărați PBX, telefoane, routere, comutatoare etc., în timp ce un furnizor bazat pe cloud găzduiește el însuși toate acestea.

Puteți cumpăra telefoane de birou cu o soluție bazată pe cloud și mulți oameni o fac. Dar, nu trebuie atâta timp cât echipați angajații cu un softphone sau o aplicație mobilă VoIP.

„Când este bazat pe cloud, nu aveți cheltuieli mari”, a spus Gregg. „Dar nu scapi cu adevărat dacă nu obții echipamentul, deoarece aceste sisteme vin cu o mulțime de funcționalități.” Unele dintre capacitățile cheie despre care a vorbit au fost:

• Angajații tăi pot lucra de oriunde în lume cu internet
• Veți putea să vă gestionați singur funcțiile sistemelor de meniu și rutarea apelurilor
• Puteți crește fără a cumpăra echipamente și puteți reduce fără pierderi
• Nu aveți echipament de întreținut și monitorizat

Acestea sunt patru dintre principalele motive pentru care am recomandat doar soluții bazate pe cloud.

Ca orice soluție pe care altcineva o găzduiește, sacrificați puțin controlul backend-ului. Sunteți limitat la funcțiile pe care le oferă, în timp ce un sistem local poate fi complet personalizat pentru a se potrivi nevoilor dvs. exacte.

Dar utilizatorul final poate face marea majoritate a ceea ce are nevoie cu Ooma sau Grasshopper. Un proprietar de magazin cu zero experiență IT poate adăuga o extensie pentru un nou angajat sau poate modifica informațiile despre orele de vacanță furnizate de însoțitorul auto.

Majoritatea oamenilor obțin controlul de care au nevoie fără responsabilitatea care vine cu menținerea unui sistem. Dacă aveți nevoie de sute de telefoane și configurație super personalizată, un sistem local poate fi singura dvs. opțiune. Acest lucru va necesita cheltuieli generale IT - angajarea unui MSP precum Gregg pentru a instala, întreține, monitoriza și înlocui echipamentul dvs. - sau angajarea unui personal intern.

Pentru mulți proprietari de afaceri, ar fi un vis să nu se streseze din cauza telefoanelor. Furnizorii bazați pe cloud la care m-am uitat au oferit un timp de funcționare de aproape 100%, iar unii oferă SLA-uri susținute financiar.

Așa cum a spus Gregg echipei mele, „Nu ești atât de îngrijorat de faptul că sfârșitul biroului principal este deschis în permanență, deoarece angajații tăi se conectează direct la serverul bazat pe cloud.”

Simplitatea de aici este și mai importantă dacă oamenii fac telecommuting sau lucrează în afara biroului câteva zile pe săptămână. Este mult mai greu să securizeze comunicațiile dintre utilizatorii externi și un sistem local.

Voi spune mai multe despre asta în secțiunea de securitate, dar angajații moderni au nevoie de acces la serviciile companiei la orice oră. Ca atare, cloud-based devine mult mai popular.

Greg ne-a spus categoric: „Dacă sunteți IMM în gama de zece telefoane – dați sau primiți – nu mai merită să faceți on-prem.”

Companiile mai mari vor avea mai multe de gândit, dar furnizorii de VoIP precum Nextiva, RingCentral și Ooma vă pot ajuta să vă configurați, indiferent de ce tip de implementare aveți nevoie. Cu acești furnizori, puteți obține cu adevărat ce este mai bun din ambele lumi sau puteți face tranziția către cloud în propriul ritm.

Ce fel de viteză de internet am nevoie pentru apeluri clare?

Apelurile trebuie să fie clare. Nu poți face compromisuri în privința asta, sau îți vei dori să ai telefonul tău fix, indiferent de preț.

Deci, cum vă asigurați că configurația dvs. gestionează VoIP?

Iată care sunt piulițele și șuruburile a ceea ce am găsit: VoIP nu va funcționa pe DSL. Cablul poate fi în regulă pentru un birou mic, dar nu va fi cel mai bun.

Fibra este ceea ce vrei tu. Are lățimea de bandă de care aveți nevoie și vitezele de încărcare/descărcare sunt aceleași, spre deosebire de cablu.

