Deje de crear registros duplicados en su Vtiger CRM

Publicado: 2021-11-26
Deje de crear registros duplicados en su Vtiger CRM

Vtiger CRM Duplicate Check evita la creación de registros duplicados en su Vtiger CRM. Esta extensión garantiza evitar la entrada repetida en sus datos de Vtiger CRM. Comprueba instantáneamente las entradas repetidas en su Vtiger CRM para aumentar los datos de forma precisa y limpia. Evite crear datos duplicados en tiempo real configurando reglas desde el panel de configuración. Cada punto de entrada individual se comprueba en busca de duplicación y, por lo tanto, se evita. Encuentra los duplicados de registros existentes y de registros recién creados. Defina campos únicos para encontrar los datos duplicados al instante en los módulos de Vtiger.

Necesidad de evitar la creación de registros duplicados

La duplicación o superposición de registros se produce al transferir o cargar grandes volúmenes de datos. La carga de datos de una base de datos a otro nuevo sistema requiere mucha atención. La prueba de duplicados es una función que no está disponible para cargas grandes que usan el software. Si está intentando agregar un nuevo registro, no habrá ninguna opción para verificar si ya existe. La duplicación ocurrirá para un registro completo o cualquiera de los campos como contactos, negocios y números de teléfono. Predefina los atributos o campos de datos para evitar duplicidades en su base de datos.

Los desafíos de manejar datos extensos

Toda empresa enfrenta el desafío de evitar la duplicación de datos en tiempo real. La base de datos de una empresa generalmente se mantiene en un CRM. Los registros repetidos crean muchos problemas organizacionales si contienen duplicación de datos. Deje de preocuparse por la superposición de datos al cargar un gran volumen de datos desde cualquier archivo. CRM maneja muchos departamentos y permite que varios equipos accedan a un solo registro al mismo tiempo. Algunos problemas serios surgen cuando dos representantes de ventas intentan contactar al mismo cliente. También afectará la reputación de la empresa.

El cliente se molesta mientras dos vendedores lo persuaden con el mismo propósito. Tal confusión afecta la credibilidad del negocio. Es una pérdida de tiempo y recursos para cualquier empresa hacer que diferentes empleados se comuniquen con un solo cliente potencial. Por ejemplo, los datos repetidos crean confusiones si no se eliminan de su base de datos. Tratar con un registro repetido no solo desperdicia el tiempo del miembro de su equipo, sino que también afecta el ROI. Conduce a una mayor probabilidad de perder a su cliente potencial. Una vez que se detecta la duplicación, se requerirá la rectificación en muchos niveles. Este proceso será obligatorio para que la empresa retenga clientes. Las consecuencias ocurren entre los asociados para cerrar el negocio para ese cliente en particular.

Es importante actualizar la base de datos con clientes existentes y nuevos sin ninguna repetición. El modo de comunicarse con el cliente variará según los diferentes equipos. Es necesario que un CRM mantenga los registros actualizados actualizando los detalles sin replicación. Una versión incompleta del registro colapsará el flujo y afectará su negocio. La rectificación de discrepancias es un proceso lento y una tarea inquietante. Una situación tan desafortunada hará que una mala experiencia del cliente influya en el objetivo.

Los problemas causados ​​por datos duplicados

Las organizaciones enfrentan problemas críticos debido a la duplicación de datos y registros. La duplicación de datos afecta todos los aspectos, incluida la productividad, la satisfacción del cliente, el crecimiento comercial y la rentabilidad.

