Ghidul simplu pentru scrierea unei cereri de informații

Marile corporații și agențiile guvernamentale nu caută cei mai buni contractori și freelanceri în același mod în care ar face o companie SaaS sau o afacere mică.

În loc să se bazeze pe cuvântul în gură, pe o căutare rapidă pe Google sau pe o reclamă pe Facebook, aceste organizații urmează un proces de achiziții care asigură practici de afaceri corecte și rezultate de calitate.

Ca pas preliminar în procesul de achiziție, un RFI oferă unei companii sau organizații informațiile de care are nevoie pentru a merge mai departe cu un RFP și RFQ. Dar ce este exact un RFI și ce înseamnă acest acronim?

RFI-urile sunt importante deoarece reduc punctele oarbe și împuternicesc echipa dvs. să ia decizii mai bune. Cu mai multe informații la dispoziție, puteți înțelege piața și puteți înțelege mai bine întrebările pe care va trebui să le adresați pe măsură ce avansați în procesul de achiziție.

Cum funcționează un RFI?

Pasul 1: Cumpărătorul dezvoltă RFI.

RFI-urile sunt documente scrise cu scopul de a colecta informații de la vânzători. Aceste informații pot fi folosite pentru a ajuta cumpărătorii să ia o decizie de cumpărare. Întrebările care sunt incluse într-o RFI sunt specifice și directe, astfel încât vânzătorii să înțeleagă ce cere cumpărătorul.

Vânzătorii pot găsi o RFI pe site-ul companiei, în baze de date precum Procore și în pagini web guvernamentale precum grants.gov.

Pasul 2: Vânzătorii redactează răspunsuri la RFI.

Odată ce un vânzător găsește o RFI, are o fereastră de timp specificată de cumpărător în care să o completeze.

Informațiile care sunt colectate în RFI sunt organizate în așa fel încât să poată fi comparate și contrastate cu informațiile pe care le transmit alți vânzători.

Pasul 3: Cumpărătorul examinează toate răspunsurile vânzătorilor.

După închiderea termenului limită pentru RFI, cumpărătorul examinează toate răspunsurile trimise de vânzători. În acest pas, cumpărătorul caută informații despre companii, produsele sau serviciile pe care le oferă, istoricul și antecedentele acesteia și alți factori care pot influența cât de bine poate livra vânzătorul proiectului.

Notă: prețul, bugetul, calendarul și alte informații specifice nu sunt acoperite într-o RFI, deoarece fac parte din primul pas din procesul general de achiziție.

Pasul 4: Cumpărătorul trece la următoarea etapă a procesului de achiziție – cererea de propuneri.

După ce cumpărătorul a determinat care dintre depunerea RFI îndeplinește calificările preliminare pentru proiect, va trece la următorul pas al procesului, care este o RFP (Solicitare de propunere).

O RFI este pasul inițial pe care îl face o companie pentru a solicita informații de la potențialii vânzători , așa cum este descris mai sus. Obiectivul său principal este de a obține informații, nu de a lua o decizie finală. Odată ce RFI-urile sunt trimise, compania le va revizui și va selecta cele mai bune opțiuni, înarmată cu mai multe informații. Apoi, ei vor trimite un RFP la acea listă scurtă de vânzători care au îndeplinit cerințele RFI.

O cerere de ofertă este o solicitare oficială pentru vânzătorii sau vânzătorii selectați să răspundă la o anumită oportunitate de contract. Documentul specifică domeniul și prețul, astfel încât potențialii vânzători să poată face o ofertă pentru lucrare.

Aceste oferte sunt apoi comparate pentru a înțelege punctele forte și punctele slabe ale fiecărui vânzător și se alege cea mai potrivită. RFP-urile sunt un document de decizie, astfel încât întrebările sunt mai direcționate și mai specifice.

După o cerere de propuneri, compania poate fi contactată cu o cerere de oferte sau o cerere de ofertă care defalcă proiectul și mai mult în structuri de costuri și livrabile specifice.

