الدليل البسيط لكتابة طلب المعلومات

لا تتسوق الشركات الكبيرة والوكالات الحكومية بحثًا عن أفضل المقاولين والموظفين المستقلين بنفس الطريقة التي قد تقوم بها شركة SaaS أو شركة صغيرة.

بدلاً من الاعتماد على الكلام الشفهي أو البحث السريع في Google أو إعلان Facebook ، تتبع هذه المؤسسات عملية شراء تضمن ممارسات تجارية عادلة ونتائج عالية الجودة.

كخطوة أولية في عملية الشراء ، يعطي طلب المعلومات للشركة أو المؤسسة المعلومات التي تحتاجها للمضي قدمًا في طلب تقديم العروض وطلب عرض الأسعار. ولكن ما هو بالضبط RFI وماذا يعني هذا الاختصار؟

تعد RFIs مهمة لأنها تقلل من النقاط العمياء وتمكن فريقك من اتخاذ قرارات أفضل. مع وجود المزيد من المعلومات تحت تصرفك ، يمكنك فهم السوق والحصول على فكرة أفضل عن الأسئلة التي ستحتاج إلى طرحها أثناء المضي قدمًا في عملية الشراء.

كيف يعمل RFI؟

الخطوة 1: يطور المشتري طلب المعلومات.

طلبات المعلومات هي مستندات مكتوبة بهدف جمع المعلومات من البائعين. يمكن استخدام هذه المعلومات لمساعدة المشترين على اتخاذ قرار الشراء. الأسئلة التي يتضمنها طلب المعلومات (RFI) محددة ومباشرة بحيث يفهم البائعون ما يطلبه المشتري.

يمكن للبائعين العثور على RFI على موقع الشركة على الويب ، في قواعد البيانات مثل Procore ، وصفحات الويب الحكومية مثل المنح.

الخطوة 2: يقوم البائعون بصياغة الردود على طلب المعلومات.

بمجرد أن يعثر البائع على طلب معلومات (RFI) ، يكون لديه نافذة زمنية يحددها المشتري لإكمالها.

يتم تنظيم المعلومات التي يتم جمعها في طلب المعلومات بطريقة يمكن مقارنتها بالمعلومات التي يقدمها البائعون الآخرون ومقارنتها.

الخطوة 3: يراجع المشتري جميع ردود البائعين.

بعد انتهاء الموعد النهائي لتقديم طلبات الحصول على المعلومات ، يراجع المشتري جميع الردود المقدمة من البائعين. في هذه الخطوة ، يبحث المشتري عن معلومات حول الشركات والمنتجات أو الخدمات التي تقدمها وتاريخها وخلفيتها وعوامل أخرى يمكن أن تؤثر على مدى جودة تسليم البائع للمشروع.

ملاحظة: السعر والميزانية والجدول الزمني والمعلومات المحددة الأخرى غير مغطاة في طلب المعلومات نظرًا لأنها جزء من الخطوة الأولى في عملية الشراء الشاملة.

الخطوة 4: ينتقل المشتري إلى المرحلة التالية في عملية الشراء - طلب تقديم العروض.

بعد أن يحدد المشتري أيًا من طلبات RFI يفي بالمؤهلات الأولية للمشروع ، سينتقل إلى الخطوة التالية في العملية وهي RFP (طلب تقديم عرض).

طلب المعلومات هو الخطوة الأولى التي تتخذها الشركة للحصول على معلومات من البائعين المحتملين ، كما هو موضح أعلاه. هدفها الرئيسي هو الحصول على المعلومات ، وليس اتخاذ قرار نهائي. بمجرد تقديم طلبات الحصول على المعلومات (RFI) ، ستقوم الشركة بمراجعتها ووضع قائمة مختصرة بأفضل الخيارات ، مسلحة بمزيد من البصيرة. بعد ذلك ، سيرسلون RFP إلى تلك القائمة المختصرة من البائعين الذين استوفوا متطلبات RFI.

طلب تقديم العروض هو طلب رسمي للموردين أو البائعين المحددين للرد على فرصة عقد محددة. تحدد الوثيقة النطاق والسعر بحيث يمكن للبائعين المحتملين تقديم عرض للعمل.

ثم تتم مقارنة هذه العطاءات لفهم نقاط القوة والضعف لدى كل بائع ، ويتم اختيار أفضلها. طلبات تقديم العروض عبارة عن وثيقة قرار ، وبالتالي فإن الأسئلة تكون أكثر تحديدًا وتحديدًا.

بعد طلب تقديم العروض ، قد يتم الاتصال بالشركة مع RFQ أو طلب عرض الأسعار الذي يقسم المشروع إلى هياكل تكلفة محددة وتسليمات.

