Prosty przewodnik po pisaniu prośby o informacje

Duże korporacje i agencje rządowe nie szukają najlepszych wykonawców i freelancerów w taki sam sposób, jak firmy SaaS lub małe firmy.

Zamiast polegać na wiadomościach pantoflowych, szybkim wyszukiwaniu w Google lub reklamie na Facebooku, organizacje te stosują proces zamówień, który zapewnia uczciwe praktyki biznesowe i wyniki wysokiej jakości.

Jako wstępny krok w procesie zamówienia, RFI przekazuje firmie lub organizacji informacje potrzebne do dalszego tworzenia zapytania ofertowego i zapytania ofertowego. Ale czym właściwie jest RFI i co oznacza ten akronim?

RFI są ważne, ponieważ zmniejszają martwe pola i umożliwiają zespołowi podejmowanie lepszych decyzji. Mając do dyspozycji więcej informacji, możesz zrozumieć rynek i lepiej zrozumieć pytania, które będziesz musiał zadać w miarę postępów w procesie zamówień.

Jak działa RFI?

Krok 1: Kupujący opracowuje RFI.

RFI to pisemne dokumenty mające na celu zebranie informacji od sprzedawców. Informacje te mogą pomóc kupującym w podjęciu decyzji o zakupie. Pytania zawarte w RFI są konkretne i proste, aby sprzedający zrozumieli, o co prosi kupujący.

Sprzedawcy mogą znaleźć RFI na stronie internetowej firmy, w bazach danych, takich jak Procore, oraz na rządowych stronach internetowych, takich jak grants.gov.

Krok 2: Sprzedający przygotowują odpowiedzi na RFI.

Gdy sprzedawca znajdzie RFI, ma określony przez kupującego przedział czasu na jego wypełnienie.

Informacje gromadzone w RFI są zorganizowane w taki sposób, aby można je było porównać i zestawić z informacjami, które przesyłają inni sprzedawcy.

Krok 3: Kupujący przegląda wszystkie odpowiedzi sprzedających.

Po upływie terminu składania zapytań ofertowych kupujący przegląda wszystkie odpowiedzi przesłane przez sprzedających. Na tym etapie kupujący szuka informacji o firmach, oferowanych przez nie produktach lub usługach, ich historii i pochodzeniu oraz innych czynnikach, które mogą mieć wpływ na to, jak dobrze sprzedający może zrealizować projekt.

Uwaga: Cena, budżet, harmonogram i inne szczegółowe informacje nie są objęte RFI, ponieważ jest to część pierwszego kroku w całym procesie zaopatrzenia.

Krok 4: Kupujący przechodzi do kolejnego etapu procesu zakupowego — zapytania ofertowego.

Po ustaleniu przez kupującego, które ze zgłoszeń RFI spełnia wstępne kwalifikacje do projektu, przechodzi do kolejnego etapu procesu, którym jest RFP (Request for Proposal).

RFI to pierwszy krok, jaki firma podejmuje w celu uzyskania informacji od potencjalnych sprzedawców , jak opisano powyżej. Jej głównym celem jest uzyskanie informacji, a nie podjęcie ostatecznej decyzji. Po przesłaniu RFI firma dokona ich przeglądu i sporządzi listę najlepszych opcji, uzbrojona w większą wiedzę. Następnie wyślą zapytanie ofertowe do tej krótkiej listy sprzedawców , którzy spełnili wymagania RFI.

Zapytanie ofertowe to formalna prośba skierowana do wybranych dostawców lub sprzedawców o odpowiedź na konkretną możliwość zawarcia umowy. Dokument określa zakres i cenę, aby potencjalni sprzedawcy mogli złożyć ofertę na pracę.

Te oferty są następnie porównywane w celu zrozumienia mocnych i słabych stron każdego sprzedającego i wybierane jest najlepiej dopasowane. RFP są dokumentem decyzyjnym, więc pytania są bardziej ukierunkowane i szczegółowe.

Po zapytaniu ofertowym, firma może skontaktować się z zapytaniem ofertowym lub zapytaniem o wycenę, które jeszcze bardziej rozbiją projekt na konkretne struktury kosztów i rezultaty.