Șablon de solicitare de informații

Și RFI este similar cu un RFP, dar cu mai puține detalii. Descărcați șablonul de mai jos și utilizați versiunea scurtă, de o pagină, a cererii de propunere pentru a vă redacta RFI. După ce ați descărcat copia gratuită, urmați pașii de mai jos pentru a afla cum să scrieți o RFI.

Descarcă acum

Cum se scrie o RFI

Crearea primei dvs. RFI poate fi copleșitoare. Ce ar trebui să ceri? Ce informații trebuie să știe vânzătorul ? Pentru a vă ajuta să răspundeți la aceste întrebări, utilizați acest ghid simplu pentru a profita la maximum de procesul RFI.

1. Elaborați o prezentare generală sau o declarație de necesitate.

Subliniază-ți scopurile și obiectivele, împreună cu câteva informații generale despre compania ta. Această secțiune ar trebui să fie scurtă și să ofere o privire de ansamblu asupra proiectului dvs. unei persoane fără informații de fundal.

2. Adăugați context despre organizația dvs.

Includerea de informații suplimentare despre organizația dvs. poate ajuta vânzătorul să își adapteze răspunsul la nevoile dvs. Poate doriți să menționați, printre altele, care departament conduce proiectul, cine sunt clienții dvs. și care sunt valorile companiei dvs.

3. Finalizați detaliile.

Ce problemă vrei să rezolvi? De ce informatii ai nevoie? Aici puteți detalia ceea ce căutați. Includeți orice informații suplimentare pe care un vânzător ar putea avea nevoie să le cunoască pentru a dezvolta un răspuns RFI complet. Aceasta poate include:

• Orice abilități și acreditări necesare respondentului ar putea avea nevoie pentru a avea succes
• Cronologie sau domeniul general
• Ceea ce nu cauți

4. Menționați informații despre proces.

Explicați modul în care părțile interesate ar trebui să răspundă la RFI. Atașați un șablon de răspuns dacă aveți unul, subliniați orice termene limită și notați dacă și când veți răspunde respondenților după ce RFI-urile au fost adunate. Poate doriți să menționați orice criterii de evaluare pe care le veți folosi atunci când creați lista scurtă pentru cererile de propuneri.

Cele mai bune practici pentru documentarea RFI

Cu cât ești mai atent la documentul tău RFI, cu atât vei primi răspunsuri de mai bună calitate. În loc să trimiți un e-mail obișnuit unui reprezentant de vânzări și să ceri informații, crearea documentației RFI vă va asigura că obțineți exact informațiile de care aveți nevoie. În acel document, asigurați-vă că:

• Spuneți clar informațiile pe care le solicitați.
• Fiți specific despre cum și când doriți să primiți răspunsurile vânzătorului.
• Păstrați o minte deschisă, astfel încât vânzătorii să poată oferi informații suplimentare pe care le consideră relevante.
• Fii concis și respectuos cu timpul vânzătorilor.

Exemple RFI

Ai nevoie de mai multă inspirație? Citiți următoarele exemple de RFI pentru mai multe idei despre ce să includeți în ale dvs. Aceste trei RFI-uri provin toate din industrii diferite și au nevoi diferite, așa că reprezintă o imagine de ansamblu bună a opțiunilor disponibile pentru dvs.

1. Administrația Serviciilor Generale din SUA

În 2021, Administrația Serviciilor Generale din SUA a colaborat cu Departamentul Energiei al SUA pentru a emite un RFI care sprijină un proiect de reducere a emisiilor de gaze cu efect de seră din clădirile comerciale. Scopul general pe care GSA și DOE urmăreau să-l atingă a fost emisiile nete de carbon zero în cadrul acestor clădiri, iar RFI sa concentrat pe trei domenii specifice care ar permite atingerea acestui obiectiv. Vânzătorii care aveau tehnologie care să îndeplinească cerințele acestei RFI au fost obligați să propună criterii de succes măsurabile în mai multe categorii.

