Melhores provedores de VoIP e serviços telefônicos que você deve considerar

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Você quer pular a leitura e ir direto para a minha escolha? Os melhores serviços de telefonia VOIP para a maioria das pessoas são Nextiva, Ooma ou Ringcentral.

Comprar VoIP para o seu negócio vai economizar dinheiro em uma linha telefônica tradicional. E se você já estiver usando um serviço VoIP de um provedor desajeitado, poderá mudar para algo mais elegante sem perder nada, exceto a frustração.

Para escrever um post realmente útil para meus leitores, minha equipe entrou em contato com líderes que usaram VoIP de diferentes maneiras.

Você pode encontrar cerca de 80% do que precisa saber sobre VoIP em qualquer lugar da web—aqui estão os 20% que você não encontra em nenhum outro lugar.

Conversamos com:

• Gregg, que gerencia serviços de TI para viver. Ele conhece o bom e o ruim das diferentes opções de VoIP e ajuda as empresas a se manterem protegidas contra hacks.
• Jason, que trabalha em call centers há quase 30 anos e acabou de comprar VoIP para sua organização empresarial. Ele está sintonizado com o que é importante para seus funcionários, sejam eles remotos ou em um escritório.
• Makan, que montou dezenas de equipes de telemarketing de alto volume. Ele aprendeu como reduzir o risco de multas regulatórias e identificar os melhores desempenhos em um setor com rotatividade excepcionalmente alta.
• Sarkar, que gerencia equipes de vendas no espaço B2B SaaS. Ele nos ensinou como sincronizar o software VoIP e CRM com o menor número de dores de cabeça possível.

Olha, eu sei o que funciona para uma empresa como a minha. Ao falar com vários especialistas, minha equipe e este artigo podem ajudar uma gama maior de compradores com casos de uso ou situações diferentes das minhas.

Há empresas que procuram equipar escritórios em 20 países. Outros têm que proteger os dados do paciente. Algumas pessoas só querem parar de usar seu número de celular pessoal para o trabalho.

Aqui estão os sete melhores provedores de serviços de telefonia VoIP que você pode começar a usar imediatamente. Após as revisões, você encontrará um guia do comprador detalhado.

#1 – Revisão Nextiva – O melhor geral

Eu ouço muito sobre as tendências de trabalhar em casa, mas acho que ninguém pode dizer com certeza como será a “vida no escritório” daqui a dois ou três anos. Se você deseja que suas equipes permaneçam funcionais, independentemente do vento, Nextiva é uma escolha sólida.

É VoIP baseado em nuvem, para que seus funcionários possam entrar no escritório, configurar uma mesa em casa ou usar o telefone em trânsito. Ao contrário de um sistema telefônico local, os funcionários podem usar seus telefones sem uma VPN porque estão ligando através do Nextiva.

Assim, você tem muito menos com o que se preocupar com a segurança – o que definitivamente está na mente dos gerentes que têm pessoas ligando de hotéis, cafeterias e sua rede doméstica.

Os especialistas com quem minha equipe falou o classificaram como um verdadeiro sistema plug-and-play para empresas que desejam um tom de discagem sem dores de cabeça de TI. Se o seu sistema for construído em dez telefones ou menos, você terá muito poucos problemas para instalar o Nextiva.

Uma coisa que Jason apontou, no entanto, foi que você precisará pensar em conformidade se planeja receber números de cartão de crédito pelo telefone. Mas, na maioria das vezes, a segurança é tratada pela Nextiva porque tudo é roteado pela nuvem deles.

A Nextiva pode ser dimensionada para centenas de telefones, se necessário. Haverá alguma configuração de back-end para fazer tudo funcionar, mas o Nextiva o ajudará a implantar com um processo de instalação guiado.

E ao contrário de outras empresas que oferecem esse tipo de flexibilidade, a Nextiva pode equipar todo o seu escritório. Máquinas de fax, telefones de conferência, vários escritórios – qualquer que seja sua configuração, você poderá fazer a transição para a plataforma moderna da Nextiva.

Aumente o nível de seu telefone comercial conectando-o a e-mail, texto e vídeo ou centralize todos os canais em uma única janela para seus funcionários.

Todos os recursos de gerenciamento de chamadas e administração de usuários que você espera estão incluídos. E quando digo que são fáceis de usar, confira o Call Flow Builder que permite visualizar como o roteamento é configurado:

Pode ser complicado configurar atendedores automáticos em algumas plataformas, mas é fácil arrastar e soltar com o Nextiva.

A empresa fez muito para tornar tudo o mais fácil possível para os usuários finais. Se você está se perguntando se tem ou não a velocidade de internet necessária em seu escritório, você pode testá-la agora mesmo no site da Nextiva. Simule o tráfego necessário para dois ou 200 telefones. Você obterá informações sobre velocidade, mas também jitter e tudo o que envolve se você pode ou não fazer chamadas de maneira confiável.

Você também pode usar o site para testar a velocidade dos trabalhadores remotos que precisam estar de plantão, o que Jason altamente recomendou. Se a rede doméstica deles não suportar VoIP, você pode estar vendo um erro caro na contratação.

A Nextiva oferece suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana para todos os planos. Isso não é típico, especialmente para VoIP a um preço tão acessível (que atualmente também está à venda!)

• Essencial : a partir de $ 18,95 $ 11,95 por mês por usuário
• Profissional : a partir de $ 22,95 $ 20,95 por mês por usuário
• Enterprise : a partir de $ 32,95 $ 26,95 por mês por usuário

Esses são os preços anuais – é um pouco mais por usuário para pagar mês a mês, mas você não precisa assinar um contrato.

O plano Essential vai funcionar para muitas equipes. Inclui chamadas ilimitadas de voz e vídeo, um número gratuito local e gratuito e 1.500 minutos gratuitos. Isso é muito mais do que você obterá com outros planos básicos.

Ao contrário do RingCentral, não há limite de usuários para o plano Essential. Isso significa que você pode oferecer voz e vídeo ilimitados a mais pessoas a um preço baixo, em vez de ter que atualizar quando atingir 20 usuários.

Para chamadas em conferência e SMS de negócios, você precisará do plano Profissional. Isso vem com a integração Salesforce, HubSpot e Zendesk. O Essential só tem integração com Outlook e Google Contacts.

No nível Enterprise, você obtém integrações com software de CRM e logon único, o que é um grande benefício para os trabalhadores remotos.

Nextiva One é a solução omnichannel da empresa. Se os clientes entrarem em contato com você por meio de vários canais além de telefones, isso pode ser uma boa ideia.

Seus funcionários podem ver toda a comunicação com cada conta, o que é muito útil se as pessoas estiverem registrando tíquetes de suporte técnico, conversando, entrando em contato com a mídia social e assim por diante.

Jason argumentou que o omnichannel também facilita a vida dos administradores. “Não tenho 10 sistemas para gerenciar”, ele nos descreveu, “está tudo dentro do mesmo sistema”.

Você pode coordenar o comércio eletrônico com um call center ou vincular várias lojas físicas em um único sistema.

Você também tem uma fatura em vez de dezenas e não está procurando informações em várias plataformas. Se um cliente tiver um problema, você poderá rever todo o registro rapidamente, independentemente de como ele entrou em contato.

A organização é apenas mais fácil com Nextiva. Ficar na mesma página com os clientes e seus funcionários é tão simples quanto fazer login no sistema, não importa onde você esteja.

Para equipas que não dispõem de um escritório para coordenar a atividade, o Nextiva é a melhor solução VoIP.

É um produto que funcionários novos e antigos podem começar a usar imediatamente em qualquer dispositivo que tenham. Caso eles tenham algum problema, o respeitável serviço ao cliente da Nextiva está lá para fornecer suporte.

Se você está vendo como os recursos se dividem nos diferentes pacotes e não encontra um ajuste perfeito, basta entrar em contato com a Nextiva. Você pode comprar qualquer recurso à la carte.

Construa seu sistema, do seu jeito, em menos tempo com Nextiva. Entre em contato para uma avaliação gratuita de sete dias do pacote Essential ou uma demonstração de qualquer outro pacote oferecido. Além disso, por tempo limitado, ganhe 25% de desconto, além de um telefone grátis, ao se inscrever!

