정보 요청 작성에 대한 간단한 가이드

대기업과 정부 기관은 SaaS 회사나 중소기업과 같은 방식으로 최고의 계약자와 프리랜서를 찾아 헤매지 않습니다.

입소문, 빠른 Google 검색 또는 Facebook 광고에 의존하는 대신 이러한 조직은 공정한 비즈니스 관행과 양질의 결과를 보장하는 조달 프로세스를 따릅니다.

조달 프로세스의 예비 단계로 RFI는 회사 또는 조직에 RFP 및 RFQ를 진행하는 데 필요한 정보를 제공합니다. 그러나 RFI는 정확히 무엇이며 이 약어는 무엇을 의미합니까?

RFI는 사각지대를 줄이고 팀이 더 나은 결정을 내릴 수 있도록 하기 때문에 중요합니다. 더 많은 정보를 사용할 수 있으므로 시장을 이해하고 조달 프로세스를 진행하면서 물어야 할 질문을 더 잘 이해할 수 있습니다.

RFI는 어떻게 작동합니까?

1단계: 구매자가 RFI를 개발합니다.

RFI는 판매자로부터 정보를 수집하기 위한 목적으로 작성된 문서입니다. 이 정보는 구매자가 구매 결정을 내리는 데 도움이 될 수 있습니다. RFI에 포함된 질문은 구체적이고 간단하므로 판매자가 구매자가 무엇을 요구하는지 이해할 수 있습니다.

판매자는 회사 웹사이트, Procore와 같은 데이터베이스 및 grants.gov와 같은 정부 웹 페이지에서 RFI를 찾을 수 있습니다.

2단계: 판매자가 RFI에 대한 응답 초안을 작성합니다.

판매자가 RFI를 찾으면 구매자가 RFI를 완료할 수 있는 기간이 지정됩니다.

RFI에서 수집된 정보는 다른 판매자가 제출한 정보와 비교 및 ​​대조될 수 있는 방식으로 구성됩니다.

3단계: 구매자는 모든 판매자의 응답을 검토합니다.

RFI 마감일이 끝나면 구매자는 판매자가 제출한 모든 응답을 검토합니다. 이 단계에서 구매자는 회사, 제공하는 제품 또는 서비스, 이력과 배경, 판매자가 프로젝트를 얼마나 잘 수행할 수 있는지에 영향을 줄 수 있는 기타 요소에 대한 정보를 찾습니다.

참고: 가격, 예산, 일정 및 기타 특정 정보는 전체 조달 프로세스의 1단계의 일부이기 때문에 RFI에서 다루지 않습니다.

4단계: 구매자는 조달 프로세스의 다음 단계인 RFP로 이동합니다.

구매자가 RFI 제출 중 어떤 것이 프로젝트의 예비 자격을 충족하는지 결정한 후 프로세스의 다음 단계인 RFP(제안 요청)로 넘어갑니다.

RFI는 위에서 설명한 대로 회사가 잠재적인 판매자 로부터 정보를 요청하기 위해 취하는 초기 단계입니다. 주요 목적은 최종 결정을 내리는 것이 아니라 정보를 얻는 것입니다. RFI가 제출되면 회사는 이를 검토하고 더 많은 통찰력으로 무장한 최상의 옵션을 선정합니다. 그런 다음 RFI의 요구 사항을 충족하는 짧은 판매자 목록에 RFP를 보냅니다.

제안 요청은 선택된 공급업체 또는 판매자가 특정 계약 기회에 응답하도록 하는 공식 요청입니다. 이 문서는 잠재적인 판매자 가 작품에 대한 입찰을 할 수 있도록 범위와 가격을 지정합니다.

그런 다음 이러한 입찰가를 비교하여 각 판매자 의 강점과 약점을 파악하고 가장 적합한 것이 선택됩니다. RFP는 의사 결정 문서이므로 질문이 보다 구체적이고 구체적입니다.

RFP 후, 회사는 특정 비용 구조 및 결과물로 프로젝트를 더욱 세분화하는 RFQ 또는 견적 요청으로 연락할 수 있습니다.

