編寫信息請求的簡單指南

大公司和政府機構不會像 SaaS 公司或小型企業那樣四處尋找最好的承包商和自由職業者。

這些組織不依賴口耳相傳、快速的 Google 搜索或 Facebook 廣告，而是遵循確保公平商業實踐和質量結果的採購流程。

作為採購流程的初步步驟，RFI 為公司或組織提供推進 RFP 和 RFQ 所需的信息。 但究竟什麼是 RFI，這個首字母縮略詞代表什麼？

RFI 很重要，因為它們可以減少盲點並使您的團隊能夠做出更好的決策。 通過掌握更多信息，您可以了解市場並更好地了解您在採購過程中需要提出的問題。

RFI 是如何工作的？

第 1 步：買方開發 RFI。

RFI 是書面文件，目的是從賣家那裡收集信息。 此信息可用於幫助買家做出購買決定。 RFI 中包含的問題具體而直接，以便賣家了解買家的要求。

賣家可以在公司網站、Procore 等數據庫以及 grants.gov 等政府網頁中找到 RFI。

第 2 步：賣家草擬對 RFI 的回复。

一旦賣方找到 RFI，他們就有買方指定的時間窗口來完成它。

RFI 中收集的信息的組織方式可以與其他賣家提交的信息進行比較和對比。

第 3 步：買家查看所有賣家的回复。

在 RFI 的最後期限結束後，買方會審查賣方提交的所有回复。 在此步驟中，買方正在尋找有關公司、他們提供的產品或服務、其歷史和背景以及其他可能影響賣方在項目中交付能力的因素的信息。

注意：價格、預算、時間表和其他特定信息不包含在 RFI 中，因為它是整個採購流程第一步的一部分。

第 4 步：買方進入採購流程的下一個階段——RFP。

在買方確定哪些 RFI 提交符合項目的初步資格後，他們將進入流程的下一步，即 RFP（徵求建議書）。

如上所述，RFI 是公司向潛在賣家徵求信息的第一步。 它的主要目的是獲取信息，而不是做出最終決定。 提交 RFI 後，公司將對其進行審核並列出最佳選擇，並提供更多洞察力。 然後，他們將向滿足 RFI 要求的賣家短名單發送 RFP。

徵求建議書是對選定供應商或賣方的正式請求，以響應特定的合同機會。 該文件規定了範圍和價格，以便潛在的賣家可以對作品進行投標。

然後比較這些出價以了解每個賣家的優勢和劣勢，並選擇最合適的。 RFP 是一份決策文件，因此問題更具針對性和針對性。

在 RFP 之後，公司可能會收到 RFQ 或詢價請求，將項目進一步分解為特定的成本結構和可交付成果。

索取資料模板

RFI 類似於 RFP，但細節較少。 下載下面的模板，並使用簡短的一頁提案請求版本來起草您的 RFI。 下載免費副本後，請按照以下步驟學習如何編寫 RFI。

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如何編寫 RFI

創建您的第一個 RFI 可能會讓人不知所措。 你應該問什麼？ 賣家需要知道哪些信息？ 為了幫助回答這些問題，請使用這個簡單的指南來充分利用 RFI 流程。

1. 起草一份概述或需求說明。

概述您的目標和目的，以及有關您公司的一些一般信息。 本節應該簡短，並向沒有背景信息的人提供您的項目的概述。

2. 添加有關您的組織的上下文。

包括有關您的組織的其他信息可以幫助賣家根據您的需求調整他們的響應。 您可能想提及哪個部門正在領導該項目，您的客戶是誰，以及您的公司價值觀是什麼，等等。

3. 敲定細節。

你想解決什麼問題？ 你需要什麼信息？ 在這裡您可以詳細說明您要查找的內容。 包括賣方可能需要了解的任何其他信息，以製定全面的 RFI 響應。 這可能包括：

• 受訪者可能需要成功的任何必要技能和證書
• 時間表或一般範圍
• 你不是在尋找什麼

4. 提及有關過程的信息。

解釋有關各方應如何回應 RFI。 如果您有回复模板，請附上回复模板，列出所有截止日期，並註明在收集 RFI 後您是否以及何時回復回复者。 您可能想提及在創建 RFP 候選名單時將使用的任何評估標準。