#2 – Revisão do Ooma Office – O melhor para adicionar VoIP a sistemas telefônicos SMB existentes

Se você está adiando a substituição desse sistema telefônico antigo, a Ooma pode ajudá-lo a instalar VoIP de classe empresarial com o mínimo de interrupção em seu trabalho.

Qualquer telefone que ainda esteja funcionando — analógico ou IP — vai se conectar diretamente ao seu novo sistema Ooma. Você também pode comprar telefones deles a um ótimo preço e eles serão pré-configurados, prontos para serem retirados da caixa.

Os funcionários podem fazer chamadas e colaborar com seus colegas no aplicativo móvel Ooma, estejam eles no escritório ou em trânsito.

Uma coisa que Gregg apontou foi o quão caro pode ser personalizar sua configuração se você tiver que pagar por ramal. Com o Ooma, cada usuário recebe vários ramais gratuitos: um para conferências, um para fax on-line e um para recepcionista virtual.

Recepcionista virtual é o termo de Ooma para um atendedor automático. Você pode configurá-lo para reproduzir mensagens personalizadas sobre o horário comercial, permitir que os chamadores disquem pelo nome, selecionar um idioma preferido ou encaminhar o chamador para outro ramal.

Com outros fornecedores - especialmente aqueles que custam tão pouco quanto Ooma - você geralmente acaba pagando mais para habilitar o envio de fax on-line. Alguns provedores de serviços de telefonia VoIP nem sequer o acomodam.

Quando Jason enviou seu documento de requisitos de negócios aos fornecedores, “duas empresas desistiram imediatamente” porque não conseguiram configurar máquinas de fax. A maioria dos outros vendedores lhe disse que eles realmente não fazem isso, mas eles tentariam conseguir seu negócio.

Com o Ooma, cada um de seus usuários pode configurar seu próprio ramal de fax gratuitamente.

Problema resolvido.

Quando se trata de integrar VoIP com equipamentos existentes, a Ooma minimiza as etapas que você precisa tomar e maximiza sua flexibilidade. Conecte-se ao Ooma Office via WiFi, ethernet ou use a estação base para obter dispositivos analógicos a bordo.

Pense nisso como uma solução VoIP baseada em nuvem que é realmente boa para acomodar seu equipamento existente. Pode levar algum tempo para configurar um escritório grande, mas o portal do administrador é direto. Não é a interface mais bonita de todos os tempos, mas é estupidamente simples de usar.

Embora a Ooma ofereça soluções para empresas, seus serviços de telefonia VoIP para pequenas empresas realmente se destacam.

Não há contratos — uma raridade neste espaço de produtos. Normalmente, para obter o melhor preço em VoIP, você precisa se inscrever por pelo menos um ano. O preço de Ooma é o que é. Para pequenas empresas, os preços do Ooma se dividem em dois níveis:

• Ooma Office : a partir de US$ 19,95 por mês por usuário
• Ooma Office Pro : a partir de US$ 24,95 por mês por usuário

Ao atualizar para o Pro, você obtém o aplicativo de desktop, videoconferência, gravação de chamadas, bloqueio de chamadas aprimorado e transcrição de correio de voz. Você também poderá hospedar chamadas em conferência de até 25 pessoas, enquanto o Ooma Office tem um limite de 10.

Você não tem a opção de atualizar seletivamente os usuários com o Ooma Office — são todos os funcionários de um plano ou todos os funcionários de outro. Mas, com apenas US$ 5 por usuário para atualização, você ainda está caindo na faixa média para VoIP.

E, se você atualizar, poderá configurar as pessoas em seus computadores com um softphone, o que significa que você terá menos hardware para comprar.

Você pode evitar comprar telefones sem atualizar fazendo com que as pessoas liguem do aplicativo móvel (incluído no escritório Ooma), embora Gregg tenha nos alertado que o VoIP pode ser difícil em um telefone celular. “Sim, você economiza dinheiro porque não está comprando equipamento físico”, disse ele, “mas isso pode esgotar a vida útil da bateria do dispositivo”.

Faça a transição para a nuvem no seu próprio ritmo. Mantenha seu equipamento e gerencie você mesmo com muito menos trabalho do que uma configuração tradicional. Obtenha uma cotação, inscreva-se na Ooma e comece a economizar dinheiro hoje.

#3 – Revisão do RingCentral - O melhor para chamadas de saída de alto volume

O RingCentral oferece chamadas, mensagens de texto e videoconferência ilimitadas a um preço competitivo. Se você só precisa de telefones e mensagens de texto, pode obter um negócio ainda melhor.

Esqueça as cobranças por minuto e configure os funcionários com VoIP fácil de usar. Para call centers, atendimento ao cliente, vendas - qualquer pessoa que tenha pessoas ao telefone constantemente apreciará o RingCentral. Isso é especialmente verdadeiro se você tiver que treinar novos funcionários o tempo todo.

Primeiro, eles poderão usar a interface. É intuitivo para quem já usou um computador. Administradores e gerentes descobrirão que podem reduzir o tempo necessário para transformar novos contratados em embaixadores qualificados para sua empresa.

“Você economiza muito dinheiro porque pode identificar contratações que não estão fazendo um bom trabalho e desperdiçando seu tempo”, disse Makan. Ele montou muitos call centers de telemarketing com a RingCentral e realmente valorizou a capacidade de “dizer imediatamente quem vale o dinheiro”.

A capacidade de rastrear chamadas, KPIs e ouvir gravações era como dia e noite para ele, em comparação com o trabalho em um telefone fixo. As equipes podem ouvir as chamadas que foram bem (ou mal) para ter uma noção de como capitalizar melhor cada oportunidade.

Os recursos de relatório não exigirão um cientista de dados para obter insights. Encontre seus melhores desempenhos e descubra o que eles estão fazendo. Identifique as pessoas que não se encaixam bem e deixe-as ir.

Eu ouço muita salada de palavras de marketing como “esta ferramenta otimiza o desempenho”, o tempo todo. RingCentral anda a pé.

“Você pode realmente prever suas vendas”, disse Makan, “sei que é difícil de entender, mas é verdade.”

Ele conseguiu descobrir que 2.500 chamadas levam a uma listagem. Isso lhe dizia o número de minutos que as pessoas precisavam estar ao telefone para se manterem lucrativas. Com o tempo, ele podia ver quantas listagens um funcionário deveria gerar no primeiro mês, no segundo trimestre e assim por diante.

Você provavelmente vai medir KPIs diferentes, mas é a mesma ideia. Com o tipo de visibilidade que o RingCentral oferece, você pode destilar os números em métricas simples que responsabilizam os funcionários. Você sabe com antecedência como serão suas vendas e pode aumentar ou diminuir de acordo.

Há muito sobre o RingCentral que é adequado para chamadas em grande escala. Os administradores não precisam ser assistentes de TI para adicionar novos usuários e dar a eles acesso a recursos específicos. Eles poderão provisionar novas contratações rapidamente. Quando alguém sair, eles poderão trocar de conta e reciclar o número, para que você não acabe pagando por linhas que não está usando.

Se você tem rotatividade – como muitas ocupações de chamadas de alto volume – você precisa estar atento à integridade do seu banco de dados. O RingCentral torna fácil limitar o acesso aos recursos e revogá-lo, se necessário.

Você definitivamente usará um CRM (ou algum tipo de banco de dados) para fazer chamadas em escala. O RingCentral se integra a muitos deles. Você deseja manter essa informação privada.

Outra responsabilidade para os call centers que o RingCentral ajuda você a navegar é a conformidade, que é crucial se você estiver fazendo muitas chamadas frias ou usando um discador automático. Há um discador seguro TCPA, que ajuda os agentes a evitar um processo de “chamada robótica” contra sua empresa. Em vez de se preocupar em estragar alguma coisa, eles podem se concentrar na pessoa com quem estão falando.

Os recursos da lista DNC também são fáceis de usar. Integre-se a ferramentas de terceiros para atualizar constantemente sua lista e mostre rapidamente a seus funcionários como manter sua própria lista interna.