Formularz wniosku o informacje

A RFI jest podobny do zapytania ofertowego, ale zawiera mniej szczegółów. Pobierz poniższy szablon i użyj krótkiej, jednostronicowej wersji zapytania ofertowego do sporządzenia swojego RFI. Po pobraniu darmowej kopii postępuj zgodnie z poniższymi krokami, aby dowiedzieć się, jak napisać RFI.

Pobierz teraz

Jak napisać RFI

Tworzenie pierwszego RFI może być przytłaczające. O co prosić? Jakie informacje musi znać sprzedawca ? Aby odpowiedzieć na te pytania, skorzystaj z tego prostego przewodnika, aby jak najlepiej wykorzystać proces RFI.

1. Sporządź przegląd lub oświadczenie o potrzebie.

Opisz swoje cele i zadania, wraz z ogólnymi informacjami o swojej firmie. Ta sekcja powinna być krótka i przedstawiać omówienie Twojego projektu osobie, która nie ma żadnych podstawowych informacji.

2. Dodaj kontekst dotyczący Twojej organizacji.

Dołączenie dodatkowych informacji o Twojej organizacji może pomóc sprzedawcy dostosować odpowiedź do Twoich potrzeb. Możesz między innymi wspomnieć, który dział prowadzi projekt, kim są Twoi klienci i jakie są wartości Twojej firmy.

3. Sfinalizuj szczegóły.

Jaki problem chcesz rozwiązać? Jakich informacji potrzebujesz? Tutaj możesz szczegółowo określić, czego szukasz. Dołącz wszelkie dodatkowe informacje, które sprzedawca może potrzebować, aby opracować dokładną odpowiedź na RFI. Może to obejmować:

• Wszelkie niezbędne umiejętności i referencje, których respondent może potrzebować, aby odnieść sukces
• Terminy lub zakres ogólny
• Czego nie szukasz

4. Wymień informacje o procesie.

Wyjaśnij, jak zainteresowane strony powinny odpowiedzieć na RFI. Dołącz szablon odpowiedzi, jeśli taki masz, nakreśl wszelkie terminy i zanotuj, czy i kiedy udzielisz odpowiedzi respondentom po zebraniu RFI. Możesz wspomnieć o wszelkich kryteriach oceny, których będziesz używać podczas tworzenia krótkiej listy zapytań ofertowych.

Najlepsze praktyki dotyczące dokumentacji RFI

Im bardziej rozważysz swój dokument RFI, tym lepszej jakości otrzymasz odpowiedzi. Zamiast od niechcenia wysyłać e-maile do przedstawiciela handlowego i prosić o informacje, tworzenie dokumentacji RFI zapewni, że otrzymasz dokładnie te informacje, których potrzebujesz. W tym dokumencie upewnij się, że:

• Wyraźnie podaj informacje, o które prosisz.
• Określ dokładnie, jak i kiedy chcesz otrzymywać odpowiedzi od sprzedających.
• Miej otwarty umysł, aby sprzedawcy mogli podać dodatkowe informacje, które ich zdaniem są istotne.
• Bądź zwięzły i szanuj czas sprzedawców.

Przykłady RFI

Potrzebujesz więcej inspiracji? Zapoznaj się z poniższymi przykładami RFI, aby uzyskać więcej pomysłów na to, co umieścić w swoim. Wszystkie te trzy RFI pochodzą z różnych branż i mają różne potrzeby, dzięki czemu stanowią dobry przegląd dostępnych opcji.

1. Administracja usług ogólnych USA

W 2021 r. US General Services Administration współpracowała z Departamentem Energii USA w celu wydania RFI wspierającego projekt redukcji emisji gazów cieplarnianych z budynków komercyjnych. Ogólnym celem, do którego dążyły GSA i DOE, była zerowa emisja netto dwutlenku węgla w tych budynkach, a RFI skoncentrowało się na trzech konkretnych obszarach, które umożliwiłyby osiągnięcie tego celu. Sprzedawcy, którzy posiadali technologię spełniającą wymagania tego RFI, musieli zaproponować wymierne kryteria sukcesu w kilku kategoriach.

