Comment automatiser la gestion des leads avec WordPress AI Agent

Chaque entreprise souhaite transformer davantage de prospects en clients. Mais la vérité est que la plupart des entreprises perdent des clients potentiels non pas parce que leur produit est mauvais, mais parce qu’elles mettent trop de temps à répondre ou à envoyer des messages génériques et impersonnels.

Selon une étude, vous avez 21 fois plus de chances de qualifier un prospect si vous y répondez dans les cinq minutes. Mais la plupart des propriétaires de sites WordPress doivent trier manuellement les soumissions de formulaires pour déterminer quelles pistes doivent être traitées immédiatement et lesquelles peuvent attendre.

C’est là que l’automatisation des leads alimentée par l’IA fait une grande différence. Vous pouvez configurer un système intelligent qui lit les données des prospects, les note automatiquement et prend la bonne action au bon moment, tout seul. Ainsi, vous n'aurez pas à parcourir chaque soumission de prospect et à rédiger une réponse.

Ce guide vous montrera comment automatiser la gestion des leads avec les agents WordPress AI. À la fin, vous disposerez d'une configuration WordPress qui trouve automatiquement les prospects intéressants, en informe votre équipe commerciale via ses canaux préférés et envoie des e-mails personnalisés en fonction de la qualité des prospects.

Qu’est-ce que la gestion des leads dans WordPress ?

La gestion des leads est le processus de capture, de suivi et d'entretien des clients potentiels à partir du moment où ils manifestent de l'intérêt pour votre entreprise jusqu'à ce qu'ils prennent une décision d'achat.

Dans WordPress, la gestion des leads commence souvent par des formulaires automatisés de génération de leads, qui collectent les données des visiteurs du site Web. Mais le défi ne s'arrête pas là ; La façon dont vous gérez ces données est ce qui fait vraiment la différence.

Pourquoi la gestion traditionnelle des leads échoue

La plupart des sites WordPress gèrent les leads de la même manière qu’il y a dix ans. Quelqu'un soumet un formulaire, vous recevez une notification par e-mail et finalement, peut-être des heures ou des jours plus tard, un membre de votre équipe répond.

Les problèmes de cette approche sont évidents :

• Les délais de réponse tuent les conversions : au moment où vous répondez, votre prospect a déjà contacté trois concurrents.
• Tous les prospects sont traités de la même manière : un PDG cherchant à dépenser 50 000 $ reçoit le même e-mail automatisé de « remerciement pour votre intérêt » qu'une personne qui vient simplement de naviguer.
• Le tri manuel fait perdre du temps : votre équipe commerciale passe des heures chaque semaine à lire les soumissions pour identifier les priorités.
• Les gens oublient le suivi : les pistes passent entre les mailles du filet lorsqu'il n'y a pas de système en place pour garder les choses organisées.

Que devrait être une bonne gestion des leads

Un bon système de gestion de leads WordPress fait beaucoup de choses automatiquement :

• Capture de leads : formulaires qui obtiennent les bonnes informations des visiteurs sans les laisser se sentir dépassés. Bien sûr, vous avez besoin de données pour qualifier les prospects. Mais pas au point que les gens abandonnent le formulaire à mi-parcours.
• Notation des leads : catégorisation automatique des leads comme chauds, tièdes ou froids en fonction de critères spécifiques. Cela permet à votre équipe de concentrer son énergie là où elle compte le plus.
• Réponse rapide : envoyez toujours des e-mails personnalisés immédiatement. Et le message doit être conforme au niveau d’intérêt et à l’objectif du prospect.
• Notifications d'équipe : informer les bonnes personnes via les canaux qu'elles utilisent réellement, comme Slack, Telegram et WhatsApp, et pas seulement par e-mail qui se perd dans leur boîte de réception.
• Suivi organisé : conservez toutes les informations de vos prospects au même endroit afin que votre équipe puisse y accéder et voir l'historique complet des conversations.

Meilleurs plugins de formulaire de gestion de leads pour WordPress

Tout d’abord, tout le monde a besoin d’un bon plugin de création de formulaires pour commencer à créer votre système d’automatisation des leads. Voici donc les meilleurs choix à considérer :

1. ARForms : Connu pour ses fonctionnalités avancées et son interface utilisateur conviviale. ARForms facilite la création de formulaires pour prospects par simple glisser-déposer. Il est livré avec plus de 33 champs de formulaire avancés, des options de style étendues et des intégrations puissantes.
2. Bit Form : un générateur de formulaires léger et abordable qui offre des fonctionnalités puissantes, notamment une logique conditionnelle, des formulaires en plusieurs étapes et plus de 50 intégrations gratuites.
3. Gravity Forms : un générateur de formulaires riche en fonctionnalités avec des capacités avancées. Mais Gravity Form ne propose pas de version gratuite, disponible uniquement via les forfaits payants.
4. Contact Form 7 : L'un des plugins de création de formulaires WordPress les plus anciens et les plus populaires, il reste un choix incontournable pour les utilisateurs qui ont besoin d'un moyen simple de créer des formulaires de contact ou plus sans nécessiter de fonctionnalités avancées.

