La guía simple para escribir una solicitud de información

Las grandes corporaciones y las agencias gubernamentales no buscan a los mejores contratistas y autónomos de la misma manera que lo haría una empresa SaaS o una pequeña empresa.

En lugar de confiar en el boca a boca, una búsqueda rápida en Google o un anuncio de Facebook, estas organizaciones siguen un proceso de adquisición que garantiza prácticas comerciales justas y resultados de calidad.

Como paso preliminar en el proceso de adquisición, una RFI brinda a una empresa u organización la información que necesita para avanzar con una RFP y una RFQ. Pero, ¿qué es exactamente una RFI y qué significa este acrónimo?

Las RFI son importantes porque reducen los puntos ciegos y capacitan a su equipo para tomar mejores decisiones. Con más información a su disposición, puede comprender el mercado y tener una mejor idea de las preguntas que deberá hacer a medida que avanza en el proceso de adquisición.

¿Cómo funciona una RFI?

Paso 1: El comprador desarrolla la RFI.

Las RFI son documentos escritos con el objetivo de recopilar información de los vendedores. Esta información se puede utilizar para ayudar a los compradores a tomar una decisión de compra. Las preguntas que se incluyen en una RFI son específicas y directas para que los vendedores entiendan lo que pide el comprador.

Los vendedores pueden encontrar una RFI en el sitio web de la empresa, en bases de datos como Procore y en páginas web gubernamentales como grants.gov.

Paso 2: Los vendedores redactan las respuestas a la RFI.

Una vez que un vendedor encuentra una RFI, tiene un período de tiempo especificado por el comprador para completarla.

La información que se recopila en el RFI está organizada de tal manera que se puede comparar y contrastar con la información que envían otros vendedores.

Paso 3: El comprador revisa todas las respuestas de los vendedores.

Una vez que finaliza el plazo para las RFI, el comprador revisa todas las respuestas enviadas por los vendedores. En este paso, el comprador busca información sobre las empresas, los productos o servicios que ofrecen, su historia y antecedentes, y otros factores que pueden afectar la forma en que el vendedor puede cumplir con el proyecto.

Nota: El precio, el presupuesto, el cronograma y otra información específica no se incluyen en una RFI, ya que es parte del paso uno en el proceso general de adquisición.

Paso 4: El comprador pasa a la siguiente etapa del proceso de adquisición: la RFP.

Una vez que el comprador haya determinado cuál de las presentaciones de RFI cumple con los requisitos preliminares para el proyecto, pasará al siguiente paso del proceso, que es una RFP (Solicitud de propuesta).

Una RFI es el paso inicial que toma una empresa para solicitar información de vendedores potenciales, como se describe anteriormente. Su principal objetivo es obtener información, no tomar una decisión final. Una vez que se envíen las RFI, la empresa las revisará y preseleccionará las mejores opciones, armada con más información. Luego, enviarán una RFP a esa breve lista de vendedores que cumplieron con los requisitos de la RFI.

Una solicitud de propuesta es una solicitud formal para que los proveedores o vendedores seleccionados respondan a una oportunidad de contrato específica. El documento especifica el alcance y el precio para que los posibles vendedores puedan presentar una oferta por la obra.

Luego, estas ofertas se comparan para comprender las fortalezas y debilidades de cada vendedor , y se elige la mejor opción. Las RFP son un documento de decisión, por lo que las preguntas son más específicas y específicas.

Después de una RFP, se puede contactar a la empresa con una RFQ o solicitud de cotización que desglosa el proyecto aún más en estructuras de costos y entregables específicos.

Plantilla de solicitud de información

Y RFI es similar a RFP, pero con menos detalles. Descargue la plantilla a continuación y use la versión corta de una página de la solicitud de propuesta para redactar su RFI. Una vez que haya descargado su copia gratuita, siga los pasos a continuación para aprender a escribir una RFI.

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Cómo escribir una RFI

Crear su primera RFI puede ser abrumador. ¿Qué debes pedir? ¿Qué información necesita saber el vendedor ? Para ayudar a responder esas preguntas, use esta sencilla guía para aprovechar al máximo el proceso de RFI.

1. Redacte una descripción general o una declaración de necesidad.

Describe tus metas y objetivos, junto con información general sobre tu empresa. Esta sección debe ser breve y brindar una descripción general de su proyecto a alguien que no tenga antecedentes.

2. Agregue contexto sobre su organización.

Incluir información adicional sobre su organización puede ayudar al vendedor a adaptar su respuesta a sus necesidades. Es posible que desee mencionar qué departamento está liderando el proyecto, quiénes son sus clientes y cuáles son los valores de su empresa, entre otras cosas.

3. Finaliza los detalles.

¿Qué problema buscas resolver? ¿Qué información necesitas? Aquí es donde puedes detallar lo que estás buscando. Incluya cualquier información adicional que un vendedor pueda necesitar saber para desarrollar una respuesta RFI completa. Eso puede incluir:

• Las habilidades y credenciales necesarias que el encuestado pueda necesitar para tener éxito
• Plazos o alcance general
• lo que no estas buscando

4. Mencionar información sobre el proceso.

Explique cómo las partes interesadas deben responder a la RFI. Adjunte una plantilla de respuesta si tiene una, describa los plazos y anote si y cuándo responderá a los encuestados después de que se hayan recopilado las RFI. Es posible que desee mencionar cualquier criterio de evaluación que usará al crear la lista corta para las RFP.

