8 tindakan menuju keunggulan operasional transformasional dengan penambangan prosedur
Diterbitkan: 2021-12-27Bisnis saat ini berada di bawah tekanan ekonomi dan agresif yang penting karena mereka menghadapi gangguan pada skala yang tidak pernah dibayangkan sebelumnya. Harapan pembeli telah mencapai titik tertinggi sepanjang masa, dan pergeseran ke desain pekerjaan jarak jauh dan hibrida telah memposisikan tuntutan yang belum pernah terjadi sebelumnya pada anggota staf dan perusahaan.
Keunggulan operasional adalah kunci untuk ketahanan dan ekspansi perusahaan, dan masih hari ini pemilik rumah metode biasanya berjuang untuk mempertahankan dengan tingkat langsung peningkatan dan visibilitas kekurangan ke dalam prosedur intelijen dan sumber daya pemodelan yang diperlukan untuk membantu pembuatan keputusan. Masalah yang lebih rumit adalah perkembangan perubahan yang murni alami. Ketika proses perusahaan berkembang seiring waktu, mereka berubah menjadi berantakan dengan pemborosan, tindakan yang tidak diinginkan, kontrol asing, aset duplikat, dan solusi manual – yang sebagian besar tersembunyi dari pandangan.
Penambangan sistem meningkatkan strategi standar untuk keunggulan operasional dengan mengotomatiskan tindakan penting dari penemuan proses. Menurut definisi, penambangan sistem adalah yang disukai dari taktik berbasis fakta untuk menilai prosedur perusahaan yang bekerja dengan fakta-fakta yang diekstraksi dari unit informasi dan fakta. Hal ini memungkinkan konsumen bisnis kecil untuk menemukan kemacetan, penyimpangan, dan sumber pemborosan atau pengerjaan ulang dalam proses mereka. Dengan model terbuka sebagai dasar, jalan menuju peningkatan kemudian akan menjadi jauh lebih mudah, lebih akurat, membawa lebih sedikit kemungkinan, dan jauh lebih cepat.
Inilah cara para pemimpin perusahaan dapat meletakkan dasar untuk mengotomatisasi penemuan proses dan peningkatan berkelanjutan melalui jalur 8 langkah menuju keunggulan operasional.
Delapan teknik menuju keunggulan operasional transformasional
Tindakan 1: Berhenti Melakukan Fungsi Non-Manfaat-Tambahan
Masalahnya: Sebagian besar menyelesaikan pekerjaan biasanya dilakukan dari perilaku. Misalnya: pengguna dari satu grup dapat mengikuti proses yang tidak sesuai dengan keinginan kru lain. Menghilangkan energi ini dengan cepat dan mudah untuk dipraktikkan dan dapat memberikan keuntungan yang cepat.
Bagaimana tindakan penambangan membantu?
Model sistem yang ditemukan tidak hanya akan membuatnya lebih mudah untuk mengenali kemacetan, pengerjaan ulang, dan wilayah di mana prosedur terhenti, tetapi juga membuatnya lebih mudah untuk mengukur imbalan. Dengan memeriksa perubahan di antara teknik yang paling efektif dan menghadirkan produk (sebagaimana adanya) dalam penyelidikan delta, pembuat kesimpulan bisnis kecil dapat melihat alternatif untuk menghilangkan pemborosan, mengurangi peluang, dan memperkuat efektivitas operasional dan pengalaman pelanggan.
Tahap 2: Konsolidasi
Seiring waktu di perusahaan yang substansial dan matang, gaya berjalan meningkat, solusi yang ada dimodifikasi, dan solusi baru diperkenalkan. Konsekuensinya seringkali adalah proses yang terfragmentasi dan terdistribusi yang bervariasi di beberapa kelompok. Langkah penting menuju keunggulan operasional adalah mengkonsolidasikan prosedur, rutinitas, dan tim yang sangat mirip. Namun, konsolidasi bukan tanpa risiko.
Bagaimana penambangan sistem membantu
Kemampuan penilaian varian penambangan proses memungkinkan pengguna membandingkan beragam jalur atau alur kerja dari prosedur yang sama. Dengan sudut pandang ini, perusahaan bisnis, operasi, dan profesional risiko dapat membidik variasi dan pengaruhnya. Ini menyoroti peluang untuk konsolidasi, dan manfaat tambahan dan bahaya yang mungkin terlibat. Tingkat transparansi ini juga menawarkan fakta untuk membantu perubahan seperti penggunaan sumber daya, profil kebutuhan, kemacetan, dan banyak lagi, secara drastis mengurangi inisiatif konsolidasi.
