编写信息请求的简单指南

大公司和政府机构不会像 SaaS 公司或小型企业那样四处寻找最好的承包商和自由职业者。

这些组织不依赖口耳相传、快速的 Google 搜索或 Facebook 广告，而是遵循确保公平商业实践和质量结果的采购流程。

作为采购流程的初步步骤，RFI 为公司或组织提供推进 RFP 和 RFQ 所需的信息。 但究竟什么是 RFI，这个首字母缩略词代表什么？

RFI 很重要，因为它们可以减少盲点并使您的团队能够做出更好的决策。 通过掌握更多信息，您可以了解市场并更好地了解您在采购过程中需要提出的问题。

RFI 是如何工作的？

第 1 步：买方开发 RFI。

RFI 是书面文件，目的是从卖家那里收集信息。 此信息可用于帮助买家做出购买决定。 RFI 中包含的问题具体而直接，以便卖家了解买家的要求。

卖家可以在公司网站、Procore 等数据库以及 grants.gov 等政府网页中找到 RFI。

第 2 步：卖家草拟对 RFI 的回复。

一旦卖方找到 RFI，他们就有买方指定的时间窗口来完成它。

RFI 中收集的信息的组织方式可以与其他卖家提交的信息进行比较和对比。

第 3 步：买家查看所有卖家的回复。

在 RFI 的最后期限结束后，买方会审查卖方提交的所有回复。 在此步骤中，买方正在寻找有关公司、他们提供的产品或服务、其历史和背景以及其他可能影响卖方在项目中交付能力的因素的信息。

注意：价格、预算、时间表和其他特定信息不包含在 RFI 中，因为它是整个采购流程第一步的一部分。

第 4 步：买方进入采购流程的下一个阶段——RFP。

在买方确定哪些 RFI 提交符合项目的初步资格后，他们将进入流程的下一步，即 RFP（征求建议书）。

如上所述，RFI 是公司向潜在卖家征求信息的第一步。 它的主要目的是获取信息，而不是做出最终决定。 提交 RFI 后，公司将对其进行审核并列出最佳选择，并提供更多洞察力。 然后，他们将向满足 RFI 要求的卖家短名单发送 RFP。

征求建议书是对选定供应商或卖方的正式请求，以响应特定的合同机会。 该文件规定了范围和价格，以便潜在的卖家可以对作品进行投标。

然后比较这些出价以了解每个卖家的优势和劣势，并选择最合适的。 RFP 是一份决策文件，因此问题更具针对性和针对性。

在 RFP 之后，公司可能会收到 RFQ 或询价请求，将项目进一步分解为特定的成本结构和可交付成果。

索取资料模板

RFI 类似于 RFP，但细节较少。 下载下面的模板，并使用简短的一页提案请求版本来起草您的 RFI。 下载免费副本后，请按照以下步骤学习如何编写 RFI。

现在下载

如何编写 RFI

创建您的第一个 RFI 可能会让人不知所措。 你应该问什么？ 卖家需要知道哪些信息？ 为了帮助回答这些问题，请使用这个简单的指南来充分利用 RFI 流程。

1. 起草一份概述或需求说明。

概述您的目标和目的，以及有关您公司的一些一般信息。 本节应该简短，并向没有背景信息的人提供您的项目的概述。

2. 添加有关您的组织的上下文。

包括有关您的组织的其他信息可以帮助卖家根据您的需求调整他们的响应。 您可能想提及哪个部门正在领导该项目，您的客户是谁，以及您的公司价值观是什么，等等。

3. 敲定细节。

你想解决什么问题？ 你需要什么信息？ 在这里您可以详细说明您要查找的内容。 包括卖方可能需要了解的任何其他信息，以制定全面的 RFI 响应。 这可能包括：

• 受访者可能需要成功的任何必要技能和证书
• 时间表或一般范围
• 你不是在寻找什么

4. 提及有关过程的信息。

解释有关各方应如何回应 RFI。 如果您有回复模板，请附上回复模板，列出所有截止日期，并注明在收集 RFI 后您是否以及何时回复回复者。 您可能想提及在创建 RFP 候选名单时将使用的任何评估标准。

