คู่มือง่ายๆ ในการเขียนคำขอข้อมูล

บริษัทขนาดใหญ่และหน่วยงานของรัฐไม่ได้ซื้อผู้รับเหมาและฟรีแลนซ์ที่ดีที่สุด เช่นเดียวกับบริษัท SaaS หรือธุรกิจขนาดเล็ก

แทนที่จะอาศัยคำพูดจากปากต่อปาก การค้นหาอย่างรวดเร็วของ Google หรือโฆษณาบน Facebook องค์กรเหล่านี้ปฏิบัติตามกระบวนการจัดซื้อจัดจ้างที่รับรองการดำเนินธุรกิจอย่างยุติธรรมและผลลัพธ์ที่มีคุณภาพ

เป็นขั้นตอนเบื้องต้นในกระบวนการจัดซื้อ RFI ให้ข้อมูลที่จำเป็นแก่บริษัทหรือองค์กรเพื่อก้าวไปข้างหน้าด้วย RFP และ RFQ แต่อะไรคือ RFI และคำย่อนี้ย่อมาจากอะไร?

RFIs มีความสำคัญเนื่องจากช่วยลดจุดบอดและช่วยให้ทีมของคุณตัดสินใจได้ดีขึ้น ด้วยข้อมูลเพิ่มเติมที่มีอยู่ คุณสามารถเข้าใจตลาดและเข้าใจคำถามที่คุณต้องถามได้ดีขึ้นเมื่อคุณก้าวไปข้างหน้าในกระบวนการจัดซื้อจัดจ้าง

RFI ทำงานอย่างไร

ขั้นตอนที่ 1: ผู้ซื้อพัฒนา RFI

RFIs เป็นเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรโดยมีเป้าหมายในการรวบรวมข้อมูลจากผู้ขาย ข้อมูลนี้สามารถใช้เพื่อช่วยผู้ซื้อในการตัดสินใจซื้อ คำถามที่รวมอยู่ใน RFI มีความเฉพาะเจาะจงและตรงไปตรงมา เพื่อให้ผู้ขายเข้าใจว่าผู้ซื้อต้องการอะไร

ผู้ขายสามารถค้นหา RFI ได้จากเว็บไซต์ของบริษัท ในฐานข้อมูล เช่น Procore และหน้าเว็บของรัฐบาล เช่น Grants.gov

ขั้นตอนที่ 2: ผู้ขายร่างการตอบกลับ RFI

เมื่อผู้ขายพบ RFI แล้ว ผู้ขายจะมีกรอบเวลาที่กำหนดโดยผู้ซื้อที่จะต้องดำเนินการให้เสร็จสิ้น

ข้อมูลที่รวบรวมใน RFI ได้รับการจัดระเบียบในลักษณะที่สามารถเปรียบเทียบและเปรียบเทียบกับข้อมูลที่ผู้ขายรายอื่นส่งมา

ขั้นตอนที่ 3: ผู้ซื้อตรวจสอบคำตอบของผู้ขายทั้งหมด

หลังจากกำหนดเส้นตายสำหรับ RFIs สิ้นสุดลง ผู้ซื้อจะตรวจสอบคำตอบทั้งหมดที่ผู้ขายส่งมาให้ ในขั้นตอนนี้ ผู้ซื้อกำลังมองหาข้อมูลเกี่ยวกับบริษัท ผลิตภัณฑ์หรือบริการที่พวกเขาเสนอ ประวัติและภูมิหลัง และปัจจัยอื่น ๆ ที่อาจส่งผลต่อว่าผู้ขายสามารถส่งมอบโครงการได้ดีเพียงใด

หมายเหตุ: ราคา งบประมาณ ไทม์ไลน์ และข้อมูลเฉพาะอื่นๆ จะไม่ครอบคลุมใน RFI เนื่องจากเป็นส่วนหนึ่งของขั้นตอนที่หนึ่งในกระบวนการจัดซื้อโดยรวม

ขั้นตอนที่ 4: ผู้ซื้อจะเข้าสู่ขั้นตอนต่อไปในกระบวนการจัดซื้อ - RFP

หลังจากที่ผู้ซื้อได้พิจารณาแล้วว่าการส่ง RFI รายการใดที่ตรงตามคุณสมบัติเบื้องต้นสำหรับโครงการ พวกเขาจะไปยังขั้นตอนถัดไปในกระบวนการซึ่งก็คือ RFP (คำขอสำหรับข้อเสนอ)