Langkah 3: Standardisasi
Memberikan pengalaman praktis pembelanja yang konstan dengan harga fungsi yang lebih rendah adalah ciri khas raksasa digital dan perusahaan rintisan. Membandingkan bagaimana dua tim yang berbeda melaksanakan suatu tindakan dapat memberikan wawasan yang berguna tentang bagaimana operasi berdampak baik atau negatif, dan hasil yang direncanakan atau tidak direncanakan. Meskipun orang-orang mungkin berbagi strategi dan daftar periksa hanya dengan staf mereka, ini sangat sulit di antara jenis pekerjaan jarak jauh dan hibrida. Akibatnya, prosedur dengan cepat menyimpang dari norma, dan kesempurnaan dan kepatuhan menjadi tidak dapat diprediksi.
Bagaimana tindakan penambangan membantu?
Mengevaluasi varian tindakan melalui penambangan prosedur untuk memiliki pemahaman tentang jalur, mendapatkan pemahaman tentang waktu pelaksanaan latihan dan kesempatan menunggu, menempatkan kemacetan, pengecualian, penggunaan sumber, dan proses lainnya segera menyoroti di mana pun alternatif untuk membakukan berada.
Langkah 4: Penyederhanaan
Proses bisnis pasti berkembang dari waktu ke waktu, seperti tindakan yang tidak diperlukan, kontrol asing, sumber duplikat, dan solusi panduan. Ketika poin salah, reaksi naluriah sering menggabungkan satu kontrol lagi atau memperkenalkan serangkaian prosedur panduan yang tidak berkelanjutan dan rentan kesalahan.
Bagaimana penambangan sistem membantu
Visibilitas, transparansi, dan ketersediaan versi proses yang dipelajari melalui penambangan prosedur dengan representasi aliran yang tepat dan metrik pendekatan nyata memungkinkan analis untuk menemukan pemborosan dengan cepat. Jenis transaksi yang memperlambat proses, kontrol duplikat, tindakan yang tidak bernilai, penyerahan yang terputus atau bertahap, pengulangan pengerjaan ulang, dan pengecualian dapat dengan mudah diidentifikasi. Membasmi pemborosan ini langsung memangkas biaya dan meningkatkan kualitas tinggi, memberikan hasil akhir yang jauh lebih baik kepada pembeli dengan lebih cepat.
Fase 5: Rekayasa Ulang Proses Bisnis Kecil

Pada saat suatu metode dikonsolidasikan, distandarisasi, dan disederhanakan, mengidentifikasi alternatif untuk merekayasa ulang biasanya merupakan langkah yang akan datang. Untuk melakukan ini dengan benar menuntut tidak hanya pemahaman tentang setiap pendekatan "Apa Adanya" untuk saluran terkait yang mencakup metrik sistem menyeluruh yang memandu mereka, tetapi juga pemahaman terperinci tentang semua pengecualian yang dapat dilakukan.
Bagaimana metode penambangan membantu
Sepenuhnya memahami pekerjaan tersembunyi dan mendeteksi serah terima yang buruk, pengerjaan ulang, sumber yang kurang dimanfaatkan atau digunakan secara berlebihan, untuk membuat kesimpulan kemajuan metode yang diinformasikan pengetahuan. Mendeteksi rutinitas yang sangat berulang, manual, dan rentan kesalahan untuk otomatisasi. Kursus penambangan tindakan dapat menemukan akar penyebab seringnya penundaan dalam rantai pasokan atau alur kerja yang memberikan kesan dan situasi pengiriman yang baik, dan selanjutnya menyebabkan hilangnya keuntungan.
Langkah 6: Otomatisasi Taktis
Mengotomatiskan prosedur adalah titik fokus bagi banyak bisnis. Ketika transformasi komprehensif sedang berlangsung, otomatisasi taktis adalah taktik umum untuk memperoleh beberapa keuntungan sementara itu. Ini mungkin termasuk hal-hal seperti mengubah aturan organisasi, menggunakan Otomatisasi Pendekatan Robot, atau desain Penemuan Peralatan. Karena kompleksitas mendasar, bahkan pendekatan yang direkayasa ulang yang dibuat pada tumpukan pengetahuan teknologi yang sama sulit untuk diotomatisasi secara taktis dari ujung ke ujung.
