Cara Menulis Surat Pengunduran Diri yang Terhormat [+Contoh & Template]

Jika Anda meninggalkan pekerjaan Anda, Anda tidak sendirian.

Tenaga kerja telah berevolusi menjadi "Pengunduran Diri Hebat." Beberapa ahli telah menamai lonjakan pengunduran diri karyawan baru-baru ini sebagai "Reimaginasi Hebat" atau "Realisasi Hebat." Orang-orang mengevaluasi kembali cara mereka bekerja, di mana mereka bekerja, dan mengapa mereka bekerja.

Menurut Biro Statistik Tenaga Kerja, pada April 2021 saja, sekitar 4 juta orang berhenti dari pekerjaan mereka. Angka tersebut merupakan rekor tertinggi sejak biro tersebut mulai mencatat tarif tersebut.

Meskipun jutaan orang berhenti dari pekerjaan mereka setiap bulan, kami memahami bahwa memberi tahu atasan Anda bahwa Anda meninggalkan perusahaan bukanlah percakapan yang mudah. Surat pengunduran diri yang hormat dapat berarti perbedaan antara perpisahan yang canggung dan kesempatan untuk hubungan profesional jangka panjang.

Idealnya, Anda akan memberikan surat pengunduran diri dua minggu sebelum meninggalkan perusahaan. Ini memungkinkan Anda secara resmi mengumumkan penghentian Anda di perusahaan dan menawarkan informasi penting tata graha, seperti hari terakhir Anda dan detail lainnya tentang keberangkatan Anda.

Yang efektif membantu Anda memastikan percakapan positif dengan atasan Anda dan transisi yang mulus ke perjalanan Anda berikutnya.

Tapi bagaimana Anda menulis surat pengunduran diri yang baik? Apa yang harus Anda sertakan dan kecualikan?

Menulis surat pengunduran diri bisa terasa seperti tugas yang menakutkan, jadi kami telah membuat templat surat pengunduran diri profesional untuk membantu Anda memulai dan menyertakan contoh untuk inspirasi.

Format Surat Pengunduran Diri

Pengunduran diri mencakup beberapa elemen: paragraf pembuka, paragraf isi, dan paragraf penutup. Surat itu harus rinci tapi singkat. Anda seharusnya ingin memberi tahu manajer Anda tentang keputusan Anda, tetapi tetap bersikap profesional jika alasannya kurang positif.

Apa yang saya sertakan dalam surat pengunduran diri profesional?

Menulis surat pengunduran diri profesional dimulai dengan memahami setiap komponennya:

1. Pernyataan Pengunduran Diri dan Tanggal Berakhir

Mulailah surat Anda dengan menyatakan posisi Anda di perusahaan. Ini mungkin tampak berlebihan jika Anda bekerja di sebuah perusahaan kecil dan atasan Anda mengenal Anda dengan baik, tetapi penting untuk memasukkannya karena surat itu adalah pemberhentian resmi Anda. Seiring dengan informasi ini harus menjadi pernyataan sederhana pengunduran diri Anda.

Juga, memberikan tanggal akhir di paragraf pertama sangat membantu karena itu adalah salah satu pertanyaan pertama majikan Anda.

Inilah yang mungkin terlihat seperti paragraf pertama dalam praktik:

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa saya mengundurkan diri dari posisi saya sebagai [Nama Jabatan] untuk [Nama Perusahaan], efektif [Tanggal].

2. Syukur

Luangkan waktu untuk mempertimbangkan bagaimana Anda telah berkembang atau apa yang paling Anda hargai tentang waktu Anda di perusahaan. Jadilah sespesifik mungkin. Mungkin perusahaan memberikan peluang pengembangan profesional. Mungkin Anda telah menikmati lingkungan yang dibina perusahaan dan suasana yang mendukung.

Ini juga bagus bagi atasan Anda untuk menerima ucapan terima kasih atas waktu dan sumber daya yang telah mereka gunakan dalam mendukung pertumbuhan karir Anda. Berikut ini contoh tampilannya:

Saya menghargai kesempatan untuk pengembangan profesional yang telah Anda berikan kepada saya selama dua tahun terakhir. Saya menikmati masa jabatan saya di [Nama Perusahaan] dan merasa terhormat telah menjadi bagian dari tim yang mendukung.

