8 acciones para la excelencia operativa transformacional con minería de procedimientos
Publicado: 2021-12-27
Las empresas de hoy en día se encuentran bajo un estrés económico y agresivo importante, ya que se enfrentan a una disrupción a una escala nunca antes imaginada. Las expectativas de los compradores han alcanzado máximos históricos, y los cambios a diseños de trabajo remotos e híbridos han generado demandas sin precedentes tanto para los miembros del personal como para las empresas.
La excelencia operativa es clave para la resiliencia y la expansión de la empresa, y aún hoy en día los dueños de casa de métodos suelen luchar para mantenerse al día con el nivel inmediato de mejora y visibilidad deficiente de los recursos de modelado e inteligencia de procedimientos necesarios para la toma de decisiones útiles. Cuestiones más complicadas son la progresión puramente natural del cambio. A medida que los procesos de la empresa evolucionan con el tiempo, se llenan de desperdicios, medidas no deseadas, controles extraños, activos duplicados y soluciones manuales, la mayor parte de los cuales están ocultos a la vista.
La minería de sistemas mejora las estrategias estándar a la excelencia operativa al automatizar la acción vital del descubrimiento de procesos. Por definición, la minería de sistemas es una de las tácticas basadas en hechos para evaluar los procedimientos empresariales que trabajan con datos ocasionales extraídos de unidades de información y datos. Permite a los consumidores de pequeñas empresas descubrir cuellos de botella, desviaciones y fuentes de despilfarro o reelaboración en sus procesos. Con los modelos descubiertos como base, el camino hacia la mejora será mucho más fácil, más preciso, conlleva menos posibilidades y es mucho más rápido.
Así es como los líderes de la empresa pueden sentar las bases para automatizar el descubrimiento de procesos y la mejora continua a través de un camino de 8 pasos hacia la excelencia operativa.
Ocho técnicas para la excelencia operativa transformacional
Acción 1: dejar de hacer la función adicional que no es de beneficio
El problema: en gran parte, hacer el trabajo generalmente se realiza a partir del comportamiento. Por ejemplo: los usuarios de un solo grupo podrían cumplir con un proceso que ya no se alinea con los deseos de otro equipo. Eliminar esta energía es rápido y sencillo de poner en práctica y puede brindar ventajas rápidas.
Cómo ayuda la minería del curso de acción
El modelo de sistema descubierto no solo facilitaría mucho el reconocimiento de cuellos de botella, reelaboración y regiones exactamente donde los procedimientos están estancados, sino que también haría que fuera menos difícil cuantificar las recompensas. Al examinar el cambio entre las técnicas más efectivas y los productos actuales (tal cual) en una investigación delta, los responsables de las conclusiones de las pequeñas empresas pueden buscar alternativas para erradicar el despilfarro, reducir el riesgo y fortalecer la eficacia operativa y la experiencia del cliente.
Etapa 2: Consolidación
Con el tiempo, en empresas sólidas y maduras, los estilos de funcionamiento mejoran, las soluciones existentes se modifican y se introducen nuevas soluciones. La consecuencia es a menudo procesos fragmentados y distribuidos que varían entre múltiples grupos. Un movimiento esencial en la dirección de la excelencia operativa es consolidar procedimientos, rutinas y equipos muy similares. Sin embargo, la consolidación no está exenta de riesgos.
Cómo ayuda la minería de sistemas
Las capacidades de evaluación de variantes de Process Mining permiten a los usuarios comparar diversas rutas o flujos de trabajo del mismo procedimiento. Desde esta perspectiva, los profesionales de empresas, operaciones y riesgos pueden orientarse sobre las variaciones y sus efectos. Esto destaca las oportunidades para la consolidación y los beneficios y peligros adicionales que tal vez puedan estar involucrados. Este nivel de transparencia también ofrece información para ayudar al cambio, como la utilización de recursos, los perfiles de necesidades, los cuellos de botella y mucho más, lo que pone en peligro drásticamente las iniciativas de consolidación.
