8 actions vers l'excellence opérationnelle transformationnelle avec la fouille de procédures
Publié: 2021-12-27
Les entreprises d'aujourd'hui sont soumises à un stress économique et agressif important car elles font face à des perturbations à une échelle jamais imaginée auparavant. Les attentes des acheteurs ont atteint des sommets sans précédent, et le passage à des conceptions de travail à distance et hybrides a imposé des exigences sans précédent aux membres du personnel et aux entreprises.
L'excellence opérationnelle est la clé de la résilience et de l'expansion de l'entreprise, et encore aujourd'hui, les propriétaires de centres de méthodes luttent généralement pour maintenir le niveau immédiat d'amélioration et de visibilité des lacunes dans l'intelligence des procédures et les ressources de modélisation nécessaires à la prise de décisions utiles. La progression purement naturelle du changement est plus compliquée. Au fur et à mesure que les processus de l'entreprise évoluent avec le temps, ils deviennent encombrés de déchets, de mesures indésirables, de contrôles superflus, d'actifs en double et de solutions de contournement manuelles, dont la plupart sont masquées.
L'exploration de systèmes améliore les stratégies standard vers l'excellence opérationnelle en automatisant l'action vitale de la découverte de processus. Par définition, l'exploration de système est l'une des tactiques basées sur les faits pour évaluer les procédures d'entreprise en utilisant des faits occasionnels extraits d'unités d'information et de faits. Il permet aux petites entreprises de découvrir les goulots d'étranglement, les déviations et les sources de gaspillage ou de retravail dans leurs processus. Avec les modèles découverts comme base, la voie vers l'amélioration deviendra alors beaucoup plus facile, plus précise, comporte moins de possibilités et est beaucoup plus rapide.
Voici comment les chefs d'entreprise peuvent jeter les bases de l'automatisation de la découverte des processus et de l'amélioration continue via un parcours en 8 étapes vers l'excellence opérationnelle.
Huit techniques pour l'excellence opérationnelle transformationnelle
Action 1 : Cesser d'exercer une fonction supplémentaire non liée aux avantages sociaux
Le problème : une grande partie du travail est généralement néanmoins effectuée à partir du comportement. Par exemple : les utilisateurs d'un même groupe pourraient respecter un processus qui ne correspond plus longtemps aux souhaits d'un autre équipage. Se débarrasser de cette énergie est simple et rapide à mettre en pratique et peut donner des avantages rapides.
Comment l'exploration de cours d'action aide
Le modèle de système découvert non seulement faciliterait la reconnaissance des goulots d'étranglement, des retouches et des régions où les procédures sont bloquées, mais rendrait également moins difficile la quantification des avantages. En examinant le changement parmi les techniques les plus efficaces et les produits actuels (tels quels) dans une enquête delta, les décideurs des petites entreprises peuvent examiner des alternatives pour éradiquer le gaspillage, réduire les risques et renforcer l'efficacité opérationnelle et l'expérience client.
Étape 2 : Consolidation
Au fil du temps, dans les grandes entreprises matures, les styles de fonctionnement s'améliorent, les solutions existantes sont modifiées et de nouvelles solutions sont introduites. La conséquence est souvent des processus fragmentés et distribués qui varient entre plusieurs groupes. Un mouvement essentiel vers l'excellence opérationnelle consiste à consolider des procédures, des routines et des équipes très similaires. Pourtant, la consolidation n'est pas sans risque.
Comment l'exploration de système aide
Les capacités d'évaluation des variantes de Process Mining permettent aux utilisateurs de comparer divers chemins ou workflows de la même procédure. De ce point de vue, les entreprises commerciales, les opérations et les professionnels du risque peuvent viser les variations et leurs effets. Cela met en évidence les opportunités de consolidation, ainsi que les avantages et les dangers supplémentaires qui peuvent éventuellement être impliqués. Ce niveau de transparence offre également des informations pour faciliter le changement tels que l'utilisation des ressources, les profils de besoin, les goulots d'étranglement, et bien plus encore, ce qui compromet considérablement les initiatives de consolidation.