O RingCentral é compatível com HIPAA, o que significa que o padrão de privacidade e segurança é incrivelmente alto. As multas por violações da HIPAA são muito altas, e isso não é o pior que pode acontecer.

Selecionando da variedade de pacotes da RingCentral, você pode substituir seus telefones por VoIP e economizar um pouco de dinheiro ou equipar completamente um call center omnicanal.

RingCentral MVP (anteriormente RingCentral Office) tem quatro níveis para escolher:

• Essentials : a partir de US$ 19,99 por mês por usuário
• Padrão : a partir de US$ 27,99 por mês por usuário
• Premium : a partir de US$ 34,99 por mês por usuário
• Ultimate : a partir de $ 49,99 por mês por usuário

Estes são os preços caso subscreva um ano de serviço, que refletem um desconto de 33% sobre a mensalidade.

O plano Essentials é limitado a 20 usuários. Você obtém conversas e textos ilimitados, além de compartilhamento de documentos, o que pode ser útil para compartilhar scripts de vendas e atendimento ao cliente. Você também recebe mensagens da equipe, o que é especialmente útil nos dias em que nem todos estão entrando em um escritório físico.

Com o Standard, você obtém fax ilimitado, videoconferência e integrações com o Google Workspace, Microsoft 365. Também não há limite para usuários.

Mas se você estiver indo para chamadas de alto volume, eu realmente recomendo obter o Premium. Você obtém a integração de CRM que é tão importante para discar em suas métricas e se comunicar de forma eficaz em escala.

Por US$ 10 acima do custo médio do VoIP, o Premium é uma pechincha. Lembre-se de que a média de VoIP é apenas para voz e com o RingCentral MVP você obtém recursos de mensagens de texto, vídeo e tratamento avançado de chamadas que outros planos “médios” não incluem.

Os gerentes poderão ouvir chamadas ao vivo e “sussurrar” conselhos. O funcionário pode ouvi-los, o chamador não pode. Pelo que descobri, recursos como esse de outros fornecedores geralmente eram reservados para planos que custam mais de US $ 50. Então, nesse sentido, eu consideraria o RingCentral MVP bem abaixo da média em termos de preço.

A RingCentral também oferece software de contact center, que unificará suas comunicações. Seus agentes poderão ver um registro completo do histórico de um cliente. Quando eles ligaram, quando eles conversaram? Está tudo bem aí. Você terá que entrar em contato com o RingCentral para obter os preços do Contact Center.

Esta é a minha escolha número um para pessoas que precisam fazer uma tonelada de chamadas. A RingCentral ajuda você a se proteger de várias responsabilidades que acompanham o alcance em escala. Ele também oferece a viabilidade e as ferramentas para se manter eficiente e maximizar a capacidade de contribuição de cada funcionário.

Experimente o RingCentral gratuitamente hoje.

#4 – Revisão do Phone.com – O VoIP de nível profissional mais acessível

Phone.com é uma escolha inteligente para empresas que procuram VoIP de baixo custo. Você pode ter chamadas ilimitadas ou pagar menos por um determinado bloco de minutos a cada mês.

Um dos recursos econômicos do Phone.com é que você pode misturar e combinar planos. Dê planos ilimitados à sua equipe de vendas e economize dinheiro com os funcionários que usam os telefones apenas ocasionalmente.

E, com o plano Básico, você ainda obtém a maioria dos recursos VoIP padrão, como tratamento de chamadas, atendedores automáticos, música em espera e assim por diante. Você precisará atualizar para obter videoconferência compatível com HIPAA, por exemplo, mas pode hospedar até 10 pessoas em uma sessão regular com o Basic.

Com a maioria dos outros fornecedores, você precisa atualizar o plano para todos os seus usuários. O Phone.com pode realmente ajudá-lo a manter os custos baixos, oferecendo aos usuários os recursos de que eles precisam. Esta é uma daquelas irregularidades de licenciamento que Gregg nos falou, onde pode funcionar bem se você souber o que está fazendo.

Phone.com permite que você escolha o que precisa. A gravação de chamadas e o recebimento de faxes são extras, embora você possa enviar faxes do seu telefone com qualquer plano.

Nextiva e RingCentral são um pouco mais robustos, especialmente quando se trata de relatórios e análises. E, em termos de integração de CRM, Phone.com está limitado a AllProWebTools e Zoho.

Mas algumas empresas precisam apenas de um telefone confiável com recursos de gerenciamento de chamadas que elas mesmas possam gerenciar. O Phone.com faz mais do que isso, e é mais barato do que as outras opções para gerar economias sérias para sua empresa sem se contentar com uma solução não confiável.

Ofereça aos seus clientes a capacidade de enviar mensagens de texto quando tiverem dúvidas. O Phone.com mantém todas as mensagens de seus funcionários organizadas. Venha para o sistema telefônico, fique para as mensagens.

Para usar telefones IP, você terá que estar em um plano atualizado. A empresa oferece preços realmente ótimos em telefones populares de todos os estilos. Você também pode usar o que tem, pois o Phone.com oferece suporte a uma variedade de hardware.

Usar seu próprio equipamento definitivamente diminuirá o desembolso inicial, mas conversando com Gregg aprendemos que telefones mais antigos podem ser hackeados. Apenas certifique-se de que o processador não está muito atrás do que o Phone.com está tentando vender para você e prepare-se para fazer algumas configurações você mesmo. Você realmente pode simplesmente conectar e usar se comprar equipamentos através do Phone.com.

O preço do Phone.com é baixo em geral. Você obterá os preços abaixo com um compromisso anual antecipado, que é 20% menor do que optar pelo faturamento mensal.

• Básico : a partir de US$ 10,39 por usuário por mês
• Mais : a partir de US$ 15,99 por usuário por mês
• Pro : a partir de US$ 23,99 por usuário por mês

Básico vem com 300 minutos, que são agrupados para todos os seus usuários. Isso significa apenas que os usuários do Basic compartilham minutos em vez de se preocuparem em revisar individualmente a cada mês.

Cada usuário também recebe 1.000 segmentos de texto agrupados. Um segmento é limitado a 160 caracteres, o que é muito menos do que a maioria dos telefones pode enviar em uma mensagem de texto normal atualmente. Portanto, não são 1.000 mensagens por mês, a menos que você goste de ser breve.

O licenciamento por volume reduz o preço, tanto para usuários quanto para números de telefone adicionais. Com 25 ou mais usuários, o preço do Basic cai para US$ 8,99, Plus para US$ 14,99 e Pro para US$ 21,99.

Considerando que o Pro pode se destacar com muitas das soluções VoIP de call center que eu analisei, vale a pena conferir se você precisa de muitos telefones com um orçamento apertado. Com voz e vídeo compatíveis com HIPAA, pode ser uma boa opção para práticas médicas que desejam oferecer suporte à telessaúde.

Você realmente precisa obter informações de todas as pessoas e departamentos que usam o sistema telefônico. Descubra a tecnologia e a funcionalidade que você precisa para oferecer suporte. Se o Phone.com se encaixar na conta, será menor do que você encontrará em qualquer outro lugar.

O Phone.com oferece um preço baixo que aumenta melhor do que OpenPhone, Grasshopper e outras soluções VoIP leves.

Eu não o usaria para configurar um call center - você terá que confiar totalmente em seu CRM para todos, exceto os relatórios e análises mais básicos - mas você poderá configurar muitos telefones para o normal necessidades de negócios.

Se você está pensando em cortar o fio com sua linha telefônica tradicional, esta opção vai economizar mais dinheiro. Inscreva-se no Phone.com hoje, sem necessidade de contrato.

# 5 - Revisão do Grasshopper - O melhor se você precisar de mais extensões do que linhas telefônicas

O Grasshopper é uma ótima opção para pequenas empresas que desejam estabelecer uma identidade profissional sem comprar um sistema muito complexo.

Estou pensando no dono do restaurante que quer números para alguns locais sem ter que pagar por uma linha telefônica tradicional indo para cada um. Ou talvez o escritório de advocacia que queira alguns números com muitas extensões.

Se você delinear seus requisitos de negócios e descobrir que só precisa do essencial, não pague mais por coisas de que não precisa. O Grasshopper vai preparar você com tudo o que você precisa por uma taxa fixa a cada mês.