Paso 3: Estandarización
Brindar una experiencia práctica constante al comprador a un precio de funcionamiento más bajo es un sello distintivo de los gigantes digitales y las nuevas empresas. Comparar cómo dos equipos diferentes ejecutan un curso de acción puede brindar información útil sobre cómo el trabajo impacta en los resultados positivos o negativos, planificados o no planificados. Si bien las personas pueden compartir estrategias y listas de verificación solo con su personal, esto es significativamente difícil en medio de tipos de trabajo remotos e híbridos. Como resultado, los procedimientos se alejan rápidamente de la norma y la excelencia y el cumplimiento se vuelven impredecibles.
Cómo ayuda la minería del curso de acción
La evaluación de las variantes del curso de acción a través de la minería de procedimientos para comprender las rutas, comprender los tiempos de ejecución del ejercicio y los tiempos de espera, ubicar los cuellos de botella, las excepciones, el uso de la fuente y otros procesos resalta rápidamente dónde se encuentran las opciones para estandarizar.
Paso 4: Simplificación
Los procesos comerciales inevitablemente evolucionan con el tiempo, como medidas innecesarias, controles extraños, fuentes duplicadas y soluciones alternativas de guía. Cuando los puntos se equivocan, la reacción instintiva suele ser incorporar un control más o introducir una serie de procedimientos de guía insostenibles y susceptibles de error.
Cómo ayuda la minería de sistemas
La visibilidad, la transparencia y la disponibilidad de las versiones del proceso aprendidas mediante la minería de procedimientos con una representación precisa del flujo y las métricas de enfoque reales hacen posible que los analistas descubran rápidamente el desperdicio. Clasificaciones de transacciones que ralentizan los procesos, los controles duplicados, las acciones que no valen la pena incorporar, las transferencias rotas o graduales, los bucles de reelaboración y las excepciones pueden identificarse convenientemente. Erradicar este despilfarro directamente reduce los costos y mejora la calidad, brindando un mejor resultado a los consumidores más rápidamente.
Fase 5: Reingeniería de procesos de pequeñas empresas
En el momento en que un método se consolida, estandariza y simplifica, identificar alternativas para la reingeniería normalmente es el siguiente paso. Hacer esto correctamente exige no solo una comprensión de cada enfoque "tal como está" para los canales pertinentes, que incluye las métricas completas del sistema que los guían, sino también una comprensión detallada de todas las posibles excepciones.
Cómo ayuda la minería de métodos
Comprenda completamente los trabajos ocultos y detecte traspasos deficientes, reelaboración, fuentes infrautilizadas o sobreutilizadas, para sacar conclusiones de avance de métodos basadas en el conocimiento. Detecte rutinas muy repetitivas, manuales y vulnerables a errores para la automatización. La minería del curso de acción puede descubrir la causa raíz de los frecuentes retrasos en las cadenas de suministro o los flujos de trabajo que impresionan las condiciones de entrega y son excelentes y, por lo tanto, conducen a la pérdida de beneficios.
Paso 6: Automatización Táctica
La automatización de procedimientos es un punto focal para muchas empresas. Cuando se está llevando a cabo una transformación integral, la automatización táctica es una táctica predominante para obtener algunas de las ganancias mientras tanto. Esto puede incluir cosas como la modificación de las reglas de la organización, el uso de la Automatización de enfoque robótico o los diseños de descubrimiento de equipos. Debido a la complejidad fundamental, incluso un enfoque rediseñado que se elabora sobre la misma pila de conocimientos tecnológicos es difícil de automatizar tácticamente casi al final.
