Najlepsi dostawcy VoIP i usługi telefoniczne, które powinieneś wziąć pod uwagę

Ujawnienie: Ta treść jest obsługiwana przez czytelników, co oznacza, że ​​jeśli klikniesz niektóre z naszych linków, możemy otrzymać prowizję.

Czy chcesz pominąć czytanie i przejść od razu do mojego najlepszego wyboru? Najlepsze usługi telefoniczne VOIP dla większości ludzi to Nextiva, Ooma lub Ringcentral.

Kupując VoIP dla swojej firmy, zaoszczędzisz pieniądze na tradycyjnej linii telefonicznej. A jeśli już korzystasz z usługi VoIP od niezgrabnego dostawcy, możesz przejść na coś bardziej eleganckiego, nie tracąc niczego poza frustracją.

Aby napisać naprawdę pomocny post dla moich czytelników, mój zespół skontaktował się z liderami, którzy korzystali z VoIP na różne sposoby.

Około 80 procent tego, co trzeba wiedzieć o VoIP można znaleźć w dowolnym miejscu w sieci — oto 20 procent, których nie można znaleźć nigdzie indziej.

Rozmawialiśmy z:

• Gregg, który na co dzień zarządza usługami IT. Zna zalety i wady różnych opcji VoIP i pomaga firmom chronić się przed włamaniami.
• Jason, który pracuje w call center od prawie 30 lat i właśnie kupił VoIP dla swojej organizacji biznesowej. Jest dostrojony do tego, co jest ważne dla Twoich pracowników, niezależnie od tego, czy pracują zdalnie, czy w biurze.
• Makan, który utworzył dziesiątki zespołów zajmujących się telemarketingiem na dużą skalę. Nauczył się, jak zmniejszać ryzyko grzywien regulacyjnych i identyfikować najlepszych w branży o wyjątkowo wysokich obrotach.
• Sarkar, który zarządza zespołami sprzedaży w przestrzeni B2B SaaS. Przeprowadził nas przez proces synchronizacji oprogramowania VoIP i CRM z możliwie najmniejszym bólem głowy.

Słuchaj, wiem, co sprawdza się w firmie takiej jak moja. Rozmawiając z wieloma ekspertami, mój zespół i ten artykuł mogą pomóc szerszemu gronu kupujących w różnych przypadkach użycia lub sytuacjach niż moja.

Istnieją firmy, które chcą wyposażyć biura w 20 krajach. Inni muszą chronić dane pacjentów. Niektórzy ludzie chcą po prostu przestać używać swojego osobistego numeru telefonu komórkowego w pracy.

Oto siedmiu najlepszych dostawców usług telefonicznych VoIP, z których możesz zacząć korzystać od razu. Po recenzjach znajdziesz szczegółowy przewodnik dla kupujących.

#1 – Recenzja Nextiva — najlepszy ogólnie

Dużo słyszę o trendach pracy w domu, ale nie sądzę, żeby ktokolwiek mógł z całą pewnością powiedzieć, jak będzie wyglądało „życie biurowe” za dwa, trzy lata. Jeśli chcesz, aby Twoje zespoły działały bez względu na kierunek wiatru, Nextiva jest dobrym wyborem.

Jest to oparte na chmurze VoIP, dzięki czemu Twoi pracownicy mogą przychodzić do biura, ustawiać biurko w domu lub korzystać z telefonu w podróży. W przeciwieństwie do lokalnego systemu telefonicznego pracownicy mogą korzystać z telefonu bez VPN, ponieważ dzwonią przez Nextiva.

Dzięki temu masz o wiele mniej zmartwień związanych z bezpieczeństwem — o czym zdecydowanie myślą menedżerowie, którzy dzwonią z hoteli, kawiarni i sieci domowej.

Eksperci, z którymi rozmawiał mój zespół, sklasyfikowali go jako prawdziwy system typu plug-and-play dla firm, które potrzebują sygnału wybierania bez problemów z IT. Jeśli twój system jest zbudowany na dziesięciu telefonach lub mniej, nie będziesz miał problemów z zainstalowaniem Nextiva.

Jedną z rzeczy, na które zwrócił uwagę Jason, było to, że jeśli planujesz odebrać numery kart kredytowych przez telefon, będziesz musiał zastanowić się nad zgodnością. Ale w większości bezpieczeństwo jest obsługiwane przez Nextiva, ponieważ wszystko jest kierowane przez ich chmurę.

Nextiva może w razie potrzeby skalować do setek telefonów. Będzie trochę konfiguracji zaplecza, aby wszystko działało, ale Nextiva pomoże Ci wdrożyć proces instalacji z przewodnikiem.

I w przeciwieństwie do niektórych innych firm, które oferują tego rodzaju elastyczność, Nextiva może wyposażyć całe Twoje biuro. Faksy, telefony konferencyjne, wiele biur — bez względu na konfigurację, będziesz mógł przenieść je na nowoczesną platformę Nextiva.

Zwiększ poziom swojego telefonu biznesowego, łącząc go z pocztą e-mail, tekstem i wideo — lub scentralizuj każdy kanał w jednym oknie dla swoich pracowników.

Uwzględniono wszystkie funkcje obsługi połączeń i administrowania użytkownikami, których można oczekiwać. A kiedy powiem, że są łatwe w użyciu, sprawdź Call Flow Builder, który pozwala zwizualizować konfigurację routingu:

Konfiguracja automatycznych asystentów na niektórych platformach może być trudna, ale dzięki Nextiva jest to łatwe.

Firma zrobiła wiele, aby wszystko było jak najłatwiejsze dla użytkowników końcowych. Jeśli zastanawiasz się, czy masz w biurze niezbędną prędkość Internetu, możesz ją przetestować już teraz na stronie Nextiva. Symuluj ruch wymagany dla dwóch lub 200 telefonów. Otrzymasz informacje na temat szybkości, ale także jittera i wszystkiego, co ma wpływ na to, czy możesz niezawodnie wykonywać połączenia.

Możesz także użyć tej witryny do przetestowania szybkości pracowników zdalnych, którzy muszą być pod telefonem, co Jason bardzo zalecił. Jeśli ich sieć domowa nie obsługuje VoIP, możesz mieć do czynienia z kosztownym błędem w zatrudnianiu.

Nextiva oferuje wsparcie 24/7 dla każdego planu. To nietypowe, zwłaszcza w przypadku VoIP w tak przystępnej cenie (która jest obecnie również w sprzedaży!)

• Niezbędne : od 18,95 USD 11,95 USD miesięcznie za użytkownika
• Profesjonalny : od 22,95 USD 20,95 USD miesięcznie za użytkownika
• Przedsiębiorstwo : od 32,95 USD 26,95 USD miesięcznie na użytkownika

Są to ceny roczne — z miesiąca na miesiąc płaci się trochę więcej na użytkownika, ale nie musisz podpisywać umowy.

Plan Essential sprawdzi się w wielu zespołach. Obejmuje nieograniczone połączenia głosowe i wideo, bezpłatny numer lokalny i bezpłatny oraz 1500 bezpłatnych minut. To o wiele więcej niż w przypadku innych planów na poziomie podstawowym.

W przeciwieństwie do RingCentral nie ma limitu użytkowników dla planu Essential. Oznacza to, że możesz zaoferować większej liczbie osób nieograniczony dostęp do głosu i wideo po niskiej cenie, bez konieczności aktualizacji po trafieniu 20 użytkowników.

Do połączeń konferencyjnych i biznesowych SMS-ów będziesz potrzebować planu Professional. Wiąże się to z integracją Salesforce, HubSpot i Zendesk. Essential ma integrację tylko z Outlookiem i Kontaktami Google.

W warstwie Enterprise uzyskujesz integrację z oprogramowaniem CRM i jednokrotne logowanie, co jest ogromnym dobrodziejstwem dla pracowników zdalnych.

Nextiva One to rozwiązanie omnichannel firmy. Jeśli klienci kontaktują się z Tobą za pośrednictwem różnych kanałów oprócz telefonów, może to być dobry pomysł.

Twoi pracownicy widzą całą komunikację z każdym kontem, co jest bardzo pomocne, jeśli ludzie rejestrują zgłoszenia do pomocy technicznej, rozmawiają, kontaktują się z mediami społecznościowymi i tak dalej.

Jason przekonywał, że omnichannel ułatwia także życie administratorom. „Nie mam 10 systemów do zarządzania”, opisał nam, „wszystko znajduje się w tym samym systemie”.

Możesz koordynować e-commerce z call center lub połączyć wiele sklepów stacjonarnych w jeden system.

Masz też jeden rachunek, a nie dziesiątki, i nie ścigasz informacji na wielu platformach. Jeśli klient ma problem, możesz szybko przejrzeć cały rekord, niezależnie od tego, jak się z nim skontaktował.

Organizacja jest po prostu łatwiejsza z Nextiva. Pozostanie na tej samej stronie z klientami i pracownikami jest tak proste, jak zalogowanie się do systemu, bez względu na to, gdzie jesteś.

Dla zespołów, które nie mają biura koordynującego działania, Nextiva jest najlepszym rozwiązaniem VoIP.

Jest to produkt, z którego nowi i starzy pracownicy mogą natychmiast zacząć korzystać na dowolnym posiadanym urządzeniu. Jeśli kiedykolwiek będą mieli problem, renomowana obsługa klienta Nextiva jest po to, aby zapewnić wsparcie.

Jeśli patrzysz na sposób, w jaki funkcje rozkładają się w różnych pakietach i nie możesz znaleźć idealnego dopasowania, po prostu skontaktuj się z Nextiva. Możesz kupić dowolną funkcję a la carte.

Zbuduj swój system na swój sposób w krótszym czasie dzięki Nextiva. Skontaktuj się z nami, aby otrzymać siedmiodniowy bezpłatny okres próbny pakietu Essential lub demonstrację dowolnego innego oferowanego pakietu. Ponadto, przez ograniczony czas, otrzymasz 25% zniżki oraz bezpłatny telefon, gdy się zarejestrujesz!

