Como o WordCamp Paris simplificou os envios de palestrantes com o plug-in Idea Stream

Este post foi contribuído pela autora convidada Jenny Beaumont. Jenny Beaumont é co-organizadora do WordCamp Paris & WordCamp Europe, palestrante frequente nos WordCamps na França e no exterior e colaboradora de vários blogs. Depois de 17 anos construindo coisas dentro e fora da web, ela está tirando um ano sabático para ter uma nova visão da vida.

Se você organizou um WordCamp ou evento semelhante, conhece o trabalho envolvido na gestão de uma chamada de trabalhos. A cada submissão vem muitas informações, tanto sobre o candidato quanto sobre a palestra proposta. E com alguns candidatos enviando várias propostas, o número total de inscrições pode ser de 3 a 4 vezes o número de vagas disponíveis.

A chamada para palestrantes para o WordCamp Paris 2016 trouxe mais de 70 candidatos e mais de 100 propostas!

No passado, a maioria dos WordCamps recebia propostas por meio de formulários on-line e as organizava em planilhas para deliberação. Mas assim como o WordCamp Paris cresceu nos últimos anos, a equipe organizadora também cresceu, e o método de planilha tornou-se cada vez mais trabalhoso e ineficiente.

Existe um plugin para isso

Enquanto se preparavam para o WordCamp Paris 2015, os organizadores decidiram resolver esse problema e recorreram ao WP Idea Stream, um plugin desenvolvido por Mathieu Viet (que desde então se juntou à equipe organizadora).

Como o nome sugere, o WP Idea Stream é uma ferramenta colaborativa criada com o objetivo de compartilhar e gerenciar ideias entre membros de um site WordPress. Um olhar mais atento nos mostra que esse conceito simples contém muitos recursos intrincados e úteis.

Vantagens para os usuários

Preencher um formulário uma vez não é problema, mas e se você quiser enviar várias propostas? Ou, e se você for interrompido durante o preenchimento de um formulário e tiver que começar de novo?

O WP Idea Stream resolve esse problema oferecendo aos candidatos a palestra uma inscrição simples e única. Com sua própria conta, eles podem:

• Atualize suas informações pessoais a qualquer momento (nome, biografia, contas de mídia social, endereço de e-mail, número de telefone etc.)
• Envie várias propostas sem precisar reenviar informações pessoais
• Edite cada proposta por até uma hora após o envio
• Acesse e consulte suas submissões a qualquer momento

Vantagens para os organizadores

Alguns membros da equipe esperam até o fechamento para se sentar e avaliar as propostas de uma só vez, enquanto outros preferem reagir ao longo do tempo à medida que as conversas acontecem. Como você acompanha aqueles que viu? Como você troca pensamentos e opiniões com seus companheiros de equipe? Como você navega por todas essas informações?

Voto

O WP Idea Stream usa um sistema de classificação de cinco estrelas para votar em ideias (ou palestras no nosso caso). Isso facilita ver quais são os mais populares entre um grande grupo de organizadores.

A página de configurações do plug-in inclui uma maneira fácil de personalizar o texto para cada nível.

Comente e debata

Para complementar esse sistema de votação, os organizadores podem deixar comentários em cada apresentação para reforçar ainda mais seus argumentos a favor ou contra uma palestra. Eles também têm a oportunidade de apontar informações que possam estar faltando, fazer perguntas ao candidato ou anotar temas recorrentes que surgem.

Rastrear e filtrar

Como administrador, há duas maneiras de visualizar as propostas de palestra: a visualização principal de “post” e uma visualização de dentro do seu próprio perfil.

A visualização “post” é muito parecida com a página inicial do blog padrão em um site WordPress padrão. Os envios são listados em ordem cronológica decrescente por padrão, incluindo paginação e exibição do número total de palestras até o momento. Então, existe a possibilidade de:

• Pesquisar por palavra-chave
• Filtrar por votos (as classificações mais altas primeiro)
• Filtrar pelos mais comentados

O trecho para cada apresentação de palestra inclui:

• O avatar do candidato (os candidatos são incentivados a usar o endereço de e-mail associado à sua conta Gravatar no momento da inscrição)
• O nome da conversa
• O número de comentários com um link rápido para essa seção da palestra
• A classificação média atual, com um link rápido para votar nessa palestra
• Um trecho da descrição da palestra
• Uma lista de todas as seleções de categorias e tags
• A data de apresentação
• Um link rápido para editar a proposta no administrador do WordPress

A visualização "perfil" destina-se a usuários inscritos para visualizar seus próprios envios e gerenciar suas informações pessoais. Como administrador, essa visualização de front-end também inclui algumas guias muito úteis para ajudar a acompanhar sua participação no processo de deliberação.

