ทีมของคุณเกลียดระบบปัจจุบันของคุณใช่ไหม? ต่อไปนี้คือวิธีเปิดตัว Odoo โดยไม่ต้องเกิดการกบฏ

คุณเคยเห็นมันมาก่อน มีคนเปิดสเปรดชีตที่แชร์และข้อมูลหายไปครึ่งหนึ่ง ทีมคลังสินค้าของคุณติดตามสินค้าคงคลังในแอปหนึ่ง การบัญชีใช้อีกแอปหนึ่ง และการขายมี “ระบบ” ของตัวเองที่รวบรวมไว้ด้วยกันผ่านเธรดอีเมลและบันทึกช่วยเตือน ไม่มีใครเชื่อถือตัวเลข ทุกคนมีวิธีแก้ไข และวลี “นั่นคือสิ่งที่เราทำ” ปรากฏขึ้นในการประชุมทุกครั้ง

นี่คือความจริงที่น่าอึดอัด: ทีมของคุณรู้อยู่แล้วว่าระบบของคุณเสียหาย พวกเขาบอกคุณทุกครั้งที่ถอนหายใจอย่างหงุดหงิด ทุกรายการที่ซ้ำกัน และทุกๆ “ฉันจะทำมันด้วยตนเอง” คำถามไม่ใช่ว่าคุณต้องการ Odoo หรือไม่ อยู่ที่ว่าคุณจะเปิดตัวโดยไม่ทำให้สิ่งที่แย่ลงก่อนหรือไม่

คู่มือนี้มีไว้สำหรับเจ้าของธุรกิจหรือผู้นำฝ่ายปฏิบัติการที่พร้อมจะเปลี่ยนแปลงแต่ก็หวาดกลัวต่อผลที่ตามมา เพราะความเสี่ยงที่ใหญ่ที่สุดไม่ใช่ซอฟต์แวร์ กำลังสูญเสียความไว้วางใจของทีมของคุณในระหว่างการเปลี่ยนแปลง

เหตุใดการตั้งค่าปัจจุบันของคุณจึงมีค่าใช้จ่ายมากกว่าที่คุณคิด

บริษัทส่วนใหญ่ไม่ทราบว่าระบบที่เสียหายนั้นมีค่าใช้จ่ายเท่าใด เนื่องจากค่าใช้จ่ายซ่อนเร้นอยู่ โดยจะแสดงเป็นชั่วโมงล่วงเวลาที่ใช้ในการปรับข้อมูลระหว่างแพลตฟอร์ม ปรากฏเป็นยอดขายที่สูญเสียไปเนื่องจากมีผู้ลืมติดตามผล (CRM ไม่ซิงค์กับอีเมล) เรื่องราวเหล่านี้เกิดขึ้นเมื่อพนักงานคนสำคัญลาออกเพราะพวกเขาเหนื่อยกับการต่อสู้กับเครื่องมือแทนที่จะทำงานจริง

รายงานปี 2024 จาก Panorama Consulting พบว่า 53% ขององค์กรรายงานการหยุดชะงักในการปฏิบัติงานจากระบบซอฟต์แวร์ที่กระจัดกระจาย นั่นไม่ใช่ปัญหาทางเทคโนโลยี นั่นเป็นปัญหาของคนสวมหน้ากากเทคโนโลยี

ลองนึกถึงสิ่งที่ทีมของคุณต้องเผชิญในแต่ละวัน ตัวแทนฝ่ายขายของคุณปิดข้อตกลงแต่ต้องป้อนข้อมูลของลูกค้าลงในที่ต่างๆ สามแห่ง นักบัญชีของคุณใช้เวลาช่วงบ่ายวันศุกร์ในการตรวจสอบใบแจ้งหนี้กับคำสั่งซื้อ เนื่องจากระบบไม่ได้พูดคุยกัน ผู้จัดการคลังสินค้าของคุณเก็บสเปรดชีตส่วนตัว “เผื่อไว้” เพราะพวกเขาไม่เชื่อถือหมายเลขสินค้าคงคลังอย่างเป็นทางการ

