Bilgi Talebi Yazmanın Basit Kılavuzu

Büyük şirketler ve devlet kurumları, bir SaaS şirketi veya küçük bir işletmenin yapabileceği gibi en iyi müteahhitler ve serbest çalışanlar için alışveriş yapmazlar.

Bu kuruluşlar, kulaktan kulağa, hızlı bir Google aramasına veya bir Facebook reklamına güvenmek yerine, adil iş uygulamaları ve kaliteli sonuçlar sağlayan bir satın alma süreci izler.

Tedarik sürecinde bir ön adım olarak, bir RFI, bir şirkete veya kuruluşa bir RFP ve RFQ ile ilerlemek için ihtiyaç duyduğu bilgileri verir. Ancak bir RFI tam olarak nedir ve bu kısaltma ne anlama gelir?

RFI'ler önemlidir çünkü kör noktaları azaltır ve ekibinizin daha iyi kararlar almasına olanak tanır. Elinizin altındaki daha fazla bilgi sayesinde, piyasayı anlayabilir ve tedarik sürecinde ilerlerken sormanız gereken soruları daha iyi anlayabilirsiniz.

Bir RFI nasıl çalışır?

Adım 1: Alıcı RFI'yi geliştirir.

RFI'ler, satıcılardan bilgi toplama amacı taşıyan yazılı belgelerdir. Bu bilgiler, alıcıların satın alma kararı vermelerine yardımcı olmak için kullanılabilir. Bir RFI'ye dahil edilen sorular, satıcıların alıcının ne istediğini anlaması için spesifik ve basittir.

Satıcılar, şirketin web sitesinde, Procore gibi veritabanlarında ve grants.gov gibi devlet web sayfalarında bir RFI bulabilir.

Adım 2: Satıcılar, RFI'ye yanıt taslağı hazırlar.

Bir satıcı bir RFI bulduğunda, onu tamamlamak için alıcı tarafından belirlenen bir zaman aralığına sahiptir.

RFI'da toplanan bilgiler, diğer satıcıların sunduğu bilgilerle karşılaştırılabilecek ve karşılaştırılabilecek şekilde düzenlenmiştir.

Adım 3: Alıcı, tüm satıcıların yanıtlarını gözden geçirir.

RFI'ler için son tarih kapandıktan sonra alıcı, satıcılar tarafından gönderilen tüm yanıtları inceler. Bu adımda, alıcı şirketler, sundukları ürünler veya hizmetler, bunların geçmişi ve arka planı ve satıcının projeyi ne kadar iyi teslim edebileceğini etkileyebilecek diğer faktörler hakkında bilgi arıyor.

Not: Fiyat, bütçe, zaman çizelgesi ve diğer özel bilgiler, genel satın alma sürecinin birinci adımının bir parçası olduğu için RFI kapsamında değildir.

Adım 4: Alıcı, tedarik sürecindeki bir sonraki aşama olan RFP'ye geçer.

Alıcı, RFI başvurularından hangisinin proje için ön nitelikleri karşıladığını belirledikten sonra, süreçteki bir sonraki adım olan RFP'ye (Teklif Talebi) geçecektir.

RFI, bir şirketin yukarıda açıklandığı gibi potansiyel satıcılardan bilgi istemek için attığı ilk adımdır. Temel amacı nihai bir karar vermek değil, bilgi edinmektir. RFI'ler gönderildikten sonra, şirket bunları gözden geçirecek ve daha fazla içgörüyle donanmış olarak en iyi seçenekleri kısa listeye alacaktır. Ardından, RFI'nin gereksinimlerini karşılayan bu kısa satıcı listesine bir RFP göndereceklerdir.

Teklif Talebi, seçilen satıcılar veya satıcılar için belirli bir sözleşme fırsatına yanıt vermeleri için yapılan resmi bir taleptir. Belge, potansiyel satıcıların iş için bir teklif oluşturabilmesi için kapsamı ve fiyatı belirtir.

Bu teklifler daha sonra her satıcının güçlü ve zayıf yönlerini anlamak için karşılaştırılır ve en uygun olanı seçilir. RFP'ler bir karar belgesidir, bu nedenle sorular daha hedefli ve spesifiktir.

Bir RFP'den sonra, projeyi daha da spesifik maliyet yapılarına ve çıktılara bölen bir RFQ veya Teklif Talebi ile şirketle iletişime geçilebilir.

