8 إجراءات للتميز التشغيلي التحولي مع التعدين الإجرائي
نشرت: 2021-12-27
تتعرض الأعمال التجارية اليوم لضغوط اقتصادية وخطيرة مهمة لأنها تتعامل مع اضطراب على نطاق لم يكن متخيلًا من قبل. لقد وصلت توقعات المشتري إلى أعلى مستوياتها على الإطلاق ، وقد أدت التحولات إلى تصميمات الوظائف عن بُعد والهجين إلى وضع طلبات غير مسبوقة على الموظفين والشركات على حدٍ سواء.
يعد التميز التشغيلي مفتاحًا لمرونة الشركة وتوسعها ، ولا يزال مالكو منازل الأسلوب الحالي يناضلون عادةً للحفاظ على المستوى الفوري للتحسين وإبراز أوجه القصور في استخبارات الإجراءات وموارد النمذجة المطلوبة لإنشاء قرارات مفيدة. الأمر الأكثر تعقيدًا هو التقدم الطبيعي البحت للتغيير. نظرًا لتطور عمليات الشركة مع مرور الوقت ، فإنها تتحول إلى فوضى مع الهدر ، والإجراءات غير المرغوب فيها ، والضوابط الخارجية ، والأصول المكررة ، والحلول اليدوية - والتي يتم إخفاء معظمها عن الأنظار.
يعزز تعدين النظام الاستراتيجيات القياسية للتميز التشغيلي من خلال أتمتة الإجراء الحيوي لاكتشاف العملية. بحكم التعريف ، يعد التنقيب في النظام أحد أحبائهم من التكتيكات التي تحركها الحقائق لتقييم إجراءات المؤسسة التي تعمل مع حقائق مناسبة مستخرجة من وحدات المعلومات والحقائق. يسمح للمستهلكين من الشركات الصغيرة باكتشاف الاختناقات والانحرافات ومصادر الهدر أو إعادة العمل في عملياتهم. مع النماذج المكشوفة كأساس ، سيصبح الطريق إلى التحسين أسهل كثيرًا ، ودقيقًا إضافيًا ، ويحمل احتمالية أقل بكثير ، ويكون أسرع بكثير.
وإليك كيف يمكن لقادة الشركة وضع الأساس لأتمتة اكتشاف العمليات والتحسين المستمر عبر مسار مكون من 8 خطوات نحو التميز التشغيلي.
ثمانية تقنيات للتميز التشغيلي التحولي
إجراء ١: توقف عن القيام بالوظيفة الإضافية غير المنفعة
المشكلة: بشكل عام ، يتم تنفيذ المهمة بشكل كبير من خلال السلوك. على سبيل المثال: يمكن لمستخدمي مجموعة واحدة الالتزام بعملية لا تتوافق لفترة أطول مع رغبات طاقم آخر. يعد التخلص من هذه الطاقة سريعًا ومباشرًا للتطبيق ويمكن أن يعطي مزايا سريعة.
كيف يساعد تعدين مسار العمل
لن يجعل نموذج النظام المكتشف من الأسهل بكثير التعرف على الاختناقات وإعادة العمل والمناطق التي توقفت فيها الإجراءات بالضبط ، ولكنه أيضًا يجعل من الصعب تحديد المكافآت. من خلال دراسة التغيير بين التقنيات الأكثر فاعلية والمنتجات الحالية (كما هي) في تحقيق دلتا ، يمكن لصانعي استنتاجات الأعمال الصغيرة إلقاء نظرة على بدائل للقضاء على الهدر وتقليل الفرص وتعزيز الفعالية التشغيلية وتجربة العملاء.
المرحلة الثانية: التوحيد
حول الوقت في المؤسسات الكبيرة والناضجة ، تتحسن أنماط التشغيل ، ويتم تعديل الحلول الحالية ، وإدخال حلول جديدة. غالبًا ما تكون النتيجة عمليات مجزأة وموزعة تختلف عبر مجموعات متعددة. تتمثل إحدى الخطوات الأساسية في اتجاه التميز التشغيلي في توحيد الإجراءات والروتين والفرق المتشابهة جدًا. ومع ذلك ، فإن الدمج لا يخلو من المخاطرة.
كيف يساعد نظام التعدين
تتيح إمكانيات التقييم المتغيرة لتعدين العمليات للمستخدمين مقارنة المسارات المتنوعة أو تدفقات العمل للإجراء نفسه. من خلال وجهة النظر هذه ، يمكن للمؤسسات التجارية والعمليات والمتخصصين في إدارة المخاطر استهداف الاختلافات وتأثيراتها. هذا يسلط الضوء على فرص الدمج ، والفوائد والمخاطر المضافة التي قد تنطوي عليها. يوفر هذا المستوى من الشفافية أيضًا حقائق للمساعدة في تغيير هذه الأنواع مثل استخدام الموارد ، وملفات تعريف الاحتياجات ، والاختناقات ، وغير ذلك الكثير ، مما يقلل بشكل كبير من مخاطر مبادرات الدمج.