#2 — Recenzja Ooma Office — najlepsze rozwiązanie do dodawania VoIP do istniejących systemów telefonicznych dla małych i średnich firm

Jeśli wstrzymujesz się z wymianą starzejącego się systemu telefonicznego, Ooma może pomóc Ci w instalacji VoIP klasy biznesowej przy minimalnych zakłóceniach w pracy.

Każdy telefon, który nadal działa — analogowy lub IP — zostanie podłączony bezpośrednio do nowego systemu Ooma. Możesz także kupić od nich telefony w świetnej cenie i będą one wstępnie skonfigurowane, gotowe do wyjęcia z pudełka.

Pracownicy mogą dzwonić i współpracować z kolegami w aplikacji mobilnej Ooma, niezależnie od tego, czy są w biurze, czy w podróży.

Jedną z rzeczy, na które zwrócił uwagę Gregg, było to, jak drogie może być dostosowanie konfiguracji, jeśli musisz płacić za rozszerzenie. Dzięki Ooma każdy użytkownik otrzymuje kilka bezpłatnych numerów wewnętrznych: jedno do konferencji, jedno do faksowania online i jedno do wirtualnego recepcjonisty.

Wirtualny recepcjonista to określenie Ooma na automatyczną sekretarkę. Możesz ustawić go tak, aby odtwarzał niestandardowe wiadomości o godzinach pracy, pozwalał dzwoniącym wybierać według nazwy, wybierał preferowany język lub przekierowywał rozmówcę na inny numer wewnętrzny.

W przypadku innych dostawców — zwłaszcza tych, którzy kosztują tak mało, jak Ooma — często płacisz dodatkowo, aby umożliwić faksowanie online. Niektórzy dostawcy usług telefonicznych VoIP nawet tego nie uwzględniają.

Kiedy Jason wysłał dokument wymagań biznesowych do dostawców, „dwie firmy natychmiast uratowały”, ponieważ nie były w stanie skonfigurować faksów. Większość innych sprzedawców powiedziała mu, że tak naprawdę tego nie robią, ale spróbują zdobyć jego firmę.

Dzięki Ooma każdy z użytkowników może bezpłatnie skonfigurować własne rozszerzenie faksu.

Problem rozwiązany.

Jeśli chodzi o integrację VoIP z istniejącym sprzętem, Ooma minimalizuje kroki, które musisz podjąć i maksymalizuje elastyczność. Połącz się z Ooma Office przez Wi-Fi, Ethernet lub użyj stacji bazowej, aby podłączyć urządzenia analogowe.

Pomyśl o tym jako o opartym na chmurze rozwiązaniu VoIP, które naprawdę dobrze nadaje się do obsługi istniejącego sprzętu. Konfiguracja dużego biura może zająć trochę czasu, ale portal administratora jest prosty. Nie jest to najładniejszy interfejs wszechczasów, ale jest głupio prosty w użyciu.

Chociaż Ooma oferuje rozwiązania dla przedsiębiorstw, ich usługi telefonii VoIP dla małych firm naprawdę wyróżniają się na tle innych.

Nie ma umów — to rzadkość w tej przestrzeni produktowej. Zwykle, aby uzyskać najlepszą cenę na VoIP, musisz zarejestrować się przynajmniej na rok. Cena Oomy jest taka, jaka jest. W przypadku małych firm ceny Ooma dzielą się na dwa poziomy:

• Ooma Office : od 19,95 USD miesięcznie za użytkownika
• Ooma Office Pro : od 24,95 USD miesięcznie za użytkownika

Przechodząc na Pro, otrzymujesz aplikację komputerową, wideokonferencje, nagrywanie rozmów, ulepszone blokowanie połączeń i transkrypcję poczty głosowej. Będziesz także mógł obsługiwać połączenia konferencyjne do 25 osób, podczas gdy Ooma Office ma limit do 10.

Nie masz wyboru selektywnego uaktualniania użytkowników za pomocą pakietu Ooma Office — wszyscy pracownicy na jednym planie lub wszyscy pracownicy na innym. Jednak przy zaledwie 5 USD za użytkownika na aktualizację nadal znajdujesz się w średnim przedziale dla VoIP.

A jeśli dokonasz aktualizacji, możesz skonfigurować ludzi na ich komputerach za pomocą softphone, co oznacza, że ​​masz mniej sprzętu do kupienia.

Możesz uniknąć kupowania telefonów bez aktualizacji, zachęcając ludzi do dzwonienia z aplikacji mobilnej (która jest dołączona do pakietu Ooma Office), chociaż Gregg ostrzegł nas, że VoIP może być trudny dla telefonu komórkowego. „Tak, oszczędzasz pieniądze, ponieważ nie kupujesz fizycznego sprzętu”, powiedział, „ale może to spowodować wyczerpanie baterii bezpośrednio z urządzenia”.

Przejście do chmury we własnym tempie. Zachowaj swój sprzęt i zarządzaj nim samodzielnie przy znacznie mniejszym nakładzie pracy niż w przypadku tradycyjnej konfiguracji. Uzyskaj wycenę, zarejestruj się w Ooma i zacznij oszczędzać już dziś.

#3 — Przegląd RingCentral — najlepszy do połączeń wychodzących o dużej objętości

RingCentral zapewnia nieograniczone rozmowy, SMS-y i wideokonferencje w konkurencyjnej cenie. Jeśli potrzebujesz tylko telefonów i SMS-ów, możesz uzyskać jeszcze lepszą ofertę.

Zapomnij o opłatach za minutę i skonfiguruj pracowników z łatwym w użyciu VoIP. W przypadku call center, obsługi klienta, sprzedaży — każdy, kto ma stale ludzi przy telefonie, doceni RingCentral. Jest to szczególnie ważne, jeśli musisz cały czas szkolić nowych pracowników.

Po pierwsze, będą mogli korzystać z interfejsu. Jest intuicyjny dla każdego, kto korzystał z komputera. Administratorzy i menedżerowie przekonają się, że mogą skrócić czas przekształcenia nowicjuszy w wykwalifikowanych ambasadorów Twojej firmy.

„Oszczędzasz dużo pieniędzy, ponieważ możesz zidentyfikować pracowników, którzy nie wykonują dobrej pracy i marnują swój czas” – powiedział nam Makan. Założył wiele telemarketingowych centrów telefonicznych z RingCentral i naprawdę docenił możliwość „od razu powiedzieć, kto jest wart swojej ceny”.

Możliwość śledzenia połączeń, wskaźników KPI i odsłuchiwania nagrań była dla niego jak dzień i noc w porównaniu do pracy na telefonie stacjonarnym. Zespoły mogą odsłuchiwać rozmowy, które poszły dobrze (lub źle), aby dowiedzieć się, jak lepiej wykorzystać każdą okazję.

Funkcje raportowania nie będą wymagały od analityka danych zebrania informacji. Znajdź swoich najlepszych wykonawców i dowiedz się, co robią. Zidentyfikuj osoby, które nie są dobrze dopasowane i pozwól im odejść.

Cały czas słyszę wiele marketingowych słówek typu „to narzędzie optymalizuje wydajność”. RingCentral idzie na spacer.

„Właściwie możesz przewidzieć swoją sprzedaż”, powiedział Makan, „Wiem, że trudno to pojąć, ale to prawda”.

Zorientował się, że 2500 telefonów prowadzi do jednego wpisu. To powiedziało mu, ile minut ludzie muszą rozmawiać przez telefon, aby zachować zysk. Z biegiem czasu mógł zobaczyć, ile ofert pracownik powinien wygenerować w pierwszym miesiącu, drugim kwartale i tak dalej.

Prawdopodobnie będziesz mierzyć różne KPI, ale to ten sam pomysł. Dzięki widoczności, jaką zapewnia RingCentral, możesz sprowadzić liczby do prostych wskaźników, które pociągają pracowników do odpowiedzialności. Wiesz z wyprzedzeniem, jak będzie wyglądać Twoja sprzedaż, i możesz odpowiednio skalować w górę lub w dół.

W RingCentral jest wiele rzeczy, które dobrze nadają się do rozmów na dużą skalę. Administratorzy nie muszą być kreatorami IT, aby dodawać nowych użytkowników i zapewniać im dostęp do określonych zasobów. Będą mogli szybko aprowizować nowych pracowników. Kiedy ktoś odejdzie, będzie mógł zmieniać konta i przetwarzać numer, więc nie będziesz musiał płacić za linie, których nie używasz.

Jeśli masz rotację — jak to ma miejsce w przypadku wielu zawodów związanych z połączeniami o dużej liczbie połączeń — musisz pamiętać o integralności bazy danych. RingCentral ułatwia ograniczanie dostępu do zasobów i odwoływanie go w razie potrzeby.

Na pewno będziesz korzystać z CRM (lub jakiejś formy bazy danych), aby dzwonić na dużą skalę. RingCentral integruje się z wieloma z nich. Chcesz zachować prywatność tych informacji.

Inną odpowiedzialnością dla call center, w której RingCentral pomaga Ci nawigować, jest zgodność, co ma kluczowe znaczenie, jeśli wykonujesz wiele zimnych połączeń lub korzystasz z automatycznego wybierania numeru. Dostępny jest bezpieczny dialer TCPA, który pomaga agentom uniknąć wniesienia pozwu przeciwko Twojej firmie. Zamiast martwić się, że coś zepsujesz, mogą skupić się na osobie, z którą rozmawiają.

Funkcje listy DNC są również łatwe w użyciu. Zintegruj się z narzędziami innych firm, aby stale aktualizować swoją listę i szybko pokazać swoim pracownikom, jak prowadzić własną listę wewnętrzną.

RingCentral jest zgodny z HIPAA, co oznacza, że ​​standard prywatności i bezpieczeństwa jest niewiarygodnie wysoki. Kary za naruszenia HIPAA są bardzo wysokie i nie jest to najgorsze, co może się przydarzyć.

