Los mejores proveedores de VoIP y servicios telefónicos que debe considerar

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¿Quieres saltarte la lectura e ir directamente a mi primera selección? Los mejores servicios de telefonía VOIP para la mayoría de las personas son Nextiva, Ooma o Ringcentral.

Comprar VoIP para su negocio le ahorrará dinero en comparación con una línea telefónica tradicional. Y si ya está utilizando un servicio de VoIP de un proveedor torpe, puede cambiar a algo más elegante sin perder nada excepto la frustración.

Para escribir una publicación realmente útil para mis lectores, mi equipo se puso en contacto con líderes que han usado VoIP de diferentes maneras.

Puede encontrar alrededor del 80 por ciento de lo que necesita saber sobre VoIP en cualquier lugar de la web; aquí está el 20 por ciento que no puede encontrar en ningún otro lugar.

Hablamos con:

• Gregg, quien administra los servicios de TI para ganarse la vida. Conoce lo bueno y lo malo de las diferentes opciones de VoIP y ayuda a las empresas a mantenerse protegidas contra los piratas informáticos.
• Jason, que ha estado trabajando en centros de llamadas durante casi 30 años y acaba de comprar VoIP para su organización empresarial. Está en sintonía con lo que es importante para sus empleados, ya sea que trabajen en forma remota o en una oficina.
• Makan, quien creó docenas de equipos de telemercadeo de alto volumen. Aprendió a reducir el riesgo de multas regulatorias e identificar a los mejores en una industria con una rotación excepcionalmente alta.
• Sarkar, que gestiona equipos de ventas en el espacio B2B SaaS. Nos explicó cómo sincronizar el software VoIP y CRM con la menor cantidad de dolores de cabeza posibles.

Mira, sé lo que funciona para una empresa como la mía. Al hablar con una variedad de expertos, mi equipo y este artículo pueden ayudar a una gama más amplia de compradores con casos de uso o situaciones diferentes a las mías.

Hay empresas que buscan equipar oficinas en 20 países. Otros tienen que proteger los datos de los pacientes. Algunas personas solo quieren dejar de usar su número de teléfono móvil personal para trabajar.

Aquí están los siete mejores proveedores de servicios telefónicos VoIP que puede comenzar a usar de inmediato. Después de las reseñas, encontrará una guía detallada del comprador.

N.º 1: revisión de Nextiva: la mejor en general

Escucho mucho sobre las tendencias de trabajar desde casa, pero no creo que nadie pueda decir con certeza cómo será la "vida de oficina" dentro de dos o tres años. Si desea que sus equipos se mantengan funcionales sin importar de qué lado sople el viento, Nextiva es una opción sólida.

Es VoIP basado en la nube, por lo que sus empleados pueden ir a la oficina, configurar un escritorio en casa o usar su teléfono mientras viajan. A diferencia de un sistema telefónico local, los empleados pueden usar su teléfono sin una VPN porque están llamando a través de Nextiva.

Por lo tanto, tiene mucho menos de qué preocuparse con la seguridad, que definitivamente está en la mente de los gerentes que tienen personas que llaman desde hoteles, cafeterías y su red doméstica.

Los expertos con los que habló mi equipo lo categorizaron como un verdadero sistema plug-and-play para empresas que desean un tono de marcación sin dolores de cabeza de TI. Si su sistema se basa en diez teléfonos o menos, tendrá muy pocos problemas para instalar Nextiva.

Sin embargo, una cosa que Jason señaló fue que deberá pensar un poco en el cumplimiento si planea tomar números de tarjetas de crédito por teléfono. Pero, en su mayor parte, Nextiva se encarga de la seguridad porque todo se enruta a través de su nube.

Nextiva puede escalar a cientos de teléfonos si es necesario. Habrá alguna configuración de back-end para que todo funcione, pero Nextiva lo ayudará a implementar con un proceso de instalación guiado.

Y a diferencia de otras empresas que ofrecen este tipo de flexibilidad, Nextiva puede equipar toda su oficina. Máquinas de fax, teléfonos de conferencia, múltiples oficinas: cualquiera que sea su configuración, podrá realizar la transición a la plataforma moderna de Nextiva.

Mejore el nivel de su teléfono comercial conectándolo con correo electrónico, mensajes de texto y video, o centralice todos los canales en una sola ventana para sus empleados.

Se incluyen todas las funciones de gestión de llamadas y administración de usuarios que esperaría. Y cuando digo que son fáciles de usar, consulte Call Flow Builder que le permite visualizar cómo se configura el enrutamiento:

Puede ser complicado configurar asistentes automáticos en algunas plataformas, pero con Nextiva es fácil arrastrar y soltar.

La compañía ha hecho mucho para que todo sea lo más fácil posible para los usuarios finales. Si se pregunta si tiene o no la velocidad de Internet necesaria en su oficina, puede probarla ahora mismo en el sitio web de Nextiva. Simule el tráfico requerido para dos o 200 teléfonos. Obtendrá información sobre la velocidad, pero también sobre el jitter y todo lo relacionado con si puede o no hacer llamadas de manera confiable.

También puede usar el sitio para probar la velocidad de los trabajadores remotos que necesitan estar de guardia, lo que Jason recomendó encarecidamente. Si su red doméstica no es compatible con VoIP, es posible que esté ante un costoso error de contratación.

Nextiva ofrece soporte 24/7 para cada plan. Eso no es típico, especialmente para VoIP a un precio tan asequible (¡que actualmente también está a la venta!)

• Esencial : desde $ 18.95 $ 11.95 por mes por usuario
• Profesional : desde $ 22.95 $ 20.95 por mes por usuario
• Empresa : desde $ 32.95 $ 26.95 por mes por usuario

Estos son los precios anuales: es un poco más por usuario pagar mes a mes, pero no tiene que firmar un contrato.

El plan Essential va a funcionar para muchos equipos. Incluye llamadas de voz y video ilimitadas, un número local y gratuito gratuito y 1500 minutos gratuitos. Eso es mucho más de lo que obtendrá con otros planes básicos.

A diferencia de RingCentral, no hay límite de usuarios para el plan Essential. Esto significa que puede ofrecer a más personas voz y video ilimitados a un precio bajo, en lugar de tener que actualizar una vez que llegue a 20 usuarios.

Para llamadas en conferencia y SMS comerciales, necesitará el plan Profesional. Esto viene con la integración de Salesforce, HubSpot y Zendesk. Essential solo tiene integración con Outlook y Google Contacts.

En el nivel Enterprise, obtiene integraciones con el software CRM y el inicio de sesión único, lo cual es una gran ayuda para los trabajadores remotos.

Nextiva One es la solución omnicanal de la compañía. Si los clientes se comunican con usted a través de una variedad de canales además de los teléfonos, esta podría ser una buena idea.

Sus empleados pueden ver toda la comunicación con cada cuenta, lo que es realmente útil si las personas registran tickets de la mesa de ayuda, chatean, se comunican en las redes sociales, etc.

Jason argumentó que la omnicanalidad también facilita la vida de los administradores. “No tengo 10 sistemas para administrar”, nos describió, “todo está dentro del mismo sistema”.

Puede coordinar el comercio electrónico con un centro de llamadas o vincular varias tiendas físicas en un solo sistema.

También tiene una factura en lugar de docenas y no está buscando información en múltiples plataformas. Si un cliente tiene un problema, puede revisar todo el registro rápidamente, independientemente de cómo se hayan puesto en contacto.

La organización es simplemente más fácil con Nextiva. Mantenerse en sintonía con los clientes y sus empleados es tan simple como iniciar sesión en el sistema, sin importar dónde se encuentre.

Para los equipos que no disponen de una oficina para coordinar la actividad, Nextiva es la mejor solución de VoIP.

Es un producto que los empleados nuevos y antiguos pueden comenzar a usar de inmediato en cualquier dispositivo que tengan. Si alguna vez tienen un problema, el servicio de atención al cliente de Nextiva está allí para brindar asistencia.

Si está observando la forma en que las características se dividen en los diferentes paquetes y no encuentra el ajuste perfecto, comuníquese con Nextiva. Puede comprar cualquier función a la carta.

Cree su sistema, a su manera, en menos tiempo con Nextiva. Póngase en contacto para obtener una prueba gratuita de siete días del paquete Essential o una demostración de cualquier otro paquete que ofrezcan. ¡Además, por tiempo limitado obtenga un 25 % de descuento, más un teléfono gratis, cuando se registre!

N.º 2: revisión de la oficina de Ooma: lo mejor para agregar VoIP a los sistemas telefónicos SMB existentes

Si está retrasando la sustitución de ese antiguo sistema telefónico, Ooma puede ayudarlo a instalar VoIP de clase empresarial con una interrupción mínima de su trabajo.

Cualquier teléfono que tenga y que todavía funcione (analógico o IP) se conectará directamente a su nuevo sistema Ooma. También puede comprarles teléfonos a un excelente precio y estarán preconfigurados, listos para salir de la caja.

Los empleados pueden hacer llamadas y colaborar con sus colegas en la aplicación móvil de Ooma, ya sea que estén en la oficina o en movimiento.

Una cosa que Gregg señaló fue lo costoso que puede llegar a ser personalizar su configuración si tiene que pagar por extensión. Con Ooma, cada usuario obtiene una serie de extensiones gratuitas: una para conferencias, una para enviar faxes en línea y otra para recepcionista virtual.