Bilgi Şablonu Talebi

Ve RFI, bir RFP'ye benzer, ancak daha az ayrıntıya sahiptir. Aşağıdaki şablonu indirin ve RFI'nizin taslağını hazırlamak için teklif talebinin kısa, tek sayfalık versiyonunu kullanın. Ücretsiz kopyanızı indirdikten sonra, nasıl RFI yazılacağını öğrenmek için aşağıdaki adımları takip edin.

Şimdi İndirin

RFI Nasıl Yazılır

İlk RFI'nizi oluşturmak çok zor olabilir. Ne istemelisiniz? Satıcının bilmesi gereken bilgiler nelerdir? Bu soruları yanıtlamaya yardımcı olması için, RFI sürecinden en iyi şekilde yararlanmak için bu basit kılavuzu kullanın.

1. Bir genel bakış veya ihtiyaç beyanı taslağı hazırlayın.

Şirketiniz hakkında bazı genel bilgilerle birlikte hedeflerinizi ve hedeflerinizi ana hatlarıyla belirtin. Bu bölüm kısa olmalı ve arka plan bilgisi olmayan birine projenize genel bir bakış sağlamalıdır.

2. Kuruluşunuz hakkında bağlam ekleyin.

Kuruluşunuz hakkında ek bilgiler eklemek, satıcının yanıtlarını ihtiyaçlarınıza göre uyarlamasına yardımcı olabilir. Diğer şeylerin yanı sıra projeye hangi departmanın liderlik ettiğini, müşterilerinizin kim olduğunu ve şirketinizin değerlerinin neler olduğunu belirtmek isteyebilirsiniz.

3. Ayrıntıları sonlandırın.

Hangi sorunu çözmek istiyorsunuz? Hangi bilgilere ihtiyacınız var? Burada aradığınızı detaylandırabilirsiniz. Kapsamlı bir RFI yanıtı geliştirmek için satıcının bilmesi gerekebilecek ek bilgileri ekleyin. Bu şunları içerebilir:

• Katılımcının başarılı olması için gerekebilecek tüm gerekli beceriler ve kimlik bilgileri
• Zaman çizelgeleri veya genel kapsam
• ne aramadın

4. Süreçle ilgili bilgilerden bahsedin.

İlgili tarafların RFI'ye nasıl yanıt vermesi gerektiğini açıklayın. Varsa bir yanıt şablonu ekleyin, herhangi bir son tarih belirleyin ve RFI'ler toplandıktan sonra yanıtlayanlara yanıt verip vermeyeceğinizi ve ne zaman yanıtlayacağınızı not edin. RFP'ler için kısa liste oluştururken kullanacağınız herhangi bir değerlendirme kriterinden bahsetmek isteyebilirsiniz.

RFI Belgeleri için En İyi Uygulamalar

RFI belgeniz hakkında ne kadar düşünceli olursanız, o kadar kaliteli yanıtlar alırsınız. Bir satış temsilcisine rastgele e-posta göndermek ve bilgi istemek yerine, RFI belgeleri oluşturmak, tam olarak ihtiyacınız olan bilgileri almanızı sağlayacaktır. Bu belgede şunları yaptığınızdan emin olun:

• Talep ettiğiniz bilgileri açıkça belirtin.
• Satıcı yanıtlarını nasıl ve ne zaman almak istediğiniz konusunda net olun.
• Satıcıların alakalı olduğunu düşündükleri ek bilgiler sağlayabilmeleri için açık fikirli olun.
• Satıcıların zamanına karşı kısa ve saygılı olun.

RFI Örnekleri

Daha fazla ilhama mı ihtiyacınız var? Sizinkine neleri dahil edeceğinize dair daha fazla fikir için aşağıdaki RFI örneklerini okuyun. Bu üç RFI'nın tümü farklı sektörlerden gelir ve farklı ihtiyaçlara sahiptir, bu nedenle size sunulan seçeneklere ilişkin iyi bir genel bakış sunarlar.

1. ABD Genel Hizmetler İdaresi

2021'de ABD Genel Hizmetler İdaresi, ticari bina sera gazı emisyonlarını azaltmaya yönelik bir projeyi destekleyen bir RFI yayınlamak için ABD Enerji Bakanlığı ile işbirliği yaptı. GSA ve DOE'nin ulaşmayı amaçladığı genel hedef, bu binalarda net sıfır karbon emisyonuydu ve RFI, bu hedefe ulaşılmasına olanak sağlayacak üç özel alana odaklandı. Bu RFI'nin gereksinimlerini karşılayacak teknolojiye sahip olan satıcıların çeşitli kategorilerde ölçülebilir başarı kriterleri önermesi gerekiyordu.