Wybierając pakiety RingCentral, możesz zastąpić telefony VoIP i zaoszczędzić trochę pieniędzy lub całkowicie wyposażyć call center omnichannel.

RingCentral MVP (dawniej RingCentral Office) ma cztery poziomy do wyboru:

• Essentials : od 19,99 USD miesięcznie za użytkownika
• Standard : od 27,99 USD miesięcznie za użytkownika
• Premium : od 34,99 USD miesięcznie za użytkownika
• Ultimate : od 49,99 USD miesięcznie za użytkownika

Są to ceny, jeśli zarejestrujesz się na rok usługi, które odzwierciedlają 33% rabatu od stawki miesięcznej.

Plan Essentials jest ograniczony do 20 użytkowników. Otrzymujesz nielimitowane rozmowy i teksty, a także udostępnianie dokumentów, co może być pomocne przy udostępnianiu skryptów sprzedaży i obsługi klienta. Otrzymujesz również wiadomości zespołowe, które są szczególnie przydatne w dniach, w których nie wszyscy wchodzą do fizycznego biura.

Standard zapewnia nieograniczony dostęp do faksów, wideokonferencji i integracji z Google Workspace i Microsoft 365. Nie ma też ograniczeń dotyczących użytkowników.

Ale jeśli chcesz dzwonić na dużą skalę, naprawdę polecam zakup Premium. Otrzymujesz integrację z CRM, która jest tak ważna dla wybierania danych i efektywnej komunikacji na dużą skalę.

Przy 10 USD powyżej średniego kosztu VoIP, Premium to kradzież. Pamiętaj, że średnia VoIP dotyczy tylko głosu, a dzięki RingCentral MVP otrzymujesz wiadomości tekstowe, wideo i zaawansowane funkcje obsługi połączeń, których nie obejmują inne „przeciętne” plany.

Menedżerowie będą mogli podsłuchiwać rozmowy na żywo i porady „szeptane”. Pracownik je słyszy, dzwoniący nie. Z tego, co odkryłem, takie funkcje od innych dostawców były zwykle zarezerwowane dla planów, które kosztują powyżej 50 USD. W tym sensie uważam, że RingCentral MVP jest znacznie poniżej średniej ceny.

RingCentral oferuje również oprogramowanie contact center, które ujednolici Twoją komunikację. Twoi agenci będą mogli zobaczyć pełny zapis historii klienta. Kiedy dzwonili, kiedy rozmawiali? Tam wszystko jest w porządku. Musisz skontaktować się z RingCentral, aby uzyskać cennik Contact Center.

To mój numer jeden dla ludzi, którzy muszą wykonywać mnóstwo telefonów. RingCentral pomaga chronić się przed szeregiem zobowiązań, które pojawiają się na dużą skalę. Daje również rentowność i narzędzia do utrzymania wydajności i maksymalizacji zdolności każdego pracownika do wniesienia wkładu.

Wypróbuj RingCentral za darmo już dziś.

#4 — Recenzja Phone.com — Najbardziej przystępna cenowo profesjonalna usługa VoIP

Phone.com to dobry wybór dla firm, które szukają niedrogiego VoIP. Możesz dzwonić bez limitu lub płacić mniej za ustalony blok minut każdego miesiąca.

Jedną z opłacalnych funkcji Phone.com jest możliwość łączenia i dopasowywania planów. Daj swojemu zespołowi sprzedaży nieograniczone plany, jednocześnie oszczędzając pieniądze na pracownikach, którzy używają telefonów tylko okazjonalnie.

A w przypadku planu Basic nadal masz dostęp do większości standardowych funkcji VoIP, takich jak obsługa połączeń, automatyczna sekretarka, wstrzymanie muzyki i tak dalej. Będziesz musiał uaktualnić na przykład, aby uzyskać wideokonferencje zgodne z HIPAA, ale możesz obsługiwać do 10 osób podczas zwykłej sesji w Basicu.

W przypadku większości innych dostawców musisz zaktualizować plan dla wszystkich użytkowników. Phone.com może naprawdę pomóc w obniżeniu kosztów, zapewniając użytkownikom funkcje, których potrzebują. Jest to jedna z tych nieprawidłowości w licencjonowaniu, o których powiedział nam Gregg, i która może się dobrze sprawdzić, jeśli wiesz, co robisz.

Phone.com pozwala wybrać to, czego potrzebujesz. Nagrywanie rozmów i wysyłanie faksów przychodzących są dodatkowe, ale możesz wysyłać faksy z telefonu w dowolnym planie.

Nextiva i RingCentral są nieco bardziej niezawodne, zwłaszcza jeśli chodzi o raportowanie i analitykę. A pod względem integracji CRM, Phone.com ogranicza się do AllProWebTools i Zoho.

Jednak niektóre firmy potrzebują tylko niezawodnego telefonu z funkcjami obsługi połączeń, którymi mogą samodzielnie zarządzać. Phone.com robi o wiele więcej i jest wystarczająco tańszy niż inne opcje, aby zapewnić Twojej firmie poważne oszczędności bez konieczności korzystania z zawodnego rozwiązania.

Zaoferuj swoim klientom możliwość wysyłania wiadomości tekstowych, gdy mają pytania. Phone.com zapewnia porządek we wszystkich wiadomościach Twoich pracowników. Przyjdź po system telefoniczny, zostań po wiadomości.

Aby korzystać z telefonów IP, musisz mieć uaktualniony plan. Firma oferuje naprawdę świetne ceny na popularne telefony we wszystkich stylach. Możesz również korzystać z tego, co masz, ponieważ Phone.com obsługuje szereg urządzeń.

Korzystanie z własnego sprzętu na pewno zmniejszy początkowe nakłady, ale w rozmowie z Greggiem dowiedzieliśmy się, że starsze telefony mogą zostać zhakowane. Upewnij się tylko, że procesor nie jest zbyt daleko w tyle za tym, co Phone.com próbuje Ci sprzedać, i przygotuj się do samodzielnej konfiguracji. Naprawdę możesz po prostu podłączyć i grać, jeśli kupujesz sprzęt przez Phone.com.

Ceny Phone.com są na całym świecie niskie. Poniższe ceny otrzymasz z rocznym zobowiązaniem z góry, które są o 20% niższe niż w przypadku rozliczania miesięcznego.

• Podstawowy : od 10,39 USD za użytkownika miesięcznie
• Plus : od 15,99 USD za użytkownika miesięcznie
• Pro : od 23,99 USD za użytkownika miesięcznie

Basic zawiera 300 minut, które są gromadzone dla wszystkich użytkowników. Oznacza to po prostu, że użytkownicy Basic dzielą się minutami, zamiast martwić się o indywidualne przeglądanie każdego miesiąca.

Każdy użytkownik otrzymuje również 1000 połączonych segmentów tekstu. Segment jest ograniczony do 160 znaków, czyli znacznie mniej niż większość telefonów może obecnie wysłać zwykłą wiadomością tekstową. Więc nie jest to 1000 SMS-ów miesięcznie, chyba że lubisz streszczać sprawy.

Licencjonowanie zbiorowe obniża cenę, zarówno dla użytkowników, jak i dodatkowych numerów telefonów. Przy 25 lub więcej użytkownikach cena Basic spada do 8,99 USD, Plus do 14,99 USD, a Pro do 21,99 USD.

Biorąc pod uwagę, że Pro radzi sobie z wieloma rozwiązaniami VoIP dla call center, które sprawdziłem, warto sprawdzić, czy potrzebujesz wielu telefonów z ograniczonym budżetem. Dzięki zgodności głosu i wideo z HIPAA może to być dobra opcja dla gabinetów medycznych, które chcą wspierać telezdrowie.

Naprawdę musisz uzyskać informacje od każdej osoby i działu korzystającego z systemu telefonicznego. Dowiedz się, jaką technologię i funkcjonalność musisz obsługiwać. Jeśli Phone.com pasuje do rachunku, będzie mniejszy niż gdziekolwiek indziej.

Phone.com oferuje niską cenę, która skaluje się lepiej niż OpenPhone, Grasshopper i inne lekkie rozwiązania VoIP.

Nie użyłbym go do skonfigurowania call center — będziesz musiał w pełni polegać na swoim CRM, jeśli chodzi o wszystkie, poza najbardziej podstawowymi raportami i analizami — ale będziesz w stanie skonfigurować wiele telefonów do normalnego działania potrzeby biznesowe.

Jeśli myślisz o przecięciu przewodu z tradycyjną linią telefoniczną, ta opcja pozwoli Ci zaoszczędzić najwięcej pieniędzy. Zarejestruj się w Phone.com już dziś, nie jest wymagana umowa.

#5 – Recenzja Grasshopper — najlepsza, jeśli potrzebujesz więcej rozszerzeń niż linii telefonicznych

Grasshopper to świetna opcja dla małych firm, które chcą stworzyć profesjonalną tożsamość bez kupowania bardzo skomplikowanego systemu.

Myślę o właścicielu restauracji, który chce mieć numery do kilku lokalizacji bez konieczności płacenia za tradycyjną linię telefoniczną do każdej z nich. A może kancelaria prawna, która chce mieć kilka numerów z wieloma rozszerzeniami.

Jeśli określisz swoje wymagania biznesowe i okaże się, że potrzebujesz tylko niezbędnych rzeczy, nie płać więcej za rzeczy, których nie potrzebujesz. Grasshopper zapewni Ci wszystko, czego potrzebujesz, za jedną stałą stawkę każdego miesiąca.

Otrzymasz zestaw funkcji zaprojektowanych do codziennej pracy nowoczesnej firmy, bez bałaganu skierowanego do większych organizacji. Nie ma potrzeby uaktualniania tylko w celu uzyskania dostępu do określonej funkcji. Każdy plan Grasshopper obejmuje nielimitowane połączenia, a także wszystkie funkcje oferowane przez firmę, takie jak konfiguracja drzewa telefonów, spersonalizowane powitania, przekierowywanie połączeń i inne.