Jika mau, Anda dapat menyertakan tujuan Anda. Misalnya, jika Anda beralih industri untuk mengejar minat atau melanjutkan ke sekolah pascasarjana, mungkin tepat untuk memasukkannya. Sebagai contoh:

Saya menerima posisi sebagai [Jabatan Baru], dan saya menantikan [mengejar gairah saya di [X] atau melanjutkan pekerjaan saya dengan fokus pada [Y].

Namun, jika Anda meninggalkan perusahaan untuk pesaing, lebih baik untuk menghilangkan informasi tersebut.

3. Detail Transisi

Di paragraf ketiga, sebutkan kesediaan Anda untuk membuat transisi lebih mudah. Sebagai contoh:

Jika saya dapat membantu selama masa transisi ini, beri tahu saya. Saya siap membantu melatih pengganti saya dan memastikan bahwa semua laporan saya diperbarui sebelum hari terakhir saya bekerja.

Kalimat ini mungkin terlihat berbeda untuk Anda. Namun terlepas dari apa yang Anda tulis, sebaiknya sertakan detail spesifik tentang bagaimana Anda akan membantu.

Sebagai paragraf tindak lanjut opsional, tinjau secara singkat pekerjaan yang akan Anda serahkan saat Anda secara resmi meninggalkan perusahaan. Meskipun secara teknis merupakan tanggung jawab manajer Anda untuk mengambil pekerjaan ini dan menentukan bagaimana kelanjutannya, akan sangat membantu untuk membuat daftar semua proyek dan tugas yang telah Anda tanggung untuk membuat transisi lebih mudah di perusahaan untuk sementara.

Jika Anda tidak melayani dalam kapasitas manajerial atau berkolaborasi dengan departemen lain, Anda dapat melewati bagian ini.

4. Informasi Kontak Pribadi

Paragraf terakhir ini opsional dan tidak perlu disertakan setiap saat, terutama jika Anda tidak memiliki keinginan atau kebutuhan untuk menggunakan mantan majikan Anda sebagai referensi. Namun, banyak kandidat memilih untuk mempertahankan jaringan profesional mereka. Penutup mungkin terlihat seperti ini:

Sekali lagi terima kasih atas kesempatan untuk bekerja di [Nama Perusahaan]. Saya berharap yang terbaik untuk Anda dan berharap untuk tetap berhubungan. Anda dapat mengirim email kepada saya di [Alamat Email].

Apa yang Tidak Harus Disertakan dalam Surat Pengunduran Diri

1. Langkah Karir Masa Depan

Meskipun Anda dapat menyebutkan ke mana Anda akan pergi selanjutnya, Anda tidak perlu memberi tahu atasan Anda tentang posisi atau gaji baru Anda secara panjang lebar. Jaga agar semuanya tetap profesional. Anda dapat mengetahui bagaimana posisi saat ini membantu kemajuan Anda dalam industri Anda. Surat Anda harus langsung dan mencerminkan nada kepada atasan Anda.

2. Bahasa yang Tidak Menyenangkan

Tak perlu dikatakan lagi, tetapi surat pengunduran diri bukanlah waktu untuk menggunakan bahasa yang tidak senonoh dan cabul. Anda harus tetap hormat dan profesional sampai akhir masa jabatan Anda. Meskipun Anda mungkin merasakan dorongan untuk mengkritik pekerjaan Anda sebelumnya, surat pengunduran diri bukanlah waktu yang tepat untuk mengeluarkan cucian kotor.

3. Keterikatan Emosional

Jika Anda meninggalkan lingkungan kerja yang mendukung, akan sangat membantu untuk menghilangkan sentimen emosional dalam surat tersebut. Jadilah seprofesional mungkin. Anda dapat menggambarkan emosi tersebut melalui pertemuan tatap muka dengan orang lain.

4. Kritik Rekan Kerja

Surat pengunduran diri Anda tidak perlu menyertakan komentar negatif tentang rekan kerja atau manajer di perusahaan. Surat itu dimaksudkan untuk mengakhiri masa jabatan Anda, bukan menyalahkan orang lain atas tugas yang tidak selesai.

5. Memproyeksikan Kepahitan

Ini bukan waktunya untuk memproyeksikan kebencian Anda terhadap pekerjaan Anda saat ini. Anda perlu merenungkan momen-momen positif dan bagaimana Anda memperoleh pengetahuan yang berguna tentang industri dan diri Anda sendiri. Anda tidak perlu meninggalkan catatan masam dengan majikan Anda.

