Cómo automatizar la gestión de clientes potenciales con el agente AI de WordPress

Todas las empresas quieren convertir más clientes potenciales en clientes. Pero la verdad es que la mayoría de las empresas pierden clientes potenciales no porque su producto sea malo, sino porque tardan demasiado en responder o enviar mensajes genéricos e impersonales.

Según una investigación, tienes 21 veces más probabilidades de calificar a un cliente potencial si le respondes en un plazo de cinco minutos. Pero la mayoría de los propietarios de sitios de WordPress tienen que revisar los envíos de formularios a mano para determinar qué clientes potenciales deben tratarse de inmediato y cuáles pueden esperar.

Aquí es donde la automatización de leads impulsada por IA marca una gran diferencia. Puede configurar un sistema inteligente que lea los datos de los clientes potenciales, los califique automáticamente y tome la acción correcta en el momento adecuado, todo por sí solo. Por lo tanto, no tendrá que revisar cada envío de clientes potenciales y escribir una respuesta.

Esta guía le mostrará cómo automatizar la gestión de clientes potenciales con agentes de inteligencia artificial de WordPress. Al final, tendrá una configuración de WordPress que encuentra automáticamente clientes potenciales interesantes, le informa a su equipo de ventas a través de sus canales preferidos y envía correos electrónicos personalizados en función de qué tan buenos son los clientes potenciales.

¿Qué es la gestión de clientes potenciales en WordPress?

La gestión de clientes potenciales es el proceso de capturar, rastrear y nutrir a los clientes potenciales desde el momento en que muestran interés en su negocio hasta que toman una decisión de compra.

En WordPress, la gestión de clientes potenciales a menudo comienza con formularios automatizados de generación de clientes potenciales, que recopilan datos de los visitantes del sitio web. Pero el desafío no termina ahí; la forma en que gestiona esos datos es lo que realmente marca la diferencia.

Por qué la gestión tradicional de leads se queda corta

La mayoría de los sitios de WordPress manejan los clientes potenciales de la misma manera que lo hacían hace una década. Alguien envía un formulario, recibe una notificación por correo electrónico y, finalmente, tal vez horas o días después, alguien de su equipo responde.

Los problemas con este enfoque son obvios:

• Los retrasos en la respuesta acaban con las conversiones: cuando responde, su cliente potencial ya se ha puesto en contacto con tres competidores.
• Todos los clientes potenciales reciben el mismo trato: un director ejecutivo que busca gastar 50 000 dólares recibe el mismo correo electrónico automatizado de "gracias por su interés" que alguien que simplemente navega.
• La clasificación manual es una pérdida de tiempo: su equipo de ventas pasa horas cada semana leyendo los envíos para identificar prioridades.
• La gente se olvida de los seguimientos: los clientes potenciales se pierden cuando no existe un sistema para mantener las cosas organizadas.

¿Qué debería incluirse en una buena gestión de clientes potenciales?

Un buen sistema de gestión de leads de WordPress hace muchas cosas automáticamente:

• Captura de clientes potenciales: formularios que obtienen la información correcta de los visitantes sin que se sientan abrumados. Claro, necesita datos para calificar clientes potenciales. Pero no tanto como para que la gente abandone el formulario a mitad de camino.
• Puntuación de clientes potenciales: categorizar automáticamente los clientes potenciales como calientes, tibios o fríos según criterios específicos. Esto le permite a su equipo concentrar la energía donde más importa.
• Respuesta rápida: envíe siempre correos electrónicos personalizados de inmediato. Y el mensaje debe estar en consonancia con el nivel de interés y propósito del cliente potencial.
• Notificaciones de equipo: informar a las personas adecuadas a través de los canales que realmente utilizan, como Slack, Telegram y WhatsApp, no solo el correo electrónico que se pierde en su bandeja de entrada.
• Seguimiento organizado: mantener toda la información de tus leads en un solo lugar para que tu equipo pueda acceder a ella y ver todo el historial de conversaciones.

