Le guide simple pour rédiger une demande d'information

Les grandes entreprises et les agences gouvernementales ne recherchent pas les meilleurs entrepreneurs et indépendants de la même manière qu'une entreprise SaaS ou une petite entreprise.

Plutôt que de se fier au bouche à oreille, à une recherche rapide sur Google ou à une publicité sur Facebook, ces organisations suivent un processus d'approvisionnement qui garantit des pratiques commerciales équitables et des résultats de qualité.

En tant qu'étape préliminaire du processus d'approvisionnement, une RFI donne à une entreprise ou à une organisation les informations dont elle a besoin pour aller de l'avant avec une RFP et une RFQ. Mais qu'est-ce qu'une RFI exactement et que signifie cet acronyme ?

Les RFI sont importantes car elles réduisent les angles morts et permettent à votre équipe de prendre de meilleures décisions. Avec plus d'informations à votre disposition, vous pouvez comprendre le marché et avoir une meilleure idée des questions que vous devrez poser à mesure que vous avancez dans le processus d'approvisionnement.

Comment fonctionne une RFI ?

Étape 1 : L'acheteur élabore la RFI.

Les RFI sont des documents écrits dans le but de collecter des informations auprès des vendeurs. Ces informations peuvent être utilisées pour aider les acheteurs à prendre une décision d'achat. Les questions incluses dans une RFI sont spécifiques et simples afin que les vendeurs comprennent ce que l'acheteur demande.

Les vendeurs peuvent trouver une demande d'informations sur le site Web de l'entreprise, dans des bases de données telles que Procore et sur des pages Web gouvernementales telles que grant.gov.

Étape 2 : Les vendeurs rédigent des réponses à la RFI.

Une fois qu'un vendeur trouve une demande d'informations, il dispose d'une fenêtre de temps spécifiée par l'acheteur pour la compléter.

Les informations collectées dans la RFI sont organisées de manière à pouvoir être comparées et contrastées avec les informations soumises par d'autres vendeurs.

Étape 3 : L'acheteur examine toutes les réponses des vendeurs.

Après la clôture de la date limite pour les RFI, l'acheteur examine toutes les réponses soumises par les vendeurs. Au cours de cette étape, l'acheteur recherche des informations sur les entreprises, les produits ou services qu'elles proposent, leur histoire et leurs antécédents, ainsi que d'autres facteurs susceptibles d'avoir une incidence sur la qualité de la réalisation du projet par le vendeur.

Remarque : Le prix, le budget, le calendrier et d'autres informations spécifiques ne sont pas couverts dans une demande d'informations, car ils font partie de la première étape du processus d'approvisionnement global.

Étape 4 : L'acheteur passe à l'étape suivante du processus d'approvisionnement : la DP.

Une fois que l'acheteur a déterminé laquelle des soumissions RFI répond aux qualifications préliminaires du projet, il passe à l'étape suivante du processus qui est une demande de propositions (RFP).

Une RFI est la première étape qu'une entreprise prend pour solliciter des informations auprès de vendeurs potentiels, comme décrit ci-dessus. Son principal objectif est d'obtenir des informations et non de prendre une décision finale. Une fois les RFI soumises, l'entreprise les examinera et sélectionnera les meilleures options, armée de plus d'informations. Ensuite, ils enverront une demande de propositions à cette courte liste de vendeurs qui ont satisfait aux exigences de la RFI.

Une demande de proposition est une demande formelle adressée aux fournisseurs ou vendeurs sélectionnés pour répondre à une opportunité de contrat spécifique. Le document précise l'étendue et le prix afin que les vendeurs potentiels puissent monter une offre pour le travail.

Ces offres sont ensuite comparées pour comprendre les forces et les faiblesses de chaque vendeur , et la meilleure solution est choisie. Les demandes de propositions sont un document de décision, de sorte que les questions sont plus ciblées et spécifiques.