Que pouvez-vous faire avec les informations sur les prospects ?

Lorsque vous recevez des prospects via vos formulaires, le vrai travail commence. Les leads peuvent être perdus ou oubliés s'ils ne sont pas traités correctement. Voici comment gérer au mieux les données des prospects :

• Classez les leads par intention et par adéquation : tous les leads ne sont pas identiques. Quelqu’un qui veut savoir combien coûte votre plan d’affaires est très différent de quelqu’un qui télécharge un guide gratuit.
• La rapidité compte plus que la perfection : une erreur que je constate tout le temps est que les entreprises passent des heures à trouver la réponse « parfaite » tandis que la piste revient à un concurrent qui a répondu en quelques minutes.
• La personnalisation n'est pas négociable : les gens suppriment les e-mails disant « Merci de votre intérêt ». Votre réponse doit inclure des informations spécifiques provenant de leur soumission.
• Acheminez les pistes vers les bonnes personnes : votre principal vendeur ne devrait pas répondre aux questions d'assistance de base, et les membres juniors de votre équipe ne devraient pas s'occuper des pistes d'entreprise.
• Effectuez un suivi dans un but précis, pas seulement parce que vous devez le faire : j'ai vu des systèmes d'automatisation de leads qui envoient sept e-mails de suivi en seulement trois jours. Ce n'est pas persistant; c'est du harcèlement.

Comment automatiser la gestion des leads dans WordPress

La première étape pour automatiser la gestion des leads dans WordPress consiste à choisir un générateur de formulaires. Un générateur de formulaires vous permettra de collecter facilement des informations utiles sur les prospects sur votre site Web.

Une fois votre formulaire configuré, vous pouvez le connecter à un outil d'automatisation pour gérer, entretenir et convertir les prospects rapidement et facilement, sans rien faire à la main.

J'ai choisi ARForms pour la génération de leads et Bit Flows pour l'automatisation afin de faciliter la gestion des leads WordPress. C'est pourquoi :

Pourquoi choisir ARForms pour la génération de leads

ARForms est un excellent outil pour les entreprises cherchant à générer des prospects de haute qualité. C'est un plugin de formulaire qui s'intègre parfaitement à WordPress et offre des fonctionnalités de personnalisation avancées. Cela garantit que vos seuls formulaires non seulement capturent efficacement les informations, mais correspondent également au style de votre site.

Caractéristiques remarquables d'ARForms :

• Interface glisser-déposer : créez toutes sortes de formulaires en ligne sans codage.
• Formulaires en plusieurs étapes : divisez les formulaires longs en formulaires plus petits et plus faciles à comprendre.
• Logique conditionnelle : afficher/masquer les champs en fonction des réponses précédentes.
• Plugin popup intégré : déclenchez des popups comme au chargement, à la sortie et au minuteur pour une meilleure promotion.
• Analyse de données puissante : la gestion des leads WordPress va très loin, alors analysez toutes vos entrées de formulaire.

Pourquoi automatiser la gestion des leads avec Bit Flows

La gestion et l'entretien des prospects après leur obtention avec ARForms peuvent prendre beaucoup de temps. C'est là qu'intervient Bit Flows. Bit Flows est un outil d'automatisation de flux de travail en plusieurs étapes qui vous permet d'utiliser vos données de prospects pour automatiser les tâches et les flux de travail. Vous pouvez automatiquement envoyer des prospects à la bonne équipe commerciale, en informer votre personnel et même envoyer des e-mails de suivi personnalisés sans rien faire.