Principales complementos de formularios de gestión de clientes potenciales para WordPress

Lo primero es lo primero, todo el mundo necesita un buen complemento de creación de formularios para comenzar a construir su sistema de automatización de clientes potenciales. Entonces, aquí están las mejores opciones en las que pensar:

1. ARForms : conocido por sus funciones avanzadas y su interfaz de usuario amigable. ARForms facilita la creación de formularios para clientes potenciales con solo arrastrar y soltar. Viene con más de 33 campos de formulario avanzados, amplias opciones de estilo e integraciones potentes.
2. Bit Form : un creador de formularios liviano y asequible que ofrece funciones potentes, que incluyen lógica condicional, formularios de varios pasos y más de 50 integraciones de forma gratuita.
3. Gravity Forms : un creador de formularios rico en funciones con capacidades avanzadas. Pero Gravity Form no ofrece una versión gratuita, solo está disponible a través de planes pagos.
4. Formulario de contacto 7 : uno de los complementos de creación de formularios de WordPress más antiguos y populares, sigue siendo una opción para los usuarios que necesitan una manera fácil de crear formularios de contacto o más sin requerir funciones avanzadas.

¿Qué se puede hacer con la información sobre clientes potenciales?

Cuando obtiene clientes potenciales a través de sus formularios, comienza el verdadero trabajo. Los clientes potenciales pueden perderse u olvidarse si no se manejan adecuadamente. Así es como manejar los datos de clientes potenciales de la mejor manera:

• Clasifique los clientes potenciales por intención y ajuste: no todos los clientes potenciales son iguales. Es muy diferente alguien que quiere saber cuánto cuesta su plan de negocio a alguien que descarga una guía gratuita.
• La velocidad importa más que la perfección: un error que veo todo el tiempo es que las empresas pasan horas dando con la respuesta "perfecta" mientras que el cliente potencial llega a un competidor que respondió en minutos.
• La personalización no es negociable: las personas eliminan los correos electrónicos que dicen "Gracias por su interés". Su respuesta debe incluir información específica de su envío.
• Dirija los clientes potenciales a las personas adecuadas: su principal vendedor no debería responder preguntas básicas de soporte y los miembros de su equipo junior no deberían manejar clientes potenciales empresariales.
• Haga un seguimiento con un propósito, no solo porque sea necesario : he visto sistemas de automatización de clientes potenciales que envían siete correos electrónicos de seguimiento en solo tres días. Eso no es ser persistente; es acoso.

Cómo automatizar la gestión de clientes potenciales en WordPress

El primer paso para automatizar la gestión de clientes potenciales en WordPress es elegir un creador de formularios. Un creador de formularios le facilitará la recopilación de información útil sobre clientes potenciales en su sitio web.

Una vez que su formulario esté configurado, puede conectarlo a una herramienta de automatización para administrar, nutrir y convertir clientes potenciales de forma rápida y sencilla, sin tener que hacer nada a mano.

Elegí ARForms para la generación de leads y Bit Flows para la automatización para facilitar la gestión de leads de WordPress. Por eso:

Por qué elegir ARForms para la generación de leads

ARForms es una excelente herramienta para empresas que buscan generar clientes potenciales de alta calidad. Es un complemento de formulario que se integra perfectamente con WordPress y ofrece funciones de personalización avanzadas. Garantiza que sus únicos formularios no solo capturen información de manera efectiva, sino que también coincidan con el estilo de su sitio.

Características destacadas de ARForms:

• Interfaz de arrastrar y soltar: cree todo tipo de formularios en línea sin codificación.
• Formularios de varios pasos: divida formularios largos en formularios más pequeños y más fáciles de entender.
• Lógica condicional: muestra/oculta campos según respuestas anteriores.
• Complemento emergente incorporado: active ventanas emergentes como al cargar, al salir y al temporizador para una mejor promoción.
• Potente análisis de datos: la gestión de clientes potenciales de WordPress es de gran ayuda, así que analice todas las entradas de su formulario.

Por qué automatizar la gestión de clientes potenciales con flujos de bits

Puede llevar mucho tiempo gestionar y nutrir clientes potenciales después de obtenerlos con ARForms. Ahí es donde entra Bit Flows. Bit Flows es una herramienta de automatización de flujo de trabajo de varios pasos que le permite utilizar los datos de sus clientes potenciales para automatizar tareas y flujos de trabajo. Puede enviar clientes potenciales automáticamente al equipo de ventas adecuado, informarle a su personal e incluso enviar correos electrónicos de seguimiento personalizados sin tener que hacer nada.

