Meilleurs fournisseurs VoIP et services téléphoniques que vous devriez considérer

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Voulez-vous sauter la lecture et accéder directement à mon premier choix ? Les meilleurs services téléphoniques VOIP pour la plupart des gens sont Nextiva, Ooma ou Ringcentral.

L'achat de VoIP pour votre entreprise vous fera économiser de l'argent par rapport à une ligne téléphonique traditionnelle. Et si vous utilisez déjà un service VoIP d'un fournisseur maladroit, vous pourrez peut-être passer à quelque chose de plus élégant sans rien perdre, sauf la frustration.

Pour écrire un article vraiment utile pour mes lecteurs, mon équipe a contacté des dirigeants qui ont utilisé la VoIP de différentes manières.

Vous pouvez trouver environ 80 % de ce que vous devez savoir sur la VoIP n'importe où sur le Web. Voici les 20 % que vous ne trouverez nulle part ailleurs.

Nous avons parlé avec :

• Gregg, qui gère les services informatiques pour gagner sa vie. Il connaît les avantages et les inconvénients des différentes options VoIP et aide les entreprises à rester protégées contre les piratages.
• Jason, qui travaille dans des centres d'appels depuis près de 30 ans et vient d'acheter VoIP pour son entreprise. Il est à l'écoute de ce qui est important pour vos employés, qu'ils soient à distance ou dans un bureau.
• Makan, qui a mis en place des dizaines d'équipes de télémarketing à haut volume. Il a appris à réduire le risque d'amendes réglementaires et à identifier les plus performants dans un secteur au taux de rotation exceptionnellement élevé.
• Sarkar, qui gère les équipes de vente dans l'espace B2B SaaS. Il nous a expliqué comment synchroniser les logiciels VoIP et CRM avec le moins de maux de tête possible.

Écoute, je sais ce qui fonctionne pour une entreprise comme la mienne. En parlant avec un éventail d'experts, mon équipe et cet article peuvent aider un plus large éventail d'acheteurs avec des cas d'utilisation ou des situations différents des miens.

Des entreprises cherchent à équiper des bureaux dans 20 pays. D'autres doivent protéger les données des patients. Certaines personnes veulent simplement cesser d'utiliser leur numéro de téléphone portable personnel pour le travail.

Voici les sept meilleurs fournisseurs de services téléphoniques VoIP que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement. Après les avis, vous trouverez un guide d'achat détaillé.

#1 - Revue Nextiva - Le meilleur dans l'ensemble

J'entends beaucoup parler des tendances du travail à domicile, mais je ne pense pas que quiconque puisse dire avec certitude à quoi ressemblera la «vie de bureau» dans deux ou trois ans. Si vous voulez que vos équipes restent fonctionnelles quel que soit le sens du vent, Nextiva est un choix solide.

Il s'agit d'une VoIP basée sur le cloud, de sorte que vos employés peuvent venir au bureau, installer un bureau à la maison ou utiliser leur téléphone en déplacement. Contrairement à un système téléphonique sur site, les employés peuvent utiliser leur téléphone sans VPN car ils appellent via Nextiva.

Ainsi, vous avez beaucoup moins à vous soucier de la sécurité, ce qui est certainement dans l'esprit des gestionnaires qui ont des gens qui appellent depuis des hôtels, des cafés et leur réseau domestique.

Les experts avec qui mon équipe s'est entretenue l'ont classé comme un véritable système plug-and-play pour les entreprises qui veulent une tonalité sans casse-tête informatique. Si votre système est construit sur dix téléphones ou moins, vous aurez très peu de mal à installer Nextiva.

Une chose que Jason a souligné, cependant, est que vous devrez réfléchir à la conformité si vous envisagez de prendre des numéros de carte de crédit par téléphone. Mais, pour l'essentiel, la sécurité est gérée par Nextiva car tout est acheminé via leur cloud.

Nextiva peut s'adapter à des centaines de téléphones si nécessaire. Il y aura une configuration backend pour que tout se passe, mais Nextiva vous aidera à déployer avec un processus d'installation guidé.

Et contrairement à certaines autres entreprises qui offrent ce type de flexibilité, Nextiva peut équiper l'ensemble de votre bureau. Télécopieurs, téléphones de conférence, plusieurs bureaux, quelle que soit votre configuration, vous pourrez la faire passer à la plate-forme moderne de Nextiva.

Améliorez votre téléphone professionnel en le connectant aux e-mails, SMS et vidéo, ou centralisez chaque canal dans une seule fenêtre pour vos employés.

Toutes les fonctionnalités de gestion des appels et d'administration des utilisateurs que vous attendez sont incluses. Et quand je dis qu'ils sont faciles à utiliser, jetez un coup d'œil au générateur de flux d'appels qui permet de visualiser la configuration du routage :

Il peut être difficile de configurer des standards automatiques sur certaines plates-formes, mais c'est facile par glisser-déposer avec Nextiva.

La société a fait beaucoup pour rendre tout aussi simple que possible pour les utilisateurs finaux. Si vous vous demandez si vous disposez ou non de la vitesse Internet nécessaire à votre bureau, vous pouvez la tester dès maintenant sur le site Web de Nextiva. Simulez le trafic requis pour deux ou 200 téléphones. Vous obtiendrez des informations sur la vitesse, mais aussi sur la gigue et tout ce qui se passe pour savoir si vous pouvez ou non passer des appels de manière fiable.

Vous pouvez également utiliser le site pour tester la vitesse des travailleurs à distance qui doivent être sur appel, ce que Jason a fortement recommandé. Si leur réseau domestique ne prend pas en charge la VoIP, vous envisagez peut-être une erreur d'embauche coûteuse.

Nextiva offre une assistance 24h/24 et 7j/7 pour chaque plan. Ce n'est pas typique, surtout pour la VoIP à un prix aussi abordable (qui est également en vente actuellement !)

• Essentiel : à partir de 18,95 $ 11,95 $ par mois par utilisateur
• Professionnel : à partir de 22,95 $ 20,95 $ par mois par utilisateur
• Entreprise : à partir de 32,95 $ 26,95 $ par mois par utilisateur

Ce sont les prix annuels - c'est un peu plus par utilisateur à payer de mois en mois, mais vous n'avez pas à signer de contrat.

Le plan Essentiel fonctionnera pour de nombreuses équipes. Il comprend des appels vocaux et vidéo illimités, un numéro local et sans frais gratuit et 1 500 minutes sans frais. C'est beaucoup plus que ce que vous obtiendrez avec d'autres plans d'entrée de gamme.

Contrairement à RingCentral, il n'y a pas de limite d'utilisateurs pour le plan Essential. Cela signifie que vous pouvez offrir à plus de personnes la voix et la vidéo illimitées à bas prix, plutôt que d'avoir à mettre à niveau une fois que vous avez atteint 20 utilisateurs.

Pour les conférences téléphoniques et les SMS professionnels, vous aurez besoin du plan professionnel. Cela vient avec l'intégration de Salesforce, HubSpot et Zendesk. Essential n'a d'intégration qu'avec Outlook et Google Contacts.

Au niveau Entreprise, vous bénéficiez d'intégrations avec le logiciel CRM et l'authentification unique, ce qui est une aubaine pour les travailleurs à distance.

Nextiva One est la solution omnicanale de l'entreprise. Si les clients vous contactent via une variété de canaux en plus des téléphones, cela peut être une bonne idée.

Vos employés peuvent voir toutes les communications avec chaque compte, ce qui est vraiment utile si les gens enregistrent des tickets d'assistance, discutent, contactent les médias sociaux, etc.

Jason a fait valoir que l'omnicanal facilite également la vie des administrateurs. "Je n'ai pas 10 systèmes à gérer", nous a-t-il expliqué, "tout est dans le même système".

Vous pouvez coordonner le commerce électronique avec un centre d'appels ou lier plusieurs magasins physiques en un seul système.

Vous avez également une facture au lieu de dizaines et vous ne recherchez pas d'informations sur plusieurs plates-formes. Si un client a un problème, vous pouvez parcourir rapidement l'intégralité de l'enregistrement, quelle que soit la manière dont il vous a contacté.

L'organisation est tout simplement plus facile avec Nextiva. Rester sur la même page avec les clients et vos employés est aussi simple que de se connecter au système, où que vous soyez.

Pour les équipes qui n'ont pas de bureau pour coordonner l'activité, Nextiva est la meilleure solution VoIP.

C'est un produit que les employés, nouveaux et anciens, peuvent commencer à utiliser immédiatement sur n'importe quel appareil dont ils disposent. En cas de problème, le service client réputé de Nextiva est là pour vous aider.

Si vous regardez la façon dont les fonctionnalités se décomposent dans les différents packages et que vous ne trouvez pas un ajustement parfait, contactez simplement Nextiva. Vous pouvez acheter n'importe quelle fonctionnalité à la carte.

Construisez votre système, à votre façon, en moins de temps avec Nextiva. Contactez-nous pour un essai gratuit de sept jours du forfait Essential ou une démonstration de tout autre forfait proposé. De plus, pour une durée limitée, obtenez 25 % de réduction, plus un téléphone gratuit, lorsque vous vous inscrivez !

