Die besten VoIP-Anbieter und Telefondienste, die Sie in Betracht ziehen sollten

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Möchten Sie das Lesen überspringen und direkt zu meiner Top-Auswahl gelangen? Die besten VOIP-Telefondienste für die meisten Menschen sind Nextiva, Ooma oder Ringcentral.

Durch den Kauf von VoIP für Ihr Unternehmen sparen Sie gegenüber einer herkömmlichen Telefonleitung Geld. Und wenn Sie bereits einen VoIP-Dienst eines klobigen Anbieters nutzen, können Sie möglicherweise auf etwas Eleganteres umsteigen, ohne etwas außer der Frustration zu verlieren.

Um einen wirklich hilfreichen Beitrag für meine Leser zu schreiben, hat sich mein Team mit Führungskräften in Verbindung gesetzt, die VoIP auf unterschiedliche Weise eingesetzt haben.

Etwa 80 Prozent dessen, was Sie über VoIP wissen müssen, finden Sie überall im Internet – hier sind die 20 Prozent, die Sie sonst nirgendwo finden.

Wir sprachen mit:

• Gregg, der beruflich IT-Services verwaltet. Er kennt die Vor- und Nachteile verschiedener VoIP-Optionen und hilft Unternehmen, vor Hacks geschützt zu bleiben.
• Jason, der seit fast 30 Jahren in Callcentern arbeitet und gerade VoIP für seine Unternehmensorganisation gekauft hat. Er ist darauf eingestellt, was für Ihre Mitarbeiter wichtig ist, egal ob sie remote oder in einem Büro sind.
• Makan, der Dutzende von hochvolumigen Telemarketing-Teams aufgebaut hat. Er hat gelernt, das Risiko behördlicher Bußgelder zu reduzieren und Leistungsträger in einer Branche mit außergewöhnlich hohen Fluktuationen zu identifizieren.
• Sarkar, der Vertriebsteams im B2B-SaaS-Bereich leitet. Er führte uns durch die Synchronisierung von VoIP- und CRM-Software mit möglichst wenig Kopfschmerzen.

Sehen Sie, ich weiß, was für eine Firma wie meine funktioniert. Indem ich mit einer Reihe von Experten spreche, können mein Team und dieser Artikel einem breiteren Spektrum von Käufern mit anderen Anwendungsfällen oder Situationen als meinem eigenen helfen.

Es gibt Unternehmen, die Büros in 20 Ländern ausstatten möchten. Andere müssen Patientendaten schützen. Einige Leute möchten einfach aufhören, ihre private Handynummer für die Arbeit zu verwenden.

Hier sind die sieben besten VoIP-Telefondienstanbieter, die Sie sofort nutzen können. Nach den Bewertungen finden Sie eine ausführliche Kaufberatung.

#1 – Nextiva Review – Das Beste insgesamt

Ich höre viel über die Trends der Heimarbeit, aber ich glaube nicht, dass irgendjemand mit Sicherheit sagen kann, wie das „Büroleben“ in zwei oder drei Jahren aussehen wird. Wenn Sie möchten, dass Ihre Teams unabhängig von der Windrichtung funktionsfähig bleiben, ist Nextiva eine solide Wahl.

Es handelt sich um Cloud-basiertes VoIP, sodass Ihre Mitarbeiter ins Büro kommen, zu Hause einen Schreibtisch einrichten oder unterwegs telefonieren können. Im Gegensatz zu einem lokalen Telefonsystem können Mitarbeiter ihr Telefon ohne VPN verwenden, da sie über Nextiva telefonieren.

Sie müssen sich also viel weniger Sorgen um die Sicherheit machen – was sicherlich Manager denken, die Leute aus Hotels, Cafés und ihrem Heimnetzwerk anrufen lassen.

Die Experten, mit denen mein Team gesprochen hat, kategorisierten es als echtes Plug-and-Play-System für Unternehmen, die ein Freizeichen ohne IT-Kopfschmerzen wünschen. Wenn Ihr System auf zehn Telefonen oder weniger aufgebaut ist, werden Sie sehr wenig Probleme haben, Nextiva zu installieren.

Eine Sache, auf die Jason jedoch hinwies, war, dass Sie sich Gedanken über die Einhaltung der Vorschriften machen müssen, wenn Sie vorhaben, Kreditkartennummern am Telefon entgegenzunehmen. Aber zum größten Teil wird die Sicherheit von Nextiva gehandhabt, da alles durch ihre Cloud geleitet wird.

Nextiva kann bei Bedarf auf Hunderte von Telefonen skaliert werden. Es wird einige Backend-Konfigurationen geben, um alles zum Laufen zu bringen, aber Nextiva hilft Ihnen bei der Bereitstellung mit einem geführten Installationsprozess.

Und im Gegensatz zu einigen anderen Unternehmen, die diese Art von Flexibilität bieten, kann Nextiva Ihr gesamtes Büro ausstatten. Faxgeräte, Konferenztelefone, mehrere Büros – was auch immer Ihr Setup ist, Sie können es auf die moderne Plattform von Nextiva umstellen.

Verbessern Sie Ihr Geschäftstelefon, indem Sie es mit E-Mail, Text und Video verbinden – oder zentralisieren Sie jeden Kanal in einem einzigen Fenster für Ihre Mitarbeiter.

Alle Funktionen zur Anrufabwicklung und Benutzerverwaltung, die Sie erwarten, sind enthalten. Und wenn ich sage, dass sie einfach zu bedienen sind, sehen Sie sich den Call Flow Builder an, mit dem Sie visualisieren können, wie das Routing eingerichtet ist:

Es kann schwierig sein, automatische Telefonzentralen auf einigen Plattformen zu konfigurieren, aber mit Nextiva ist es einfach per Drag-and-Drop.

Das Unternehmen hat viel getan, um den Endbenutzern alles so einfach wie möglich zu machen. Wenn Sie sich fragen, ob Sie in Ihrem Büro über die nötige Internetgeschwindigkeit verfügen, können Sie diese gleich auf der Website von Nextiva testen. Simulieren Sie den Datenverkehr, der für zwei oder 200 Telefone erforderlich ist. Sie erhalten Informationen zur Geschwindigkeit, aber auch zu Jitter und alles, was dazu beiträgt, ob Sie zuverlässig telefonieren können oder nicht.

Sie können die Website auch verwenden, um die Geschwindigkeit von Remote-Mitarbeitern zu testen, die auf Abruf sein müssen, was Jason sehr empfohlen hat. Wenn ihr Heimnetzwerk VoIP nicht unterstützt, sehen Sie sich möglicherweise einen teuren Einstellungsfehler an.

Nextiva bietet rund um die Uhr Support für jeden Plan. Das ist nicht typisch, besonders für VoIP zu einem so erschwinglichen Preis (der derzeit auch im Angebot ist!)

• Essential : ab 18,95 $ 11,95 $ pro Monat und Benutzer
• Professional : ab 22,95 $ 20,95 $ pro Monat und Benutzer
• Enterprise : ab 32,95 $ 26,95 $ pro Monat und Benutzer

Dies sind die jährlichen Preise – es ist ein bisschen mehr pro Benutzer, die Monat für Monat zu zahlen sind, aber Sie müssen keinen Vertrag unterschreiben.

Der Essential-Plan wird für viele Teams funktionieren. Es umfasst unbegrenzte Sprach- und Videoanrufe, eine kostenlose lokale und gebührenfreie Nummer sowie 1.500 gebührenfreie Minuten. Das ist viel mehr, als Sie mit anderen Einstiegsplänen bekommen werden.

Im Gegensatz zu RingCentral gibt es beim Essential-Plan keine Benutzerobergrenze. Dies bedeutet, dass Sie mehr Menschen unbegrenzte Sprache und Video zu einem niedrigen Preis anbieten können, anstatt ein Upgrade durchführen zu müssen, sobald Sie 20 Benutzer erreicht haben.

Für Konferenzgespräche und geschäftliche SMS benötigen Sie den Professional-Plan. Dazu gehört die Salesforce-, HubSpot- und Zendesk-Integration. Essential hat nur eine Integration mit Outlook und Google Contacts.

Auf der Enterprise-Ebene erhalten Sie Integrationen mit CRM-Software und Single Sign-On, was für Remote-Mitarbeiter ein großer Vorteil ist.

Nextiva One ist die Omnichannel-Lösung des Unternehmens. Wenn Kunden Sie zusätzlich zum Telefon über verschiedene Kanäle erreichen, ist dies möglicherweise eine gute Idee.

Ihre Mitarbeiter können die gesamte Kommunikation mit jedem Konto sehen, was sehr hilfreich ist, wenn Mitarbeiter Helpdesk-Tickets erfassen, chatten, sich über soziale Medien austauschen und so weiter.

Jason argumentierte, dass Omnichannel auch das Leben von Administratoren erleichtert. „Ich muss keine 10 Systeme verwalten“, beschrieb er uns, „es ist alles im selben System.“

Sie können den E-Commerce mit einem Callcenter koordinieren oder mehrere stationäre Geschäfte in einem einzigen System zusammenfassen.

Sie haben auch eine Rechnung im Gegensatz zu Dutzenden und Sie jagen Informationen nicht über mehrere Plattformen hinweg. Wenn ein Kunde ein Problem hat, können Sie den gesamten Datensatz schnell durchgehen, unabhängig davon, wie er Kontakt aufgenommen hat.

Mit Nextiva ist die Organisation einfach einfacher. Mit Kunden und Ihren Mitarbeitern auf der gleichen Seite zu bleiben, ist so einfach wie das Einloggen in das System, egal wo Sie sich befinden.

Für Teams, die kein Büro haben, um Aktivitäten zu koordinieren, ist Nextiva die beste VoIP-Lösung.

Es ist ein Produkt, das neue und alte Mitarbeiter sofort auf jedem beliebigen Gerät verwenden können. Sollten sie jemals ein Problem haben, steht der seriöse Kundenservice von Nextiva zur Verfügung, um Unterstützung zu leisten.

Wenn Sie sich ansehen, wie sich die Funktionen in den verschiedenen Paketen aufteilen und Sie keine perfekte Lösung finden, wenden Sie sich einfach an Nextiva. Sie können jede Funktion à la carte erwerben.

Bauen Sie mit Nextiva in kürzerer Zeit Ihr System nach Ihren Wünschen. Kontaktieren Sie uns für eine siebentägige kostenlose Testversion des Essential-Pakets oder eine Demo eines anderen angebotenen Pakets. Außerdem erhalten Sie für eine begrenzte Zeit 25 % Rabatt sowie ein kostenloses Telefon, wenn Sie sich anmelden!