RFI 文档的最佳实践

您对 RFI 文档的考虑越周到，您得到的回复质量就越高。 创建 RFI 文档将确保您准确获得所需的信息，而不是随便给销售代表发电子邮件并询问信息。 在该文档中，请务必：

• 清楚地说明您要求的信息。
• 具体说明您希望如何以及何时接收卖家回复。
• 保持开放的心态，以便卖家可以提供他们认为相关的其他信息。
• 简短并尊重卖家的时间。

RFI 示例

需要更多灵感？ 阅读以下 RFI 示例，了解更多关于您的 RFI 内容的想法。 这三个 RFI 都来自不同的行业，有不同的需求，因此它们很好地概述了您可用的选项。

1. 美国总务署

2021 年，美国总务管理局与美国能源部合作发布了一份 RFI，以支持一项减少商业建筑温室气体排放的项目。 GSA 和 DOE 旨在达到的总体目标是这些建筑物内的净零碳排放，而 RFI 专注于实现这一目标的三个特定领域。 拥有满足此 RFI 要求的技术的卖家必须提出跨多个类别的可衡量的成功标准。

图片来源

除了网页上的 RFI 要求外，GSA 和 DOE 还举办了一次网络研讨会，提供了常见问题解答，并在网页上提供了网络研讨会中的演示幻灯片，以便所有卖家都可以访问他们需要提交的信息最好的回应。

使这个 RFI 示例脱颖而出的原因在于它经常保持最新状态。 经常添加新信息。 截止日期过后，RFI 顶部会明确注明，以便卖家可以继续处理其他接受提交的请求。 这是我们之前提到的关于在要求 RFI 提交时尊重卖家时间的最佳实践的一个很好的例子。

2. 美国国家航空航天局

当 NASA 退役部分航天飞机时，他们喜欢在博物馆或其他教育机构展示它们。 为了衡量兴趣并了解即将退役的零件的潜在选择，他们开设了一个 RFI。 这是该文档的示例：

“该 RFI 被用于为 NASA 收集市场研究，以制定有关在 SSP 结束后公开展示航天飞机轨道器和航天飞机主引擎 (SSME) 的战略制定决策。 NASA 正在向教育机构、科学博物馆和其他相关组织寻求有关社区在航天飞机轨道器从飞行状态退役后获得和展示航天飞机轨道器的能力的信息。”

我们喜欢这个 RFI 示例，因为它直接概述了 RFI 的目的，并概述了 NASA 希望从该过程中学到的东西。

3. 加拿大政府

政府网站是查找 RFI 示例的好地方，因为它们需要公开所有采购流程。 以下示例来自财务规划软件的 RFI。

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本 RFI 的要求部分是一个很好的例子，说明如何在回复中解释您需要做什么和不需要做什么。 虽然加拿大政府正在寻找财务规划软件，但他们将保留其 CRM 和数据湖提供商。

4. 渥太华大学

在以下 RFI 之外，渥太华大学正在寻找 ERP 集成解决方案。 该 RFI 的独特之处在于他们希望如何接收响应。 U of O 不是收集书面答复或文件，而是安排与供应商的战略讨论。 这是一种收集信息的独特方式，但当您在该领域还没有足够的知识来整理工作范围时会很有帮助。

“渥太华大学（大学）正在发布此信息请求 (RFI)，以安排具有 ERP 集成经验的感兴趣供应商的战略讨论（通过电话会议）。

这些讨论的目的是从供应商那里获得反馈，以帮助大学为即将到来的 ERP 集成解决方案征求建议书 (RFP) 制定更准确的工作范围和整体方法。”

请求成功

每个 RFI 对于您的组织和您需要的信息都是独一无二的。 使用上面的模板作为创建 RFI 的指南，这将节省您评估潜在解决方案的时间。

以您的方式发送正确的信息，您需要做的就是阅读！ 您将顺利地为您的团队的需求采购最佳解决方案。

编者注：这篇文章最初发表于 2021 年 4 月，为了全面性而进行了更新。