Istnieje nawet kilka funkcji, takich jak natychmiastowa odpowiedź, których nie zawsze otrzymasz u innych dostawców. Jeśli przegapisz połączenie, Grasshopper automatycznie wyśle ​​wiadomość tekstową.

Jednoczesna obsługa połączeń i przekazywanie połączeń pozwalają przekazywać połączenia członkom zespołu, gdy jesteś zajęty. Transkrypcja poczty głosowej ułatwia nadrabianie połączeń po godzinach.

Zarządzaj wszystkim, co właśnie wymieniłem, bezpośrednio z aplikacji mobilnej. Kieruj połączenia dokładnie tam, gdzie muszą się udać — to tylko kilka przesunięć na Twojej komórce.

Otrzymujesz również nieograniczoną liczbę rozszerzeń w ramach planów Grasshopper Small Businesses oraz kilka bezpłatnych rozszerzeń w ramach innych planów. Kieruj połączenia na inne numery, urządzenia mobilne, rozszerzenia informacyjne, aby odpowiedzieć na najczęściej zadawane pytania, lub uprzejmą pocztę głosową poza biurem.

Gregg powiedział, że pobieranie opłat za rozszerzenia było czymś, na co ludzie powinni uważać w kontaktach, które podpisują. Całkowity koszt może „szybko wzrosnąć”, jeśli musisz zapłacić za dodatkową linię tylko po to, aby skonfigurować rozszerzenie poczty głosowej.

Z Grasshopper nie musisz się tak bardzo martwić. Plan na poziomie podstawowym zawiera jeden numer i trzy rozszerzenia — idealne dla jedynego właściciela lub założyciela, aby powitać dzwoniących profesjonalnym menu i połączyć ich z odpowiednią osobą.

Przyjrzyjmy się bliżej Twoim trzem opcjom z Grasshopper.

• Solo : od 26 USD miesięcznie za jeden numer i trzy rozszerzenia
• Partner : od 44 USD miesięcznie za trzy numery i sześć rozszerzeń
• Małe firmy : od 80 USD miesięcznie za pięć numerów i nieograniczoną liczbę rozszerzeń

Jak powiedziałem, to tak naprawdę tylko podstawy. Nie ma integracji z CRM ani nagrywania rozmów, więc pomyśl o Grasshopper jako o sposobie zastąpienia systemu telefonicznego, a nie zrewolucjonizowania go.

To powiedziawszy, jeśli próbujesz działać magicznie z bezpłatnym VoIP, takim jak Google Voice, możliwość skonfigurowania routingu połączeń może wydawać się wręcz rewolucyjna.

Będzie też tańszy i łatwiejszy w konfiguracji niż w przypadku mocniejszych konkurentów. Numery bezpłatne mogą zacząć działać dopiero po jednym dniu, ale zazwyczaj Twój numer jest gotowy, gdy się zarejestrujesz.

Jeśli chcesz dodać dodatkową linię, to 10 USD miesięcznie. To znacznie więcej niż Phone.com, jeśli chodzi o dodatkowe linie, dlatego nie polecam Grasshoppera, jeśli potrzebujesz tony. Poza tym interfejs i tak nie jest przeznaczony do obsługi dużego systemu.

Ale dla małego biura jest idealny. Nie ma znaczenia, gdzie pracujesz Ty lub Twoi partnerzy biznesowi — ludzie mogą być w terenie, gdy ktoś dzwoni do biura, lub w zupełnie innym mieście. Grasshopper ułatwia zapewnienie, że Twoje rozmowy dotrą tam, gdzie powinny.

Wypróbuj Grasshopper za darmo.

#6 — Recenzja PhoneBurner — najlepsza ogólnodostępna usługa VoIP dla zespołów sprzedażowych

PhoneBurner jest gotowy do działania. Czy jesteś?

Ten produkt różni się nieco od innych opcji VoIP z mojej listy. Jest to platforma angażująca sprzedaż, więc nie jest przeznaczona do zastąpienia systemu telefonicznego. Jest raczej zaprojektowany, aby dać przedstawicielom wychodzącym doskonałe narzędzie do poszukiwania, sprzedaży i zawierania transakcji.

Czy zespół jest zdalny? Czy ludzie lubią pracować poza biurem? Nie dramat. Twoi użytkownicy mogą zadzwonić z dowolnego miejsca i rozpocząć pracę z najgorętszymi kontaktami.

Zawiera oprogramowanie CRM i auto dialer wbudowane w platformę. Nie próbujesz sprawić, by technologia działała przyjemnie — wszystko jest gotowe po otwarciu pudełka. Jeśli chcesz, możesz zintegrować się z własnym CRM lub po prostu zaimportować leady i zacząć wykonywać do 80 połączeń na godzinę.

Nie wiem, jakie jest teraz tempo twoich powtórzeń, ale 80 połączeń na godzinę to palenie. Nie ma opóźnienia „telemarketera”, gdy połączenie się łączy, po prostu konwersacja jest wyraźna, jakby odbywała się przez linię telefoniczną.

A ponieważ CRM jest powiązany, przedstawiciele widzą dokładnie, z kim rozmawiają, na jakim etapie się znajdują, oraz wszelkie notatki pozostawione na koncie.

Sarkar powiedział, że prawie wszyscy w grze B2B SaaS dzwonią teraz za pośrednictwem platform sprzedaży. Automatyczny dialer sprawia, że ​​Twoi agenci są znacznie bardziej wydajni, eliminując pracochłonną pracę związaną z wybieraniem numeru. „Prawie trzeba cokolwiek kliknąć”, powiedział.

Dzięki PhoneBurner nie musisz ręcznie wybierać numeru, przewijać stron w celu znalezienia numeru ani gorączkowo kopiować/wklejać wiadomości e-mail przed następnym połączeniem. Zamiast tego możesz jednym kliknięciem odrzucić pocztę głosową bez czekania na sygnał dźwiękowy, wysłać odpowiednią wiadomość e-mail lub przenieść potencjalnego klienta do innego folderu.

Dla Makana oprogramowanie do automatycznego wybierania numeru miało kluczowe znaczenie dla szerokiego zasięgu telemarketingu, ale konfiguracja była uciążliwa. Musisz specjalnie zaprogramować CRM i auto dialer. Stamtąd dostosowanie oprogramowania CRM do Twojej branży jest drogie. Wspomniał o jednej popularnej opcji CRM, która kosztowała 25 000 i 50 000 USD „tylko po to, abyście wszyscy skonfigurowali telefony”.

Dzięki PhoneBurner wiele z tych zadań jest poza twoim talerzem. Nie przygotuje to Twojej bazy danych, ale podstawowa integracja CRM/automatycznego dialera jest już na miejscu.

Firma idzie o krok dalej, oferując jeden z najbardziej wszechstronnych pakietów onboardingowych, jakie widziałem dla każdego produktu. Ich zespół pracuje z Tobą nad celami przed skonfigurowaniem, przeprowadza Cię przez sesję testową, a następnie szkoli Twój zespół w zakresie korzystania z platformy.

Dowiesz się również, jak tworzyć raporty, aby śledzić skuteczność. Łatwo zrobić to źle, na dowolnej platformie, ale Twój doradca PhoneBurner prowadzi firmy przez cały proces tydzień po tygodniu. Dzięki nim skonfigurujesz pulpity nawigacyjne, tabele wyników, a wszystko to zostanie dostosowane do Twoich celów.

Leady są dystrybuowane automatycznie, na podstawie ustalonych przez Ciebie reguł. Przełączaj się między wstępnie ustawionymi konfiguracjami, takimi jak Round Robin lub Kto pierwszy, ten lepszy, lub dostosuj własne ustawienia. Upewnij się, że potencjalni klienci trafiają za każdym razem do właściwego agenta, przy niewielkim nakładzie pracy ze strony menedżera.

PhoneBurner nie jest tani, ale pamiętaj, że nie jest to porównanie jabłek do jabłek z innymi dostawcami VoIP, ponieważ masz wbudowane auto dialer i CRM.

• Standard : od 124 USD za użytkownika miesięcznie
• Profesjonalny : od 149 USD za użytkownika miesięcznie
• Premium : od 166 USD za użytkownika miesięcznie

Są to ceny, jeśli zarejestrujesz się na rok, co w zasadzie daje dwa miesiące za darmo w porównaniu do płacenia co miesiąc.

Dostajesz nieograniczoną liczbę minut, co jest oczywiście ważne, jeśli Twoi przedstawiciele wykonują tysiąc połączeń tygodniowo. Z PhoneBurnerem nie jest to trudne.

Nagrywanie rozmów jest przechowywane bezpłatnie przez 30 dni w abonamencie Standard, 60 dni w abonamencie Professional i nie ma limitu w planach Premium. Istnieją również limity liczby kontaktów, które możesz przechowywać, zaczynając od 10 000 w abonamencie Standard.

Aby uzyskać dostęp do telefonu programowego, musisz przejść na wersję Professional. To nic wielkiego, jeśli masz już telefony, ale wyobrażam sobie, że będzie to przeszkadzało osobom, które chcą korzystać z tabletu lub komputera.

Dzięki Premium otrzymujesz dedykowaną linię przychodzącą, a także niektóre funkcje obsługi. Nie polecałbym używania PhoneBurner w przypadku poważnego ruchu przychodzącego — inne opcje VoIP będą znacznie tańsze — ale niektóre zespoły docenią posiadanie niestandardowej poczty głosowej i możliwość przekazywania połączeń.

Średnio przedstawiciel może wykonać 233% więcej połączeń z PhoneBurner niż ze zwykłą linią.

Czy ołówek matematyczny jest dla ciebie? W przypadku Makana wygenerowanie wykazu wymagało 2500 telefonów. Jaka jest twoja metryka?

Jeśli podwojenie lub potrojenie produktywności Twojego przedstawiciela brzmi jak dobry pomysł, rozpocznij bezpłatny okres próbny z PhoneBurner już dziś.