Nr. 2 – Ooma Office Review – Das Beste für das Hinzufügen von VoIP zu bestehenden SMB-Telefonsystemen

Wenn Sie mit dem Austausch dieses alternden Telefonsystems zögern, kann Ooma Ihnen dabei helfen, VoIP der Business-Klasse mit minimaler Unterbrechung Ihrer Arbeit zu installieren.

Jedes noch funktionierende Telefon – analog oder IP – wird direkt in Ihr neues Ooma-System eingehängt. Sie können bei ihnen auch Telefone zu einem günstigen Preis kaufen, und sie sind vorkonfiguriert und sofort einsatzbereit.

Mitarbeiter können in der mobilen Ooma-App Anrufe tätigen und mit ihren Kollegen zusammenarbeiten, egal ob sie im Büro oder unterwegs sind.

Eine Sache, auf die Gregg hinwies, war, wie teuer es werden kann, Ihr Setup anzupassen, wenn Sie pro Erweiterung bezahlen müssen. Bei Ooma erhält jeder Benutzer eine Reihe kostenloser Nebenstellen: eine für Konferenzen, eine für Online-Faxe und eine für eine virtuelle Empfangsdame.

Virtual Receptionist ist Oomas Begriff für eine automatische Telefonzentrale. Sie können es so einstellen, dass benutzerdefinierte Nachrichten zu Geschäftszeiten abgespielt werden, Anrufer nach Namen wählen können, eine bevorzugte Sprache auswählen oder den Anrufer an eine andere Nebenstelle weiterleiten.

Bei anderen Anbietern – insbesondere bei solchen, die so wenig wie Ooma kosten – müssen Sie oft extra bezahlen, um Online-Faxen zu ermöglichen. Einige VoIP-Telefondienstanbieter berücksichtigen dies nicht einmal.

Als Jason sein Geschäftsanforderungsdokument an die Anbieter schickte, „brachen zwei Unternehmen sofort ab“, weil sie keine Faxgeräte aufstellen konnten. Die meisten anderen Verkäufer sagten ihm, dass sie das nicht wirklich tun, aber sie würden versuchen, sein Geschäft zu bekommen.

Mit Ooma kann jeder Ihrer Benutzer kostenlos seine eigene Fax-Nebenstelle einrichten.

Problem gelöst.

Wenn es um die Integration von VoIP in vorhandene Geräte geht, minimiert Ooma die Schritte, die Sie unternehmen müssen, und maximiert Ihre Flexibilität. Stellen Sie über WLAN oder Ethernet eine Verbindung zu Ooma Office her oder verwenden Sie die Basisstation, um analoge Geräte an Bord zu holen.

Betrachten Sie es als eine Cloud-basierte VoIP-Lösung, die sich wirklich gut für Ihre vorhandene Ausrüstung eignet. Die Konfiguration eines großen Büros kann einige Zeit in Anspruch nehmen, aber das Administratorportal ist unkompliziert. Es ist nicht das schönste Interface aller Zeiten, aber es ist verdammt einfach zu bedienen.

Während Ooma Lösungen für Unternehmen anbietet, heben sich ihre VoIP-Telefondienste für kleine Unternehmen wirklich von der Masse ab.

Es gibt keine Verträge – eine Seltenheit in diesem Produktbereich. Normalerweise müssen Sie sich für mindestens ein Jahr anmelden, um den besten Preis für VoIP zu erhalten. Oomas Preis ist, was er ist. Für kleine Unternehmen gliedert sich die Ooma-Preisgestaltung in zwei Stufen:

• Ooma Office : ab 19,95 $ pro Monat und Benutzer
• Ooma Office Pro : ab 24,95 $ pro Monat und Benutzer

Wenn Sie auf Pro upgraden, erhalten Sie die Desktop-App, Videokonferenzen, Anrufaufzeichnung, verbesserte Anrufblockierung und Voicemail-Transkription. Sie können auch Konferenzgespräche mit bis zu 25 Personen veranstalten, während Ooma Office ein Limit von 10 hat.

Sie haben nicht die Wahl, Benutzer selektiv mit Ooma Office zu aktualisieren – es sind alle Mitarbeiter in einem Plan oder alle Mitarbeiter in einem anderen. Aber mit nur 5 US-Dollar pro Benutzer für ein Upgrade fallen Sie immer noch in den durchschnittlichen Bereich für VoIP.

Und wenn Sie upgraden, können Sie Ihren Computern ein Softphone zuweisen, was bedeutet, dass Sie weniger Hardware kaufen müssen.

Sie können den Kauf von Telefonen ohne Upgrade vermeiden, indem Sie die Leute von der mobilen App anrufen lassen (die in Ooma Office enthalten ist), obwohl Gregg uns gewarnt hat, dass VoIP auf einem Mobiltelefon schwierig sein kann. „Ja, Sie sparen Geld, weil Sie keine physische Ausrüstung kaufen“, sagte er, „aber es kann die Akkulaufzeit des Geräts beeinträchtigen.“

Wechseln Sie in Ihrem eigenen Tempo in die Cloud. Behalten Sie Ihre Ausrüstung und verwalten Sie sie selbst mit viel weniger Arbeit als bei einer herkömmlichen Einrichtung. Fordern Sie ein Angebot an, melden Sie sich bei Ooma an und sparen Sie noch heute Geld.

Nr. 3 – RingCentral Review – Das Beste für ausgehende Anrufe mit hohem Volumen

RingCentral bietet Ihnen unbegrenzte Anrufe, SMS und Videokonferenzen zu einem wettbewerbsfähigen Preis. Wenn Sie nur die Telefone und SMS benötigen, können Sie ein noch besseres Angebot bekommen.

Vergessen Sie Minutengebühren und richten Sie Mitarbeiter mit einfach zu bedienendem VoIP ein. Für Call Center, Kundenservice, Vertrieb – jeder, der ständig Leute am Telefon hat, wird RingCentral zu schätzen wissen. Dies gilt insbesondere dann, wenn Sie ständig neue Mitarbeiter einarbeiten müssen.

Zunächst einmal werden sie in der Lage sein, die Schnittstelle zu verwenden. Es ist intuitiv für jeden, der einen Computer benutzt hat. Administratoren und Manager werden feststellen, dass sie die Zeit verkürzen können, die erforderlich ist, um aus Anfängern qualifizierte Botschafter für Ihr Unternehmen zu machen.

„Sie sparen viel Geld, weil Sie Mitarbeiter identifizieren können, die keine gute Arbeit leisten und ihre Zeit verschwenden“, sagte Makan. Er hat mit RingCentral viele Telefonmarketing-Callcenter eingerichtet und schätzt die Möglichkeit, „sofort zu sagen, wer sein Geld wert ist“.

Die Möglichkeit, Anrufe und KPIs zu verfolgen und sich Aufzeichnungen anzuhören, war für ihn wie Tag und Nacht, verglichen mit der Arbeit an einem Festnetzanschluss. Teams können sich Anrufe anhören, die gut (oder schlecht) gelaufen sind, um ein Gefühl dafür zu bekommen, wie sie jede Gelegenheit besser nutzen können.

Die Berichtsfunktionen erfordern keinen Datenwissenschaftler, um Erkenntnisse zu gewinnen. Finden Sie Ihre Top-Performer und finden Sie heraus, was sie tun. Identifizieren Sie Personen, die nicht gut zu Ihnen passen, und lassen Sie sie gehen.

Ich höre ständig Marketingwortsalat wie „Dieses Tool optimiert die Leistung“. RingCentral geht den Weg.

"Sie können Ihre Verkäufe tatsächlich vorhersagen", sagte Makan, "ich weiß, es ist schwer zu ergründen, aber es ist wahr."

Er konnte herausfinden, dass 2.500 Anrufe zu einem Eintrag führen. Dies verriet ihm, wie viele Minuten die Leute telefonieren mussten, um profitabel zu bleiben. Im Laufe der Zeit konnte er sehen, wie viele Einträge ein Mitarbeiter im ersten Monat, im zweiten Quartal usw. generieren sollte.

Sie werden wahrscheinlich verschiedene KPIs messen, aber es ist die gleiche Idee. Mit der Art von Transparenz, die RingCentral bietet, können Sie die Zahlen zu einfachen Metriken destillieren, die die Mitarbeiter zur Rechenschaft ziehen. Sie wissen im Voraus, wie Ihre Verkäufe aussehen werden, und können entsprechend nach oben oder unten skalieren.

Vieles an RingCentral eignet sich gut für Anrufe in großem Umfang. Administratoren müssen keine IT-Experten sein, um neue Benutzer hinzuzufügen und ihnen Zugriff auf bestimmte Ressourcen zu gewähren. Sie werden in der Lage sein, neue Mitarbeiter schnell bereitzustellen. Wenn jemand geht, kann er zwischen Konten wechseln und die Nummer recyceln, sodass Sie nicht für Leitungen bezahlen müssen, die Sie nicht verwenden.

Wenn Sie Fluktuation haben – wie es bei vielen Anrufberufen mit hohem Volumen der Fall ist – müssen Sie auf die Integrität Ihrer Datenbank achten. RingCentral macht es einfach, den Zugriff auf Ressourcen einzuschränken und bei Bedarf zu widerrufen.

Sie werden definitiv ein CRM (oder irgendeine Form von Datenbank) verwenden, um in großem Umfang anzurufen. RingCentral lässt sich mit vielen von ihnen integrieren. Sie möchten diese Informationen privat halten.

Eine weitere Verpflichtung für Callcenter, bei der RingCentral Ihnen hilft, ist die Compliance, die entscheidend ist, wenn Sie viele Kaltanrufe tätigen oder einen Autodialer verwenden. Es gibt einen sicheren TCPA-Dialer, der Agenten hilft, eine „Robo-Call“-Klage gegen Ihr Unternehmen zu vermeiden. Anstatt sich Sorgen zu machen, etwas zu vermasseln, können sie sich auf die Person konzentrieren, mit der sie sprechen.

Die DNC-Listenfunktionen sind ebenfalls einfach zu verwenden. Integrieren Sie Tools von Drittanbietern, um Ihre Liste ständig zu aktualisieren, und zeigen Sie Ihren Mitarbeitern schnell, wie Sie Ihre eigene interne Liste pflegen können.

RingCentral ist HIPAA-konform, was bedeutet, dass der Standard für Datenschutz und Sicherheit unglaublich hoch ist. Bußgelder für HIPAA-Verstöße sind sehr hoch, und das ist nicht das Schlimmste, was passieren könnte.