Toți cei cu care am vorbit despre VoIP ne-au spus că epuizarea lățimii de bandă va începe să provoace probleme - apeluri oprite, ecou pe linie și conversații groaznice.

Iată chestia, VoIP nu are nevoie de o conexiune extrem de rapidă.

Gregg a spus că 100 kbps este bun. 140 kbps este „ca cel mai ideal și impecabil apel telefonic”.

Deci, dacă sunteți pe o linie de 1 mbps, puteți efectua zece apeluri telefonice. „De acord, întotdeauna vrei să compensezi excesiv pentru căderi și altele, dar asta este tot ce ai nevoie din punct de vedere al vitezei”, a adăugat el.

Nextiva și RingCentral au planuri VoIP destinate companiilor mai mici care nu au infrastructură comercială de birouri. Vă vor permite să vă testați conexiunea chiar pe site-ul lor. Veți obține toate informațiile de care aveți nevoie pentru a vă da seama dacă sunteți pregătit pentru VoIP sau dacă mai întâi trebuie să vă actualizați internetul.

Nu vorbim aici de o conductă masivă, problemele cu care te confrunți sunt stabilitatea conexiunii. Dacă descărcați o melodie, cui îi pasă dacă durează două sau trei secunde în plus? N-ai observa. Dar atunci când ai o conversație, chiar și o ușoară întârziere va fi o durere uriașă.

Orice întârziere de peste 150 ms (adică milisecunde) și conversația dvs. semnificativă este acum imposibilă. Pentru referință, un apel pe o linie fixă ​​are o întârziere de aproximativ 45 ms, deci 150 este cu siguranță limita superioară a ceea ce doriți.

Mai mult decât atât, vorbești despre cineva sau a ratat ceea ce ai spus.

Efectuarea de apeluri la rece, ajutarea unui client furios — este deja destul de greu. Nimeni nu vrea să repete ceea ce a spus. Și nu va fi bine dacă cineva auzi greșit un număr de card de credit.

„Unde devine o problemă”, a spus Gregg, „este dacă aveți un modem de cablu care are doar 5 Mbps în amonte și toată lumea din birou încarcă lucruri în Dropbox, OneDrive și lucruri de genul acesta, consumând acea lățime de bandă. .”

Îți amintești de zilele negre în care cineva nu putea fi pe internet și pe telefon în același timp? Nu te întoarce. Asigurați-vă că aveți lățimea de bandă pentru a se potrivi tuturor utilizatorilor dvs. cu toate sarcinile lor.

Considerații privind rețeaua și hardware-ul

Acum puteți avea toată lățimea de bandă din lume și puteți obține în continuare o calitate VoIP proastă dacă rețeaua dvs. nu este configurată corect.

Întreprinderile mici nu trebuie să-și facă atât de mult griji în legătură cu acest lucru. Potrivit lui Gregg, „Dacă ai doar cinci telefoane, poate chiar până la 10 telefoane, sigur că le poți arunca într-o rețea.”

El a sfătuit să ruleze un VLAN separat pentru orice altceva dincolo de 10 telefoane într-o singură locație, pentru a evita problemele de calitate. Separați telefoanele de computere și acordați prioritate traficului vocal în routere. În acest fel, orice fac angajații dvs. nu va afecta calitatea apelurilor dvs.

Chiar și cu așa-numitele sisteme „plug and play”, veți dori să vă gândiți la configurația rețelei dacă instalați mai mult de 10 telefoane. „Vreau să spun că le poți conecta”, a spus Gregg, „dar n-aș fi prea plin de speranță în ceea ce privește calitatea.”

Dar nu sunt doar telefoane la care să te gândești. „Faxurile din sălile de conferințe chiar m-au dat peste cap”, a explicat Jason. „Sunt ca: doar îmi cumpăr un sistem telefonic!”

Trebuie să fii metodic. Unde trebuie să meargă liniile telefonice? Sunt conectate la sistemul de securitate? Dacă aveți PoE, puteți conecta pur și simplu cablul ethernet la telefoane, dar dacă nu, va trebui să vă asigurați că există putere oriunde doriți o stație.