Cómo ayuda la minería de métodos
Identificar los métodos específicos en el procedimiento en el que la automatización puede tener el impacto más importante implica un conocimiento profundo del tiempo de la tarea, la utilización de la fuente y los costos de la fuente. El modelado del curso de acción que trabaja con la minería del sistema puede ayudar a priorizar los esfuerzos de automatización táctica. También asegura que no se desperdicie tiempo en la automatización de componentes del curso de acción que posiblemente no generen un retorno de los gastos. La minería de enfoque mejora la técnica tradicional: las opciones de automatización, en la cantidad de tarea o método, se pueden determinar mediante la minería de procedimientos, y la influencia de su automatización se puede evaluar cuantitativamente, principalmente en función de detalles muy concretos.
Fase 7: Outsourcing/Offshoring/Rightshoring
Puede parecer rápido estimar cuántos hombres y mujeres se demandan simplemente contando la selección de hombres y mujeres que participan en el equipo de envío. Aun así, es posible que esto no refleje el tiempo adicional no pagado o que refleje las diferencias entre lo que se predice y lo que se hace. Es poco probable que permita acumular años de experiencia e información, y las ganancias de productividad que lo acompañan.
La transferencia de procesos organizacionales esenciales de un solo lugar a otro o de una empresa en particular a otra es riesgosa y, a menudo, depende de la capacidad de los trabajadores para solicitar problemas o transmitir cómo se lleva a cabo el trabajo.
Cómo ayuda la minería de enfoque
La gestión de un ejercicio de descubrimiento de procedimientos automatizado antes de la transición garantiza que tanto los grupos de envío como los de recepción estén en la misma página web, y que haya una comprensión integral de todas las excepciones y los cálculos de recursos que se encuentran detrás de ellas.
Paso 8: Transformación
La digitalización puede agilizar las operaciones y los procedimientos de las pequeñas empresas y permitir que las empresas cambien los estilos de trabajo y aumenten los resultados empresariales. Dicho esto, la digitalización no es una diferencia entre simplemente cambiar un proveedor actual por uno electrónico o implementar más tecnología. Para lograr el beneficio total, los procesos deberán comprenderse y optimizarse idealmente antes de la automatización y la digitalización, un desafío considerable para las organizaciones que tienen decenas de miles de procesos y tantas excepciones a esos procesos.
Cómo ayuda la minería de procedimientos
La minería de métodos brinda una transparencia considerablemente buscada sobre cómo una organización es efectiva y, en consecuencia, permite a los líderes de transformación comprender dónde apuntar, qué priorizar y cómo transformar completamente los procesos cruciales para una excelencia operativa sostenida. Es crucial comprender completamente los flujos de procedimientos "tal como están", comprender exactamente dónde se manifiestan los cuellos de botella y qué funciones requieren la cantidad óptima de trabajo, y examinar y predecir los diseños y ajustes del enfoque "To-Be" antes de la transformación. Es muy importante construir una visión aparente de los ajustes necesarios, sus posibles resultados y la respuesta de los clientes a ellos.
La minería de enfoque sustenta la madurez del método
Numerosas empresas todavía tienen mucho por hacer para alcanzar la madurez del curso de acción. Un problema clave es la falta de transparencia y detalles del procedimiento para ayudar a los grupos a desarrollar una comprensión profunda de cómo funcionan sus procesos actuales. La visibilidad y la percepción que presenta la minería de procesos es un punto de referencia razonable del progreso y puede estimular el descubrimiento sustancial de cómo funcionan los procesos organizacionales. Trabajar con registros de celebración existentes como base para la simulación permite a los equipos acelerar los conocimientos y extraer conclusiones más rápidamente.
La minería de procedimientos impulsa los enfoques tradicionales hacia la excelencia operativa al automatizar la acción esencial del descubrimiento de métodos. Los mapas y versiones que se producen reflejan la realidad de la organización y se sustentan con datos operativos de los que normalmente se carece. Con las versiones descubiertas como base, el camino hacia la mejora se vuelve mucho menos difícil, mucho más preciso, conlleva menos riesgos y es mucho más rápido.
Marcello La Rosa, cofundador y director ejecutivo de Apromore