الخطوة الثالثة: التوحيد
إن توفير تجربة عملية متسوق مستمر بسعر تشغيل منخفض هو السمة المميزة للعمالقة الرقميين والشركات الناشئة. يمكن أن تقدم مقارنة كيفية قيام فريقين مختلفين بتنفيذ مسار عمل نظرة ثاقبة مفيدة حول كيفية تأثير التشغيل الجيد أو السلبي ، والنتائج المخطط لها أو غير المخطط لها. على الرغم من أن الأشخاص قد يشاركون الاستراتيجيات وقوائم المراجعة في وجود موظفين لديهم فقط ، إلا أن هذا صعب بشكل كبير وسط أنواع العمل الهجينة والبعيدة. نتيجة لذلك ، تنحرف الإجراءات بسرعة عن القاعدة ، ويتبين أن الامتثال الممتاز والامتثال لا يمكن التنبؤ به.
كيف يساعد تعدين مسار العمل
تقييم متغيرات مسار العمل من خلال التعدين الإجرائي لفهم المسارات وفهم مناسبات تنفيذ التمرين والانتظار حول المناسبات ووضع الاختناقات والاستثناءات واستخدام المصدر والعمليات الأخرى التي تبرز على الفور حيثما تكمن بدائل التوحيد القياسي.
الخطوة 4: التبسيط
تتطور العمليات التجارية حتمًا بمرور الوقت ، مثل الإجراءات غير الضرورية ، والضوابط الخارجية ، والمصادر المكررة ، والحلول الإرشادية. عندما تخطئ النقاط ، يكون رد الفعل الغريزي في كثير من الأحيان لدمج عنصر تحكم آخر أو تقديم مجموعة من إجراءات الدليل غير المستدامة والمعرضة للخطأ.
كيف يساعد نظام التعدين
إن وضوح وشفافية وتوافر إصدارات العملية التي تم تعلمها من خلال التعدين الإجرائي مع التمثيل الدقيق للتيار ومقاييس النهج الحقيقي تجعل من الممكن للمحللين اكتشاف الهدر بسرعة. تفرز المعاملات التي يمكن بسهولة تحديد العمليات البطيئة ، والضوابط المكررة ، والإجراءات غير المتضمنة ، وعمليات التسليم المعطلة أو التدريجية ، وحلقات إعادة العمل والاستثناءات. يؤدي القضاء على هذا التبذير إلى خفض التكلفة وتحسين الجودة العالية ، مما يؤدي إلى نتيجة نهائية أفضل بكثير للمتسوقين بسرعة أكبر.
المرحلة الخامسة: إعادة هندسة عمليات الأعمال الصغيرة
بحلول الوقت الذي يتم فيه دمج الطريقة وتوحيدها وتبسيطها ، وتحديد بدائل لإعادة الهندسة ، عادة ما تكون الخطوة التالية. للقيام بذلك بشكل صحيح لا يتطلب فقط فهم كل نهج "كما هو" للقنوات ذات الصلة التي تتضمن مقاييس النظام الشاملة التي توجهها ، ولكن أيضًا فهمًا تفصيليًا لجميع الاستثناءات القابلة للتنفيذ.
كيف يساعد أسلوب التعدين
فهم الوظائف المخفية بالكامل واكتشاف عمليات التسليم الضعيفة ، وإعادة العمل ، والمصادر غير المستغلة أو المفرطة الاستخدام ، للوصول إلى استنتاجات تقدم طريقة مستنيرة بالمعرفة. اكتشف الإجراءات المتكررة واليدوية والمعرضة للأخطاء للأتمتة. يمكن أن يكتشف تعدين مسار العمل أن الجذر سيتسبب في حدوث تأخيرات متكررة في توفير سلاسل أو تدفقات عمل تكون انطباعات عن حالات تسليم وممتازة ، وبالتالي تؤدي إلى خسارة الأرباح.
الخطوة 6: الأتمتة التكتيكية
أتمتة الإجراءات هي نقطة محورية للعديد من الشركات. عندما يكون هناك تحول شامل قيد التنفيذ ، فإن الأتمتة التكتيكية هي تكتيك سائد لجني بعض المكاسب في هذه الأثناء. قد يشمل ذلك أشياء مثل تعديل قواعد المنظمة ، أو استخدام أتمتة النهج الروبوتي ، أو تصميمات اكتشاف المعدات. نظرًا للتعقيد الأساسي ، حتى النهج المعاد هندسته المصنوع على نفس مجموعة المعرفة التكنولوجية يصعب أتمتة تكتيكيًا قريبًا من النهاية.