Görüntü Kaynağı

Web sayfasındaki RFI gereksinimlerine ek olarak, GSA ve DOE bir web seminerine ev sahipliği yaptı, bir SSS sağladı ve tüm satıcıların göndermek için ihtiyaç duyacakları bilgilere erişebilmeleri için web seminerindeki sunum slaytlarını web sayfasında kullanıma sundu. en iyi tepki.

Bu RFI örneğini öne çıkaran şey, sık sık güncel tutulmasıdır. Sık sık yeni bilgiler eklenir. Son teslim tarihi geçtiğinde, bu, RFI'nin en üstünde açıkça belirtilir, böylece satıcılar, gönderimleri kabul eden diğer taleplere geçebilirler. Bu, RFI gönderimlerini isterken satıcıların zamanına saygı duymakla ilgili daha önce bahsettiğimiz en iyi uygulamanın harika bir örneğidir.

2. NASA

NASA, uzay mekiklerinin bir kısmını emekliye ayırdığında, onları müzelerde veya diğer eğitim kurumlarında sergilemeyi severler. İlgiyi ölçmek ve yaklaşan emekli bir parça için potansiyel seçenekleri anlamak için bir RFI açtılar. İşte belgenin bir örneği:

"Bu RFI, SSP'nin tamamlanmasından sonra halka açık sergilenmek üzere Uzay Mekiği Orbiterlerinin ve Uzay Mekiği Ana Motorlarının (SSME'ler) yerleştirilmesine yönelik stratejilerin geliştirilmesine ilişkin kararlar almak üzere NASA için pazar araştırması toplamak için kullanılıyor. NASA, eğitim kurumlarından, bilim müzelerinden ve diğer uygun kuruluşlardan, araçlar uçuş durumundan emekli olduktan sonra topluluğun bir Uzay Mekiği Orbiter'i edinme ve sergileme yeteneği hakkında bilgi istiyor.

Bu RFI örneğini beğendik çünkü RFI'nin amacına ilişkin basit bir genel bakış sağlıyor ve NASA'nın süreçten ne öğrenmek istediğini özetliyor.

3. Kanada Hükümeti

Devlet web siteleri, tüm satın alma süreçlerini kamuya açık hale getirmeleri gerektiğinden, RFI örnekleri bulmak için harika bir yerdir. Aşağıdaki örnek, finansal planlama yazılımı için bir RFI'den alınmıştır.

Görüntü Kaynağı

Bu RFI'nın gereksinimler bölümü, yanıtlarda ne yaptığınızı ve neye ihtiyacınız olmadığını nasıl açıklayacağınıza dair harika bir örnektir. Kanada hükümeti finansal planlama yazılımı ararken, CRM ve veri gölü sağlayıcılarını elinde tutacaklar.

4. Ottawa Üniversitesi

Aşağıdaki RFI dışında, Ottawa Üniversitesi bir ERP entegrasyon çözümü arıyor. Bu RFI ile ilgili benzersiz olan, nasıl yanıt almak istedikleridir. U of O, yazılı yanıtlar veya belgeler toplamak yerine, tedarikçilerle strateji görüşmeleri planlıyor. Bu, bilgi toplamanın benzersiz bir yoludur, ancak henüz bir çalışma kapsamını bir araya getirmek için alanda yeterli bilgiye sahip değilseniz yardımcı olur.

“Ottawa Üniversitesi (Üniversite), ERP Entegrasyonlarında deneyime sahip ilgili Tedarikçilerden strateji tartışmaları (konferans görüşmesi yoluyla) planlamak için bu Bilgi Talebi'ni (RFI) yayınlamaktadır.

Bu tartışmaların amacı, ERP Entegrasyon çözümleri için yaklaşan bir Teklif Talebi (RFP) için daha doğru bir İş Kapsamı ve genel yaklaşım geliştirmede Üniversiteye yardımcı olmak için Tedarikçilerden geri bildirim almaktır.”

Başarı Talebi

Her RFI, kuruluşunuza ve ihtiyaç duyduğunuz bilgilere özel olacaktır. Potansiyel çözümleri değerlendirirken size zaman kazandıracak bir RFI oluşturmak için yukarıdaki şablonu kılavuz olarak kullanın.

Yolunuza gönderilen doğru bilgilerle, yapmanız gereken tek şey okumak! Ekibinizin ihtiyaçları için en iyi çözümü sağlama yolunda ilerleyeceksiniz.

Editörün notu: Bu gönderi ilk olarak Nisan 2021'de yayınlandı ve anlaşılır olması için güncellendi.