طلب نموذج معلومات

و RFI مشابه لطلب تقديم العروض ، ولكن بتفاصيل أقل. قم بتنزيل النموذج أدناه واستخدم النسخة القصيرة المكونة من صفحة واحدة من طلب تقديم العروض لصياغة نموذج طلب المعلومات الخاص بك. بمجرد تنزيل نسختك المجانية ، اتبع الخطوات أدناه لمعرفة كيفية كتابة طلب معلومات.

التحميل الان

كيف تكتب RFI

قد يكون إنشاء RFI الأول أمرًا مربكًا. ما يجب عليك أن تسأل عنه؟ ما هي المعلومات التي يحتاج البائع إلى معرفتها؟ للمساعدة في الإجابة عن هذه الأسئلة ، استخدم هذا الدليل البسيط لتحقيق أقصى استفادة من عملية طلب المعلومات.

1. صياغة نظرة عامة أو بيان الحاجة.

حدد أهدافك وأهدافك ، جنبًا إلى جنب مع بعض المعلومات العامة حول شركتك. يجب أن يكون هذا القسم قصيرًا ويقدم لمحة عامة عن مشروعك إلى شخص ليس لديه معلومات أساسية.

2. أضف سياقًا عن مؤسستك.

يمكن أن يساعد تضمين معلومات إضافية حول مؤسستك البائع في تخصيص استجابته لاحتياجاتك. قد ترغب في ذكر القسم الذي يقود المشروع ، ومن هم عملاؤك ، وما هي قيم شركتك ، من بين أشياء أخرى.

3. استكمل التفاصيل.

ما المشكلة التي تبحث عن حلها؟ ما هي المعلومات اللي تريدها؟ هنا حيث يمكنك تفصيل ما تبحث عنه. قم بتضمين أي معلومات إضافية قد يحتاج البائع إلى معرفتها لتطوير استجابة RFI شاملة. قد يشمل ذلك:

• أي مهارات ووثائق اعتماد ضرورية قد يحتاجها المستفتى ليكون ناجحًا
• الجداول الزمنية أو النطاق العام
• ما لا تبحث عنه

4. اذكر معلومات حول العملية.

اشرح كيف يجب أن تستجيب الأطراف المهتمة لطلب المعلومات. أرفق نموذجًا للرد إذا كان لديك نموذجًا ، وحدد أي مواعيد نهائية ، ولاحظ ما إذا كنت سترد على المستجيبين ومتى سيتم ذلك بعد جمع طلبات الحصول على المعلومات. قد ترغب في ذكر أي معايير تقييم ستستخدمها عند إنشاء قائمة مختصرة لطلبات تقديم العروض.

أفضل الممارسات لتوثيق RFI

كلما كنت أكثر تفكيرًا بشأن مستند RFI الخاص بك ، ستحصل على إجابات أفضل جودة. بدلاً من إرسال بريد إلكتروني عرضيًا إلى مندوب المبيعات وطلب المعلومات ، سيضمن إنشاء وثائق RFI حصولك على المعلومات التي تحتاجها بالضبط. في هذا المستند ، تأكد من:

• اذكر بوضوح المعلومات التي تطلبها.
• كن محددًا بشأن كيف ومتى تريد تلقي ردود البائع.
• حافظ على عقل متفتح حتى يتمكن البائعون من تقديم معلومات إضافية يعتقدون أنها ذات صلة.
• كن موجزًا ​​ومحترمًا لوقت البائع.

أمثلة RFI

هل تحتاج إلى مزيد من الإلهام؟ اقرأ الأمثلة التالية من طلبات الحصول على المعلومات للحصول على مزيد من الأفكار حول ما يجب تضمينه في نموذجك. تأتي جميع طلبات الحصول على المعلومات الثلاثة هذه من صناعات مختلفة ولها احتياجات مختلفة ، لذا فهي نظرة عامة جيدة على الخيارات المتاحة لك.

1. إدارة الخدمات العامة الأمريكية

في عام 2021 ، تعاونت إدارة الخدمات العامة الأمريكية مع وزارة الطاقة الأمريكية لإصدار طلب معلومات يدعم مشروعًا لتقليل انبعاثات غازات الاحتباس الحراري في المباني التجارية. كان الهدف العام الذي كانت GSA و DOE تهدف إلى الوصول إليه هو صافي انبعاثات الكربون الصفرية داخل هذه المباني وركز RFI على ثلاثة مجالات محددة من شأنها أن تسمح بتحقيق هذا الهدف. طُلب من البائعين الذين كانت لديهم تقنية تفي بمتطلبات طلب المعلومات هذا أن يقترحوا معايير نجاح قابلة للقياس عبر عدة فئات.

