Простое руководство по написанию запроса на информацию

Крупные корпорации и правительственные учреждения не ищут лучших подрядчиков и фрилансеров, как это может делать SaaS-компания или малый бизнес.

Вместо того, чтобы полагаться на молву, быстрый поиск в Google или рекламу в Facebook, эти организации следуют процессу закупок, который обеспечивает добросовестную деловую практику и качественные результаты.

В качестве предварительного шага в процессе закупок RFI предоставляет компании или организации информацию, необходимую им для продвижения вперед с RFP и RFQ. Но что такое RFI и что означает эта аббревиатура?

RFI важны, потому что они уменьшают слепые зоны и позволяют вашей команде принимать более взвешенные решения. Имея в своем распоряжении больше информации, вы сможете понять рынок и лучше понять вопросы, которые вам нужно будет задать по мере продвижения вперед в процессе закупок.

Как работает RFI?

Шаг 1: Покупатель разрабатывает RFI.

ЗПИ представляют собой письменные документы с целью сбора информации от продавцов. Эта информация может быть использована, чтобы помочь покупателям принять решение о покупке. Вопросы, включенные в RFI, являются конкретными и понятными, чтобы продавцы понимали, о чем просит покупатель.

Продавцы могут найти RFI на веб-сайте компании, в таких базах данных, как Procore, и на правительственных веб-страницах, таких как grants.gov.

Шаг 2: Продавцы составляют ответы на запрос запроса.

Как только продавец находит запрос запроса, у него есть окно времени, указанное покупателем, для его завершения.

Информация, собираемая в RFI, организована таким образом, чтобы ее можно было сравнить и сопоставить с информацией, которую предоставляют другие продавцы.

Шаг 3: Покупатель просматривает все ответы продавцов.

По истечении крайнего срока для RFI покупатель просматривает все ответы, представленные продавцами. На этом этапе покупатель ищет информацию о компаниях, продуктах или услугах, которые они предлагают, их историю и опыт, а также другие факторы, которые могут повлиять на то, насколько хорошо продавец сможет реализовать проект.

Примечание. Цена, бюджет, сроки и другая конкретная информация не включаются в RFI, поскольку это часть первого шага общего процесса закупок.

Шаг 4: Покупатель переходит к следующему этапу процесса закупок — RFP.

После того, как покупатель определил, какой из представленных RFI соответствует предварительным квалификациям для проекта, он перейдет к следующему этапу процесса, который называется RFP (запрос предложений).

RFI — это первый шаг, который компания предпринимает для получения информации от потенциальных продавцов , как описано выше. Его основная цель – получение информации, а не принятие окончательного решения. После того, как RFI будут отправлены, компания рассмотрит их и отберет лучшие варианты, вооружившись дополнительной информацией. Затем они отправят RFP этому короткому списку продавцов , которые удовлетворяют требованиям RFI.

Запрос предложений — это формальный запрос к выбранным поставщикам или продавцам ответить на конкретную контрактную возможность. В документе указывается объем и цена, чтобы потенциальные продавцы могли составить предложение на работу.

Затем эти предложения сравниваются, чтобы понять сильные и слабые стороны каждого продавца , и выбирается наиболее подходящий. RFP — это документ для принятия решения, поэтому вопросы более целенаправленны и конкретны.

После запроса предложений с компанией можно связаться с запросом предложений или запросом ценового предложения, в котором проект еще больше разбивается на конкретные структуры затрат и результаты.

Шаблон запроса информации

И RFI похож на RFP, но с меньшим количеством деталей. Загрузите приведенный ниже шаблон и используйте короткую одностраничную версию запроса предложений для составления вашего запроса предложений. Загрузив бесплатную копию, следуйте приведенным ниже инструкциям, чтобы узнать, как написать RFI.

Скачать сейчас

Как написать RFI

Создание вашего первого RFI может быть ошеломляющим. Что вы должны просить? Какую информацию должен знать продавец ? Чтобы помочь ответить на эти вопросы, используйте это простое руководство, чтобы получить максимальную отдачу от процесса RFI.

1. Набросайте обзор или заявление о необходимости.

Опишите свои цели и задачи, а также некоторую общую информацию о вашей компании. Этот раздел должен быть кратким и содержать обзор вашего проекта для тех, у кого нет базовой информации.

2. Добавьте контекст о вашей организации.

Включение дополнительной информации о вашей организации может помочь продавцу адаптировать свой ответ к вашим потребностям. Вы можете упомянуть, какой отдел руководит проектом, кто ваши клиенты и каковы ценности вашей компании, среди прочего.

3. Доработайте детали.

Какую проблему вы хотите решить? Какая информация вам нужна? Здесь вы можете подробно описать, что вы ищете. Включите любую дополнительную информацию, которая может понадобиться продавцу для разработки подробного ответа на запрос запроса. Это может включать:

• Любые необходимые навыки и полномочия, которые могут понадобиться респонденту для достижения успеха
• Сроки или общий объем
• Что вы не ищете

4. Упомяните информацию о процессе.

