วิธีการเขียนจดหมายลาออกที่น่านับถือ [+ตัวอย่าง & เทมเพลต]

หากคุณกำลังออกจากงาน คุณไม่ได้อยู่คนเดียว

แรงงานได้ปฏิวัติเป็น "การลาออกครั้งใหญ่" ผู้เชี่ยวชาญบางคนได้เปลี่ยนชื่อการลาออกของพนักงานที่เพิ่มขึ้นเมื่อเร็วๆ นี้ว่า “The Great Reimagination” หรือ “The Great Realization” ผู้คนกำลังประเมินใหม่ว่าพวกเขาทำงานอย่างไร ทำงานที่ไหน และทำไมพวกเขาถึงทำงาน

จากข้อมูลของสำนักสถิติแรงงาน ในเดือนเมษายนปี 2564 เพียงเดือนเดียว มีคนประมาณ 4 ล้านคนลาออกจากงาน ตัวเลขดังกล่าวสูงที่สุดตั้งแต่สำนักเริ่มบันทึกอัตราดังกล่าว

แม้ว่าคนนับล้านจะลาออกจากงานทุกเดือน แต่เราเข้าใจดีว่าการบอกเจ้านายของคุณว่าคุณกำลังจะออกจากบริษัทไม่ใช่เรื่องง่ายเลย จดหมายลาออกด้วยความเคารพอาจหมายถึงความแตกต่างระหว่างการจากลาที่น่าอึดอัดใจกับโอกาสสำหรับความสัมพันธ์ทางวิชาชีพในระยะยาว

ตามหลักการแล้ว คุณจะต้องแสดงจดหมายลาออกก่อนออกจากบริษัทสองสัปดาห์ ช่วยให้คุณประกาศการเลิกจ้างอย่างเป็นทางการที่บริษัทและนำเสนอข้อมูลการดูแลทำความสะอาดที่จำเป็น เช่น วันสุดท้ายของคุณและรายละเอียดอื่นๆ เกี่ยวกับการออกเดินทางของคุณ

หนึ่งที่มีประสิทธิภาพช่วยให้คุณมั่นใจได้ว่าการสนทนาในเชิงบวกกับเจ้านายของคุณและการเปลี่ยนไปสู่การเดินทางครั้งต่อไปของคุณราบรื่น

แต่คุณจะเขียนจดหมายลาออกที่ดีได้อย่างไร? สิ่งที่คุณควรรวมและไม่รวม?

การเขียนจดหมายลาออกอาจดูเหมือนเป็นงานที่น่ากลัว เราจึงได้สร้างเทมเพลตจดหมายลาออกแบบมืออาชีพเพื่อให้คุณเริ่มต้นและรวมตัวอย่างเพื่อเป็นแรงบันดาลใจ

รูปแบบจดหมายลาออก

การลาออกประกอบด้วยองค์ประกอบสองสามอย่าง ได้แก่ คำทักทาย ย่อหน้าเริ่มต้น ย่อหน้าเนื้อหา และย่อหน้าปิด จดหมายควรมีรายละเอียดแต่สั้น คุณควรต้องการแจ้งให้ผู้จัดการของคุณทราบถึงการตัดสินใจของคุณ แต่ควรรักษาความเป็นมืออาชีพไว้หากเหตุผลไม่เป็นไปในเชิงบวก

ฉันจะรวมอะไรไว้ในจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพ?

การเขียนจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพเริ่มต้นด้วยการทำความเข้าใจองค์ประกอบแต่ละอย่าง:

1. คำชี้แจงการลาออกและวันที่สิ้นสุด

เริ่มต้นจดหมายของคุณโดยระบุตำแหน่งของคุณที่บริษัท นี้อาจดูเหมือนซ้ำซาก ถ้าคุณทำงานในบริษัทเล็กๆ และเจ้านายของคุณรู้จักคุณดี แต่คุณจำเป็นต้องรวมไว้ด้วย เนื่องจากจดหมายดังกล่าวเป็นการบอกเลิกอย่างเป็นทางการของคุณ พร้อมด้วยข้อมูลนี้ควรเป็นคำแถลงง่ายๆ เกี่ยวกับการลาออกของคุณ

นอกจากนี้ การระบุวันที่สิ้นสุดในย่อหน้าแรกยังมีประโยชน์ เนื่องจากเป็นคำถามแรกๆ ของนายจ้าง

นี่คือสิ่งที่ย่อหน้าแรกนี้อาจดูเหมือนในทางปฏิบัติ:

ฉันต้องการแจ้งให้คุณทราบว่าฉันจะลาออกจากตำแหน่ง [Position Name] สำหรับ [Company Name] ซึ่งมีผลใช้บังคับเป็น [Date]

2. ความกตัญญูกตเวที

ใช้เวลาพิจารณาว่าคุณเติบโตขึ้นมาอย่างไรหรือชื่นชมอะไรมากที่สุดเกี่ยวกับเวลาของคุณในบริษัท มีความเฉพาะเจาะจงมากที่สุด บางทีบริษัทอาจให้โอกาสในการพัฒนาวิชาชีพ บางทีคุณอาจชอบสภาพแวดล้อมที่บริษัทส่งเสริมและบรรยากาศที่เอื้อเฟื้อเผื่อแผ่

นอกจากนี้ยังเป็นการดีที่นายจ้างของคุณจะได้รับการขอบคุณสำหรับเวลาและทรัพยากรที่พวกเขาใช้ในการสนับสนุนการเติบโตในอาชีพของคุณ นี่คือตัวอย่างที่อาจมีลักษณะดังนี้:

ฉันซาบซึ้งกับโอกาสในการพัฒนาวิชาชีพที่คุณมอบให้ฉันในช่วงสองปีที่ผ่านมา ฉันมีความสุขกับการดำรงตำแหน่งที่ [Company Name] และรู้สึกเป็นเกียรติที่ได้เป็นส่วนหนึ่งของทีมสนับสนุนดังกล่าว

หากต้องการ คุณสามารถระบุที่ที่คุณจะไป ตัวอย่างเช่น หากคุณกำลังเปลี่ยนอุตสาหกรรมไปสู่ความหลงใหลหรือไปเรียนต่อในระดับบัณฑิตศึกษา คุณควรรวมสิ่งนั้นเข้าไปด้วย ตัวอย่างเช่น:

ฉันรับตำแหน่งเป็น [ตำแหน่งงานใหม่] และฉันตั้งตารอที่จะ [ไล่ตามความหลงใหลใน [X] หรือทำงานต่อไปโดยมุ่งเน้นที่ [Y]

อย่างไรก็ตาม หากคุณจะออกจากบริษัทไปหาคู่แข่ง ทางที่ดีควรละเว้นข้อมูลดังกล่าว

3. รายละเอียดการเปลี่ยนแปลง

ในย่อหน้าที่สาม พูดถึงความเต็มใจของคุณที่จะทำให้การเปลี่ยนแปลงง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น:

หากฉันสามารถให้ความช่วยเหลือใด ๆ ได้ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงนี้ โปรดแจ้งให้เราทราบ ฉันพร้อมช่วยเหลือในการฝึกอบรมผู้ที่จะมาแทนที่ และดูแลให้แน่ใจว่ารายงานทั้งหมดของฉันได้รับการอัปเดตก่อนวันสุดท้ายของการทำงาน

ประโยคนี้อาจดูแตกต่างไปสำหรับคุณ แต่ไม่ว่าคุณจะเขียนอะไร คุณควรใส่รายละเอียดเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับวิธีการช่วยเหลือของคุณ

ในย่อหน้าติดตามผลที่เป็นทางเลือก ให้ทบทวนสั้นๆ เกี่ยวกับงานที่คุณจะยอมจำนนเมื่อคุณออกจากบริษัทอย่างเป็นทางการ แม้ว่าในทางเทคนิคแล้วผู้จัดการของคุณมีหน้าที่รับผิดชอบในการเลือกงานนี้และตัดสินใจว่าจะดำเนินการอย่างไรต่อไป แต่การลงรายการโครงการและงานทั้งหมดที่คุณรับผิดชอบเพื่อทำให้การเปลี่ยนแปลงในบริษัทง่ายยิ่งขึ้นในระหว่างนี้เป็นประโยชน์ยิ่งขึ้น

หากคุณไม่ได้ทำหน้าที่บริหารหรือทำงานร่วมกับแผนกอื่นๆ คุณสามารถข้ามส่วนนี้ไปได้

4. ข้อมูลติดต่อส่วนบุคคล

ย่อหน้าสุดท้ายนี้เป็นทางเลือกและไม่จำเป็นต้องรวมอยู่ตลอดเวลา โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณไม่มีความปรารถนาหรือจำเป็นต้องใช้อดีตนายจ้างของคุณเป็นข้อมูลอ้างอิง อย่างไรก็ตาม ผู้สมัครจำนวนมากเลือกที่จะรักษาเครือข่ายอาชีพของตนไว้ การปิดอาจมีลักษณะดังนี้:

ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับโอกาสในการทำงานที่ [Company Name] ฉันขอให้คุณทุกอย่างดีที่สุดและหวังว่าจะได้ติดต่อกัน คุณสามารถส่งอีเมลถึงฉันได้ที่ [ที่อยู่อีเมล]

สิ่งที่ไม่ควรรวมในจดหมายลาออก

1. ก้าวสู่อาชีพในอนาคต

แม้ว่าคุณจะสามารถพูดถึงที่ที่คุณจะไปต่อได้ แต่คุณไม่จำเป็นต้องบอกนายจ้างของคุณเกี่ยวกับตำแหน่งใหม่หรือเงินเดือนของคุณ ให้สิ่งต่าง ๆ เป็นมืออาชีพ คุณสามารถรับทราบว่าตำแหน่งปัจจุบันช่วยให้คุณก้าวหน้าในอุตสาหกรรมได้อย่างไร จดหมายของคุณควรตรงไปตรงมาและสะท้อนถึงนายจ้างของคุณ

2. ภาษาที่น่ารังเกียจ

มันไปโดยไม่บอก แต่จดหมายลาออกไม่ใช่เวลาที่จะใช้คำหยาบคายและลามกอนาจาร คุณต้องรักษาความเคารพและเป็นมืออาชีพไว้จนกว่าจะสิ้นสุดการดำรงตำแหน่ง แม้ว่าคุณอาจรู้สึกอยากวิจารณ์งานเก่าของคุณ แต่จดหมายลาออกไม่ใช่เวลาที่จะระบายผ้าสกปรกออก

3. ความผูกพันทางอารมณ์

หากคุณกำลังจะออกจากสภาพแวดล้อมการทำงานที่สนับสนุน คุณควรทิ้งความรู้สึกทางอารมณ์ไว้ในจดหมาย เป็นมืออาชีพมากที่สุด คุณสามารถแสดงอารมณ์เหล่านั้นผ่านการพบปะกับผู้อื่นแบบเห็นหน้ากัน

4. การวิจารณ์เพื่อนร่วมงาน

จดหมายลาออกไม่จำเป็นต้องมีความคิดเห็นเชิงลบเกี่ยวกับเพื่อนร่วมงานหรือผู้จัดการในบริษัท จดหมายนี้มีขึ้นเพื่อสรุปการดำรงตำแหน่งของคุณ ไม่ใช่โทษผู้อื่นสำหรับงานที่ไม่สมบูรณ์

5. ฉายความขมขื่น

นี่ไม่ใช่เวลาที่คุณจะแสดงความไม่พอใจต่องานปัจจุบันของคุณ คุณต้องไตร่ตรองถึงช่วงเวลาดีๆ และวิธีที่คุณได้รับความรู้ที่เป็นประโยชน์เกี่ยวกับอุตสาหกรรมและตัวคุณเอง คุณไม่จำเป็นต้องฝากข้อความเปรี้ยวไว้กับนายจ้างของคุณ

ตัวอย่างจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพ

เมื่อคำนึงถึงเทมเพลตข้างต้นแล้ว เรามาดูตัวอย่างจดหมายลาออกสองสามฉบับสำหรับตำแหน่งต่างๆ ซึ่งแต่ละฉบับจะมีน้ำเสียงที่แตกต่างกันเล็กน้อยแต่มีความเป็นมิตรต่อการลาออก

1. ตัวอย่างจดหมายลาออกอย่างสง่างาม

คุณสามารถแชร์ว่าทำไมคุณถึงลาออกหากไม่ใช่เหตุผลที่เกี่ยวข้องกับงาน เหตุผลควรเป็นบวกหรือเป็นกลาง น้ำเสียงรู้สึกขอบคุณที่นายจ้างฉวยโอกาสคุณ ส่วนใหญ่ยื่นมือออกไปฝึกคนที่เข้ามา จดหมายรวมถึงการแจ้งการลาออกล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์