Źródło obrazu

Oprócz wymagań RFI na stronie internetowej, GSA i DOE zorganizowały webinarium, dostarczyły FAQ i udostępniły slajdy prezentacji z webinaru na stronie internetowej, tak aby wszyscy sprzedawcy mieli dostęp do informacji potrzebnych do przesłania najlepsza odpowiedź.

Tym, co wyróżnia ten przykład RFI, jest to, że jest często aktualizowany. Często dodawane są nowe informacje. Po upływie terminu jest to wyraźnie zaznaczone na górze RFI, aby sprzedający mogli przejść do innych wniosków, które przyjmują zgłoszenia. Jest to świetny przykład najlepszej praktyki, o której wspominaliśmy wcześniej, dotyczącej poszanowania czasu sprzedających podczas proszenia o zgłoszenia RFI.

2. NASA

Kiedy NASA wycofuje części swoich promów kosmicznych, lubią je wystawiać w muzeach lub innych instytucjach edukacyjnych. Aby ocenić zainteresowanie i zrozumieć potencjalne opcje nadchodzącej wycofanej części, otworzyli RFI. Oto próbka dokumentu:

„Ten RFI jest wykorzystywany do gromadzenia badań rynkowych dla NASA w celu podjęcia decyzji dotyczących opracowania strategii umieszczania orbiterów promu kosmicznego i głównych silników wahadłowca kosmicznego (SSME) do publicznego wyświetlania po zakończeniu SSP. NASA poszukuje informacji od instytucji edukacyjnych, muzeów nauki i innych odpowiednich organizacji na temat zdolności społeczności do nabycia i wyświetlenia orbitera wahadłowca kosmicznego po wycofaniu pojazdów z lotu.

Podoba nam się ten przykład RFI, ponieważ zapewnia prosty przegląd celu RFI i przedstawia, czego NASA chce się nauczyć z tego procesu.

3. Rząd Kanady

Witryny rządowe są doskonałym miejscem do znalezienia przykładów RFI, ponieważ są one wymagane do publicznego udostępnienia wszystkich procesów zamówień. Poniższy przykład pochodzi z RFI dla oprogramowania do planowania finansowego.

Źródło obrazu

Sekcja wymagań w tym RFI jest doskonałym przykładem tego, jak wyjaśnić, co robisz, a czego nie potrzebujesz w odpowiedziach. Podczas gdy rząd Kanady szuka oprogramowania do planowania finansowego, zachowa swojego dostawcę CRM i jeziora danych.

4. Uniwersytet w Ottawie

W poniższym RFI z wyjątkiem University of Ottawa poszukuje rozwiązania integracyjnego ERP. To, co wyróżnia ten RFI, to sposób, w jaki chcą otrzymywać odpowiedzi. Zamiast zbierać pisemne odpowiedzi lub dokumenty, U of O planuje dyskusje strategiczne z dostawcami. Jest to wyjątkowy sposób na zebranie informacji, ale pomocny, gdy nie masz jeszcze wystarczającej wiedzy w danym obszarze, aby ułożyć zakres prac.

„Uniwersytet w Ottawie (Uniwersytet) wydaje niniejsze zapytanie o informacje (RFI), aby zaplanować dyskusje na temat strategii (poprzez telekonferencję) z zainteresowanymi dostawcami z doświadczeniem w integracjach ERP.

Celem tych dyskusji jest uzyskanie informacji zwrotnych od dostawców, aby pomóc Uniwersytetowi w opracowaniu dokładniejszego zakresu prac i ogólnego podejścia do nadchodzącego zapytania ofertowego (RFP) dla rozwiązań integracyjnych ERP.”

Prośba o sukces

Każdy RFI będzie unikalny dla Twojej organizacji i informacji, których potrzebujesz. Użyj powyższego szablonu jako przewodnika po tworzeniu RFI, który pozwoli Ci zaoszczędzić czas na ocenie potencjalnych rozwiązań.

Po wysłaniu właściwych informacji wystarczy, że przeczytasz! Będziesz na dobrej drodze do uzyskania najlepszego rozwiązania dla potrzeb Twojego zespołu.

Uwaga redakcji: ten post został pierwotnie opublikowany w kwietniu 2021 r. i został zaktualizowany w celu zapewnienia kompleksowości.