RFI เป็นขั้นตอนเริ่มต้นที่บริษัทใช้ในการขอข้อมูลจากผู้ที่อาจเป็น ผู้ขาย ตามที่อธิบายไว้ข้างต้น วัตถุประสงค์หลักคือการได้รับข้อมูล ไม่ใช่การตัดสินใจขั้นสุดท้าย เมื่อส่ง RFI แล้ว บริษัทจะตรวจสอบและคัดเลือกตัวเลือกที่ดีที่สุด พร้อมข้อมูลเชิงลึกเพิ่มเติม จากนั้น พวกเขาจะส่ง RFP ไปยังรายชื่อ ผู้ขาย สั้นๆ ที่ตรงตามข้อกำหนดของ RFI

คำขอข้อเสนอเป็นคำขออย่างเป็นทางการสำหรับผู้ขายหรือผู้ขายที่เลือกเพื่อตอบสนองต่อโอกาสทางสัญญาเฉพาะ เอกสารระบุขอบเขตและราคาเพื่อให้ ผู้ขาย ที่มีศักยภาพสามารถเสนอราคาสำหรับงานได้

การเสนอราคาเหล่านี้จะถูกเปรียบเทียบเพื่อทำความเข้าใจจุดแข็งและจุดอ่อนของ ผู้ขาย แต่ละราย และเลือกแบบที่เหมาะสมที่สุด RFPs เป็นเอกสารประกอบการตัดสินใจ ดังนั้นคำถามจึงมีเป้าหมายและเฉพาะเจาะจงมากขึ้น

หลังจาก RFP บริษัทอาจได้รับการติดต่อกับ RFQ หรือคำขอใบเสนอราคา ซึ่งจะแยกย่อยโครงการออกเป็นโครงสร้างต้นทุนและผลลัพธ์ที่เฉพาะเจาะจงมากยิ่งขึ้น

แบบฟอร์มขอข้อมูล

และ RFI นั้นคล้ายกับ RFP แต่มีรายละเอียดน้อยกว่า ดาวน์โหลดเทมเพลตด้านล่างและใช้คำขอข้อเสนอฉบับย่อหน้าเดียวเพื่อร่าง RFI ของคุณ เมื่อคุณดาวน์โหลดสำเนาฟรีแล้ว ให้ทำตามขั้นตอนด้านล่างเพื่อเรียนรู้วิธีเขียน RFI

ดาวน์โหลดเดี๋ยวนี้

วิธีการเขียน RFI

การสร้าง RFI แรกของคุณอาจเป็นเรื่องยาก คุณควรขออะไร ข้อมูลอะไรที่ ผู้ขาย จำเป็นต้องรู้? เพื่อช่วยตอบคำถามเหล่านั้น ให้ใช้คำแนะนำง่ายๆ นี้เพื่อรับประโยชน์สูงสุดจากกระบวนการ RFI

1. ร่างภาพรวมหรือคำแถลงความต้องการ

ร่างเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณ พร้อมด้วยข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับบริษัทของคุณ ส่วนนี้ควรสั้นและให้ภาพรวมของโครงการของคุณกับคนที่ไม่มีข้อมูลพื้นฐาน

2. เพิ่มบริบทเกี่ยวกับองค์กรของคุณ

การรวมข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับองค์กรของคุณสามารถช่วย ผู้ขาย ปรับแต่งการตอบสนองตามความต้องการของคุณได้ คุณอาจต้องการระบุว่าแผนกใดเป็นผู้นำโครงการ ลูกค้าของคุณคือใคร และค่านิยมของบริษัทคุณคืออะไร เหนือสิ่งอื่นใด

3. กรอกรายละเอียดให้เรียบร้อย

คุณกำลังมองหาวิธีแก้ปัญหาอะไร? คุณต้องการข้อมูลอะไร? ที่นี่คุณสามารถดูรายละเอียดสิ่งที่คุณกำลังมองหาได้ที่นี่ รวมข้อมูลเพิ่มเติมที่ ผู้ขาย อาจจำเป็นต้องทราบเพื่อพัฒนาการตอบสนอง RFI อย่างละเอียด ซึ่งอาจรวมถึง:

• ทักษะและข้อมูลประจำตัวที่จำเป็นใด ๆ ที่ผู้ตอบอาจต้องประสบความสำเร็จ
• ไทม์ไลน์หรือขอบเขตทั่วไป
• สิ่งที่คุณไม่ได้กำลังมองหา

