Cara Mengotomatiskan Manajemen Prospek dengan Agen AI WordPress

Setiap bisnis ingin mengubah lebih banyak prospek menjadi pelanggan. Namun kenyataannya sebagian besar bisnis kehilangan pelanggan potensial bukan karena produk mereka buruk, namun karena mereka membutuhkan waktu terlalu lama untuk merespons atau mengirimkan pesan yang umum dan tidak bersifat pribadi.

Menurut penelitian, Anda 21 kali lebih mungkin memenuhi syarat untuk mendapatkan prospek jika Anda meresponsnya dalam waktu lima menit. Namun sebagian besar pemilik situs WordPress harus memilah-milah pengiriman formulir secara manual untuk mengetahui prospek mana yang perlu segera ditangani dan mana yang bisa menunggu.

Di sinilah otomatisasi prospek yang didukung oleh AI membuat perbedaan besar. Anda dapat menyiapkan sistem cerdas yang membaca data prospek, menilainya secara otomatis, dan mengambil tindakan yang tepat pada waktu yang tepat, dengan sendirinya. Dengan demikian, Anda tidak perlu memeriksa setiap pengiriman prospek dan menulis tanggapan.

Panduan ini akan menunjukkan cara mengotomatiskan manajemen prospek dengan agen AI WordPress. Pada akhirnya, Anda akan memiliki pengaturan WordPress yang secara otomatis menemukan prospek menarik, memberi tahu tim penjualan Anda melalui saluran pilihan mereka, dan mengirimkan email yang dipersonalisasi berdasarkan seberapa bagus prospek tersebut.

Apa itu Manajemen Prospek di WordPress?

Manajemen prospek adalah proses menangkap, melacak, dan membina calon pelanggan mulai dari saat mereka menunjukkan minat pada bisnis Anda hingga mereka membuat keputusan pembelian.

Di WordPress, manajemen prospek sering kali dimulai dengan formulir pembuatan prospek otomatis, yang mengumpulkan data dari pengunjung situs web. Namun tantangannya tidak berakhir di situ; cara Anda mengelola data itulah yang benar-benar membuat perbedaan.

Mengapa Manajemen Pemimpin Tradisional Gagal

Sebagian besar situs WordPress menangani prospek dengan cara yang sama seperti satu dekade lalu. Seseorang mengirimkan formulir, Anda mendapatkan pemberitahuan email, dan pada akhirnya, mungkin beberapa jam atau hari kemudian, seseorang dari tim Anda merespons.

Masalah dengan pendekatan ini jelas:

• Penundaan respons mematikan konversi: Pada saat Anda merespons, prospek Anda telah menghubungi tiga pesaing.
• Semua prospek diperlakukan sama: Seorang CEO yang ingin menghabiskan $50.000 mendapatkan email otomatis “terima kasih atas minat Anda” seperti seseorang yang baru saja menjelajah.
• Penyortiran manual membuang-buang waktu: Tim penjualan Anda menghabiskan waktu berjam-jam setiap minggunya untuk membaca kiriman untuk mengidentifikasi prioritas.
• Orang-orang lupa tentang tindak lanjut: Prospek gagal ketika tidak ada sistem untuk menjaga segala sesuatunya tetap teratur.

Apa yang Harus Ada Dalam Manajemen Pemimpin yang Baik

Sistem manajemen prospek WordPress yang baik melakukan banyak hal secara otomatis:

• Penangkapan prospek: Formulir yang mendapatkan informasi yang benar dari pengunjung tanpa membuat mereka kewalahan. Tentu, Anda memerlukan data untuk memenuhi syarat prospek. Namun tidak terlalu banyak sehingga orang meninggalkan formulir tersebut di tengah jalan.
• Penilaian prospek: Secara otomatis mengkategorikan prospek sebagai panas, hangat, atau dingin berdasarkan kriteria tertentu. Hal ini memungkinkan tim Anda memfokuskan energi pada hal yang paling penting.
• Respon Cepat: Selalu kirim email yang dipersonalisasi segera. Dan pesannya harus sejalan dengan tingkat minat dan tujuan pemimpin.
• Notifikasi tim: Memberi tahu orang yang tepat melalui saluran yang benar-benar mereka gunakan, seperti Slack, Telegram, dan WhatsApp, bukan hanya email yang hilang di kotak masuk mereka.
• Pelacakan terorganisir: menyimpan semua informasi prospek Anda di satu tempat sehingga tim Anda dapat mengaksesnya dan melihat keseluruhan riwayat percakapan.

