O guia simples para escrever uma solicitação de informações

Grandes corporações e agências governamentais não procuram os melhores empreiteiros e freelancers da mesma forma que uma empresa de SaaS ou uma pequena empresa.

Em vez de confiar no boca a boca, uma pesquisa rápida no Google ou um anúncio no Facebook, essas organizações seguem um processo de aquisição que garante práticas comerciais justas e resultados de qualidade.

Como etapa preliminar no processo de aquisição, uma RFI fornece a uma empresa ou organização as informações necessárias para avançar com uma RFP e RFQ. Mas o que exatamente é um RFI e o que significa essa sigla?

As RFIs são importantes porque reduzem os pontos cegos e capacitam sua equipe a tomar melhores decisões. Com mais informações à sua disposição, você pode entender o mercado e ter uma noção melhor das perguntas que precisará fazer à medida que avança no processo de aquisição.

Como funciona um RFI?

Passo 1: O comprador desenvolve o RFI.

RFIs são documentos escritos com o objetivo de coletar informações dos vendedores. Essas informações podem ser usadas para ajudar os compradores a tomar uma decisão de compra. As perguntas incluídas em uma RFI são específicas e diretas para que os vendedores entendam o que o comprador está pedindo.

Os vendedores podem encontrar um RFI no site da empresa, em bancos de dados como o Procore e em páginas do governo como grants.gov.

Etapa 2: os vendedores elaboram as respostas à RFI.

Quando um vendedor encontra uma RFI, ele tem uma janela de tempo especificada pelo comprador para completá-la.

As informações coletadas na RFI são organizadas de forma que possam ser comparadas e contrastadas com as informações que outros vendedores enviam.

Etapa 3: o comprador analisa todas as respostas dos vendedores.

Após o término do prazo para RFIs, o comprador analisa todas as respostas enviadas pelos vendedores. Nesta etapa, o comprador procura informações sobre as empresas, os produtos ou serviços que oferecem, seu histórico e histórico e outros fatores que podem afetar o desempenho do vendedor no projeto.

Observação: preço, orçamento, cronograma e outras informações específicas não são cobertas em uma RFI, pois fazem parte da primeira etapa do processo geral de aquisição.

Etapa 4: O comprador passa para a próxima etapa do processo de aquisição – a RFP.

Depois que o comprador determinar qual das submissões de RFI atende às qualificações preliminares para o projeto, ele passará para a próxima etapa do processo, que é uma RFP (Request for Proposal).

Um RFI é o passo inicial que uma empresa dá para solicitar informações de potenciais vendedores , conforme descrito acima. Seu principal objetivo é obter informações, não tomar uma decisão final. Depois que os RFIs forem enviados, a empresa os revisará e selecionará as melhores opções, munida de mais informações. Em seguida, eles enviarão uma RFP para essa pequena lista de vendedores que atenderam aos requisitos da RFI.

Uma Solicitação de Proposta é uma solicitação formal para que os fornecedores ou vendedores selecionados respondam a uma oportunidade de contrato específica. O documento especifica o escopo e o preço para que os potenciais vendedores possam licitar a obra.

Esses lances são então comparados para entender os pontos fortes e fracos de cada vendedor , e o melhor ajuste é escolhido. As RFPs são um documento de decisão, então as perguntas são mais direcionadas e específicas.

Após uma RFP, a empresa pode ser contatada com uma RFQ ou Solicitação de Cotação que divide o projeto ainda mais em estruturas de custos e entregas específicas.

Modelo de solicitação de informações

E a RFI é semelhante a uma RFP, mas com menos detalhes. Faça o download do modelo abaixo e use a versão curta de uma página da solicitação de proposta para redigir sua RFI. Depois de baixar sua cópia gratuita, siga as etapas abaixo para aprender a escrever uma RFI.

Baixe Agora

Como escrever um RFI

Criar seu primeiro RFI pode ser avassalador. O que você deve pedir? Quais informações o vendedor precisa saber? Para ajudar a responder a essas perguntas, use este guia simples para aproveitar ao máximo o processo RFI.

1. Esboce uma visão geral ou declaração de necessidade.

Descreva suas metas e objetivos, juntamente com algumas informações gerais sobre sua empresa. Esta seção deve ser curta e fornecer uma visão geral do seu projeto para alguém sem informações básicas.

2. Adicione contexto sobre sua organização.

A inclusão de informações adicionais sobre sua organização pode ajudar o vendedor a adaptar a resposta às suas necessidades. Você pode mencionar qual departamento está liderando o projeto, quem são seus clientes e quais são os valores da sua empresa, entre outras coisas.

3. Finalize os detalhes.

Qual problema você está procurando resolver? Quais informações você precisa? Aqui é onde você pode detalhar o que está procurando. Inclua qualquer informação adicional que um vendedor possa precisar saber para desenvolver uma resposta RFI completa. Isso pode incluir:

• Quaisquer habilidades e credenciais necessárias que o entrevistado possa precisar para ter sucesso
• Cronogramas ou escopo geral
• O que você não está procurando

4. Mencione informações sobre o processo.

Explique como as partes interessadas devem responder à RFI. Anexe um modelo de resposta, se tiver, descreva os prazos e observe se e quando você responderá aos respondentes após a coleta das RFIs. Você pode mencionar quaisquer critérios de avaliação que usará ao criar a lista restrita de RFPs.