#2 - Ooma Office Review - Le meilleur pour ajouter la VoIP aux systèmes téléphoniques SMB existants

Si vous tardez à remplacer ce système téléphonique vieillissant, Ooma peut vous aider à installer la VoIP de classe affaires avec une interruption minimale de votre travail.

Tout téléphone que vous possédez et qui fonctionne encore (analogique ou IP) se connectera directement à votre nouveau système Ooma. Vous pouvez également leur acheter des téléphones à un prix avantageux et ils seront préconfigurés, prêts à sortir de la boîte.

Les employés peuvent passer des appels et collaborer avec leurs collègues dans l'application mobile Ooma, qu'ils soient au bureau ou en déplacement.

Une chose que Gregg a soulignée était le coût de la personnalisation de votre configuration si vous devez payer par extension. Avec Ooma, chaque utilisateur bénéficie d'un certain nombre d'extensions gratuites : une pour les conférences, une pour la télécopie en ligne et une pour une réceptionniste virtuelle.

Virtual Receptionist est le terme d'Ooma pour un standard automatique. Vous pouvez le configurer pour lire des messages personnalisés sur les heures d'ouverture, permettre aux appelants de composer par nom, sélectionner une langue préférée ou acheminer l'appelant vers une autre extension.

Avec d'autres fournisseurs, en particulier ceux qui coûtent aussi peu qu'Ooma, vous finissez souvent par payer un supplément pour activer la télécopie en ligne. Certains fournisseurs de services téléphoniques VoIP ne l'acceptent même pas.

Lorsque Jason a envoyé son document d'exigences commerciales aux fournisseurs, « deux entreprises ont tout de suite renfloué » parce qu'elles n'étaient pas en mesure de configurer des télécopieurs. La plupart des autres vendeurs lui ont dit qu'ils ne le faisaient pas vraiment, mais qu'ils essaieraient d'obtenir son affaire.

Avec Ooma, chacun de vos utilisateurs peut configurer gratuitement sa propre extension de fax.

Problème résolu.

Lorsqu'il s'agit d'intégrer la VoIP à l'équipement existant, Ooma minimise les étapes à suivre et maximise votre flexibilité. Connectez-vous à Ooma Office via WiFi, Ethernet ou utilisez la station de base pour embarquer des appareils analogiques.

Considérez-le comme une solution VoIP basée sur le cloud qui convient parfaitement à votre équipement existant. La configuration d'un grand bureau peut prendre un certain temps, mais le portail administrateur est simple. Ce n'est pas la plus belle interface de tous les temps, mais c'est stupide et simple à utiliser.

Alors qu'Ooma propose des solutions pour les entreprises, leurs services téléphoniques VoIP pour les petites entreprises se démarquent vraiment du lot.

Il n'y a pas de contrats - une rareté dans cet espace de produits. Habituellement, pour obtenir le meilleur prix sur la VoIP, vous devez vous inscrire pour au moins un an. Le prix d'Ooma est ce qu'il est. Pour les petites entreprises, la tarification Ooma se décompose en deux niveaux :

• Ooma Office : à partir de 19,95$ par mois par utilisateur
• Ooma Office Pro : à partir de 24,95$ par mois par utilisateur

En passant à Pro, vous bénéficiez de l'application de bureau, de la visioconférence, de l'enregistrement des appels, du blocage amélioré des appels et de la transcription de la messagerie vocale. Vous pourrez également organiser des conférences téléphoniques jusqu'à 25 personnes, alors qu'Ooma Office a une limite de 10.

Vous n'avez pas le choix de mettre à niveau les utilisateurs de manière sélective avec Ooma Office - c'est tous les employés d'un plan ou tous les employés d'un autre. Mais, à seulement 5 $ par utilisateur pour la mise à niveau, vous vous situez toujours dans la fourchette moyenne pour la VoIP.

Et, si vous effectuez une mise à niveau, vous pouvez configurer les utilisateurs sur leurs ordinateurs avec un softphone, ce qui signifie que vous avez moins de matériel à acheter.

Vous pouvez éviter d'acheter des téléphones sans mise à niveau en demandant aux gens d'appeler depuis l'application mobile (qui est incluse avec le bureau Ooma), bien que Gregg nous ait avertis que la VoIP peut être difficile sur un téléphone portable. "Oui, vous économisez de l'argent parce que vous n'achetez pas d'équipement physique", a-t-il déclaré, "mais cela peut vider l'autonomie de la batterie de l'appareil."

Passez au cloud à votre rythme. Conservez votre équipement et gérez-le vous-même avec beaucoup moins de travail qu'une configuration traditionnelle. Obtenez un devis, inscrivez-vous avec Ooma et commencez à économiser de l'argent dès aujourd'hui.

#3 – RingCentral Review – Le meilleur pour les appels sortants à volume élevé

RingCentral vous offre des appels, des SMS et des visioconférences illimités à un prix compétitif. Si vous avez juste besoin des téléphones et des SMS, vous pouvez obtenir une offre encore meilleure.

Oubliez les frais à la minute et configurez les employés avec une VoIP facile à utiliser. Pour les centres d'appels, le service client, les ventes, toute personne qui a des gens au téléphone en permanence appréciera RingCentral. Cela est particulièrement vrai si vous devez constamment former de nouveaux employés.

Tout d'abord, ils pourront utiliser l'interface. C'est intuitif pour quiconque a utilisé un ordinateur. Les administrateurs et les gestionnaires découvriront qu'ils peuvent raccourcir le temps qu'il faut pour transformer les recrues en ambassadeurs qualifiés pour votre entreprise.

"Vous économisez beaucoup d'argent car vous pouvez identifier les recrues qui ne font pas du bon travail et qui perdent leur temps", nous a dit Makan. Il a mis en place de nombreux centres d'appels de télémarketing avec RingCentral et a vraiment apprécié la capacité de "dire tout de suite qui en vaut la peine".

La possibilité de suivre les appels, les indicateurs de performance clés et d'écouter les enregistrements était comme le jour et la nuit pour lui par rapport au travail sur une ligne fixe. Les équipes peuvent écouter les appels qui se sont bien (ou mal) déroulés pour avoir une idée de la façon de mieux tirer parti de chaque opportunité.

Les fonctionnalités de création de rapports ne nécessiteront pas un scientifique des données pour glaner des informations. Trouvez vos employés les plus performants et découvrez ce qu'ils font. Identifiez les personnes qui ne vous conviennent pas et laissez-les partir.

J'entends beaucoup de mots marketing comme « cet outil optimise les performances », tout le temps. RingCentral marche le pas.

"Vous pouvez réellement prédire vos ventes", a déclaré Makan, "je sais que c'est difficile à comprendre, mais c'est vrai."

Il a pu comprendre que 2 500 appels mènent à une seule liste. Cela lui indiquait le nombre de minutes que les gens devaient passer au téléphone pour rester rentables. Au fil du temps, il pouvait voir combien d'annonces un employé devrait générer au cours de son premier mois, de son deuxième trimestre, etc.

Vous allez probablement mesurer différents KPI, mais c'est la même idée. Avec le type de visibilité qu'offre RingCentral, vous pouvez transformer les chiffres en mesures simples qui responsabilisent les employés. Vous savez à l'avance à quoi ressembleront vos ventes et vous pouvez les augmenter ou les réduire en conséquence.

Il y a beaucoup de choses sur RingCentral qui conviennent bien aux appels à grande échelle. Les administrateurs n'ont pas besoin d'être des assistants informatiques pour ajouter de nouveaux utilisateurs et leur donner accès à des ressources spécifiques. Ils seront en mesure de recruter rapidement de nouvelles recrues. Lorsque quelqu'un part, il pourra changer de compte et recycler le numéro, de sorte que vous ne finissiez pas par payer pour des lignes que vous n'utilisez pas.

Si vous avez du roulement, comme c'est le cas pour de nombreuses professions d'appels à volume élevé, vous devez faire attention à l'intégrité de votre base de données. RingCentral permet de limiter facilement l'accès aux ressources et de le révoquer si nécessaire.

Vous allez certainement utiliser un CRM (ou une forme de base de données) pour appeler à grande échelle. RingCentral s'intègre à beaucoup d'entre eux. Vous voulez garder ces informations privées.

Une autre responsabilité pour les centres d'appels que RingCentral vous aide à naviguer est la conformité, qui est cruciale si vous faites beaucoup d'appels à froid ou si vous utilisez un numéroteur automatique. Il existe un numéroteur sécurisé TCPA, qui aide les agents à éviter d'intenter une action en justice contre votre entreprise. Au lieu de s'inquiéter de gâcher quelque chose, ils peuvent se concentrer sur la personne à qui ils parlent.

Les fonctionnalités de la liste DNC sont également faciles à utiliser. Intégrez des outils tiers pour mettre constamment à jour votre liste et montrez rapidement à vos employés comment gérer votre propre liste interne.

RingCentral est conforme à la loi HIPAA, ce qui signifie que la norme de confidentialité et de sécurité est incroyablement élevée. Les amendes pour violation de la HIPAA sont très élevées, et ce n'est pas le pire qui puisse arriver.