Après une demande de propositions, l'entreprise peut être contactée avec une demande de prix ou une demande de devis qui décompose encore plus le projet en structures de coûts et livrables spécifiques.

Modèle de demande d'informations

Et RFI est similaire à un RFP, mais avec moins de détails. Téléchargez le modèle ci-dessous et utilisez la version courte d'une page de la demande de proposition pour rédiger votre RFI. Une fois que vous avez téléchargé votre copie gratuite, suivez les étapes ci-dessous pour apprendre à rédiger une RFI.

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Comment rédiger une RFI

Créer votre premier RFI peut être écrasant. Que demander ? Quelles informations le vendeur doit-il connaître ? Pour vous aider à répondre à ces questions, utilisez ce guide simple pour tirer le meilleur parti du processus RFI.

1. Rédigez un aperçu ou une déclaration de besoin.

Décrivez vos buts et objectifs, ainsi que des informations générales sur votre entreprise. Cette section doit être courte et fournir un aperçu de votre projet à quelqu'un qui n'a aucune information de base.

2. Ajoutez un contexte sur votre organisation.

L'inclusion d'informations supplémentaires sur votre organisation peut aider le vendeur à adapter sa réponse à vos besoins. Vous voudrez peut-être mentionner quel département dirige le projet, qui sont vos clients et quelles sont les valeurs de votre entreprise, entre autres.

3. Finalisez les détails.

Quel problème cherchez-vous à résoudre ? De quelle information as-tu besoin? C'est ici que vous pouvez détailler ce que vous recherchez. Incluez toute information supplémentaire qu'un vendeur pourrait avoir besoin de connaître pour élaborer une réponse RFI approfondie. Cela peut inclure :

• Toutes les compétences et références nécessaires dont le répondant peut avoir besoin pour réussir
• Échéances ou portée générale
• Ce que tu ne cherches pas

4. Mentionnez des informations sur le processus.

Expliquez comment les parties intéressées doivent répondre à la RFI. Joignez un modèle de réponse si vous en avez un, indiquez les échéances et notez si et quand vous répondrez aux répondants après la collecte des RFI. Vous voudrez peut-être mentionner tous les critères d'évaluation que vous utiliserez lors de la création de la liste restreinte des appels d'offres.

Meilleures pratiques pour la documentation RFI

Plus vous réfléchissez à votre document RFI, plus vous obtiendrez des réponses de meilleure qualité. Au lieu d'envoyer un e-mail à un représentant commercial et de lui demander des informations, la création d'une documentation RFI vous assurera d'obtenir exactement les informations dont vous avez besoin. Dans ce document, assurez-vous de :

• Indiquez clairement les informations que vous demandez.
• Soyez précis sur la manière et le moment où vous souhaitez recevoir les réponses des vendeurs.
• Gardez l'esprit ouvert afin que les vendeurs puissent fournir des informations supplémentaires qu'ils jugent pertinentes.
• Soyez bref et respectueux du temps des vendeurs.

Exemples de DDR

Besoin de plus d'inspiration ? Lisez les exemples suivants de RFI pour plus d'idées sur ce qu'il faut inclure dans la vôtre. Ces trois RFI proviennent toutes de secteurs différents et ont des besoins différents. Elles donnent donc un bon aperçu des options qui s'offrent à vous.

1. Administration des services généraux des États-Unis

En 2021, la General Services Administration des États-Unis a collaboré avec le département américain de l'Énergie pour émettre une RFI soutenant un projet de réduction des émissions de gaz à effet de serre des bâtiments commerciaux. L'objectif global que la GSA et le DOE visaient à atteindre était de zéro émission nette de carbone dans ces bâtiments et la RFI s'est concentrée sur trois domaines spécifiques qui permettraient d'atteindre cet objectif. Les vendeurs qui disposaient de la technologie pour répondre aux exigences de cette RFI devaient proposer des critères de succès mesurables dans plusieurs catégories.