Plugin Formulir Manajemen Prospek Teratas untuk WordPress

Hal pertama yang pertama, setiap orang memerlukan plugin pembuat formulir yang bagus untuk mulai membangun sistem otomatisasi prospek Anda. Jadi, inilah pilihan terbaik untuk dipikirkan:

1. ARForms : Dikenal dengan fitur-fitur canggih dan antarmuka pengguna yang ramah. ARForms memudahkan pembuatan formulir prospek dengan drag-and-drop sederhana. Muncul dengan 33+ bidang formulir tingkat lanjut, opsi gaya yang luas, dan integrasi yang kuat.
2. Bit Form : Pembuat formulir ringan & terjangkau yang menawarkan fitur canggih, termasuk logika kondisional, formulir multi-langkah, dan 50+ integrasi gratis.
3. Gravity Forms : Pembuat formulir kaya fitur dengan kemampuan tingkat lanjut. Namun Gravity form tidak menawarkan versi gratis, hanya tersedia melalui paket berbayar.
4. Formulir Kontak 7 : Salah satu plugin pembuat formulir WordPress tertua dan terpopuler, ini tetap menjadi pilihan tepat bagi pengguna yang membutuhkan cara mudah untuk membuat formulir kontak atau lebih banyak lagi tanpa memerlukan fitur lanjutan.

Apa yang Dapat Anda Lakukan dengan Info Prospek?

Saat Anda mendapatkan petunjuk melalui formulir Anda, pekerjaan sebenarnya dimulai. Prospek bisa hilang atau terlupakan jika tidak ditangani dengan benar. Inilah cara menangani data prospek dengan cara terbaik:

• Kategorikan prospek berdasarkan niat dan kesesuaian: Tidak semua prospek itu sama. Seseorang yang ingin mengetahui berapa biaya rencana bisnis Anda sangat berbeda dengan seseorang yang mengunduh panduan gratis.
• Kecepatan lebih penting daripada kesempurnaan: Satu kesalahan yang sering saya lihat adalah bahwa bisnis menghabiskan waktu berjam-jam untuk menemukan jawaban yang “sempurna” sementara keunggulan diraih oleh pesaing yang menjawab dalam hitungan menit.
• Personalisasi tidak dapat dinegosiasikan: Orang-orang menghapus email yang mengatakan “Terima kasih atas minat Anda.” Jawaban Anda harus mencakup informasi spesifik dari pengajuan mereka.
• Rute mengarah ke orang yang tepat: Staf penjualan teratas Anda tidak boleh menjawab pertanyaan dukungan dasar, dan anggota tim junior Anda tidak boleh menangani prospek perusahaan.
• Tindak lanjuti dengan tujuan, bukan hanya karena Anda harus : Saya telah melihat sistem otomasi prospek yang mengirim tujuh email tindak lanjut hanya dalam tiga hari. Itu tidak berarti gigih; itu pelecehan.

Cara Mengotomatiskan Manajemen Prospek di WordPress

Langkah pertama untuk mengotomatiskan manajemen prospek di WordPress adalah memilih pembuat formulir. Pembuat formulir akan memudahkan Anda mengumpulkan informasi prospek yang berguna di situs web Anda.

Setelah formulir Anda disiapkan, Anda dapat menghubungkannya ke alat otomatisasi untuk mengelola, memelihara, dan mengonversi prospek dengan cepat dan mudah, tanpa harus melakukan apa pun secara manual.