#7 – Recenzja OpenPhone — najlepszy sposób na prowadzenie firmy z telefonu komórkowego

Jason ostrzegał nas przed skorzystaniem z „najnowszej i najtańszej opcji”, więc byłem trochę sceptyczny, gdy usłyszałem o OpenPhone. Ma zaledwie kilka lat i kosztuje 10 USD miesięcznie.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Idź po to. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Podstawowe funkcje VoIP

Chcę się skupić na tym, co wyróżnia te produkty, a nie przytłaczać Cię, opisując każdą funkcję dla każdego produktu. Gdy zaczniesz zagłębiać się w VoIP, przekonasz się, że 30-40 różnych funkcji to najniższy poziom, jeśli chodzi o to, co otrzymujesz.

Każda opcja, którą wybrałem, obejmuje to, co uważam za podstawowe funkcje VoIP, z kilkoma drobnymi wyjątkami. Nie usłyszysz, jak ich wołam, chyba że jest coś superlatywnego w tym, jak robi to sprzedawca.

Aby sporządzić moją listę rekomendacji, dostawcy musieli uwzględnić:

• Funkcje obsługi połączeń, takie jak przekazywanie połączeń, przekazywanie połączeń, połączenia oczekujące i rozszerzenia, dzięki którym nigdy nie przegapisz połączenia, bez względu na to, gdzie jesteś.
• Menu i automatyczne sekretarki, które pozwalają dzwoniącym dzwonić do określonego działu, słuchać godzin pracy i tak dalej.
• Nagrywanie rozmów , które zapewnia historię i odtwarzanie wszystkich rozmów, co jest przydatne do szkolenia, a czasami jest konieczne ze względów prawnych.
• Aplikacja mobilna , która zamienia Twój telefon komórkowy w linię biznesową
• Faks online , który zastąpi tradycyjne maszyny, a jednocześnie automatycznie zdigitalizuje dokumenty.
• Funkcje softphone umożliwiające wykonywanie połączeń z komputerów stacjonarnych i tabletów za pomocą samego zestawu słuchawkowego.
• Rozmowy wideo i konferencje na spotkania, seminaria internetowe, telezdrowie i nie tylko.
• Transkrypcja poczty głosowej , która zamienia nieodebrane połączenia w szybkie czytanie SMS-em lub e-mailem

Niektóre z „podstawowych” pakietów VoIP przeznaczonych dla firm zatrudniających od pięciu do dziesięciu pracowników zawierają tylko ograniczone wersje tych funkcji. Być może będziesz musiał zapłacić dodatkowo za nagrywanie rozmów, na przykład, lub wybrać droższy plan, aby uzyskać nieograniczony faks online.

Plany różnią się między podstawowymi systemami telefonii biznesowej a rozwiązaniami premium dla call center. Te ostatnie są wyposażone w znacznie bardziej konfigurowalne funkcje obsługi połączeń, wielopoziomowe automatyczne sekretarki i szczegółowe funkcje raportowania, których nie przegapi mały zespół.

Dokonywanie opłacalnego zakupu VoIP

Tradycyjna usługa telefoniczna, po opodatkowaniu, kosztowałaby około 50-70 USD miesięcznie. W moich badaniach znalazłem wielu użytkowników przechodzących na VoIP, ponieważ płacili znacznie więcej.

Myślę, że w ten sposób ludzie „obcinają rachunki telefoniczne o połowę”, przełączając się na VoIP. Byli ciągnięci po węglach przez ich obecnego dostawcę usług telefonicznych. Dla osób z rozsądnym rachunkiem telefonicznym oszczędności mogą nie być tak duże.

„To nie są jakieś magiczne oszczędności”, powiedział nam Gregg. „Zaoszczędzisz trochę, ale nie tak dużo, jak myślisz, korzystając z miesięcznej usługi telefonicznej”.

Ale ponieważ prawdopodobnie będziesz płacić za telefon, nawet 10 USD oszczędności każdego miesiąca szybko się zsumuje. Im inteligentniej wybierzesz dostawcę, tym większe będą Twoje oszczędności.

Przeanalizujmy, jak ocenić cenę naklejki, rzeczywistą cenę i wszędzie, gdzie można obniżyć koszty, znajdując system pasujący do Twojej firmy.

Gregg powiedział, że VoIP kosztuje średnio około 25 USD miesięcznie na użytkownika, co w zasadzie znalazłem w moich badaniach. Dzieje się tak, jeśli płacisz za telefony wprost lub używasz softphonów. Jeśli wynajmujesz telefony stacjonarne, zazwyczaj jest to dodatkowe około 10 USD miesięcznie, co zwiększa koszt VoIP do około 35 USD na użytkownika każdego miesiąca.

Nazywaj to 40 USD miesięcznie po odliczeniu podatków i opłat. To nie dostawcy pokrywają rachunki, tylko nieuniknione rządowe dopłaty do Funduszu Usług Powszechnych, który przenosi telekomunikację do wiejskich części kraju i obsługuje numery alarmowe 911.

Teraz na pewno zobaczysz VoIP w cenie niższej niż 25 USD za linię. Dołączyłem proste rozwiązania VoIP, takie jak Phone.com i OpenPhone, które są o połowę mniejsze.

Zazwyczaj kompromis z naprawdę niskimi kosztami planów polega na tym, że otrzymujesz ustalony blok minut miesięcznie, podczas gdy plany za 25 USD + zwykle obejmują nielimitowane połączenia w Ameryce Północnej.

W przypadku sprzedaży, obsługi klienta i innych przypadków użycia, które wymagają całodziennej pracy na klaksonie, nieograniczona liczba połączeń jest koniecznością. Gdy przekroczysz ustalony przedział minut, Twoje oszczędności w zakresie VoIP mogą zniknąć.

Jeśli korzystasz z oprogramowania do automatycznego wybierania numeru przez VoIP, naprawdę musisz unikać cen za minutę. Makan dokonał obliczeń podczas naszej rozmowy: jeśli masz 100 pracowników, którzy mają wykonywać 200 połączeń dziennie, potrzebujesz 100 000 minut tygodniowo. To zbyt duża liczba połączeń, aby przetrwać rozliczanie minutowe.

Niektórzy dostawcy, tacy jak RingCentral, Ooma i Nextiva, oferują plany w zakresie 20 USD na nieograniczone połączenia. Możesz więc zapłacić poniżej średniej, ale nie musisz się martwić o ogromne opłaty za nadwyżki.

Innym czynnikiem, który może potencjalnie obniżyć całkowity koszt VoIP, jest zrozumienie zasad licencjonowania. Na przykład, czy dodanie rozszerzenia będzie cię dodatkowo kosztować? Czy płacisz za użytkownika, za linię, za ścieżkę połączenia? Nie wszyscy dostawcy pobierają opłaty w ten sam sposób.

Gregg ostrzegł nas, że wiele osób nie rozumie dokładnie, w jaki sposób płacą w kontrakcie. Idą dostosować coś po swojej stronie, myśląc, że to nic nie kosztuje, a potem są zszokowani, gdy rachunek przychodzi pod koniec miesiąca.

Dzięki Grasshopper nawet najtańszy plan, jaki oferują, zawiera trzy rozszerzenia za darmo. Jest to świetne rozwiązanie dla małej firmy, która potrzebuje jednej linii dla kilku działów, lub dla startupu, który potrzebuje podstawowego drzewa telefonów.

Phone.com kosztuje mniej, aby dodać nowy numer niż Grasshopper, ale nie otrzymujesz bezpłatnych rozszerzeń. Różne aranżacje mogą być mylące, ale jeśli poświęcisz czas, aby zrozumieć, czego potrzebujesz, możesz wykorzystać to na swoją korzyść.

Jeśli naprawdę próbujesz uzyskać VoIP z ograniczonym budżetem, Jason ostrzegł nas, że musisz być trochę ostrożny. W dzisiejszych czasach naprawdę łatwo jest założyć firmę VoIP — technologia nie jest nowa — i przedstawił kilka przerażających historii o sprzedawcach złych jabłek, którzy udają, że oferują renomowane usługi i porzucają klientów, gdy tylko dostaną pieniądze.

„A ponieważ przeniesienie numeru zajmuje około 30 dni, nie masz szczęścia, jeśli tak się stanie” – powiedział. Amerykański Departament Sprawiedliwości ścigał te sprawy, odzyskując miliony dolarów z fałszywych oszustw VoIP.

Lepiej być bezpiecznym niż żałować i korzystać z dostawcy VoIP, takiego jak Grasshopper lub Ooma, który istnieje już od jakiegoś czasu. Lub powszechnie znana nazwa, taka jak RingCentral, która jest spółką notowaną na giełdzie. „Nie wyobrażam sobie, żeby rzucili cię w 10 dni czy coś takiego” – powiedział Jason.

System oparty na chmurze lub lokalny

Możesz zainstalować infrastrukturę VoIP w swoim biurze (w siedzibie) lub połączyć się z usługą przez Internet (w chmurze). Tak czy inaczej, płacisz mniej niż za tradycyjną linię telefoniczną, ale istnieją ważne różnice, które należy zrozumieć.

Początkowy koszt sprzętu jest znacznie wyższy, jeśli zdecydujesz się na wdrożenie lokalne. Musisz kupić centralę PBX, telefony, routery, przełączniki itp., Podczas gdy dostawca w chmurze sam to wszystko obsługuje.

Możesz kupić telefony stacjonarne z rozwiązaniem opartym na chmurze i wiele osób to robi. Ale nie musisz tak długo, jak wyposażasz pracowników w softphone lub aplikację mobilną VoIP.