Cu un serviciu bazat pe cloud, va trebui să lăsați furnizorul în spatele firewall-ului.

Jason a avut o problemă în care unul dintre băieții lui a ratat un lucru cheie despre cerințele paravanului de protecție și a întârziat implementarea lui VoIP cu aproximativ șase luni. „Nu am fost prea fericit”, a fost tot ce a spus el despre asta.

Dacă aveți o mulțime de telefoane și faxuri tradiționale pe care doriți să le utilizați în continuare, vă recomand Nextiva, RingCentral sau Ooma. Acestea oferă adaptoare telefonice analogice (ATA) care vă permit să activați dispozitive de telefonie fixă ​​VoIP.

Acest lucru vă permite să vă eliminați treptat vechiul sistem, în loc să încercați să-l faceți pe Hercules printr-o transformare masivă (și mult mai costisitoare). Va fi dureros să comutați indiferent de ce, dar cât timp puteți justifica investirea mai multor bani într-un PBX vechi, care este de două ori mai greu de utilizat pentru jumătate din funcționalitate?

Un ultim lucru despre folosirea telefoanelor vechi. Este grozav dacă puteți folosi ceea ce aveți sau puteți obține o afacere undeva, în loc să treceți prin furnizor.

Cu toate acestea, Gregg a întâmpinat probleme cu telefoanele vechi. Hackerii vor încerca să se conecteze la telefoane pentru a începe să facă apeluri spam. „Am văzut peste 100.000 de încercări pe zi pe un singur sistem telefonic”, și-a amintit el. Procesoarele de pe telefoanele mai vechi nu erau suficient de puternice pentru a rezista tuturor solicitărilor primite, iar atacul a prăbușit sistemul.

Așadar, cu siguranță fiți în căutarea ofertelor și încercați să profitați la maximum de echipamentul pe care îl dețineți deja. Dar fiți atenți când cumpărați un telefon care are un procesor mai vechi, deoarece ar putea fi o vulnerabilitate.

În plus, atunci când cumpărați un telefon direct de la furnizorul dvs. VoIP, acesta este preprovizionat. Are o conexiune sigură din cutie. Când începeți să fragmentați lucrurile, este posibil să pierdeți acea funcționalitate dezirabilă plug-and-play.

Asigurați-vă că lucrătorii de la distanță sunt la curent

VoIP bazat pe cloud vă oferă libertate completă de a merge la distanță cu ușurință. Conectarea utilizatorilor externi la un sistem local are mult mai multe obstacole în ceea ce privește costul și securitatea.

Dar chiar dacă mergeți la cloud, ceea ce vă recomand cu căldură, sunt câteva lucruri la care să vă gândiți.

Lucrătorii de la distanță au nevoie de o conexiune solidă la internet pentru VoIP. Când Jason angajează pe cineva care lucrează de acasă, postul de muncă spune că trebuie să aibă un WiFi blocat și securizat.

De asemenea, îi pune să facă un test de viteză pentru a se asigura că conexiunile lor sunt suficient de robuste pentru a putea prelua apeluri telefonice. El necesită un minim de 20 Mbps de descărcare și 10 Mbps de încărcare.

Este doar un speedtest generic, nimic deosebit. El le trimite linkul, ei trimit înapoi capturi de ecran pentru a verifica. Jason a spus că majoritatea oamenilor „elimină timpii de încărcare/descărcare din apă”, dar trebuie să fii sigur.

Cu angajații care fac telecommuting, trebuie să te gândești și la formare și management la distanță. Știu că am spus că planurile premium VoIP de la furnizori precum RingCentral și Nextiva sunt destinate mulțimii call center-ului. Ei bine, este și adevărat că acele caracteristici devin cu adevărat importante pentru colaborare atunci când nu există birou.

Partajarea documentelor în cadrul platformei, cum ar fi scripturile telefonice sau capacitatea unui manager de a asculta primele apeluri live ale unui nou angajat — puteți oferi mai mult sprijin pentru dezvoltarea angajaților, chiar și atunci când oamenii lucrează de acasă.