Sursa imaginii

Pe lângă cerințele RFI de pe pagina web, GSA și DOE au găzduit un webinar, au furnizat întrebări frecvente și au făcut diapozitivele de prezentare din webinar disponibile pe pagina web, astfel încât toți vânzătorii să aibă acces la informațiile de care ar avea nevoie pentru a trimite cel mai bun răspuns.

Ceea ce face ca acest exemplu RFI să iasă în evidență este faptul că este actualizat frecvent. Informații noi sunt adăugate frecvent. Când termenul limită este depășit, acesta este notat clar în partea de sus a RFI, astfel încât vânzătorii să poată trece la alte solicitări care acceptă trimiteri. Acesta este un exemplu excelent de cea mai bună practică pe care am menționat-o mai devreme cu privire la respectarea timpului vânzătorilor atunci când solicită trimiteri RFI.

2. NASA

Când NASA își retrage părți din navetele spațiale, le place să le expună în muzee sau alte instituții de învățământ. Pentru a evalua interesul și a înțelege posibilele opțiuni pentru o viitoare parte retrasă, au deschis un RFI. Iată o mostră din document:

„Acest RFI este folosit pentru a colecta cercetări de piață pentru ca NASA să ia decizii cu privire la dezvoltarea strategiilor de plasare a navetei spațiale Orbiters și a motoarelor principale ale navetei spațiale (SSMEs) pentru a fi afișate public după încheierea SSP. NASA caută informații de la instituțiile de învățământ, muzeele științifice și alte organizații adecvate despre capacitatea comunității de a achiziționa și afișa o navetă spațială Orbiter după ce vehiculele sunt retrase din starea de zbor.”

Ne place acest exemplu RFI deoarece oferă o imagine de ansamblu simplă a scopului RFI și subliniază ceea ce NASA dorește să învețe din proces.

3. Guvernul Canadei

Site-urile web ale guvernului sunt un loc grozav pentru a găsi exemple de RFI, deoarece acestea sunt obligate să facă toate procesele de achiziție disponibile public. Următorul exemplu este dintr-o RFI pentru software de planificare financiară.

Sursa imaginii

Secțiunea de cerințe din această RFI este un exemplu excelent despre cum să explicați ceea ce faceți și ceea ce nu aveți nevoie în răspunsuri. În timp ce guvernul Canadei caută software de planificare financiară, își vor păstra furnizorul de CRM și lac de date.

4. Universitatea din Ottawa

În următoarea RFI, cu excepția, Universitatea din Ottawa caută o soluție de integrare ERP. Ceea ce este unic la această RFI este modul în care doresc să primească răspunsuri. În loc să colecteze răspunsuri sau documente scrise, U of O programează discuții de strategie cu furnizorii. Acesta este un mod unic de a culege informații, dar util atunci când nu aveți suficiente cunoștințe în domeniu pentru a pune la punct un domeniu de activitate.

„Universitatea din Ottawa (Universitatea) emite această cerere de informații (RFI) pentru a programa discuții strategice (prin intermediul unui apel conferință) de la Furnizorii interesați cu experiență în integrări ERP.

Intenția acestor discuții este de a obține feedback de la Furnizori pentru a ajuta Universitatea în dezvoltarea unui domeniu de activitate și a unei abordări generale mai precise pentru o viitoare Cerere de propunere (RFP) pentru soluții de integrare ERP.”

Cerere de succes

Fiecare RFI va fi unică pentru organizația dvs. și pentru informațiile de care aveți nevoie. Utilizați șablonul de mai sus ca ghid pentru crearea unei RFI care vă va economisi timp în evaluarea potențialelor soluții.

Cu informațiile potrivite care vă sunt trimise, tot ce trebuie să faceți este să citiți! Veți fi pe cale de a procura cea mai bună soluție pentru nevoile echipei dvs.

Nota editorului: această postare a fost publicată inițial în aprilie 2021 și a fost actualizată pentru a fi completă.