„Gdy działa w chmurze, nie ponosisz dużych nakładów” — powiedział Gregg. „Ale tak naprawdę nie tracisz, nie kupując sprzętu, ponieważ te systemy oferują mnóstwo funkcjonalności”. Niektóre z kluczowych zdolności, o których mówił, to:

• Twoi pracownicy mogą pracować z dowolnego miejsca na świecie dzięki internetowi
• Będziesz mógł samodzielnie zarządzać funkcjami, systemami menu i routingiem połączeń
• Możesz zwiększyć skalę bez kupowania sprzętu i zmniejszyć bez marnotrawstwa
• Nie masz sprzętu do konserwacji i monitorowania

To cztery główne powody, dla których rekomendowałem tylko rozwiązania oparte na chmurze.

Jak w przypadku każdego rozwiązania, które hostuje ktoś inny, poświęcasz trochę kontroli zaplecza. Ograniczasz się do funkcji, które zapewniają, podczas gdy system lokalny można całkowicie dostosować do własnych potrzeb.

Ale użytkownik końcowy może zrobić większość tego, czego potrzebuje, dzięki Ooma lub Grasshopper. Właściciel sklepu z zerowym doświadczeniem informatycznym może dodać rozszerzenie dla nowego pracownika lub wprowadzić zmiany w informacjach o godzinach świątecznych dostarczonych przez jego automatyczną sekretarkę.

Większość ludzi uzyskuje kontrolę, której potrzebują, bez odpowiedzialności związanej z utrzymaniem systemu. Jeśli potrzebujesz setek telefonów i super spersonalizowanej konfiguracji, jedynym rozwiązaniem może być system lokalny. Będzie to wymagało ogólnych kosztów IT — wynajęcia dostawcy usług internetowych, takiego jak Gregg, do instalacji, konserwacji, monitorowania i wymiany sprzętu — lub zatrudnienia personelu wewnętrznego.

Dla wielu właścicieli firm marzeniem byłoby nie stresować się telefonami. Dostawcy w chmurze, których szukałem, oferowali prawie 100% czasu pracy, a niektórzy oferują umowy SLA wspierane finansowo.

Jak Gregg powiedział mojemu zespołowi: „Nie martwisz się tak bardzo, że koniec w głównym biurze jest cały czas gotowy, ponieważ Twoi pracownicy łączą się bezpośrednio z serwerem w chmurze”.

Prostota jest tutaj jeszcze ważniejsza, jeśli ludzie pracują zdalnie lub pracują poza biurem kilka dni w tygodniu. Znacznie trudniej jest zabezpieczyć komunikację między użytkownikami zewnętrznymi a systemem lokalnym.

Powiem o tym więcej w dziale bezpieczeństwa, ale nowocześni pracownicy potrzebują dostępu do usług firmy przez całą dobę. W związku z tym chmura staje się coraz bardziej popularna.

Greg powiedział nam bez ogródek: „Jeśli jesteś małym i średnim przedsiębiorstwem w zasięgu dziesięciu telefonów — daj lub bierz — nie warto już robić na miejscu”.

Większe firmy będą miały więcej do przemyślenia, ale dostawcy VoIP, tacy jak Nextiva, RingCentral i Ooma, mogą pomóc w konfiguracji, niezależnie od tego, jakiego rodzaju wdrożenia potrzebujesz. Dzięki tym dostawcom możesz naprawdę uzyskać to, co najlepsze z obu światów, lub przejść na chmurę we własnym tempie.

Jakiej prędkości Internetu potrzebuję do wyraźnych połączeń?

Wezwania muszą być jasne. Nie możesz iść na kompromis w tej kwestii, albo będziesz żałować, że nie masz telefonu stacjonarnego bez względu na cenę.

Jak więc upewnić się, że twoja konfiguracja obsługuje VoIP?

Oto sedno tego, co znalazłem: VoIP nie będzie działać na DSL. Kabel może być w porządku w małym biurze, ale nie będzie najlepszy.

Błonnik jest tym, czego chcesz. Ma wymaganą przepustowość, a prędkości przesyłania/pobierania są takie same, w przeciwieństwie do kabla.

Wszyscy, z którymi rozmawialiśmy o VoIP, powiedzieli nam, że niski poziom przepustowości zacznie powodować problemy – zerwane połączenia, echo na linii i okropne rozmowy.

Oto rzecz, VoIP nie potrzebuje niesamowicie szybkiego połączenia.

Gregg powiedział, że 100 kb/s jest dobre. 140 kb/s to „jak najbardziej idealna, nieskazitelna rozmowa telefoniczna”.

Tak więc, jeśli korzystasz z linii 1 Mb/s, możesz potencjalnie wykonać dziesięć połączeń telefonicznych. „To prawda, że ​​zawsze chcesz nadmiernie rekompensować upadki i tak dalej, ale to wszystko, czego potrzebujesz, jeśli chodzi o prędkość” – dodał.

Nextiva i RingCentral mają plany VoIP skierowane do mniejszych firm, które nie posiadają komercyjnej infrastruktury biurowej. Umożliwią przetestowanie połączenia bezpośrednio na ich stronie internetowej. Otrzymasz wszystkie informacje potrzebne do ustalenia, czy jesteś gotowy na VoIP, czy też musisz najpierw uaktualnić swój Internet.

Nie mówimy tutaj o masywnej rurze, problemy, które napotykasz, to stabilność połączenia. Jeśli pobierasz piosenkę, kogo obchodzi, czy zajmie to dwie lub trzy dodatkowe sekundy? Nie zauważyłbyś. Ale kiedy prowadzisz rozmowę, nawet niewielkie opóźnienie będzie ogromnym bólem.

Jakiekolwiek opóźnienie powyżej 150 ms (czyli milisekund) i Twoja konstruktywna rozmowa jest teraz niemożliwa. Dla porównania, połączenie przez telefon stacjonarny ma opóźnienie około 45 ms, więc 150 to zdecydowanie górna granica tego, czego chcesz.

Jeśli jest wyższy, rozmawiasz z kimś lub ktoś przeoczył to, co powiedziałeś.

Wykonywanie zimnych telefonów, pomaganie zirytowanemu klientowi — to już wystarczająco trudne. Nikt nie chce powtarzać tego, co powiedzieli. I nie będzie dobrze, jeśli ktoś przesłyszy numer karty kredytowej.

„Gdzie staje się problemem”, powiedział Gregg, „jest to, że masz modem kablowy, który ma tylko 5 Mb/s na Twoim upstreamie, a wszyscy w biurze przesyłają rzeczy do Dropbox, OneDrive i tym podobne, pochłaniając tę ​​przepustowość ”.

Pamiętasz mroczne dni, kiedy ktoś nie mógł być jednocześnie w Internecie i telefonie? Nie wracaj. Upewnij się, że masz przepustowość, aby pomieścić wszystkich użytkowników ze wszystkimi ich zadaniami.

Uwagi dotyczące sieci i sprzętu

Teraz możesz mieć całą przepustowość na świecie i nadal uzyskiwać złą jakość VoIP, jeśli Twoja sieć nie jest poprawnie skonfigurowana.

Małe firmy nie muszą się tym tak bardzo martwić. Według Gregga: „Jeśli masz tylko pięć telefonów, może nawet 10 telefonów, z pewnością możesz po prostu wrzucić je do sieci”.

Zalecił uruchomienie oddzielnej sieci VLAN dla wszystkiego, co przekracza 10 telefonów w jednej lokalizacji, aby uniknąć problemów z jakością. Oddziel telefony od komputerów i nadaj priorytet ruchowi głosowemu w routerach. W ten sposób wszystko, co robią Twoi pracownicy, nie wpłynie na jakość Twoich połączeń.

Nawet z tak zwanymi systemami „plug and play” będziesz chciał zastanowić się nad konfiguracją sieci, jeśli podłączasz więcej niż 10 telefonów. „Chodzi mi o to, że możesz je po prostu podłączyć”, powiedział Gregg, „ale nie miałbym zbytniej nadziei co do jakości”.

Ale nie chodzi tylko o telefony. „Faksy w salach konferencyjnych naprawdę mnie zaskoczyły” — wyjaśnił Jason. „Powiadam: po prostu kupuję system telefoniczny!”

Musisz być metodyczny. Gdzie muszą iść linie telefoniczne? Czy są podłączone do systemu bezpieczeństwa? Jeśli masz PoE, możesz po prostu podłączyć kabel Ethernet do telefonów, ale jeśli nie, musisz upewnić się, że wszędzie jest zasilanie, gdzie chcesz mieć stację.

W przypadku usługi opartej na chmurze będziesz musiał pozostawić dostawcę za zaporą ogniową.

Jason miał problem polegający na tym, że jeden z jego pracowników przeoczył kluczową rzecz dotyczącą wymagań zapory ogniowej, co opóźniło jego wdrożenie VoIP o około sześć miesięcy. „Nie byłem zbyt szczęśliwy”, tylko tyle o tym powiedział.

Jeśli masz dużo tradycyjnych telefonów i faksów, z których chcesz nadal korzystać, polecam Nextiva, RingCentral lub Ooma. Oferują analogowe adaptery telefoniczne (ATA), które umożliwiają obsługę urządzeń telefonii stacjonarnej VoIP.

Dzięki temu możesz stopniowo wycofywać stary system, zamiast próbować Herkulesa przeprowadzać masową (i znacznie droższą) transformację. Zmiana będzie bolesna bez względu na wszystko, ale jak długo można uzasadnić inwestowanie większej ilości pieniędzy w starą centralę PBX, która jest dwa razy trudniejsza w użyciu dla połowy funkcjonalności?

Ostatnia rzecz dotycząca używania starych telefonów. Wspaniale jest, jeśli możesz skorzystać z tego, co masz lub uzyskać gdzieś ofertę, zamiast przechodzić przez sprzedawcę.

Jednak Gregg napotkał problemy ze starzejącymi się telefonami. Hakerzy będą próbować zalogować się na telefony, aby rozpocząć wykonywanie połączeń spamowych. „Obserwowaliśmy ponad 100 000 prób dziennie na jednym systemie telefonicznym” – wspomina. Procesory w starszych telefonach nie były wystarczająco wydajne, aby wytrzymać wszystkie przychodzące żądania, a atak spowodował awarię systemu.