Pentru o echipă mică, OpenPhone poate funcționa foarte bine. Oamenii pot să partajeze o căsuță de e-mail, să eticheteze apeluri, să lase comentarii și să se asigure că nu sunt ratate oportunități.

Oamenilor le place să poată lucra din mers, chiar dacă nu sunt complet la distanță. Un lucru care l-a surprins pe Jason a fost cât de importantă a fost aplicația mobilă pentru directori. Au vrut ca totul să fie transmis în celula lor.

Aplicațiile mobile sunt grozave, dar nu sunt lipsite de dezavantaje. Gregg a spus că VoIP pe mobil este grozav pentru a economisi bani, dar nu a fost atât de îndrăgostit de el ca un înlocuitor cu normă întreagă pentru utilizarea unui computer sau a unui telefon de birou. „Este drăguț într-un pic”, a spus el, „dar dacă vrei să vezi cum se epuizează bateria unui telefon mobil în fața ochilor tăi, este o cale grozavă de urmat.”

Integrare cu CRM

Echipa mea l-a întrebat pe Jason care este cel mai mare lucru pe care îl puteți face pentru a ajuta reprezentanții și agenții și el a spus integrarea cu CRM.

Acesta a fost o melodie pe care am auzit-o de la toată lumea și se potrivește cu propria mea experiență. Software-ul CRM este o schimbare totală a jocului atunci când vine vorba de a vă dezvolta afacerea și de a oferi servicii clienților.

Căutați un serviciu de telefonie VoIP care să aibă integrare cu CRM. Dacă nu aveți unul, Nextiva și PhoneBurner au unul integrat pe care îl puteți utiliza imediat.

Tehnologia nu este deloc nouă, dar software-ul CRM a devenit foarte bun în ultimii doi ani și mult mai puțin costisitor. Când combinați capacitatea unui CRM de a urmări informațiile despre clienți cu o comunicare vocală de calitate, experiența rezultată pentru angajații dvs. este uimitoare.

Un client sună și informațiile contului său apar direct pe ecran. Nu se caută un fișier sau nu se cere unui client să furnizeze numele, ID-ul, numărul de comandă etc.

Sarkar a vorbit cu noi despre modul în care a crescut eficiența reprezentanților săi de vânzări. „Poți avea mai multe conversații reducând timpul suplimentar pe care îl petreci descoperind cine sună.”

Într-adevăr, fiecare interacțiune este simplificată, ceea ce vă face reprezentanții și agenții mult mai productivi. Dacă un client are o comandă, reprezentantul poate vedea unde este. Nu există pași suplimentari pentru a verifica cine sună sau pentru a le cere să descopere un număr de comandă de achiziție.

Economisirea de secunde la fiecare sarcină repetitivă se adună rapid. Angajații pot face clic pentru a forma numere în CRM. Informațiile despre cont sunt centralizate și agenții pot lăsa note despre apeluri. Totul este stocat într-un mod care are sens.

Makan a spus bine când a spus: „Comparativ cu un sistem de telefonie tradițional, vocea pe IP integrată cu CRM este, fără îndoială, ca: înainte de iPhone [versus] după iPhone”.

Abilitatea de a înregistra apeluri în cadrul CRM a fost un factor uriaș pentru mulți dintre oamenii cu care am vorbit. „În trecut”, a spus Jason, „sistemele pe care le-am avut pentru înregistrare erau oarecum separate de CRM-ul, așa că a trebuit să-l urmăresc. Dacă sună cineva, ar trebui să fiu cu cine vorbești? Cand ai sunat? Și asta ar fi un fel de coșmar.”

Când Jason s-a mutat la un nou furnizor VoIP, integrarea cu CRM-ul lor a fost factorul decisiv. Compania lui a comunicat pe atât de multe canale, toate fiind înregistrate. Integrarea face procesul de ascultare mult mai ușor.

„Dacă te plângi de un reprezentant sau ceva de genul acesta”, a spus Jason, „pot să-ți iau numărul de telefon, să-l conectez și să găsesc fiecare apel pe care l-ai făcut vreodată în ultimul an, fiecare chat, fiecare e-mail, fiecare a lua legatura. Este super simplu. [Mă scutește de timp în urmărirea apelurilor.”

