Comment WordCamp Paris a rationalisé les soumissions de conférenciers avec le plugin Idea Stream

Cet article a été rédigé par l'auteure invitée Jenny Beaumont. Jenny Beaumont est co-organisatrice de WordCamp Paris & WordCamp Europe, intervient fréquemment dans des WordCamps en France et à l'étranger, et contribue à de nombreux blogs. Après 17 ans à créer des choses sur et autour du Web, elle prend un congé sabbatique d'un an pour avoir une nouvelle vision de la vie.

Si vous avez organisé un WordCamp ou un événement similaire, vous connaissez le travail qu'implique la gestion d'un appel à communications. Chaque soumission contient de nombreuses informations, à la fois sur le candidat et sur le discours proposé. Et avec certains candidats soumettant plusieurs propositions, le nombre total de soumissions peut être 3 à 4 fois supérieur au nombre de créneaux disponibles.

L'appel à conférenciers du WordCamp Paris 2016 a attiré plus de 70 candidats et plus de 100 propositions !

Dans le passé, la plupart des WordCamps prenaient des propositions via des formulaires en ligne, puis les organisaient dans des feuilles de calcul pour délibération. Mais tout comme WordCamp Paris s'est développé ces dernières années, l'équipe organisatrice s'est également développée, et la méthode du tableur est devenue de plus en plus laborieuse et inefficace.

Il y a un plugin pour ça

Lors de la préparation du WordCamp Paris 2015, les organisateurs ont décidé de s'attaquer à ce problème, et se sont tournés vers WP Idea Stream, un plugin développé par Mathieu Viet (qui a depuis rejoint l'équipe organisatrice).

Comme son nom l'indique, WP Idea Stream est un outil collaboratif conçu dans le but de partager et de gérer des idées entre les membres d'un site WordPress. Un examen attentif nous montre que ce concept simple contient de nombreuses fonctionnalités complexes et utiles.

Avantages pour les utilisateurs

Remplir un formulaire une seule fois n'est pas un problème, mais que se passe-t-il si vous souhaitez soumettre plusieurs propositions ? Ou, que se passe-t-il si vous êtes interrompu pendant que vous remplissez un formulaire et que vous devez recommencer ?

WP Idea Stream résout ce problème en donnant aux candidats à la conversation une simple inscription unique. Avec leur propre compte, ils peuvent :

• Mettre à jour leurs informations personnelles à tout moment (nom, biographie, comptes de médias sociaux, adresse e-mail, numéro de téléphone, etc.)
• Soumettre plusieurs propositions sans avoir à soumettre à nouveau des informations personnelles
• Modifier chaque proposition jusqu'à une heure après la soumission
• Accéder et consulter leurs soumissions à tout moment

Avantages pour les organisateurs

Certains membres de l'équipe attendent la clôture pour s'asseoir et évaluer les propositions en une seule fois, tandis que d'autres préfèrent réagir au fil du temps au fur et à mesure que les pourparlers avancent. Comment gardez-vous une trace de ceux que vous avez vus ? Comment échangez-vous des idées et des opinions avec vos coéquipiers ? Comment naviguez-vous dans toutes ces informations ?

Voter

WP Idea Stream utilise un système de notation à cinq étoiles pour voter sur des idées (ou des discussions dans notre cas). Cela permet de voir facilement quels sont les plus populaires parmi un grand groupe d'organisateurs.

La page des paramètres du plugin comprend un moyen simple de personnaliser le libellé de chaque niveau.

Commentaire et débat

Pour compléter ce système de vote, les organisateurs peuvent laisser des commentaires sur chaque soumission pour renforcer davantage leur argumentation pour ou contre une conférence. Ils ont également la possibilité de signaler des informations qui pourraient manquer, de poser des questions au candidat ou de prendre des notes sur des thèmes récurrents qui émergent.

Suivre et filtrer

En tant qu'administrateur, il existe deux façons d'afficher les propositions de discussion : la vue principale "post" et une vue depuis votre propre profil.

La vue "post" ressemble beaucoup à la page d'accueil du blog par défaut sur un site WordPress standard. Les soumissions sont répertoriées par ordre chronologique décroissant par défaut, y compris la pagination et un affichage du nombre total de présentations à ce jour. Ensuite, il y a la possibilité de :

• Recherche par mots-clés
• Filtrer par votes (les notes les plus élevées en premier)
• Filtrer par les plus commentés

L'extrait de chaque présentation de conférence comprend :

• L'avatar du candidat (les candidats sont encouragés à utiliser l'adresse e-mail associée à leur compte Gravatar lors de leur inscription)
• Le nom de la conversation
• Le nombre de commentaires avec un lien rapide vers cette section de la discussion
• La note moyenne actuelle, avec un lien rapide pour voter sur ce discours
• Un extrait de la description de la conférence
• Une liste de toutes les sélections de catégories et de balises
• La date de soumission
• Un lien rapide pour modifier la proposition dans l'administrateur WordPress

La vue "profil" est destinée aux utilisateurs abonnés pour voir leurs propres soumissions et gérer leurs informations personnelles. En tant qu'administrateur, cette vue frontale comprend également des onglets très utiles pour vous aider à suivre votre participation au processus de délibération.