Wenn Sie aus den Paketen von RingCentral auswählen, können Sie Ihre Telefone durch VoIP ersetzen und ein wenig Geld sparen oder ein Omnichannel-Callcenter komplett ausstatten.

RingCentral MVP (früher RingCentral Office) hat vier Stufen zur Auswahl:

• Essentials : ab 19,99 $ pro Monat und Benutzer
• Standard : ab 27,99 $ pro Monat und Benutzer
• Premium : ab 34,99 $ pro Monat und Benutzer
• Ultimate : ab 49,99 $ pro Monat und Benutzer

Dies sind die Preise, wenn Sie sich für ein Dienstjahr anmelden, die einen Rabatt von 33 % auf die monatliche Rate beinhalten.

Der Essentials-Plan ist auf 20 Benutzer begrenzt. Sie erhalten unbegrenzte Gespräche und Text sowie die gemeinsame Nutzung von Dokumenten, was für die gemeinsame Nutzung von Verkaufs- und Kundendienstskripten hilfreich sein kann. Sie erhalten auch Teamnachrichten, was besonders in den Tagen hilfreich ist, in denen nicht jeder in ein physisches Büro kommt.

Mit Standard erhalten Sie unbegrenzt Fax, Videokonferenzen und Integrationen mit Google Workspace, Microsoft 365. Es gibt auch keine Obergrenze für Benutzer.

Aber wenn Sie viel telefonieren möchten, empfehle ich wirklich, Premium zu bekommen. Sie erhalten die CRM-Integration, die so wichtig ist, um sich in Ihre Metriken einzuwählen und effektiv in großem Maßstab zu kommunizieren.

Mit 10 $ über den durchschnittlichen VoIP-Kosten ist Premium ein Schnäppchen. Denken Sie daran, dass der VoIP-Durchschnitt nur für Sprache gilt und Sie mit RingCentral MVP SMS-, Video- und erweiterte Anrufbearbeitungsfunktionen erhalten, die andere „durchschnittliche“ Pläne nicht enthalten.

Manager können Live-Anrufe mithören und Ratschläge „flüstern“. Der Mitarbeiter kann sie hören, der Anrufer nicht. Nach meinen Erkenntnissen waren solche Funktionen von anderen Anbietern normalerweise Plänen vorbehalten, die über 50 US-Dollar kosten. In diesem Sinne würde ich RingCentral MVP also preislich weit unter dem Durchschnittspreis betrachten.

RingCentral bietet auch Contact Center-Software an, die Ihre Kommunikation vereinheitlicht. Ihre Agenten können eine vollständige Aufzeichnung der Kundenhistorie einsehen. Wann haben sie angerufen, wann haben sie gechattet? Da ist alles in Ordnung. Sie müssen sich mit RingCentral in Verbindung setzen, um die Preise für Contact Center zu erfahren.

Dies ist meine erste Wahl für Leute, die eine Menge Anrufe tätigen müssen. RingCentral hilft Ihnen dabei, sich vor einer Reihe von Haftungsrisiken zu schützen, die mit einer großflächigen Kontaktaufnahme einhergehen. Es gibt Ihnen auch die Realisierbarkeit und die Werkzeuge, um effizient zu bleiben und die Fähigkeit jedes Mitarbeiters zu maximieren, einen Beitrag zu leisten.

Testen Sie RingCentral noch heute kostenlos.

Nr. 4 – Phone.com Review – Das erschwinglichste professionelle VoIP

Phone.com ist eine kluge Wahl für Unternehmen, die nach budgetfreundlichem VoIP suchen. Sie können unbegrenzt telefonieren oder jeden Monat für einen festgelegten Minutenblock weniger bezahlen.

Eine der kostengünstigen Funktionen von Phone.com besteht darin, dass Sie Tarife kombinieren und anpassen können. Bieten Sie Ihrem Vertriebsteam unbegrenzte Tarife und sparen Sie gleichzeitig Geld für Mitarbeiter, die nur gelegentlich telefonieren.

Und mit dem Basic-Plan erhalten Sie immer noch die meisten Standard-VoIP-Funktionen wie Anrufabwicklung, automatische Telefonzentralen, Wartemusik und so weiter. Sie müssen beispielsweise ein Upgrade durchführen, um HIPAA-konforme Videokonferenzen zu erhalten, aber Sie können bis zu 10 Personen in einer regulären Sitzung mit Basic hosten.

Bei den meisten anderen Anbietern müssen Sie den Plan für alle Ihre Benutzer aktualisieren. Phone.com kann Ihnen wirklich dabei helfen, die Kosten niedrig zu halten, indem es den Benutzern die Funktionen bietet, die sie benötigen. Dies ist eine dieser Unregelmäßigkeiten bei der Lizenzierung, von denen Gregg uns erzählt hat, wo es gut funktionieren kann, wenn Sie wissen, was Sie tun.

Mit Phone.com können Sie auswählen, was Sie brauchen. Anrufaufzeichnung und eingehendes Faxen sind extra, obwohl Sie mit jedem Plan Faxe von Ihrem Telefon aus senden können.

Nextiva und RingCentral sind etwas robuster, insbesondere wenn es um Berichte und Analysen geht. Und in Bezug auf die CRM-Integration ist Phone.com auf AllProWebTools und Zoho beschränkt.

Einige Unternehmen benötigen jedoch nur ein zuverlässiges Telefon mit Funktionen zur Anrufabwicklung, die sie selbst verwalten können. Phone.com kann mehr als das, und es ist gerade billiger als diese anderen Optionen, um Ihrem Unternehmen erhebliche Einsparungen zu verschaffen, ohne sich mit einer unzuverlässigen Lösung zufrieden zu geben.

Bieten Sie Ihren Kunden die Möglichkeit, bei Fragen eine SMS zu senden. Phone.com organisiert alle Nachrichten Ihrer Mitarbeiter. Kommen Sie für das Telefonsystem, bleiben Sie für die Nachrichtenübermittlung.

Um IP-Telefone verwenden zu können, müssen Sie einen aktualisierten Plan haben. Das Unternehmen bietet wirklich tolle Preise für beliebte Telefone aller Stilrichtungen. Sie können auch verwenden, was Sie haben, da Phone.com eine Reihe von Hardware unterstützt.

Die Verwendung Ihrer eigenen Ausrüstung wird die anfänglichen Ausgaben definitiv verringern, aber im Gespräch mit Gregg haben wir erfahren, dass ältere Telefone gehackt werden können. Stellen Sie einfach sicher, dass der Prozessor nicht zu weit hinter dem zurückbleibt, was Phone.com Ihnen zu verkaufen versucht, und bereiten Sie sich darauf vor, einen Teil der Konfiguration selbst vorzunehmen. Sie können wirklich einfach Plug-and-Play verwenden, wenn Sie Geräte über Phone.com kaufen.

Die Preise für Phone.com sind auf ganzer Linie niedrig. Sie erhalten die unten stehenden Preise mit einer jährlichen Vorauszahlung, die 20 % niedriger ist als bei monatlicher Abrechnung.

• Basic : ab 10,39 $ pro Benutzer und Monat
• Plus : ab 15,99 $ pro Benutzer und Monat
• Pro : ab 23,99 $ pro Benutzer und Monat

Basic enthält 300 Minuten, die für alle Ihre Benutzer gepoolt werden. Dies bedeutet lediglich, dass Basic-Benutzer Minuten teilen, anstatt sich Gedanken darüber machen zu müssen, jeden Monat einzeln zu gehen.

Jeder Benutzer erhält außerdem 1.000 gepoolte Textsegmente. Ein Segment ist auf 160 Zeichen begrenzt, was viel weniger ist, als die meisten Telefone heutzutage in einer normalen Textnachricht senden können. Es sind also nicht 1.000 SMS pro Monat, es sei denn, Sie halten sich gerne kurz.

Volumenlizenzen senken den Preis, sowohl für Benutzer als auch für zusätzliche Telefonnummern. Ab 25 Benutzern sinkt der Preis für Basic auf 8,99 $, Plus auf 14,99 $ und Pro auf 21,99 $.

In Anbetracht der Tatsache, dass Pro mit vielen der Callcenter-VoIP-Lösungen, die ich mir angesehen habe, mithalten kann, lohnt es sich, einen Blick darauf zu werfen, ob Sie viele Telefone mit einem knappen Budget benötigen. Mit HIPAA-konformer Sprache und Video könnte es eine gute Option für Arztpraxen sein, die Telemedizin unterstützen möchten.

Sie müssen wirklich von jeder Person und Abteilung, die das Telefonsystem verwendet, Input erhalten. Finden Sie heraus, welche Technologie und Funktionalität Sie unterstützen müssen. Wenn Phone.com in die Rechnung passt, wird es kleiner sein als anderswo.

Phone.com bietet Ihnen einen niedrigen Preis, der sich besser skalieren lässt als OpenPhone, Grasshopper und andere leichtgewichtige VoIP-Lösungen.

Ich würde es nicht verwenden, um ein Callcenter einzurichten – Sie müssen sich für alle außer den grundlegendsten Berichten und Analysen vollständig auf Ihr CRM verlassen – aber Sie werden in der Lage sein, viele Telefone für den normalen Betrieb einzurichten Geschäftliche Bedürfnisse.

Wenn Sie darüber nachdenken, das Kabel mit Ihrer herkömmlichen Telefonleitung zu kürzen, sparen Sie mit dieser Option am meisten Geld. Melden Sie sich noch heute bei Phone.com an, kein Vertrag erforderlich.

Nr. 5 – Grasshopper Review – Das Beste, wenn Sie mehr Nebenstellen als Telefonleitungen benötigen

Grasshopper ist eine großartige Option für kleine Unternehmen, die eine professionelle Identität aufbauen möchten, ohne ein sehr komplexes System zu kaufen.

Ich denke an den Restaurantbesitzer, der Nummern für ein paar Standorte haben möchte, ohne für eine herkömmliche Telefonleitung bezahlen zu müssen, die zu jedem führt. Oder vielleicht die Anwaltskanzlei, die ein paar Nummern mit vielen Nebenstellen haben möchte.

Wenn Sie Ihre geschäftlichen Anforderungen skizzieren und sich herausstellt, dass Sie nur das Nötigste benötigen, zahlen Sie nicht mehr für Dinge, die Sie nicht benötigen. Grasshopper wird Sie mit allem, was Sie brauchen, für eine monatliche Flatrate einrichten.