정보 템플릿 요청

그리고 RFI는 RFP와 유사하지만 세부 사항이 적습니다. 아래 템플릿을 다운로드하고 제안 요청의 짧은 한 페이지 버전을 사용하여 RFI 초안을 작성하십시오. 무료 사본을 다운로드했으면 아래 단계에 따라 RFI를 작성하는 방법을 배우십시오.

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RFI 작성 방법

첫 번째 RFI를 만드는 것은 압도적일 수 있습니다. 무엇을 요청해야 합니까? 판매자 가 알아야 할 정보는 무엇입니까? 이러한 질문에 답하는 데 도움이 되도록 이 간단한 안내서를 사용하여 RFI 프로세스를 최대한 활용하십시오.

1. 개요 또는 필요 진술의 초안을 작성하십시오.

회사에 대한 몇 가지 일반적인 정보와 함께 목표 및 목표를 간략하게 설명합니다. 이 섹션은 짧고 배경 정보가 없는 사람에게 프로젝트 개요를 제공해야 합니다.

2. 조직에 대한 컨텍스트를 추가합니다.

귀하의 조직에 대한 추가 정보를 포함하면 판매자 가 귀하의 요구에 맞게 응답을 조정하는 데 도움이 될 수 있습니다. 프로젝트를 주도하는 부서, 고객이 누구인지, 회사 가치가 무엇인지 등을 언급할 수 있습니다.

3. 세부 사항을 마무리합니다.

어떤 문제를 해결하려고 합니까? 어떤 정보가 필요합니까? 여기에서 찾고 있는 내용을 자세히 설명할 수 있습니다. 판매자 가 철저한 RFI 응답을 개발하기 위해 알아야 할 추가 정보를 포함하십시오. 여기에는 다음이 포함될 수 있습니다.

• 응답자가 성공하는 데 필요한 기술 및 자격 증명
• 타임라인 또는 일반 범위
• 당신이 찾고 있지 않은 것

4. 프로세스에 대한 정보를 언급합니다.

이해 관계자가 RFI에 어떻게 대응해야 하는지 설명하십시오. 응답 템플릿이 있는 경우 첨부하고 마감일을 간략히 설명하고 RFI가 수집된 후 응답자에게 응답할지 여부와 시기를 기록합니다. RFP에 대한 후보 목록을 만들 때 사용할 평가 기준을 언급할 수 있습니다.

RFI 문서 모범 사례

RFI 문서에 대해 더 신중할수록 더 나은 품질의 응답을 받을 수 있습니다. 무심코 영업 담당자에게 이메일을 보내 정보를 요청하는 대신 RFI 문서를 작성하면 필요한 정보를 정확하게 얻을 수 있습니다. 해당 문서에서 다음을 확인하십시오.

• 요청하는 정보를 명확하게 명시하십시오.
• 판매자 응답을 받을 방법과 시기를 구체적으로 지정하십시오.
• 판매자가 관련성이 있다고 생각되는 추가 정보를 제공할 수 있도록 열린 마음을 유지하십시오.
• 판매자의 시간을 짧고 존중하십시오.

RFI 예

영감이 더 필요하세요? RFI에 포함할 항목에 대한 추가 아이디어를 보려면 다음 RFI 예를 읽으십시오. 이 세 가지 RFI는 모두 서로 다른 산업 분야에서 제공되고 서로 다른 요구 사항을 가지고 있으므로 사용 가능한 옵션에 대한 좋은 개요입니다.

1. 미국 일반 서비스 관리국

2021년에 미국 총무청은 미국 에너지부와 협력하여 상업용 건물의 온실 가스 배출량을 줄이기 위한 프로젝트를 지원하는 RFI를 발행했습니다. GSA와 DOE가 달성하고자 하는 전반적인 목표는 이러한 건물 내 탄소 배출량 제로였으며 RFI는 이 목표를 달성할 수 있는 세 가지 특정 영역에 중점을 두었습니다. 이 RFI의 요구 사항을 충족하는 기술을 보유한 판매자는 여러 범주에 걸쳐 측정 가능한 성공 기준을 제안해야 했습니다.

