Panduan Sederhana untuk Menulis Permintaan Informasi

Perusahaan besar dan lembaga pemerintah tidak mencari kontraktor dan pekerja lepas terbaik dengan cara yang sama seperti perusahaan SaaS atau bisnis kecil.

Daripada mengandalkan dari mulut ke mulut, pencarian Google cepat, atau iklan Facebook, organisasi-organisasi ini mengikuti proses pengadaan yang memastikan praktik bisnis yang adil dan hasil yang berkualitas.

Sebagai langkah awal dalam proses pengadaan, RFI memberikan informasi yang dibutuhkan perusahaan atau organisasi untuk bergerak maju dengan RFP dan RFQ. Tapi apa sebenarnya RFI itu dan apa singkatan dari ini?

RFI penting karena mereka mengurangi titik buta dan memberdayakan tim Anda untuk membuat keputusan yang lebih baik. Dengan lebih banyak informasi yang Anda miliki, Anda dapat memahami pasar dan mendapatkan pemahaman yang lebih baik tentang pertanyaan yang perlu Anda tanyakan saat Anda melangkah maju dalam proses pengadaan.

Bagaimana cara kerja RFI?

Langkah 1: Pembeli mengembangkan RFI.

RFI adalah dokumen tertulis dengan tujuan mengumpulkan informasi dari penjual. Informasi ini dapat digunakan untuk membantu pembeli membuat keputusan pembelian. Pertanyaan yang disertakan dalam RFI bersifat spesifik dan lugas sehingga penjual memahami apa yang diminta pembeli.

Penjual dapat menemukan RFI di situs web perusahaan, di basis data seperti Procore, dan laman web pemerintah seperti grants.gov.

Langkah 2: Penjual menyusun tanggapan terhadap RFI.

Setelah penjual menemukan RFI, mereka memiliki jangka waktu yang ditentukan oleh pembeli untuk menyelesaikannya.

Informasi yang dikumpulkan dalam RFI diatur sedemikian rupa sehingga dapat dibandingkan dan dikontraskan dengan informasi yang disampaikan penjual lain.

Langkah 3: Pembeli meninjau semua tanggapan penjual.

Setelah tenggat waktu untuk RFI ditutup, pembeli meninjau semua tanggapan yang diajukan oleh penjual. Pada langkah ini, pembeli mencari informasi tentang perusahaan, produk atau layanan yang mereka tawarkan, sejarah dan latar belakang, dan faktor lain yang dapat memengaruhi seberapa baik penjual dapat memberikan proyek.

Catatan: Harga, anggaran, garis waktu, dan informasi spesifik lainnya tidak tercakup dalam RFI karena merupakan bagian dari langkah pertama dalam keseluruhan proses pengadaan.

Langkah 4: Pembeli pindah ke tahap berikutnya dalam proses pengadaan — RFP.

Setelah pembeli menentukan pengajuan RFI mana yang memenuhi kualifikasi awal untuk proyek tersebut, mereka akan melanjutkan ke langkah berikutnya dalam proses yang merupakan RFP (Permintaan untuk Proposal).

RFI adalah langkah awal yang diambil perusahaan untuk mengumpulkan informasi dari calon penjual , seperti yang dijelaskan di atas. Tujuan utamanya adalah untuk memperoleh informasi, bukan untuk membuat keputusan akhir. Setelah RFI dikirimkan, perusahaan akan meninjaunya dan memilih opsi terbaik, dipersenjatai dengan lebih banyak wawasan. Kemudian, mereka akan mengirimkan RFP ke daftar pendek penjual yang memenuhi persyaratan RFI.

Permintaan Proposal adalah permintaan formal untuk vendor atau penjual yang dipilih untuk menanggapi peluang kontrak tertentu. Dokumen tersebut menentukan ruang lingkup dan harga sehingga calon penjual dapat mengajukan penawaran untuk pekerjaan tersebut.

Tawaran ini kemudian dibandingkan untuk memahami kekuatan dan kelemahan masing-masing penjual , dan yang paling cocok dipilih. RFP adalah dokumen keputusan, jadi pertanyaannya lebih terarah dan spesifik.

Setelah RFP, perusahaan dapat dihubungi dengan RFQ atau Permintaan Penawaran yang memecah proyek lebih jauh ke dalam struktur biaya dan hasil tertentu.

