情報の要求を書くための簡単なガイド

大企業や政府機関は、SaaS企業や中小企業のように最高の請負業者やフリーランサーを探し回ることはありません。

これらの組織は、口コミ、迅速なGoogle検索、またはFacebook広告に依存するのではなく、公正なビジネス慣行と質の高い結果を保証する調達プロセスに従います。

調達プロセスの準備段階として、RFIは、RFPおよびRFQを進めるために必要な情報を企業または組織に提供します。 しかし、RFIとは正確には何であり、この頭字語は何を表していますか？

RFIは、死角を減らし、チームがより良い意思決定を行えるようにするために重要です。 より多くの情報を自由に利用できるので、市場を理解し、調達プロセスを進める際に尋ねる必要のある質問をよりよく理解することができます。

RFIはどのように機能しますか？

ステップ1：購入者はRFIを開発します。

RFIは、販売者から情報を収集することを目的とした文書です。 この情報は、購入者が購入を決定するのに役立ちます。 RFIに含まれる質問は、売り手が買い手が何を求めているかを理解できるように、具体的でわかりやすいものです。

売り手は、会社のWebサイト、Procoreなどのデータベース、およびgrants.govなどの政府のWebページでRFIを見つけることができます。

ステップ2：売り手はRFIへの回答をドラフトします。

売り手がRFIを見つけると、それを完了するために買い手によって指定された時間枠があります。

RFIで収集される情報は、他の販売者が送信する情報と比較および対比できるように編成されています。

ステップ3：購入者はすべての販売者の回答を確認します。

RFIの期限が切れた後、購入者は販売者から送信されたすべての回答を確認します。 このステップでは、購入者は、会社、提供する製品またはサービス、その歴史と背景、および販売者がプロジェクトでどれだけうまく提供できるかに影響を与える可能性のあるその他の要因に関する情報を探します。

注：価格、予算、タイムライン、およびその他の特定の情報は、調達プロセス全体のステップ1の一部であるため、RFIには含まれていません。

ステップ4：バイヤーは、調達プロセスの次の段階であるRFPに進みます。

購入者は、どのRFI提出物がプロジェクトの予備資格を満たしているかを判断した後、プロセスの次のステップであるRFP（提案依頼書）に進みます。

RFIは、前述のように、企業が潜在的な売り手から情報を求めるために取る最初のステップです。 その主な目的は、最終的な決定を下すことではなく、情報を入手することです。 RFIが提出されると、会社はそれらをレビューし、より多くの洞察を備えた最良のオプションを候補リストに載せます。 次に、RFIの要件を満たした販売者の短いリストにRFPを送信します。

提案依頼書は、選択したベンダーまたはセラーが特定の契約機会に対応するための正式なリクエストです。 この文書は、潜在的な売り手が作品の入札をまとめることができるように、範囲と価格を指定しています。

次に、これらの入札を比較して、各売り手の長所と短所を理解し、最適なものを選択します。 RFPは決定文書であるため、質問はより的を絞った具体的なものになります。

RFPの後、会社は、プロジェクトを特定のコスト構造と成果物にさらに細かく分類するRFQまたは見積依頼書に連絡される場合があります。

情報テンプレートのリクエスト

また、RFIはRFPに似ていますが、詳細が少なくなっています。 以下のテンプレートをダウンロードし、提案依頼書の短い1ページのバージョンを使用してRFIのドラフトを作成します。 無料のコピーをダウンロードしたら、以下の手順に従ってRFIの作成方法を学習してください。

ダウンロード中

RFIの書き方

最初のRFIを作成するのは大変な作業です。 あなたは何を求めるべきですか？ 売り手はどのような情報を知る必要がありますか？ これらの質問に答えるのに役立つように、この簡単なガイドを使用してRFIプロセスを最大限に活用してください。

1.概要または必要性の声明を作成します。

あなたの会社に関するいくつかの一般的な情報とともに、あなたの目標と目的を概説してください。 このセクションは短く、背景情報のない人にプロジェクトの概要を提供する必要があります。

2.組織に関するコンテキストを追加します。

組織に関する追加情報を含めると、販売者がニーズに合わせて対応を調整するのに役立ちます。 プロジェクトを主導している部門、顧客は誰か、会社の価値観などについて言及することをお勧めします。

3.詳細を確定します。

どのような問題を解決しようとしていますか？ どのような情報が必要ですか？ ここで、探しているものを詳しく説明できます。 完全なRFI応答を作成するために、販売者が知っておく必要のある追加情報を含めます。 これには次のものが含まれます。

• 回答者が成功するために必要なスキルと資格
• タイムラインまたは一般的な範囲
• あなたが探していないもの

4.プロセスに関する情報に言及します。

利害関係者がRFIにどのように対応すべきかを説明します。 回答テンプレートがある場合は添付し、期限の概要を示し、RFIが収集された後に回答者に返信するかどうかといつ返信するかをメモします。 RFPの候補リストを作成するときに使用する評価基準について言及することをお勧めします。