Recepcionista virtual es el término de Ooma para un asistente automático. Puede configurarlo para reproducir mensajes personalizados sobre el horario comercial, permitir que las personas que llaman marquen por nombre, seleccionar un idioma preferido o enrutar a la persona que llama a otra extensión.

Con otros proveedores, especialmente los que cuestan tan poco como Ooma, a menudo termina pagando más para habilitar el envío de faxes en línea. Algunos proveedores de servicios telefónicos VoIP ni siquiera lo aceptan.

Cuando Jason envió su documento de requisitos comerciales a los proveedores, "dos empresas se retiraron de inmediato" porque no podían instalar máquinas de fax. La mayoría de los otros vendedores le dijeron que en realidad no hacen eso, pero que lo intentarían para conseguir su negocio.

Con Ooma, cada uno de sus usuarios puede configurar su propia extensión de fax de forma gratuita.

Problema resuelto.

Cuando se trata de integrar VoIP con equipos existentes, Ooma minimiza los pasos que debe seguir y maximiza su flexibilidad. Conéctese a Ooma Office a través de WiFi, Ethernet o use la estación base para incorporar dispositivos analógicos.

Piense en ello como una solución de VoIP basada en la nube que es realmente buena para acomodar su equipo existente. Puede llevar algo de tiempo configurar una oficina grande, pero el portal del administrador es sencillo. No es la interfaz más bonita de todos los tiempos, pero es estúpidamente fácil de usar.

Si bien Ooma ofrece soluciones para empresas, sus servicios telefónicos VoIP para pequeñas empresas realmente se destacan del resto.

No hay contratos , una rareza en este espacio de productos. Por lo general, para obtener el mejor precio en VoIP, debe registrarse durante al menos un año. El precio de Ooma es el que es. Para las pequeñas empresas, los precios de Ooma se dividen en dos niveles:

• Ooma Office : desde $ 19.95 por mes por usuario
• Ooma Office Pro : desde $ 24.95 por mes por usuario

Al actualizar a Pro, obtiene la aplicación de escritorio, videoconferencia, grabación de llamadas, bloqueo de llamadas mejorado y transcripción de correo de voz. También podrá realizar conferencias telefónicas de hasta 25 personas, mientras que Ooma Office tiene un límite de 10.

No tiene la opción de actualizar usuarios de manera selectiva con Ooma Office: son todos los empleados en un plan o todos los empleados en otro. Pero, con solo $5 por usuario para actualizar, aún se encuentra en el rango promedio de VoIP.

Y, si actualiza, puede configurar a las personas en sus computadoras con un softphone, lo que significa que tiene menos hardware para comprar.

Puede evitar comprar teléfonos sin actualizar haciendo que la gente llame desde la aplicación móvil (que se incluye con la oficina de Ooma), aunque Gregg nos advirtió que VoIP puede ser difícil para un teléfono celular. “Sí, ahorras dinero porque no estás comprando equipo físico”, dijo, “pero puede agotar la vida útil de la batería del dispositivo”.

Transición a la nube a su propio ritmo. Conserve su equipo y manéjelo usted mismo con mucho menos trabajo que con una instalación tradicional. Obtenga una cotización, regístrese en Ooma y comience a ahorrar dinero hoy.

N.º 3: revisión de RingCentral: lo mejor para llamadas salientes de gran volumen

RingCentral le ofrece llamadas, mensajes de texto y videoconferencias ilimitados a un precio competitivo. Si solo necesita los teléfonos y los mensajes de texto, puede obtener una oferta aún mejor.

Olvídese de los cargos por minuto y configure a los empleados con VoIP que es fácil de usar. Para centros de atención telefónica, atención al cliente, ventas: cualquier persona que tenga personas al teléfono constantemente apreciará RingCentral. Esto es especialmente cierto si tiene que capacitar a nuevos empleados todo el tiempo.

En primer lugar, podrán utilizar la interfaz. Es intuitivo para cualquiera que haya usado una computadora. Los administradores y gerentes descubrirán que pueden acortar el tiempo necesario para convertir a los novatos en embajadores capacitados de su empresa.

“Ahorras mucho dinero porque puedes identificar a los empleados que no están haciendo un buen trabajo y están perdiendo el tiempo”, nos dijo Makan. Ha creado muchos centros de llamadas de telemercadeo con RingCentral y realmente ha valorado la capacidad de "decir de inmediato quién vale la pena".

La capacidad de rastrear llamadas, KPI y escuchar grabaciones fue como la noche y el día para él en comparación con trabajar en un teléfono fijo. Los equipos pueden escuchar las llamadas que salieron bien (o mal) para tener una idea de cómo capitalizar mejor cada oportunidad.

Las funciones de generación de informes no requerirán de un científico de datos para obtener información. Encuentre a sus mejores empleados y descubra lo que están haciendo. Identifique a las personas que no encajan bien y déjelas ir.

Escucho muchas palabras de marketing como "esta herramienta optimiza el rendimiento" todo el tiempo. RingCentral camina por el camino.

“De hecho, puedes predecir tus ventas”, dijo Makan. “Sé que es difícil de entender, pero es cierto”.

Pudo darse cuenta de que 2500 llamadas conducen a una lista. Esto le indicó la cantidad de minutos que las personas necesitaban estar en el teléfono para seguir siendo rentables. Con el tiempo, pudo ver cuántos listados debería generar un empleado en su primer mes, segundo trimestre, etc.

Es probable que mida diferentes KPI, pero es la misma idea. Con el tipo de visibilidad que brinda RingCentral, puede destilar los números en métricas simples que responsabilicen a los empleados. Usted sabe de antemano cómo se verán sus ventas y puede aumentarlas o reducirlas según corresponda.

Hay mucho acerca de RingCentral que es adecuado para llamadas a gran escala. Los administradores no tienen que ser magos de TI para agregar nuevos usuarios y darles acceso a recursos específicos. Podrán aprovisionar nuevas contrataciones rápidamente. Cuando alguien se va, podrá cambiar de cuenta y reciclar el número, para que no termines pagando por líneas que no estás usando.

Si tiene rotación, como muchas ocupaciones de llamadas de gran volumen, debe tener en cuenta la integridad de su base de datos. RingCentral facilita limitar el acceso a los recursos y revocarlo si es necesario.

Definitivamente va a usar un CRM (o algún tipo de base de datos) para llamar a escala. RingCentral se integra con muchos de ellos. Desea mantener esa información privada.

Otra responsabilidad de los centros de llamadas por la que RingCentral lo ayuda es el cumplimiento, que es fundamental si realiza muchas llamadas en frío o utiliza un marcador automático. Hay un marcador seguro TCPA, que ayuda a los agentes a evitar demandar a su empresa por "llamada automática". En lugar de preocuparse por estropear algo, pueden concentrarse en la persona con la que están hablando.

Las funciones de la lista DNC también son fáciles de usar. Integre con herramientas de terceros para actualizar constantemente su lista y muestre rápidamente a sus empleados cómo mantener su propia lista interna.

RingCentral cumple con HIPAA, lo que significa que el estándar de privacidad y seguridad es increíblemente alto. Las multas por infracciones de HIPAA son muy elevadas, y eso no es lo peor que podría pasar.

Al seleccionar entre la gama de paquetes de RingCentral, puede reemplazar sus teléfonos con VoIP y ahorrar un poco de dinero o equipar completamente un centro de llamadas omnicanal.

RingCentral MVP (anteriormente RingCentral Office) tiene cuatro niveles para elegir:

• Esenciales : desde $ 19.99 por mes por usuario
• Estándar : desde $ 27.99 por mes por usuario
• Premium : desde $ 34.99 por mes por usuario
• Ultimate : desde $ 49.99 por mes por usuario

Estos son los precios si contratas un año de servicio, que reflejan un 33% de descuento sobre la tarifa mensual.

El plan Essentials tiene un límite de 20 usuarios. Obtiene llamadas y mensajes de texto ilimitados, así como el uso compartido de documentos, lo que puede ser útil para compartir guiones de ventas y servicio al cliente. También recibe mensajes de equipo, que son especialmente útiles en los días en que no todos acuden a una oficina física.

Con Standard, obtiene fax ilimitado, videoconferencia e integraciones con Google Workspace, Microsoft 365. Tampoco hay límite de usuarios.

Pero si buscas un gran volumen de llamadas, te recomiendo que obtengas Premium. Obtiene la integración de CRM que es tan importante para marcar sus métricas y comunicarse de manera efectiva a escala.

A $10 por encima del costo promedio de VoIP, Premium es una ganga. Recuerde que el promedio de VoIP es solo para voz y con RingCentral MVP obtiene funciones de manejo de llamadas avanzadas, mensajes de texto y video que otros planes "promedio" no incluyen.

Los gerentes podrán escuchar llamadas en vivo y consejos de "susurro". El empleado puede escucharlos, la persona que llama no puede. Por lo que encontré, características como esta de otros proveedores generalmente se reservaban para planes que cuestan más de $ 50. Entonces, en ese sentido, consideraría RingCentral MVP muy por debajo del precio promedio.

RingCentral también ofrece software de centro de contacto, que unificará sus comunicaciones. Sus agentes podrán ver un registro completo del historial de un cliente. ¿Cuándo llamaron, cuándo chatearon? Está todo bien ahí. Tendrá que ponerse en contacto con RingCentral para conocer los precios de Contact Center.