En choisissant parmi la gamme de forfaits de RingCentral, vous pouvez remplacer vos téléphones par la VoIP et économiser un peu d'argent ou équiper complètement un centre d'appels omnicanal.

RingCentral MVP (anciennement RingCentral Office) propose quatre niveaux :

• Essentials : à partir de 19,99 $ par mois par utilisateur
• Standard : à partir de 27,99$ par mois par utilisateur
• Premium : à partir de 34,99$ par mois par utilisateur
• Ultimate : à partir de 49,99 $ par mois et par utilisateur

Ce sont les prix si vous vous inscrivez pour un an de service, qui reflètent une remise de 33 % sur le tarif mensuel.

Le forfait Essentials est limité à 20 utilisateurs. Vous obtenez des conversations et des SMS illimités, ainsi que le partage de documents, ce qui peut être utile pour partager des scripts de vente et de service client. Vous bénéficiez également d'une messagerie d'équipe, ce qui est particulièrement utile à l'époque où tout le monde ne se rend pas dans un bureau physique.

Avec Standard, vous bénéficiez d'un nombre illimité de fax, de vidéoconférences et d'intégrations avec Google Workspace, Microsoft 365. Il n'y a pas non plus de limite d'utilisateurs.

Mais si vous optez pour des appels à volume élevé, je vous recommande vraiment de vous procurer Premium. Vous bénéficiez de l'intégration CRM si importante pour accéder à vos métriques et communiquer efficacement à grande échelle.

À 10 $ au-dessus du coût moyen de la VoIP, Premium est une aubaine. N'oubliez pas que la moyenne VoIP concerne uniquement la voix et avec RingCentral MVP, vous bénéficiez de fonctionnalités de messagerie texte, de vidéo et de gestion des appels avancées que les autres forfaits "moyens" n'incluent pas.

Les responsables pourront écouter les appels en direct et "chuchoter" des conseils. L'employé peut les entendre, l'appelant ne peut pas. D'après ce que j'ai trouvé, des fonctionnalités comme celle-ci d'autres fournisseurs étaient généralement réservées aux plans coûtant plus de 50 $. Donc, dans ce sens, je considérerais RingCentral MVP bien en dessous du prix moyen.

RingCentral propose également un logiciel de centre de contact qui unifiera vos communications. Vos agents pourront voir un enregistrement complet de l'historique d'un client. Quand ont-ils appelé, quand ont-ils bavardé ? Tout est là. Vous devrez contacter RingCentral pour connaître les tarifs du centre de contact.

C'est mon choix numéro un pour les personnes qui doivent faire une tonne d'appels. RingCentral vous aide à vous protéger d'un certain nombre de responsabilités liées à la sensibilisation à grande échelle. Cela vous donne également la viabilité et les outils nécessaires pour rester efficace et maximiser la capacité de contribution de chaque employé.

Essayez RingCentral gratuitement dès aujourd'hui.

#4 - Phone.com Review - La VoIP de qualité professionnelle la plus abordable

Phone.com est un choix intelligent pour les entreprises qui recherchent une VoIP économique. Vous pouvez avoir des appels illimités ou payer moins pour un bloc de minutes défini chaque mois.

L'une des fonctionnalités rentables de Phone.com est que vous pouvez mélanger et assortir les forfaits. Offrez à votre équipe de vente des forfaits illimités tout en économisant de l'argent sur les employés qui n'utilisent le téléphone qu'occasionnellement.

Et, avec le plan de base, vous bénéficiez toujours de la plupart des fonctionnalités VoIP standard telles que la gestion des appels, les standards automatiques, la musique d'attente, etc. Vous devrez effectuer une mise à niveau pour obtenir une visioconférence conforme à la HIPAA, par exemple, mais vous pouvez héberger jusqu'à 10 personnes dans une session régulière avec Basic.

Avec la plupart des autres fournisseurs, vous devez mettre à niveau le plan pour tous vos utilisateurs. Phone.com peut vraiment vous aider à réduire les coûts en offrant aux utilisateurs les fonctionnalités dont ils ont besoin. C'est l'une de ces irrégularités de licence dont Gregg nous a parlé, où cela peut bien fonctionner si vous savez ce que vous faites.

Phone.com vous permet de choisir ce dont vous avez besoin. L'enregistrement des appels et la télécopie entrante sont en sus, bien que vous puissiez envoyer des télécopies à partir de votre téléphone avec n'importe quel forfait.

Nextiva et RingCentral sont un peu plus robustes, surtout en ce qui concerne les rapports et les analyses. Et, en termes d'intégration CRM, Phone.com est limité à AllProWebTools et Zoho.

Mais certaines entreprises ont juste besoin d'un téléphone fiable avec des capacités de traitement des appels qu'elles peuvent gérer elles-mêmes. Phone.com fait plus que cela, et c'est juste assez moins cher que ces autres options pour permettre à votre entreprise de réaliser d'importantes économies sans se contenter d'une solution peu fiable.

Offrez à vos clients la possibilité d'envoyer des SMS lorsqu'ils ont des questions. Phone.com organise tous les messages de vos employés. Venez pour le système téléphonique, restez pour la messagerie.

Pour utiliser les téléphones IP, vous devrez être sur un plan mis à niveau. La société propose des prix vraiment intéressants sur les téléphones populaires de tous les styles. Vous pouvez également utiliser ce que vous avez, car Phone.com prend en charge une gamme de matériel.

L'utilisation de votre propre équipement réduira certainement les dépenses initiales, mais en discutant avec Gregg, nous avons appris que les téléphones plus anciens peuvent être piratés. Assurez-vous simplement que le processeur n'est pas trop loin derrière ce que Phone.com essaie de vous vendre, et préparez-vous à faire une partie de la configuration vous-même. Vous pouvez vraiment brancher et jouer si vous achetez de l'équipement via Phone.com.

Le prix de Phone.com est bas dans tous les domaines. Vous obtiendrez les prix ci-dessous avec un engagement annuel initial, qui sont 20 % inférieurs à ceux d'une facturation mensuelle.

• Basique : à partir de 10,39 $ par utilisateur et par mois
• Plus : à partir de 15,99 $ par utilisateur par mois
• Pro : à partir de 23,99 $ par utilisateur et par mois

Basic est livré avec 300 minutes, qui sont mises en commun pour tous vos utilisateurs. Cela signifie simplement que les utilisateurs de base partagent des minutes au lieu d'avoir à se soucier de les parcourir individuellement chaque mois.

Chaque utilisateur reçoit également 1 000 segments de texte regroupés. Un segment est limité à 160 caractères, ce qui est bien moins que ce que la plupart des téléphones peuvent envoyer dans un message texte normal de nos jours. Ce n'est donc pas 1 000 SMS par mois, à moins que vous n'aimiez être bref.

Les licences en volume font baisser le prix, tant pour les utilisateurs que pour les numéros de téléphone supplémentaires. Avec 25 utilisateurs ou plus, le prix de Basic tombe à 8,99 $, Plus à 14,99 $ et Pro à 21,99 $.

Étant donné que Pro peut tenir bon avec de nombreuses solutions VoIP de centre d'appels que j'ai examinées, cela vaut la peine de vérifier si vous avez besoin de beaucoup de téléphones avec un budget serré. Avec la voix et la vidéo conformes à la HIPAA, cela pourrait être une bonne option pour les cabinets médicaux qui cherchent à prendre en charge la télésanté.

Vous devez vraiment obtenir les commentaires de chaque personne et service utilisant le système téléphonique. Déterminez la technologie et les fonctionnalités que vous devez prendre en charge. Si Phone.com correspond à la facture, ce sera un plus petit que vous ne trouverez nulle part ailleurs.

Phone.com vous offre un prix bas qui évolue mieux qu'OpenPhone, Grasshopper et d'autres solutions VoIP légères.

Je ne l'utiliserais pas pour configurer un centre d'appels - vous devrez vous fier entièrement à votre CRM pour tout sauf les rapports et les analyses les plus élémentaires - mais vous pourrez configurer de nombreux téléphones pour une utilisation normale les besoins de l'entreprise.

Si vous songez à couper le cordon de votre ligne téléphonique traditionnelle, cette option vous fera économiser le plus d'argent. Inscrivez-vous avec Phone.com aujourd'hui, aucun contrat nécessaire.

#5 - Grasshopper Review - Le meilleur si vous avez besoin de plus d'extensions que de lignes téléphoniques

Grasshopper est une excellente option pour les petites entreprises qui souhaitent établir une identité professionnelle sans acheter un système très complexe.

Je pense au propriétaire du restaurant qui veut des numéros pour quelques endroits sans avoir à payer pour une ligne téléphonique traditionnelle allant à chacun. Ou peut-être le cabinet d'avocats qui veut quelques numéros avec beaucoup d'extensions.

Si vous décrivez les besoins de votre entreprise et qu'il s'avère que vous n'avez besoin que de l'essentiel, ne payez pas plus pour des choses dont vous n'avez pas besoin. Grasshopper va vous fournir tout ce dont vous avez besoin pour un tarif forfaitaire chaque mois.