RFIドキュメントのベストプラクティス

RFIドキュメントについてよく考えれば考えるほど、より質の高い応答が返されます。 営業担当者に何気なくメールを送信して情報を求める代わりに、RFIドキュメントを作成することで、必要な情報を正確に入手できます。 そのドキュメントでは、次のことを確認してください。

• 要求している情報を明確に述べてください。
• 販売者の回答をいつどのように受け取りたいかを具体的に説明してください。
• 売り手が関連すると思う追加情報を提供できるように、心を開いてください。
• 売り手の時間を簡潔に尊重してください。

RFIの例

もっとインスピレーションが必要ですか？ 次のRFIの例を読んで、何を含めるかについてのアイデアを確認してください。 これらの3つのRFIはすべて異なる業界からのものであり、異なるニーズがあるため、利用可能なオプションの概要を示しています。

1.米国の一般サービス管理

2021年、米国総合サービス局は米国エネルギー省と協力して、商業ビルの温室効果ガス排出量を削減するプロジェクトを支援するRFIを発行しました。 GSAとDOEが達成しようとしていた全体的な目標は、これらの建物内の正味ゼロの炭素排出量であり、RFIは、この目標の達成を可能にする3つの特定の領域に焦点を合わせました。 このRFIの要件を満たすテクノロジーを備えた販売者は、いくつかのカテゴリにわたって測定可能な成功基準を提案する必要がありました。

画像ソース

WebページのRFI要件に加えて、GSAとDOEはウェビナーをホストし、FAQを提供し、ウェビナーのプレゼンテーションスライドをWebページで利用できるようにして、すべての販売者が送信する必要のある情報にアクセスできるようにしました。最高の応答。

このRFIの例を際立たせているのは、頻繁に最新の状態に保たれていることです。 新しい情報が頻繁に追加されます。 期限が過ぎると、RFIの上部に明確に記され、売り手は提出を受け付けている他のリクエストに進むことができます。 これは、RFIの提出を求める際に売り手の時間を尊重することについて前述したベストプラクティスの優れた例です。

2. NASA

NASAがスペースシャトルの一部を引退するとき、彼らは美術館や他の教育機関でそれらを展示するのが好きです。 関心を測定し、今後の廃止された部品の潜在的なオプションを理解するために、彼らはRFIを開きました。 ドキュメントのサンプルは次のとおりです。

「このRFIは、NASAの市場調査を収集するために使用されており、SSPの終了後に、スペースシャトルオービターとスペースシャトルメインエンジン（SSME）を公開するための戦略の開発に関する決定を下します。 NASAは、教育機関、科学博物館、およびその他の適切な組織から、車両が飛行状態から引退した後にスペースシャトルオービターを取得して表示するコミュニティの能力に関する情報を求めています。」

このRFIの例は、RFIの目的の簡単な概要を提供し、NASAがプロセスから何を学びたいかを概説しているため、気に入っています。

3.カナダ政府

政府のWebサイトは、すべての調達プロセスを公開する必要があるため、RFIの例を見つけるのに最適な場所です。 次の例は、ファイナンシャルプランニングソフトウェアのRFIからのものです。

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このRFIの要件セクションは、応答で何をし、何を必要としないかを説明する方法の優れた例です。 カナダ政府はファイナンシャルプランニングソフトウェアを探していますが、CRMとデータレイクプロバイダーを維持します。

4.オタワ大学

以下のRFIを除いて、オタワ大学はERP統合ソリューションを探しています。 このRFIのユニークな点は、彼らがどのように応答を受け取りたいかということです。 書面による回答や文書を収集するのではなく、オレゴン大学はサプライヤーとの戦略の話し合いをスケジュールしています。 これは情報を収集するためのユニークな方法ですが、作業範囲をまとめるのに十分な知識がその分野にない場合に役立ちます。

「オタワ大学（大学）は、ERP統合の経験を持つ関心のあるサプライヤーからの戦略的議論を（電話会議を介して）スケジュールするために、この情報要求（RFI）を発行しています。

これらの議論の目的は、ERP統合ソリューションの今後の提案依頼書（RFP）について、大学がより正確な作業範囲と全体的なアプローチを開発するのを支援するために、サプライヤーからフィードバックを取得することです。」

成功のリクエスト

すべてのRFIは、組織および必要な情報に固有のものになります。 上記のテンプレートを、潜在的なソリューションの評価にかかる時間を節約するRFIを作成するためのガイドとして使用してください。

正しい情報があなたの方法で送られているので、あなたがする必要があるのは読むことだけです！ チームのニーズに最適なソリューションを調達するための準備が整います。

編集者注：この投稿は元々2021年4月に公開され、包括的に更新されました。