Esta es mi elección número uno para las personas que tienen que hacer un montón de llamadas. RingCentral lo ayuda a protegerse de una serie de responsabilidades que conlleva el alcance a gran escala. También le brinda la viabilidad y las herramientas para mantenerse eficiente y maximizar la capacidad de contribución de cada empleado.

Pruebe RingCentral gratis hoy.

N.º 4: revisión de Phone.com: el VoIP de nivel profesional más asequible

Phone.com es una opción inteligente para las empresas que buscan VoIP económico. Puede tener llamadas ilimitadas o pagar menos por un bloque fijo de minutos cada mes.

Una de las características rentables de Phone.com es que puede mezclar y combinar planes. Ofrezca a su equipo de ventas planes ilimitados mientras ahorra dinero a los empleados que solo usan los teléfonos ocasionalmente.

Y, con el plan Básico, aún obtiene la mayoría de las funciones estándar de VoIP, como manejo de llamadas, asistentes automáticos, música en espera, etc. Tendrá que actualizar para obtener videoconferencias compatibles con HIPAA, por ejemplo, pero puede alojar hasta 10 personas en una sesión regular con Basic.

Con la mayoría de los demás proveedores, debe actualizar el plan para todos sus usuarios. Phone.com realmente puede ayudarlo a mantener bajos los costos al brindarles a los usuarios las funciones que necesitan. Esta es una de esas irregularidades en las licencias de las que nos habló Gregg, donde puede funcionar bien si sabes lo que estás haciendo.

Phone.com te permite elegir lo que necesitas. La grabación de llamadas y el envío de faxes entrantes son adicionales, aunque podrá enviar faxes desde su teléfono con cualquier plan.

Nextiva y RingCentral son un poco más sólidos, especialmente cuando se trata de informes y análisis. Y, en términos de integración de CRM, Phone.com se limita a AllProWebTools y Zoho.

Pero algunas empresas solo necesitan un teléfono confiable con capacidades de manejo de llamadas que puedan administrar ellos mismos. Phone.com hace más que eso, y es lo suficientemente más barato que esas otras opciones para que su empresa obtenga importantes ahorros sin conformarse con una solución poco confiable.

Ofrezca a sus clientes la posibilidad de enviar mensajes de texto cuando tengan preguntas. Phone.com mantiene organizados todos los mensajes de sus empleados. Ven por el sistema telefónico, quédate por la mensajería.

Para usar teléfonos IP, deberá tener un plan actualizado. La compañía ofrece precios realmente buenos en teléfonos populares de todos los estilos. También puede usar lo que tiene, ya que Phone.com es compatible con una variedad de hardware.

El uso de su propio equipo definitivamente disminuirá el desembolso inicial, pero al hablar con Gregg aprendimos que los teléfonos más antiguos pueden ser pirateados. Solo asegúrese de que el procesador no esté muy por detrás de lo que Phone.com está tratando de venderle y prepárese para hacer parte de la configuración usted mismo. Realmente puede conectar y usar si compra el equipo a través de Phone.com.

El precio de Phone.com es bajo en general. Obtendrá los precios a continuación con un compromiso anual por adelantado, que son un 20 % más bajos que si optara por la facturación mensual.

• Básico : desde $ 10.39 por usuario por mes
• Plus : desde $15.99 por usuario por mes
• Pro : desde $ 23.99 por usuario por mes

Basic viene con 300 minutos, que se agrupan para todos sus usuarios. Esto solo significa que los usuarios básicos comparten minutos en lugar de tener que preocuparse por repasar individualmente cada mes.

Cada usuario también obtiene 1000 segmentos de texto agrupados. Un segmento está limitado a 160 caracteres, que es mucho menos de lo que la mayoría de los teléfonos pueden enviar en un mensaje de texto normal en estos días. Entonces no son 1,000 mensajes de texto por mes, a menos que prefieras ser breve.

Las licencias por volumen reducen el precio, tanto para los usuarios como para los números de teléfono adicionales. Con 25 o más usuarios, el precio de Basic baja a $8.99, Plus a $14.99 y Pro a $21.99.

Teniendo en cuenta que Pro puede valerse por sí mismo con muchas de las soluciones VoIP del centro de llamadas que he visto, vale la pena echarle un vistazo si necesita muchos teléfonos con un presupuesto ajustado. Con voz y video que cumplen con HIPAA, podría ser una buena opción para las prácticas médicas que buscan apoyar la telesalud.

Realmente tiene que obtener información de cada persona y departamento que utiliza el sistema telefónico. Averigüe la tecnología y la funcionalidad que necesita admitir. Si Phone.com cumple con los requisitos, será más pequeño que el que encontrará en cualquier otro lugar.

Phone.com le ofrece un precio bajo que se escala mejor que OpenPhone, Grasshopper y otras soluciones ligeras de VoIP.

No lo usaría para configurar un centro de llamadas; tendrá que confiar completamente en su CRM para todos los informes y análisis, excepto los más básicos, pero podrá configurar muchos teléfonos para funcionar normalmente. Necesidades del negocio.

Si está pensando en cortar el cable con su línea telefónica tradicional, esta opción le ahorrará la mayor cantidad de dinero. Regístrese en Phone.com hoy, no es necesario un contrato.

#5 – Revisión de Grasshopper: lo mejor si necesita más extensiones que líneas telefónicas

Grasshopper es una excelente opción para pequeñas empresas que desean establecer una identidad profesional sin comprar un sistema muy complejo.

Estoy pensando en el dueño del restaurante que quiere números para algunas ubicaciones sin tener que pagar por una línea telefónica tradicional que va a cada una. O tal vez el bufete de abogados que quiere algunos números con muchas extensiones.

Si describe los requisitos de su negocio y resulta que solo necesita lo esencial, no pague más por cosas que no necesita. Grasshopper le brindará todo lo que necesita por una tarifa plana cada mes.

Obtendrá un conjunto de características diseñadas para el trabajo diario de una empresa moderna, sin el desorden destinado a organizaciones más grandes. No es necesario actualizar solo para acceder a una función en particular. Todos los planes de Grasshopper incluyen llamadas ilimitadas, así como todas las funciones que ofrece la empresa, como la configuración de una cadena telefónica, saludos personalizados, enrutamiento de llamadas y más.

Incluso hay algunas características, como la respuesta instantánea, que no siempre obtendrá con otros proveedores. Si pierde una llamada, Grasshopper le enviará automáticamente un mensaje de texto.

La gestión y el desvío de llamadas simultáneos le permiten pasar las llamadas a sus compañeros de equipo cuando está ocupado. La transcripción del correo de voz hace que sea más fácil ponerse al día con las llamadas fuera del horario de atención.

Administre todo lo que acabo de enumerar directamente desde la aplicación móvil. Dirija las llamadas exactamente a donde deben ir: son solo unos pocos toques en su celular.

También obtiene extensiones ilimitadas con los planes Grasshopper Small Businesses y varias extensiones gratuitas con sus otros planes. Dirija las llamadas a otros números, dispositivos móviles, extensiones informativas para responder preguntas frecuentes o un correo de voz cortés fuera de la oficina.

Que le cobren por las extensiones es algo que Gregg dijo que las personas deben tener en cuenta en el contacto que firman. El costo total puede "subir muy rápido" si tiene que pagar una línea adicional solo para configurar una extensión de correo de voz.

Con Grasshopper, no tienes que preocuparte tanto. El plan de nivel de entrada viene con un número y tres extensiones, perfecto para que el propietario único o el fundador saluden a las personas que llaman con un menú profesional y los conecten con la persona adecuada.

Echemos un vistazo más de cerca a sus tres opciones con Grasshopper.

• Solo : desde $26 al mes por un número y tres extensiones
• Socio : desde $44 por mes para tres números y seis extensiones
• Pequeña empresa : desde $80 por mes para cinco números y extensiones ilimitadas

Como dije, en realidad es solo lo básico. No hay integración de CRM ni grabación de llamadas, así que piense en Grasshopper como una forma de reemplazar su sistema telefónico en lugar de revolucionarlo.

Dicho esto, si ha estado tratando de hacer magia con VoIP gratuito como Google Voice, la capacidad de configurar el enrutamiento de llamadas puede parecer francamente revolucionaria.

También costará menos y será mucho más fácil de configurar que sus competidores más robustos. Los números gratuitos pueden tardar un día en empezar a funcionar, pero por lo general su número está listo cuando se registra.

Si desea agregar una línea adicional, cuesta $ 10 por mes. Eso es mucho más que Phone.com para líneas adicionales, por lo que no recomiendo Grasshopper si necesita una tonelada. Además, la interfaz no está diseñada para manejar un gran sistema de todos modos.

Pero para la oficina pequeña, es perfecto. No importa dónde trabajen usted o sus socios comerciales: las personas pueden estar en el campo cuando llega una llamada a la oficina, o en una ciudad completamente diferente. Grasshopper hace que sea fácil asegurarse de que sus llamadas lleguen a donde deben ir.

Prueba Grasshopper gratis.

N.º 6: revisión de PhoneBurner: la mejor VoIP lista para usar para equipos de ventas

PhoneBurner está listo para rockear. ¿Eres?

Este producto es un poco diferente a las otras opciones de VoIP en mi lista. Es una plataforma de compromiso de ventas, por lo que no está diseñada para reemplazar su sistema telefónico. Más bien, está diseñado para brindarles a los representantes salientes la herramienta perfecta para prospectar, vender y cerrar negocios.