Pentru Makan, înregistrarea apelurilor a fost esențială pentru evaluarea performanței angajaților. „În mod tradițional, dai cuiva un telefon fals”, a spus el. „Nu știi câte apeluri au făcut, cu cine au vorbit sau care a fost nivelul conversației.”

Cu VoIP, puteți face controlul calității mult mai ușor. Ascultarea apelurilor este ușor. Ce a mers bine? Ce ar putea fi îmbunătățit? Identificați cine are nevoie de antrenament și cine nu se potrivește.

Makan a explicat cum îi ajută cu adevărat pe manageri să-și conserve timpul și energia pentru candidați de calitate. Ei știu în cine să investească și pe cine să trimită pe drum. „Vreau să spun, vă puteți da seama în aproximativ 60-90 de zile. Orice scuză pe care o oferă, poți doar să asculți calitatea apelurilor.”

Fiți în căutarea furnizorilor VoIP care prezintă integrări directe cu CRM-ul dvs. (și cu alte software-uri, de altfel). Trebuie neapărat să-l demo pentru a vedea cum acea integrare conduce și funcționează la nivel de zi cu zi. Dacă doriți acea experiență „super simplă” despre care vorbea Jason pentru înregistrarea apelurilor, integrarea trebuie să fie strânsă.

De asemenea, rețineți că configurarea inițială a CRM și VoIP va dura ceva timp, mai ales dacă conectați mai multe canale, cum ar fi conversații, mesaje text și chat. Trebuie să-l personalizați pentru a se potrivi cu industria și cazul dvs. de utilizare, deoarece software-ul este un scop destul de general din cutie.

„Puteți într-adevăr să vă simțiți cu adevărat,” a spus Makan, „și aceasta este provocarea.”

Sarkar a fost un mare fan al platformelor de implicare în vânzări, deoarece au CRM-ul încorporat și sunt deja adaptate pentru acest lucru. Evident că nu doriți să le folosiți pentru serviciul clienți, dar ceva de genul PhoneBurner va supraalimenta o echipă de vânzări cu mult mai puțină configurație necesară.

Instrumente convenabile de conformitate pe care angajații le pot folosi fără să se gândească

Există o mulțime de reglementări care protejează consumatorii de a primi apeluri automate sau de a le fura informațiile despre cardul de credit. Deci, dacă efectuați o mulțime de apeluri sau primiți informații financiare prin telefon, vor exista legi de telemarketing și de confidențialitate cu care nu doriți să vă încurcați.

Mă bucur că aceste reglementări există, dar angajații noi (sau pur și simplu neatenție) pot încălca o lege din întâmplare și pot aduce companiei tale o amendă grea. Am descoperit că un singur apel către cineva din registrul național de interzicere a apelului ar putea duce la o penalizare de cinci cifre.

Un singur derapaj poate costa oriunde între 11.000 USD și 43.000 USD. Și asta pentru fiecare apel , deoarece ați putea primi mai multe amenzi dacă unul dintre angajații dvs. greșește. Dacă se întâmplă de mai multe ori, mă îndoiesc că guvernul te va lovi cu o amendă mai mică.

Sau gândiți-vă la respectarea HIPAA pentru furnizorii de servicii medicale. Expunerea accidentală a informațiilor de sănătate protejate ale unui pacient poate duce la închisoare. Acest lucru este adevărat chiar dacă compania nu știa că a avut loc o încălcare.

Și totuși, companiile efectuează apeluri și partajează informații private tot timpul, fără a da faliment sau a se termina în slammer. Acest lucru se datorează faptului că folosesc furnizori VoIP buni, care fac conformitatea convenabilă pentru angajați. Agenții dvs. obțin instrumentele adecvate, astfel încât să se poată concentra asupra clientului în loc să rămână în afara legilor obscure de conformitate.

Indiferent de cât de mare sunteți o afacere, dacă efectuați o mulțime de apeluri de ieșire (mai ales dacă utilizați un software de apelare automată), trebuie să vă actualizați lista DNC și să o utilizați pentru a șterge acele numere din listele de apeluri.