Étape 3 : Normalisation
Offrir une expérience client constante à un prix de fonctionnement inférieur est une caractéristique des géants du numérique et des startups. Comparer la façon dont deux équipes différentes exécutent un plan d'action peut donner un aperçu utile de la façon dont le fonctionnement a un impact positif ou négatif, et des résultats planifiés ou non. Bien que les gens puissent partager des stratégies et des listes de contrôle avec leur propre personnel, cela est particulièrement difficile dans les types de travail à distance et hybrides. En conséquence, les procédures s'éloignent rapidement de la norme et l'excellence et la conformité s'avèrent imprévisibles.
Comment l'exploration de cours d'action aide
L'évaluation des variantes de plans d'action par le biais de l'exploration de procédures pour comprendre les voies, acquérir une compréhension des occasions d'exécution des exercices et des occasions d'attente, placer les goulots d'étranglement, les exceptions, l'utilisation des sources et d'autres processus met rapidement en évidence les alternatives à normaliser.
Étape 4 : Simplification
Les processus métier évoluent inévitablement au fil du temps, comme les mesures inutiles, les contrôles superflus, les sources dupliquées et les solutions de contournement. Lorsque des points se trompent, la réaction instinctive est souvent d'incorporer un contrôle supplémentaire ou d'introduire une série de procédures de guidage non durables et susceptibles d'erreurs.
Comment l'exploration de système aide
La visibilité, la transparence et la disponibilité des versions de processus apprises par la fouille de procédures avec une représentation précise du flux et des métriques d'approche réelles permettent aux analystes de découvrir rapidement les déchets. Les types de transactions qui ralentissent les processus, les contrôles en double, les actions qui ne valent pas la peine d'être incorporées, les transferts interrompus ou progressifs, les boucles de reprise et les exceptions peuvent être facilement identifiés. L'élimination de ce gaspillage réduit directement les coûts et améliore la qualité, offrant un bien meilleur résultat final aux acheteurs plus rapidement.
Phase 5 : Réingénierie des processus des petites entreprises
Au moment où une méthode est consolidée, standardisée et simplifiée, l'identification d'alternatives pour la réorganiser est normalement l'étape suivante. Pour ce faire correctement, il faut non seulement comprendre chaque approche « en l'état » pour les canaux pertinents, y compris les mesures système approfondies qui les guident, mais également une compréhension détaillée de toutes les exceptions réalisables.
Comment l'exploration de méthode aide
Saisissez pleinement les tâches cachées et détectez les mauvais transferts, les reprises, les sources sous-utilisées ou surutilisées, pour tirer des conclusions sur l'avancement de la méthode en fonction des connaissances. Détectez les routines très répétitives, manuelles et vulnérables aux erreurs pour l'automatisation. L'exploration de plans d'action peut découvrir l'origine des retards fréquents dans les chaînes de livraison ou les flux de travail qui impressionnent les conditions de livraison et sont excellentes, et entraînent par la suite une perte de profits.
Étape 6 : automatisation tactique
L'automatisation des procédures est un point central pour de nombreuses entreprises. Lorsqu'une transformation complète est en cours, l'automatisation tactique est une tactique courante pour tirer certains des gains entre-temps. Cela peut inclure des éléments tels que la modification des règles d'organisation, l'utilisation de l'automatisation de l'approche robotique ou la découverte d'équipements. En raison de la complexité fondamentale, même une approche repensée qui est conçue sur la même pile de savoir-faire technologique est difficile à automatiser tactiquement de près.