¿El equipo es remoto? ¿A la gente le gusta trabajar fuera de la oficina? No es un drama. Sus usuarios pueden llamar desde cualquier lugar y comenzar a trabajar a través de sus contactos más populares.

Contiene un CRM y un software de marcador automático integrado en la plataforma. No está tratando de hacer que la tecnología funcione bien: todo está configurado cuando abre la caja. Puede integrarse con su propio CRM si lo desea, o simplemente importar sus clientes potenciales y comenzar a realizar hasta 80 llamadas por hora.

No sé cuál es el ritmo de sus representantes ahora, pero 80 llamadas por hora es humo. No hay demora de "telemercadeo" cuando se conecta la llamada, solo una conversación nítida como si fuera a través de una línea telefónica.

Y, debido a que el CRM está vinculado, los representantes pueden ver exactamente con quién están hablando, en qué etapa de la canalización se encuentran y cualquier nota que quede en la cuenta.

Sarkar dijo que casi todos en el juego B2B SaaS están llamando a través de plataformas de compromiso de ventas ahora. El marcador automático hace que sus agentes sean mucho más eficientes al eliminar el ajetreado trabajo de marcar. “Apenas tienes que hacer clic en nada”, dijo.

Con PhoneBurner, no está marcando manualmente, pasando páginas para encontrar un número o copiando y pegando correos electrónicos frenéticamente antes de la próxima llamada. En su lugar, puede dejar mensajes de voz sin esperar el pitido, enviar un correo electrónico adecuado o mover un cliente potencial a otra carpeta con un solo clic.

Para Makan, el software de marcación automática era crucial para el alcance a gran escala en el telemercadeo, pero era complicado configurarlo. Tienes que programar específicamente el CRM y el marcador automático. A partir de ahí, es costoso adaptar el software de CRM a su industria. Mencionó una opción popular de CRM que cuesta $ 25,000 y $ 50,000, "solo para configurar todo con los teléfonos".

Con PhoneBurner, mucho de ese trabajo está fuera de su plato. No va a preparar su base de datos por usted, pero la integración fundamental de CRM/marcador automático ya está en su lugar.

La compañía va un paso más allá al ofrecer uno de los paquetes de incorporación más completos que he visto para cualquier producto. Su equipo trabaja con usted en los objetivos antes de configurar, lo lleva a través de una sesión de prueba y luego capacita a su equipo sobre cómo usar la plataforma.

También aprenderá a crear informes para poder realizar un seguimiento del rendimiento. Es fácil hacer esto mal, en cualquier plataforma, pero su asesor de PhoneBurner está guiando a las empresas a través del proceso, semana tras semana. Lo configurarán con paneles, tablas de clasificación y todo se personalizará según sus objetivos.

Los clientes potenciales se distribuyen automáticamente, según las reglas que establezca. Alterne entre configuraciones preestablecidas, como Round Robin o First Come First Served, o personalice su propia configuración. Asegúrese de que los clientes potenciales lleguen siempre al agente correcto, con solo una pequeña cantidad de trabajo por parte del gerente.

PhoneBurner no es barato, pero recuerde que esta no es una comparación de manzanas con manzanas con los otros proveedores de VoIP porque está incorporando el marcador automático y CRM.

• Estándar : desde $124 por usuario cada mes
• Profesional : desde $149 por usuario cada mes
• Premium : desde $ 166 por usuario cada mes

Estos son los precios si te registras por un año, lo que básicamente te da dos meses gratis en comparación con pagar mensualmente.

Obtiene minutos de marcación ilimitados, lo que obviamente es importante si sus representantes realizan miles de llamadas cada semana. Con PhoneBurner, eso no es difícil de hacer.

La grabación de llamadas se almacena de forma gratuita durante 30 días con el plan Estándar, 60 días con el Profesional y no hay límite para los planes Premium. También hay límites en la cantidad de contactos que puede almacenar, que comienzan en 10,000 en el plan Estándar.

Deberá actualizar a Professional para obtener capacidades de softphone. No es gran cosa si ya tienes teléfonos, pero me imagino que molestará a las personas que quieran usar su tableta o computadora.

Con Premium, obtiene una línea de entrada dedicada, así como algunas de las funciones de manejo. No recomendaría usar PhoneBurner para el tráfico entrante serio, las otras opciones de VoIP serán mucho más baratas, pero algunos equipos apreciarán tener un correo de voz personalizado y la capacidad de desviar llamadas.

En promedio, un representante puede hacer un 233 % más de llamadas con PhoneBurner que con una línea normal.

¿Te sale el lápiz de matemáticas? Para Makan, se necesitaron 2500 llamadas para generar una lista. ¿Cuál es tu métrica?

Si duplicar o triplicar la productividad de su representante parece una buena idea, comience una prueba gratuita con PhoneBurner hoy.

#7 – Revisión de OpenPhone: la mejor manera de administrar su negocio desde un teléfono móvil

Jason nos advirtió sobre optar por la "opción más nueva y económica", por lo que estaba un poco escéptico cuando escuché sobre OpenPhone. Tiene solo unos pocos años y cuesta $ 10 por mes.

That's way less than the average cost of VoIP, cheaper even than some of the “budget” options I looked at.

But the more I discovered about the company, the more I liked it. OpenPhone is new, but certainly not fly-by-night. It's a recent graduate of Y Combinator, the startup accelerator that helped launch AirBnB, DoorDash, DropBox, and Reddit.

Like those companies, OpenPhone has come to market with a new set of assumptions about how people are living and working. Instead of trying to replace a business phone system, as many Cloud-PBX's claim to do, OpenPhone simply turns your mobile into a better phone for business.

It's really aimed at the modern startup or small business, especially if the owner is one of those people who steers the ship from their phone. You'll get a business number for your mobile phone. Go local, toll-free, or keep your own number, you choose. Porting your old number is 100% free.

Set up an auto-attendant so callers can get the information they need and connect with the right person. Establish a professional identity for your business in minutes. You'll be reaching people on a stronger footing because you always know if an incoming call is business or personal.

There's no hardware necessary and no more giving out your mobile number. Keep your privacy. Get numbers for your team and let them keep their privacy, too.

Where OpenPhone really steps away from the crowd is the shared inbox. You can have multiple people call and text from the same number. They can even make calls from that number at the same time.

A lot of phone systems don't include text messaging, let alone allow multiple users text in the same thread. With OpenPhone, you can text the way you normal humans do:

Tag users with @mentions to bring the right people into the conversation quickly. Group messaging is really helpful for collaboration, especially since you can send files, videos, and GIFs.

You're just not limited with texting the way you are on a lot of other VoIP phone services. You can send snippets from templates as part of a campaign or auto-reply to missed calls and texts.

Managing contacts isn't hard either, as you get limited CRM integration with Google Contacts or via Zapier. You can use HubSpot for a more robust CRM solution as well, which allows you to store recordings and view message histories with ease.

Keep in mind this is not going to be a full-blown CRM solution the likes of which I've described with PhoneBurner and others. You'll need to get into HubSpot to make changes to contacts, for example.

Because it's a young company, there will be additional and deeper integrations “in the future,” which I know can be frustrating. But if you are a young company as well, HubSpot's free CRM software plus OpenPhone is just about the cheapest way I can think of to deliver the essential benefits of connecting VoIP and your CRM.

• Standard : starting at $10 per user each month
• Premium : starting at $25 per user each month
• Enterprise : contact sales

Standard has most of what I've mentioned already, along with unlimited calling and texting. Bear in mind that it's unlimited within the fair usage policy. According to the terms of service, for the Standard plan, you're looking at 1,000 texts and calling minutes per month.

Though it's not truly unlimited, that's pretty generous. Phone.com caps their entry level plan at 300 minutes and 1,000 text segments, which is likely a smaller number of texts.

The Premium plan comes with HubSpot integration and more collaborative features, like the ability to transfer calls and an advanced auto attendant that gives you a wider range of call routing features.

Extra lines are $5. So, for the price of standard VoIP (around $25 pretax), you could get a company of four set up on the Standard plan.

There are other free ways to get a business number for your mobile phone. Ve a por ello. Getting off the ground you need to save every dollar—I get it—but there's a point where the inconvenience of trying to work around something like Google Voice starts to cost you money.

OpenPhone solves most of those problems for $10 per month.

How much does a single missed opportunity cost you? For a barber, maybe it's a call from a stranger who would have spent thousands of dollars as a regular over the next few years. If only you'd been able to catch them.

It's well worth checking out, and I have a feeling you'll be hearing a lot about this company in the future. Try OpenPhone for free today.

What I Looked at to Find the Best VoIP Phone Services

I've been a small business owner who has needed the cheapest possible business line before. Like having a real number that people can connect to by using the “Contact Us” button on my Facebook page. I think it was still TheFacebook.com back then.

Now, I have people reporting to me about our VoIP options in Brazil.

Growing from a one-man show to a global operation, I've been on a few sides of this conversation. We've built a marketing machine and I know how we use VoIP—but my team wanted to get a wider picture of what's going on to help more of my readers.

Some of you have on-call IT support and months to demo the best options. Others are completely on their own running a business and can't sacrifice more than a weekend in order to find the best VoIP phone service.

Either way, you need to be able to separate the options that are working well for other businesses from the one that's going to work best for you.

My team reached out to other leaders in the field to see what things looked like from their perspective. We don't sell VoIP, for example. So, it was really interesting to think through buying VoIP with Gregg, who runs a managed services provider.