Voici pourquoi Bit Flows est parfait pour l'automatisation de la gestion des leads :

• Automatisation basée sur l'IA : les outils d'automatisation traditionnels suivent une logique rigide « si ceci, alors cela ». C'est utile mais limité. L'agent IA de Bit Flows peut réellement lire et comprendre les informations sur les prospects, prendre des décisions basées sur le contexte et entreprendre plusieurs actions différentes en fonction de ce qu'il trouve.
• Intégrations illimitées : vous pouvez envoyer des prospects là où ils doivent aller en vous connectant à plus de 100 applications.
• Notifications instantanées : lorsqu'un nouveau prospect est capturé ou qu'un prospect existant a besoin d'attention, vous recevrez un message sur WhatsApp, Telegram, Slack et d'autres applications.
• Déclencheur et action personnalisés : vous pouvez utiliser des déclencheurs et des actions personnalisés pour automatiser les flux de travail.
• Outils pris en charge : ce plugin vous permet d'utiliser des fonctions telles que Router, Delay, Conditions, Image helper, JSON Parser, CSV, XML, Schedule, Iterator et Repeater, qui vous permettent de configurer une automatisation avancée des leads.

Automatisez la gestion des leads à l'aide de l'agent IA ARForms & Bit Flows

Voyons maintenant comment automatiser l'ensemble du processus de gestion des leads à l'aide d'ARForms et de Bit Flows AI Agent.

Étape 1 : Installez ARForms pour créer votre formulaire de capture de leads

Depuis le site officiel d'ARForm, procurez-vous ARForm Pro ou vous pouvez également essayer la version gratuite. Ensuite, installez simplement ARForms dans votre tableau de bord WordPress.

Vous pouvez désormais facilement créer un formulaire de génération de leads à l’aide de sa simple interface glisser-déposer. Cependant, si vous ne voulez rien créer à partir de zéro, ARForms est livré avec plus de 50 modèles de formulaires professionnels pour démarrer votre génération de leads. Vous pouvez même le personnaliser complètement si vous le souhaitez pour qu'il corresponde au style de votre site Web.

Ici, j'ai créé un formulaire de génération de leads.

Copiez ensuite le shortcode et collez-le dans n'importe quelle page ou publication WordPress où vous souhaitez que le formulaire apparaisse et..C'est tout ! Votre formulaire de génération de leads est maintenant prêt à être utilisé !

Étape 2 : Installer des flux binaires pour créer des flux de travail en plusieurs étapes

Ensuite, installez de la même manière le plugin Bit Flows et activez-le, puis accédez au tableau de bord du plugin et cliquez sur « Créer un flux ».

Étape 3 : définir ARForms comme déclencheur

Dans Bit Flows, vous pouvez définir ARForms comme déclencheur en cliquant sur « Sélectionner une application » et en recherchant « ARForms ».

Ensuite, sélectionnez votre formulaire dans la liste déroulante et cliquez sur « Écouter la réponse » pour capturer les données de soumission.

Une fois le formulaire soumis, la réponse est capturée.

Étape 4 : Ajouter un nœud d'agent AI

L'agent IA de Bit Flows utilise des modèles d'IA avancés pour analyser les données des leads entrants. Maintenant, cliquez sur l'icône (+) et accédez aux outils. À partir de là, faites glisser et déposez le nœud AI Agent dans votre flux de travail.

Étape 05 : Configurer la chaîne LLM

Cliquez sur l'icône (+) et sélectionnez un modèle de discussion, tel que OpenAI ou DeepSeek. Connectez le modèle à votre clé API, puis choisissez le modèle préféré pour votre tâche.

Si nécessaire, activez les fonctionnalités avancées pour configurer des paramètres supplémentaires tels que les limites de jetons, la température, etc.

Étape 06 : configurer la mémoire simple (facultatif)

Si vous souhaitez que l'agent AI conserve les informations des étapes précédentes (comme le nom du client ou un numéro de ticket), activez le nœud Mémoire simple. Vous pouvez stocker des variables telles que {customer_name} ou toute autre donnée pertinente. Cette mémoire peut ensuite être consultée dans de futures invites ou actions.

Étape 07 : Ajouter des outils/appels à l'action

Dans le nœud AI Agent, vous pouvez accéder à toutes les actions Bit Flows. Par exemple, j'ai acheminé les données vers trois plates-formes différentes. Tout d'abord, l'agent IA analyse les données du formulaire pour comprendre l'intention et le sentiment de l'utilisateur, puis exécute des actions en fonction de l'invite fournie.

Étape 08 : Ajouter des invites à l'agent et aux outils AI

Il est maintenant temps de dire à l'agent IA quoi faire. Cliquez sur le nœud AI Agent et ajoutez vos invites personnalisées. N'oubliez pas de définir les limites maximales d'itérations.

Une fois que vous avez configuré l'invite, testez-la en cliquant sur le bouton Test Run.