مصدر الصورة

بالإضافة إلى متطلبات RFI على صفحة الويب ، استضافت GSA و DOE ندوة عبر الإنترنت ، وقدمت أسئلة وأجوبة ، وجعلت شرائح العرض التقديمي من ندوة الويب متاحة على صفحة الويب حتى يتمكن جميع البائعين من الوصول إلى المعلومات التي يحتاجون إليها لإرسال أفضل استجابة.

ما يميز مثال RFI هذا هو أنه يتم تحديثه باستمرار. يتم إضافة معلومات جديدة بشكل متكرر. عند انقضاء الموعد النهائي ، يتم الإبلاغ عن ذلك بوضوح في الجزء العلوي من طلب المعلومات حتى يتمكن البائعون من الانتقال إلى الطلبات الأخرى التي تقبل الطلبات. هذا مثال رائع لأفضل الممارسات التي ذكرناها سابقًا حول احترام وقت البائعين عند طلب إرسالات طلب معلومات.

2. ناسا

عندما تقاعد ناسا أجزاء من مكوكات الفضاء الخاصة بهم ، فإنهم يحبون عرضها في المتاحف أو المؤسسات التعليمية الأخرى. لقياس الاهتمام وفهم الخيارات المحتملة لجزء متقاعد قادم ، قاموا بفتح RFI. فيما يلي عينة من المستند:

"يتم استخدام RFI هذا لجمع أبحاث السوق لوكالة ناسا لاتخاذ قرارات بشأن تطوير استراتيجيات لوضع مكوك الفضاء المدارات ومحركات مكوك الفضاء الرئيسية (SSMEs) للعرض العام بعد الانتهاء من SSP. تسعى ناسا للحصول على معلومات من المؤسسات التعليمية والمتاحف العلمية وغيرها من المنظمات المناسبة حول قدرة المجتمع على اقتناء وعرض مكوك فضاء مداري بعد تقاعد المركبات من حالة الرحلة ".

نحن نحب مثال RFI هذا لأنه يوفر نظرة عامة مباشرة على الغرض من RFI ، ويحدد ما تريد ناسا تعلمه من هذه العملية.

3. حكومة كندا

تعد مواقع الويب الحكومية مكانًا رائعًا للعثور على أمثلة طلب معلومات لأنها مطلوبة لإتاحة جميع عمليات الشراء للجمهور. المثال التالي مأخوذ من RFI لبرنامج التخطيط المالي.

مصدر الصورة

يعد قسم المتطلبات في طلب المعلومات هذا مثالًا رائعًا على كيفية شرح ما تفعله وما لا تحتاجه في الردود. بينما تبحث الحكومة الكندية عن برنامج للتخطيط المالي ، فإنها ستحتفظ بمزود إدارة علاقات العملاء وبحيرة البيانات.

4. جامعة أوتاوا

فيما عدا طلب المعلومات التالي ، تبحث جامعة أوتاوا عن حل لتكامل تخطيط موارد المؤسسات (ERP). ما يميز طلب المعلومات هذا هو كيف يريدون تلقي الردود. بدلاً من جمع الردود أو المستندات المكتوبة ، تقوم U of O بجدولة مناقشات الإستراتيجية مع الموردين. هذه طريقة فريدة لجمع المعلومات ، ولكنها مفيدة عندما لا تكون لديك معرفة كافية في المنطقة لتكوين نطاق عمل حتى الآن.

"تصدر جامعة أوتاوا (الجامعة) طلب المعلومات هذا (RFI) لجدولة مناقشات الإستراتيجية (عبر مكالمة جماعية) من الموردين المهتمين الذين لديهم خبرة في تكامل تخطيط موارد المؤسسات.

الهدف من هذه المناقشات هو الحصول على تعليقات من الموردين لمساعدة الجامعة في تطوير نطاق عمل أكثر دقة ونهج شامل لطلب قادم لتقديم عروض (RFP) لحلول تكامل تخطيط موارد المؤسسات ".

طلب للنجاح

سيكون كل طلب معلومات فريدًا لمنظمتك والمعلومات التي تطلبها. استخدم النموذج أعلاه كدليل لإنشاء طلب معلومات (RFI) سيوفر لك الوقت في تقييم الحلول المحتملة.

مع إرسال المعلومات الصحيحة بطريقتك ، كل ما عليك فعله هو القراءة! ستكون في طريقك للحصول على أفضل حل لاحتياجات فريقك.

ملاحظة المحرر: تم نشر هذا المنشور في الأصل في أبريل 2021 وتم تحديثه للشمول.