Dlatego zdecydowanie szukaj okazji i staraj się jak najlepiej wykorzystać sprzęt, który już posiadasz. Ale bądź ostrożny przy zakupie telefonu ze starszym procesorem, ponieważ może to być luka w zabezpieczeniach.

Dodatkowo, gdy kupujesz telefon bezpośrednio od dostawcy VoIP, jest on wstępnie udostępniany. Ma bezpieczne połączenie po wyjęciu z pudełka. Kiedy zaczynasz dzielić rzeczy na części, możesz stracić pożądaną funkcjonalność plug-and-play.

Upewnij się, że pracownicy zdalni są na bieżąco

Oparta na chmurze usługa VoIP zapewnia pełną swobodę i łatwość korzystania z usług zdalnych. Łączenie użytkowników zewnętrznych z systemem lokalnym ma znacznie więcej przeszkód pod względem kosztów i bezpieczeństwa.

Ale nawet jeśli zdecydujesz się na chmurę, którą gorąco polecam, jest kilka rzeczy, o których warto pomyśleć.

Pracownicy zdalni potrzebują solidnego połączenia internetowego dla VoIP. Kiedy Jason zatrudnia kogoś pracującego w domu, w poście mówi się, że musi mieć zablokowane i bezpieczne Wi-Fi.

Każe im również wykonać test prędkości, aby upewnić się, że ich połączenia są wystarczająco solidne, aby móc odbierać połączenia telefoniczne. Wymaga pobierania minimum 20 Mb/s i wysyłania 10 Mb/s.

To tylko ogólny test prędkości, nic nadzwyczajnego. Wysyła im link, a oni odsyłają zrzuty ekranu do weryfikacji. Jason powiedział, że większość ludzi „wysadza te czasy przesyłania/pobierania z wody”, ale musisz mieć pewność.

Z pracownikami telepracującymi trzeba też myśleć o szkoleniu i zarządzaniu na odległość. Wiem, że powiedziałem, że plany VoIP premium od dostawców takich jak RingCentral i Nextiva są skierowane do tłumu w call center. Cóż, prawdą jest również, że te funkcje stają się naprawdę ważne dla współpracy, gdy nie ma biura.

Udostępnianie dokumentów na platformie, takich jak skrypty telefoniczne lub możliwość podsłuchiwania przez kierownika pierwszych rozmów na żywo z nowo zatrudnionym pracownikiem — możesz zapewnić większe wsparcie w rozwoju swoich pracowników, nawet gdy ludzie pracują w domu.

Dla małego zespołu OpenPhone może działać naprawdę dobrze. Ludzie mogą udostępniać skrzynkę odbiorczą, oznaczać połączenia, zostawiać komentarze i mieć pewność, że żadne okazje nie zostaną pominięte.

Ludzie uwielbiają pracować w biegu, nawet jeśli nie są w pełni odlegli. Jedną z rzeczy, która zaskoczyła Jasona, było to, jak ważna była aplikacja mobilna dla kadry kierowniczej. Chcieli, żeby wszystko zostało przekazane do ich celi.

Aplikacje mobilne są świetne, ale nie są pozbawione wad. Gregg powiedział, że VoIP w telefonii komórkowej jest świetnym sposobem na zaoszczędzenie pieniędzy, ale nie był tak zachwycony tą technologią, jak pełnoetatowym zastępstwem przy korzystaniu z komputera lub telefonu stacjonarnego. „To miłe w szczypcie”, powiedział, „ale jeśli chcesz patrzeć, jak bateria telefonu komórkowego wyczerpuje się na twoich oczach, to świetny sposób”.

Integracja z CRM

Mój zespół zapytał Jasona, jaka jest największa rzecz, jaką możesz zrobić, aby pomóc przedstawicielom i agentom, a on powiedział, że integracja z Twoim CRM.

To była melodia, którą słyszeliśmy od wszystkich, i zgadza się z moimi własnymi doświadczeniami. Oprogramowanie CRM to całkowita zmiana zasad, jeśli chodzi o rozwój firmy i świadczenie usług klientom.

Poszukaj usługi telefonicznej VoIP, która jest zintegrowana z Twoim CRM. Jeśli go nie masz, Nextiva i PhoneBurner mają wbudowany, z którego możesz natychmiast zacząć korzystać.

Technologia w żadnym wypadku nie jest nowa, ale oprogramowanie CRM stało się naprawdę dobre w ciągu ostatnich kilku lat i znacznie tańsze. Gdy połączysz zdolność CRM do śledzenia informacji o klientach z wysokiej jakości komunikacją głosową, wrażenia pracowników będą niesamowite.

Klient dzwoni, a informacje o jego koncie pojawiają się na ekranie. Nie ma szukania pliku lub proszenia klienta o podanie swojego imienia i nazwiska, identyfikatora, numeru zamówienia itp.

Sarkar rozmawiał z nami o tym, jak zwiększyło to wydajność jego przedstawicieli handlowych. „Możesz prowadzić więcej rozmów, eliminując dodatkowy czas spędzany na zastanawianiu się, kto dzwoni”.

Naprawdę, każda interakcja jest uproszczona, co sprawia, że ​​Twoi przedstawiciele i agenci są znacznie bardziej produktywni. Jeśli klient ma zamówienie, przedstawiciel może zobaczyć, gdzie ono jest. Nie ma żadnych dodatkowych kroków, aby zweryfikować, kto dzwoni, ani poprosić o wykopanie numeru zamówienia.

Oszczędność sekund na każdym powtarzającym się zadaniu szybko się sumuje. Pracownicy mogą wybierać numery typu „kliknij, aby wybrać” w CRM. Informacje o koncie są scentralizowane, a agenci mogą zostawiać notatki o połączeniach. Wszystko jest przechowywane w sposób, który ma sens.

Makan dobrze to ujął, kiedy powiedział: „W porównaniu z tradycyjnym systemem telefonicznym, Voice over IP zintegrowany z CRM jest bez wątpienia: przed iPhonem [w porównaniu z iPhonem]”.

Możliwość nagrywania rozmów w CRM była ogromnym czynnikiem dla wielu osób, z którymi rozmawialiśmy. „W przeszłości”, powiedział Jason, „systemy, które miałem do nagrywania, były jakby oddzielone od CRM, więc musiałem to ścigać. Gdyby ktoś zadzwonił, musiałbym być taki, z kim rozmawiasz? Kiedy dzwoniłeś? A to byłby koszmar”.

Kiedy Jason przeniósł się do nowego dostawcy VoIP, decydującym czynnikiem była integracja z jego CRM. Jego firma komunikowała się na tak wielu kanałach, z których wszystkie są nagrywane. Integracja znacznie ułatwia proces odsłuchu.

„Jeśli narzekasz na przedstawiciela lub coś w tym rodzaju”, powiedział Jason, „mogę wziąć twój numer telefonu, podłączyć go i znaleźć każde połączenie, które wykonałeś w ciągu ostatniego roku, każdy czat, każdy e-mail, każdy kontakt. To bardzo proste. [To] oszczędza mi czas na śledzenie połączeń”.

Dla firmy Makan nagrywanie rozmów było niezbędne do oceny wydajności pracowników. „Tradycyjnie daje się komuś atrapę telefonu” – powiedział. „Nie wiesz, ile połączeń wykonali, z kim rozmawiali ani jaki był poziom rozmowy”.

Dzięki VoIP możesz znacznie łatwiej kontrolować jakość. Odsłuchiwanie połączeń jest łatwe. Co poszło dobrze? Co można poprawić? Określ, kto potrzebuje szkolenia, a kto nie jest odpowiedni.

Makan wyjaśnił, w jaki sposób naprawdę pomaga menedżerom oszczędzać czas i energię dla wysokiej jakości kandydatów. Wiedzą, w kogo zainwestować i kogo wysłać po drodze. „To znaczy, możesz powiedzieć w ciągu 60-90 dni. Jakakolwiek wymówka dadzą, możesz po prostu posłuchać jakości połączeń”.

Szukaj dostawców VoIP, którzy zaprezentują bezpośrednią integrację z Twoim CRM (i innym oprogramowaniem, jeśli o to chodzi). Koniecznie musisz to zademonstrować, aby zobaczyć, jak ta integracja napędza i działa na co dzień. Jeśli chcesz tego „super prostego” doświadczenia, o którym mówił Jason do nagrywania rozmów, integracja musi być ścisła.

Należy również pamiętać, że początkowa konfiguracja CRM i VoIP zajmie trochę czasu, zwłaszcza jeśli łączysz się w wielu kanałach, takich jak rozmowa, tekst i czat. Musisz dostosować go do swojej branży i przypadku użycia, ponieważ oprogramowanie jest dość ogólne po wyjęciu z pudełka.

„Możesz naprawdę zafascynować się tym”, powiedział Makan, „i to jest wyzwanie”.

Sarkar był wielkim fanem platform sprzedażowych, ponieważ mają wbudowany CRM i są już dostrojeni do pracy. Oczywiście nie chcesz ich używać do obsługi klienta, ale coś takiego jak PhoneBurner wzmocni zespół sprzedaży o wiele mniej wymaganej konfiguracji.

Wygodne narzędzia zgodności, z których pracownicy mogą korzystać bez zastanowienia

Istnieje wiele przepisów chroniących konsumentów przed odebraniem robo-połączeń lub kradzieżą danych karty kredytowej. Więc jeśli wykonujesz dużo telefonów lub odbierasz informacje finansowe przez telefon, będą obowiązywały przepisy dotyczące telemarketingu i prywatności, z którymi nie chcesz zadzierać.

Cieszę się, że te przepisy istnieją, ale nowi pracownicy (lub po prostu niedbalstwo) mogą przypadkowo złamać prawo i nałożyć na twoją firmę wysoką grzywnę. Odkryłem, że pojedyncze połączenie z kimś z krajowego rejestru „Do-Not-Call” może skutkować pięciocyfrową karą.