Comment l'exploration de méthode aide
Identifier les méthodes spécifiques de la procédure dans lesquelles l'automatisation peut avoir l'impact le plus important implique une connaissance approfondie du temps de tâche, de l'utilisation de la source et des coûts de la source. La modélisation du plan d'action en collaboration avec l'exploration de systèmes peut aider à hiérarchiser les efforts d'automatisation tactique. Il s'assure également que le temps n'est pas perdu sur l'automatisation des composants du plan d'action qui peuvent éventuellement ne pas fournir un retour sur investissement. L'exploration d'approche améliore la technique traditionnelle : les options d'automatisation, au niveau de la tâche ou de la méthode, peuvent être déterminées à l'aide de l'exploration de procédures, et l'influence de leur automatisation peut être évaluée quantitativement, principalement sur la base de détails très précis.
Phase 7 : externalisation/délocalisation/délocalisation des droits
Il peut sembler rapide d'estimer combien d'hommes et de femmes sont demandés en comptant simplement le nombre d'hommes et de femmes impliqués dans l'équipage d'envoi. Cependant, cela ne reflète peut-être pas le temps supplémentaire non rémunéré ni les différences entre ce qui est prévu et ce qui est terminé. Il est peu probable qu'il permette des années accumulées d'expertise et d'informations, et les gains de productivité qui vont avec.
Le transfert de processus organisationnels essentiels d'un lieu à un autre ou d'une entreprise particulière à une autre est risqué et repose souvent sur la capacité des employés à signaler les problèmes ou à transmettre la manière dont la fonction est exécutée.
Comment l'approche minière aide
La gestion d'un exercice de découverte de procédure automatisée avant la transition garantit que chaque groupe d'envoi et de réception se trouve sur la même page Web et qu'il existe une compréhension complète de toutes les exceptions et des calculs de ressources qui les sous-tendent.
Étape 8 : Transformation
La numérisation peut rationaliser les opérations et les procédures des petites entreprises et permettre aux entreprises de changer de style de travail et d'augmenter les résultats de l'entreprise. Cela dit, la numérisation n'est pas une question de changer fondamentalement un fournisseur actuel avec un type électronique ou de mettre en œuvre plus de savoir-faire. Pour atteindre l'intégralité des bénéfices, les processus devront être compris et idéalement optimisés avant l'automatisation et la numérisation, un défi considérable pour les organisations qui ont des dizaines de milliers de processus et autant d'exceptions à ces processus.
Comment l'exploration de procédures aide
L'exploration de méthodes apporte une transparence très recherchée sur l'efficacité d'une organisation et permet par conséquent aux leaders de la transformation de comprendre où cibler, quoi prioriser et comment transformer complètement les processus cruciaux pour une excellence opérationnelle durable. Il est crucial de saisir pleinement les flux de procédures « tels quels », de saisir exactement où se manifestent les goulots d'étranglement et quelles fonctions occupent la quantité de travail optimale, et d'examiner et de prévoir les conceptions et les ajustements de l'approche « To-Be » peu après la transformation. Il est très important de construire une vision apparente des ajustements nécessaires, de leurs résultats réalisables et de la réponse des clients à ceux-ci.
L'exploration d'approche sous-tend la maturité de la méthode
De nombreuses entreprises ont encore beaucoup à faire pour atteindre la maturité du plan d'action. Un problème clé est un manque de transparence et de détails de procédure pour aider les groupes à comprendre en profondeur le fonctionnement de leurs processus actuels. La visibilité et la perception que présente l'exploration de processus est une référence raisonnable de progrès et peut stimuler la découverte substantielle de la façon dont les processus organisationnels fonctionnent. Travailler avec les journaux de célébration existants comme base de la simulation permet aux équipes d'accélérer les analyses et de tirer des conclusions plus rapides.
L'exploration de procédures renforce les approches traditionnelles de l'excellence opérationnelle en automatisant l'action essentielle de la découverte de méthodes. Les cartes et les versions produites reflètent la réalité de l'organisation et sont appuyées par des données opérationnelles qui font normalement défaut. Avec les versions non couvertes comme base, la voie vers l'amélioration devient alors beaucoup moins difficile, beaucoup plus correcte, comporte moins de risques et est considérablement plus rapide.
Marcello La Rosa, co-fondateur et PDG, Apromore