Você obterá um conjunto de recursos projetados para o trabalho diário de uma empresa moderna, sem a confusão destinada a organizações maiores. Não há necessidade de atualizar apenas para acessar um recurso específico. Cada plano do Grasshopper vem com chamadas ilimitadas, bem como todos os recursos que a empresa oferece, como configuração de uma árvore telefônica, saudações personalizadas, roteamento de chamadas e muito mais.

Existem até alguns recursos, como resposta instantânea, que você nem sempre obtém com outros provedores. Se você perder uma chamada, o Grasshopper enviará automaticamente uma mensagem de texto.

O tratamento simultâneo de chamadas e o encaminhamento de chamadas permitem que você transmita chamadas para colegas de equipe quando estiver ocupado. A transcrição do correio de voz facilita o acompanhamento das chamadas após o expediente.

Gerencie tudo o que acabei de listar diretamente do aplicativo móvel. Encaminhe as chamadas exatamente para onde elas precisam ir - são apenas alguns toques no seu celular.

Você também obtém extensões ilimitadas com os planos Grasshopper Small Businesses e várias extensões gratuitas com seus outros planos. Encaminhe chamadas para outros números, dispositivos móveis, ramais informativos para responder a perguntas frequentes ou um correio de voz educado fora do escritório.

Ser cobrado por extensões era algo que Gregg disse que as pessoas deveriam prestar atenção no contato que assinam. O custo total pode “aumentar rapidamente” se você tiver que pagar por uma linha extra apenas para configurar um ramal de correio de voz.

Com o Grasshopper, você não precisa se preocupar tanto. O plano de nível básico vem com um número e três ramais - perfeito para o único proprietário ou fundador receber seus chamadores com um menu profissional e conectá-los à pessoa certa.

Vamos dar uma olhada em suas três opções com o Grasshopper.

• Solo : a partir de $ 26 por mês para um número e três extensões
• Parceiro : a partir de US$ 44 por mês para três números e seis extensões
• Small Business : a partir de $ 80 por mês para cinco números e extensões ilimitadas

Como eu disse, é realmente apenas o básico. Não há integração de CRM ou gravação de chamadas, então pense no Grasshopper como uma maneira de substituir seu sistema telefônico em vez de revolucioná-lo.

Dito isso, se você está tentando fazer mágica com VoIP gratuito como o Google Voice, a capacidade de configurar o roteamento de chamadas pode parecer absolutamente revolucionária.

Também vai custar menos e ser muito mais fácil de configurar do que seus concorrentes mais robustos. Números gratuitos podem levar um dia para começar a funcionar, mas normalmente seu número está pronto para ser usado quando você se inscreve.

Se você quiser adicionar uma linha extra, é $ 10 por mês. Isso é muito mais do que Phone.com para linhas extras, e é por isso que eu não recomendo o Grasshopper se você precisar de uma tonelada. Além disso, a interface não é construída para lidar com um grande sistema de qualquer maneira.

Mas para o pequeno escritório, é perfeito. Não importa onde você ou seus parceiros de negócios trabalhem - as pessoas podem estar em campo quando uma chamada chega ao escritório ou em uma cidade totalmente diferente. O Grasshopper torna mais fácil garantir que suas chamadas cheguem onde precisam.

Experimente o Grasshopper gratuitamente.

#6 – Revisão do PhoneBurner – O melhor VoIP pronto para uso para equipes de vendas

PhoneBurner está pronto para arrasar. Você é?

Este produto é um pouco diferente das outras opções de VoIP da minha lista. É uma plataforma de engajamento de vendas, portanto, não foi projetada para substituir seu sistema telefônico. Em vez disso, foi projetado para fornecer aos representantes de saída a ferramenta perfeita para prospecção, venda e fechamento de negócios.

A equipe é remota? As pessoas gostam de trabalhar fora do escritório? Não um drama. Seus usuários podem telefonar de qualquer lugar e começar a trabalhar com seus contatos mais quentes.

Ele contém um software de CRM e discador automático embutido na plataforma. Você não está tentando fazer com que a tecnologia funcione bem — está tudo pronto quando você abre a caixa. Você pode integrar com seu próprio CRM, se quiser, ou simplesmente importar seus leads e começar a fazer até 80 ligações por hora.

Não sei qual é o ritmo de seus representantes agora, mas 80 ligações por hora é fumaça. Não há atraso de "telemarketing" quando a chamada é conectada, apenas uma conversa nítida como se fosse por uma linha telefônica.

E, como o CRM está vinculado, os representantes podem ver exatamente com quem estão falando, em que estágio do pipeline estão e quaisquer notas deixadas na conta.

Sarkar disse que praticamente todo mundo no jogo B2B SaaS está telefonando por meio de plataformas de engajamento de vendas agora. O discador automático torna seus agentes muito mais eficientes, eliminando o trabalho ocupado de discagem. “Você quase não precisa clicar em nada”, disse ele.

Com o PhoneBurner, você não está discando manualmente, navegando pelas páginas para encontrar um número ou copiando/colando e-mails freneticamente antes da próxima chamada. Em vez disso, você pode descartar mensagens de voz sem esperar pelo bipe, enviar um e-mail apropriado ou mover um cliente potencial para outra pasta com um único clique.

Para Makan, o software de discagem automática era crucial para o alcance em larga escala do telemarketing, mas era difícil de configurar. Você tem que programar especificamente o CRM e o discador automático. A partir daí, é caro ajustar o software de CRM para o seu setor. Ele mencionou uma opção popular de CRM que custa US$ 25.000 e US$ 50.000, “apenas para você configurar os telefones”.

Com o PhoneBurner, muito desse trabalho está fora do seu prato. Ele não vai preparar seu banco de dados para você, mas a integração fundamental de CRM/discagem automática já está em vigor.

A empresa dá um passo adiante, oferecendo um dos pacotes de integração mais abrangentes que já vi para qualquer produto. A equipe deles trabalha com você nas metas antes da configuração, conduz você por uma sessão de teste e treina sua equipe sobre como usar a plataforma.

Você também aprenderá a criar relatórios para acompanhar o desempenho. É fácil fazer isso errado, em qualquer plataforma, mas seu consultor PhoneBurner está orientando as empresas pelo processo, semana após semana. Eles configurarão painéis, tabelas de classificação e tudo isso será personalizado de acordo com seus objetivos.

Os leads são distribuídos automaticamente, com base nas regras que você define. Alterne entre configurações predefinidas, como Round Robin ou First Come First Served, ou personalize suas próprias configurações. Certifique-se de que os leads cheguem sempre ao agente certo, com apenas uma pequena quantidade de trabalho por parte do gerente.

O PhoneBurner não é barato, mas lembre-se de que esta não é uma comparação de maçãs com maçãs com os outros provedores de VoIP porque você está recebendo o discador automático e o CRM integrados.

• Padrão : a partir de US$ 124 por usuário a cada mês
• Profissional : a partir de US$ 149 por usuário a cada mês
• Premium : a partir de US$ 166 por usuário a cada mês

Estes são os preços se você se inscrever por um ano, o que basicamente oferece dois meses de graça em comparação com o pagamento mensal.

Você está recebendo minutos de discagem ilimitados, o que obviamente é importante se seus representantes estiverem fazendo mil ligações por semana. Com PhoneBurner, isso não é difícil de fazer.

A gravação de chamadas é armazenada gratuitamente por 30 dias com o plano Standard, 60 dias com o Professional e não há limite para os planos Premium. Também há limites para o número de contatos que você pode armazenar, que começam em 10.000 no plano Standard.

Você precisará atualizar para o Professional para obter os recursos do softphone. Não é grande coisa se você já tem telefones, mas imagino que isso incomode as pessoas que querem usar seu tablet ou computador.

Com o Premium, você obtém uma linha de entrada dedicada, além de alguns dos recursos de manuseio. Eu não recomendaria usar o PhoneBurner para tráfego de entrada sério - as outras opções de VoIP serão muito mais baratas - mas algumas equipes apreciarão ter um correio de voz personalizado e a capacidade de encaminhar chamadas.

Em média, um representante pode fazer 233% mais chamadas com o PhoneBurner do que com uma linha normal.