Vous obtiendrez une suite de fonctionnalités conçues pour le travail quotidien d'une entreprise moderne, sans l'encombrement destiné aux grandes organisations. Il n'est pas nécessaire de mettre à niveau uniquement pour accéder à une fonctionnalité particulière. Chaque forfait Grasshopper comprend des appels illimités, ainsi que toutes les fonctionnalités proposées par l'entreprise, telles que la configuration d'un arbre téléphonique, des messages d'accueil personnalisés, le routage des appels, etc.

Il existe même quelques fonctionnalités, comme la réponse instantanée, que vous n'obtiendrez pas toujours avec d'autres fournisseurs. Si vous manquez un appel, Grasshopper enverra automatiquement un SMS.

La gestion et le transfert d'appels simultanés vous permettent de transférer les appels à vos coéquipiers lorsque vous êtes occupé. La transcription de la messagerie vocale permet de rattraper plus facilement les appels après les heures.

Gérez tout ce que je viens de lister directement depuis l'application mobile. Acheminez les appels exactement là où ils doivent aller - il suffit de quelques balayages sur votre cellulaire.

Vous bénéficiez également d'extensions illimitées avec les plans Grasshopper Small Businesses et de plusieurs extensions gratuites avec leurs autres plans. Acheminez les appels vers d'autres numéros, des appareils mobiles, des extensions d'information pour répondre aux FAQ ou une messagerie vocale polie en cas d'absence du bureau.

Se faire facturer pour les extensions était quelque chose que Gregg a dit que les gens devraient surveiller dans le contact qu'ils signent. Le coût total peut "augmenter très rapidement" si vous devez payer une ligne supplémentaire juste pour configurer une extension de messagerie vocale.

Avec Grasshopper, vous n'avez pas à vous inquiéter autant. Le plan d'entrée de gamme est livré avec un numéro et trois extensions, parfait pour le propriétaire unique ou le fondateur pour accueillir ses appelants avec un menu professionnel et les mettre en contact avec la bonne personne.

Examinons de plus près vos trois options avec Grasshopper.

• Solo : à partir de 26$ par mois pour un numéro et trois extensions
• Partenaire : à partir de 44$ par mois pour trois numéros et six extensions
• Petite entreprise : à partir de 80 $ par mois pour cinq numéros et extensions illimitées

Comme je l'ai dit, ce ne sont vraiment que les bases. Il n'y a pas d'intégration CRM ni d'enregistrement d'appels, alors pensez à Grasshopper comme un moyen de remplacer votre système téléphonique plutôt que de le révolutionner.

Cela dit, si vous avez essayé de faire de la magie avec la VoIP gratuite comme Google Voice, la possibilité de configurer le routage des appels peut sembler carrément révolutionnaire.

Il coûtera également moins cher et sera beaucoup plus facile à configurer que ses concurrents plus robustes. Les numéros sans frais peuvent prendre une journée pour commencer à fonctionner, mais généralement, votre numéro est prêt à fonctionner lorsque vous vous inscrivez.

Si vous souhaitez ajouter une ligne supplémentaire, c'est 10 $ par mois. C'est beaucoup plus que Phone.com pour les lignes supplémentaires, c'est pourquoi je ne recommande pas Grasshopper si vous avez besoin d'une tonne. De plus, l'interface n'est pas conçue pour gérer un gros système de toute façon.

Mais pour le petit bureau, c'est parfait. Peu importe où vous ou vos partenaires commerciaux travaillez, les gens peuvent être sur le terrain lorsqu'un appel arrive au bureau, ou dans une toute autre ville. Grasshopper permet de s'assurer que vos appels arrivent facilement là où ils doivent aller.

Essayez Grasshopper gratuitement.

#6 - PhoneBurner Review - Le meilleur VoIP prêt à l'emploi pour les équipes de vente

PhoneBurner est prêt à basculer. Êtes-vous?

Ce produit est un peu différent des autres options VoIP de ma liste. Il s'agit d'une plateforme d'engagement commercial, elle n'est donc pas conçue pour remplacer votre système téléphonique. Il est plutôt conçu pour donner aux représentants sortants l'outil parfait pour prospecter, vendre et conclure des affaires.

L'équipe est-elle distante ? Les gens aiment-ils travailler hors du bureau ? Pas un drame. Vos utilisateurs peuvent téléphoner de n'importe où et commencer à travailler avec vos contacts les plus chauds.

Il contient un CRM et un logiciel de numérotation automatique intégrés à la plateforme. Vous n'essayez pas de rendre la technologie agréable - tout est configuré lorsque vous ouvrez la boîte. Vous pouvez intégrer votre propre CRM si vous le souhaitez, ou simplement importer vos prospects et commencer à passer jusqu'à 80 appels par heure.

Je ne sais pas quel est le rythme actuel de vos commerciaux, mais 80 appels par heure, c'est de la fumée. Il n'y a pas de délai de "télévendeur" lorsque l'appel se connecte, juste une conversation nette comme si c'était sur une ligne téléphonique.

Et, comme le CRM est lié, les commerciaux peuvent voir exactement à qui ils parlent, à quelle étape du pipeline ils se trouvent et toutes les notes laissées dans le compte.

Sarkar a déclaré que pratiquement tout le monde dans le jeu B2B SaaS téléphonait désormais via des plateformes d'engagement commercial. Le numéroteur automatique rend vos agents beaucoup plus efficaces en éliminant le travail fastidieux de numérotation. "Vous avez à peine besoin de cliquer sur quoi que ce soit", a-t-il déclaré.

Avec PhoneBurner, vous n'êtes pas en train de composer manuellement, de parcourir des pages pour trouver un numéro ou de copier/coller frénétiquement des e-mails avant le prochain appel. Au lieu de cela, vous pouvez déposer des messages vocaux sans attendre le bip, envoyer un e-mail approprié ou déplacer un prospect vers un autre dossier en un seul clic.

Pour Makan, le logiciel de numérotation automatique était crucial pour une diffusion à grande échelle dans le télémarketing, mais c'était pénible à mettre en place. Vous devez programmer spécifiquement le CRM et le numéroteur automatique. À partir de là, il est coûteux d'adapter le logiciel CRM à votre secteur. Il a mentionné une option CRM populaire qui coûte 25 000 $ et 50 000 $, "juste pour que vous soyez tous configurés avec les téléphones".

Avec PhoneBurner, une grande partie de ce travail est hors de votre assiette. Il ne va pas préparer votre base de données pour vous, mais l'intégration fondamentale CRM/numéroteur automatique est déjà en place.

La société va encore plus loin en proposant l'un des packages d'intégration les plus complets que j'ai vus pour n'importe quel produit. Leur équipe travaille avec vous sur des objectifs avant de vous installer, vous fait passer une session de test, puis forme votre équipe à l'utilisation de la plateforme.

Vous apprendrez également à créer des rapports afin de suivre les performances. Il est facile de se tromper, sur n'importe quelle plate-forme, mais votre conseiller PhoneBurner guide les entreprises tout au long du processus, semaine après semaine. Ils vous mettront en place avec des tableaux de bord, des classements, et tout cela sera personnalisé en fonction de vos objectifs.

Les prospects sont distribués automatiquement, en fonction des règles que vous définissez. Basculez entre les configurations prédéfinies, comme Round Robin ou Premier arrivé, premier servi, ou personnalisez vos propres paramètres. Assurez-vous que les prospects parviennent au bon agent à chaque fois, avec seulement une petite quantité de travail de la part du responsable.

PhoneBurner n'est pas bon marché, mais rappelez-vous qu'il ne s'agit pas d'une comparaison avec les autres fournisseurs de VoIP, car vous obtenez le numéroteur automatique et le CRM intégrés.

• Standard : à partir de 124 $ par utilisateur et par mois
• Professionnel : à partir de 149 $ par utilisateur et par mois
• Premium : à partir de 166 $ par utilisateur chaque mois

Ce sont les prix si vous vous inscrivez pour un an, ce qui vous donne essentiellement deux mois gratuits par rapport au paiement mensuel.

Vous bénéficiez d'un nombre illimité de minutes d'appel, ce qui est évidemment important si vos commerciaux passent un millier d'appels chaque semaine. Avec PhoneBurner, ce n'est pas difficile à faire.

L'enregistrement des appels est stocké gratuitement pendant 30 jours avec le forfait Standard, 60 jours avec le forfait Professionnel et il n'y a pas de limite pour les forfaits Premium. Il existe également des limites au nombre de contacts que vous pouvez stocker, qui commencent à 10 000 sur le plan Standard.

Vous devrez passer à Professional pour bénéficier des fonctionnalités de softphone. Ce n'est pas grave si vous avez déjà des téléphones, mais j'imagine que cela dérangera les gens qui veulent utiliser leur tablette ou leur ordinateur.

Avec Premium, vous bénéficiez d'une ligne entrante dédiée, ainsi que de certaines fonctionnalités de traitement. Je ne recommanderais pas d'utiliser PhoneBurner pour le trafic entrant important - les autres options VoIP seront bien moins chères - mais certaines équipes apprécieront d'avoir une messagerie vocale personnalisée et la possibilité de transférer les appels.

En moyenne, un représentant peut passer 233 % d'appels en plus avec PhoneBurner qu'avec une ligne classique.