  • La duplicación de registros hace que el proceso comercial sea ineficaz y genera resultados contradictorios. Da como resultado un rendimiento inestable, pobre y lento, que afecta a todo el proceso empresarial. Si hay un 30%, existe duplicidad en el registro original de 1.00.000. El total de registros será de 1,30,000. El tiempo y el esfuerzo dedicados a los registros duplicados se desperdician por completo.
  • La comunicación es otro problema que surge como una gran barrera con los registros duplicados. Una base de datos, con dos registros de una sola persona, será contactada por 2 representantes. Hay posibilidades de falta de comunicación y malentendidos. Conduce a una gran caída de los intereses de los clientes.
  • Los archivos y registros duplicados generan informes falsos, lo que conduce a una decisión equivocada. También afecta la calidad de su servicio y productos por pronósticos defectuosos. Los informes defectuosos y la mala calidad influyen en la confiabilidad del negocio.
  • Un registro de cliente repetido generará problemas en el servicio de atención al cliente. Una mala atención al cliente tendrá un impacto directo en su negocio. Sus clientes no estarán interesados ​​en un servicio al cliente deficiente y retrasado.
  • El uso ineficaz y no deseado de los recursos aumenta el costo comercial general. El uso ineficiente de los recursos nunca dará conversiones razonables.

Tratar con la duplicación de datos a tiempo evita el caos difícil para cualquier negocio.

Vtiger Duplicate Check: una solución para evitar la duplicación

La verificación de duplicados de Vtiger inspecciona los datos duplicados y evita la duplicación. Detiene completamente la creación de registros duplicados al evitar la repetición de datos. La extensión ayuda a encontrar registros duplicados de la base de datos existente. Una vez que se establecen las condiciones de verificación predeterminadas, evita la creación de nuevas duplicaciones. Elimina errores comprobando los duplicados en todas las vistas posibles. La verificación se puede realizar para datos repetidos desde las vistas Vista de resumen, Crear, Editar, Detalle y Creación rápida. La amenaza real de la duplicación de datos se puede evitar con muchas características viables.

  • Active la verificación de duplicados de Vtiger para encontrar registros existentes dando condiciones específicas.
  • Compruebe posibles registros duplicados en tiempo real mientras escribe los datos.
  • Consulta manualmente cualquier campo duplicado desde la vista detallada
  • Admite vistas de edición completa, creación y creación rápida
  • Compruebe si hay duplicación en la entrada de creación rápida
  • La vista de resumen evita la duplicación en tiempo real mientras escribe la entrada.
  • Visualización resaltada o ventana emergente de los duplicados de una manera sencilla.
  • Muestra datos duplicados de la vista de registro.
  • Admite verificar duplicados en módulos cruzados como contactos y clientes potenciales al teléfono
  • Nunca permita guardar o crear registros duplicados.
  • La vista de resumen muestra notificaciones duplicadas.
  • Funciona en todos los módulos principales de Vtiger CRM.
  • La verificación de duplicados se realiza en campos estándar y personalizados.
  • Panel de configuración fácil de usar para manejar todos los módulos y campos.

Conozca cómo funciona el verificador de duplicados en Vtiger CRM aquí:

Protección de duplicación en cualquier momento a lo largo y ancho

La verificación de duplicados de Vtiger protege la consecuencia de la duplicación de datos. Protege la duplicación automáticamente mientras los datos se sincronizan desde cualquier tipo de fuente. Puede establecer reglas para determinar un registro duplicado definiendo ciertos campos. Se considera un dato como repetido si coincide con un nombre, número de teléfono y dirección de correo electrónico. El verificador, una vez que defina los atributos, se ejecutará automáticamente en segundo plano. Evite la duplicación durante la carga, o desde un archivo CSV e ingrese la fuente manual. Es capaz de encontrar el registro editado más tarde que no se duplicó al crearlo. Si crea un registro nuevo y lo edita con un campo que ya existe, se revelará como duplicado. El verificador de duplicados Vtiger es una solución definitiva para eliminar duplicados. También evita la reduplicación en todo momento aquí y allá.

Especifique los campos obligatorios para detectar y obstaculizar

La verificación de duplicados de Vtiger le permite especificar los campos idénticos para verificar. Puede encontrar fácilmente las repeticiones una vez configuradas y obstaculizarlas. El paso simple es establecer la combinación única de campos, detectar y detener la duplicación. Ayudando así a reconocer que las combinaciones específicas existen solo una vez en la base de datos. Los criterios definidos con los campos de búsqueda son las piedras de toque para la comprobación. El verificador identifica cada registro antes de crearlo con un solo número de registro. También comprueba cuándo se produce una carga o sincronización desde la base de datos de Quickbooks o los contactos de Google. Encontrar duplicados durante la sincronización y también más tarde con la intervención manual ahora es simple.

Configuración de Vtiger Duplicate Check

La extensión del verificador de duplicados de Vtiger es una herramienta fácil de usar para evitar registros duplicados. Comprueba y detecta los duplicados existentes. Esto también evita duplicados antes de que se cree en su sistema Vtiger CRM. Puede configurar su Vtiger CRM para manejar registros duplicados siguiendo los pasos a continuación.

  • 1. Vaya a Configuración, seleccione Administrador de módulos y luego Diseños y campos de módulos
  • 2. Seleccione el módulo que desea elegir del menú desplegable
  • 3. Haga clic en Habilitar comprobación de duplicados en la pestaña Prevención de duplicados
  • 4. Agregue de uno a tres campos en el cuadro de texto con los campos que desee, como nombre, correo electrónico, etc.
  • 5. Vtiger abordará la duplicación de registros cuando encuentre alguna duplicación. Puede comprobar si hay datos repetidos, tanto en el registro existente como mientras crea datos nuevos. Aparece una ventana emergente si ingresa nuevos registros duplicados.

Una configuración simple en su Vtiger CRM ayuda a erradicar sus duplicados. También puede mantener el CRM más ordenado y preciso sin ninguna confusión. Hay múltiples beneficios al usar el verificador de duplicados. Puede verificar desde Crear y editar vistas los registros en tiempo real. El administrador de Vtiger CRM puede habilitar o deshabilitar el modo Evitar guardar para permitir que los usuarios guarden registros. También puede seleccionar varios campos para verificar la unicidad del registro. También puede encontrar opciones para la edición rápida en la vista de detalles. Comprueba si hay duplicados para todos los módulos de entidad Vtiger. Puede habilitar o deshabilitar la verificación de duplicados fácilmente en cualquier momento. Configúrelo individualmente para cualquier módulo Vtiger CRM. Esta verificación duplicada irá de la mano con los módulos estándar y personalizados de Vtiger CRM.

Detecta duplicación cruzada

Detecta la duplicación de registros en los módulos, incluido el módulo de clientes potenciales, organizaciones y contactos. Puede habilitar la detección de duplicación cruzada haciendo clic en el cuadro Para CrossCheck. Esta característica funciona para encontrar registros duplicados para los tipos de campo de teléfono y correo electrónico.

Obtenga alertas duplicadas al instante

Una ventana emergente le mostrará la alerta duplicada cuando se ingresen nuevos datos. Aparece instantáneamente si los datos duplicados ya existen.

Alerta en vista detallada Editar

Recibirá una alerta inmediatamente mientras actualiza un registro existente en la vista detallada. Dará la alerta mientras se actualizan los productos mediante la verificación avanzada de duplicados. Actualizar cualquier módulo personalizado y editar contactos también le dará una alerta al instante. Puede evitar que sus datos redundantes envíen spam a su CRM.

Terminando

La verificación de duplicados de Vtiger encuentra datos repetidos de cualquier sincronización, importaciones de CSV. También verificará la duplicación durante las transferencias y cargas de flujos de trabajo. El manejo de duplicados en un sistema CRM es una tarea esencial de tuercas y tornillos. El mantenimiento de la base de datos de la empresa es un trabajo crucial que requiere un sistema eficaz. Evite la creación de datos duplicados e identifique los desafíos a detener. Puede eliminar todos los duplicados en su base de datos al máximo manualmente después de encontrar los duplicados. Conozca más sobre Vtiger Duplicate Check aquí para comenzar a detener sus duplicados. Configure este módulo para evitar duplicados de su sistema CRM de cualquier fuente. Puede comunicarse con nosotros para obtener una solución a un problema y crear una característica específica para su sistema. Estamos listos para atenderte si tienes alguna duda, escríbenos a su [email protected]