2. ตัวอย่างจดหมายลาออกโดยย่อ

จดหมายลาออกโดยสังเขปจะประกอบด้วยสองสิ่งที่สำคัญ: วันที่ลาออกและการแจ้งอย่างเป็นทางการต่อหัวหน้างานของคุณ จดหมายที่ดีอาจมีบรรทัด "ขอบคุณ" ก็ได้ แต่ไม่จำเป็น แม้ว่าคุณจะสิ้นสุดการดำรงตำแหน่งกับนายจ้างปัจจุบันของคุณ แต่คุณไม่ต้องการเผาสะพานโดยไม่ปฏิบัติตามกำหนดเวลาที่แจ้งให้ทราบ

3. ตัวอย่างจดหมายลาออกทันที

แม้ว่าวิธีที่ดีที่สุดในการออกจากงานคือการแจ้งให้ทราบล่วงหน้าอย่างน้อยสองสัปดาห์และเสนอให้ความช่วยเหลือในการเปลี่ยนแปลง แต่บางครั้งสถานการณ์ก็ทำให้เป็นไปไม่ได้ หากคุณต้องการออกจากงานทันทีโดยไม่ต้องแจ้งให้ทราบ คุณต้องมีจดหมายลาออกทันที

นี่คือตัวอย่างที่สามารถช่วยคุณได้:

เทมเพลตจดหมายลาออกอย่างมืออาชีพฟรี

ดาวน์โหลดเทมเพลตทันที

บางครั้ง ลักษณะของตำแหน่งของคุณก็สมควรได้รับจดหมายลาออกที่เฉพาะเจาะจงมากขึ้นเมื่อคุณลาออก ด้านล่างนี้คือเทมเพลตสองสามแบบที่ช่วยให้บทบาทที่มีพลวัตมากขึ้นเหล่านี้ทำให้การจากไปของบริษัทเป็นไปอย่างสง่างาม

1. แม่แบบจดหมายลาออกของผู้รับเหมา

หากคุณทำงานอิสระ คุณอาจต้องปรับโฟกัสของจดหมายลาออกเพื่อจัดการกับงานที่ได้รับมอบหมายขั้นสุดท้ายและวิธีที่คุณจะแยกทางกับลูกค้าของคุณ ซึ่งรวมถึงหน้าที่ปัจจุบัน งานที่คุณจะไม่ทำ และวิธีที่คุณจะยอมรับการชำระเงินครั้งสุดท้าย

ที่มาของภาพ

2. เทมเพลตจดหมายลาออกของผู้บริหาร

อีเมลด่วนหรือคำบอกกล่าวสองย่อหน้าถึงหัวหน้าของคุณอาจไม่เพียงพอที่จะเป็นการลาออกอย่างเป็นทางการหากคุณอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารระดับสูงหรือระดับอาวุโส

เนื่องจากบทบาทเหล่านี้เติมเต็มได้ยากขึ้น คุณอาจมีบทบาทสำคัญในช่วงการเปลี่ยนผ่าน โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณจัดการผู้คนมากขึ้นและตัดสินใจเกี่ยวกับทิศทางของโครงการมากขึ้น

ตัวอย่างด้านล่างแยกการลาออกออกเป็นสองส่วน ประการแรกคือการลาออกเอง และประการที่สองคือการที่งานของผู้ลาออกจะดำเนินต่อไปอย่างไร (และกับใคร) นี่เป็นเพียงหนึ่งในเทมเพลตต่างๆ ที่เรานำเสนอ

ที่มาของภาพ

พร้อมที่จะเขียนจดหมายลาออกของคุณหรือยัง

สุภาพในจดหมายลาออกของคุณ ไม่ว่าคุณจะมีบทบาทอะไร ระบุว่าทำไมคุณถึงลาออก และชัดเจนว่าคุณกำลังแจ้งใคร ความกตัญญูกตเวทีและการสนับสนุนระหว่างการจากไปของคุณส่งผลดีกับนายจ้าง และสิ่งสุดท้ายที่คุณต้องการทำคือปล่อยให้บริษัทอยู่ในสถานะที่ไม่พอใจ แม้ว่าคุณจะจากไปด้วยเหตุผลอันไม่พึงประสงค์ก็ตาม

โดยการดึงแรงบันดาลใจจากตัวอย่างและแม่แบบจดหมายลาออก คุณจะปกป้องสะพานมืออาชีพของคุณและรักษาเครือข่ายมืออาชีพของคุณไว้เมื่อคุณเริ่มการผจญภัยครั้งต่อไป

หมายเหตุบรรณาธิการ: โพสต์นี้เผยแพร่ครั้งแรกในเดือนตุลาคม 2018 และได้รับการอัปเดตเพื่อความครอบคลุม