Der einfache Leitfaden zum Schreiben einer Informationsanfrage

Große Unternehmen und Regierungsbehörden suchen nicht nach den besten Auftragnehmern und Freiberuflern, wie es ein SaaS-Unternehmen oder ein kleines Unternehmen tun könnte.

Anstatt sich auf Mundpropaganda, eine schnelle Google-Suche oder eine Facebook-Anzeige zu verlassen, folgen diese Organisationen einem Beschaffungsprozess, der faire Geschäftspraktiken und qualitativ hochwertige Ergebnisse gewährleistet.

Als vorläufiger Schritt im Beschaffungsprozess gibt eine RFI einem Unternehmen oder einer Organisation die Informationen, die es benötigt, um mit einer RFP und RFQ fortzufahren. Aber was genau ist ein RFI und wofür steht diese Abkürzung?

RFIs sind wichtig, weil sie blinde Flecken reduzieren und Ihr Team in die Lage versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen. Mit mehr Informationen, die Ihnen zur Verfügung stehen, können Sie den Markt verstehen und ein besseres Gefühl für die Fragen bekommen, die Sie stellen müssen, wenn Sie im Beschaffungsprozess vorankommen.

Wie funktioniert eine RFI?

Schritt 1: Der Käufer entwickelt die RFI.

RFIs sind schriftliche Dokumente mit dem Ziel, Informationen von Verkäufern zu sammeln. Diese Informationen können verwendet werden, um Käufern bei der Kaufentscheidung zu helfen. Die Fragen, die in einer RFI enthalten sind, sind spezifisch und unkompliziert, damit die Verkäufer verstehen, was der Käufer verlangt.

Verkäufer können RFIs auf der Website des Unternehmens, in Datenbanken wie Procore und auf staatlichen Webseiten wie grants.gov finden.

Schritt 2: Verkäufer entwerfen Antworten auf die RFI.

Sobald ein Verkäufer eine RFI findet, hat er ein vom Käufer festgelegtes Zeitfenster, um sie abzuschließen.

Die im RFI gesammelten Informationen sind so organisiert, dass sie mit den von anderen Verkäufern übermittelten Informationen verglichen und gegenübergestellt werden können.

Schritt 3: Der Käufer überprüft alle Antworten der Verkäufer.

Nach Ablauf der Frist für RFIs überprüft der Käufer alle von den Verkäufern eingereichten Antworten. In diesem Schritt sucht der Käufer nach Informationen über die Unternehmen, die von ihnen angebotenen Produkte oder Dienstleistungen, ihre Geschichte und ihren Hintergrund sowie nach anderen Faktoren, die sich darauf auswirken können, wie gut der Verkäufer das Projekt abliefern kann.

Hinweis: Preis, Budget, Zeitplan und andere spezifische Informationen werden in einer RFI nicht behandelt, da sie Teil des ersten Schrittes im gesamten Beschaffungsprozess sind.

Schritt 4: Der Einkäufer geht zur nächsten Phase im Beschaffungsprozess über – dem RFP.

Nachdem der Käufer bestimmt hat, welche der RFI-Einreichungen die vorläufigen Qualifikationen für das Projekt erfüllt, fährt er mit dem nächsten Schritt im Prozess fort, der eine RFP (Request for Proposal) ist.

Eine RFI ist der erste Schritt, den ein Unternehmen unternimmt, um Informationen von potenziellen Verkäufern einzuholen , wie oben beschrieben. Sein Hauptziel ist es, Informationen zu erhalten, nicht eine endgültige Entscheidung zu treffen. Sobald die RFIs eingereicht wurden, wird das Unternehmen sie prüfen und die besten Optionen in die engere Wahl ziehen, die mit mehr Erkenntnissen ausgestattet sind. Dann senden sie eine RFP an diese kurze Liste von Verkäufern , die die Anforderungen der RFI erfüllt haben.

Eine Angebotsanfrage ist eine formelle Aufforderung an die ausgewählten Anbieter oder Verkäufer, auf eine bestimmte Vertragsmöglichkeit zu reagieren. Das Dokument legt den Umfang und den Preis fest, damit potenzielle Verkäufer ein Angebot für die Arbeit zusammenstellen können.

Diese Gebote werden dann verglichen, um die Stärken und Schwächen jedes Verkäufers zu verstehen, und das beste Angebot wird ausgewählt. RFPs sind ein Entscheidungsdokument, daher sind die Fragen gezielter und spezifischer.

Nach einer RFP kann das Unternehmen mit einer RFQ oder Angebotsanfrage kontaktiert werden, die das Projekt noch weiter in spezifische Kostenstrukturen und Leistungen aufschlüsselt.