Le crayon mathématique vous convient-il ? Pour Makan, il a fallu 2 500 appels pour générer une liste. Quelle est votre métrique ?

Si doubler ou tripler la productivité de votre représentant semble être une bonne idée, démarrez un essai gratuit avec PhoneBurner dès aujourd'hui.

#7 - OpenPhone Review - La meilleure façon de gérer votre entreprise à partir d'un téléphone mobile

Jason nous a prévenus d'opter pour «l'option la plus récente et la moins chère», j'étais donc un peu sceptique quand j'ai entendu parler d'OpenPhone. C'est seulement quelques années et c'est 10 $ par mois.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Fonce. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Fonctionnalités VoIP de base

Je veux me concentrer sur ce qui rend ces produits différents, pas vous submerger en décrivant chaque fonctionnalité pour chaque produit. Une fois que vous aurez commencé à creuser dans la VoIP, vous constaterez que 30 à 40 fonctionnalités différentes constituent le bas de gamme en termes de ce que vous obtenez.

Chaque option que j'ai choisie couvre ce que je considère comme les fonctionnalités VoIP de base, à quelques exceptions mineures près. Vous ne m'entendrez pas les appeler à moins qu'il y ait quelque chose de superlatif dans la façon dont un vendeur le fait.

Pour faire ma liste de recommandations, les prestataires devaient inclure :

• Des fonctionnalités de gestion des appels telles que le transfert d'appel, le transfert d'appel, l'appel en attente et les extensions, afin que vous ne manquiez jamais un appel, où que vous soyez.
• Menus et standards automatiques qui permettent aux appelants de composer un certain service, d'écouter les heures d'ouverture, etc.
• Enregistrement des appels qui fournit un historique et une lecture de tous les appels, ce qui est utile pour la formation et parfois nécessaire pour des raisons juridiques.
• Une application mobile qui transforme votre téléphone portable en ligne d'affaires
• Fax en ligne pour remplacer le besoin de machines traditionnelles tout en numérisant automatiquement les documents.
• Fonctionnalités de softphone pour vous permettre de passer des appels depuis des ordinateurs de bureau et des tablettes avec un simple casque.
• Appels vidéo et conférences pour les réunions, les webinaires, la télésanté, etc.
• Transcription de la messagerie vocale qui transforme vos appels manqués en une lecture rapide par SMS ou par e-mail

Certains des forfaits VoIP "d'entrée de gamme" destinés aux entreprises de cinq à dix employés ne sont livrés qu'avec des versions limitées de ces fonctionnalités. Vous devrez peut-être payer un supplément pour l'enregistrement des appels, par exemple, ou opter pour un forfait plus cher pour obtenir un fax en ligne illimité.

Les plans varient entre les systèmes téléphoniques professionnels de base et les solutions premium pour les centres d'appels. Ces derniers sont livrés avec des fonctionnalités de gestion des appels beaucoup plus personnalisables, des standards automatiques à plusieurs niveaux et des fonctionnalités de rapport approfondies qu'une petite équipe ne manquera pas.

Faire un achat VoIP rentable

Le service téléphonique traditionnel, après impôt, coûterait entre 50 et 70 dollars par mois. Dans mes recherches, j'ai trouvé de nombreux utilisateurs passant à la VoIP parce qu'ils payaient beaucoup plus que cela.

Je pense que c'est ainsi que les gens "réduisent leur facture de téléphone de moitié" en passant à la VoIP. Ils se faisaient traîner sur les charbons par leur fournisseur de téléphone actuel. Pour les personnes ayant une facture de téléphone raisonnable, les économies peuvent ne pas être aussi spectaculaires.

"Ce ne sont pas des économies magiques", nous a dit Gregg. "Vous économiserez un peu, mais pas autant que vous ne le pensez avec votre service téléphonique mensuel."

Mais, puisque vous allez probablement payer par téléphone, même une économie de 10 $ par mois s'additionnera rapidement. Plus vous sélectionnerez intelligemment un fournisseur, plus vos économies seront importantes.

Voyons comment évaluer le prix affiché, le prix réel et partout où vous pouvez réduire les coûts en trouvant un système adapté à votre entreprise.

Gregg a déclaré que la VoIP coûte environ 25 $ par utilisateur et par mois en moyenne, ce qui correspond essentiellement à ce que j'ai trouvé dans mes recherches. C'est si vous payez directement les téléphones ou si vous utilisez des softphones. Si vous louez des téléphones de bureau, cela coûte généralement environ 10 $ par mois de plus, ce qui porte le coût de la VoIP à environ 35 $ par utilisateur et par mois.

Appelez cela 40 $ par mois après taxes et frais. Ce ne sont pas les fournisseurs qui paient la facture, juste les surtaxes inévitables imposées par le gouvernement pour le Fonds de service universel, qui amène les télécommunications dans les régions rurales du pays et prend en charge les numéros d'urgence 911.

Maintenant, vous allez certainement voir la VoIP pour moins de 25 $ par ligne. J'ai inclus des solutions VoIP simples comme Phone.com et OpenPhone qui représentent moins de la moitié.

En règle générale, le compromis avec les forfaits à très bas prix est que vous obtenez un bloc de minutes par mois, alors que les forfaits de 25 $ et plus ont tendance à être accompagnés d'appels illimités en Amérique du Nord.

Pour les ventes, le service client et d'autres cas d'utilisation qui nécessitent des personnes sur le klaxon toute la journée, les appels illimités sont indispensables. Lorsque vous dépassez votre bloc de minutes défini, vos économies VoIP peuvent disparaître.

Si vous utilisez un logiciel de numérotation automatique sur VoIP, vous devez vraiment éviter la tarification à la minute. Makan a fait le calcul au cours de notre conversation : si vous avez 100 employés censés passer 200 appels par jour, vous envisagez 100 000 minutes par semaine. C'est beaucoup trop de volume d'appels pour survivre à une facturation à la minute.

Certains fournisseurs, comme RingCentral, Ooma et Nextiva, proposent des forfaits d'environ 20 $ pour des appels illimités. Vous pouvez donc payer en dessous de la moyenne, sans avoir à vous soucier des frais de dépassement massifs.

Un autre facteur qui peut potentiellement réduire le coût total de la VoIP est la compréhension de la licence. Par exemple, cela va-t-il vous coûter plus cher pour ajouter une extension ? Payez-vous par utilisateur, par ligne, par chemin d'appel ? Les vendeurs ne facturent pas tous de la même manière.

Gregg nous a avertis que beaucoup de gens ne comprennent pas exactement comment ils paient dans le contrat. Ils vont personnaliser quelque chose de leur côté, pensant que c'est gratuit, puis sont choqués lorsque la facture arrive à la fin du mois.

Avec Grasshopper, même le forfait le moins cher proposé est fourni avec trois extensions gratuites. C'est idéal pour une petite entreprise qui veut une ligne pour quelques départements, ou une startup qui a besoin d'une arborescence téléphonique de base.

Phone.com coûte moins cher pour ajouter un nouveau numéro que Grasshopper, mais vous n'obtenez pas d'extensions gratuites. Les différents arrangements peuvent être déroutants, mais si vous prenez le temps de comprendre ce dont vous avez besoin, vous pouvez le jouer à votre avantage.

Si vous essayez vraiment d'obtenir la VoIP avec un budget limité, Jason nous a avertis que vous devez être un peu prudent. Il est très facile de lancer une entreprise VoIP de nos jours - la technologie n'est pas nouvelle - et il a raconté des histoires d'horreur de vendeurs de pommes pourries prétendant offrir un service de bonne réputation et abandonnant les clients dès qu'ils reçoivent leur argent.

"Et comme il faut environ 30 jours pour transférer un numéro, vous n'avez pas de chance si cela se produit", a-t-il déclaré. Le ministère américain de la Justice a poursuivi ces affaires, récupérant des millions de dollars de faux stratagèmes de fraude VoIP.

Mieux vaut prévenir que guérir et utiliser un fournisseur VoIP comme Grasshopper ou Ooma qui existe depuis un certain temps. Ou, un nom familier comme RingCentral qui est une société cotée en bourse. "Je ne peux pas imaginer qu'ils te larguent dans 10 jours ou quelque chose comme ça", a déclaré Jason.

Système basé sur le cloud ou sur site

Vous pouvez installer une infrastructure VoIP dans votre bureau (sur site) ou utiliser Internet pour vous connecter au service (basé sur le cloud). Quoi qu'il en soit, vous payez moins que pour une ligne téléphonique traditionnelle, mais il y a des différences importantes à comprendre.

Le coût initial de l'équipement est beaucoup plus élevé si vous optez pour un déploiement sur site. Vous devez acheter le PBX, les téléphones, les routeurs, les commutateurs, etc., alors qu'un fournisseur basé sur le cloud héberge tout cela lui-même.

Vous pouvez acheter des téléphones de bureau avec une solution basée sur le cloud et de nombreuses personnes le font. Mais vous n'êtes pas obligé de le faire tant que vous équipez vos employés d'un softphone ou d'une application mobile VoIP.