Será que o lápis de matemática para você? Para Makan, foram necessárias 2.500 ligações para gerar uma listagem. Qual é a sua métrica?

Se duplicar ou triplicar a produtividade do seu representante parece uma boa ideia, comece uma avaliação gratuita com o PhoneBurner hoje.

#7 – Revisão do OpenPhone – A melhor maneira de administrar seus negócios a partir de um telefone celular

Jason nos avisou sobre ir com a “opção mais nova e mais barata”, então fiquei um pouco cético quando ouvi falar do OpenPhone. Tem apenas alguns anos e custa US $ 10 por mês.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Vá em frente. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Recursos de VoIP de linha de base

Quero me concentrar no que torna esses produtos diferentes, não sobrecarregar você descrevendo todos os recursos de cada produto. Uma vez que você comece a explorar o VoIP, você descobrirá que 30 a 40 recursos diferentes são o mínimo em termos do que você obtém.

Cada opção que escolhi cobre o que considero os recursos básicos de VoIP, com algumas pequenas exceções. Você não vai me ouvir chamá-los, a menos que haja algo superlativo sobre como um fornecedor faz isso.

Para fazer minha lista de recomendações, os provedores tiveram que incluir:

• Recursos de gerenciamento de chamadas, como encaminhamento de chamadas, transferência de chamadas, chamadas em espera e ramais, para que você nunca perca uma chamada, não importa onde esteja.
• Menus e atendedores automáticos que permitem que os chamadores disquem para um determinado departamento, ouçam o horário comercial e assim por diante.
• Gravação de chamadas que fornece um histórico e reprodução de todas as chamadas, o que é útil para treinamento e às vezes necessário por motivos legais.
• Um aplicativo móvel que transforma seu celular em uma linha de negócios
• Fax online para substituir a necessidade de máquinas tradicionais, além de digitalizar documentos automaticamente.
• Recursos de softphone para permitir que você faça chamadas de desktops e tablets com apenas um fone de ouvido.
• Videochamadas e conferências para reuniões, webinars, telessaúde e muito mais.
• Transcrição de correio de voz que transforma suas chamadas perdidas em uma leitura rápida por texto ou e-mail

Alguns dos pacotes VoIP de “nível básico” destinados a empresas com cinco a dez funcionários vêm apenas com versões limitadas desses recursos. Você pode ter que pagar mais pela gravação de chamadas, por exemplo, ou optar por um plano mais caro para obter fax on-line ilimitado.

Os planos variam entre sistemas básicos de telefonia empresarial e soluções premium para call centers. O último vem com recursos de gerenciamento de chamadas muito mais personalizáveis, atendedores automáticos de vários níveis e recursos de relatórios profundos que uma pequena equipe não vai perder.

Fazendo uma compra de VoIP econômica

O serviço telefônico tradicional, após impostos, seria algo em torno de US$ 50 a US$ 70 por mês. Em minha pesquisa, encontrei muitos usuários mudando para VoIP porque estavam pagando muito mais do que isso.

Eu acho que é assim que as pessoas “cortam sua conta de telefone pela metade” mudando para VoIP. Eles estavam sendo arrastados sobre as brasas por seu atual provedor de telefonia. Para pessoas com uma conta de telefone razoável, a economia pode não ser tão dramática.

“Não é uma economia mágica”, Gregg nos disse. “Você economizará um pouco, mas não tanto quanto pensaria com seu serviço telefônico mensal.”

Mas, como você provavelmente pagará por telefone, até uma economia de US $ 10 por mês aumentará rapidamente. Quanto mais inteligente você puder selecionar um provedor, maior será sua economia.

Vamos ver como avaliar o preço de etiqueta, o preço real e onde você pode cortar custos encontrando um sistema adequado ao seu negócio.

Gregg disse que o VoIP custa cerca de US$ 25 por usuário por mês, em média, que é basicamente o que encontrei em minha pesquisa. Isso ocorre se você estiver pagando pelos telefones diretamente ou usando softphones. Se você estiver alugando telefones de mesa, normalmente custa cerca de US$ 10 por mês extra, elevando o custo do VoIP para cerca de US$ 35 por usuário a cada mês.

Chame de $ 40 por mês após impostos e taxas. Não são os provedores que estão preenchendo a conta, apenas as inevitáveis ​​sobretaxas impostas pelo governo para o Fundo de Serviço Universal, que leva as telecomunicações às partes rurais do país e oferece suporte aos números de emergência 911.

Agora você definitivamente vai ver VoIP por mais barato que $ 25 por linha. Incluí soluções VoIP simples como Phone.com e OpenPhone que são menos da metade disso.

Normalmente, a desvantagem com os planos de custo realmente baixo é que você recebe um bloco fixo de minutos por mês, enquanto os planos de $ 25+ tendem a vir com chamadas ilimitadas na América do Norte.

Para vendas, atendimento ao cliente e outros casos de uso que exigem pessoas na buzina o dia todo, chamadas ilimitadas são obrigatórias. Quando você ultrapassa seu bloco de minutos definido, sua economia de VoIP pode desaparecer.

Se você estiver usando um software de discagem automática sobre VoIP, realmente precisará evitar preços por minuto. Makan fez as contas durante nossa conversa: se você tem 100 funcionários que devem fazer 200 ligações por dia, você está olhando para 100.000 minutos por semana. Isso é muito volume de chamadas para sobreviver sendo cobrado por minuto.

Alguns provedores, como RingCentral, Ooma e Nextiva, oferecem planos na faixa de US$ 20 para chamadas ilimitadas. Assim, você pode pagar abaixo da média, mas não precisa se preocupar com cobranças excessivas.

Outro fator que pode potencialmente diminuir o custo total do VoIP é entender o licenciamento. Por exemplo, vai custar-lhe mais para adicionar uma extensão? Você está pagando por usuário, por linha, por caminho de chamada? Os fornecedores não cobram todos da mesma maneira.

Gregg nos advertiu que muitas pessoas não entendem exatamente como estão pagando no contrato. Eles vão personalizar algo do seu lado, pensando que é grátis, e depois ficam chocados quando a conta chega no final do mês.

Com o Grasshopper, mesmo o plano mais barato que eles oferecem vem com três extensões gratuitas. Isso é ótimo para uma pequena empresa que deseja uma linha para alguns departamentos ou uma startup que precisa de uma árvore telefônica básica.

O Phone.com custa menos para adicionar um novo número do que o Grasshopper, mas você não recebe extensões gratuitas. Os diferentes arranjos podem ser confusos, mas se você dedicar um tempo para entender o que precisa, poderá jogar a seu favor.

Se você está realmente tentando obter VoIP dentro do orçamento, Jason nos avisou que você precisa ser um pouco cauteloso. É muito fácil criar uma empresa de VoIP hoje em dia – a tecnologia não é nova – e ele contou algumas histórias de horror de vendedores de maçãs podres fingindo oferecer um serviço respeitável e abandonando clientes assim que recebem seu dinheiro.

“E como leva cerca de 30 dias para transferir um número, você está meio sem sorte se isso acontecer”, disse ele. O Departamento de Justiça dos EUA processou esses casos, recuperando milhões de dólares de falsos esquemas de fraude VoIP.

É melhor prevenir do que remediar e usar um provedor de VoIP como Grasshopper ou Ooma que já existe há algum tempo. Ou, um nome familiar como RingCentral que é uma empresa de capital aberto. “Eu não posso imaginar que eles iriam terminar com você em 10 dias ou algo assim”, disse Jason.

Sistema baseado em nuvem ou no local

Você pode instalar a infraestrutura VoIP em seu escritório (no local) ou usar a internet para se conectar ao serviço (baseado em nuvem). De qualquer forma, você está pagando menos do que pagaria por uma linha telefônica tradicional, mas há diferenças importantes a serem compreendidas.

Há um custo inicial de equipamento muito maior se você optar por uma implantação no local. Você precisa comprar o PBX, telefones, roteadores, switches, etc., enquanto um provedor baseado em nuvem hospeda tudo isso sozinho.

Você pode comprar telefones de mesa com uma solução baseada em nuvem e muitas pessoas o fazem. Mas você não precisa, desde que equipe os funcionários com um softphone ou um aplicativo móvel VoIP.