Anfrage für Informationsvorlage

Und RFI ist ähnlich wie ein RFP, aber mit weniger Details. Laden Sie die unten stehende Vorlage herunter und verwenden Sie die kurze, einseitige Version der Angebotsanfrage, um Ihre RFI zu verfassen. Nachdem Sie Ihre kostenlose Kopie heruntergeladen haben, befolgen Sie die nachstehenden Schritte, um zu erfahren, wie Sie eine RFI schreiben.

Jetzt downloaden

So schreiben Sie eine RFI

Das Erstellen Ihrer ersten RFI kann überwältigend sein. Was sollten Sie verlangen? Welche Informationen muss der Verkäufer wissen? Um diese Fragen zu beantworten, verwenden Sie diese einfache Anleitung, um das Beste aus dem RFI-Prozess herauszuholen.

1. Erstellen Sie eine Übersicht oder Bedarfserklärung.

Skizzieren Sie Ihre Ziele und Absichten zusammen mit einigen allgemeinen Informationen über Ihr Unternehmen. Dieser Abschnitt sollte kurz sein und jemandem ohne Hintergrundinformationen einen Überblick über Ihr Projekt geben.

2. Fügen Sie Kontext über Ihre Organisation hinzu.

Das Einfügen zusätzlicher Informationen über Ihre Organisation kann dem Verkäufer dabei helfen, seine Antwort auf Ihre Bedürfnisse abzustimmen. Vielleicht möchten Sie unter anderem erwähnen, welche Abteilung das Projekt leitet, wer Ihre Kunden sind und welche Werte Ihr Unternehmen hat.

3. Schließen Sie die Details ab.

Welches Problem möchten Sie lösen? Welche Information brauchst du? Hier können Sie genau angeben, wonach Sie suchen. Fügen Sie alle zusätzlichen Informationen hinzu, die ein Verkäufer möglicherweise kennen muss, um eine gründliche RFI-Antwort zu entwickeln. Das kann beinhalten:

• Alle erforderlichen Fähigkeiten und Zeugnisse, die der Befragte möglicherweise benötigt, um erfolgreich zu sein
• Zeitpläne oder allgemeiner Geltungsbereich
• Was Sie nicht suchen

4. Erwähnen Sie Informationen über den Prozess.

Erläutern Sie, wie interessierte Parteien auf die RFI reagieren sollten. Hängen Sie eine Antwortvorlage an, falls Sie eine haben, legen Sie alle Fristen fest und notieren Sie, ob und wann Sie den Befragten antworten werden, nachdem die RFIs gesammelt wurden. Möglicherweise möchten Sie alle Bewertungskriterien erwähnen, die Sie beim Erstellen der Auswahlliste für RFPs verwenden werden.

Best Practices für RFI-Dokumentation

Je sorgfältiger Sie Ihr RFI-Dokument betrachten, desto bessere Antworten erhalten Sie. Anstatt beiläufig einen Vertriebsmitarbeiter per E-Mail um Informationen zu bitten, stellt die Erstellung einer RFI-Dokumentation sicher, dass Sie genau die Informationen erhalten, die Sie benötigen. Stellen Sie in diesem Dokument Folgendes sicher:

• Geben Sie die angeforderten Informationen deutlich an.
• Geben Sie genau an, wie und wann Sie Verkäuferantworten erhalten möchten.
• Bleiben Sie offen, damit Verkäufer zusätzliche Informationen bereitstellen können, die sie für relevant halten.
• Halten Sie sich kurz und respektieren Sie die Zeit des Verkäufers.

RFI-Beispiele

Brauchen Sie mehr Inspiration? Lesen Sie die folgenden Beispiele für RFIs durch, um weitere Ideen zu erhalten, was Sie in Ihre aufnehmen können. Diese drei RFIs kommen alle aus unterschiedlichen Branchen und haben unterschiedliche Anforderungen, sodass sie einen guten Überblick über die Möglichkeiten bieten, die Ihnen zur Verfügung stehen.

1. US General Services Administration

Im Jahr 2021 arbeitete die US General Services Administration mit dem US Department of Energy zusammen, um eine RFI herauszugeben, die ein Projekt zur Reduzierung der Treibhausgasemissionen von Gewerbegebäuden unterstützt. Das übergeordnete Ziel, das die GSA und das DOE erreichen wollten, war Netto-Null-CO2-Emissionen in diesen Gebäuden, und das RFI konzentrierte sich auf drei spezifische Bereiche, die es ermöglichen würden, dieses Ziel zu erreichen. Verkäufer, die über Technologie verfügten, um die Anforderungen dieser RFI zu erfüllen, mussten messbare Erfolgskriterien für mehrere Kategorien vorschlagen.