VoIP is just one of the IT services Gregg's company manages, but over a few decades, he's seen plenty of things go wrong, helped people out of bad contracts, and restored their business integrity after hacks. He offered a lot of insight on VoIP security and what people can do to make sure they're not spending money on stuff they don't need.

Technically, Gregg is a competitor with some of the services I recommend, but he was very frank and offered advice you are not going to find on any review site.

We also talked to Makan, who set up call centers for telemarketing in real estate. These are call centers where each employee is making something like 1,000 calls each week. His practical advice is hard-won in an industry that has a staggering attrition rate.

“You're going to let go of eight out of every ten people who work for you,” Makan told us. New hires have to be brought up to speed, coached, and—when they have to go—be safely de-provisioned in order to prevent your database from leaving with them.

And simple employee mistakes can cost thousands of dollars in legal fines because telemarketing is so highly regulated.

But if you can do it right, the payoff is huge. Makan was able to use call center analytics to surface important metrics that guided his hiring, onboarding, and training. “We no longer have to keep employees for like a year and a half to see if it works or not,” he said.

In searching for the best VoIP provider, you'll read a lot about using analytics to optimize performance. It's not just marketing lingo. Makan explained how you can basically predict your sales with VoIP tied to a CRM, and scale hiring up or down accordingly.

Sarkar, a sales manager in B2B SaaS, also pushed the importance of VoIP/CRM integration. We talked a lot about how your sales strategy informs the buying decision.

Are you in a mature market that needs to handle inbound inquiries, or are you selling a novel product that requires you to hit the phones and educate prospects over a cold call?

Configuring a CRM to work with your VoIP, can be a ton of work. Sarkar helped us see how some companies save a lot of time and effort by using a sales engagement platform like PhoneBurner.

There's just a lot to think about, depending on where you're coming from. Jason has worked in call centers since 1992. He's seen the market evolve from desk phones to headsets to AI. His eye for distinguishing meaningful advances from shiny objects that get you nowhere is unrivaled.

Talking through his experience with purchasing enterprise VoIP was extremely helpful in understanding how buyers have to work through their options methodically and coordinate with multiple departments to find a VoIP service that works across the entire organization.

And even though the scale is different, a lot of his guidance serves as practical advice for the small business owner. How do you know if remote workers have good enough internet for VoIP? How do you evaluate the quality of integration between VoIP and your key business software?

You may not have to buy as many phones or connect as many locations as Jason, but these questions still matter.

We covered a lot of ground in the interviews and research. Here are the three biggest takeaways that I think will benefit anyone shopping for VoIP:

1. The ability to self-manage is crucial : It used to be that you had to call your service provider to make any changes to your phone system. Want to add a user? Change a call path? The options I chose are simple enough to administrate without having to loop in IT. Admins won't need technical support to accomplish their daily work. The problem is that some of the “bigger names” in the industry are stuck in the past. “It's very cumbersome and convoluted,” Gregg told us. “End users are not making changes to it.” Avoid those and go with something you can manage yourself.

2. Identifying all of your business requirements early will save a lot of pain : Check in with every department that's going to be using VoIP. What do they need, what would be nice to have, and what's superfluous in their eyes? Your solution has to cover executives and receptionists, who will be using VoIP in different ways. You may be able to replace equipment like fax machines and conference phones—or you may have to find something that plays nice with inventory you want to keep. Jason created a detailed business requirements document and sent it to vendors. A few dropped out right away, which saved everyone time.

3. VoIP plus your other software and channels is the key : I'm really going to hammer on the CRM integration below because it was so important to almost every expert we talked with. But let me emphasize here the opportunity you have by connecting VoIP to your other business software. If your voice communication is tied in with live chat, email, texting, video, and social media, employees have everything in one place. They are looking at a complete relationship during every conversation, regardless of where it started. It also makes your billing a lot less complicated, especially if you have multiple offices. One bill for all your communications.

I looked for VoIP you can use right away. Admins will be able to make sure everyone is set up, and new hires will gain fluency quickly in the modern system. No more six-month deployments.

Companies like Ooma, RingCentral, and Nextiva can set up large offices very quickly. And if you have a small office, you may be able to get started this afternoon.

I wanted to find a few different products that work across every channel. These omnichannel solutions are more expensive, for sure, but they were worth it for virtually every expert my team talked with. It makes everyone more efficient because they're not logging into different accounts and losing track of conversations.

I also looked at products that have a more limited selection of integrations and channels. These are way cheaper. Not everyone is trying to run a call center with VoIP—it could just be they want an 800 number on their ecommerce website. As long as their callers are routed correctly or greeted by a professional voicemail after hours, it's all good.

Really, a lot of people get VoIP because they don't want to give out their personal number for business anymore. OpenPhone will do just that. Grasshopper is perfect for the small office that needs the essentials covered and nothing more.

Alternatively, you can find a great deal on basic plans from some of the larger VoIP service providers. Ooma Office is a good deal no matter how you slice it. The Essentials plan from Nextiva is well within the small business price range, and can completely remove the need for an expensive traditional phone line.

Let's walk through the big factors you have to consider. Evaluate your options like an expert by taking in the perspective from industry veterans and sales leaders.

Características básicas de VoIP

Quiero centrarme en lo que hace que estos productos sean diferentes, no abrumarte describiendo cada característica de cada producto. Una vez que comience a profundizar en VoIP, encontrará que 30-40 funciones diferentes es el extremo inferior en términos de lo que obtiene.

Cada opción que elegí cubre lo que considero las características básicas de VoIP, con algunas excepciones menores. No me escuchará llamarlos a menos que haya algo superlativo acerca de cómo lo hace un proveedor.

Para hacer mi lista de recomendaciones, los proveedores tenían que incluir:

• Funciones de manejo de llamadas como desvío de llamadas, transferencia de llamadas, llamada en espera y extensiones, para que nunca pierda una llamada, sin importar dónde se encuentre.
• Menús y operadores automáticos que permiten a las personas que llaman marcar un determinado departamento, escuchar el horario comercial, etc.
• Grabación de llamadas que proporciona un historial y reproducción de todas las llamadas, lo cual es útil para la formación y, en ocasiones, necesario por motivos legales.
• Una app móvil que convierte tu celular en una línea de negocios
• Fax en línea para reemplazar la necesidad de máquinas tradicionales mientras también digitaliza documentos automáticamente.
• Funciones de softphone que le permiten realizar llamadas desde computadoras de escritorio y tabletas con solo unos auriculares.
• Videollamadas y conferencias para reuniones, seminarios web, telesalud y más.
• Transcripción de correo de voz que convierte sus llamadas perdidas en una lectura rápida por mensaje de texto o correo electrónico

Algunos de los paquetes de VoIP de "nivel de entrada" dirigidos a empresas con cinco a diez empleados solo vienen con versiones limitadas de estas funciones. Es posible que deba pagar más por la grabación de llamadas, por ejemplo, o optar por un plan más costoso para obtener fax en línea ilimitado.

Los planes varían entre sistemas telefónicos comerciales básicos y soluciones premium para centros de llamadas. Estos últimos vienen con funciones de manejo de llamadas mucho más personalizables, asistentes automáticos de varios niveles y funciones de informes profundos que un equipo pequeño no se perderá.

Hacer una compra rentable de VoIP

El servicio telefónico tradicional, después de impuestos, costaría alrededor de $ 50 a $ 70 por mes. En mi investigación, encontré que muchos usuarios se cambiaban a VoIP porque pagaban mucho más que eso.

Creo que así es como la gente “reduce su factura telefónica a la mitad” al cambiarse a VoIP. Su proveedor de telefonía actual los estaba arrastrando sobre las brasas. Para las personas con una factura telefónica razonable, los ahorros pueden no ser tan dramáticos.

“No son algunos ahorros mágicos”, nos dijo Gregg. “Ahorrará un poco, pero no tanto como pensaría con su servicio telefónico mensual”.

Pero, dado que probablemente pagará por teléfono, incluso un ahorro de $ 10 cada mes se acumulará rápidamente. Cuanto más inteligentemente pueda seleccionar un proveedor, mayores serán sus ahorros.

Analicemos cómo evaluar el precio de etiqueta, el precio real y en todos los lugares en los que puede reducir los costos al encontrar un sistema que se adapte a su negocio.

Gregg dijo que VoIP cuesta alrededor de $ 25 por usuario por mes en promedio, que es básicamente lo que encontré en mi investigación. Esto es si está pagando directamente por los teléfonos o usando softphones. Si está alquilando teléfonos de escritorio, generalmente cuesta alrededor de $ 10 por mes extra, lo que eleva el costo de VoIP a alrededor de $ 35 por usuario cada mes.

Llámelo $40 por mes después de impuestos y tarifas. No son los proveedores los que aumentan la factura, sino los inevitables recargos exigidos por el gobierno para el Fondo de Servicio Universal, que lleva las telecomunicaciones a las zonas rurales del país y respalda los números de emergencia 911.

Ahora definitivamente verá VoIP por menos de $ 25 por línea. He incluido soluciones simples de VoIP como Phone.com y OpenPhone que son menos de la mitad.

Por lo general, la compensación con los planes de costo realmente bajo es que obtienes un bloque fijo de minutos por mes, mientras que los planes de $ 25 o más tienden a incluir llamadas ilimitadas en América del Norte.