Bagaimana metode penambangan membantu
Menentukan metode spesifik dalam prosedur di mana otomatisasi dapat membuat dampak yang paling penting melibatkan pengetahuan menyeluruh tentang waktu tugas, pemanfaatan sumber, dan biaya sumber. Pemodelan tindakan yang bekerja dengan penambangan sistem dapat membantu memprioritaskan upaya otomatisasi taktis. Hal ini juga memastikan bahwa waktu tidak terbuang untuk mengotomatisasi komponen dari tindakan yang mungkin tidak memberikan laba atas pengeluaran. Penambangan pendekatan meningkatkan teknik tradisional: opsi otomatisasi, pada jumlah tugas atau metode, dapat ditentukan dengan menggunakan penambangan prosedur, dan pengaruh otomatisasinya dapat dinilai secara kuantitatif, terutama berdasarkan detail yang sangat sulit.
Fase 7: Outsourcing/Offshoring/Rightshoring
Mungkin tampak cepat untuk memperkirakan berapa banyak pria dan wanita yang diminta hanya dengan menghitung pemilihan pria dan wanita yang terlibat dalam kru pengirim. Meski begitu, ini mungkin tidak mencerminkan waktu tambahan yang belum dibayar atau mencerminkan perbedaan antara apa yang diprediksi dan apa yang sudah selesai. Hal ini tidak memungkinkan untuk pengalaman dan informasi yang diperoleh selama bertahun-tahun, dan keuntungan produktivitas yang menyertainya.
Mentransfer proses organisasi penting dari satu tempat ke tempat lain atau dari satu perusahaan tertentu ke yang lain berisiko dan sering bergantung pada kemampuan pekerja untuk meminta masalah atau menyampaikan bagaimana fungsi dilakukan.
Bagaimana pendekatan penambangan membantu?
Mengelola penemuan prosedur otomatis yang dilakukan sebelum transisi memastikan setiap grup pengirim dan penerima berada di halaman web yang serupa, dan bahwa ada pemahaman yang komprehensif tentang semua pengecualian dan perhitungan sumber daya yang ada di belakangnya.
Langkah 8: Transformasi
Digitalisasi dapat merampingkan operasi dan prosedur bisnis kecil dan memungkinkan bisnis mengubah gaya kerja dan meningkatkan hasil perusahaan. Karena itu, digitalisasi tidak membuat perbedaan pada dasarnya mengubah penyedia saat ini dengan tipe elektronik atau menerapkan lebih banyak pengetahuan. Untuk mencapai seluruh keuntungan, proses harus dipahami dan dioptimalkan secara ideal sebelum otomatisasi dan digitalisasi, sebuah tantangan besar bagi organisasi yang memiliki puluhan ribu proses dan banyak pengecualian untuk proses tersebut.
Bagaimana prosedur penambangan membantu
Metode penambangan membawa transparansi yang sangat diinginkan tentang bagaimana suatu organisasi efektif dan akibatnya memungkinkan para pemimpin transformasi memahami di mana harus menargetkan, apa yang harus diprioritaskan, dan bagaimana mengubah proses penting sepenuhnya untuk keunggulan operasional yang berkelanjutan. Sangat penting untuk memahami sepenuhnya alur prosedur "Apa Adanya", sepenuhnya memahami dengan tepat di mana kemacetan muncul dan fungsi mana yang mengambil jumlah pekerjaan yang optimal, dan memeriksa dan memprediksi desain pendekatan dan penyesuaian "To-Be" sebelum segera setelah transformasi. Sangat penting untuk membangun penglihatan yang jelas tentang penyesuaian yang diperlukan, hasil yang dapat dilakukan, dan respons pelanggan terhadapnya.
Pendekatan penambangan mendukung kematangan metode
Banyak perusahaan masih harus menempuh banyak hal untuk mencapai kedewasaan tindakan. Masalah utama adalah kurangnya transparansi dan rincian prosedur untuk membantu kelompok membangun pemahaman mendalam tentang bagaimana proses mereka saat ini bekerja. Visibilitas dan persepsi yang dihadirkan oleh penambangan proses adalah tolok ukur kemajuan yang masuk akal dan dapat merangsang penemuan substansial tentang bagaimana kinerja proses organisasi. Bekerja dengan log perayaan yang ada sebagai dasar simulasi memungkinkan tim untuk mempercepat wawasan dan menarik kesimpulan lebih cepat.
Penambangan prosedur meningkatkan pendekatan tradisional untuk keunggulan operasional dengan mengotomatiskan tindakan penting dari penemuan metode. Peta dan versi yang dihasilkan mencerminkan realitas organisasi dan didukung dengan data operasional yang biasanya sangat kurang. Dengan versi terbuka sebagai dasar, jalan menuju perbaikan kemudian menghasilkan menjadi jauh lebih mudah, lebih tepat, membawa lebih sedikit risiko, dan jauh lebih cepat.
Marcello La Rosa, salah satu pendiri dan CEO, Apromore