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Zusätzlich zu den RFI-Anforderungen auf der Webseite veranstalteten die GSA und das DOE ein Webinar, stellten häufig gestellte Fragen zur Verfügung und stellten die Präsentationsfolien des Webinars auf der Webseite zur Verfügung, sodass alle Verkäufer Zugriff auf die Informationen hatten, die sie zum Einreichen benötigen beste Antwort.

Was dieses RFI-Beispiel auszeichnet, ist, dass es regelmäßig aktualisiert wird. Neue Informationen werden häufig hinzugefügt. Wenn die Frist abgelaufen ist, wird dies deutlich oben auf der RFI vermerkt, sodass Verkäufer mit anderen Anfragen fortfahren können, die Einreichungen akzeptieren. Dies ist ein großartiges Beispiel für die bewährte Vorgehensweise, die wir bereits erwähnt haben, um die Zeit der Verkäufer zu respektieren, wenn sie um RFI-Einreichungen bitten.

2. NASA

Wenn die NASA Teile ihrer Space Shuttles ausmustert, stellt sie diese gerne in Museen oder anderen Bildungseinrichtungen aus. Um das Interesse abzuschätzen und die potenziellen Optionen für ein bevorstehendes Teil im Ruhestand zu verstehen, eröffneten sie eine RFI. Hier ist ein Muster des Dokuments:

„Diese RFI wird verwendet, um Marktforschung für die NASA zu sammeln, um Entscheidungen bezüglich der Entwicklung von Strategien für die Platzierung von Space Shuttle Orbiters und Space Shuttle Main Engines (SSMEs) zur öffentlichen Ausstellung nach Abschluss des SSP zu treffen. Die NASA sucht Informationen von Bildungseinrichtungen, Wissenschaftsmuseen und anderen geeigneten Organisationen über die Fähigkeit der Gemeinschaft, einen Space Shuttle Orbiter zu erwerben und auszustellen, nachdem die Fahrzeuge aus dem Flugstatus ausgeschieden sind.“

Wir mögen dieses RFI-Beispiel, weil es einen einfachen Überblick über den Zweck des RFI bietet und skizziert, was die NASA aus dem Prozess lernen möchte.

3. Regierung von Kanada

Regierungswebsites sind ein großartiger Ort, um RFI-Beispiele zu finden, da sie alle Beschaffungsprozesse öffentlich zugänglich machen müssen. Das folgende Beispiel stammt aus einer RFI für Finanzplanungssoftware.

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Der Anforderungsabschnitt dieser RFI ist ein großartiges Beispiel dafür, wie Sie erklären können, was Sie in den Antworten tun und was nicht. Während die kanadische Regierung nach einer Finanzplanungssoftware sucht, wird sie ihren CRM- und Data-Lake-Anbieter behalten.

4. Universität von Ottawa

In der folgenden RFI ausgenommen, sucht die University of Ottawa nach einer ERP-Integrationslösung. Das Einzigartige an dieser RFI ist, wie sie Antworten erhalten möchten. Anstatt schriftliche Antworten oder Dokumente zu sammeln, plant das U of O Strategiegespräche mit Lieferanten. Dies ist eine einzigartige Möglichkeit, Informationen zu sammeln, aber hilfreich, wenn Sie noch nicht über genügend Kenntnisse in diesem Bereich verfügen, um einen Arbeitsumfang zusammenzustellen.

„Die University of Ottawa (Universität) gibt diese Informationsanfrage (RFI) heraus, um Strategiediskussionen (über eine Telefonkonferenz) mit interessierten Lieferanten mit Erfahrung in ERP-Integrationen zu planen.

Ziel dieser Diskussionen ist es, Feedback von Lieferanten zu erhalten, um die Universität bei der Entwicklung eines genaueren Arbeitsumfangs und Gesamtansatzes für eine bevorstehende Angebotsanfrage (RFP) für ERP-Integrationslösungen zu unterstützen.“

Bitte um Erfolg

Jede RFI ist einzigartig für Ihre Organisation und die von Ihnen benötigten Informationen. Verwenden Sie die obige Vorlage als Leitfaden zum Erstellen einer RFI, mit der Sie Zeit bei der Bewertung möglicher Lösungen sparen.

Wenn Ihnen die richtigen Informationen zugeschickt werden, brauchen Sie nur noch nachzulesen! Sie sind auf dem besten Weg, die beste Lösung für die Anforderungen Ihres Teams zu finden.

Anmerkung der Redaktion: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im April 2021 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.