จุดเสียดสีแต่ละจุดจะกัดกร่อนขวัญกำลังใจมากขึ้นอีกเล็กน้อย และเมื่อคุณประกาศว่า "เรากำลังเปลี่ยนมาใช้ระบบใหม่" ในที่สุด คุณจะไม่เห็นความตื่นเต้นเลย คุณพบกับความหวาดกลัว เพราะทีมของคุณเคยถูกเผามาก่อน

นั่นเป็นเหตุผลว่าทำไมกลยุทธ์การเปิดตัวจึงมีความสำคัญพอๆ กับตัวซอฟต์แวร์เอง ถ้าทำผิดแล้วคุณจะมีระบบใหม่ที่มีราคาแพงซึ่งไม่มีใครใช้ ทำให้ถูกต้องแล้วคุณจะสงสัยว่าคุณเคยดำเนินการอย่างไรโดยปราศจากมัน

การเลือกคู่ครองที่เหมาะสมจะเปลี่ยนแปลงทุกสิ่ง

นี่คือจุดที่บริษัทส่วนใหญ่ทำผิดพลาดร้ายแรงครั้งแรก: พวกเขาพยายามจัดการกับการใช้งานเป็นการภายใน เจ้าหน้าที่ฝ่ายไอทีดูบทช่วยสอน YouTube ดาวน์โหลดรุ่นชุมชน และเริ่มกำหนดค่าโมดูล สามเดือนต่อมา โปรเจ็กต์ต้องหยุดชะงักเนื่องจากไม่มีใครคาดคิดว่าจะมีความซับซ้อนในการย้ายข้อมูลลูกค้าในช่วงห้าปีหรือปรับแต่งเวิร์กโฟลว์สำหรับธุรกิจที่ไม่ได้ดำเนินการเหมือนกับการสาธิตของ Odoo

การทำงานร่วมกับบริษัทดำเนินการ odoo ที่มีประสบการณ์ไม่ใช่แค่ความเชี่ยวชาญทางเทคนิคเท่านั้น มันเกี่ยวกับการมีคนที่เห็นการเปิดตัวหลายสิบครั้งมองข้ามและรู้แน่ชัดว่าควรหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดใด พันธมิตรที่เหมาะสมจะปฏิเสธสมมติฐานของคุณ ท้าทายรายการฟีเจอร์ที่ “ต้องมี” ของคุณ และบอกคุณถึงสิ่งที่คุณไม่ต้องการได้ยิน เช่น “กระบวนการปัจจุบันของคุณคือปัญหา ไม่ใช่ซอฟต์แวร์”

เมื่อคุณประเมินผู้ที่อาจเป็นคู่ครอง ให้มุ่งเน้นไปที่สามสิ่ง:

1. ความเกี่ยวข้องทางอุตสาหกรรม คู่ค้าที่ใช้ Odoo สำหรับบริษัทผู้ผลิตจะเข้าใจการวางแผนการผลิต โครงสร้าง BOM และขั้นตอนการควบคุมคุณภาพโดยที่คุณไม่ต้องอธิบายตั้งแต่ต้น ที่ปรึกษา ERP ทั่วไปมักจะพลาดความแตกต่างที่สำคัญที่สุด
2. ประสบการณ์การย้ายถิ่นฐาน การย้ายข้อมูลเป็นจุดที่การใช้งานสิ้นสุดลง ถามโดยเฉพาะว่าพวกเขาจัดการกับข้อมูลสกปรก บันทึกซ้ำ และรูปแบบระบบเดิมอย่างไร หากคำตอบไม่ชัดเจน ให้ค้นหาต่อไป
3. การสนับสนุนหลังการเปิดตัว 60 วันแรกหลังจากการเริ่มใช้งานจริงถือเป็นเรื่องวุ่นวาย คู่ของคุณควรมีแผนที่ชัดเจนสำหรับการแก้ไขข้อบกพร่อง การสนับสนุนผู้ใช้ และการค้นพบ “เราลืมขั้นตอนการทำงานนี้” ที่หลีกเลี่ยงไม่ได้