Sie erhalten eine Reihe von Funktionen, die für die tägliche Arbeit eines modernen Unternehmens entwickelt wurden, ohne die Unordnung, die auf größere Organisationen abzielt. Es ist kein Upgrade erforderlich, nur um auf eine bestimmte Funktion zuzugreifen. Jeder Grasshopper-Plan umfasst unbegrenzte Anrufe sowie alle Funktionen, die das Unternehmen anbietet, wie z. B. das Einrichten eines Telefonbaums, personalisierte Begrüßungen, Anrufweiterleitung und mehr.

Es gibt sogar ein paar Funktionen, wie Instant Response, die Sie bei anderen Anbietern nicht immer bekommen. Wenn Sie einen Anruf verpassen, sendet Grasshopper automatisch eine Textnachricht.

Durch die gleichzeitige Anrufbearbeitung und Anrufweiterleitung können Sie Anrufe an Teamkollegen weiterleiten, wenn Sie beschäftigt sind. Die Voicemail-Transkription erleichtert das Nachholen von Anrufen nach Feierabend.

Verwalten Sie alles, was ich gerade aufgelistet habe, direkt über die mobile App. Leiten Sie Anrufe genau dorthin weiter, wo sie hin müssen – mit nur wenigen Handgriffen auf Ihrem Handy.

Sie erhalten auch unbegrenzte Erweiterungen mit Grasshopper Small Businesses-Plänen und mehrere kostenlose Erweiterungen mit ihren anderen Plänen. Leiten Sie Anrufe an andere Nummern, Mobilgeräte, informative Nebenstellen zur Beantwortung von häufig gestellten Fragen oder eine höfliche Abwesenheits-Voicemail weiter.

Gebühren für Erweiterungen zu erhalten, war etwas, auf das die Leute laut Gregg achten sollten, wenn sie einen Kontakt unterschreiben. Die Gesamtkosten können „sehr schnell in die Höhe gehen“, wenn Sie für eine zusätzliche Leitung bezahlen müssen, nur um eine Voicemail-Nebenstelle einzurichten.

Mit Grasshopper müssen Sie sich nicht so viele Sorgen machen. Der Einstiegsplan umfasst eine Nummer und drei Nebenstellen – perfekt für den Einzelunternehmer oder Gründer, um seine Anrufer mit einem professionellen Menü zu begrüßen und sie mit der richtigen Person zu verbinden.

Lassen Sie uns einen genaueren Blick auf Ihre drei Optionen mit Grasshopper werfen.

• Solo : ab 26 $ pro Monat für eine Nummer und drei Nebenstellen
• Partner : ab 44 $ pro Monat für drei Nummern und sechs Nebenstellen
• Small Business : ab 80 $ pro Monat für fünf Nummern und unbegrenzte Nebenstellen

Wie gesagt, es sind wirklich nur die Grundlagen. Es gibt keine CRM-Integration oder Anrufaufzeichnung, also denken Sie an Grasshopper als eine Möglichkeit, Ihr Telefonsystem zu ersetzen, anstatt es zu revolutionieren.

Wenn Sie jedoch versucht haben, mit kostenlosem VoIP wie Google Voice zu zaubern, kann sich die Möglichkeit, Anrufweiterleitung einzurichten, geradezu revolutionär anfühlen.

Es wird auch weniger kosten und viel einfacher einzurichten sein als seine robusteren Konkurrenten. Es kann einen Tag dauern, bis gebührenfreie Nummern funktionieren, aber normalerweise ist Ihre Nummer einsatzbereit, wenn Sie sich anmelden.

Wenn Sie eine zusätzliche Leitung hinzufügen möchten, kostet dies 10 $ pro Monat. Das ist viel mehr als Phone.com für zusätzliche Leitungen, weshalb ich Grasshopper nicht empfehle, wenn Sie eine Tonne brauchen. Außerdem ist die Schnittstelle sowieso nicht für die Handhabung eines großen Systems ausgelegt.

Aber für das kleine Büro ist es perfekt. Es spielt keine Rolle, wo Sie oder Ihre Geschäftspartner arbeiten – die Mitarbeiter können unterwegs sein, wenn ein Anruf im Büro eingeht, oder in einer ganz anderen Stadt. Mit Grasshopper können Sie ganz einfach sicherstellen, dass Ihre Anrufe dort ankommen, wo sie hin sollen.

Testen Sie Grasshopper kostenlos.

Nr. 6 – PhoneBurner Review – Das beste handelsübliche VoIP für Vertriebsteams

PhoneBurner ist bereit zu rocken. Sind Sie?

Dieses Produkt unterscheidet sich ein wenig von den anderen VoIP-Optionen auf meiner Liste. Es handelt sich um eine Verkaufsplattform, also ist sie nicht dazu gedacht, Ihr Telefonsystem zu ersetzen. Vielmehr ist es darauf ausgelegt, Außendienstmitarbeitern das perfekte Werkzeug für die Suche, den Verkauf und den Abschluss von Geschäften an die Hand zu geben.

Ist das Team remote? Arbeiten die Leute gerne außerhalb des Büros? Kein Schauspiel. Ihre Benutzer können von überall aus anrufen und Ihre heißesten Kontakte durcharbeiten.

Es enthält eine in die Plattform integrierte CRM- und Autodialer-Software. Sie versuchen nicht, die Technologie schön spielen zu lassen – es ist alles eingerichtet, wenn Sie die Box öffnen. Wenn Sie möchten, können Sie Ihr eigenes CRM integrieren oder einfach Ihre Leads importieren und bis zu 80 Anrufe pro Stunde tätigen.

Ich weiß nicht, wie schnell Ihre Vertriebsmitarbeiter jetzt sind, aber 80 Anrufe pro Stunde sind eine Qual. Es gibt keine „Telemarketing“-Verzögerung, wenn der Anruf verbunden wird, sondern nur klare Gespräche wie über eine Telefonleitung.

Und da das CRM eingebunden ist, können die Vertriebsmitarbeiter genau sehen, mit wem sie sprechen, in welcher Phase der Pipeline sie sich befinden und welche Notizen im Konto verbleiben.

Sarkar sagte, dass so ziemlich jeder im B2B-SaaS-Spiel jetzt über Vertriebsplattformen telefoniert. Der Auto-Dialer macht Ihre Agenten viel effizienter, indem er die geschäftige Arbeit des Wählens eliminiert. "Sie müssen kaum etwas anklicken", sagte er.

Mit PhoneBurner müssen Sie nicht manuell wählen, durch Seiten blättern, um eine Nummer zu finden, oder vor dem nächsten Anruf hektisch E-Mails kopieren/einfügen. Stattdessen können Sie Voicemails löschen, ohne auf den Signalton zu warten, eine entsprechende E-Mail senden oder einen Interessenten mit einem einzigen Klick in einen anderen Ordner verschieben.

Für Makan war die Autodialer-Software für eine groß angelegte Reichweite im Telemarketing von entscheidender Bedeutung, aber die Einrichtung war mühsam. Sie müssen das CRM und den Autodialer speziell programmieren. Von da an ist es teuer, die CRM-Software auf Ihre Branche abzustimmen. Er erwähnte eine beliebte CRM-Option, die 25.000 und 50.000 US-Dollar kostete, „nur um Sie mit den Telefonen einzurichten“.

Mit PhoneBurner nehmen Sie sich einen Großteil dieser Arbeit ab. Es wird Ihre Datenbank nicht für Sie pflegen, aber die grundlegende CRM/Autodialer-Integration ist bereits vorhanden.

Das Unternehmen geht noch einen Schritt weiter und bietet eines der umfassendsten Onboarding-Pakete an, die ich je für ein Produkt gesehen habe. Ihr Team arbeitet vor der Einrichtung mit Ihnen an Zielen, führt Sie durch eine Testsitzung und schult Ihr Team dann in der Verwendung der Plattform.

Außerdem erfahren Sie, wie Sie Berichte erstellen, um die Leistung zu verfolgen. Es ist leicht, dies auf jeder Plattform falsch zu machen, aber Ihr PhoneBurner-Berater führt Unternehmen Woche für Woche durch den Prozess. Sie werden Sie mit Dashboards und Bestenlisten einrichten und alles wird an Ihre Ziele angepasst.

Leads werden basierend auf von Ihnen festgelegten Regeln automatisch verteilt. Wechseln Sie zwischen voreingestellten Konfigurationen wie Round Robin oder Wer zuerst kommt, mahlt zuerst oder passen Sie Ihre eigenen Einstellungen an. Stellen Sie sicher, dass Leads jedes Mal zum richtigen Agenten gelangen, mit nur geringem Arbeitsaufwand für den Manager.

PhoneBurner ist nicht billig, aber denken Sie daran, dass dies kein direkter Vergleich mit den anderen VoIP-Anbietern ist, da Sie den automatischen Dialer und das integrierte CRM erhalten.

• Standard : ab 124 $ pro Benutzer und Monat
• Professionell : ab 149 $ pro Benutzer und Monat
• Premium : ab 166 $ pro Benutzer und Monat

Dies sind die Preise, wenn Sie sich für ein Jahr anmelden, wodurch Sie im Grunde zwei Monate kostenlos erhalten, verglichen mit der monatlichen Zahlung.

Sie erhalten unbegrenzte Einwahlminuten, was natürlich wichtig ist, wenn Ihre Vertriebsmitarbeiter jede Woche tausend Anrufe tätigen. Mit PhoneBurner ist das nicht schwer.

Die Anrufaufzeichnung wird mit dem Standardplan 30 Tage lang kostenlos gespeichert, mit dem Professional-Plan 60 Tage lang, und es gibt keine Begrenzung für Premium-Tarife. Es gibt auch Beschränkungen für die Anzahl der Kontakte, die Sie speichern können, die beim Standardplan bei 10.000 beginnen.

Sie müssen auf Professional upgraden, um Softphone-Funktionen zu erhalten. Es ist keine große Sache, wenn Sie bereits Telefone haben, aber ich kann mir vorstellen, dass dies Leute stören wird, die ihr Tablet oder ihren Computer verwenden möchten.

Mit Premium erhalten Sie eine dedizierte eingehende Leitung sowie einige der Handhabungsfunktionen. Ich würde die Verwendung von PhoneBurner für ernsthaften eingehenden Datenverkehr nicht empfehlen – die anderen VoIP-Optionen werden viel billiger sein – aber einige Teams werden es zu schätzen wissen, eine benutzerdefinierte Voicemail und die Möglichkeit zur Weiterleitung von Anrufen zu haben.

Im Durchschnitt kann ein Mitarbeiter mit PhoneBurner 233 % mehr Anrufe tätigen als mit einer normalen Leitung.

Ist der Mathe-Bleistift für Sie ausgefallen? Bei Makan waren 2.500 Anrufe erforderlich, um eine Auflistung zu erstellen. Was ist Ihre Metrik?

