8 шагов к трансформационному операционному совершенству с помощью интеллектуального анализа процедур
Опубликовано: 2021-12-27
Сегодня предприятия находятся под серьезным экономическим и агрессивным стрессом, поскольку им приходится иметь дело с нарушениями в масштабах, которые ранее не представлялись. Ожидания покупателей достигли рекордно высокого уровня, а переход на удаленное и гибридное выполнение работы поставил беспрецедентные требования как к сотрудникам, так и к компаниям.
Операционное совершенство является ключом к устойчивости и расширению компании, и до сих пор владельцы бизнес-центров, как правило, борются за то, чтобы оставаться на одном уровне с немедленным улучшением и недостаточной видимостью ресурсов анализа процессов и моделирования, необходимых для принятия полезных решений. Более сложным вопросом является чисто естественная последовательность изменений. По мере того, как процессы компании со временем развиваются, они становятся загроможденными отходами, нежелательными мерами, посторонними средствами контроля, дублированными активами и ручными обходными путями, большая часть которых скрыта от глаз.
Интеллектуальный анализ систем улучшает стандартные стратегии до совершенства операций за счет автоматизации жизненно важного действия по обнаружению процессов. По определению системный анализ — это один из способов, основанных на фактах, для оценки корпоративных процедур, работающих со случайными фактами, извлеченными из блоков информации и фактов. Это позволяет потребителям малого бизнеса обнаруживать узкие места, отклонения и источники расточительства или переделки в своих процессах. С открытыми моделями в качестве основы путь к усовершенствованию станет намного проще, точнее, с меньшими возможностями и намного быстрее.
Вот как руководители компаний могут заложить основу для автоматизации обнаружения процессов и непрерывного совершенствования с помощью 8-шагового пути к операционному совершенству.
Восемь методов трансформационного операционного совершенства
Действие 1: Прекратите выполнять не приносящие пользу дополнительные функции
Проблема: в значительной степени выполнение работы, как правило, все же выполняется на основе поведения. Например: пользователи одной группы могут придерживаться процесса, который в течение длительного времени не совпадает с желаниями другой команды. Избавиться от этой энергии можно быстро и просто, и это может дать быстрые преимущества.
Как помогает курс действий
Обнаруженная системная модель не только значительно упростит распознавание узких мест, переделок и областей, где процедуры застопорились, но и упростит количественную оценку вознаграждения. Изучая изменения среди наиболее эффективных методов и представляя (как есть) продукты в дельта-исследовании, лица, принимающие решения в малом бизнесе, могут рассмотреть альтернативы для искоренения расточительства, снижения вероятности и повышения операционной эффективности и качества обслуживания клиентов.
Этап 2: Консолидация
Со временем на крупных, зрелых предприятиях улучшаются стили работы, модифицируются существующие решения и внедряются новые решения. Следствием этого часто являются фрагментированные и распределенные процессы, которые различаются по нескольким группам. Существенным шагом в направлении операционного совершенства является объединение очень похожих процедур, процедур и команд. Тем не менее, консолидация не лишена риска.
Как помогает системный майнинг
Возможности оценки вариантов интеллектуального анализа процессов позволяют пользователям сравнивать различные пути или рабочие процессы одной и той же процедуры. С этой точки зрения специалисты по бизнесу, операциям и рискам могут ориентироваться на изменения и их последствия. Это подчеркивает возможности для консолидации, а также дополнительные преимущества и опасности, которые могут быть связаны с этим. Этот уровень прозрачности также предлагает факты, помогающие изменить такие виды использования ресурсов, профили потребностей, узкие места и многое другое, что значительно снижает риск инициатив по консолидации.
Шаг 3: Стандартизация
Предоставление покупателям постоянного практического опыта по сниженной цене является отличительной чертой цифровых гигантов и стартапов. Сравнение того, как две разные команды выполняют план действий, может дать полезную информацию о том, как работа влияет на хорошие или отрицательные, а также на запланированные или незапланированные результаты. Хотя люди могут делиться стратегиями и контрольными списками только со своими сотрудниками, это очень сложно в условиях удаленной и гибридной работы. В результате процедуры быстро уходят от нормы, а превосходство и соответствие оказываются непредсказуемыми.
Как помогает курс действий
Оценка вариантов действий с помощью интеллектуального анализа процедур для понимания путей, понимания случаев выполнения упражнений и ситуаций ожидания, определения узких мест, исключений, использования источника и других процессов быстро выявляет, где лежат альтернативы стандартизации.
Шаг 4: Упрощение
Бизнес-процессы неизбежно развиваются со временем, например, ненужные меры, посторонние элементы управления, дублированные источники и обходные пути. Когда пункты ошибочны, инстинктивной реакцией часто является включение еще одного элемента управления или введение набора неустойчивых, подверженных ошибкам направляющих процедур.
Как помогает системный майнинг
Видимость, прозрачность и доступность версий процессов, полученных в результате интеллектуального анализа процедур, с точным представлением потока и реальных показателей подхода позволяют аналитикам быстро обнаруживать потери. Сортировки транзакций, которые позволяют легко идентифицировать замедляющие процессы, дублирующиеся элементы управления, нецелесообразное включение действий, неработающие или постепенные передачи, циклы доработки и исключения. Искоренение этого расточительства прямо снижает затраты и повышает качество, обеспечивая гораздо лучший конечный результат покупателям быстрее.