4. กล่าวถึงข้อมูลเกี่ยวกับกระบวนการ

อธิบายว่าผู้มีส่วนได้ส่วนเสียควรตอบสนองต่อ RFI อย่างไร แนบเทมเพลตการตอบกลับ หากคุณมี ร่างกำหนดเวลา และสังเกตว่าคุณจะตอบกลับผู้ตอบหลังจากรวบรวม RFI หรือไม่และเมื่อใด คุณอาจต้องการพูดถึงเกณฑ์การประเมินใดๆ ที่คุณจะใช้เมื่อสร้างรายชื่อผู้เข้ารอบสำหรับ RFP

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับเอกสาร RFI

ยิ่งคุณมีความคิดเกี่ยวกับเอกสาร RFI มากเท่าใด คุณก็จะได้รับคำตอบกลับมาอย่างมีคุณภาพมากขึ้นเท่านั้น แทนที่จะส่งอีเมลถึงตัวแทนฝ่ายขายและขอข้อมูลโดยไม่ได้ตั้งใจ การสร้างเอกสาร RFI จะช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่ต้องการอย่างแท้จริง ในเอกสารนั้น ต้องแน่ใจว่า:

• ระบุข้อมูลที่คุณต้องการอย่างชัดเจน
• เจาะจงเกี่ยวกับวิธีการและเวลาที่คุณต้องการรับคำตอบจากผู้ขาย
• เปิดใจให้กว้างเพื่อให้ผู้ขายสามารถให้ข้อมูลเพิ่มเติมที่พวกเขาคิดว่ามีความเกี่ยวข้อง
• สั้นและเคารพเวลาของผู้ขาย

ตัวอย่าง RFI

ต้องการแรงบันดาลใจเพิ่มเติมหรือไม่? อ่านตัวอย่าง RFI ต่อไปนี้เพื่อดูแนวคิดเพิ่มเติมเกี่ยวกับสิ่งที่คุณจะรวมไว้ RFI ทั้งสามนี้มาจากอุตสาหกรรมที่แตกต่างกันและมีความต้องการที่แตกต่างกัน จึงเป็นภาพรวมที่ดีของตัวเลือกที่มีให้คุณ

1. การบริหารบริการทั่วไปของสหรัฐอเมริกา

ในปี พ.ศ. 2564 US General Services Administration ร่วมมือกับกระทรวงพลังงานสหรัฐในการออก RFI เพื่อสนับสนุนโครงการลดการปล่อยก๊าซเรือนกระจกในอาคารพาณิชย์ เป้าหมายโดยรวมที่ GSA และ DOE ตั้งเป้าไว้คือการปล่อยคาร์บอนสุทธิเป็นศูนย์ภายในอาคารเหล่านี้ และ RFI มุ่งเน้นไปที่สามพื้นที่เฉพาะที่จะช่วยให้บรรลุเป้าหมายนี้ ผู้ขายที่มีเทคโนโลยีตรงตามข้อกำหนดของ RFI นี้จำเป็นต้องเสนอเกณฑ์ความสำเร็จที่วัดได้ในหลายหมวดหมู่

ที่มาของภาพ

นอกเหนือจากข้อกำหนด RFI บนเว็บเพจแล้ว GSA และ DOE ได้จัดให้มีการสัมมนาทางเว็บ จัดเตรียมคำถามที่พบบ่อย และทำให้สไลด์การนำเสนอจากการสัมมนาผ่านเว็บมีอยู่บนเว็บเพจ เพื่อให้ผู้ขายทุกรายสามารถเข้าถึงข้อมูลที่พวกเขาต้องการเพื่อส่ง การตอบสนองที่ดีที่สุด

สิ่งที่ทำให้ตัวอย่าง RFI นี้โดดเด่นคือมีการอัปเดตอยู่เสมอ มีการเพิ่มข้อมูลใหม่บ่อยครั้ง เมื่อพ้นกำหนดเส้นตาย จะมีการระบุไว้อย่างชัดเจนที่ด้านบนของ RFI เพื่อให้ผู้ขายสามารถไปยังคำขออื่นๆ ที่ยอมรับการส่งได้ นี่เป็นตัวอย่างที่ดีของแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดที่เราได้กล่าวถึงก่อนหน้านี้เกี่ยวกับการเคารพเวลาของผู้ขายเมื่อขอส่ง RFI