"Quand c'est basé sur le cloud, vous n'avez pas la grosse dépense", a déclaré Gregg. "Mais vous ne manquez pas vraiment en ne vous procurant pas l'équipement car ces systèmes sont livrés avec une tonne de fonctionnalités." Certaines des capacités clés dont il a parlé étaient :

• Vos employés peuvent travailler de n'importe où dans le monde avec Internet
• Vous serez en mesure de gérer vous-même les systèmes de menu de fonctionnalités et le routage des appels
• Vous pouvez évoluer sans acheter d'équipement et réduire sans gaspillage
• Vous n'avez pas de matériel à entretenir et à surveiller

Ce sont quatre des principales raisons pour lesquelles je n'ai recommandé que des solutions basées sur le cloud.

Comme toute solution hébergée par quelqu'un d'autre, vous sacrifiez un peu le contrôle du backend. Vous êtes limité aux fonctionnalités qu'ils fournissent, alors qu'un système sur site peut être entièrement personnalisé pour répondre à vos besoins précis.

Mais l'utilisateur final peut faire la grande majorité de ce dont il a besoin avec Ooma ou Grasshopper. Un propriétaire de magasin sans expérience informatique peut ajouter une extension pour un nouvel employé ou apporter des modifications aux informations sur les heures de vacances fournies par son standard automatique.

La plupart des gens obtiennent le contrôle dont ils ont besoin sans la responsabilité qui accompagne la maintenance d'un système. Si vous avez besoin de centaines de téléphones et d'une configuration super personnalisée, un système sur site peut être votre seule option. Cela va nécessiter des frais généraux informatiques - l'embauche d'un MSP comme Gregg pour installer, entretenir, surveiller et remplacer votre équipement - ou l'embauche d'un personnel interne.

Pour de nombreux propriétaires d'entreprise, ce serait un rêve de ne pas s'inquiéter des téléphones. Les fournisseurs basés sur le cloud que j'ai consultés offraient une disponibilité de près de 100 %, et certains proposent des SLA soutenus financièrement.

Comme Gregg l'a dit à mon équipe, "Vous n'êtes pas si inquiet que la fin au bureau principal soit à tout moment parce que vos employés se connectent directement au serveur basé sur le cloud."

La simplicité ici est encore plus importante si les gens font du télétravail ou travaillent hors du bureau quelques jours par semaine. Il est beaucoup plus difficile de sécuriser les communications entre les utilisateurs externes et un système sur site.

J'en dirai plus à ce sujet dans la section sur la sécurité, mais les employés modernes ont besoin d'avoir accès aux services de l'entreprise à toute heure. En tant que tel, le cloud devient de plus en plus populaire.

Greg nous a dit catégoriquement : "Si vous êtes une PME dans la gamme des dix téléphones, plus ou moins, cela ne vaut plus la peine de le faire sur site."

Les grandes entreprises auront plus à réfléchir, mais les fournisseurs VoIP comme Nextiva, RingCentral et Ooma peuvent vous aider à vous installer quel que soit le type de déploiement dont vous avez besoin. Avec ces fournisseurs, vous pouvez vraiment tirer le meilleur parti des deux mondes ou effectuer la transition vers le cloud à votre propre rythme.

De quel type de vitesse Internet ai-je besoin pour des appels clairs ?

Les appels doivent être clairs. Vous ne pouvez pas faire de compromis là-dessus, ou vous souhaiterez avoir votre ligne fixe quel que soit le prix.

Alors, comment vous assurez-vous que votre configuration gère la VoIP ?

Voici les écrous et les boulons de ce que j'ai trouvé : VoIP ne fonctionnera pas sur DSL. Le câble peut convenir à un petit bureau, mais ce ne sera pas le meilleur.

La fibre est ce que vous voulez. Il a la bande passante dont vous avez besoin et les vitesses de téléchargement/téléchargement sont les mêmes, contrairement au câble.

Tous ceux à qui nous avons parlé de la VoIP nous ont dit que le manque de bande passante allait commencer à causer des problèmes : appels interrompus, écho sur la ligne et conversations épouvantables.

Voici la chose, la VoIP n'a pas besoin d'une connexion ultra rapide.

Gregg a dit que 100 kbps est bon. 140 kbps est "comme l'appel téléphonique le plus idéal et le plus pur".

Donc, si vous êtes sur une ligne à 1 Mbps, vous pourriez potentiellement passer dix appels téléphoniques. « Certes, vous voulez toujours surcompenser les chutes et ainsi de suite, mais c'est tout ce dont vous avez besoin en termes de vitesse », a-t-il ajouté.

Nextiva et RingCentral ont des plans VoIP destinés aux petites entreprises qui ne disposent pas d'infrastructure de bureaux commerciaux. Ils vous permettront de tester votre connexion directement sur leur site Web. Vous obtiendrez toutes les informations dont vous avez besoin pour déterminer si vous êtes prêt pour la VoIP ou si vous devez d'abord mettre à niveau votre Internet.

Nous ne parlons pas ici d'un tuyau massif, les problèmes que vous rencontrez sont la stabilité de la connexion. Si vous téléchargez une chanson, peu importe si cela prend deux ou trois secondes supplémentaires ? Vous ne le remarqueriez pas. Mais lorsque vous avez une conversation, même un léger retard va être une énorme douleur.

Tout retard supérieur à 150 ms (c'est-à-dire des millisecondes) et votre conversation significative est désormais impossible. Pour référence, un appel sur une ligne fixe a un délai d'environ 45 ms, donc 150 est certainement la limite supérieure de ce que vous voulez.

Plus haut que cela, vous parlez à quelqu'un ou il a raté ce que vous avez dit.

Faire des appels impromptus, aider un client en colère, c'est déjà déjà assez difficile. Personne ne veut répéter ce qu'il a dit. Et ça ne va pas être bon si quelqu'un entend mal un numéro de carte de crédit.

"Là où cela devient un problème", a déclaré Gregg, "c'est si vous avez un modem câble qui n'a que 5 Mbps en amont, et que tout le monde au bureau télécharge des trucs sur Dropbox, OneDrive, et des choses comme ça, mangeant cette bande passante .”

Vous souvenez-vous des jours sombres où quelqu'un ne pouvait pas être sur Internet et au téléphone en même temps ? Ne reviens pas. Assurez-vous que vous disposez de la bande passante nécessaire pour accueillir tous vos utilisateurs dans toutes leurs tâches.

Considérations relatives au réseau et au matériel

Vous pouvez maintenant disposer de toute la bande passante du monde et toujours obtenir une mauvaise qualité VoIP si votre réseau n'est pas configuré correctement.

Les petites entreprises n'ont pas à s'inquiéter autant à ce sujet. Selon Gregg, "Si vous n'avez que cinq téléphones, peut-être même jusqu'à 10 téléphones, vous pouvez bien sûr les mettre sur un réseau."

Il a conseillé d'exécuter un VLAN séparé pour tout ce qui dépasse 10 téléphones en un seul endroit afin d'éviter les problèmes de qualité. Séparez les téléphones des ordinateurs et priorisez le trafic vocal dans les routeurs. De cette façon, quoi que fassent vos employés, cela n'affectera pas la qualité de vos appels.

Même avec les systèmes dits "plug and play", vous devrez réfléchir à la configuration du réseau si vous installez plus de 10 téléphones. "Je veux dire que vous pouvez simplement les brancher", a déclaré Gregg, "mais je ne serais pas trop optimiste quant à la qualité."

Mais il ne suffit pas de penser aux téléphones. "Les télécopieurs dans les salles de conférence m'ont vraiment bouleversé", a expliqué Jason. « Je me dis : j'achète juste un système téléphonique ! »

Il faut être méthodique. Où les lignes téléphoniques doivent-elles aller ? Sont-ils connectés au système de sécurité ? Si vous avez PoE, vous pouvez simplement brancher le câble Ethernet sur les téléphones, mais sinon, vous devrez vous assurer qu'il y a du courant partout où vous voulez une station.

Avec un service basé sur le cloud, vous devrez laisser le fournisseur derrière votre pare-feu.

Jason a eu un problème où l'un de ses gars a manqué un élément clé concernant les exigences du pare-feu, et cela a retardé son déploiement VoIP d'environ six mois. "Je n'étais pas trop content", a-t-il simplement dit à ce sujet.

Si vous souhaitez continuer à utiliser de nombreux téléphones et télécopieurs traditionnels, je vous recommande Nextiva, RingCentral ou Ooma. Ils proposent des adaptateurs téléphoniques analogiques (ATA) qui vous permettent d'activer la VoIP sur les appareils de téléphonie fixe.

Cela vous permet d'éliminer progressivement votre ancien système, au lieu d'essayer d'Hercule votre entreprise à travers une transformation massive (et beaucoup plus coûteuse). Cela va être pénible de changer quoi qu'il arrive, mais combien de temps pouvez-vous justifier d'investir plus d'argent dans un vieux PBX qui est deux fois plus difficile à utiliser pour la moitié des fonctionnalités ?

Une dernière chose à propos de l'utilisation de vieux téléphones. C'est formidable si vous pouvez utiliser ce que vous avez ou obtenir un accord quelque part plutôt que de passer par le fournisseur.