Pojedyncza wpadka może kosztować od 11 000 do 43 000 USD. I to za połączenie , ponieważ możesz otrzymać wiele grzywien, jeśli jeden z twoich pracowników spieprzy. Jeśli zdarzy się to wielokrotnie, wątpię, czy rząd nałoży na ciebie mniejszą grzywnę.

Albo pomyśl o zgodności z HIPAA dla świadczeniodawców opieki zdrowotnej. Przypadkowe ujawnienie chronionych informacji o stanie zdrowia pacjenta może skutkować karą więzienia. Dzieje się tak, nawet jeśli firma nie wiedziała, że ​​doszło do naruszenia.

A jednak firmy przez cały czas dzwonią i udostępniają prywatne informacje, nie bankrutując ani nie kończąc działalności. Dzieje się tak, ponieważ korzystają z dobrych dostawców VoIP, którzy zapewniają zgodność z przepisami wygodną dla pracowników. Twoi agenci otrzymują odpowiednie narzędzia, dzięki którym mogą skupić się na kliencie, a nie na tym, jak trzymać się z dala od tajemniczych przepisów dotyczących zgodności.

Niezależnie od tego, jak dużą jesteś firmą, jeśli wykonujesz dużo połączeń wychodzących (zwłaszcza jeśli korzystasz z oprogramowania do automatycznego wybierania numerów), musisz zaktualizować listę DNC i użyć jej do usunięcia tych numerów z list połączeń.

RingCentral, Nextiva i zawierają łatwe w użyciu funkcje, aby upewnić się, że lista DNC jest aktualna. PhoneBurner ma integrację z DNC.com, aby zapewnić ludziom bezpieczeństwo.

Makan, którego agenci wykonywali tysiące telefonów tygodniowo, powiedział, że Zoho CRM w połączeniu z RingCentral to najtańszy sposób na przygotowanie pracowników do sukcesu. Musisz tylko pilnować swojej listy DNC, „ponieważ jest to coś, na co często się natkniesz, a oni muszą wyczyścić numery, które wydzwaniają”.

Nagrywanie rozmów to kolejny obszar, w którym ważna jest zgodność. Przepisy te różnią się w zależności od stanu. W Nowym Jorku nie musisz mówić ludziom, że rozmowa jest nagrywana. W New Jersey tak.

Produkty takie jak RingCentral pozwalają automatycznie powiadamiać ludzi, że rozmowa jest nagrywana, więc jesteś objęty ochroną. To pozwala Twoim zespołom mniej myśleć o tym, jak wykonywać legalne rozmowy.

Jason opowiedział nam o jednej z funkcji, które sprzedały go w przypadku korzystania z usług dostawcy VoIP. Zapisywanie numerów kart kredytowych jest nielegalne, więc pracownicy muszą pamiętać o wstrzymaniu nagrywania na czas pobierania tych informacji.

„I jak możesz sobie wyobrazić”, powiedział, „jeśli odbierasz 1000 lub 1500 telefonów miesięcznie, na pewno zapomnisz o tym kilka razy, albo przegapisz, albo zapomnisz wstrzymać lub zapomnisz o wznowieniu, co jest wielkie nie-nie w naszej okolicy.

Wybrana przez niego usługa VoIP zautomatyzowała ten proces w ramach CRM, dzięki czemu pracownicy nie musieli się nad tym zastanawiać. Gdy tylko ich kursor znalazł się w polu informacji o płatności, połączenie przestało być nagrywane.

„Więc moi przedstawiciele nie muszą pamiętać, aby to wyłączyć, a to jest po prostu bardzo łatwe” – powiedział Jason. „Nie muszę się martwić o zgodność z PCI (Payment Card Industry). Nie muszę się martwić: „Hej, jeśli zapomnisz, powiedz mi, żebym mógł usunąć połączenie z systemu”. A jeśli usuniemy niewłaściwe połączenie?”

Wykorzystaj każdą możliwą okazję, aby zautomatyzować zgodność. Potencjalne zobowiązania wynikające z pojedynczego niedopatrzenia wystarczą, aby uzasadnić koszt wydawania co miesiąc nieco więcej na VoIP, CRM i szkolenia.

Bezpieczeństwo

Nikt nie chce płacić za połączenia o wartości 20 000 dolarów, których nie wykonał. To właśnie przydarzyło się klientowi Gregga, zanim odpowiednio zabezpieczył swoje VoIP. Ktoś go zhakował i użył go, aby rozpocząć wysyłanie fałszywych połączeń.

Bezpieczeństwo jest głównym problemem dla każdej usługi internetowej, a VoIP nie jest wyjątkiem.

W przypadku systemów lokalnych jest to całkiem proste, jeśli wszystkie telefony znajdują się w jednym miejscu. Ustaw reguły w routerze, aby nikt nie mógł połączyć się z systemem telefonicznym poza dostawcą usług telefonicznych.

Gregg powiedział: „Dopóki to jest skonfigurowane, jesteś solidny i nie możesz zostać zhakowany, ponieważ ruch nie może się tam dostać od nikogo innego”.

Zabezpieczenie systemu lokalnego staje się znacznie trudniejsze, jeśli masz ludzi pracujących w domu, dlatego wiele firm decyduje się na opartą na chmurze trasę VoIP. Adresy zamieszkania nie mają statycznych adresów IP, więc nie możesz ustawić reguł w routerze.

„Jedynym odpowiednim sposobem na to jest skorzystanie z usługi VPN” – wyjaśnił Gregg. „Jeśli zostawisz porty otwarte, aby każdy mógł się połączyć, zobaczysz, że system telefoniczny będzie stale walił”.

Dzięki usłudze VoIP opartej na chmurze dostawca zapewnia, że ​​do ich systemu dzwonią odpowiednie osoby. Nadal musisz zachować dobrą higienę bezpieczeństwa w swojej firmie — długie hasła, zasada najmniejszych uprawnień i wyrejestrowanie starych kont.

Te dwa ostatnie punkty są naprawdę ważne. Musisz upewnić się, że pracownicy mają dostęp tylko do tych danych, których absolutnie potrzebują. Jeśli to możliwe, powinni mieć dostęp tylko do odczytu. A kiedy pracownicy odchodzą, musisz ich usunąć.

Po pierwsze, nie chcesz płacić za stare, nieużywane konta. Jeśli masz wysokie obroty, uważaj, aby ponownie wykorzystać stare numery, za które już płacisz, zamiast kupować dodatkowe. Nie chcesz być zszokowany rachunkiem, który zawiera dziesiątki wierszy, których nie używasz.

„Ludzie muszą być świadomi sabotażu” – powiedział Makan. „Jeśli zdobędziesz niezadowolonego pracownika, mogą wymazać bazę danych, jeśli nie zrobisz jej kopii zapasowej. Albo kopiują. Albo po prostu zaczynają psuć liczby i zmieniać tam rzeczy.

Jeśli zastosujesz się do zasady najmniejszych uprawnień i będziesz na bieżąco wyładowywać starych użytkowników z systemu, ryzyko sabotażu jest bliskie zeru. Jeśli nie, narażasz integralność danych.

Usługi telefoniczne VoIP, takie jak RingCentral, Nextiva i Ooma, ułatwiają administratorom śledzenie, kto ma jakie uprawnienia. Nie będziesz potrzebować poświadczeń Infosec, aby zablokować wszystkie konta.

Wniosek

Moje najlepsze rekomendacje to Nextiva, Ringcentral i Ooma. Są niedrogie, niezawodne i łatwe w konfiguracji.

Jeśli potrzebujesz taniej, pełnoprawnej platformy VoIP, rozważ Phone.com.

Grasshopper jest świetny, jeśli bardziej martwisz się o wystarczającą liczbę różnych rozszerzeń zamiast unikalnych, dedykowanych linii telefonicznych.

Potrzebujesz czegoś bardziej odpowiedniego do wspierania wysiłków Twoich zespołów sprzedażowych? Spójrz na PhoneBurner, aby znaleźć platformę do zaangażowania w sprzedaż, która zawiera automatyczny dialer.

Jeśli jesteś samodzielnym operatorem lub po prostu kimś, kto ma dość używania swojego osobistego numeru do prowadzenia firmy, OpenPhone daje Ci łatwy i tani sposób na uzyskanie profesjonalnego numeru i usługi VoIP.

Podsumowanie moich najlepszych typów i tego, w czym są najlepsi:

1. Nextiva – najlepszy ogólnie (przez ograniczony czas otrzymasz 25% zniżki oraz bezpłatny telefon, gdy się zarejestrujesz!)
2. Ooma Office — najlepszy do dodawania VoIP do istniejących systemów telefonicznych dla małych i średnich firm
3. RingCentral — najlepszy do połączeń wychodzących o dużej liczbie połączeń
4. Phone.com – najbardziej przystępny cenowo profesjonalny telefon VoIP
5. Grasshopper – Najlepiej, jeśli potrzebujesz więcej numerów wewnętrznych niż linii telefonicznych
6. PhoneBurner – Najlepsza ogólnodostępna usługa VoIP dla zespołów sprzedażowych
7. OpenPhone – Najlepszy sposób na prowadzenie biznesu z telefonu komórkowego

Nie zapomnij wziąć pod uwagę swoich wymagań, budżetu i kryteriów, o których rozmawialiśmy, przechodząc przez proces wyboru najlepszej usługi telefonicznej VoIP dla Twojej firmy.

Czy obecnie korzystasz z dostawcy VoIP? Jakie masz doświadczenie w korzystaniu z VoIP?

Zobacz, jak moja agencja może zwiększyć ruch w Twojej witrynie

• SEO – odblokuj ogromne ilości ruchu SEO. Zobacz prawdziwe wyniki.
• Content Marketing – nasz zespół tworzy epickie treści, które będą udostępniane, zdobywają linki i przyciągają ruch.
• Paid Media – skuteczne płatne strategie z wyraźnym ROI.

Zarezerwuj połączenie