Фаза 5: Реинжиниринг процессов малого бизнеса
К тому времени, когда метод консолидирован, стандартизирован и упрощен, определение альтернатив реинжинирингу обычно является следующим шагом. Чтобы сделать это должным образом, требуется не только понимание каждого подхода «как есть» для соответствующих каналов, включая подробные системные метрики, которыми они руководствуются, но и подробное понимание всех выполнимых исключений.
Как помогает интеллектуальный анализ методов
Полностью выявляйте скрытые задания и выявляйте плохие передачи, переделки, недоиспользуемые или чрезмерно используемые источники, чтобы делать выводы о продвижении метода на основе знаний. Обнаружение очень повторяющихся, ручных и подверженных ошибкам подпрограмм для автоматизации. Процесс майнинга может обнаружить причину частых задержек в цепочках поставок или рабочих процессах, которые создают проблемы с доставкой и приводят к потере прибыли.
Шаг 6: Тактическая автоматизация
Автоматизация процедур является приоритетной задачей для многих предприятий. Когда идет комплексная трансформация, тактическая автоматизация является преобладающей тактикой для получения некоторых преимуществ в то же время. Это может включать в себя такие вещи, как изменение организационных правил, использование роботизированной автоматизации подхода или проектов обнаружения оборудования. Из-за фундаментальной сложности даже реинжиниринговый подход, основанный на том же стеке технологических ноу-хау, трудно автоматизировать тактически близко к завершению.
Как помогает метод интеллектуального анализа
Выявление конкретных методов в процедуре, в которой автоматизация может оказать наиболее важное влияние, требует тщательного понимания времени выполнения задачи, использования источника и стоимости источника. Моделирование курса действий при работе с системным анализом может помочь расставить приоритеты в тактической автоматизации. Это также гарантирует, что время не будет потрачено впустую на автоматизацию компонентов плана действий, которые, возможно, не окупятся. Интеллектуальный анализ подходов расширяет традиционную технику: варианты автоматизации в объеме задачи или метода могут быть определены с помощью анализа процедур, а влияние их автоматизации может быть оценено количественно, прежде всего на основе действительно сложных деталей.
Фаза 7: Аутсорсинг/офшоринг/райтшоринг
Может показаться, что можно быстро оценить, сколько мужчин и женщин востребовано, просто подсчитав количество мужчин и женщин, задействованных в отправляющей команде. Тем не менее, это может не отражать неоплаченное дополнительное время или отражать различия между тем, что предсказано, и тем, что уже сделано. Маловероятно, что накопленный годами опыт и информация, а также связанный с этим прирост производительности вряд ли помогут.
Перенос важных организационных процессов из одного места в другое или из одного конкретного предприятия в другое сопряжен с риском и часто зависит от способности работников запрашивать вопросы или сообщать о том, как выполняются функции.
Как подход майнинг помогает
Управление автоматическим обнаружением процедур перед переходом гарантирует, что каждая отправляющая и принимающая группы находятся на одной и той же веб-странице, и что существует полное понимание всех исключений и расчетов ресурсов, которые стоят за ними.
Шаг 8: Трансформация
Цифровизация может упростить операции и процедуры малого бизнеса и позволить предприятиям изменить стиль работы и повысить результаты предприятия. Сказав это, оцифровка не означает, что вы просто замените существующего поставщика электронным типом или внедрите гораздо больше ноу-хау. Чтобы получить полную прибыль, процессы должны быть поняты и идеально оптимизированы до автоматизации и оцифровки, что является серьезной проблемой для организаций, которые имеют десятки тысяч процессов и столько же исключений из этих процессов.
Как помогает майнинг процедур
Интеллектуальный анализ методов обеспечивает столь необходимую прозрачность того, насколько организация эффективна, и, следовательно, позволяет руководителям преобразований понять, на что нацелиться, чему расставить приоритеты и как полностью преобразовать важные процессы для устойчивого операционного совершенства. Крайне важно полностью понять потоки процедур «как есть», полностью понять, где именно проявляются узкие места и какие функции берут на себя оптимальный объем работы, а также изучить и спрогнозировать проекты и корректировки «будущего» подхода до того, как вскоре после преобразования. Очень важно создать очевидное представление о необходимых корректировках, их выполнимых результатах и реакции клиентов на них.
Подход к анализу лежит в основе зрелости метода
Многим фирмам еще многое предстоит сделать, чтобы достичь зрелости образа действий. Ключевой проблемой является недостаток прозрачности и деталей процедур, чтобы помочь группам получить более глубокое понимание того, как работают их текущие процессы. Наглядность и восприятие, которые представляет интеллектуальный анализ процессов, являются разумным критерием прогресса и могут стимулировать существенное открытие того, как работают организационные процессы. Работа с существующими журналами празднования в качестве основы для моделирования позволяет командам быстрее получать информацию и делать выводы.
Интеллектуальный анализ процедур расширяет возможности традиционных подходов к совершенствованию операций за счет автоматизации основных действий по обнаружению методов. Создаваемые карты и версии отражают реальность организации и поддерживаются операционными данными, которых обычно не хватает. Если взять за основу непокрытые версии, то путь к улучшению станет гораздо менее сложным, гораздо более правильным, сопряженным с меньшим риском и значительно более быстрым.
Марчелло Ла Роса, соучредитель и генеральный директор Apromore