Vous pouvez également fournir une brève description de chaque outil. J'ai ajouté une description pour l'outil Telegram, par exemple.

Étape 09 : Laissez l'agent IA décider de ce qui se passe

Vient maintenant la partie amusante : utiliser les résultats de l’agent IA pour cartographier les champs. Vous n'êtes pas obligé de cartographier chaque champ à la main. Cliquez simplement sur l'icône AI Define à côté de chaque champ et l'agent AI déterminera ce qu'il faut envoyer pour vous.

Vous pouvez également ajouter des actions une fois que l'agent AI a fait son travail. Par exemple, j'ai créé une feuille Google pour suivre chaque soumission de formulaire. Voici à quoi ressemblera le flux de travail final.

Étape 10 : Essayez le flux de travail

Désormais, chaque fois qu'un formulaire est envoyé, l'agent IA de Bit Flows examinera les données, déterminera ce que la personne veut et ce qu'elle ressent, puis choisira automatiquement la marche à suivre.

J'ai envoyé un formulaire de test pour montrer comment cela fonctionne. Voici les logs d'exécution du flux.

Pensées finales

L'automatisation de la gestion des leads ne consiste pas à retirer les humains du processus. Il s'agit de supprimer les parties ennuyeuses et répétitives afin que les humains puissent se concentrer sur les parties intéressantes et de grande valeur, comme parler à des prospects qualifiés et prêts à acheter.

La combinaison d'ARForm avec l'agent AI de Bit Flows crée un système à la fois intelligent et pratique. Vous ne vous contentez pas de capturer des prospects, vous les comprenez, les catégorisez et y répondez d'une manière qui correspond réellement à leurs besoins et à leurs intentions.

Alors, commencez simplement. Faites fonctionner correctement la notation de base chaud/chaud/froid avant d'ajouter des séquences complexes en plusieurs étapes ou des dizaines d'intégrations. Une fois que vous voyez le système fonctionner et gagner du temps, vous pouvez l’étendre à des flux de travail plus sophistiqués.

Les entreprises qui gagnent grâce à la gestion des leads ne sont pas nécessairement celles qui disposent des plus gros budgets marketing. Ce sont eux qui réagissent plus rapidement, de manière plus personnelle et plus intelligente que leurs concurrents. Vous disposez désormais des outils nécessaires pour en faire partie.

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FAQ

Qu’est-ce que la gestion des leads dans WordPress ?

La gestion des leads dans WordPress implique de capturer, suivre et nourrir les clients potentiels à l’aide de formulaires et de plugins, en garantissant que les leads sont correctement catégorisés et suivis.

Comment puis-je automatiser la gestion des leads dans WordPress ?

Vous pouvez automatiser la gestion des leads dans WordPress en utilisant des plugins comme ARForms pour la création de formulaires et Bit Flows pour l'automatisation, qui intègre la notation des leads, les notifications et les suivis.

Comment l’IA améliore-t-elle la gestion des leads ?

L'IA analyse les données des leads pour comprendre les intentions et les sentiments, classe automatiquement les leads comme chauds/chauds/froids et déclenche des actions personnalisées en fonction du contexte. Cela élimine le tri manuel et garantit des réponses de qualité instantanément.

Puis-je automatiser les notifications de leads à mon équipe ?

Oui, les outils d'automatisation tels que Bit Flows envoient des notifications instantanées via Slack, Telegram, WhatsApp ou par e-mail lorsque de nouveaux prospects arrivent. Vous pouvez acheminer automatiquement différents types de prospects vers des membres spécifiques de l’équipe.

Qu’est-ce que l’agent IA Bit Flows ?

Bit Flows AI Agent est un outil d'automatisation intelligent qui lit les données des prospects, prend des décisions basées sur le contexte et déclenche automatiquement plusieurs actions. Cela va au-delà de la simple logique « si-alors » avec une véritable compréhension de l’IA.

Comment configurer des workflows automatisés de gestion des leads ?

Installez ARForms pour la capture de leads et Bit Flows pour l'automatisation, puis créez des flux de travail reliant les soumissions de formulaires à l'analyse de l'IA et aux actions automatisées. Mappez les champs du formulaire aux actions à l’aide du mappage de champs alimenté par l’IA.

Comment puis-je suivre les performances de la gestion automatisée des leads ?

Utilisez l'intégration avec Google Sheets ou les tableaux de bord CRM pour surveiller le volume de prospects, les temps de réponse et les taux de conversion. Les journaux Bit Flows montrent exactement quelles actions ont été entreprises pour chaque prospect.