Permintaan Template Informasi

Dan RFI mirip dengan RFP, tetapi dengan detail yang lebih sedikit. Unduh template di bawah ini dan gunakan versi pendek satu halaman dari permintaan proposal untuk menyusun RFI Anda. Setelah Anda mengunduh salinan gratis Anda, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mempelajari cara menulis RFI.

Unduh sekarang

Cara Menulis RFI

Membuat RFI pertama Anda bisa sangat melelahkan. Apa yang harus Anda minta? Informasi apa yang perlu diketahui penjual ? Untuk membantu menjawab pertanyaan tersebut, gunakan panduan sederhana ini untuk mendapatkan hasil maksimal dari proses RFI.

1. Membuat draft ikhtisar atau pernyataan kebutuhan.

Uraikan tujuan dan sasaran Anda, bersama dengan beberapa informasi umum tentang perusahaan Anda. Bagian ini harus singkat dan memberikan gambaran umum proyek Anda kepada seseorang yang tidak memiliki informasi latar belakang.

2. Tambahkan konteks tentang organisasi Anda.

Menyertakan informasi tambahan tentang organisasi Anda dapat membantu penjual menyesuaikan respons mereka dengan kebutuhan Anda. Anda mungkin ingin menyebutkan antara lain departemen mana yang memimpin proyek, siapa pelanggan Anda, dan apa nilai perusahaan Anda.

3. Selesaikan detailnya.

Masalah apa yang ingin Anda pecahkan? Informasi apa yang Anda butuhkan? Di sinilah Anda dapat merinci apa yang Anda cari. Sertakan informasi tambahan yang mungkin perlu diketahui penjual untuk mengembangkan respons RFI yang menyeluruh. Itu mungkin termasuk:

• Keterampilan dan kredensial yang diperlukan yang mungkin dibutuhkan responden untuk berhasil
• Garis waktu atau cakupan umum
• Apa yang tidak kamu cari

4. Sebutkan informasi tentang proses tersebut.

Jelaskan bagaimana pihak yang berkepentingan harus menanggapi RFI. Lampirkan templat respons jika Anda memilikinya, buat garis besar tenggat waktu, dan catat jika dan kapan Anda akan membalas responden setelah RFI dikumpulkan. Anda mungkin ingin menyebutkan kriteria evaluasi yang akan Anda gunakan saat membuat daftar pendek untuk RFP.

Praktik Terbaik untuk Dokumentasi RFI

Semakin Anda memikirkan dokumen RFI Anda, semakin baik kualitas respons yang akan Anda dapatkan. Alih-alih dengan santai mengirim email ke perwakilan penjualan dan meminta informasi, membuat dokumentasi RFI akan memastikan bahwa Anda mendapatkan informasi yang Anda butuhkan. Dalam dokumen itu, pastikan untuk:

• Nyatakan dengan jelas informasi yang Anda minta.
• Spesifik tentang bagaimana dan kapan Anda ingin menerima tanggapan penjual.
• Tetap berpikiran terbuka sehingga penjual dapat memberikan informasi tambahan yang menurut mereka relevan.
• Singkat dan hormati waktu penjual.

Contoh RFI

Butuh lebih banyak inspirasi? Bacalah contoh RFI berikut untuk mendapatkan lebih banyak ide tentang apa yang harus disertakan dalam milik Anda. Ketiga RFI ini semuanya berasal dari industri yang berbeda dan memiliki kebutuhan yang berbeda, jadi ini adalah gambaran umum yang bagus tentang opsi yang tersedia untuk Anda.

1. Administrasi Layanan Umum AS

Pada tahun 2021, Administrasi Layanan Umum AS bekerja sama dengan Departemen Energi AS untuk mengeluarkan RFI yang mendukung proyek untuk mengurangi emisi gas rumah kaca bangunan komersial. Tujuan keseluruhan yang ingin dicapai GSA dan DOE adalah emisi karbon nol bersih di dalam gedung-gedung ini dan RFI berfokus pada tiga area spesifik yang memungkinkan tercapainya tujuan ini. Penjual yang memiliki teknologi untuk memenuhi persyaratan RFI ini diminta untuk mengajukan kriteria keberhasilan yang terukur di beberapa kategori.

