Prosedür madenciliği ile dönüşümsel operasyonel mükemmellik için 8 eylem
Yayınlanan: 2021-12-27
Günümüzde işletmeler, daha önce hayal bile edilemeyen bir ölçekte bozulmalarla uğraştıkları için önemli ekonomik ve agresif stres altındalar. Alıcı beklentileri tüm zamanların en yüksek seviyelerine ulaştı ve iş tasarımlarının uzaktan ve hibrit olarak yapılmasına geçiş, hem personel hem de şirketler üzerinde benzeri görülmemiş talepleri konumlandırdı.
Operasyonel mükemmellik, şirketin esnekliği ve genişlemesinin anahtarıdır ve bugün hala yöntem evi sahipleri, yardımcı karar oluşturma için gerekli olan istihbarat ve modelleme kaynaklarına yönelik prosedürlere ilişkin anlık iyileştirme ve eksiklik görünürlüğü seviyesini korumak için genellikle savaşmaktadır. Daha karmaşık konular, değişimin tamamen doğal ilerlemesidir. Şirket süreçleri zamanla geliştikçe, atıklar, istenmeyen önlemler, gereksiz kontroller, mükerrer varlıklar ve büyük ölçüde gözden gizlenmiş manuel geçici çözümlerle darmadağın olur.
Sistem madenciliği, süreç keşfinin hayati eylemini otomatikleştirerek standart stratejileri operasyonel mükemmelliğe yükseltir. Tanımı gereği, sistem madenciliği, bilgi ve olgu birimlerinden elde edilen özel durum olgularıyla çalışan kurumsal prosedürleri değerlendirmek için gerçeklere dayalı taktiklerin sevilenidir. Küçük işletme tüketicilerinin süreçlerindeki darboğazları, sapmaları ve israf veya yeniden işleme kaynaklarını keşfetmelerine olanak tanır. Temel olarak ortaya çıkarılan modeller ile, geliştirmeye giden yol önemli ölçüde daha kolay, ek kesinlik kazanacak, çok daha az olasılık taşıyacak ve önemli ölçüde daha hızlı olacaktır.
Şirket liderlerinin, operasyonel mükemmelliğe giden 8 adımlık bir yol aracılığıyla süreç keşfini ve sürekli iyileştirmeyi otomatikleştirmek için zemini nasıl oluşturabilecekleri aşağıda açıklanmıştır.
Dönüşümsel operasyonel mükemmellik için sekiz teknik
Eylem 1: Fayda Dışı-Ek İşlevi Yapmayı Durdur
Sorun: İşi önemli ölçüde yapmak, genellikle yine de davranıştan gerçekleştirilir. Örneğin: tek bir grubun kullanıcıları, daha uzun bir süre için başka bir ekibin istekleriyle uyuşmayan bir sürece uyabilir. Bu enerjiyi ortadan kaldırmak, uygulamaya koymak için hızlı ve kolaydır ve hızlı avantajlar sağlayabilir.
Eylem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Keşfedilen sistem modeli, darboğazları, yeniden çalışmayı ve prosedürlerin tam olarak durduğu bölgeleri tanımayı çok daha kolay hale getirmekle kalmayacak, aynı zamanda ödüllerin nicelleştirilmesini daha az zorlaştıracaktır. Bir delta araştırmasında en etkili teknikler ve mevcut (olduğu gibi) ürünler arasındaki değişimi inceleyerek, küçük işletme sonucuna varanlar israfı ortadan kaldırmak, şansı azaltmak ve operasyonel etkinliği ve müşteri deneyimini güçlendirmek için alternatiflere bakabilirler.
Aşama 2: Konsolidasyon
Zaman içinde önemli, olgun işletmelerde, çalışma tarzları iyileşir, mevcut çözümler değiştirilir ve yeni çözümler sunulur. Sonuç, genellikle birden fazla grup arasında değişen parçalanmış ve dağıtılmış süreçlerdir. Operasyonel mükemmellik yönünde önemli bir adım, çok benzer prosedürleri, rutinleri ve ekipleri birleştirmektir. Yine de konsolidasyon risksiz değildir.
Sistem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Süreç madenciliğinin değişken değerlendirme yetenekleri, kullanıcıların aynı prosedürün farklı yollarını veya iş akışlarını karşılaştırmasına olanak tanır. Bu bakış açısıyla, ticari işletme, operasyonlar ve risk uzmanları, varyasyonları ve etkilerini hedefleyebilir. Bu, konsolidasyon fırsatlarını ve muhtemelen dahil olabilecek ek faydaları ve tehlikeleri vurgular. Bu şeffaflık düzeyi aynı zamanda kaynak kullanımı, ihtiyaç profilleri, darboğazlar ve çok daha fazlası gibi bu tür geçişlere yardımcı olacak gerçekler sunar ve konsolidasyon girişimlerini büyük ölçüde tehlikeye atar.
Adım 3: Standardizasyon
Düşük işleyen bir fiyata sürekli alışveriş yapanlara pratik deneyim sağlamak, dijital devlerin ve yeni başlayanların ayırt edici özelliğidir. İki farklı ekibin bir eylem planını nasıl yürüttüğünü karşılaştırmak, operasyonun iyi veya olumsuz ve planlanmış veya planlanmamış sonuçları nasıl etkilediğine dair faydalı bilgiler sunabilir. İnsanlar stratejilerini ve kontrol listelerini sadece personeli varken paylaşabilseler de, bu, uzaktan ve hibrit çalışma türleri arasında oldukça zordur. Sonuç olarak, prosedürler hızla normdan sapar ve mükemmellik ve uyum öngörülemez hale gelir.
Eylem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Yolları anlamak, egzersiz uygulama durumlarını anlamak ve durumlar etrafında beklemek, yer darboğazları, istisnalar, kaynak kullanımı ve diğer süreçleri anlamak için prosedür madenciliği yoluyla eylem planı değişkenlerini değerlendirmek, standartlaştırma alternatiflerinin nerede olduğunu hemen vurgular.
4. Adım: Basitleştirme
İş süreçleri, gereksiz önlemler, gereksiz kontroller, yinelenen kaynaklar ve kılavuz geçici çözümler gibi kaçınılmaz olarak zamanın ötesinde gelişir. Noktalar yanlış gittiğinde, içgüdüsel tepki genellikle bir kontrol daha eklemek veya bir dizi sürdürülemez, hataya açık kılavuz prosedürleri tanıtmaktır.
Sistem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Akışın kesin temsili ve gerçek yaklaşım metrikleri ile prosedür madenciliği tarafından öğrenilen süreç sürümlerinin görünürlüğü, şeffaflığı ve kullanılabilirliği, analistlerin israfı hızla keşfetmesini mümkün kılar. Yavaşlayan süreçleri, yinelenen kontrolleri, değer katmayan eylemleri, kesintili veya kademeli devirleri, yeniden işleme döngülerini ve istisnaları kolaylıkla tanımlayabilen işlem türleri. Bu israfı doğrudan ortadan kaldırmak, maliyeti düşürür ve yüksek kaliteyi iyileştirir, alışveriş yapanlara daha hızlı bir şekilde çok daha iyi bir nihai sonuç sunar.
Aşama 5: Küçük İşletme Süreçlerinin Yeniden Yapılanması
Bir yöntem konsolide edildiğinde, standartlaştırıldığında ve basitleştirildiğinde, değişim mühendisliğine alternatiflerin belirlenmesi normalde bir sonraki adımdır. Bunu doğru bir şekilde yapmak, yalnızca ilgili kanallar için onlara rehberlik eden kapsamlı sistem ölçümlerini içeren her “Olduğu Gibi” yaklaşımın anlaşılmasını değil, aynı zamanda tüm uygulanabilir istisnaların ayrıntılı bir şekilde anlaşılmasını gerektirir.
Yöntem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Gizli işleri tam olarak kavrayın ve bilgi bilgisine dayalı yöntem geliştirme sonuçları çıkarmak için yetersiz devirleri, yeniden çalışmayı, yeterince kullanılmayan veya fazla kullanılan kaynakları tespit edin. Otomasyon için çok tekrarlayan, manuel ve hataya açık rutinleri tespit edin. Eylem madenciliğinin seyri, gösterim sağlama durumları ve mükemmel olan zincirler veya iş akışları sağlamadaki sık gecikmelerin kök nedenini keşfedebilir ve daha sonra kar kaybına yol açabilir.
Adım 6: Taktik Otomasyon
Prosedürlerin otomatikleştirilmesi birçok işletme için bir odak noktasıdır. Kapsamlı bir dönüşüm devam ederken, taktik otomasyon, bu arada bazı kazanımlar elde etmek için yaygın bir taktiktir. Bu, muhtemelen organizasyon kurallarını değiştirmek, Robotik Yaklaşım Otomasyonunu kullanmak veya Ekipman Keşfi tasarımları gibi şeyleri içerebilir. Temel karmaşıklık nedeniyle, aynı teknolojik bilgi birikimi üzerinde hazırlanmış yeniden yapılandırılmış bir yaklaşımın bile taktiksel olarak sonuna kadar otomatikleştirilmesi zordur.
Yöntem madenciliği nasıl yardımcı olur?
Otomasyonun en önemli etkiyi yaratabileceği prosedürdeki belirli yöntemleri saptamak, görev süresi, kaynak kullanımı ve kaynak maliyetleri hakkında kapsamlı bir bilgi birikimini içerir. Sistem madenciliği ile çalışan eylem modellemesi, taktik otomasyon çabalarına öncelik verilmesine yardımcı olabilir. Aynı zamanda, muhtemelen bir harcama getirisi sağlayamayacak olan eylem akışının bileşenlerini otomatikleştirmek için zamanın boşa harcanmamasını da sağlar. Yaklaşım madenciliği geleneksel tekniği geliştirir: görev veya yöntem miktarındaki otomasyon seçenekleri, prosedür madenciliği kullanılarak belirlenebilir ve otomasyonlarının etkisi, öncelikle gerçekten zor ayrıntılara dayalı olarak nicel olarak değerlendirilebilir.
Aşama 7: Dış Kaynak Kullanımı/Offshoring/Rightshoring
Sadece gönderen ekipte yer alan kadın ve erkekleri sayarak ne kadar çok erkek ve kadının talep edildiğini tahmin etmek hızlı görünebilir. Öyle olsa bile, bu belki ödenmemiş ek süreyi yansıtmayabilir veya tahmin edilen ile biten arasındaki farklılıkları yansıtmayabilir. Birikmiş yılların uzmanlığını ve bilgisini ve onunla birlikte gelen üretkenlik kazanımlarını mümkün kılmak pek olası değildir.
Temel organizasyon süreçlerini tek bir yerel ayardan diğerine veya belirli bir kuruluştan diğerine aktarmak risklidir ve sıklıkla çalışanların sorun talep etme veya işlevin nasıl yürütüldüğünü aktarma yeteneklerine bağlıdır.
Yaklaşım madenciliği nasıl yardımcı olur?
Geçişten önce otomatikleştirilmiş bir prosedür keşfi çalışmasını yönetmek, her bir gönderen ve alan grubun benzer web sayfasında olmasını ve tüm istisnalar ve bunların arkasında duran kaynak bulma hesaplamalarının kapsamlı bir şekilde anlaşılmasını sağlar.
Adım 8: Dönüşüm
Dijitalleştirme, küçük işletme operasyonlarını ve prosedürlerini düzene sokabilir ve işletmelerin çalışma tarzlarını değiştirmesine ve kurumsal sonuçları artırmasına izin verebilir. Bununla birlikte, dijitalleşme, mevcut bir sağlayıcıyı elektronik bir türle değiştirmek veya çok daha fazla know-how uygulamakla temelde bir fark yaratmaz. Tüm kârı elde etmek için, otomasyon ve dijitalleştirmeden önce süreçlerin anlaşılması ve ideal olarak optimize edilmesi gerekecektir; bu, on binlerce süreci ve bu süreçlerde bir o kadar çok istisnası olan kuruluşlar için önemli bir zorluktur.
Prosedür madenciliği nasıl yardımcı olur?
Metod madenciliği, bir organizasyonun nasıl etkili olduğuna dair oldukça istenen bir şeffaflık getirir ve sonuç olarak dönüşüm liderlerinin nereye hedefleneceklerini, neye öncelik vereceklerini ve sürdürülebilir operasyonel mükemmellik için önemli süreçleri nasıl tamamen dönüştüreceklerini anlamalarına olanak tanır. “Olduğu Gibi” prosedür akışlarını tam olarak kavramak, darboğazların nerede ortaya çıktığını ve hangi işlevlerin optimum miktarda çalışma gerektirdiğini tam olarak kavramak ve dönüşümden kısa bir süre önce “Olduğu Gibi” yaklaşım tasarımlarını ve ayarlamalarını incelemek ve tahmin etmek çok önemlidir. Gerekli ayarlamalar, bunların yapılabilir sonuçları ve müşterilerin bunlara verdiği yanıt hakkında görünür bir görüş oluşturmak çok önemlidir.
Yaklaşım madenciliği yöntem olgunluğunu destekler
Çok sayıda firmanın eylem planı olgunluğuna ulaşmak için daha yapacak çok şeyi var. Kilit bir sorun, grupların mevcut süreçlerinin nasıl çalıştığını derinlemesine anlamalarına yardımcı olacak şeffaflık ve prosedür ayrıntılarının eksikliğidir. Süreç madenciliğinin sunduğu görünürlük ve algı, ilerleme için makul bir ölçüttür ve organizasyonel süreçlerin nasıl işlediğinin önemli ölçüde keşfedilmesini teşvik edebilir. Simülasyonun temeli olarak mevcut kutlama günlükleriyle çalışmak, ekiplerin içgörüleri hızlandırmasına ve daha hızlı sonuçlara varmasına olanak tanır.
Prosedür madenciliği, yöntem keşfinin temel eylemini otomatikleştirerek operasyonel mükemmelliğe yönelik geleneksel yaklaşımları güçlendirir. Üretilen haritalar ve versiyonlar, organizasyonun gerçekliğini yansıtır ve normalde eksik olan operasyonel verilerle desteklenir. Temel olarak ortaya çıkarılan versiyonlarla, iyileştirme yolu çok daha az zor, çok daha doğru, daha az tehlike taşır ve çok daha hızlıdır.
Marcello La Rosa, Apromore'un kurucu ortağı ve CEO'su