2. นาซ่า

เมื่อ NASA ปลดระวางกระสวยอวกาศบางส่วน พวกเขาชอบที่จะจัดแสดงไว้ที่พิพิธภัณฑ์หรือสถาบันการศึกษาอื่นๆ เพื่อวัดความสนใจและทำความเข้าใจตัวเลือกที่เป็นไปได้สำหรับชิ้นส่วนที่กำลังจะเกษียณอายุ พวกเขาได้เปิด RFI นี่คือตัวอย่างเอกสาร:

“RFI นี้ถูกใช้เพื่อรวบรวมการวิจัยตลาดสำหรับ NASA เพื่อตัดสินใจเกี่ยวกับการพัฒนากลยุทธ์สำหรับการวางยานอวกาศ Orbiters และ Space Shuttle Main Engines (SSMEs) สำหรับการแสดงต่อสาธารณะหลังจากสรุป SSP NASA กำลังค้นหาข้อมูลจากสถาบันการศึกษา พิพิธภัณฑ์วิทยาศาสตร์ และองค์กรที่เหมาะสมอื่นๆ เกี่ยวกับความสามารถของชุมชนในการจัดหาและแสดงยานอวกาศ Orbiter หลังจากที่ยานพาหนะถูกปลดออกจากสถานะการบิน”

เราชอบตัวอย่าง RFI นี้เพราะให้ภาพรวมที่ตรงไปตรงมาของวัตถุประสงค์ของ RFI และสรุปสิ่งที่ NASA ต้องการเรียนรู้จากกระบวนการนี้

3. รัฐบาลแคนาดา

เว็บไซต์ของรัฐบาลเป็นสถานที่ที่ดีเยี่ยมในการค้นหาตัวอย่าง RFI เนื่องจากจำเป็นต้องทำให้กระบวนการจัดซื้อจัดจ้างทั้งหมดเปิดเผยต่อสาธารณะ ตัวอย่างต่อไปนี้มาจาก RFI สำหรับซอฟต์แวร์การวางแผนทางการเงิน

ที่มาของภาพ

ส่วนข้อกำหนดของ RFI นี้เป็นตัวอย่างที่ดีในการอธิบายสิ่งที่คุณทำและไม่ต้องการในคำตอบ ในขณะที่รัฐบาลแคนาดากำลังมองหาซอฟต์แวร์การวางแผนทางการเงิน พวกเขาจะรักษา CRM และผู้ให้บริการ Data Lake ไว้

4. มหาวิทยาลัยออตตาวา

ใน RFI ต่อไปนี้ ยกเว้น University of Ottawa กำลังมองหาโซลูชันการรวม ERP สิ่งที่ไม่เหมือนใครเกี่ยวกับ RFI นี้คือวิธีที่พวกเขาต้องการรับคำตอบ แทนที่จะรวบรวมคำตอบหรือเอกสารเป็นลายลักษณ์อักษร U of O กำลังจัดกำหนดการหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์กับซัพพลายเออร์ นี่เป็นวิธีที่ไม่เหมือนใครในการรวบรวมข้อมูล แต่มีประโยชน์เมื่อคุณมีความรู้ไม่เพียงพอที่จะรวบรวมขอบเขตของงาน

“มหาวิทยาลัยออตตาวา (มหาวิทยาลัย) กำลังออกคำขอข้อมูล (RFI) นี้เพื่อกำหนดเวลาการอภิปรายกลยุทธ์ (ผ่านการประชุมทางโทรศัพท์) จากซัพพลายเออร์ที่สนใจซึ่งมีประสบการณ์ในการบูรณาการ ERP

จุดประสงค์ของการอภิปรายเหล่านี้คือการขอรับคำติชมจากซัพพลายเออร์เพื่อช่วยมหาวิทยาลัยในการพัฒนาขอบเขตงานที่ถูกต้องยิ่งขึ้นและแนวทางโดยรวมสำหรับคำขอข้อเสนอ (RFP) สำหรับโซลูชันการรวม ERP ที่จะเกิดขึ้น”

ขอความสำเร็จ

RFI ทุกรายการจะไม่ซ้ำกันสำหรับองค์กรของคุณและข้อมูลที่คุณต้องการ ใช้เทมเพลตด้านบนเพื่อเป็นแนวทางในการสร้าง RFI ที่จะช่วยคุณประหยัดเวลาในการประเมินโซลูชันที่เป็นไปได้

ด้วยการส่งข้อมูลที่ถูกต้อง สิ่งที่คุณต้องทำคืออ่าน! คุณจะพร้อมสำหรับการจัดหาโซลูชันที่ดีที่สุดสำหรับความต้องการของทีมของคุณ

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนเมษายน 2021 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม