Cree un formulario de solicitud de licencia en WordPress (¡sin código!)

Como una empresa que administra múltiples horarios de empleados, un formulario de solicitud de licencia en línea es un requisito principal. Atrás quedaron los días de largos senderos de correo o obras en papel. Ya sea que se trate de vacaciones cortas, emergencia médica o una licencia de maternidad, aprovechar un formulario en línea para licencia hace que sea sin problemas para los empleados y los departamentos de recursos humanos.

Un formulario en línea agiliza las aprobaciones, rastrea el tiempo libre y mantiene a todos al tanto. Para hacerlo sin problemas, ARFORS es su compañero de referencia. Este potente complemento de Builder de WordPress Form hace que sea muy fácil crear formularios de licencia dinámicos y fáciles de usar. Arforms le brinda la flexibilidad de crear formas avanzadas sin tocar una sola línea de código.

Antes de sumergirse en el proceso de crear un formulario de solicitud de licencia, comprendamos qué es y por qué es importante la forma de ausencia.

¿Qué es un formulario de solicitud de licencia? (Y por qué importa)

Un formulario de solicitud para licencia es más allá de una solicitud formal para omitir el trabajo. Un formulario en línea mantiene la transparencia, ayuda a planificar los flujos de trabajo y garantiza el proceso adecuado. Ya sea que esté tratando con un formulario de licencia por enfermedad de último minuto o un formulario de solicitud de vacaciones planificado, o incluso un formulario de licencia de maternidad a largo plazo, el proceso es claro y estandarizado con un formulario en línea.

En pocas palabras, un formulario de solicitud de licencia recopila la OMS, cuándo y por qué lo siguiente:

• Detalles del empleado (nombre, identificación, departamento, temporal/permanente)
• Tipo de licencia (licencia por enfermedad, licencia de vacaciones, tiempo personal, maternidad, etc.)
• Fecha de licencia (fecha de inicio y finalización para calcular la duración)
• Razón de licencia
• Cualquier archivo adjunto si es necesario
• Estado de aprobación

Cuando maneja este proceso en los hilos o documentos de correo electrónico, las entradas se mezclarán con otros correos de trabajo. El formato de datos no será uniforme y, por lo tanto, puede ponerse desordenado y sin administrar. Es por eso que es importante un formulario en línea para hojas. Al usar un formulario de licencia de empleado digital, las organizaciones pueden:

• Reduce el manual de ida y vuelta.
• Mantenga un registro centralizado de todas las solicitudes.
• Acelera los flujos de trabajo de aprobación.
• Apoya la gestión de empleados de RRHH.

Desde formularios de licencia anual hasta los formularios de ausencia o incluso los formularios de tiempo libre pagado, un formulario digital bien estructurado garantiza la gestión simplificada.

¿Por qué usar ARFORS para aplicaciones de licencia?

Llenar un formulario puede sentirse como una tarea tediosa. Pero con Arforms, el proceso es rápido, suave e incluso agradable. Para crear un formulario de solicitud de licencia personalizado para su negocio, simplemente use el Builder visual de arrastrar y soltar, y se realizará en poco tiempo. He aquí por qué ARFORS es el camino a seguir.

• Visual Form Builder, por lo tanto, crea formas sin ninguna codificación.
• Cree formularios separados para diferentes tipos de licencia utilizando una variedad de campos de forma 33+.
• Cree flujos de trabajo inteligentes y notificaciones por correo electrónico para que la solicitud de licencia llegue a la bandeja de entrada correcta. Por ejemplo, los gerentes departamentales basados ​​en la selección del usuario.
• Formularios móviles receptivos y multilingües para admitir a todos los miembros de su personal.
• Integración con herramientas como Google Sheets y Zapier para configurar la automatización de flujo de trabajo.

Desde una forma básica para su registro hasta una forma condicional que desencadena ciertas acciones, Arforms lo ayuda a hacerlo todo, con facilidad. Yendo más allá, pasemos por una guía paso a paso para crear un formulario de solicitud de licencia usando ARFORS.

Cómo crear un formulario de solicitud de licencia con ARFORS (paso a paso)

Sin ser un asistente tecnológico, puede crear un formulario de solicitud de licencia profesional utilizando ARFORS en solo unos pocos clics.

Paso 1 Instalar y activar ARFORMS

Descargue el ARFORS LITE desde el sitio web oficial o compre la versión ARFORMS PRO. Una vez que descargue el archivo zip, siga los pasos dados a continuación.

• En primer lugar, vaya a WordPress Dashboard> Plugins> Agregar nuevo complemento.
• Luego haga clic en el complemento de carga y elija el archivo zip designado de ARFORS.
• Haga clic en Instalar ahora para comenzar a usar Arforms.

Paso 2 Cree un nuevo formulario para licencia

Una vez que instale el complemento, su panel de tablero tendrá opciones adicionales. Haga clic en ARFORS> 'Agregar nuevo formulario'. Puede elegir un lienzo en blanco o usar cualquiera de las plantillas preconstruidas. Agregue el título y la descripción del formulario para que sea intuitivo.

Paso 3 Agregue campos relevantes en su formulario de solicitud de licencia

Ahora, con ARFORS, obtienes más de 33 campos de formulario para crear tu formulario de solicitud de licencia único. Simplemente arrastre y suelte sus campos de formulario deseados y actualice su nombre, configuración, agregue una información sobre herramientas, etc. según sus requisitos. El siguiente es la lista de campos para actuar como su punto de partida.

• Nombre completo (campo de texto)
• ID de empleado (campo numérico)
• Departamento (lista desplegable o botones de radio)
• Tipo de licencia (desplegable: licencia por enfermedad, licencia anual, vacaciones, licencia de maternidad, etc.)
• Deje la fecha de inicio y la fecha de finalización (DatePicker)
• Razón de licencia (TextARea)
• Campo de carga de archivos (opcionalmente para notas médicas o cualquier documento de respaldo para licencia más larga)
• ID de correo electrónico del administrador (oculto o campo automático basado en su automatización)

Esta configuración es perfecta para todo tipo de formas de licencia.

Paso 4 Agregar lógica condicional (opcional pero potente)

Además, según el tipo de licencia, puede proporcionar campos adicionales utilizando la regla condicional.
Por ejemplo:

• Si licencia tipo = "licencia por enfermedad", entonces muestre "Subir certificado médico"
• Si el tipo de licencia = "licencia de maternidad", muestre "fecha de entrega esperada"
• Si le deja tipo = "solicitud de tiempo libre de PTO", entonces muestre "Timepicker Fields"

Paso 5 Configurar notificaciones por correo electrónico

Con ARFORMS, puede configurar el correo electrónico de AutoSponder, Acción de envío y aprovechar las herramientas de marketing por correo electrónico también. Por lo tanto, puede ayudar con las alertas de correo electrónico instantáneas a los gerentes, la autoconfirmación o el almacenamiento de datos. Por lo tanto, con solo una forma simple, su proceso de licencia completo se simplifica.

Paso 6 incrustar el formulario

Una vez que esté satisfecho con su formulario y haya configurado todas las reglas, es hora de integrar el formulario de solicitud de licencia en el sitio web de su empresa. Al guardar el formulario, obtendrá el código corto en la parte superior de la interfaz de formulario de formulario. Casta sobre él para hacer clic y copiar.

Por lo tanto, solo tiene que pegar este código corto en la ubicación de su elección. Ya sea su página de recursos humanos, portal de empleados o una sección de solicitud de licencia dedicada.

¿Sabía que puede habilitar el registro del usuario con ARFORS PRO? De esta manera, solo sus empleados podrán ver y llenar este formulario.

Prueba de paso 7 antes de iniciar

Antes de flotar la notificación del formulario a sus empleados, llénelo usted mismo. Compruebe si todos los campos están funcionando bien y se notifica a las personas adecuadas. Una vez que haga esto, su formulario estará listo para comenzar.

¿Quiere asegurarse de si sus formularios funcionan sin problemas y son eficientes más amigables para los empleados? Utilice las siguientes mejores prácticas para mantener intacta la cordura y la de sus empleados.

Las mejores prácticas para los formularios de solicitud de licencia (por lo que en realidad se utilizan)

Echa un vistazo a estas mejores prácticas probadas y confiables para que tus empleados te sigan agradeciendo mientras llenan un formulario y no al revés, ¡verdad!

1. Mantenlo simple, no simplista

El formulario debe ser simple y fácil de entender sin abrumar a los usuarios. Para un formulario básico de licencia de empleado, agregue lo siguiente,

• ¿Quién solicita la licencia?
• Qué tipo de licencia es (por ejemplo, licencia por enfermedad,licencia anual,licencia de maternidad, etc.)
• Cuando la licencia comienza y termina
• Por qué se solicita la licencia

Deje el resto para el seguimiento si es necesario, en lugar de agregar más y más campos complejos.

2. Hazlo amigable con el móvil

La gente generalmente envía los formularios sobre la marcha, ya que es más eficiente en el tiempo. Por lo tanto, para las hojas de emergencia o los formularios de solicitud de tiempo libre de última hora, ARFORS asegura que sus formularios funcionen sin problemas en todos los dispositivos con perfectas legibilidad y espacio.

3. Use la lógica condicional sabiamente

La lógica condicional es más una característica inteligente que una genial. Mantiene la forma limpia e intuitiva. Desea mostrar la sección de carga del archivo solo a los que seleccionan la licencia por enfermedad, perfectamente posible y funcional. Para las personas que solicitan otros tipos de licencia, este campo sería confuso, lo que eventualmente conduce a la comunicación de ida y vuelta.

4. Habilitar notificaciones en tiempo real

Configure notificaciones instantáneas para recursos humanos, supervisores o gerentes senior a través de autorespondedores de correo electrónico y complementos de marketing por correo electrónico para formularios de tiempo libre de PTO. Además, también configure un mensaje de éxito de formulario para que el usuario sepa que su solicitud ha sido recibida. Esto reduciría sus correos electrónicos y mensajes de texto que siguen preguntando "Oye, ¿recibiste mi solicitud de licencia?", ¡Jaja!

5. Mantenga la privacidad al frente y al centro

Los formularios de licencia pueden incluir información confidencial como condiciones de salud, emergencias, fechas de maternidad, ubicaciones de vacaciones, etc. Por lo tanto, garantice la privacidad de los datos. Con ARFORS, obtienes un mecanismo anti-spama incorporado con Google Recaptcha, Hcaptcha y Turnstile Captcha. Además, cumple con las regulaciones de GDPR, por lo tanto, estás a salvo de principio a fin.

6. Etiqueta todo claramente

Evite usar campos vagos como 'otra información'. o 'Título'. Cambie el nombre de los campos para mayor claridad para que reciba información precisa solo en el formato requerido. Las etiquetas claras evitan la confusión y conducen a menos errores. Por lo tanto, fluye un proceso suave.

7. Prueba y actualice regularmente deje el formulario de solicitud regularmente

Según los cambios en el flujo de trabajo y la estructura interna, es posible que deba actualizar su formulario de solicitud de licencia. Por lo tanto, asegúrese de verificar y actualizar el formulario cada dos meses para garantizar un flujo suave en todo momento.

Con estas mejores prácticas, puede comenzar fácilmente la cultura de llenar los formularios de licencia de los empleados.

Conclusión: Simplifique la gestión de licencia con ARFORS

Desde días de enfermedad repentino hasta vacaciones esperadas, la gestión del tiempo libre de los empleados debe sentirse como una brisa. Por lo tanto, un formulario de aplicación de licencia digital optimizado admite la organización, la transparencia y también le proporciona flexibilidad.

Usando ARFORS, cree formas personalizadas para cada escenario. Ya sea un formulario de licencia de maternidad o un formulario de licencia anual.

Preguntas frecuentes

1. ¿Qué es un formulario de solicitud de licencia?

Un formulario de solicitud de licencia es un formulario en línea que se puede usar para recibir solicitudes de licencia de manera sistemática. Por lo general, incluye detalles como tipo de licencia, duración, razón, etc.

2. ¿Puedo crear un formulario de solicitud de licencia en línea usando WordPress?

Puede crear fácilmente un formulario de solicitud de licencia en línea en WordPress utilizando complementos de constructor de formulario de WordPress como ARFORS. Por lo tanto, cree una forma personalizada y amigable para móviles sin requerido ninguna codificación.

3. ¿Qué tipos de formas de licencia puedo construir con ARFORMS?

Con Arforms, puede construir varios tipos de formularios de licencia, que incluyen:

• Formulario de licencia por enfermedad
• Formulario de licencia anual
• Formulario de licencia de maternidad
• Formulario de ausencia
• Formulario de solicitud de vacaciones
• Formulario de solicitud de tiempo libre
• Formulario de tiempo libre pagado
• ... y muchos más.

4. ¿Es posible cargar documentos como certificados médicos?

Sí. El ARFORS PRO proporciona un campo de carga de archivo. Con esto, los empleados pueden adjuntar fácilmente documentos en el formulario de solicitud de licencia.

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