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웹 페이지의 RFI 요구 사항 외에도 GSA와 DOE는 웹 세미나를 주최하고 FAQ를 제공했으며 웹 페이지에서 웹 세미나의 프레젠테이션 슬라이드를 사용할 수 있도록 하여 모든 판매자가 제출하는 데 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 했습니다. 최고의 응답.

이 RFI 예제를 두드러지게 만드는 것은 자주 최신 상태로 유지된다는 것입니다. 새로운 정보가 자주 추가됩니다. 기한이 지나면 판매자가 제출을 수락하는 다른 요청으로 이동할 수 있도록 RFI 상단에 명확하게 표시됩니다. 이것은 RFI 제출을 요청할 때 판매자의 시간을 존중하는 것에 대해 앞서 언급한 모범 사례의 좋은 예입니다.

2. 나사

NASA가 우주 왕복선의 일부를 폐기하면 박물관이나 기타 교육 기관에 전시하는 것을 좋아합니다. 관심을 측정하고 향후 폐기될 부품에 대한 잠재적 옵션을 이해하기 위해 RFI를 개설했습니다. 다음은 문서 샘플입니다.

“이 RFI는 NASA가 SSP 종료 후 공개 전시를 위한 우주왕복선 궤도선 및 우주왕복선 주엔진(SSME) 배치 전략 개발에 관한 결정을 내리기 위해 시장 조사를 수집하는 데 사용됩니다. NASA는 교육 기관, 과학 박물관 및 기타 적절한 조직에서 차량이 비행 상태에서 은퇴한 후 우주 왕복선 궤도를 획득하고 전시할 수 있는 커뮤니티의 능력에 대한 정보를 찾고 있습니다.”

우리는 이 RFI 예제를 좋아합니다. RFI의 목적에 대한 간단한 개요를 제공하고 NASA가 프로세스에서 배우고자 하는 내용을 설명하기 때문입니다.

3. 캐나다 정부

정부 웹사이트는 모든 조달 프로세스를 공개해야 하기 때문에 RFI 예를 찾을 수 있는 좋은 장소입니다. 다음 예는 재무 계획 소프트웨어에 대한 RFI에서 가져온 것입니다.

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이 RFI의 요구 사항 섹션은 응답에서 해야 할 일과 필요하지 않은 일을 설명하는 방법의 좋은 예입니다. 캐나다 정부는 재무 계획 소프트웨어를 찾고 있지만 CRM 및 데이터 레이크 제공업체는 유지할 것입니다.

4. 오타와 대학교

다음 RFI에서 오타와 대학교는 ERP 통합 솔루션을 찾고 있습니다. 이 RFI의 독특한 점은 응답을 원하는 방식입니다. 서면 답변이나 문서를 수집하는 대신 U of O는 공급업체와 전략 논의 일정을 잡습니다. 이것은 정보를 수집하는 독특한 방법이지만 아직 작업 범위를 구성할 만큼 해당 영역에 대한 지식이 충분하지 않을 때 유용합니다.

“오타와 대학교(University of Ottawa)는 ERP 통합 경험이 있는 관심 있는 공급업체의 전략 논의 일정을 잡기 위해 이 정보 요청(RFI)을 발행합니다.

이러한 논의의 목적은 공급업체로부터 피드백을 받아 대학이 ERP 통합 솔루션에 대한 향후 제안 요청(RFP)에 대한 보다 정확한 작업 범위 및 전반적인 접근 방식을 개발할 수 있도록 지원하는 것입니다.”

성공을 위한 요청

모든 RFI는 조직과 필요한 정보에 고유합니다. 위의 템플릿을 가이드로 사용하여 잠재적 솔루션을 평가하는 시간을 절약할 수 있는 RFI를 생성하십시오.

올바른 정보가 전송되면 읽어보기만 하면 됩니다! 팀의 요구 사항에 가장 적합한 솔루션을 확보할 수 있습니다.

편집자 주: 이 게시물은 원래 2021년 4월에 게시되었으며 포괄성을 위해 업데이트되었습니다.