Wenn das Verdoppeln oder Verdreifachen der Produktivität Ihrer Vertriebsmitarbeiter nach einer guten Idee klingt, starten Sie noch heute eine kostenlose Testversion von PhoneBurner.

Nr. 7 – OpenPhone Review – Der beste Weg, Ihr Unternehmen von einem Mobiltelefon aus zu führen

Jason hat uns davor gewarnt, die „neueste und billigste Option“ zu wählen, also war ich etwas skeptisch, als ich von OpenPhone hörte. Es ist erst ein paar Jahre alt und kostet 10 Dollar pro Monat.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Tue es. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Grundlegende VoIP-Funktionen

Ich möchte mich darauf konzentrieren, was diese Produkte von anderen unterscheidet, und Sie nicht damit überfordern, jede Funktion für jedes Produkt zu beschreiben. Sobald Sie anfangen, sich mit VoIP zu beschäftigen, werden Sie feststellen, dass 30-40 verschiedene Funktionen das untere Ende in Bezug auf das sind, was Sie bekommen.

Jede Option, die ich ausgewählt habe, deckt das ab, was ich als grundlegende VoIP-Funktionen betrachte, mit einigen geringfügigen Ausnahmen. Sie werden mich nicht rufen hören, es sei denn, es gibt etwas Superlative darüber, wie ein Anbieter es tut.

Um meine Empfehlungsliste zu erstellen, mussten die Anbieter Folgendes enthalten:

• Anrufbearbeitungsfunktionen wie Anrufweiterleitung, Anrufweiterleitung, Anklopfen und Nebenstellen, damit Sie keinen Anruf verpassen, egal wo Sie sich befinden.
• Menüs und automatische Telefonzentralen , mit denen Anrufer eine bestimmte Abteilung anrufen, Geschäftszeiten abhören können und so weiter.
• Anrufaufzeichnung , die einen Verlauf und eine Wiedergabe aller Anrufe bietet, was für Schulungen nützlich und manchmal aus rechtlichen Gründen erforderlich ist.
• Eine mobile App , die Ihr Handy in eine Business-Line verwandelt
• Online-Fax , um die Notwendigkeit herkömmlicher Geräte zu ersetzen und gleichzeitig Dokumente automatisch zu digitalisieren.
• Softphone-Funktionen , mit denen Sie Anrufe von Desktops und Tablets mit nur einem Headset tätigen können.
• Videoanrufe und Konferenzen für Meetings, Webinare, Telemedizin und mehr.
• Voicemail-Transkription , die Ihre verpassten Anrufe in ein schnelles Lesen per SMS oder E-Mail umwandelt

Einige der „Einsteiger“-VoIP-Pakete, die sich an Unternehmen mit fünf bis zehn Mitarbeitern richten, verfügen nur über eingeschränkte Versionen dieser Funktionen. Möglicherweise müssen Sie beispielsweise für die Anrufaufzeichnung extra bezahlen oder sich für einen teureren Plan entscheiden, um unbegrenztes Online-Fax zu erhalten.

Die Pläne variieren zwischen einfachen Geschäftstelefonsystemen und Premium-Lösungen für Callcenter. Letztere verfügen über viel anpassbarere Anrufbearbeitungsfunktionen, mehrstufige automatische Telefonzentralen und umfassende Berichtsfunktionen, die ein kleines Team nicht vermissen wird.

Einen kostengünstigen VoIP-Kauf tätigen

Herkömmlicher Telefondienst würde nach Steuern zwischen 50 und 70 US-Dollar pro Monat kosten. Bei meinen Recherchen habe ich festgestellt, dass viele Benutzer zu VoIP wechseln, weil sie viel mehr bezahlen.

Ich denke, so halbieren die Leute ihre Telefonrechnung, indem sie zu VoIP wechseln. Sie wurden von ihrem derzeitigen Telefonanbieter über die Kohlen gezogen. Für Menschen mit einer angemessenen Telefonrechnung sind die Einsparungen möglicherweise nicht so dramatisch.

„Es sind keine magischen Ersparnisse“, sagte uns Gregg. "Sie werden ein wenig sparen, aber nicht so viel, wie Sie mit Ihrem monatlichen Telefondienst denken würden."

Aber da Sie wahrscheinlich pro Telefon bezahlen werden, summieren sich sogar monatliche Einsparungen von 10 US-Dollar schnell. Je intelligenter Sie einen Anbieter auswählen, desto mehr sparen Sie.

Lassen Sie uns durchgehen, wie Sie den Aufkleberpreis, den tatsächlichen Preis und überall dort, wo Sie Kosten senken können, einschätzen, indem Sie ein System finden, das zu Ihrem Unternehmen passt.

Laut Gregg kostet VoIP im Durchschnitt etwa 25 US-Dollar pro Benutzer und Monat, was im Grunde das ist, was ich bei meinen Recherchen herausgefunden habe. Dies ist der Fall, wenn Sie direkt für die Telefone bezahlen oder Softphones verwenden. Wenn Sie Tischtelefone mieten, kostet es in der Regel etwa 10 US-Dollar pro Monat zusätzlich, was die Kosten für VoIP auf etwa 35 US-Dollar pro Benutzer und Monat erhöht.

Nennen Sie es $40 pro Monat nach Steuern und Gebühren. Es sind nicht die Provider, die die Rechnung auffüllen, sondern nur die unvermeidlichen, von der Regierung vorgeschriebenen Zuschläge für den Universal Service Fund, der die Telekommunikation in die ländlichen Teile des Landes bringt und 911-Notrufnummern unterstützt.

Jetzt werden Sie VoIP definitiv für weniger als 25 US-Dollar pro Leitung sehen. Ich habe einfache VoIP-Lösungen wie Phone.com und OpenPhone hinzugefügt, die weniger als die Hälfte kosten.

Typischerweise besteht der Kompromiss bei den wirklich günstigen Plänen darin, dass Sie einen festgelegten Block von Minuten pro Monat erhalten, während Pläne von über 25 US-Dollar in der Regel mit unbegrenzten Anrufen in Nordamerika verbunden sind.

Für Verkauf, Kundendienst und andere Anwendungsfälle, die den ganzen Tag Menschen auf der Hupe erfordern, sind unbegrenzte Anrufe ein Muss. Wenn Sie Ihren festgelegten Minutenblock überschreiten, können Ihre VoIP-Einsparungen verschwinden.

Wenn Sie Autodialer-Software über VoIP verwenden, müssen Sie wirklich Minutenpreise vermeiden. Makan hat während unseres Gesprächs nachgerechnet: Wenn Sie 100 Mitarbeiter haben, die voraussichtlich 200 Anrufe pro Tag tätigen, rechnen Sie mit 100.000 Minuten pro Woche. Das ist viel zu viel Gesprächsvolumen, um minutenweise abgerechnet zu werden.

Einige Anbieter, wie RingCentral, Ooma und Nextiva, bieten Pläne im Bereich von 20 US-Dollar für unbegrenzte Anrufe an. So können Sie unterdurchschnittlich bezahlen, müssen sich aber keine Gedanken über massive Überschreitungsgebühren machen.

Ein weiterer Faktor, der die Gesamtkosten von VoIP möglicherweise senken kann, ist das Verständnis der Lizenzierung. Wird es Sie zum Beispiel extra kosten, eine Erweiterung hinzuzufügen? Zahlen Sie pro Benutzer, pro Leitung, pro Anrufpfad? Anbieter berechnen nicht alle gleich.

Gregg warnte uns, dass viele Leute nicht genau verstehen, wie sie den Vertrag bezahlen. Sie gehen, um auf ihrer Seite etwas anzupassen, denken, es sei kostenlos, und sind dann schockiert, als die Rechnung am Ende des Monats kommt.

Bei Grasshopper sind selbst im günstigsten Tarif drei kostenlose Erweiterungen enthalten. Dies ist ideal für ein kleines Unternehmen, das eine Leitung für einige Abteilungen benötigt, oder für ein Startup, das einen einfachen Telefonbaum benötigt.

Bei Phone.com kostet das Hinzufügen einer neuen Nummer weniger als bei Grasshopper, aber Sie erhalten keine kostenlosen Nebenstellen. Die verschiedenen Anordnungen können verwirrend sein, aber wenn Sie sich die Zeit nehmen, zu verstehen, was Sie brauchen, können Sie es zu Ihrem Vorteil nutzen.

Wenn Sie wirklich versuchen, VoIP mit kleinem Budget zu bekommen, hat Jason uns gewarnt, dass Sie ein wenig vorsichtig sein müssen. Heutzutage ist es wirklich einfach, ein VoIP-Unternehmen zu gründen – die Technologie ist nicht neu – und er erzählte einige Horrorgeschichten von Badd Apple-Anbietern, die vorgeben, einen seriösen Service anzubieten, und Kunden fallen lassen, sobald sie ihr Geld bekommen.

„Und da es ungefähr 30 Tage dauert, eine Nummer zu portieren, haben Sie in diesem Fall Pech“, sagte er. Das US-Justizministerium hat diese Fälle strafrechtlich verfolgt und Millionen von Dollar aus gefälschten VoIP-Betrugsprogrammen zurückgefordert.

Gehen Sie auf Nummer sicher und nutzen Sie einen VoIP-Anbieter wie Grasshopper oder Ooma, den es schon länger gibt. Oder ein bekannter Name wie RingCentral, das ein börsennotiertes Unternehmen ist. „Ich kann mir nicht vorstellen, dass sie dich in 10 Tagen oder so absetzen würden“, sagte Jason.

Cloud-basiertes oder lokales System

Sie können die VoIP-Infrastruktur in Ihrem Büro installieren lassen (vor Ort) oder das Internet verwenden, um sich mit dem Dienst zu verbinden (Cloud-basiert). In jedem Fall zahlen Sie weniger als für eine herkömmliche Telefonleitung, aber es gibt wichtige Unterschiede, die Sie verstehen sollten.

Wenn Sie sich für eine lokale Bereitstellung entscheiden, fallen wesentlich höhere Anschaffungskosten für die Ausrüstung an. Sie müssen die Telefonanlage, Telefone, Router, Switches usw. kaufen, während ein Cloud-basierter Anbieter all dies selbst hostet.

Sie können Tischtelefone mit einer Cloud-basierten Lösung kaufen, und viele Leute tun dies auch. Das müssen Sie aber nicht, solange Sie Ihre Mitarbeiter mit einem Softphone oder einer mobilen VoIP-App ausstatten.