“Quando é baseado em nuvem, você não tem o grande desembolso”, disse Gregg. “Mas você não está realmente perdendo por não obter o equipamento porque esses sistemas vêm com uma tonelada de funcionalidades.” Alguns dos principais recursos sobre os quais ele falou foram:

• Seus funcionários podem trabalhar de qualquer lugar do mundo com internet
• Você poderá autogerenciar os sistemas de menu de recursos e o roteamento de chamadas
• Você pode expandir sem comprar equipamentos e reduzir sem desperdício
• Você não tem equipamentos para manter e monitorar

Essas são quatro das principais razões pelas quais eu só recomendo soluções baseadas em nuvem.

Como qualquer solução que outra pessoa esteja hospedando, você sacrifica um pouco de controle de back-end. Você está limitado aos recursos que eles fornecem, enquanto um sistema local pode ser completamente personalizado para atender às suas necessidades exatas.

Mas o usuário final pode fazer a grande maioria do que precisa com Ooma ou Grasshopper. Um proprietário de loja com zero experiência em TI pode adicionar uma extensão para um novo funcionário ou fazer alterações nas informações sobre o horário de férias fornecidas pelo atendedor automático.

A maioria das pessoas obtém o controle de que precisa sem a responsabilidade de manter um sistema. Se você precisar de centenas de telefones e configuração super personalizada, um sistema local pode ser sua única opção. Isso exigirá uma sobrecarga de TI – contratar um MSP como Gregg para instalar, manter, monitorar e substituir seu equipamento – ou contratar uma equipe interna.

Para muitos empresários, seria um sonho não se estressar com os telefones. Os provedores baseados em nuvem que analisei ofereciam quase 100% de tempo de atividade e alguns oferecem SLAs com suporte financeiro.

Como Gregg disse à minha equipe: “Você não está tão preocupado com o fato de o final do escritório principal estar funcionando o tempo todo porque seus funcionários estão se conectando diretamente ao servidor baseado em nuvem”.

A simplicidade aqui é ainda mais importante se as pessoas estiverem em teletrabalho ou trabalhando fora do escritório alguns dias por semana. É muito mais difícil proteger as comunicações entre usuários externos e um sistema local.

Falarei mais sobre isso na seção de segurança, mas os funcionários modernos precisam ter acesso aos serviços da empresa o tempo todo. Como tal, baseado em nuvem está se tornando muito mais popular.

Greg nos disse sem rodeios: “Se você é SMB na faixa de dez telefones – mais ou menos – não vale mais a pena fazer no local”.

Empresas maiores terão mais em que pensar, mas provedores de VoIP como Nextiva, RingCentral e Ooma podem ajudá-lo a configurar, independentemente do tipo de implantação que você precisa. Com esses fornecedores, você pode realmente obter o melhor dos dois mundos ou fazer a transição para a nuvem no seu próprio ritmo.

Que tipo de velocidade de Internet preciso para chamadas claras?

As chamadas devem ser claras. Você não pode comprometer isso, ou desejará ter seu telefone fixo, seja qual for o preço.

Então, como você garante que sua configuração lida com VoIP?

Aqui estão os detalhes do que encontrei: VoIP não funcionará em DSL. O cabo pode ser bom para um pequeno escritório, mas não será o melhor.

Fibra é o que você quer. Tem a largura de banda que você precisa e as velocidades de upload/download são as mesmas, ao contrário do cabo.

Todos com quem conversamos sobre VoIP nos disseram que ficar com pouca largura de banda vai começar a causar problemas – chamadas perdidas, ecos na linha e conversas terríveis.

Aqui está a coisa, VoIP não precisa de uma conexão rápida.

Gregg disse que 100 kbps é bom. 140 kbps é “como o telefonema mais perfeito e perfeito”.

Portanto, se você estiver em uma linha de 1 mbps, poderá fazer dez chamadas telefônicas. “Certamente, você sempre quer compensar as quedas e outros enfeites, mas isso é tudo que você precisa em termos de velocidade”, acrescentou.

A Nextiva e a RingCentral possuem planos VoIP voltados para empresas menores que não possuem infraestrutura de escritório comercial. Eles permitirão que você teste sua conexão diretamente no site deles. Você obterá todas as informações necessárias para descobrir se está pronto para VoIP ou se precisa atualizar sua Internet primeiro.

Não estamos falando de um tubo enorme aqui, os problemas que você encontra são a estabilidade da conexão. Se você está baixando uma música, quem se importa se leva dois ou três segundos extras? Você não notaria. Mas quando você está conversando, mesmo um pequeno atraso será uma grande dor.

Qualquer atraso acima de 150 ms (milissegundos) e sua conversa significativa agora é impossível. Para referência, uma chamada por telefone fixo tem um atraso de cerca de 45 ms, então 150 é definitivamente o limite superior do que você deseja.

Mais alto do que isso, você está falando por cima de alguém ou eles perderam o que você disse.

Fazer ligações frias, ajudar um cliente irado — já é bastante difícil. Ninguém quer repetir o que disse. E não vai ser bom se alguém errar o número do cartão de crédito.

“O que se torna um problema”, disse Gregg, “é se você tiver um modem a cabo que tenha apenas 5 mbps em seu upstream, e todos no escritório estiverem enviando coisas para o Dropbox, OneDrive e coisas assim, consumindo essa largura de banda .”

Lembra dos dias sombrios em que alguém não podia estar na internet e no telefone ao mesmo tempo? Não volte. Certifique-se de ter a largura de banda para acomodar todos os seus usuários com todas as suas tarefas.

Considerações de rede e hardware

Agora você pode ter toda a largura de banda do mundo e ainda obter uma qualidade VoIP ruim se sua rede não estiver configurada corretamente.

As pequenas empresas não precisam se preocupar tanto com isso. De acordo com Gregg, “se você tiver apenas cinco telefones, talvez até 10 telefones, com certeza você poderia despejá-los em uma rede”.

Ele aconselhou a execução de uma VLAN separada para qualquer coisa além de 10 telefones em um único local para evitar problemas de qualidade. Separe os telefones dos computadores e priorize o tráfego de voz nos roteadores. Dessa forma, o que quer que seus funcionários estejam fazendo não afetará a qualidade de suas chamadas.

Mesmo com os chamados sistemas “plug and play”, você vai querer pensar um pouco na configuração da rede se estiver instalando mais de 10 telefones. “Quero dizer, você pode simplesmente conectá-los”, disse Gregg, “mas eu não ficaria muito esperançoso com a qualidade.”

Mas não se trata apenas de telefones para pensar. “As máquinas de fax nas salas de conferência realmente me deixaram louco”, explicou Jason. “Eu estou tipo: estou apenas comprando um sistema telefônico!”

Você tem que ser metódico. Para onde as linhas telefônicas precisam ir? Eles estão conectados ao sistema de segurança? Se você tiver PoE, basta conectar o cabo ethernet aos telefones, mas se não tiver, terá que garantir que haja energia funcionando em todos os lugares em que deseja uma estação.

Com um serviço baseado em nuvem, você terá que deixar o fornecedor atrás de seu firewall.

Jason teve um problema em que um de seus funcionários perdeu uma coisa importante sobre os requisitos de firewall e atrasou sua implantação de VoIP em cerca de seis meses. "Eu não estava muito feliz", foi tudo o que ele disse sobre isso.

Se você tem muitos telefones e aparelhos de fax tradicionais que deseja continuar usando, eu recomendaria Nextiva, RingCentral ou Ooma. Eles oferecem adaptadores de telefone analógico (ATAs) que permitem que você ative dispositivos de linha fixa com VoIP.

Isso permite que você elimine gradualmente seu sistema antigo, em vez de tentar Hercules sua empresa por meio de uma transformação massiva (e muito mais cara). Vai ser doloroso mudar, não importa o que aconteça, mas por quanto tempo você pode justificar investir mais dinheiro em um PABX antigo que é duas vezes mais difícil de usar para metade da funcionalidade?

Uma última coisa sobre o uso de telefones antigos. É ótimo se você puder usar o que tem ou conseguir um acordo em algum lugar, em vez de passar pelo fornecedor.