RFI 文檔的最佳實踐

您對 RFI 文檔的考慮越周到，您得到的回复質量就越高。 創建 RFI 文檔將確保您準確獲得所需的信息，而不是隨便給銷售代表發電子郵件並詢問信息。 在該文檔中，請務必：

• 清楚地說明您要求的信息。
• 具體說明您希望如何以及何時接收賣家回复。
• 保持開放的心態，以便賣家可以提供他們認為相關的其他信息。
• 簡短並尊重賣家的時間。

RFI 示例

需要更多靈感？ 閱讀以下 RFI 示例，了解更多關於您的 RFI 內容的想法。 這三個 RFI 都來自不同的行業，有不同的需求，因此它們很好地概述了您可用的選項。

1. 美國總務署

2021 年，美國總務管理局與美國能源部合作發布了一份 RFI，以支持一項減少商業建築溫室氣體排放的項目。 GSA 和 DOE 旨在達到的總體目標是這些建築物內的淨零碳排放，而 RFI 專注於實現這一目標的三個特定領域。 擁有滿足此 RFI 要求的技術的賣家必須提出跨多個類別的可衡量的成功標準。

圖片來源

除了網頁上的 RFI 要求外，GSA 和 DOE 還舉辦了一次網絡研討會，提供了常見問題解答，並在網頁上提供了網絡研討會中的演示幻燈片，以便所有賣家都可以訪問他們需要提交的信息最好的回應。

使這個 RFI 示例脫穎而出的原因在於它經常保持最新狀態。 經常添加新信息。 截止日期過後，RFI 頂部會明確註明，以便賣家可以繼續處理其他接受提交的請求。 這是我們之前提到的關於在要求 RFI 提交時尊重賣家時間的最佳實踐的一個很好的例子。

2. 美國國家航空航天局

當 NASA 退役部分航天飛機時，他們喜歡在博物館或其他教育機構展示它們。 為了衡量興趣並了解即將退役的零件的潛在選擇，他們開設了一個 RFI。 這是該文檔的示例：

“該 RFI 被用於為 NASA 收集市場研究，以製定有關在 SSP 結束後公開展示航天飛機軌道器和航天飛機主引擎 (SSME) 的戰略制定決策。 NASA 正在向教育機構、科學博物館和其他相關組織尋求有關社區在航天飛機軌道器從飛行狀態退役後獲得和展示航天飛機軌道器的能力的信息。”

我們喜歡這個 RFI 示例，因為它直接概述了 RFI 的目的，並概述了 NASA 希望從該過程中學到的東西。

3. 加拿大政府

政府網站是查找 RFI 示例的好地方，因為它們需要公開所有採購流程。 以下示例來自財務規劃軟件的 RFI。

圖片來源

本 RFI 的要求部分是一個很好的例子，說明如何在回復中解釋您需要做什麼和不需要做什麼。 雖然加拿大政府正在尋找財務規劃軟件，但他們將保留其 CRM 和數據湖提供商。

4. 渥太華大學

在以下 RFI 之外，渥太華大學正在尋找 ERP 集成解決方案。 該 RFI 的獨特之處在於他們希望如何接收響應。 U of O 不是收集書面答复或文件，而是安排與供應商的戰略討論。 這是一種收集信息的獨特方式，但當您在該領域還沒有足夠的知識來整理工作範圍時會很有幫助。

“渥太華大學（大學）正在發布此信息請求 (RFI)，以安排具有 ERP 集成經驗的感興趣供應商的戰略討論（通過電話會議）。

這些討論的目的是從供應商那裡獲得反饋，以幫助大學為即將到來的 ERP 集成解決方案徵求建議書 (RFP) 制定更準確的工作範圍和整體方法。”

請求成功

每個 RFI 對於您的組織和您需要的信息都是獨一無二的。 使用上面的模板作為創建 RFI 的指南，這將節省您評估潛在解決方案的時間。

以您的方式發送正確的信息，您需要做的就是閱讀！ 您將順利地為您的團隊的需求採購最佳解決方案。

編者註：這篇文章最初發表於 2021 年 4 月，為了全面性而進行了更新。