Para ventas, servicio al cliente y otros casos de uso que requieren que las personas estén al tanto todo el día, las llamadas ilimitadas son imprescindibles. Cuando supera su bloque de minutos establecido, sus ahorros de VoIP pueden desaparecer.

Si está utilizando un software de marcación automática a través de VoIP, realmente necesita evitar los precios por minuto. Makan hizo los cálculos durante nuestra conversación: si tiene 100 empleados que se espera que hagan 200 llamadas por día, está buscando 100,000 minutos por semana. Eso es demasiado volumen de llamadas para sobrevivir a la facturación por minuto.

Algunos proveedores, como RingCentral, Ooma y Nextiva, ofrecen planes en el rango de $20 para llamadas ilimitadas. Por lo tanto, puede pagar por debajo del promedio, pero no tiene que preocuparse por los cargos por excedentes masivos.

Otro factor que potencialmente puede reducir el costo total de VoIP es comprender las licencias. Por ejemplo, ¿le costará más agregar una extensión? ¿Está pagando por usuario, por línea, por ruta de llamada? No todos los vendedores cobran de la misma manera.

Gregg nos advirtió que mucha gente no entiende exactamente cómo están pagando en el contrato. Van a personalizar algo por su parte, pensando que es gratis, y luego se sorprenden cuando llega la factura a fin de mes.

Con Grasshopper, incluso el plan más barato que ofrecen viene con tres extensiones gratis. Esto es excelente para una pequeña empresa que quiere una línea para algunos departamentos o una empresa nueva que necesita un árbol telefónico básico.

Phone.com cuesta menos agregar un nuevo número que Grasshopper, pero no obtiene extensiones gratuitas. Los diferentes arreglos pueden ser confusos, pero si se toma el tiempo para comprender lo que necesita, puede aprovecharlo.

Si realmente está tratando de obtener VoIP con un presupuesto, Jason nos advirtió que debe ser un poco cauteloso. Es muy fácil poner en marcha una empresa de VoIP en estos días, la tecnología no es nueva, y presentó algunas historias de terror de proveedores de manzanas malas que pretenden ofrecer un servicio de buena reputación y abandonan a los clientes tan pronto como obtienen su dinero.

“Y dado que lleva alrededor de 30 días transferir un número, si eso sucede, no tendrá suerte”, dijo. El Departamento de Justicia de EE. UU. procesó estos casos y recuperó millones de dólares de esquemas falsos de fraude de VoIP.

Es mejor prevenir que lamentar, y use un proveedor de VoIP como Grasshopper u Ooma que haya existido por un tiempo. O bien, un nombre familiar como RingCentral que es una empresa que cotiza en bolsa. “No me puedo imaginar que te dejarían en 10 días o algo así”, dijo Jason.

Sistema basado en la nube o local

Puede instalar una infraestructura de VoIP en su oficina (en las instalaciones) o usar Internet para conectarse al servicio (basado en la nube). De cualquier manera, está pagando menos de lo que pagaría por una línea telefónica tradicional, pero hay diferencias importantes que debe comprender.

El costo inicial del equipo es mucho más alto si opta por una implementación local. Tienes que comprar el PBX, teléfonos, enrutadores, conmutadores, etc., mientras que un proveedor basado en la nube aloja todo eso por sí mismo.

Puede comprar teléfonos de escritorio con una solución basada en la nube y mucha gente lo hace. Pero no tiene que hacerlo siempre que equipe a los empleados con un softphone o una aplicación móvil de VoIP.

“Cuando está basado en la nube, no tiene un gran desembolso”, dijo Gregg. “Pero realmente no se está perdiendo al no obtener el equipo porque estos sistemas vienen con una tonelada de funcionalidad”. Algunas de las capacidades clave de las que habló fueron:

• Tus empleados pueden trabajar desde cualquier parte del mundo con internet
• Podrá autogestionar los sistemas de menús de funciones y el enrutamiento de llamadas
• Puede escalar hacia arriba sin comprar equipo y escalar hacia abajo sin desperdiciar
• No tiene equipo para mantener y monitorear

Estas son cuatro de las principales razones por las que solo recomendé soluciones basadas en la nube.

Al igual que cualquier solución que aloja otra persona, sacrifica un poco de control de back-end. Está limitado a las funciones que brindan, mientras que un sistema local se puede personalizar completamente para satisfacer sus necesidades exactas.

Pero el usuario final puede hacer la gran mayoría de lo que necesita con Ooma o Grasshopper. El propietario de una tienda sin experiencia en TI puede agregar una extensión para un nuevo empleado o realizar cambios en la información sobre las horas de vacaciones proporcionada por su asistente automático.

La mayoría de las personas obtienen el control que necesitan sin la responsabilidad que conlleva el mantenimiento de un sistema. Si necesita cientos de teléfonos y una configuración súper personalizada, un sistema local puede ser su única opción. Eso requerirá gastos generales de TI (contratar a un MSP como Gregg para instalar, mantener, monitorear y reemplazar su equipo) o contratar personal interno.

Para muchos dueños de negocios, sería un sueño no estresarse por los teléfonos. Los proveedores basados ​​en la nube que examiné ofrecían casi un 100 % de tiempo de actividad y algunos ofrecen acuerdos de nivel de servicio respaldados financieramente.

Como Gregg le dijo a mi equipo: "No le preocupa tanto que la oficina principal esté activa todo el tiempo porque sus empleados se conectan directamente al servidor basado en la nube".

La simplicidad aquí es aún más importante si las personas trabajan a distancia o trabajan fuera de la oficina algunos días a la semana. Es mucho más difícil proteger las comunicaciones entre usuarios externos y un sistema local.

Diré más sobre eso en la sección de seguridad, pero los empleados modernos necesitan acceso a los servicios de la empresa en todo momento. Como tal, la tecnología basada en la nube se está volviendo mucho más popular.

Greg nos dijo rotundamente: "Si eres una PYME en el rango de diez teléfonos, más o menos, ya no vale la pena hacerlo en las instalaciones".

Las empresas más grandes tendrán más en qué pensar, pero los proveedores de VoIP como Nextiva, RingCentral y Ooma pueden ayudarlo a configurarlo independientemente del tipo de implementación que necesite. Con estos proveedores, realmente puede obtener lo mejor de ambos mundos o hacer la transición a la nube a su propio ritmo.

¿Qué tipo de velocidad de Internet necesito para llamadas claras?

Las llamadas tienen que ser claras. No puedes ceder en eso, o desearás tener tu teléfono fijo sin importar el precio.

Entonces, ¿cómo se asegura de que su configuración maneje VoIP?

Aquí están los aspectos prácticos de lo que encontré: VoIP no va a funcionar en DSL. El cable puede estar bien para una oficina pequeña, pero no será la mejor.

La fibra es lo que quieres. Tiene el ancho de banda que necesitas y las velocidades de carga/descarga son las mismas, a diferencia del cable.

Todas las personas con las que hablamos sobre VoIP nos dijeron que quedarse sin ancho de banda comenzará a causar problemas: llamadas caídas, eco en la línea y conversaciones terribles.

Aquí está la cosa, VoIP no necesita una conexión ultrarrápida.

Gregg dijo que 100 kbps es bueno. 140 kbps es "como la llamada telefónica más perfecta e impecable".

Entonces, si está en una línea de 1 mbps, podría hacer diez llamadas telefónicas. "De acuerdo, siempre quieres compensar en exceso las caídas y todo eso, pero eso es todo lo que necesitas en cuanto a velocidad", agregó.

Nextiva y RingCentral tienen planes de VoIP dirigidos a empresas más pequeñas que no cuentan con infraestructura de oficinas comerciales. Le permitirán probar su conexión directamente en su sitio web. Obtendrá toda la información que necesita para determinar si está listo para VoIP o si necesita actualizar su Internet primero.

No estamos hablando de una tubería masiva aquí, los problemas con los que te encuentras son la estabilidad de la conexión. Si estás descargando una canción, ¿a quién le importa si tarda dos o tres segundos más? No te darías cuenta. Pero cuando estás teniendo una conversación, incluso un ligero retraso será un gran dolor.

Cualquier retraso de más de 150 ms (eso es milisegundos) y su conversación significativa ahora es imposible. Como referencia, una llamada a través de un teléfono fijo tiene un retraso de unos 45 ms, por lo que 150 es definitivamente el límite superior de lo que desea.

Más alto que eso, estás hablando sobre alguien o no entendieron lo que dijiste.

Hacer llamadas en frío, ayudar a un cliente furioso, ya es bastante difícil. Nadie quiere repetir lo que ha dicho. Y no va a ser bueno si alguien oye mal un número de tarjeta de crédito.

"Donde se convierte en un problema", dijo Gregg, "es si tiene un módem por cable que solo tiene 5 Mbps en su flujo ascendente, y todos en la oficina están cargando cosas a Dropbox, OneDrive y cosas así, consumiendo ese ancho de banda .”

¿Recuerdas los días oscuros en los que alguien no podía estar en Internet y en el teléfono al mismo tiempo? No regreses. Asegúrese de tener el ancho de banda para acomodar a todos sus usuarios con todas sus tareas.

Consideraciones de red y hardware

Ahora puede tener todo el ancho de banda del mundo y aun así obtener una mala calidad de VoIP si su red no está configurada correctamente.

Las pequeñas empresas no tienen que preocuparse tanto por esto. Según Gregg, "si solo tiene cinco teléfonos, tal vez incluso hasta 10 teléfonos, seguramente podría volcarlos en una red".