• Publié. Affiche toutes les soumissions que vous pourriez avoir faites. Oui, les organisateurs du WordCamp Paris sont aussi souvent des intervenants !
• Commenté. Affiche toutes les propositions de discussion que vous avez déjà commentées.
• Évalué. Affiche toutes les propositions de discussion sur lesquelles vous avez déjà voté.
• Pour être évalué. Affiche toutes les propositions de discussion qui attendent toujours votre vote.

Organiser

Par défaut, WP Idea Stream est livré avec des taxonomies de catégories et de balises WordPress standard, permettant aux soumissions d'être classées et qualifiées davantage. Cette année pour WordCamp Paris, nous avons utilisé des catégories pour représenter trois formats de talk : 10, 20 et 30 minutes de préférences.

Nous utilisons des balises pour ce que nous appelons des « zooms » de conversation (essentiellement des balises thématiques). L'avantage ici est que, tout comme les balises WordPress standard, les utilisateurs peuvent être invités avec les mots-clés "les plus utilisés" pour décrire le thème de leur conversation.

Les catégories et les balises ont des liens rapides pour filtrer la vue selon ces termes.

Cela s'est avéré extrêmement utile pour repérer des sujets et des tendances récurrents, comparer des propositions similaires et même pour déterminer des sujets qui n'ont pas été couverts et pour lesquels nous pourrions vouloir trouver des conférenciers.

Exportation

En fin de compte, vous ne pouvez pas contourner la bonne feuille de calcul à l'ancienne pour finaliser le travail.

Une fois que l'équipe a fini d'évaluer toutes les discussions, les soumissions peuvent être facilement exportées vers une feuille de calcul et triées par vote, thème et durée de la discussion. À partir de là, le programme est construit et finalisé, et le gros du travail est déjà fait.

Exigences

L'utilisation de WP Idea Stream nous oblige à avoir et à maintenir une installation WordPress distincte de notre site officiel WordCamp, mais cela s'avère également avoir un certain nombre d'avantages, notamment :

• Un domaine dédié aux emails
• Un site permanent pouvant servir d'archive pérenne, regroupant essentiellement des informations et des liens vers le site dédié de chaque année

Personnalisation

WP Idea Stream ne fonctionne pas comme cela prêt à l'emploi. Beaucoup de ces fonctionnalités ont été conçues spécifiquement pour nos besoins. Parce que le plugin est développé pour être hautement extensible, l'adapter à vos propres besoins est relativement facile.

Modèles

WP Idea Stream est construit avec un système de modèles, vous permettant de remplacer facilement l'une des vues frontales de votre propre thème.

Fonctions personnalisées

Placer un fichier nommé wp-idea-stream-custom.php dans wp-content/plugins/ étend le plugin, vous permettant de construire sur la fonctionnalité par défaut.

Voici quelques-unes des fonctionnalités que nous avons ajoutées pour adapter le plugin à nos besoins :

• Publier le contenu (talks) en mode privé
• Champs utilisateur étendus, y compris la préférence de langue (le site s'affiche alors par défaut dans la langue préférée)
• Limite de temps pour l'édition des soumissions de discussion
• Onglets d'administration frontaux pour afficher les soumissions des personnes notées et de celles qui doivent encore être notées
• Modifications du back-end afin que le nom et l'icône du plugin soient modifiés dans le menu d'administration.
• Ajout d'une métabox avec des cases à cocher supplémentaires pour classer davantage les discussions par public cible
• Ajout du rôle d'utilisateur de « haut-parleur », essentiellement avec les mêmes autorisations que « l'abonné » standard.

Nous avons également ajouté une petite fonction amusante au cas où des candidats essaieraient de jeter un coup d'œil en piratant le flux RSS des commentaires du site :

[php light="true"]
/**
* Redirigez l'orateur essayant de tricher en ajoutant l'argument de flux à l'url de discussion :)
*/
fonction wc_talk_neutralize_feeds_step_two() {
si ( is_feed() && wp_idea_stream_is_ideastream() ) {
wp_idea_stream_add_message( tableau(
'type' => 'infos',
'content' => __( 'Ah ! surpris en train d'espionner !', 'wc-talk' ),
) );
wp_safe_redirect( wp_idea_stream_get_redirect_url() );
sortir();
}
}
[/php]

Nous utilisons ce système depuis deux années consécutives maintenant, améliorant la fonctionnalité au fur et à mesure que nous apprenons quelles fonctionnalités sont nécessaires pour rendre le processus aussi fluide et efficace que possible. Dans l'ensemble, nous pourrions en fait passer plus de temps sur le processus, mais c'est du temps qualitatif. Ces outils humanisent le processus, nous permettant de naviguer facilement dans les informations et de nous investir davantage dans les candidats et leurs idées.

En tant qu'outil collaboratif, il ajoute un élément de plaisir que vous ne pouvez pas sortir d'un tableur ! Cela apporte une dynamique supplémentaire au groupe, nous permettant à tous de participer au processus et d'avoir une voix (sauf pour les organisateurs qui proposent des conférences, bien sûr ! ;) ).

Vous aimez l'idée ? Tu devrais essayer!