Contoh Surat Pengunduran Diri Profesional

Dengan mengingat template di atas, mari kita lihat beberapa contoh surat pengunduran diri untuk posisi yang berbeda, masing-masing mengambil nada yang sedikit berbeda namun ramah untuk pengunduran diri mereka.

1. Contoh Surat Pengunduran Diri Yang Ramah

Anda dapat membagikan alasan Anda berhenti jika itu bukan alasan terkait pekerjaan. Alasan harus positif atau netral. Nadanya bersyukur bahwa majikan mengambil kesempatan pada Anda. Sebagian besar menawarkan bantuan untuk melatih orang yang masuk. Surat itu mencakup pemberitahuan pengunduran diri setidaknya dua minggu sebelumnya.

2. Contoh Surat Pengunduran Diri Singkat

Surat pengunduran diri singkat akan mencakup dua hal penting: tanggal pengunduran diri Anda dan pemberitahuan resmi kepada atasan Anda. Surat yang baik juga dapat menyertakan baris "terima kasih", tetapi itu tidak perlu. Meskipun Anda mengakhiri masa jabatan Anda dengan majikan Anda saat ini, Anda tidak ingin merusak jembatan tanpa menghormati tenggat waktu pemberitahuan Anda.

3. Contoh Surat Pengunduran Diri Segera

Meskipun cara terbaik untuk berhenti dari pekerjaan adalah dengan memberikan pemberitahuan setidaknya dua minggu sebelumnya dan menawarkan bantuan untuk transisi, terkadang keadaan membuat hal itu tidak mungkin. Jika Anda harus segera meninggalkan pekerjaan Anda tanpa pemberitahuan, Anda memerlukan surat pengunduran diri segera.

Berikut adalah contoh yang dapat membantu Anda:

Templat Surat Pengunduran Diri Profesional Gratis

Unduh Template Sekarang

Terkadang sifat posisi Anda memerlukan surat pengunduran diri yang lebih spesifik saat Anda pergi. Di bawah ini adalah beberapa templat yang membantu peran yang lebih dinamis ini keluar dari perusahaan dengan anggun.

1. Templat Surat Pengunduran Diri Kontraktor

Jika Anda bekerja lepas, Anda mungkin perlu menyesuaikan fokus surat pengunduran diri Anda untuk menangani tugas akhir Anda dan bagaimana tepatnya Anda akan berpisah dengan klien Anda. Ini termasuk tugas Anda saat ini, tugas yang tidak akan Anda selesaikan, dan bagaimana Anda akan menerima pembayaran akhir Anda.

Sumber Gambar

2. Templat Surat Pengunduran Diri Eksekutif

Email singkat atau pemberitahuan dua paragraf kepada atasan Anda mungkin tidak cukup sebagai pengunduran diri resmi jika Anda berada dalam peran kepemimpinan tingkat eksekutif atau senior.

Karena peran ini lebih sulit untuk diisi, Anda mungkin memainkan peran yang lebih signifikan dalam masa transisi, terutama karena Anda mengelola lebih banyak orang dan memutuskan arah proyek yang lebih banyak.

Contoh di bawah ini memisahkan pengunduran diri menjadi dua bagian. Yang pertama adalah pengunduran diri itu sendiri, dan yang kedua adalah bagaimana (dan dengan siapa) pekerjaan yang mengundurkan diri akan berlanjut. Ini hanyalah salah satu dari berbagai template yang kami tawarkan.

Sumber Gambar

Siap Menulis Surat Pengunduran Diri Anda?

Bersikap sopan dalam surat pengunduran diri Anda apa pun peran Anda, nyatakan mengapa Anda pergi, dan jelaskan siapa yang Anda beri tahu. Rasa terima kasih dan dukungan selama kepergian Anda sangat bermanfaat bagi majikan, dan hal terakhir yang ingin Anda lakukan adalah meninggalkan perusahaan dengan catatan masam — bahkan jika Anda pergi karena alasan yang tidak menyenangkan.

Dengan mengambil inspirasi dari contoh dan templat surat pengunduran diri ini, Anda akan melindungi jembatan profesional Anda dan menjaga jaringan profesional Anda tetap utuh saat Anda memulai petualangan berikutnya.

Catatan editor: Posting ini awalnya diterbitkan pada Oktober 2018 dan telah diperbarui untuk kelengkapan.