Pourtant, Gregg a rencontré des problèmes avec des téléphones vieillissants. Les pirates essaieront de se connecter aux téléphones pour commencer à passer des appels indésirables. "Nous voyions plus de 100 000 tentatives par jour sur un seul système téléphonique", se souvient-il. Les processeurs des téléphones plus anciens n'étaient pas assez puissants pour résister à toutes les demandes entrantes, et l'attaque a fait planter le système.

Alors, soyez à l'affût des offres et essayez de tirer le meilleur parti de l'équipement que vous possédez déjà. Mais soyez prudent lorsque vous achetez un téléphone doté d'un processeur plus ancien, car il pourrait s'agir d'une vulnérabilité.

De plus, lorsque vous achetez un téléphone directement auprès de votre fournisseur VoIP, il est préconfiguré. Il dispose d'une connexion sécurisée prête à l'emploi. Lorsque vous commencez à faire des choses au coup par coup, vous risquez de perdre cette fonctionnalité plug-and-play souhaitable.

Assurez-vous que les télétravailleurs sont à jour

La VoIP basée sur le cloud vous offre une liberté totale pour vous déplacer facilement à distance. La connexion d'utilisateurs externes à un système sur site présente beaucoup plus d'obstacles en termes de coût et de sécurité.

Mais même si vous optez pour le cloud, ce que je recommande vivement, il y a quelques éléments à prendre en compte.

Les travailleurs à distance ont besoin d'une connexion Internet solide pour la VoIP. Lorsque Jason embauche quelqu'un qui travaille à domicile, l'offre d'emploi indique qu'il doit disposer d'un réseau Wi-Fi verrouillé et sécurisé.

Il leur fait également passer un test de vitesse pour s'assurer que leurs connexions sont suffisamment robustes pour pouvoir prendre des appels téléphoniques. Il nécessite un minimum de 20 Mbps de téléchargement et 10 Mbps de téléchargement.

C'est juste un test de vitesse générique, rien d'extraordinaire. Il leur envoie le lien, ils renvoient des captures d'écran pour vérifier. Jason a déclaré que la plupart des gens "explosent ces temps de téléchargement/téléchargement", mais vous devez être sûr.

Avec les salariés en télétravail, il faut aussi penser à la formation et à la gestion à distance. Je sais que j'ai dit que les plans VoIP premium de fournisseurs comme RingCentral et Nextiva sont destinés à la foule des centres d'appels. Eh bien, il est également vrai que ces fonctionnalités deviennent vraiment importantes pour la collaboration lorsqu'il n'y a pas de bureau.

Le partage de documents au sein de la plateforme, comme des scripts téléphoniques ou la possibilité pour un responsable d'écouter les premiers appels en direct d'un nouvel employé, vous pouvez fournir plus de soutien pour développer vos employés, même lorsque les gens travaillent à domicile.

Pour une petite équipe, OpenPhone peut très bien fonctionner. Les gens peuvent partager une boîte de réception, marquer des appels, laisser des commentaires et s'assurer qu'aucune opportunité n'est manquée.

Les gens aiment pouvoir travailler en déplacement, même s'ils ne sont pas complètement à distance. Une chose qui a surpris Jason était l'importance de l'application mobile pour les dirigeants. Ils voulaient que tout soit transmis à leur cellule.

Les applications mobiles sont excellentes, mais elles ne sont pas sans inconvénients. Gregg a déclaré que la VoIP sur mobile était idéale pour économiser de l'argent, mais qu'il ne l'aimait pas autant en tant que remplaçant à plein temps pour l'utilisation d'un ordinateur ou d'un téléphone de bureau. "C'est bien à la rigueur", a-t-il dit, "mais si vous voulez voir la batterie d'un téléphone portable se décharger sous vos yeux, c'est une excellente façon de procéder."

Intégration avec CRM

Mon équipe a demandé à Jason quelle était la chose la plus importante que vous puissiez faire pour aider les représentants et les agents, et il a dit l'intégration avec votre CRM.

C'était un air que nous avons entendu de tout le monde, et cela concorde avec ma propre expérience. Le logiciel CRM change complètement la donne lorsqu'il s'agit de développer votre entreprise et de fournir un service aux clients.

Recherchez un service téléphonique VoIP intégré à votre CRM. Si vous n'en avez pas, Nextiva et PhoneBurner en ont un intégré que vous pouvez commencer à utiliser immédiatement.

La technologie n'est en aucun cas nouvelle, mais les logiciels CRM sont devenus vraiment bons au cours des deux dernières années et beaucoup moins chers. Lorsque vous combinez la capacité d'un CRM à suivre les informations client avec une communication vocale de qualité, l'expérience qui en résulte pour vos employés est incroyable.

Un client appelle et les informations de son compte s'affichent directement à l'écran. Il n'y a pas besoin de creuser un dossier ou de demander à un client de fournir son nom, son identifiant, son numéro de commande, etc.

Sarkar nous a expliqué comment cela augmentait l'efficacité de ses commerciaux. "Vous pouvez avoir plus de conversations en réduisant le temps supplémentaire que vous passez à déterminer qui vous appelle."

Vraiment, chaque interaction est simplifiée, ce qui rend vos commerciaux et agents beaucoup plus productifs. Si un client a une commande, le représentant peut voir où elle se trouve. Il n'y a pas d'étapes supplémentaires pour vérifier qui appelle ou leur demander de trouver un numéro de bon de commande.

Gagner des secondes sur chaque tâche répétitive s'additionne rapidement. Les employés peuvent cliquer pour composer des numéros dans le CRM. Les informations de compte sont centralisées et les agents peuvent laisser des notes sur les appels. Tout est stocké d'une manière qui a du sens.

Makan l'a bien dit lorsqu'il a déclaré : "Comparé à un système téléphonique traditionnel, la voix sur IP intégrée au CRM est sans conteste comme : avant l'iPhone [versus] après l'iPhone."

La possibilité d'enregistrer les appels dans le CRM était un facteur important pour de nombreuses personnes avec lesquelles nous avons parlé. « Dans le passé », a déclaré Jason, « les systèmes que j'avais pour l'enregistrement étaient en quelque sorte séparés du CRM, donc j'ai dû aller chercher cela. Si quelqu'un appelait, je devrais dire à qui tu parles ? Quand avez-vous appelé ? Et ce serait une sorte de cauchemar.

Lorsque Jason est passé à un nouveau fournisseur VoIP, l'intégration avec leur CRM a été le facteur décisif. Son entreprise communiquait sur tant de canaux, tous enregistrés. L'intégration rend le processus d'écoute beaucoup plus facile.

"Si vous vous plaignez d'un représentant ou de quelque chose comme ça", a déclaré Jason, "je peux prendre votre numéro de téléphone, le brancher et trouver chaque appel que vous avez passé au cours de l'année dernière, chaque chat, chaque e-mail, chaque Contactez. C'est ultra simple. [Cela] me fait gagner du temps dans le suivi des appels. »

Pour Makan, l'enregistrement des appels était essentiel pour évaluer les performances des employés. "Traditionnellement, vous donnez à quelqu'un un téléphone factice", a-t-il déclaré. "Vous ne savez pas combien d'appels ils ont passés, à qui ils ont parlé ou quel était le niveau de conversation."

Avec la VoIP, vous pouvez effectuer un contrôle qualité beaucoup plus facilement. Réécouter les appels est facile. Qu'est-ce qui s'est bien passé ? Qu'est-ce qui pourrait être amélioré ? Identifiez qui a besoin de formation et qui ne convient pas.

Makan a expliqué comment cela aide vraiment les managers à conserver leur temps et leur énergie pour des candidats de qualité. Ils savent dans qui investir et qui envoyer sur leur chemin. «Je veux dire, vous pouvez le dire dans 60 à 90 jours. Quelle que soit l'excuse qu'ils donnent, vous pouvez simplement écouter la qualité des appels.

Soyez à l'affût des fournisseurs VoIP qui présentent des intégrations directes avec votre CRM (et d'autres logiciels, d'ailleurs). Vous devez absolument en faire la démonstration pour voir comment cette intégration conduit et fonctionne au quotidien. Si vous voulez cette expérience "super simple" dont parlait Jason pour l'enregistrement des appels, l'intégration doit être étroite.

Sachez également que la configuration initiale de votre CRM et de votre VoIP prendra un certain temps, surtout si vous vous connectez à plusieurs canaux comme la conversation, le texte et le chat. Vous devez le personnaliser en fonction de votre secteur d'activité et de votre cas d'utilisation, car le logiciel est assez polyvalent et prêt à l'emploi.

"Vous pouvez vraiment vous en sortir", a déclaré Makan, "et c'est le défi."

Sarkar était un grand fan des plateformes d'engagement des ventes car elles ont le CRM intégré et elles sont déjà à l'écoute pour le travail. Évidemment, vous ne voulez pas les utiliser pour le service client, mais quelque chose comme PhoneBurner va suralimenter une équipe de vente avec beaucoup moins de configuration requise.

Des outils de conformité pratiques que les employés peuvent utiliser sans réfléchir

De nombreuses réglementations protègent les consommateurs contre les appels automatisés ou le vol de leurs informations de carte de crédit. Donc, si vous passez beaucoup d'appels ou prenez des informations financières par téléphone, il y aura des lois sur le télémarketing et la confidentialité avec lesquelles vous ne voudrez pas vous embêter.