„Wenn es Cloud-basiert ist, haben Sie keine großen Ausgaben“, sagte Gregg. „Aber Sie verpassen nicht wirklich etwas, wenn Sie die Ausrüstung nicht bekommen, weil diese Systeme mit einer Menge Funktionalität ausgestattet sind.“ Einige der wichtigsten Fähigkeiten, über die er sprach, waren:

• Ihre Mitarbeiter können von überall auf der Welt mit Internet arbeiten
• Sie können Funktionen, Menüsysteme und Anrufweiterleitung selbst verwalten
• Sie können vergrößern, ohne Ausrüstung zu kaufen, und verkleinern, ohne Verschwendung
• Sie müssen keine Geräte warten und überwachen

Dies sind vier der Hauptgründe, warum ich nur Cloud-basierte Lösungen empfohlen habe.

Wie bei jeder Lösung, die jemand anderes hostet, opfern Sie ein wenig Backend-Kontrolle. Sie sind auf die Funktionen beschränkt, die sie bieten, während ein lokales System vollständig an Ihre genauen Anforderungen angepasst werden kann.

Aber der Endbenutzer kann mit Ooma oder Grasshopper den Großteil dessen erledigen, was er tun muss. Ein Shop-Inhaber ohne IT-Erfahrung kann eine Nebenstelle für einen neuen Mitarbeiter hinzufügen oder Änderungen an den Informationen zu Urlaubszeiten vornehmen, die von seiner automatischen Telefonzentrale bereitgestellt werden.

Die meisten Menschen erhalten die Kontrolle, die sie benötigen, ohne die Verantwortung, die mit der Wartung eines Systems einhergeht. Wenn Sie Hunderte von Telefonen und eine super individuelle Konfiguration benötigen, ist ein lokales System möglicherweise Ihre einzige Option. Das wird IT-Gemeinkosten erfordern – einen MSP wie Gregg mit der Installation, Wartung, Überwachung und dem Austausch Ihrer Geräte beauftragen – oder internes Personal einstellen.

Für viele Geschäftsinhaber wäre es ein Traum, sich nicht um die Telefone zu kümmern. Die Cloud-basierten Anbieter, die ich mir angeschaut habe, boten fast 100 % Betriebszeit, und einige bieten finanziell abgesicherte SLAs.

Wie Gregg meinem Team sagte: „Sie machen sich nicht so viele Sorgen darüber, dass das Ende in der Hauptniederlassung jederzeit verfügbar ist, weil Ihre Mitarbeiter sich direkt mit dem Cloud-basierten Server verbinden.“

Die Einfachheit hier ist sogar noch wichtiger, wenn die Leute Telearbeit leisten oder einige Tage die Woche außerhalb des Büros arbeiten. Es ist viel schwieriger, die Kommunikation zwischen externen Benutzern und einem lokalen System zu sichern.

Ich werde im Abschnitt Sicherheit mehr dazu sagen, aber moderne Mitarbeiter müssen rund um die Uhr auf Unternehmensdienste zugreifen können. Daher wird Cloud-basiert immer beliebter.

Greg sagte uns rundheraus: „Wenn Sie ein KMU im Bereich von zehn Telefonen sind – geben oder nehmen – lohnt es sich nicht mehr, vor Ort zu arbeiten.“

Größere Unternehmen müssen sich mehr Gedanken machen, aber VoIP-Anbieter wie Nextiva, RingCentral und Ooma können Ihnen bei der Einrichtung helfen, unabhängig davon, welche Art von Bereitstellung Sie benötigen. Mit diesen Anbietern können Sie wirklich das Beste aus beiden Welten herausholen oder den Übergang zur Cloud in Ihrem eigenen Tempo vollziehen.

Welche Art von Internetgeschwindigkeit benötige ich für klare Anrufe?

Anrufe müssen klar sein. Sie können dabei keine Kompromisse eingehen, oder Sie werden sich wünschen, Sie hätten Ihren Festnetzanschluss, egal zu welchem ​​​​Preis.

Wie stellen Sie also sicher, dass Ihr Setup VoIP handhabt?

Hier ist das A und O dessen, was ich gefunden habe: VoIP wird nicht mit DSL funktionieren. Kabel mag für ein kleines Büro in Ordnung sein, aber es wird nicht das Beste sein.

Faser ist, was Sie wollen. Es hat die Bandbreite, die Sie benötigen, und die Upload-/Download-Geschwindigkeiten sind im Gegensatz zum Kabel gleich.

Jeder, mit dem wir über VoIP gesprochen haben, sagte uns, dass ein Mangel an Bandbreite zu Problemen führen wird – abgebrochene Anrufe, Echos in der Leitung und schreckliche Gespräche.

Hier ist die Sache, VoIP braucht keine blitzschnelle Verbindung.

Gregg sagte, dass 100 kbps gut sind. 140 kbps sind „wie der ideale, makellose Telefonanruf“.

Wenn Sie sich also in einer 1-Mbit/s-Leitung befinden, können Sie möglicherweise zehn Anrufe tätigen. „Zugegeben, Sie wollen immer Stürze und so weiter überkompensieren, aber das ist alles, was Sie in Bezug auf die Geschwindigkeit brauchen“, fügte er hinzu.

Nextiva und RingCentral haben VoIP-Pläne, die sich an kleinere Unternehmen richten, die keine kommerzielle Büroinfrastruktur haben. Sie lassen Sie Ihre Verbindung direkt auf ihrer Website testen. Sie erhalten alle Informationen, die Sie benötigen, um herauszufinden, ob Sie bereit für VoIP sind oder zuerst Ihr Internet aufrüsten müssen.

Wir reden hier nicht von einem massiven Rohr, die Probleme, auf die Sie stoßen, sind die Stabilität der Verbindung. Wenn Sie einen Song herunterladen, wen interessiert es, ob es zwei oder drei zusätzliche Sekunden dauert? Sie würden es nicht bemerken. Aber wenn Sie ein Gespräch führen, wird selbst eine leichte Verzögerung ein großer Schmerz sein.

Jede Verzögerung über 150 ms (das sind Millisekunden) und Ihr sinnvolles Gespräch ist jetzt unmöglich. Als Referenz, ein Anruf über das Festnetz hat eine Verzögerung von etwa 45 ms, also ist 150 definitiv die obere Grenze dessen, was Sie wollen.

Je höher der Wert ist, Sie sprechen über jemanden oder er hat verpasst, was Sie gesagt haben.

Kaltakquise tätigen, einem wütenden Kunden helfen – das ist schon schwer genug. Niemand will wiederholen, was er gesagt hat. Und es ist nicht gut, wenn sich jemand mit einer Kreditkartennummer verhört.

„Ein Problem wird es“, sagt Gregg, „wenn Sie ein Kabelmodem haben, das nur 5 Mbit/s im Upstream hat, und jeder im Büro Daten auf Dropbox, OneDrive und ähnliches hochlädt und diese Bandbreite verschlingt .“

Erinnern Sie sich an die dunklen Zeiten, in denen jemand nicht gleichzeitig im Internet und am Telefon sein konnte? Geh nicht zurück. Stellen Sie sicher, dass Sie die Bandbreite haben, um alle Ihre Benutzer mit all ihren Aufgaben zu versorgen.

Überlegungen zu Netzwerk und Hardware

Jetzt können Sie die gesamte Bandbreite der Welt haben und trotzdem schlechte VoIP-Qualität erhalten, wenn Ihr Netzwerk nicht richtig konfiguriert ist.

Kleine Unternehmen müssen sich darüber nicht so viele Gedanken machen. Laut Gregg „könnten Sie, wenn Sie nur fünf Telefone haben, vielleicht sogar bis zu 10 Telefone, sie einfach in ein Netzwerk stecken.“

Er riet, ein separates VLAN für mehr als 10 Telefone an einem einzigen Standort zu betreiben, um Qualitätsprobleme zu vermeiden. Trennen Sie die Telefone von den Computern und priorisieren Sie den Sprachverkehr in den Routern. Auf diese Weise wird die Qualität Ihrer Anrufe nicht beeinträchtigt, was auch immer Ihre Mitarbeiter tun.

Selbst bei den sogenannten „Plug-and-Play“-Systemen sollten Sie sich Gedanken über die Netzwerkkonfiguration machen, wenn Sie mehr als 10 Telefone anschließen. "Ich meine, Sie können sie einfach anschließen", sagte Gregg, "aber ich wäre nicht zu hoffnungsvoll, was die Qualität angeht."

Aber es sind nicht nur Telefone, an die man denken muss. „Die Faxgeräte in den Konferenzräumen haben mich wirklich aus der Fassung gebracht“, erklärte Jason. „Ich denke mir: Ich kaufe nur eine Telefonanlage!“

Sie müssen methodisch vorgehen. Wo müssen die Telefonleitungen verlegt werden? Sind sie mit dem Sicherheitssystem verbunden? Wenn Sie PoE haben, können Sie einfach das Ethernet-Kabel an die Telefone anschließen, aber wenn nicht, müssen Sie sicherstellen, dass überall dort Strom läuft, wo Sie eine Station haben möchten.

Bei einem Cloud-basierten Dienst müssen Sie den Anbieter hinter Ihre Firewall lassen.

Jason hatte ein Problem, bei dem einer seiner Leute eine wichtige Sache in Bezug auf die Firewall-Anforderungen übersah, was seine VoIP-Bereitstellung um etwa sechs Monate verzögerte. „Ich war nicht so glücklich“, war alles, was er dazu sagte.

Wenn Sie viele traditionelle Telefone und Faxgeräte haben, die Sie weiterhin verwenden möchten, würde ich Nextiva, RingCentral oder Ooma empfehlen. Sie bieten analoge Telefonadapter (ATAs) an, mit denen Sie Festnetzgeräte VoIP-fähig machen können.

Auf diese Weise können Sie Ihr altes System schrittweise auslaufen lassen, anstatt zu versuchen, Ihr Unternehmen durch eine massive (und viel teurere) Transformation herunterzufahren. Ein Wechsel wird auf jeden Fall schmerzhaft sein, aber wie lange können Sie es rechtfertigen, mehr Geld in eine alte Telefonanlage zu investieren, die für die Hälfte der Funktionalität doppelt so schwer zu bedienen ist?

Eine letzte Sache über die Verwendung alter Telefone. Es ist großartig, wenn Sie das verwenden können, was Sie haben, oder irgendwo einen Deal bekommen, anstatt über den Anbieter zu gehen.