Mejores prácticas para la documentación de RFI

Cuanto más considerado sea su documento RFI, obtendrá respuestas de mejor calidad. En lugar de enviar un correo electrónico casualmente a un representante de ventas y solicitar información, la creación de documentación de RFI garantizará que obtenga exactamente la información que necesita. En ese documento, asegúrese de:

• Indique claramente la información que está solicitando.
• Sea específico sobre cómo y cuándo desea recibir las respuestas del vendedor.
• Mantenga la mente abierta para que los vendedores puedan proporcionar información adicional que consideren relevante.
• Sea breve y respetuoso con el tiempo de los vendedores.

Ejemplos de RFI

¿Necesitas más inspiración? Lea los siguientes ejemplos de RFI para obtener más ideas sobre qué incluir en el suyo. Estas tres RFI provienen de diferentes industrias y tienen diferentes necesidades, por lo que son una buena descripción general de las opciones disponibles para usted.

1. Administración de Servicios Generales de EE. UU.

En 2021, la Administración de Servicios Generales de EE. UU. colaboró ​​con el Departamento de Energía de EE. UU. para emitir una RFI que respalda un proyecto para reducir las emisiones de gases de efecto invernadero de edificios comerciales. El objetivo general que la GSA y el DOE pretendían alcanzar era emisiones netas de carbono cero dentro de estos edificios y el RFI se centró en tres áreas específicas que permitirían alcanzar este objetivo. Los vendedores que tenían tecnología para cumplir con los requisitos de esta RFI debían proponer criterios de éxito medibles en varias categorías.

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Además de los requisitos de RFI en la página web, la GSA y el DOE organizaron un seminario web, proporcionaron preguntas frecuentes e hicieron que las diapositivas de presentación del seminario web estuvieran disponibles en la página web para que todos los vendedores tuvieran acceso a la información que necesitarían para enviar la mejor respuesta

Lo que hace que este ejemplo de RFI se destaque es que se actualiza con frecuencia. Se agrega nueva información con frecuencia. Cuando se pasa la fecha límite, eso se anota claramente en la parte superior de la RFI para que los vendedores puedan pasar a otras solicitudes que están aceptando envíos. Este es un gran ejemplo de la mejor práctica que mencionamos anteriormente sobre respetar el tiempo de los vendedores al solicitar envíos de RFI.

2. NASA

Cuando la NASA retira partes de sus transbordadores espaciales, les gusta exhibirlas en museos u otras instituciones educativas. Para medir el interés y comprender las posibles opciones para una próxima pieza retirada, abrieron una RFI. He aquí una muestra del documento:

“Este RFI se está utilizando para recopilar estudios de mercado para que la NASA tome decisiones con respecto al desarrollo de estrategias para la colocación de Space Shuttle Orbiters y Space Shuttle Main Engines (SSME) para exhibición pública después de la conclusión del SSP. La NASA está buscando información de instituciones educativas, museos de ciencia y otras organizaciones apropiadas sobre la capacidad de la comunidad para adquirir y exhibir un transbordador espacial después de que los vehículos se retiren del estado de vuelo”.

Nos gusta este ejemplo de RFI porque proporciona una descripción general directa del propósito de la RFI y describe lo que la NASA quiere aprender del proceso.

3. Gobierno de Canadá

Los sitios web gubernamentales son un excelente lugar para encontrar ejemplos de RFI porque están obligados a poner a disposición del público todos los procesos de adquisición. El siguiente ejemplo es de una RFI para software de planificación financiera.

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La sección de requisitos de esta RFI es un gran ejemplo de cómo explicar lo que necesita y lo que no necesita en las respuestas. Mientras que el gobierno de Canadá está buscando un software de planificación financiera, mantendrán su proveedor de lago de datos y CRM.

4. Universidad de Ottawa

En la siguiente RFI excepto, la Universidad de Ottawa está buscando una solución de integración ERP. Lo que es único acerca de este RFI es cómo quieren recibir respuestas. En lugar de recopilar respuestas o documentos escritos, la U de O está programando discusiones estratégicas con los proveedores. Esta es una forma única de recopilar información, pero útil cuando aún no tiene suficiente conocimiento en el área para armar un alcance de trabajo.

“La Universidad de Ottawa (Universidad) está emitiendo esta Solicitud de Información (RFI) para programar discusiones estratégicas (a través de una conferencia telefónica) de Proveedores interesados ​​con experiencia en Integraciones ERP.

La intención de estas discusiones es obtener comentarios de los proveedores para ayudar a la universidad a desarrollar un alcance de trabajo más preciso y un enfoque general para una próxima solicitud de propuesta (RFP) para soluciones de integración ERP”.

Solicitud de éxito

Cada RFI será única para su organización y la información que necesita. Utilice la plantilla anterior como guía para crear una RFI que le ahorrará tiempo en la evaluación de posibles soluciones.

Con la información correcta que se le envía, ¡todo lo que necesita hacer es leer! Estará bien encaminado para obtener la mejor solución para las necesidades de su equipo.

Nota del editor: esta publicación se publicó originalmente en abril de 2021 y se actualizó para que sea más completa.