He aquí por qué Bit Flows es perfecto para la automatización de la gestión de clientes potenciales:

• Automatización impulsada por IA : las herramientas de automatización tradicionales siguen una lógica rígida de "si esto, entonces aquello". Eso es útil pero limitado. El agente de inteligencia artificial de Bit Flows puede leer y comprender la información de los clientes potenciales, tomar decisiones basadas en el contexto y realizar múltiples acciones diferentes según lo que encuentre.
• Integraciones ilimitadas : puede enviar clientes potenciales a donde necesiten conectarse con más de 100 aplicaciones.
• Notificaciones instantáneas : cuando se captura un nuevo cliente potencial o un cliente potencial existente necesita atención, recibirá un mensaje en WhatsApp, Telegram, Slack y otras aplicaciones.
• Activador y acción personalizados: puede utilizar activadores y acciones personalizados para automatizar los flujos de trabajo.
• Herramientas compatibles: este complemento le permite utilizar funciones como enrutador, retardo, condiciones, ayuda de imagen, analizador JSON, CSV, XML, programación, iterador y repetidor, que le permiten configurar una automatización avanzada de clientes potenciales.

Automatice la gestión de clientes potenciales utilizando ARForms y el agente de inteligencia artificial de flujos de bits

Ahora, veamos cómo automatizar todo el proceso de gestión de clientes potenciales utilizando ARForms y Bit Flows AI Agent.

Paso 1: instale ARForms para crear su formulario de captura de clientes potenciales

Desde el sitio oficial de ARForm, obtenga ARForm Pro o también puede probar la versión gratuita. Luego simplemente instale ARForms en su panel de WordPress.

Ahora puede crear fácilmente un formulario de generación de leads utilizando su sencilla interfaz de arrastrar y soltar. Sin embargo, si no quiere hacer nada desde cero, ARForms viene con más de 50 plantillas de formularios profesionales para impulsar su generación de leads. Incluso puedes personalizarlo completamente como quieras para que coincida con el estilo de tu sitio web.

Aquí, he creado un formulario de generación de leads.

Luego copie el código corto y péguelo en cualquier página o publicación de WordPress donde desee que aparezca el formulario y... ¡Eso es todo! ¡Ahora su formulario de generación de leads está listo para funcionar!

Paso 2: Instale flujos de bits para crear flujos de trabajo de varios pasos

A continuación, instale de manera similar el complemento Bit Flows y actívelo, luego vaya al panel del complemento y haga clic en 'Crear flujo'.

Paso 3: establezca ARForms como activador

En Bit Flows, puede configurar ARForms como su activador haciendo clic en "Seleccionar una aplicación" y buscando "ARForms".

Luego, seleccione su formulario en el menú desplegable y haga clic en 'Escuchar respuesta' para capturar los datos del envío.

Una vez enviado el formulario, se captura la respuesta.

Paso 4: agregar un nodo de agente de IA

El Agente de IA de Bit Flows utiliza modelos de IA avanzados para analizar los datos de clientes potenciales entrantes. Ahora, haga clic en el ícono (+) y navegue hasta herramientas. Desde allí, arrastre y suelte el nodo AI Agent en su flujo de trabajo.

Paso 05: configurar la cadena LLM

Haga clic en el icono (+) y seleccione un modelo de chat, como OpenAI o DeepSeek. Conecte el modelo a su clave API y luego elija el modelo preferido para su tarea.

Si es necesario, habilite las funciones avanzadas para configurar ajustes adicionales como límites de token, temperatura y más.

Paso 06: Configurar la memoria simple (opcional)

Si desea que el Agente AI conserve información de los pasos anteriores (como el nombre del cliente o el número de ticket), habilite el nodo Memoria simple. Puede almacenar variables como {customer_name} o cualquier otro dato relevante. Luego se puede hacer referencia a este recuerdo en indicaciones o acciones futuras.

Paso 07: Agregar herramientas/llamadas a la acción

Dentro del nodo AI Agent, puede acceder a todas las acciones de Bit Flows. Por ejemplo, enrutaré los datos a tres plataformas diferentes. Primero, el agente AI analiza los datos del formulario para comprender la intención y el sentimiento del usuario y luego realiza acciones de acuerdo con el mensaje proporcionado.

Paso 08: Agregar indicaciones al agente y las herramientas de IA

Ahora es el momento de decirle al agente AI qué hacer. Haga clic en el nodo AI Agent y agregue sus indicaciones personalizadas. No olvide establecer los límites máximos de iteración.

Una vez que haya configurado el mensaje, pruébelo haciendo clic en el botón Ejecución de prueba.

También puede proporcionar una breve descripción de cada herramienta. Agregué una descripción para la herramienta Telegram, por ejemplo.