Aconsejó ejecutar una VLAN separada para más de 10 teléfonos en una sola ubicación para evitar problemas de calidad. Separe los teléfonos de las computadoras y priorice el tráfico de voz en los enrutadores. De esta manera, cualquier cosa que hagan sus empleados no afectará la calidad de sus llamadas.

Incluso con los llamados sistemas "plug and play", querrá pensar un poco en la configuración de la red si va a instalar más de 10 teléfonos. “Quiero decir que puedes enchufarlos”, dijo Gregg, “pero no tendría muchas esperanzas en la calidad”.

Pero no se trata solo de teléfonos en los que pensar. “Las máquinas de fax en las salas de conferencias realmente me desconcertaron”, explicó Jason. "Estoy como: ¡Solo estoy comprando un sistema telefónico!"

Tienes que ser metódico. ¿Adónde deben ir las líneas telefónicas? ¿Están conectados al sistema de seguridad? Si tiene PoE, puede simplemente enchufar el cable de ethernet en los teléfonos, pero si no, deberá asegurarse de que haya energía en todos los lugares donde desea una estación.

Con un servicio basado en la nube, tendrá que dejar que el proveedor esté detrás de su firewall.

Jason tuvo un problema en el que uno de sus muchachos pasó por alto un elemento clave sobre los requisitos del firewall y retrasó su implementación de VoIP en aproximadamente seis meses. “No estaba muy feliz”, fue todo lo que dijo al respecto.

Si tiene muchos teléfonos tradicionales y máquinas de fax que desea seguir usando, le recomiendo Nextiva, RingCentral u Ooma. Ofrecen adaptadores telefónicos analógicos (ATA) que le permiten habilitar VoIP para dispositivos fijos.

Esto le permite eliminar gradualmente su antiguo sistema, en lugar de intentar convertir a Hércules en su empresa a través de una transformación masiva (y mucho más costosa). Va a ser doloroso cambiar pase lo que pase, pero ¿cuánto tiempo puede justificar invertir más dinero en un antiguo PBX que es el doble de difícil de usar para la mitad de la funcionalidad?

Una última cosa sobre el uso de teléfonos antiguos. Es genial si puede usar lo que tiene u obtener un trato en algún lugar en lugar de recurrir al proveedor.

Sin embargo, Gregg ha tenido problemas con los teléfonos antiguos. Los piratas informáticos intentarán iniciar sesión en los teléfonos para comenzar a realizar llamadas no deseadas. “Veíamos más de 100 000 intentos por día en un solo sistema telefónico”, recordó. Los procesadores de los teléfonos más antiguos no eran lo suficientemente potentes para soportar todas las solicitudes entrantes y el ataque colapsó el sistema.

Por lo tanto, definitivamente esté atento a las ofertas e intente aprovechar al máximo el equipo que ya posee. Pero tenga cuidado al comprar un teléfono que tenga un procesador más antiguo, ya que podría ser una vulnerabilidad.

Además, cuando compra un teléfono directamente de su proveedor de VoIP, está preaprovisionado. Tiene una conexión segura lista para usar. Cuando comienza a desglosar las cosas, puede perder esa funcionalidad deseable de plug-and-play.

Asegúrese de que los trabajadores remotos estén al día

VoIP basado en la nube le brinda total libertad para ir a distancia con facilidad. Conectar usuarios externos a un sistema local tiene muchos más obstáculos en términos de costo y seguridad.

Pero incluso si opta por la nube, lo cual recomiendo encarecidamente, hay algunas cosas en las que debe pensar.

Los trabajadores remotos necesitan una conexión a Internet sólida para VoIP. Cuando Jason contrata a alguien que trabaja desde casa, el puesto de trabajo dice que debe tener un WiFi bloqueado y seguro.

También les pide que realicen una prueba de velocidad para asegurarse de que sus conexiones sean lo suficientemente sólidas como para poder recibir llamadas telefónicas. Requiere un mínimo de 20 mbps de descarga y 10 mbps de carga.

Es solo una prueba de velocidad genérica, nada especial. Él les envía el enlace, ellos envían capturas de pantalla para verificar. Jason dijo que la mayoría de la gente "hace perder esos tiempos de carga/descarga", pero debe estar seguro.

Con los empleados que teletrabajan, también hay que pensar en la formación y gestión a distancia. Sé que he dicho que los planes premium de VoIP de proveedores como RingCentral y Nextiva están dirigidos a la multitud del centro de llamadas. Bueno, también es cierto que esas características se vuelven realmente importantes para la colaboración cuando no hay oficina.

Compartir documentos dentro de la plataforma, como guiones telefónicos o la capacidad de que un gerente escuche las primeras llamadas en vivo de un nuevo empleado, puede brindar más apoyo para desarrollar a sus empleados, incluso cuando las personas trabajan desde casa.

Para un equipo pequeño, OpenPhone puede funcionar muy bien. Las personas pueden compartir una bandeja de entrada, etiquetar llamadas, dejar comentarios y asegurarse de que no se pierda ninguna oportunidad.

A la gente le encanta poder trabajar sobre la marcha, incluso si no son completamente remotos. Una cosa que sorprendió a Jason fue lo importante que era la aplicación móvil para los ejecutivos. Querían que todo se reenviara a su celular.

Las aplicaciones móviles son geniales, pero no están exentas de inconvenientes. Gregg dijo que VoIP en dispositivos móviles era excelente para ahorrar dinero, pero que no estaba tan interesado en él como un sustituto de tiempo completo para usar una computadora o un teléfono de escritorio. "Es agradable en un apuro", dijo, "pero si quieres ver cómo se agota la batería de un teléfono celular ante tus ojos, esa es una excelente manera de hacerlo".

Integración con CRM

Mi equipo le preguntó a Jason qué es lo mejor que puede hacer para ayudar a los representantes y agentes, y dijo que la integración con su CRM.

Esta fue una melodía que escuchamos de todos, y encaja con mi propia experiencia. El software CRM es un cambio de juego total cuando se trata de hacer crecer su negocio y brindar servicio a los clientes.

Busque un servicio de telefonía VoIP que tenga integración con su CRM. Si no tiene uno, Nextiva y PhoneBurner tienen uno incorporado que puede comenzar a usar de inmediato.

La tecnología no es nueva de ninguna manera, pero el software CRM se ha vuelto realmente bueno en los últimos años y mucho menos costoso. Cuando combina la capacidad de un CRM para rastrear la información del cliente con una comunicación de voz de calidad, la experiencia resultante para sus empleados es increíble.

Un cliente llama y la información de su cuenta aparece en la pantalla. No hay que buscar un archivo ni pedirle a un cliente que proporcione su nombre, identificación, número de pedido, etc.

Sarkar habló con nosotros sobre cómo aumentó la eficiencia de sus representantes de ventas. “Puedes tener más conversaciones al reducir el tiempo extra que dedicas a averiguar quién llama”.

En realidad, cada interacción está optimizada, lo que hace que sus representantes y agentes sean mucho más productivos. Si un cliente tiene un pedido, el representante puede ver dónde está. No hay pasos adicionales para verificar quién llama o pedirles que busquen un número de orden de compra.

Ahorrar segundos en cada tarea repetitiva se suma rápidamente. Los empleados pueden hacer clic para marcar números dentro del CRM. La información de la cuenta está centralizada y los agentes pueden dejar notas sobre las llamadas. Todo se almacena de una manera que tiene sentido.

Makan lo expresó bien cuando dijo: "En comparación con un sistema telefónico tradicional, la voz sobre IP integrada con el CRM es sin duda como: antes del iPhone [versus] después del iPhone".

La capacidad de grabar llamadas dentro del CRM fue un factor muy importante para muchas de las personas con las que hablamos. “En el pasado”, dijo Jason, “los sistemas que tenía para grabar estaban un poco separados del CRM, así que tuve que ir a buscarlo. Si alguien llamara, tendría que ser como ¿con quién hablas? ¿Cuándo llamaste? Y eso sería una especie de pesadilla”.

Cuando Jason se cambió a un nuevo proveedor de VoIP, la integración con su CRM fue el factor decisivo. Su empresa se comunicó en tantos canales, todos los cuales están grabados. La integración hace que el proceso de escucha sea mucho más fácil.

“Si te quejas de un representante o algo así”, dijo Jason, “puedo tomar tu número de teléfono, conectarlo y encontrar cada llamada que hayas hecho durante el último año, cada chat, cada correo electrónico, cada contacto. Es súper simple. [It] me ahorra tiempo rastreando llamadas”.

Para Makan, la grabación de llamadas era esencial para evaluar el desempeño de los empleados. “Tradicionalmente, le das a alguien un teléfono ficticio”, dijo. “No sabes cuántas llamadas hicieron, con quién hablaron o cuál fue el nivel de conversación”.

Con VoIP, puede hacer el control de calidad mucho más fácil. Escuchar las llamadas es fácil. ¿Qué salió bien? ¿Qué se podría mejorar? Identifique quién necesita capacitación y quién no encaja bien.

Makan explicó cómo realmente ayuda a los gerentes a conservar su tiempo y energía para candidatos de calidad. Saben en quién invertir y a quién enviar en su camino. “Quiero decir, puedes darte cuenta en unos 60-90 días. Cualquier excusa que den, solo puedes escuchar la calidad de las llamadas”.