RingCentral, Nextiva și includ funcții ușor de utilizat pentru a vă asigura că lista DNC este actualizată. PhoneBurner are integrări cu DNC.com pentru a menține oamenii în siguranță.

Makan, ai cărui agenți au efectuat mii de apeluri pe săptămână, a spus că Zoho CRM împreună cu RingCentral a fost cea mai ieftină modalitate posibilă de a vă pregăti angajații pentru succes. Trebuie doar să ține pasul cu îngrijirea listei DNC, „pentru că asta e ceva cu care te vei întâlni foarte mult și ei trebuie să curățeze numerele pe care le sună”.

Înregistrarea apelurilor este un alt domeniu în care conformitatea este importantă. Aceste legi variază de la stat la stat. În New York, nu trebuie să spuneți oamenilor că apelul este înregistrat. În New Jersey, o faci.

Produse precum RingCentral vă permit să notificați automat oamenii că apelul este înregistrat, astfel încât să fiți acoperit. Acest lucru permite echipelor dvs. să se gândească mai puțin la cum să efectueze apeluri legale.

Jason ne-a povestit despre una dintre funcțiile care l-au vândut în continuare cu furnizorul lor VoIP. Este ilegal să înregistrați numerele de card de credit, așa că angajații trebuie să-și amintească să întrerupă înregistrarea în timp ce preiau acele informații.

„Și după cum vă puteți imagina”, a spus el, „dacă primiți 1.000 sau 1.500 de apeluri pe lună, trebuie să uitați asta de câteva ori, sau să ratați, sau să uitați să faceți o pauză, sau să uitați să întrerupeți, ceea ce este un mare nu-nu în zona noastră.”

Serviciul VoIP pe care l-a ales a automatizat acest proces în cadrul CRM-ului lor, astfel încât angajații să nu fie nevoiți să se gândească la asta. Imediat ce cursorul lor a fost în caseta cu informații despre plată, înregistrarea apelului a încetat.

„Așadar, reprezentanții mei nu trebuie să-și amintească să o dezactiveze și asta este foarte ușor”, a spus Jason. „Nu trebuie să-mi fac griji cu privire la conformitatea PCI (Industria cardurilor de plată). Nu trebuie să-mi fac griji: „Hei, dacă ai uitat, spune-mi, ca să pot să șterg apelul din sistem”. Ce se întâmplă dacă ștergem apelul greșit?”

Profitați de fiecare ocazie posibilă pentru a automatiza conformitatea. Datoriile potențiale dintr-o singură supraveghere sunt suficiente pentru a justifica costul cheltuielilor cu puțin mai mult în fiecare lună pentru VoIP, CRM și formare.

Securitate

Nimeni nu vrea să plătească pentru apeluri telefonice în valoare de 20.000 de dolari pe care nu le-au făcut. Asta sa întâmplat cu un client al lui Gregg înainte de a-și asigura VoIP-ul corespunzător. Cineva l-a spart și l-a folosit pentru a începe să elimine apeluri înșelătorii.

Securitatea este o preocupare majoră pentru orice serviciu bazat pe internet, iar VoIP nu face excepție.

Este destul de simplu pentru sistemele locale dacă toate telefoanele dvs. sunt într-o singură locație. Setați reguli în router, astfel încât nimeni să nu se poată conecta la sistemul telefonic, cu excepția furnizorului de servicii telefonice.

Gregg a spus: „Atâta timp cât este configurat, ești solid și nu poți fi piratat pentru că traficul nu poate ajunge acolo de la nimeni altcineva.”

Securizarea unui sistem local devine mult mai dificilă dacă aveți oameni care lucrează de acasă, motiv pentru care multe companii aleg să meargă pe calea VoIP bazată pe cloud. Adresele rezidențiale nu au adrese IP statice, așa că nu puteți seta reguli în router.

„Singurul mod adecvat de a face acest lucru este utilizarea unui serviciu VPN”, a explicat Gregg. „Dacă lăsați porturile deschise, astfel încât oricine să se poată conecta, veți vedea că sistemul telefonic va fi ciocănit în mod constant.”