Saya memilih ARForms untuk menghasilkan prospek dan Bit Flows untuk otomatisasi guna mempermudah manajemen prospek WordPress. Inilah alasannya:

Mengapa Memilih ARForms untuk Menghasilkan Prospek

ARForms adalah alat luar biasa untuk bisnis yang ingin menghasilkan prospek berkualitas tinggi. Ini adalah plugin formulir yang terintegrasi dengan lancar dengan WordPress dan menawarkan fitur penyesuaian tingkat lanjut. Ini memastikan satu-satunya formulir Anda tidak hanya menangkap informasi secara efektif, namun juga cocok dengan gaya situs Anda.

Fitur Unggulan dari ARForms:

• Antarmuka Seret dan Lepas: Buat semua jenis formulir online tanpa pengkodean.
• Formulir Multi-Langkah: Bagi formulir panjang menjadi lebih kecil, lebih mudah dipahami.
• Logika Bersyarat: Menampilkan/menyembunyikan bidang berdasarkan jawaban sebelumnya.
• Plugin popup bawaan: Memicu popup seperti saat memuat, saat keluar, dan pengatur waktu untuk promo yang lebih baik.
• Analisis Data yang Kuat: Manajemen prospek WordPress sangat bermanfaat, jadi analisislah semua entri formulir Anda.

Mengapa Mengotomatiskan Manajemen Prospek dengan Bit Flows

Diperlukan banyak waktu untuk mengelola dan memelihara prospek setelah Anda mendapatkannya dengan ARForms. Di situlah Bit Flows berperan. Bit Flows adalah alat otomatisasi alur kerja multi-langkah yang memungkinkan Anda menggunakan data prospek untuk mengotomatiskan tugas dan alur kerja. Anda dapat secara otomatis mengirimkan prospek ke tim penjualan yang tepat, memberi tahu staf Anda, dan bahkan mengirim email tindak lanjut yang dipersonalisasi tanpa harus melakukan apa pun.

Inilah Mengapa Bit Flows Sempurna untuk Otomatisasi Manajemen Prospek:

• Otomatisasi yang Didukung AI : Alat otomatisasi tradisional mengikuti logika kaku “jika ini, maka itu”. Itu berguna tetapi terbatas. Agen AI Bit Flows sebenarnya dapat membaca dan memahami informasi prospek, membuat keputusan berdasarkan konteks, dan mengambil berbagai tindakan berbeda tergantung pada apa yang ditemukannya.
• Integrasi Tanpa Batas : Anda dapat mengirim prospek ke mana pun mereka ingin pergi dengan terhubung ke lebih dari 100 aplikasi.
• Pemberitahuan Instan : Saat prospek baru ditangkap atau prospek yang sudah ada memerlukan perhatian, Anda akan mendapat pesan di WhatsApp, Telegram, Slack, dan aplikasi lainnya.
• Pemicu & Tindakan Khusus: Anda dapat menggunakan pemicu dan tindakan khusus untuk mengotomatiskan alur kerja.
• Alat yang Didukung: Plugin ini memungkinkan Anda menggunakan fungsi seperti Router, Delay, Conditions, Image helper, JSON Parser, CSV, XML, Schedule, Iterator, dan Repeater, yang memungkinkan Anda mengatur otomatisasi prospek tingkat lanjut.

Otomatiskan Manajemen Prospek Menggunakan Agen AI ARForms & Bit Flows

Sekarang, mari kita lihat cara mengotomatiskan seluruh proses manajemen prospek menggunakan ARForms dan Agen AI Bit Flows.

Langkah 1: Instal ARForms Untuk Membuat Formulir Pengambilan Prospek Anda

Dari situs resmi ARForm, dapatkan ARForm Pro atau Anda juga dapat mencoba versi gratisnya. Kemudian cukup instal ARForms di dashboard WordPress Anda.

Sekarang Anda dapat dengan mudah membuat formulir perolehan prospek menggunakan antarmuka seret dan lepas yang sederhana. Namun, jika Anda tidak ingin membuat apa pun dari awal, ARForms hadir dengan lebih dari 50+ formulir templat profesional untuk memulai perolehan prospek Anda. Anda bahkan dapat menyesuaikannya sepenuhnya sesuai keinginan Anda dengan gaya situs web Anda.