كيف يساعد أسلوب التعدين
إن تحديد الأساليب المحددة في الإجراء التي يمكن للأتمتة أن تحدث التأثير الأكثر أهمية ينطوي على معرفة شاملة بوقت المهمة ، واستخدام المصدر وتكاليف المصدر. يمكن أن تساعد نمذجة مسار العمل مع التعدين في النظام في تحديد أولويات جهود الأتمتة التكتيكية. كما أنه يتأكد أيضًا من عدم إهدار الوقت في أتمتة مكونات مسار العمل التي قد لا تحقق عائدًا على النفقات. يعزز تعدين النهج التقنية التقليدية: يمكن تحديد خيارات الأتمتة ، في المهمة أو مقدار الطريقة ، باستخدام التعدين الإجرائي ، ويمكن تقييم تأثير أتمتة هذه التقنيات كميًا ، بناءً على التفاصيل الصعبة حقًا.
المرحلة 7: الاستعانة بمصادر خارجية / نقل الحقوق إلى الخارج / حقوق النشر
قد يبدو أنه من السريع تقدير عدد الرجال والنساء المطلوبين بمجرد عد اختيار الرجال والنساء المشاركين في الطاقم المرسل. ومع ذلك ، قد لا يعكس هذا وقتًا إضافيًا غير مدفوع الأجر أو يعكس الاختلافات بين ما هو متوقع وما تم الانتهاء منه. من غير المحتمل أن يتم تمكين سنوات الخبرة والمعلومات المتراكمة ، ومكاسب الإنتاجية المصاحبة لها.
يعد نقل عمليات المنظمة الأساسية من موقع واحد إلى آخر أو من مؤسسة معينة إلى أخرى أمرًا محفوفًا بالمخاطر ويعتمد في كثير من الأحيان على قدرات العمال لطلب المشكلات أو ترحيل كيفية إجراء الوظيفة.
كيف يساعد نهج التعدين
تتأكد إدارة تمرين اكتشاف الإجراء الآلي قبل الانتقال من وجود كل مجموعة إرسال واستقبال على صفحة ويب مماثلة ، وأن هناك فهمًا شاملاً لجميع الاستثناءات وحسابات الموارد التي تكمن وراءها.
الخطوة 8: التحول
يمكن للرقمنة تبسيط عمليات وإجراءات الأعمال الصغيرة والسماح للشركات بتغيير أساليب العمل وزيادة نتائج المؤسسة. بعد قولي هذا ، فإن الرقمنة لا تحدث فرقًا في تغيير مزود حالي بنوع إلكتروني أو تنفيذ الكثير من المعرفة. لتحقيق الربح الكامل ، يجب فهم العمليات وتحسينها بشكل مثالي قبل الأتمتة والرقمنة ، وهو تحد كبير للمؤسسات التي لديها عشرات الآلاف من العمليات والعديد من الاستثناءات لهذه العمليات.
كيف يساعد التعدين الداخلي
يجلب أسلوب التعدين الشفافية المطلوبة إلى حد كبير لكيفية فعالية المنظمة ، وبالتالي يسمح لقادة التحول بفهم المكان الذي يجب استهدافه ، وما الذي يجب تحديد أولوياته ، وكيفية تحويل العمليات الحاسمة تمامًا لتحقيق التميز التشغيلي المستدام. من الأهمية بمكان أن نفهم تمامًا تدفقات الإجراءات "كما هي" ، وأن نفهم تمامًا أين تظهر الاختناقات بالضبط والوظائف التي تأخذ المقدار الأمثل من العمل ، وفحص وتوقع تصاميم نهج "To-Be" وتعديلاته قبل فترة وجيزة من التحول. من المهم جدًا تكوين رؤية واضحة للتعديلات المطلوبة ونتائجها القابلة للتنفيذ واستجابة العملاء لها.
نهج التعدين يدعم نضج الطريقة
لا يزال لدى العديد من الشركات الكثير لتفعله لتحقيق نضج مسار العمل. تتمثل المشكلة الرئيسية في نقص الشفافية وتفاصيل الإجراءات لمساعدة المجموعات على بناء فهم متعمق لكيفية عمل عملياتهم الحالية. الرؤية والإدراك الذي يقدمه التعدين العملي هو معيار معقول للتقدم ويمكن أن يحفز الاكتشاف الجوهري لكيفية أداء العمليات التنظيمية. يعمل العمل مع سجلات الاحتفال الحالية كأساس للمحاكاة على تمكين الفرق من تسريع الرؤى واجتذاب استنتاجات أسرع.
يعزز التعدين الإجرائي الأساليب التقليدية للتميز التشغيلي من خلال أتمتة الإجراء الأساسي لاكتشاف الطريقة. تعكس الخرائط والإصدارات التي يتم إنتاجها واقع المؤسسة ويتم دعمها ببيانات تشغيلية تفتقر عادة. مع الإصدارات غير المكشوفة كأساس ، ينتج عن طريق التحسين أن يكون أقل صعوبة بكثير ، وأكثر صحة بكثير ، ويحمل مخاطر أقل ، ويكون أسرع بشكل كبير.
مارسيلو لا روزا ، المؤسس المشارك والرئيس التنفيذي لشركة Apromore