Esté atento a los proveedores de VoIP que muestren integraciones directas con su CRM (y otro software, para el caso). Absolutamente tiene que hacer una demostración para ver cómo esa integración impulsa y funciona en el día a día. Si desea esa experiencia "súper simple" de la que Jason estaba hablando para grabar llamadas, la integración debe ser estrecha.

También tenga en cuenta que la configuración inicial de su CRM y VoIP llevará algún tiempo, especialmente si está vinculando múltiples canales como hablar, enviar mensajes de texto y chatear. Debe personalizarlo para que se ajuste a su industria y caso de uso, ya que el software tiene un propósito bastante general listo para usar.

"Realmente puedes volverte loco", dijo Makan, "y ese es el desafío".

Sarkar era un gran admirador de las plataformas de compromiso de ventas porque tienen el CRM incorporado y ya están preparados para el trabajo. Obviamente, no desea usarlos para el servicio al cliente, pero algo como PhoneBurner potenciará a un equipo de ventas con mucha menos configuración requerida.

Convenientes herramientas de cumplimiento que los empleados pueden usar sin pensar

Hay muchas regulaciones que protegen a los consumidores de recibir llamadas automáticas o de que les roben la información de su tarjeta de crédito. Entonces, si está haciendo muchas llamadas o tomando información financiera por teléfono, habrá leyes de telemercadeo y privacidad con las que no querrá meterse.

Me alegro de que existan esas regulaciones, pero las nuevas contrataciones (o simplemente por descuido) pueden infringir una ley por accidente y hacer que su empresa reciba una fuerte multa. Descubrí que una sola llamada a alguien en el registro nacional No llamar podría resultar en una multa de cinco cifras.

Un solo desliz puede costar entre $11,000 y $43,000. Y eso es por llamada , ya que podría recibir múltiples multas si uno de sus empleados comete un error. Si sucede varias veces, dudo que el gobierno lo imponga con una multa menor.

O piense en el cumplimiento de HIPAA para los proveedores de atención médica. La exposición accidental de la información de salud protegida de un paciente puede resultar en tiempo en la cárcel. Esto es cierto incluso si la empresa no sabía que se había producido una infracción.

Y, sin embargo, las empresas hacen llamadas y comparten información privada todo el tiempo sin ir a la quiebra o terminar en la cárcel. Esto se debe a que usan buenos proveedores de VoIP que hacen que el cumplimiento sea conveniente para los empleados. Sus agentes obtienen las herramientas adecuadas para que puedan concentrarse en el cliente en lugar de mantenerse al margen de las leyes arcanas de cumplimiento.

Independientemente del tamaño de su negocio, si realiza muchas llamadas salientes (especialmente si usa un software de marcación automática), debe actualizar su lista DNC y usarla para borrar esos números de sus listas de llamadas.

RingCentral, Nextiva e incluyen funciones fáciles de usar para asegurarse de que su lista DNC esté actualizada. PhoneBurner tiene integraciones con DNC.com para mantener a las personas seguras.

Makan, cuyos agentes hacían miles de llamadas a la semana, dijo que Zoho CRM junto con RingCentral era la forma más económica posible de preparar a sus empleados para el éxito. Solo tiene que mantenerse al día con la preparación de su lista DNC, "porque eso es algo con lo que se encontrará mucho, y necesitan borrar los números que llaman".

La grabación de llamadas es otra área donde el cumplimiento es importante. Estas leyes varían de estado a estado. En Nueva York, no tienes que decirle a la gente que la llamada está siendo grabada. En Nueva Jersey, lo haces.

Los productos como RingCentral le permiten notificar automáticamente a las personas que la llamada se está grabando, por lo que está cubierto. Esto permite que sus equipos piensen menos en cómo hacer llamadas legales.

Jason nos contó sobre una de las funciones que le vendieron con su proveedor de VoIP. Es ilegal registrar números de tarjetas de crédito, por lo que los empleados deben recordar pausar la grabación mientras toman esa información.

“Y como puede imaginar”, dijo, “si recibe 1,000 o 1,500 llamadas al mes, seguramente lo olvidará un par de veces, o se lo perderá, o se olvidará de pausar o de reanudar, lo cual es un gran no-no en nuestra área”.

El servicio de VoIP que eligió automatizó este proceso dentro de su CRM para que los empleados no tuvieran que pensar en ello. Tan pronto como el cursor estuvo en el cuadro de información de pago, la llamada dejó de grabarse.

“Para que mis representantes no tengan que acordarse de desactivarlo, y eso es muy fácil”, dijo Jason. “No tengo que preocuparme por el cumplimiento de PCI (industria de tarjetas de pago). No tengo que preocuparme por, 'Oye, si te olvidas, dímelo para que pueda eliminar la llamada del sistema'. ¿Qué pasa si borramos la llamada equivocada?

Aproveche cada oportunidad que pueda para automatizar el cumplimiento. Las responsabilidades potenciales de un solo descuido son suficientes para justificar el costo de gastar un poco más cada mes en VoIP, CRM y capacitación.

Seguridad

Nadie quiere pagar $20,000 en llamadas telefónicas que no hizo. Eso es lo que le sucedió a un cliente de Gregg antes de que aseguraran adecuadamente su VoIP. Alguien lo pirateó y lo usó para comenzar a enviar llamadas fraudulentas.

La seguridad es una preocupación importante para cualquier servicio basado en Internet y VoIP no es una excepción.

Es bastante sencillo para los sistemas locales si todos sus teléfonos están en un solo lugar. Establezca reglas en su enrutador para que nadie pueda conectarse al sistema telefónico excepto el proveedor del servicio telefónico.

Gregg dijo: "Mientras esté configurado, eres sólido y no puedes ser pirateado porque el tráfico no puede llegar de nadie más".

Asegurar un sistema local se vuelve mucho más difícil si hay personas que trabajan desde casa, razón por la cual muchas empresas optan por la ruta VoIP basada en la nube. Las direcciones residenciales no tienen direcciones IP estáticas, por lo que no puede establecer reglas en su enrutador.

“La única forma adecuada de hacerlo es mediante un servicio de VPN”, explicó Gregg. “Si dejas los puertos abiertos para que cualquiera pueda conectarse, verás que el sistema telefónico se verá golpeado constantemente”.

Con VoIP basado en la nube, el proveedor se asegura de que las personas adecuadas llamen a su sistema. Todavía debe mantener una buena higiene de seguridad en su empresa: contraseñas largas, principio de privilegio mínimo y desaprovisionamiento de cuentas antiguas.

Estos dos últimos puntos son realmente importantes. Debe asegurarse de que los empleados solo tengan acceso a los datos que realmente necesitan. Si es posible, deben tener acceso de solo lectura. Y cuando los empleados se van, hay que desaprovisionarlos.

Por un lado, no desea pagar por cuentas antiguas que no están en uso. Si tiene una alta rotación, tenga cuidado de reutilizar los números antiguos que ya está pagando, en lugar de comprar números adicionales. No querrás que te sorprenda una factura que tenga docenas de líneas que no estás usando.

“La gente debe ser consciente del sabotaje”, dijo Makan. “Si tienes un empleado descontento, puede acabar con la base de datos, si no haces una copia de seguridad. O lo copian. O simplemente comienzan a corromper los números y cambiar las cosas allí”.

Si se adhiere al principio de privilegios mínimos y se encarga de expulsar por completo a los usuarios antiguos del sistema, el riesgo de sabotaje es casi nulo. De lo contrario, está poniendo en peligro la integridad de sus datos.

Los servicios de telefonía VoIP como RingCentral, Nextiva y Ooma facilitan a los administradores el seguimiento de quién tiene qué privilegios. No necesitará una credencial de infosec para mantener todas las cuentas bloqueadas.

Conclusión

Mis principales recomendaciones son Nextiva, Ringcentral y Ooma. Son asequibles, fiables y fáciles de configurar.

Si necesita una plataforma VoIP completa y económica, considere Phone.com.

Grasshopper es excelente si está más preocupado por tener suficientes extensiones diferentes en lugar de líneas telefónicas exclusivas y dedicadas.

¿Necesita algo más adecuado para respaldar los esfuerzos de sus equipos de ventas? Mire PhoneBurner para una plataforma de compromiso de ventas que incluye un marcador automático.

Si usted es un operador independiente o simplemente alguien que está harto de tener que usar su número personal para administrar su negocio, OpenPhone le brinda una forma fácil y económica de obtener un número profesional y un servicio de VoIP.

Recapitulando mis mejores selecciones y en qué son mejores:

1. Nextiva: el mejor en general (¡por tiempo limitado, obtenga un 25% de descuento, más un teléfono gratis, cuando se registre!)
2. Ooma Office: lo mejor para agregar VoIP a los sistemas telefónicos SMB existentes
3. RingCentral: lo mejor para llamadas salientes de gran volumen
4. Phone.com: VoIP profesional más asequible
5. Grasshopper: mejor si necesita más extensiones que líneas telefónicas
6. PhoneBurner: la mejor VoIP lista para usar para equipos de ventas
7. OpenPhone: la mejor manera de administrar su negocio desde un teléfono móvil

No olvide considerar sus requisitos, presupuesto y los criterios de los que hablamos a medida que avanza en el proceso de elegir el mejor servicio de telefonía VoIP para su negocio.

¿Utiliza actualmente un proveedor de VoIP? ¿Cuál es su experiencia con el uso de VoIP?

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