Melhores Práticas para Documentação RFI

Quanto mais cuidadoso você for sobre o seu documento RFI, melhores serão as respostas de qualidade que você receberá. Em vez de enviar um e-mail casualmente a um representante de vendas e pedir informações, a criação da documentação RFI garantirá que você obtenha exatamente as informações de que precisa. Nesse documento, certifique-se de:

• Indique claramente as informações que você está solicitando.
• Seja específico sobre como e quando deseja receber respostas do vendedor.
• Mantenha a mente aberta para que os vendedores possam fornecer informações adicionais que considerem relevantes.
• Seja breve e respeitoso com o tempo dos vendedores.

Exemplos de RFI

Precisa de mais inspiração? Leia os exemplos de RFIs a seguir para obter mais ideias sobre o que incluir no seu. Esses três RFIs vêm de diferentes setores e têm necessidades diferentes, portanto, são uma boa visão geral das opções disponíveis para você.

1. Administração de Serviços Gerais dos EUA

Em 2021, a Administração de Serviços Gerais dos EUA colaborou com o Departamento de Energia dos EUA para emitir um RFI apoiando um projeto para reduzir as emissões de gases de efeito estufa em edifícios comerciais. O objetivo geral que o GSA e o DOE pretendiam alcançar era emissões líquidas de carbono zero dentro desses edifícios e o RFI se concentrou em três áreas específicas que permitiriam que esse objetivo fosse alcançado. Os vendedores que possuíam tecnologia para atender aos requisitos desta RFI foram obrigados a propor critérios de sucesso mensuráveis ​​em várias categorias.

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Além dos requisitos da RFI na página da web, o GSA e o DOE organizaram um webinar, forneceram um FAQ e disponibilizaram os slides de apresentação do webinar na página da web para que todos os vendedores tivessem acesso às informações necessárias para enviar o melhor resposta.

O que destaca este exemplo de RFI é que ele é atualizado com frequência. Novas informações são adicionadas com frequência. Quando o prazo é passado, isso é anotado claramente na parte superior da RFI para que os vendedores possam passar para outras solicitações que estão aceitando envios. Este é um ótimo exemplo da melhor prática que mencionamos anteriormente sobre respeitar o tempo dos vendedores ao solicitar envios de RFI.

2. NASA

Quando a NASA aposenta partes de seus ônibus espaciais, eles gostam de exibi-los em museus ou outras instituições educacionais. Para avaliar o interesse e entender as opções potenciais para uma próxima peça aposentada, eles abriram um RFI. Segue uma amostra do documento:

“Esta RFI está sendo usada para reunir pesquisas de mercado para a NASA tomar decisões sobre o desenvolvimento de estratégias para colocação de Space Shuttle Orbiters e Space Shuttle Main Engines (SSMEs) para exibição pública após a conclusão do SSP. A NASA está buscando informações de instituições educacionais, museus de ciências e outras organizações apropriadas sobre a capacidade da comunidade de adquirir e exibir um Space Shuttle Orbiter depois que os veículos forem retirados do status de voo”.

Gostamos deste exemplo de RFI porque ele fornece uma visão geral direta do objetivo do RFI e descreve o que a NASA deseja aprender com o processo.

3. Governo do Canadá

Os sites governamentais são um ótimo lugar para encontrar exemplos de RFI porque eles são obrigados a disponibilizar publicamente todos os processos de aquisição. O exemplo a seguir é de um RFI para software de planejamento financeiro.

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A seção de requisitos desta RFI é um ótimo exemplo de como explicar o que você faz e o que não precisa nas respostas. Enquanto o governo do Canadá procura software de planejamento financeiro, eles manterão seu provedor de CRM e data lake.

4. Universidade de Ottawa

Na RFI a seguir, exceto, a Universidade de Ottawa está procurando uma solução de integração de ERP. O que é único sobre este RFI é como eles querem receber respostas. Em vez de coletar respostas ou documentos escritos, a U of O está agendando discussões de estratégia com fornecedores. Essa é uma forma única de coletar informações, mas útil quando você ainda não tem conhecimento suficiente na área para montar um escopo de trabalho.

“A Universidade de Ottawa (Universidade) está emitindo esta Solicitação de Informações (RFI) para agendar discussões de estratégia (por meio de uma teleconferência) de fornecedores interessados ​​com experiência em integrações de ERP.

A intenção dessas discussões é obter feedback dos fornecedores para ajudar a universidade a desenvolver um escopo de trabalho mais preciso e uma abordagem geral para uma próxima solicitação de proposta (RFP) para soluções de integração de ERP.”

Pedido de sucesso

Cada RFI será exclusivo para sua organização e para as informações de que você precisa. Use o modelo acima como um guia para criar uma RFI que economizará tempo na avaliação de possíveis soluções.

Com as informações certas sendo enviadas para você, tudo que você precisa fazer é ler! Você estará no caminho certo para obter a melhor solução para as necessidades de sua equipe.

Nota do editor: esta postagem foi publicada originalmente em abril de 2021 e foi atualizada para ser mais abrangente.