Di sini, saya telah membuat formulir pembuatan prospek.

Kemudian salin kode pendek dan tempel ke halaman atau postingan WordPress mana pun di mana Anda ingin formulir tersebut muncul dan..Selesai! Sekarang formulir pembuatan prospek Anda siap digunakan!

Langkah 2: Instal Bit Flows Untuk Membuat Alur Kerja Multi-Langkah

Selanjutnya, Instal juga plugin Bit Flows & aktifkan, lalu buka dasbor plugin dan klik 'Buat Aliran'.

Langkah 3: Tetapkan ARForms Sebagai Pemicunya

Di Bit Flows, Anda dapat mengatur ARForms sebagai pemicu dengan mengklik 'Pilih Aplikasi' dan mencari 'ARForms.'

Kemudian, pilih formulir Anda dari dropdown dan klik 'Dengarkan Respons' untuk mengambil data pengiriman.

Setelah formulir diserahkan, tanggapannya ditangkap.

Langkah 4: Tambahkan Node Agen AI

Agen AI Bit Flows menggunakan model AI tingkat lanjut untuk menganalisis data prospek yang masuk. Sekarang, klik ikon (+) dan navigasikan ke alat. Dari sana, seret dan lepas node Agen AI ke dalam alur kerja Anda.

Langkah 05: Siapkan Rantai LLM

Klik ikon (+) dan pilih Model Obrolan, seperti OpenAI atau DeepSeek. Hubungkan model ke kunci API Anda, lalu pilih model pilihan untuk tugas Anda.

Jika diperlukan, aktifkan Fitur Lanjutan untuk mengonfigurasi pengaturan tambahan seperti batas token, suhu, dan lainnya.

Langkah 06: Konfigurasikan Memori Sederhana (Opsional)

Jika Anda ingin Agen AI menyimpan informasi dari langkah sebelumnya (seperti nama pelanggan atau nomor tiket), aktifkan node Simple Memory. Anda dapat menyimpan variabel seperti {customer_name} atau data relevan lainnya. Memori ini kemudian dapat dirujuk dalam perintah atau tindakan di masa depan.

Langkah 07: Tambahkan Panggilan Alat/Tindakan

Dalam node Agen AI, Anda dapat mengakses semua tindakan Bit Flows. Misalnya, saya telah merutekan data ke tiga platform berbeda. Pertama, Agen AI menganalisis data formulir untuk memahami maksud dan sentimen pengguna, lalu melakukan tindakan sesuai dengan perintah yang diberikan.

Langkah 08: Tambahkan Perintah ke Agen dan Alat AI

Sekarang saatnya memberi tahu Agen AI apa yang harus dilakukan. Klik pada node Agen AI dan tambahkan perintah khusus Anda. Jangan lupa untuk menetapkan batas maksimum iterasi.

Setelah Anda mengonfigurasi prompt, ujilah dengan mengklik tombol Test Run.

Anda juga dapat memberikan penjelasan singkat untuk setiap alat. Saya telah menambahkan deskripsi untuk alat Telegram, misalnya.

Langkah 09: Biarkan Agen AI Memutuskan Apa yang Terjadi

Kini sampai pada bagian yang menyenangkan: menggunakan hasil Agen AI untuk memetakan ladang. Anda tidak perlu memetakan setiap bidang dengan tangan. Cukup klik ikon AI Define di samping setiap bidang, dan Agen AI akan mengetahui apa yang akan dikirimkan untuk Anda.

Anda juga dapat menambahkan tindakan setelah Agen AI menyelesaikan tugasnya. Misalnya, saya telah membuat Google Sheet untuk melacak setiap pengiriman formulir. Ini adalah bagaimana alur kerja akhir akan terlihat.

Langkah 10: Cobalah Alur Kerjanya

Sekarang, setiap kali formulir dikirim, Agen AI Bit Flows akan melihat datanya, mencari tahu apa yang diinginkan dan bagaimana perasaan orang tersebut, lalu secara otomatis memilih apa yang harus dilakukan selanjutnya.