No entanto, Gregg encontrou problemas com telefones antigos. Os hackers tentarão fazer login nos telefones para começar a fazer chamadas de spam. “Estávamos vendo mais de 100.000 tentativas por dia em um único sistema telefônico”, lembrou ele. Os processadores dos telefones mais antigos não eram poderosos o suficiente para suportar todas as solicitações recebidas, e o ataque travou o sistema.

Portanto, fique atento às ofertas e tente aproveitar ao máximo os equipamentos que você já possui. Mas tenha cuidado ao comprar um telefone que tenha um processador mais antigo, pois pode ser uma vulnerabilidade.

Além disso, quando você compra um telefone diretamente de seu fornecedor VoIP, ele é pré-provisionado. Tem uma conexão segura fora da caixa. Quando você começa a fragmentar as coisas, pode perder a funcionalidade plug-and-play desejável.

Certifique-se de que os trabalhadores remotos estejam atualizados

O VoIP baseado em nuvem oferece total liberdade para você se conectar remotamente com facilidade. Conectar usuários externos a um sistema local tem muito mais obstáculos em termos de custo e segurança.

Mas mesmo se você for para a nuvem, o que eu recomendo, há algumas coisas em que pensar.

Os trabalhadores remotos precisam de uma conexão de internet sólida para VoIP. Quando Jason contrata alguém que trabalha em casa, o anúncio de emprego diz que eles precisam ter um WiFi bloqueado e seguro.

Ele também faz com que eles façam um teste de velocidade para garantir que suas conexões sejam robustas o suficiente para atender chamadas telefônicas. Ele exige um mínimo de 20 mbps de download e 10 mbps de upload.

É apenas um speedtest genérico, nada extravagante. Ele envia o link, eles enviam capturas de tela para verificar. Jason disse que a maioria das pessoas “explodiu esses tempos de upload/download”, mas você precisa ter certeza.

Com funcionários em regime de teletrabalho, também é preciso pensar em treinamento e gestão à distância. Eu sei que eu disse que os planos premium de VoIP de fornecedores como RingCentral e Nextiva são voltados para o público de call center. Bem, também é verdade que esses recursos se tornam muito importantes para a colaboração quando não há escritório.

Compartilhando documentos dentro da plataforma, como scripts de telefone, ou a capacidade de um gerente ouvir as primeiras chamadas ao vivo de um novo contratado – você pode fornecer mais suporte para desenvolver seus funcionários, mesmo quando as pessoas estão trabalhando em casa.

Para uma equipe pequena, o OpenPhone pode funcionar muito bem. As pessoas podem compartilhar uma caixa de entrada, marcar chamadas, deixar comentários e garantir que nenhuma oportunidade seja perdida.

As pessoas adoram poder trabalhar em movimento, mesmo que não sejam totalmente remotas. Uma coisa que surpreendeu Jason foi a importância do aplicativo móvel para os executivos. Eles queriam tudo encaminhado para o seu celular.

Os aplicativos móveis são ótimos, mas também têm suas desvantagens. Gregg disse que o VoIP no celular era ótimo para economizar dinheiro, mas ele não estava tão interessado nele como um substituto em tempo integral para usar um computador ou telefone de mesa. “É bom em uma pitada”, disse ele, “mas se você quiser ver a bateria do celular acabar diante de seus olhos, esse é um ótimo caminho a percorrer”.

Integração com CRM

Minha equipe perguntou a Jason qual é a maior coisa que você pode fazer para ajudar representantes e agentes, e ele disse que é a integração com seu CRM.

Esta foi uma música que ouvimos de todos, e se encaixa com minha própria experiência. O software de CRM é um divisor de águas total quando se trata de expandir seus negócios e fornecer serviços aos clientes.

Procure um serviço de telefonia VoIP que tenha integração com o seu CRM. Se você não tiver um, Nextiva e PhoneBurner têm um embutido que você pode começar a usar imediatamente.

A tecnologia não é nova, de forma alguma, mas o software de CRM ficou muito bom nos últimos dois anos e muito mais barato. Quando você combina a capacidade de um CRM de rastrear informações do cliente com comunicação de voz de qualidade, a experiência resultante para seus funcionários é incrível.

Um cliente liga e as informações de sua conta aparecem na tela. Não há como procurar um arquivo ou pedir a um cliente que forneça seu nome, ID, número do pedido etc.

Sarkar conversou conosco sobre como isso aumentou a eficiência de seus representantes de vendas. “Você consegue ter mais conversas cortando o tempo extra que gasta para descobrir quem está ligando.”

Realmente, cada interação é simplificada, o que torna seus representantes e agentes muito mais produtivos. Se um cliente tiver um pedido, o representante poderá ver onde ele está. Não há etapas extras para verificar quem está ligando ou pedir que eles encontrem um número de ordem de compra.

Economizar segundos em cada tarefa repetitiva aumenta rapidamente. Os funcionários podem clicar para discar números dentro do CRM. As informações da conta são centralizadas e os agentes podem deixar notas sobre as chamadas. Tudo é armazenado de uma forma que faz sentido.

Makan colocou bem quando disse: “Comparado a um sistema telefônico tradicional, voz sobre IP integrado ao CRM é como: antes do iPhone [versus] depois do iPhone”.

A capacidade de gravar chamadas no CRM foi um fator importante para muitas das pessoas com quem conversamos. “No passado,” Jason disse, “os sistemas que eu tinha para gravar eram meio separados do CRM, então eu tive que ir atrás disso. Se alguém ligasse, eu teria que ficar tipo com quem você fala? Quando você ligou? E isso seria uma espécie de pesadelo.”

Quando Jason mudou para um novo provedor de VoIP, a integração com seu CRM foi o fator decisivo. Sua empresa se comunicou em tantos canais, todos os quais são gravados. A integração torna o processo de escuta muito mais fácil.

“Se você reclamar de um representante ou algo assim”, disse Jason, “eu posso pegar seu número de telefone, conectá-lo e encontrar todas as ligações que você fez no ano passado, todos os chats, todos os e-mails, todos os contato. É super simples. [Isso] me poupa tempo rastreando chamadas.”

Para Makan, a gravação de chamadas era essencial para avaliar o desempenho dos funcionários. “Tradicionalmente, você dá a alguém um telefone falso”, disse ele. “Você não sabe quantas ligações eles fizeram, com quem falaram ou qual foi o nível da conversa.”

Com VoIP, você pode fazer o controle de qualidade muito mais fácil. Ouvir as chamadas é fácil. O que deu certo? O que poderia ser melhorado? Identifique quem precisa de treinamento e quem não é adequado.

Makan explicou como isso realmente ajuda os gerentes a economizar tempo e energia para candidatos de qualidade. Eles sabem em quem investir e quem enviar em seu caminho. “Quero dizer, você pode dizer em 60-90 dias. Qualquer desculpa que eles derem, você pode apenas ouvir a qualidade das ligações.”

Fique atento a provedores de VoIP que mostrem integrações diretas com seu CRM (e outros softwares). Você absolutamente precisa fazer uma demonstração para ver como essa integração impulsiona e funciona no dia-a-dia. Se você quer aquela experiência “super simples” que Jason estava falando para gravar chamadas, a integração tem que ser apertada.

Também esteja ciente de que a configuração inicial do seu CRM e VoIP levará algum tempo, especialmente se você estiver vinculando vários canais, como conversa, texto e bate-papo. Você precisa personalizá-lo para se adequar ao seu setor e caso de uso, porque o software é bastante genérico e pronto para uso.

“Você pode realmente se divertir com isso”, disse Makan, “e esse é o desafio”.

Sarkar era um grande fã de plataformas de engajamento de vendas porque elas têm o CRM embutido e já estão sintonizadas para o trabalho. Obviamente você não quer usá-los para atendimento ao cliente, mas algo como PhoneBurner vai sobrecarregar uma equipe de vendas com muito menos configuração necessária.

Ferramentas de conformidade convenientes que os funcionários podem usar sem pensar

Existem muitos regulamentos que protegem os consumidores de receber chamadas robóticas ou de ter suas informações de cartão de crédito roubadas. Portanto, se você estiver fazendo muitas ligações ou recebendo informações financeiras por telefone, haverá leis de telemarketing e privacidade com as quais você não quer mexer.