Sumber Gambar

Selain persyaratan RFI di halaman web, GSA dan DOE menyelenggarakan webinar, menyediakan FAQ, dan membuat slide presentasi dari webinar tersedia di halaman web sehingga semua penjual memiliki akses ke informasi yang mereka perlukan untuk mengirimkan respon terbaik.

Apa yang membuat contoh RFI ini menonjol adalah selalu diperbarui. Informasi baru sering ditambahkan. Ketika tenggat waktu terlewati, hal itu dinotasikan dengan jelas di bagian atas RFI sehingga penjual dapat beralih ke permintaan lain yang menerima pengiriman. Ini adalah contoh yang bagus dari praktik terbaik yang kami sebutkan sebelumnya tentang menghargai waktu penjual ketika meminta kiriman RFI.

2. NASA

Ketika NASA menghentikan sebagian dari pesawat ulang-alik mereka, mereka suka memajangnya di museum atau lembaga pendidikan lainnya. Untuk mengukur minat dan memahami opsi potensial untuk bagian pensiun yang akan datang, mereka membuka RFI. Berikut contoh dokumennya:

“RFI ini digunakan untuk mengumpulkan riset pasar bagi NASA untuk membuat keputusan mengenai pengembangan strategi penempatan Space Shuttle Orbiters dan Space Shuttle Main Engines (SSMEs) untuk tampilan publik setelah kesimpulan dari SSP. NASA sedang mencari informasi dari lembaga pendidikan, museum sains, dan organisasi lain yang sesuai tentang kemampuan masyarakat untuk memperoleh dan menampilkan Space Shuttle Orbiter setelah kendaraan tersebut pensiun dari status penerbangan.”

Kami menyukai contoh RFI ini karena memberikan gambaran langsung tentang tujuan RFI, dan menguraikan apa yang ingin dipelajari NASA dari proses tersebut.

3. Pemerintah Kanada

Situs web pemerintah adalah tempat yang tepat untuk menemukan contoh RFI karena situs web tersebut diwajibkan untuk membuat semua proses pengadaan tersedia untuk umum. Contoh berikut adalah dari RFI untuk perangkat lunak perencanaan keuangan.

Sumber Gambar

Bagian persyaratan RFI ini adalah contoh yang bagus tentang bagaimana menjelaskan apa yang Anda lakukan dan tidak perlukan dalam tanggapan. Sementara pemerintah Kanada sedang mencari perangkat lunak perencanaan keuangan, mereka akan menjaga CRM dan penyedia data lake mereka.

4. Universitas Ottawa

Di RFI berikut kecuali, University of Ottawa sedang mencari solusi integrasi ERP. Yang unik dari RFI ini adalah bagaimana mereka ingin menerima tanggapan. Daripada mengumpulkan tanggapan atau dokumen tertulis, U of O menjadwalkan diskusi strategi dengan pemasok. Ini adalah cara unik untuk mengumpulkan informasi, tetapi membantu ketika Anda tidak memiliki pengetahuan yang cukup di area tersebut untuk menyusun ruang lingkup pekerjaan.

“Universitas Ottawa (Universitas) mengeluarkan Permintaan Informasi (RFI) ini untuk menjadwalkan diskusi strategi (melalui panggilan konferensi) dari Pemasok yang tertarik dengan pengalaman dalam Integrasi ERP.

Maksud dari diskusi ini adalah untuk mendapatkan umpan balik dari Pemasok untuk membantu Universitas dalam mengembangkan Lingkup Pekerjaan yang lebih akurat dan pendekatan keseluruhan untuk Request For Proposal (RFP) untuk solusi Integrasi ERP yang akan datang.”

Permintaan untuk Sukses

Setiap RFI akan unik untuk organisasi Anda dan informasi yang Anda butuhkan. Gunakan template di atas sebagai panduan untuk membuat RFI yang akan menghemat waktu Anda dalam mengevaluasi solusi potensial.

Dengan informasi yang tepat dikirimkan kepada Anda, yang perlu Anda lakukan hanyalah membaca! Anda akan berada di jalur yang tepat untuk mendapatkan solusi terbaik untuk kebutuhan tim Anda.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada April 2021 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.