Saya mengirimkan formulir tes untuk menunjukkan cara kerjanya. Berikut adalah log eksekusi alur.

Pikiran Terakhir

Otomatisasi manajemen prospek bukan tentang menghilangkan manusia dari proses. Ini tentang menghilangkan bagian yang membosankan dan berulang sehingga manusia dapat fokus pada bagian yang menarik dan bernilai tinggi, seperti berbicara dengan prospek berkualitas yang siap membeli.

Kombinasi ARForm dengan Agen AI Bit Flows menciptakan sistem yang cerdas dan praktis. Anda tidak hanya mendapatkan prospek, Anda juga memahaminya, mengkategorikannya, dan meresponsnya dengan cara yang benar-benar sesuai dengan kebutuhan dan niat mereka.

Jadi, mulailah dari yang sederhana. Buat penilaian dasar panas/hangat/dingin berfungsi dengan baik sebelum menambahkan rangkaian multi-langkah yang rumit atau lusinan integrasi. Setelah Anda melihat sistem berfungsi dan menghemat waktu, Anda dapat memperluas ke alur kerja yang lebih canggih.

Bisnis yang menang dengan manajemen prospek belum tentu bisnis yang memiliki anggaran pemasaran terbesar. Merekalah yang merespons lebih cepat, lebih pribadi, dan lebih cerdas dibandingkan pesaingnya. Sekarang Anda memiliki alat untuk menjadi salah satunya.

Artikel yang Direkomendasikan:

• Apa itu Formulir Prospek? Panduan Utama untuk Formulir Pembuatan Prospek
• 10 Alat Manajemen Proyek Online untuk Meningkatkan Produktivitas
• 16 Contoh Formulir Pembuatan Prospek

FAQ

Apa itu manajemen prospek di WordPress?

Manajemen prospek di WordPress melibatkan penangkapan, pelacakan, dan pemeliharaan calon pelanggan menggunakan formulir dan plugin, memastikan bahwa prospek dikategorikan dan ditindaklanjuti dengan benar.

Bagaimana cara mengotomatiskan manajemen prospek di WordPress?

Anda dapat mengotomatiskan manajemen prospek di WordPress dengan menggunakan plugin seperti ARForms untuk pembuatan formulir dan Bit Flows untuk otomatisasi, yang mengintegrasikan penilaian prospek, pemberitahuan, dan tindak lanjut.

Bagaimana AI meningkatkan manajemen prospek?

AI menganalisis data prospek untuk memahami maksud dan sentimen, secara otomatis menilai prospek sebagai panas/hangat/dingin, dan memicu tindakan yang dipersonalisasi berdasarkan konteks. Hal ini menghilangkan penyortiran manual dan memastikan respons berkualitas secara instan.

Bisakah saya mengotomatiskan pemberitahuan prospek ke tim saya?

Ya, alat otomatisasi seperti Bit Flows mengirimkan pemberitahuan instan melalui Slack, Telegram, WhatsApp, atau email ketika prospek baru tiba. Anda dapat merutekan berbagai jenis prospek ke anggota tim tertentu secara otomatis.

Apa itu Agen AI Bit Flows?

Agen AI Bit Flows adalah alat otomatisasi cerdas yang membaca data prospek, membuat keputusan berdasarkan konteks, dan memicu beberapa tindakan secara otomatis. Ini melampaui logika sederhana “jika-maka” dengan pemahaman AI yang sebenarnya.

Bagaimana cara menyiapkan alur kerja manajemen prospek otomatis?

Instal ARForms untuk pengambilan prospek dan Bit Flows untuk otomatisasi, lalu buat alur kerja yang menghubungkan pengiriman formulir ke analisis AI dan tindakan otomatis. Petakan bidang formulir ke tindakan menggunakan pemetaan bidang yang didukung AI.

Bagaimana cara melacak kinerja manajemen prospek otomatis?

Gunakan integrasi dengan Google Spreadsheet atau dasbor CRM untuk memantau volume prospek, waktu respons, dan tingkat konversi. Log Bit Flows menunjukkan dengan tepat tindakan apa yang diambil untuk setiap prospek.