Je suis heureux que ces réglementations soient là, mais les nouvelles recrues (ou tout simplement la négligence) peuvent enfreindre une loi par accident et entraîner une lourde amende pour votre entreprise. J'ai découvert qu'un seul appel à quelqu'un sur le registre national des numéros exclus pouvait entraîner une pénalité à cinq chiffres.

Une seule erreur peut coûter entre 11 000 $ et 43 000 $. Et c'est par appel , car vous pourriez recevoir plusieurs amendes si l'un de vos employés se trompe. Si cela se produit plusieurs fois, je doute que le gouvernement vous frappe avec une amende plus petite.

Ou pensez à la conformité HIPAA pour les prestataires de soins de santé. L'exposition accidentelle des informations de santé protégées d'un patient peut entraîner une peine d'emprisonnement. Cela est vrai même si l'entreprise ne savait pas qu'une violation s'était produite.

Et pourtant, les entreprises passent des appels et partagent des informations privées tout le temps sans faire faillite ou se retrouver dans le slammer. En effet, ils utilisent de bons fournisseurs VoIP qui facilitent la conformité pour les employés. Vos agents disposent des outils appropriés pour pouvoir se concentrer sur le client plutôt que sur la façon de rester à l'abri des lois de conformité obscures.

Quelle que soit la taille de votre entreprise, si vous effectuez de nombreux appels sortants (en particulier si vous utilisez un logiciel de numérotation automatique), vous devez mettre à jour votre liste DNC et l'utiliser pour supprimer ces numéros de vos listes d'appels.

RingCentral, Nextiva et incluent des fonctionnalités faciles à utiliser pour vous assurer que votre liste DNC est à jour. PhoneBurner a des intégrations avec DNC.com afin d'assurer la sécurité des personnes.

Makan, dont les agents passaient des milliers d'appels par semaine, a déclaré que Zoho CRM en collaboration avec RingCentral était le moyen le moins cher possible de préparer vos employés au succès. Vous n'avez qu'à suivre le toilettage de votre liste DNC, "parce que c'est quelque chose que vous allez rencontrer souvent, et ils doivent effacer les numéros qu'ils appellent."

L'enregistrement des appels est un autre domaine où la conformité est importante. Ces lois varient d'un État à l'autre. À New York, vous n'avez pas à dire aux gens que l'appel est enregistré. Dans le New Jersey, oui.

Des produits comme RingCentral vous permettent d'informer automatiquement les personnes que l'appel est enregistré, vous êtes donc couvert. Cela permet à vos équipes de réfléchir moins à la manière de passer des appels légaux.

Jason nous a parlé de l'une des fonctionnalités qui l'ont convaincu de continuer avec leur fournisseur VoIP. Il est illégal d'enregistrer des numéros de carte de crédit, les employés doivent donc se rappeler de mettre l'enregistrement en pause pendant qu'ils prennent ces informations.

"Et comme vous pouvez l'imaginer", a-t-il dit, "si vous prenez 1 000 ou 1 500 appels par mois, vous êtes obligé d'oublier cela plusieurs fois, ou de le manquer, ou d'oublier de faire une pause, ou d'oublier de reprendre, ce qui est un grand non-non dans notre région.

Le service VoIP qu'il a choisi a automatisé ce processus dans leur CRM afin que les employés n'aient pas à y penser. Dès que leur curseur s'est trouvé dans la boîte d'informations de paiement, l'appel a cessé d'être enregistré.

"Ainsi, mes représentants n'ont pas à se rappeler de l'éteindre, et c'est tout simplement super facile", a déclaré Jason. « Je n'ai pas à me soucier de la conformité PCI (Payment Card Industry). Je n'ai pas à me soucier de "Hé, si tu oublies, dis-le-moi pour que je puisse supprimer l'appel du système". Et si nous supprimions le mauvais appel ? »

Saisissez toutes les opportunités possibles pour automatiser la conformité. Les responsabilités potentielles d'un seul oubli suffisent à justifier le coût de dépenses un peu plus chaque mois pour votre VoIP, votre CRM et votre formation.

Sécurité

Personne ne veut payer pour 20 000 $ d'appels téléphoniques qu'il n'a pas passés. C'est ce qui est arrivé à un client de Gregg avant qu'il ne sécurise correctement sa VoIP. Quelqu'un l'a piraté et l'a utilisé pour lancer des appels frauduleux.

La sécurité est une préoccupation majeure pour tout service Internet, et la VoIP ne fait pas exception.

C'est assez simple pour les systèmes sur site si tous vos téléphones sont au même endroit. Définissez des règles dans votre routeur afin que personne ne puisse se connecter au système téléphonique, à l'exception du fournisseur de services téléphoniques.

Gregg a déclaré: "Tant que cela est configuré, vous êtes solide et vous ne pouvez pas vous faire pirater car le trafic ne peut y parvenir de personne d'autre."

La sécurisation d'un système sur site devient beaucoup plus difficile si vous avez des personnes travaillant à domicile, c'est pourquoi de nombreuses entreprises optent pour la voie VoIP basée sur le cloud. Les adresses résidentielles n'ont pas d'adresses IP statiques, vous ne pouvez donc pas définir de règles dans votre routeur.

"La seule façon appropriée de le faire est d'utiliser un service VPN", a expliqué Gregg. "Si vous laissez les ports ouverts pour que n'importe qui puisse se connecter, vous verrez que le système téléphonique sera constamment martelé."

Avec la VoIP basée sur le cloud, le fournisseur s'assure que les bonnes personnes appellent dans son système. Vous devez toujours maintenir une bonne hygiène de sécurité dans votre entreprise : mots de passe longs, principe du moindre privilège et suppression des anciens comptes.

Ces deux derniers points sont vraiment importants. Vous devez vous assurer que les employés n'ont accès qu'aux données dont ils ont absolument besoin. Si possible, ils doivent avoir un accès en lecture seule. Et lorsque les employés partent, vous devez les déprovisionner.

D'une part, vous ne voulez pas payer pour d'anciens comptes qui ne sont pas utilisés. Si vous avez un chiffre d'affaires élevé, veillez à réutiliser les anciens numéros que vous payez déjà, plutôt que d'en acheter des supplémentaires. Vous ne voulez pas être choqué par un projet de loi qui contient des dizaines de lignes que vous n'utilisez pas.

"Les gens doivent être conscients du sabotage", a déclaré Makan. « Si vous rencontrez un employé mécontent, il peut effacer la base de données si vous ne la sauvegardez pas. Ou ils le copient. Ou ils commencent simplement à corrompre les chiffres et à changer les choses là-dedans.

Si vous adhérez au principe du moindre privilège et que vous êtes en mesure de chasser complètement les anciens utilisateurs du système, le risque de sabotage est proche de zéro. Sinon, vous mettez l'intégrité de vos données en danger.

Les services téléphoniques VoIP tels que RingCentral, Nextiva et Ooma permettent aux administrateurs de savoir facilement qui a quels privilèges. Vous n'aurez pas besoin d'informations d'identification infosec pour garder tous les comptes verrouillés.

Conclusion

Mes principales recommandations sont Nextiva, Ringcentral et Ooma. Ils sont abordables, fiables et faciles à installer.

Si vous avez besoin d'une plate-forme VoIP complète à bas prix, pensez à Phone.com.

Grasshopper est idéal si vous craignez davantage d'avoir suffisamment d'extensions différentes au lieu de lignes téléphoniques uniques et dédiées.

Besoin de quelque chose de plus adapté pour soutenir les efforts de vos équipes de vente ? Regardez PhoneBurner pour une plate-forme d'engagement de vente qui comprend un numéroteur automatique.

Si vous êtes un opérateur solo ou simplement quelqu'un qui en a assez de devoir utiliser votre numéro personnel pour gérer votre entreprise, OpenPhone vous offre un moyen simple et peu coûteux d'obtenir un numéro professionnel et un service VoIP.

Récapitulant mes meilleurs choix et ce dans quoi ils sont les meilleurs :

1. Nextiva – Meilleur dans l'ensemble (pour une durée limitée, obtenez 25 % de réduction, plus un téléphone gratuit, lorsque vous vous inscrivez !)
2. Ooma Office - Idéal pour ajouter la VoIP aux systèmes téléphoniques SMB existants
3. RingCentral – Idéal pour les appels sortants à volume élevé
4. Phone.com - VoIP de qualité professionnelle le plus abordable
5. Grasshopper - Idéal si vous avez besoin de plus d'extensions que de lignes téléphoniques
6. PhoneBurner – La meilleure voix sur IP prête à l'emploi pour les équipes de vente
7. OpenPhone - La meilleure façon de gérer votre entreprise à partir d'un téléphone mobile

N'oubliez pas de tenir compte de vos besoins, de votre budget et des critères dont nous avons parlé au cours du processus de sélection du meilleur service téléphonique VoIP pour votre entreprise.

Utilisez-vous actuellement un fournisseur VoIP ? Quelle est votre expérience avec l'utilisation de la VoIP ?

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