• Publicados. Mostra todos e quaisquer envios que você possa ter feito. Sim, os organizadores do WordCamp Paris também costumam ser palestrantes!
• Comentado. Mostra todas as propostas de palestra que você já comentou.
• Avaliado. Mostra todas as propostas de palestra nas quais você já votou.
• A ser avaliada. Mostra todas as propostas de palestra que ainda aguardam seu voto.

Organizar

Por padrão, o WP Idea Stream vem com categorias padrão do WordPress e taxonomias de tags, permitindo que os envios sejam ainda mais classificados e qualificados. Este ano, para o WordCamp Paris, usamos categorias para representar três formatos de conversa: preferências de 10, 20 e 30 minutos.

Usamos tags para o que chamamos de “zooms” de conversa (basicamente apenas tags temáticas). A vantagem aqui é que, assim como as tags padrão do WordPress, os usuários podem ser solicitados com palavras-chave “mais usadas” para descrever o tema de sua palestra.

Categorias e tags têm links rápidos para filtrar a visualização por esses termos.

Isso provou ser extremamente útil para identificar assuntos e tendências recorrentes, comparar propostas semelhantes e até mesmo descobrir assuntos que não foram abordados para os quais talvez queiramos encontrar palestrantes.

Exportar

Quando se trata disso, você não consegue contornar a boa e velha planilha para finalizar o trabalho.

Assim que a equipe terminar de avaliar todas as palestras, os envios podem ser facilmente exportados para uma planilha e classificados por votação, tema e duração da palestra. A partir daqui, o programa é construído e finalizado, e a maior parte do trabalho já está feito.

Requisitos

O uso do WP Idea Stream exige que tenhamos e mantenhamos uma instalação do WordPress separada do nosso site oficial do WordCamp, mas isso também está provando ter várias vantagens, incluindo:

• Um domínio dedicado para e-mails
• Um site permanente que pode funcionar como um arquivo de longo prazo, essencialmente reagrupando informações e links para o site dedicado de cada ano

Costumização

O WP Idea Stream não funciona assim pronto para uso. Muitos desses recursos foram criados especificamente para nossos propósitos. Como o plugin foi desenvolvido para ser altamente extensível, adaptá-lo para suas próprias necessidades é relativamente fácil.

Modelos

O WP Idea Stream é construído com um sistema de templates, permitindo que você substitua facilmente qualquer uma das visualizações front-end do seu próprio tema.

Funções personalizadas

Colocar um arquivo chamado wp-idea-stream-custom.php em wp-content/plugins/ estende o plugin, permitindo que você construa a funcionalidade padrão.

Aqui estão alguns dos recursos que adicionamos para adaptar o plugin às nossas necessidades:

• Publique o conteúdo (conversas) no modo privado
• Campos de usuário estendidos, incluindo preferência de idioma (o site é exibido por padrão no idioma de preferência)
• Limite de tempo para editar envios de palestras
• Guias de administração de front-end para visualizar envios por aqueles classificados e aqueles que ainda precisam ser classificados
• Modificações de back-end para que o nome e o ícone do plug-in sejam alterados no menu de administração.
• Adicionada uma metabox com caixas de seleção adicionais para classificar ainda mais as palestras por público-alvo
• Adicionada a função de usuário de “falante”, essencialmente com as mesmas permissões que o “assinante” padrão.

Também adicionamos uma pequena função divertida caso algum candidato tente dar uma espiada hackeando o feed RSS de comentários do site:

[php light=”true”]
/**
* Redirecione o locutor que está tentando trapacear adicionando o argumento do feed ao URL da conversa :)
*/
function wc_talk_neutralize_feeds_step_two() {
if ( is_feed() && wp_idea_stream_is_ideastream() ) {
wp_idea_stream_add_message( array(
'tipo' => 'informações',
'content' => __( 'Ah! pego tentando espionar!', 'wc-talk' ),
));
wp_safe_redirect( wp_idea_stream_get_redirect_url() );
saída();
}
}
[/php]

Usamos esse sistema há dois anos consecutivos, aprimorando a funcionalidade à medida que aprendemos quais recursos são necessários para tornar o processo o mais suave e eficiente possível. No geral, podemos gastar mais tempo no processo, mas é um tempo qualitativo. Essas ferramentas humanizam o processo, permitindo navegar facilmente pelas informações e investir ainda mais nos candidatos e em suas ideias.

Como uma ferramenta colaborativa, adiciona um elemento de diversão que você não consegue tirar de uma planilha! Isso traz uma dinâmica a mais ao grupo, permitindo que todos participemos do processo e tenhamos voz (exceto aqueles organizadores que propõem palestras, é claro! ;) ).

Como a idéia? Você deve experimentá-lo!