Объясните, как заинтересованные стороны должны реагировать на RFI. Приложите шаблон ответа, если он у вас есть, обозначьте крайние сроки и отметьте, будете ли вы отвечать респондентам после того, как будут собраны RFI, и если да, то когда. Вы можете упомянуть любые критерии оценки, которые вы будете использовать при создании короткого списка для RFP.

Лучшие практики для документации RFI

Чем вдумчивее вы будете относиться к своему документу RFI, тем более качественные ответы вы получите. Вместо того, чтобы небрежно отправлять электронное письмо торговому представителю и запрашивать информацию, создание документации RFI гарантирует, что вы получите именно ту информацию, которая вам нужна. В этом документе обязательно:

• Четко укажите информацию, которую вы запрашиваете.
• Уточните, как и когда вы хотите получать ответы от продавцов.
• Будьте непредвзяты, чтобы продавцы могли предоставить дополнительную информацию, которую они считают актуальной.
• Будьте кратки и уважайте время продавцов.

Примеры радиопомех

Нужно больше вдохновения? Прочтите следующие примеры RFI, чтобы получить больше идей о том, что включить в свой. Все эти три RFI относятся к разным отраслям и имеют разные потребности, поэтому они являются хорошим обзором доступных вам вариантов.

1. Администрация общих служб США

В 2021 году Управление общих служб США в сотрудничестве с Министерством энергетики США выпустило запрос на информацию в поддержку проекта по сокращению выбросов парниковых газов в коммерческих зданиях. Общая цель, к которой стремились GSA и DOE, заключалась в нулевом чистом выбросе углерода в этих зданиях, и RFI сосредоточился на трех конкретных областях, которые позволили бы достичь этой цели. Продавцы, у которых была технология, отвечающая требованиям этого запроса, должны были предложить измеримые критерии успеха по нескольким категориям.

Источник изображения

В дополнение к требованиям RFI на веб-странице, GSA и DOE организовали веб-семинар, предоставили ответы на часто задаваемые вопросы и сделали слайды презентации из веб-семинара доступными на веб-странице, чтобы все продавцы имели доступ к информации, необходимой им для подачи заявки. лучший ответ.

Что выделяет этот пример RFI, так это то, что он часто обновляется. Часто добавляется новая информация. Когда крайний срок пройден, это четко отмечается в верхней части RFI, чтобы продавцы могли перейти к другим запросам, которые принимают заявки. Это отличный пример передовой практики, о которой мы упоминали ранее, об уважении времени продавцов при запросе RFI.

2. НАСА

Когда НАСА списывает части своих космических шаттлов, они любят выставлять их в музеях или других учебных заведениях. Чтобы оценить интерес и понять потенциальные варианты для предстоящей снятой с производства части, они открыли RFI. Вот образец документа:

«Это RFI используется для сбора маркетинговых исследований для НАСА для принятия решений относительно разработки стратегий размещения орбитальных аппаратов и главных двигателей космических челноков (SSME) для всеобщего обозрения после завершения SSP. НАСА запрашивает информацию у образовательных учреждений, научных музеев и других соответствующих организаций о способности сообщества приобретать и демонстрировать орбитальный аппарат космического корабля "Спейс шаттл" после того, как транспортные средства будут выведены из эксплуатации».

Нам нравится этот пример RFI, потому что он дает прямой обзор цели RFI и показывает, что НАСА хочет узнать из этого процесса.

3. Правительство Канады

Правительственные веб-сайты — отличное место для поиска примеров RFI, поскольку они необходимы для того, чтобы сделать все процессы закупок общедоступными. Следующий пример взят из RFI для программного обеспечения для финансового планирования.

Источник изображения

Раздел требований этого RFI является отличным примером того, как объяснить, что вам нужно и что не нужно в ответах. Пока правительство Канады ищет программное обеспечение для финансового планирования, оно сохранит своего поставщика CRM и озера данных.

4. Оттавский университет

В следующем RFI, кроме того, Университет Оттавы ищет решение для интеграции ERP. Уникальность этого RFI заключается в том, как они хотят получать ответы. Вместо того, чтобы собирать письменные ответы или документы, U of O планирует обсуждение стратегии с поставщиками. Это уникальный способ сбора информации, но он полезен, когда у вас недостаточно знаний в этой области, чтобы собрать воедино объем работы.

«Университет Оттавы (университет) выпускает этот запрос на информацию (RFI), чтобы запланировать обсуждение стратегии (посредством телефонной конференции) с заинтересованными поставщиками, имеющими опыт интеграции ERP.

Целью этих обсуждений является получение отзывов от поставщиков, чтобы помочь университету в разработке более точного объема работ и общего подхода к предстоящему запросу предложений (RFP) для решений интеграции ERP».

Запрос на успех

Каждый RFI будет уникальным для вашей организации и необходимой вам информации. Используйте приведенный выше шаблон в качестве руководства по созданию RFI, который сэкономит вам время при оценке возможных решений.

Когда вам отправляется правильная информация, все, что вам нужно сделать, это прочитать! Вы будете на пути к поиску наилучшего решения для нужд вашей команды.

Примечание редактора: этот пост был первоначально опубликован в апреле 2021 года и обновлен для полноты информации.