Fico feliz que esses regulamentos existam, mas novas contratações (ou simplesmente descuido) podem violar uma lei por acidente e levar sua empresa a uma multa pesada. Descobri que uma única ligação para alguém no registro nacional de Não-Ligar pode resultar em uma multa de cinco dígitos.

Um único deslize pode custar de US$ 11.000 a US$ 43.000. E isso é por chamada , pois você pode receber várias multas se um de seus funcionários estragar tudo. Se isso acontecer várias vezes, duvido que o governo o acerte com uma multa menor.

Ou pense em conformidade com HIPAA para provedores de saúde. A exposição acidental de informações de saúde protegidas de um paciente pode resultar em prisão. Isso é verdade mesmo que a empresa não soubesse que uma violação havia ocorrido.

E, no entanto, as empresas fazem ligações e compartilham informações privadas o tempo todo sem falir ou acabar na prisão. Isso ocorre porque eles usam bons provedores de VoIP que tornam a conformidade conveniente para os funcionários. Seus agentes obtêm as ferramentas adequadas para que possam se concentrar no cliente, em vez de se manterem livres de leis de conformidade obscuras.

Independentemente do tamanho da sua empresa, se estiver fazendo muitas chamadas de saída (especialmente se estiver usando um software de discagem automática), precisará atualizar sua lista DNC e usá-la para eliminar esses números de suas listas de chamadas.

RingCentral, Nextiva e incluem recursos fáceis de usar para garantir que sua lista DNC esteja atualizada. PhoneBurner tem integrações com DNC.com para manter as pessoas seguras.

Makan, cujos agentes faziam milhares de ligações por semana, disse que o Zoho CRM em conjunto com o RingCentral era a maneira mais barata possível de preparar seus funcionários para o sucesso. Você só precisa manter sua lista de DNC cuidando, “porque isso é algo que você vai encontrar muito, e eles precisam limpar os números que eles ligam”.

Gravar chamadas é outra área em que a conformidade é importante. Essas leis variam de estado para estado. Em Nova York, você não precisa dizer às pessoas que a ligação está sendo gravada. Em Nova Jersey, você faz.

Produtos como o RingCentral permitem que você notifique automaticamente as pessoas de que a chamada está sendo gravada, para que você esteja coberto. Isso permite que suas equipes pensem menos em como fazer ligações legais.

Jason nos contou sobre um dos recursos que o convenceram a continuar com seu provedor de VoIP. É ilegal gravar números de cartão de crédito, portanto, os funcionários precisam se lembrar de pausar a gravação enquanto obtêm essas informações.

“E como você pode imaginar”, disse ele, “se você atender 1.000 ou 1.500 ligações por mês, você vai esquecer isso algumas vezes, ou perder, ou esquecer de pausar, ou esquecer de retomar, o que é um grande não-não em nossa área.”

O serviço de VoIP que ele escolheu automatizou esse processo no CRM para que os funcionários não precisassem pensar nisso. Assim que o cursor estava na caixa de informações de pagamento, a chamada parou de gravar.

“Então meus representantes não precisam se lembrar de desligar isso, e isso é super fácil”, disse Jason. “Não preciso me preocupar com a conformidade com o PCI (Payment Card Industry). Eu não preciso me preocupar com 'Ei, se você esquecer, me diga para que eu possa excluir a chamada do sistema.' E se excluirmos a chamada errada?”

Aproveite todas as oportunidades que puder para automatizar a conformidade. As responsabilidades potenciais de uma única supervisão são suficientes para justificar o custo de gastar um pouco mais a cada mês em seu VoIP, CRM e treinamento.

Segurança

Ninguém quer pagar US$ 20.000 em ligações que não fez. Foi o que aconteceu com um cliente de Gregg antes de proteger adequadamente seu VoIP. Alguém o hackeou e o usou para começar a fazer chamadas fraudulentas.

A segurança é uma grande preocupação para qualquer serviço baseado na Internet, e o VoIP não é exceção.

É bastante simples para sistemas locais se todos os seus telefones estiverem em um local. Defina regras em seu roteador para que ninguém possa se conectar ao sistema telefônico, exceto o provedor de serviços telefônicos.

Gregg disse: “Desde que isso esteja configurado, você é sólido e não pode ser hackeado porque o tráfego não pode chegar de mais ninguém”.

Proteger um sistema local fica muito mais difícil se você tiver pessoas trabalhando em casa, e é por isso que muitas empresas estão optando pela rota VoIP baseada em nuvem. Os endereços residenciais não têm endereços IP estáticos, portanto, você não pode definir regras em seu roteador.

“A única maneira apropriada de fazer isso é usando um serviço VPN”, explicou Gregg. “Se você deixar as portas abertas para que qualquer pessoa possa se conectar, verá que o sistema telefônico será martelado constantemente.”

Com VoIP baseado em nuvem, o provedor garante que as pessoas certas estejam ligando para seu sistema. Você ainda precisa manter uma boa higiene de segurança em sua empresa – senhas longas, princípio de privilégio mínimo e desprovisionamento de contas antigas.

Esses dois últimos pontos são realmente importantes. Você precisa garantir que os funcionários tenham acesso apenas aos dados de que absolutamente precisam. Se possível, eles devem ter acesso somente leitura. E quando os funcionários saem, você precisa desprovisioná-los.

Por um lado, você não quer pagar por contas antigas que não estão em uso. Se você tiver alta rotatividade, tome cuidado para reutilizar números antigos pelos quais já está pagando, em vez de comprar números extras. Você não quer ficar chocado com uma conta que tem dezenas de linhas que você não está usando.

“As pessoas precisam estar cientes da sabotagem”, disse Makan. “Se você conseguir um funcionário insatisfeito, ele pode apagar o banco de dados, se você não fizer backup dele. Ou eles copiam. Ou eles simplesmente começam a corromper os números e a mudar as coisas lá dentro.”

Se você aderir ao princípio de privilégio mínimo e estiver em cima de inicializar completamente os usuários antigos do sistema, o risco de sabotagem é próximo de zero. Caso contrário, você está colocando em risco a integridade de seus dados.

Serviços de telefonia VoIP como RingCentral, Nextiva e Ooma facilitam para os administradores acompanharem quem tem quais privilégios. Você não precisará de uma credencial infosec para manter todas as contas bloqueadas.

Conclusão

Minhas principais recomendações são Nextiva, Ringcentral e Ooma. Eles são acessíveis, confiáveis ​​e fáceis de configurar.

Se você precisa de uma plataforma VoIP completa e barata, considere o Phone.com.

O Grasshopper é ótimo se você estiver mais preocupado em ter extensões diferentes suficientes em vez de linhas telefônicas exclusivas e dedicadas.

Precisa de algo mais adequado para apoiar os esforços de suas equipes de vendas? Veja no PhoneBurner uma plataforma de engajamento de vendas que inclui um discador automático.

Se você é um operador individual ou apenas alguém que está cansado de ter que usar seu número pessoal para administrar seus negócios, o OpenPhone oferece uma maneira fácil e barata de obter um número profissional e serviço VoIP.

Recapitulando minhas principais escolhas e no que elas são melhores:

1. Nextiva – Melhor geral (por tempo limitado, ganhe 25% de desconto, além de um telefone grátis, ao se inscrever!)
2. Ooma Office – Melhor para adicionar VoIP a sistemas telefônicos SMB existentes
3. RingCentral – Melhor para chamadas de saída de alto volume
4. Phone.com – VoIP de nível profissional mais acessível
5. Grasshopper – Melhor se você precisar de mais extensões do que linhas telefônicas
6. PhoneBurner – Melhor VoIP pronto para uso para equipes de vendas
7. OpenPhone – A melhor forma de gerir o seu negócio a partir de um telemóvel

Não se esqueça de considerar seus requisitos, orçamento e os critérios sobre os quais falamos ao longo do processo de escolha do melhor serviço de telefonia VoIP para o seu negócio.

Você está usando atualmente um provedor de VoIP? Qual é a sua experiência com o uso de VoIP?

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