Paso 09: Deje que el agente de IA decida qué sucede

Ahora viene la parte divertida: usar los resultados del Agente AI para mapear los campos. No es necesario mapear cada campo a mano. Simplemente haga clic en el ícono AI Define al lado de cada campo y el Agente AI determinará qué enviar por usted.

También puedes agregar acciones después de que el Agente AI haya hecho su trabajo. Por ejemplo, he creado una hoja de Google para realizar un seguimiento de cada envío de formulario. Así es como se verá el flujo de trabajo final.

Paso 10: Pruebe el flujo de trabajo

Ahora, cada vez que se envía un formulario, el agente AI de Bit Flows observará los datos, descubrirá qué quiere la persona y cómo se siente, y luego elegirá automáticamente qué hacer a continuación.

Envié un formulario de prueba para mostrar cómo funciona. Aquí están los registros de la ejecución del flujo.

Pensamientos finales

La automatización de la gestión de clientes potenciales no se trata de eliminar a los humanos del proceso. Se trata de eliminar las partes aburridas y repetitivas para que los humanos puedan concentrarse en las partes interesantes y de alto valor, como hablar con clientes potenciales calificados que estén listos para comprar.

La combinación de ARForm con AI Agent de Bit Flows crea un sistema que es a la vez inteligente y práctico. No sólo estás capturando clientes potenciales, sino que también los estás comprendiendo, categorizándolos y respondiéndoles de manera que realmente coincidan con sus necesidades e intenciones.

Así que empieza de forma sencilla. Haga que la puntuación básica caliente/tibia/fría funcione correctamente antes de agregar secuencias complejas de varios pasos o docenas de integraciones. Una vez que vea que el sistema funciona y ahorra tiempo, puede expandirlo a flujos de trabajo más sofisticados.

Las empresas que ganan con la gestión de clientes potenciales no son necesariamente las que tienen los mayores presupuestos de marketing. Son ellos quienes responden más rápido, más personalmente y más inteligentemente que sus competidores. Ahora tienes las herramientas para ser uno de ellos.

Artículos recomendados:

• ¿Qué son los formularios de clientes potenciales? Guía definitiva para formularios de generación de leads
• Diez herramientas de gestión de proyectos en línea para aumentar la productividad
• 16 ejemplos de formularios de generación de leads

Preguntas frecuentes

¿Qué es la gestión de leads en WordPress?

La gestión de clientes potenciales en WordPress implica capturar, rastrear y nutrir a los clientes potenciales mediante formularios y complementos, garantizando que los clientes potenciales se categoricen y realicen un seguimiento adecuado.

¿Cómo puedo automatizar la gestión de clientes potenciales en WordPress?

Puede automatizar la gestión de clientes potenciales en WordPress mediante el uso de complementos como ARForms para la creación de formularios y Bit Flows para la automatización, que integra puntuación de clientes potenciales, notificaciones y seguimientos.

¿Cómo mejora la IA la gestión de leads?

La IA analiza los datos de los clientes potenciales para comprender la intención y el sentimiento, califica automáticamente a los clientes potenciales como calientes/tibios/fríos y activa acciones personalizadas según el contexto. Esto elimina la clasificación manual y garantiza respuestas de calidad al instante.

¿Puedo automatizar las notificaciones de clientes potenciales a mi equipo?

Sí, las herramientas de automatización como Bit Flows envían notificaciones instantáneas a través de Slack, Telegram, WhatsApp o correo electrónico cuando llegan nuevos clientes potenciales. Puede enrutar automáticamente diferentes tipos de clientes potenciales a miembros específicos del equipo.

¿Qué es el agente de IA de Bit Flows?

Bit Flows AI Agent es una herramienta de automatización inteligente que lee datos de clientes potenciales, toma decisiones basadas en el contexto y desencadena múltiples acciones automáticamente. Va más allá de la simple lógica "si-entonces" con una verdadera comprensión de la IA.

¿Cómo configuro flujos de trabajo automatizados de gestión de clientes potenciales?

Instale ARForms para la captura de clientes potenciales y Bit Flows para la automatización, luego cree flujos de trabajo que conecten los envíos de formularios con el análisis de IA y las acciones automatizadas. Asigne campos de formulario a acciones mediante el mapeo de campos impulsado por IA.

¿Cómo hago un seguimiento del rendimiento de la gestión automatizada de clientes potenciales?

Utilice la integración con paneles de Google Sheets o CRM para monitorear el volumen de clientes potenciales, los tiempos de respuesta y las tasas de conversión. Los registros de Bit Flows muestran exactamente qué acciones se tomaron para cada cliente potencial.