Gregg ist jedoch auf Probleme mit alternden Telefonen gestoßen. Hacker werden versuchen, sich in die Telefone einzuloggen, um Spam-Anrufe zu tätigen. „Wir sahen über 100.000 Versuche pro Tag auf einem einzigen Telefonsystem“, erinnert er sich. Die Prozessoren der älteren Telefone waren nicht leistungsfähig genug, um allen eingehenden Anfragen standzuhalten, und der Angriff brachte das System zum Absturz.

Halten Sie also auf jeden Fall Ausschau nach Angeboten und versuchen Sie, das Beste aus der Ausrüstung zu machen, die Sie bereits besitzen. Seien Sie jedoch vorsichtig, wenn Sie ein Telefon mit einem älteren Prozessor kaufen, da dies eine Schwachstelle sein könnte.

Wenn Sie ein Telefon direkt bei Ihrem VoIP-Anbieter kaufen, ist es außerdem vorab bereitgestellt. Es hat eine sichere Verbindung aus der Box. Wenn Sie anfangen, Dinge Stück für Stück zu erstellen, verlieren Sie möglicherweise diese wünschenswerte Plug-and-Play-Funktionalität.

Stellen Sie sicher, dass Remote-Mitarbeiter auf dem neuesten Stand sind

Cloudbasiertes VoIP gibt Ihnen die völlige Freiheit, ganz einfach aus der Ferne zu gehen. Die Verbindung externer Benutzer mit einem lokalen System hat viel mehr Hürden in Bezug auf Kosten und Sicherheit.

Aber selbst wenn Sie in die Cloud wechseln, was ich sehr empfehle, gibt es ein paar Dinge, an die Sie denken sollten.

Remote-Mitarbeiter benötigen eine solide Internetverbindung für VoIP. Wenn Jason jemanden einstellt, der von zu Hause aus arbeitet, sagt die Stellenanzeige, dass er ein gesperrtes und sicheres WLAN haben muss.

Er lässt sie auch einen Geschwindigkeitstest machen, um sicherzustellen, dass ihre Verbindungen robust genug sind, um Telefonate entgegenzunehmen. Er benötigt mindestens 20 Mbit/s Download und 10 Mbit/s Upload.

Es ist nur ein generischer Speedtest, nichts Besonderes. Er schickt ihnen den Link, sie schicken Screenshots zur Überprüfung zurück. Jason sagte, dass die meisten Leute „diese Upload-/Download-Zeiten aus dem Wasser sprengen“, aber Sie müssen sicher sein.

Bei Telearbeitskräften muss man auch an Schulung und Führung auf Distanz denken. Ich weiß, dass ich gesagt habe, dass die Premium-VoIP-Pläne von Anbietern wie RingCentral und Nextiva auf die Callcenter-Crowd ausgerichtet sind. Nun, es stimmt auch, dass diese Funktionen für die Zusammenarbeit wirklich wichtig werden, wenn kein Büro vorhanden ist.

Teilen Sie Dokumente innerhalb der Plattform, wie Telefonskripte, oder die Möglichkeit für einen Manager, die ersten Live-Anrufe eines neuen Mitarbeiters mitzuhören – Sie können Ihre Mitarbeiter besser unterstützen, um sie weiterzuentwickeln, selbst wenn die Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten.

Für ein kleines Team kann OpenPhone wirklich gut funktionieren. Benutzer können einen Posteingang teilen, Anrufe markieren, Kommentare hinterlassen und sicherstellen, dass keine Gelegenheit verpasst wird.

Menschen lieben es, unterwegs arbeiten zu können, auch wenn sie nicht vollständig remote sind. Eine Sache, die Jason überraschte, war, wie wichtig die mobile App für die Führungskräfte war. Sie wollten, dass alles in ihre Zelle weitergeleitet wurde.

Mobile Apps sind großartig, aber sie sind nicht ohne Nachteile. Gregg sagte, VoIP auf dem Handy sei großartig, um Geld zu sparen, aber er sei nicht so begeistert davon, als Vollzeit-Ersatz für die Verwendung eines Computers oder Tischtelefons. „Zur Not ist es nett“, sagte er, „aber wenn du sehen willst, wie sich der Akku eines Handys vor deinen Augen entlädt, ist das eine großartige Möglichkeit.“

Integration mit CRM

Mein Team hat Jason gefragt, was das Größte ist, was Sie tun können, um Vertriebsmitarbeitern und Agenten zu helfen, und er sagte, die Integration in Ihr CRM.

Das war eine Melodie, die wir von allen gehört haben, und sie passt zu meiner eigenen Erfahrung. CRM-Software ist ein absoluter Wendepunkt, wenn es darum geht, Ihr Unternehmen auszubauen und Ihren Kunden Service zu bieten.

Suchen Sie nach einem VoIP-Telefondienst, der in Ihr CRM integriert ist. Wenn Sie keine haben, haben Nextiva und PhoneBurner eine eingebaut, die Sie sofort verwenden können.

Die Technologie ist keineswegs neu, aber CRM-Software ist in den letzten Jahren wirklich gut geworden und viel billiger. Wenn Sie die Fähigkeit eines CRM, Kundeninformationen zu verfolgen, mit qualitativ hochwertiger Sprachkommunikation kombinieren, ist die resultierende Erfahrung für Ihre Mitarbeiter erstaunlich.

Ein Kunde ruft an und seine Kontoinformationen werden direkt auf dem Bildschirm angezeigt. Sie müssen nicht nach einer Datei suchen oder einen Kunden bitten, seinen Namen, seine ID, seine Bestellnummer usw. anzugeben.

Sarkar sprach mit uns darüber, wie es die Effizienz seiner Vertriebsmitarbeiter steigerte. „Sie können mehr Gespräche führen, indem Sie die zusätzliche Zeit sparen, die Sie damit verbringen, herauszufinden, wer anruft.“

Wirklich, jede Interaktion wird optimiert, was Ihre Vertriebsmitarbeiter und Agenten viel produktiver macht. Wenn ein Kunde eine Bestellung hat, kann der Vertriebsmitarbeiter sehen, wo sie sich befindet. Es sind keine zusätzlichen Schritte erforderlich, um zu überprüfen, wer anruft, oder ihn zu bitten, eine Bestellnummer auszugraben.

Die Einsparung von Sekunden bei jeder sich wiederholenden Aufgabe summiert sich schnell. Mitarbeiter können Nummern im CRM per Click-to-Dial wählen. Kontoinformationen werden zentralisiert und Agenten können Notizen zu Anrufen hinterlassen. Alles ist sinnvoll gespeichert.

Makan hat es gut ausgedrückt, als er sagte: „Im Vergleich zu einem herkömmlichen Telefonsystem ist Voice over IP, das in das CRM integriert ist, zweifellos wie: vor dem iPhone [versus] nach dem iPhone.“

Die Möglichkeit, Anrufe innerhalb des CRM aufzuzeichnen, war für viele der Leute, mit denen wir gesprochen haben, ein großer Faktor. „In der Vergangenheit“, sagte Jason, „waren die Systeme, die ich für die Aufzeichnung hatte, irgendwie vom CRM getrennt, also musste ich dem nachgehen. Wenn jemand anrief, müsste ich sagen, mit wem sprichst du? Wann hast du angerufen? Und das wäre eine Art Albtraum.“

Als Jason zu einem neuen VoIP-Anbieter wechselte, war die Integration mit dessen CRM der entscheidende Faktor. Sein Unternehmen kommunizierte auf so vielen Kanälen, die alle aufgezeichnet werden. Die Integration erleichtert das Abhören erheblich.

„Wenn Sie sich über einen Vertreter oder so etwas beschweren“, sagte Jason, „kann ich Ihre Telefonnummer nehmen, sie anschließen und jeden einzelnen Anruf finden, den Sie im letzten Jahr getätigt haben, jeden Chat, jede E-Mail, jeden Kontakt. Es ist ganz einfach. [Es] spart mir Zeit beim Aufspüren von Anrufen.“

Für Makan war die Gesprächsaufzeichnung für die Beurteilung der Mitarbeiterleistung unerlässlich. „Traditionell gibt man jemandem ein Dummy-Telefon“, sagte er. „Sie wissen nicht, wie viele Anrufe sie getätigt haben, mit wem sie gesprochen haben oder auf welchem ​​Niveau sie sich unterhalten haben.“

Mit VoIP können Sie die Qualitätskontrolle viel einfacher durchführen. Das Abhören der Anrufe ist einfach. Was lief richtig? Was könnte verbessert werden? Identifizieren Sie, wer Schulungen benötigt und wer nicht gut geeignet ist.

Makan erklärte, wie es Managern wirklich hilft, ihre Zeit und Energie für qualifizierte Kandidaten zu sparen. Sie wissen, in wen sie investieren und wen sie auf den Weg schicken müssen. „Ich meine, man kann es in etwa 60-90 Tagen sagen. Jede Entschuldigung, die sie geben, Sie können einfach auf die Qualität der Anrufe hören.“

Halten Sie Ausschau nach VoIP-Anbietern, die direkte Integrationen mit Ihrem CRM (und anderer Software) bieten. Sie müssen es unbedingt vorführen, um zu sehen, wie diese Integration im Alltag funktioniert und funktioniert. Wenn Sie das „supereinfache“ Erlebnis wünschen, von dem Jason für das Aufzeichnen von Anrufen gesprochen hat, muss die Integration eng sein.

Beachten Sie auch, dass die anfängliche Einrichtung Ihres CRM und VoIP einige Zeit in Anspruch nehmen wird, insbesondere wenn Sie mehrere Kanäle wie Gespräch, Text und Chat einbinden. Sie müssen es an Ihre Branche und Ihren Anwendungsfall anpassen, da die Software sofort einsatzbereit ist.

„Da kann man sich richtig austoben“, sagt Makan, „und das ist die Herausforderung.“

Sarkar war ein großer Fan von Verkaufsengagement-Plattformen, weil sie das CRM integriert haben und bereits auf den Job eingestellt sind. Natürlich möchten Sie sie nicht für den Kundenservice verwenden, aber so etwas wie PhoneBurner wird ein Verkaufsteam mit viel weniger erforderlicher Konfiguration überfordern.

Bequeme Compliance-Tools, die Mitarbeiter ohne nachzudenken verwenden können

Es gibt viele Vorschriften, die Verbraucher vor automatischen Anrufen oder dem Diebstahl ihrer Kreditkarteninformationen schützen. Wenn Sie also viel telefonieren oder Finanzinformationen am Telefon entgegennehmen, gibt es Telemarketing- und Datenschutzgesetze, mit denen Sie sich nicht anlegen wollen.