Cu VoIP bazat pe cloud, furnizorul se asigură că oamenii potriviți apelează în sistemul lor. Încă trebuie să mențineți o bună igienă de securitate în cadrul companiei dvs. - parole lungi, principiul celui mai mic privilegiu și deprovisionarea conturilor vechi.

Aceste ultime două puncte sunt cu adevărat importante. Trebuie să vă asigurați că angajații au acces doar la datele de care au absolut nevoie. Dacă este posibil, ar trebui să aibă acces numai pentru citire. Iar când angajații pleacă, trebuie să-i de-aprovizionați.

În primul rând, nu doriți să plătiți pentru conturi vechi care nu sunt utilizate. Dacă aveți o cifră de afaceri mare, aveți grijă să reutilizați numerele vechi pentru care plătiți deja, în loc să cumpărați altele suplimentare. Nu vrei să fii șocat de o factură care are zeci de linii pe care nu le folosești.

„Oamenii trebuie să fie conștienți de sabotaj”, a spus Makan. „Dacă ai un angajat nemulțumit, acesta poate șterge baza de date, dacă nu o faci o copie de rezervă. Sau îl copiază. Sau pur și simplu încep să corupă numerele și să schimbe lucrurile acolo.”

Dacă respectați principiul celui mai mic privilegiu și sunteți pe punctul de a porni complet utilizatorii vechi din sistem, riscul de sabotaj este aproape de zero. Dacă nu, vă puneți în pericol integritatea datelor.

Serviciile de telefonie VoIP precum RingCentral, Nextiva și Ooma le facilitează administratorilor să țină evidența cine are ce privilegii. Nu veți avea nevoie de acreditări Infosec pentru a păstra toate conturile blocate.

Concluzie

Recomandările mele de top sunt Nextiva, Ringcentral și Ooma. Sunt accesibile, fiabile și ușor de configurat.

Dacă aveți nevoie de o platformă VoIP completă la preț redus, luați în considerare Phone.com.

Grasshopper este grozav dacă sunteți mai îngrijorat că aveți suficiente extensii diferite în loc de linii telefonice unice și dedicate.

Aveți nevoie de ceva care să fie mai potrivit pentru a sprijini eforturile echipelor dvs. de vânzări? Uitați-vă la PhoneBurner pentru o platformă de implicare în vânzări care include un dialer automat.

Dacă sunteți un operator solo sau doar cineva care s-a săturat să fie nevoit să vă folosească numărul personal pentru a vă gestiona afacerea, OpenPhone vă oferă o modalitate simplă și ieftină de a obține un număr profesional și un serviciu VoIP.

Recapitulând alegerile mele de top și la ce sunt cele mai bune:

1. Nextiva – Cel mai bun în general (pentru o perioadă limitată, obțineți 25% reducere, plus un telefon gratuit, când vă înscrieți!)
2. Ooma Office – Cel mai bun pentru adăugarea VoIP la sistemele telefonice existente pentru IMM-uri
3. RingCentral – Cel mai bun pentru apeluri de ieșire cu volum mare
4. Phone.com – Cel mai accesibil VoIP profesional
5. Grasshopper – Cel mai bine dacă aveți nevoie de mai multe extensii decât linii telefonice
6. PhoneBurner – Cel mai bun VoIP disponibil pentru echipele de vânzări
7. OpenPhone – Cel mai bun mod de a-ți conduce afacerea de pe un telefon mobil

Nu uitați să luați în considerare cerințele dvs., bugetul și criteriile despre care am vorbit pe măsură ce treceți prin procesul de alegere a celui mai bun serviciu de telefonie VoIP pentru afacerea dvs.

În prezent utilizați un furnizor VoIP? Care este experiența ta cu utilizarea VoIP?

Vedeți cum agenția mea poate genera cantități masive de trafic către site-ul dvs. web

• SEO – deblocați cantități masive de trafic SEO. Vezi rezultate reale.
• Marketing de conținut – echipa noastră creează conținut epic care va fi distribuit, va primi link-uri și va atrage trafic.
• Media plătită – strategii plătite eficiente cu rentabilitate a investiției clară.

Rezervați un apel