Source des images

En plus des exigences RFI sur la page Web, la GSA et le DOE ont organisé un webinaire, fourni une FAQ et rendu les diapositives de présentation du webinaire disponibles sur la page Web afin que tous les vendeurs aient accès aux informations dont ils auraient besoin pour soumettre le meilleure réponse.

Ce qui distingue cet exemple de RFI, c'est qu'il est fréquemment mis à jour. De nouvelles informations sont ajoutées fréquemment. Lorsque la date limite est dépassée, cela est clairement indiqué en haut de la RFI afin que les vendeurs puissent passer à d'autres demandes qui acceptent les soumissions. Il s'agit d'un excellent exemple de la meilleure pratique que nous avons mentionnée précédemment concernant le respect du temps des vendeurs lorsqu'ils demandent des soumissions RFI.

2. NASA

Lorsque la NASA retire des parties de ses navettes spatiales, elle aime les exposer dans des musées ou d'autres établissements d'enseignement. Pour évaluer l'intérêt et comprendre les options potentielles pour une pièce retirée à venir, ils ont ouvert une RFI. Voici un exemple de document :

«Cette RFI est utilisée pour recueillir des études de marché pour la NASA afin de prendre des décisions concernant le développement de stratégies de placement des orbiteurs de la navette spatiale et des moteurs principaux de la navette spatiale (SSME) pour l'affichage public après la conclusion du SSP. La NASA recherche des informations auprès des établissements d'enseignement, des musées des sciences et d'autres organisations appropriées sur la capacité de la communauté à acquérir et à afficher un orbiteur de la navette spatiale après le retrait des véhicules du statut de vol.

Nous aimons cet exemple de RFI car il donne un aperçu simple de l'objectif de la RFI et décrit ce que la NASA veut apprendre du processus.

3. Gouvernement du Canada

Les sites Web gouvernementaux sont un excellent endroit pour trouver des exemples de RFI, car ils sont tenus de rendre tous les processus d'approvisionnement accessibles au public. L'exemple suivant provient d'une RFI pour un logiciel de planification financière.

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La section des exigences de cette RFI est un excellent exemple de la façon d'expliquer ce dont vous avez besoin et ce dont vous n'avez pas besoin dans les réponses. Alors que le gouvernement du Canada est à la recherche d'un logiciel de planification financière, il conservera son fournisseur de CRM et de lac de données.

4. Université d'Ottawa

Sauf dans la demande de renseignements suivante, l'Université d'Ottawa est à la recherche d'une solution d'intégration ERP. Ce qui est unique à propos de cette RFI, c'est la façon dont ils veulent recevoir des réponses. Plutôt que de recueillir des réponses écrites ou des documents, l'U d'O planifie des discussions sur la stratégie avec les fournisseurs. Il s'agit d'un moyen unique de recueillir des informations, mais utile lorsque vous n'avez pas encore suffisamment de connaissances dans le domaine pour définir un périmètre de travail.

« L'Université d'Ottawa (Université) publie cette demande d'information (RFI) pour planifier des discussions sur la stratégie (via une conférence téléphonique) des fournisseurs intéressés ayant de l'expérience dans les intégrations ERP.

L'intention de ces discussions est d'obtenir les commentaires des fournisseurs pour aider l'Université à développer une portée de travail plus précise et une approche globale pour une prochaine demande de propositions (RFP) pour les solutions d'intégration ERP.

Demande de succès

Chaque RFI sera unique à votre organisation et aux informations dont vous avez besoin. Utilisez le modèle ci-dessus comme guide pour créer une RFI qui vous fera gagner du temps dans l'évaluation des solutions potentielles.

Avec les bonnes informations qui vous sont envoyées, tout ce que vous avez à faire est de lire! Vous serez sur la bonne voie pour vous procurer la meilleure solution pour les besoins de votre équipe.

Note de l'éditeur : cet article a été initialement publié en avril 2021 et a été mis à jour pour être complet.