Ich bin froh, dass es diese Vorschriften gibt, aber Neueinstellungen (oder einfach nur Fahrlässigkeit) können versehentlich gegen ein Gesetz verstoßen und Ihrem Unternehmen eine hohe Geldstrafe einbringen. Ich fand heraus, dass ein einziger Anruf bei jemandem im nationalen Do-Not-Call-Register eine fünfstellige Strafe nach sich ziehen konnte.

Ein einziger Ausrutscher könnte zwischen 11.000 und 43.000 Dollar kosten. Und das pro Anruf , da Sie mehrere Bußgelder erhalten könnten, wenn einer Ihrer Mitarbeiter Fehler macht. Wenn es mehrmals vorkommt, bezweifle ich, dass die Regierung Sie mit einer geringeren Geldstrafe belegt.

Oder denken Sie an die HIPAA-Compliance für Gesundheitsdienstleister. Die versehentliche Offenlegung der geschützten Gesundheitsinformationen eines Patienten kann zu einer Gefängnisstrafe führen. Dies gilt auch dann, wenn das Unternehmen nicht wusste, dass ein Verstoß stattgefunden hat.

Und doch telefonieren Unternehmen ständig und geben private Informationen weiter, ohne bankrott zu gehen oder im Slammer zu landen. Dies liegt daran, dass sie gute VoIP-Anbieter verwenden, die die Einhaltung der Vorschriften für die Mitarbeiter bequem machen. Ihre Agenten erhalten die richtigen Tools, damit sie sich auf den Kunden konzentrieren können, anstatt sich von obskuren Compliance-Gesetzen fernzuhalten.

Unabhängig davon, wie groß Ihr Unternehmen ist, müssen Sie, wenn Sie viele ausgehende Anrufe tätigen (insbesondere, wenn Sie eine Autodialer-Software verwenden), Ihre DNC-Liste aktualisieren und sie verwenden, um diese Nummern aus Ihren Anruflisten zu löschen.

RingCentral, Nextiva und enthalten benutzerfreundliche Funktionen, um sicherzustellen, dass Ihre DNC-Liste auf dem neuesten Stand ist. PhoneBurner hat Integrationen mit DNC.com, um die Sicherheit der Menschen zu gewährleisten.

Makan, dessen Agenten jede Woche Tausende von Anrufen tätigten, sagte, dass Zoho CRM in Verbindung mit RingCentral der kostengünstigste Weg sei, um Ihre Mitarbeiter auf Erfolgskurs zu bringen. Sie müssen nur mit der Pflege Ihrer DNC-Liste Schritt halten, „denn das ist etwas, auf das Sie häufig stoßen werden, und sie müssen die Nummern löschen, die sie anrufen.“

Das Aufzeichnen von Anrufen ist ein weiterer Bereich, in dem Compliance wichtig ist. Diese Gesetze sind von Staat zu Staat unterschiedlich. In New York müssen Sie den Leuten nicht sagen, dass der Anruf aufgezeichnet wird. In New Jersey schon.

Mit Produkten wie RingCentral können Sie Personen automatisch benachrichtigen, dass der Anruf aufgezeichnet wird, sodass Sie abgesichert sind. Dadurch müssen Ihre Teams weniger darüber nachdenken, wie sie legale Anrufe tätigen.

Jason erzählte uns von einer der Funktionen, die ihn davon überzeugt haben, mit ihrem VoIP-Anbieter zusammenzuarbeiten. Es ist illegal, Kreditkartennummern aufzuzeichnen, daher müssen Mitarbeiter daran denken, die Aufzeichnung anzuhalten, während sie diese Informationen aufnehmen.

„Und wie Sie sich vorstellen können“, sagte er, „werden Sie bei 1.000 oder 1.500 Anrufen im Monat das ein paar Mal vergessen oder verpassen, oder vergessen zu pausieren oder zu vergessen, das heißt ein großes Tabu in unserer Gegend.“

Der von ihm gewählte VoIP-Service automatisierte diesen Prozess in seinem CRM, sodass die Mitarbeiter nicht darüber nachdenken mussten. Sobald sich der Cursor im Zahlungsinfofeld befand, wurde die Aufzeichnung des Anrufs beendet.

„Meine Vertriebsmitarbeiter müssen also nicht daran denken, das auszuschalten, und das ist einfach super einfach“, sagte Jason. „Ich muss mir keine Gedanken über die PCI-Compliance (Payment Card Industry) machen. Ich muss mir keine Gedanken machen: „Hey, wenn du es vergisst, sag es mir, damit ich den Anruf aus dem System löschen kann.“ Was ist, wenn wir den falschen Anruf löschen?“

Nutzen Sie jede Gelegenheit, um die Compliance zu automatisieren. Die potenziellen Verbindlichkeiten aus einer einzigen Aufsicht reichen aus, um die Kosten zu rechtfertigen, die Sie jeden Monat etwas mehr für VoIP, CRM und Schulungen ausgeben müssen.

Sicherheit

Niemand will für Anrufe im Wert von 20.000 Dollar bezahlen, die er nicht getätigt hat. Das ist einem Kunden von Gregg passiert, bevor er sein VoIP richtig gesichert hat. Jemand hat es gehackt und benutzt, um damit zu beginnen, betrügerische Anrufe zu verbreiten.

Sicherheit ist ein wichtiges Anliegen für jeden internetbasierten Dienst, und VoIP ist da keine Ausnahme.

Es ist ziemlich einfach für lokale Systeme, wenn sich alle Ihre Telefone an einem Ort befinden. Legen Sie in Ihrem Router Regeln fest, damit sich außer dem Telefondienstanbieter niemand mit dem Telefonsystem verbinden kann.

Gregg sagte: „Solange das konfiguriert ist, sind Sie solide und können nicht gehackt werden, weil der Datenverkehr von niemand anderem dorthin gelangen kann.“

Die Sicherung eines lokalen Systems wird viel schwieriger, wenn Sie Mitarbeiter haben, die von zu Hause aus arbeiten, weshalb sich viele Unternehmen für den cloudbasierten VoIP-Weg entscheiden. Wohnadressen haben keine statischen IP-Adressen, daher können Sie in Ihrem Router keine Regeln festlegen.

„Der einzig angemessene Weg, dies zu tun, ist die Verwendung eines VPN-Dienstes“, erklärte Gregg. „Wenn Sie die Ports offen lassen, damit sich jeder verbinden kann, werden Sie sehen, dass das Telefonsystem ständig gehämmert wird.“

Mit Cloud-basiertem VoIP stellt der Anbieter sicher, dass die richtigen Personen in sein System anrufen. Sie müssen in Ihrem Unternehmen immer noch für eine gute Sicherheitshygiene sorgen – lange Passwörter, das Prinzip der geringsten Rechte und die Deaktivierung alter Konten.

Diese letzten beiden Punkte sind wirklich wichtig. Sie müssen sicherstellen, dass Mitarbeiter nur auf die Daten Zugriff haben, die sie unbedingt benötigen. Sie sollten nach Möglichkeit nur lesenden Zugriff haben. Und wenn Mitarbeiter gehen, müssen Sie ihnen die Bereitstellung entziehen.

Zum einen möchten Sie nicht für alte Konten bezahlen, die nicht verwendet werden. Wenn Sie einen hohen Umsatz haben, achten Sie darauf, alte Nummern, für die Sie bereits bezahlen, wiederzuverwenden, anstatt zusätzliche zu kaufen. Sie möchten nicht von einer Rechnung schockiert werden, die Dutzende von Zeilen enthält, die Sie nicht verwenden.

„Die Menschen müssen sich der Sabotage bewusst sein“, sagte Makan. „Wenn Sie einen verärgerten Mitarbeiter bekommen, kann er die Datenbank löschen, wenn Sie sie nicht sichern. Oder sie kopieren es. Oder sie fangen einfach an, die Zahlen zu korrumpieren und Dinge darin zu ändern.“

Wenn Sie sich an das Prinzip der geringsten Rechte halten und alte Benutzer vollständig aus dem System booten, ist das Sabotagerisiko nahe Null. Wenn nicht, setzen Sie Ihre Datenintegrität aufs Spiel.

VoIP-Telefondienste wie RingCentral, Nextiva und Ooma machen es Administratoren leicht, den Überblick darüber zu behalten, wer welche Berechtigungen hat. Sie benötigen keine Infosec-Anmeldeinformationen, um alle Konten gesperrt zu halten.

Fazit

Meine Top-Empfehlungen sind Nextiva, Ringcentral und Ooma. Sie sind erschwinglich, zuverlässig und einfach einzurichten.

Wenn Sie eine vollwertige VoIP-Plattform zu einem günstigen Preis benötigen, ziehen Sie Phone.com in Betracht.

Grasshopper ist großartig, wenn Sie sich mehr Sorgen machen, genügend verschiedene Nebenstellen zu haben, anstatt eindeutige, dedizierte Telefonleitungen zu haben.

Benötigen Sie etwas, das besser geeignet ist, um die Bemühungen Ihrer Vertriebsteams zu unterstützen? Sehen Sie sich PhoneBurner an, um eine Plattform für Verkaufsengagement zu finden, die einen automatischen Dialer enthält.

Wenn Sie ein Solo-Operator sind oder einfach nur jemand, der es satt hat, Ihre persönliche Nummer für die Führung Ihres Unternehmens verwenden zu müssen, bietet Ihnen OpenPhone eine einfache und kostengünstige Möglichkeit, eine professionelle Nummer und einen VoIP-Dienst zu erhalten.

Ich fasse meine Top-Picks zusammen und was sie am besten können:

1. Nextiva – Am besten insgesamt (Für eine begrenzte Zeit erhalten Sie 25 % Rabatt sowie ein kostenloses Telefon, wenn Sie sich anmelden!)
2. Ooma Office – Am besten zum Hinzufügen von VoIP zu bestehenden SMB-Telefonsystemen
3. RingCentral – Am besten für ausgehende Anrufe mit hohem Volumen
4. Phone.com – Günstigstes professionelles VoIP
5. Grasshopper – Am besten, wenn Sie mehr Nebenstellen als Telefonleitungen benötigen
6. PhoneBurner – Bestes Standard-VoIP für Vertriebsteams
7. OpenPhone – Der beste Weg, um Ihr Geschäft von einem Mobiltelefon aus zu führen

Vergessen Sie nicht, Ihre Anforderungen, Ihr Budget und die Kriterien zu berücksichtigen, über die wir gesprochen haben, während Sie den Prozess der Auswahl des besten VoIP-Telefondienstes für Ihr Unternehmen durchlaufen.

Verwenden Sie derzeit einen VoIP-Anbieter? Wie sind Ihre Erfahrungen mit der Nutzung von VoIP?

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