พันธมิตรที่ดียังทำหน้าที่เป็นตัวกั้นระหว่างทีมของคุณกับความซับซ้อนของโครงการอีกด้วย ผู้จัดการคลังสินค้าของคุณไม่จำเป็นต้องเข้าใจการผสานรวม API พวกเขาต้องการคนที่จะนั่งร่วมกับพวกเขา คอยดูว่าพวกเขาทำงานอย่างไร และกำหนดค่าระบบให้ตรงกัน ไม่ใช่อย่างอื่น

งานก่อนการเปิดตัวที่บริษัทส่วนใหญ่ข้ามไป

คุณจะไม่ปรับปรุงห้องครัวโดยไม่เคลียร์ตู้ก่อน แต่บริษัทต่างๆ พยายามใช้ระบบ ERP ควบคู่ไปกับกระบวนการที่เสียหายอยู่ตลอดเวลา

ก่อนที่คุณจะสัมผัส Odoo ให้ใช้เวลาสองถึงสี่สัปดาห์เพื่อเตรียมงานที่ไม่สวยงามแต่จำเป็น นี่คือระยะที่แยกการเปิดตัวที่ราบรื่นออกจากเรื่องราวภัยพิบัติ

จัดทำแผนผังขั้นตอนการทำงานจริงของคุณ ไม่ใช่ขั้นตอนในอุดมคติของคุณ อย่าบันทึกว่าสิ่งต่างๆ ควรทำงานอย่างไร บันทึกวิธีการทำงานจริงในขณะนี้ วิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราว และทั้งหมด คุณจะประหลาดใจกับสิ่งที่คุณพบ บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งที่ฉันทำงานด้วยพบว่าทีมจัดส่งของพวกเขาได้สร้างระบบเงาทั้งหมดใน Google ชีต เนื่องจากซอฟต์แวร์อย่างเป็นทางการไม่สามารถจัดการกับการจัดส่งแบบแยกส่วนได้ Google ชีตนั้นกลายเป็นพิมพ์เขียวสำหรับการปรับแต่ง Odoo

ระบุผู้ใช้ระดับสูงของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ ทุกแผนกมีคนหนึ่งหรือสองคนที่คนอื่นไปพบเมื่อติดขัด คนเหล่านี้คือตัวแทนในการนำไปใช้งานของคุณ ให้พวกเขามีส่วนร่วมตั้งแต่วันแรก ไม่ใช่ในฐานะผู้ทดสอบในตอนท้าย แต่ในฐานะผู้ร่วมออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่ เมื่อลูกค้าเป้าหมายของคลังสินค้าช่วยสร้างโมดูลสินค้าคงคลัง พวกเขาก็จะเป็นเจ้าของโมดูลนั้น เมื่อส่งมอบเสร็จแล้วพวกเขาก็ไม่พอใจ

ทำความสะอาดข้อมูลของคุณก่อนที่จะย้าย นี่เป็นส่วนที่น่าเบื่อที่สุดของโครงการ ERP และที่สำคัญที่สุด ดำเนินการตรวจสอบข้อมูลที่มีอยู่ของคุณและถามคำถามที่ยาก:

• มีบันทึกลูกค้าที่ซ้ำกันกี่รายการ?
• ครั้งสุดท้ายที่มีคนตรวจสอบข้อมูลติดต่อของซัพพลายเออร์คือเมื่อใด
• SKU ของผลิตภัณฑ์มีความสอดคล้องกันในทุกระบบ หรือคลังสินค้าใช้รหัสที่แตกต่างจากการบัญชีหรือไม่
• ประวัติการทำธุรกรรมของคุณต้องย้อนกลับไปไกลแค่ไหน? (คำแนะนำ: อาจจะไม่ไกลอย่างที่คิด)

การย้ายข้อมูลขยะไปยังระบบที่สะอาดจะทำให้คุณมีระบบที่สะอาดซึ่งเต็มไปด้วยขยะ ทำการล้างข้อมูลก่อน

ตั้งความคาดหวังที่ซื่อสัตย์ด้วยความเป็นผู้นำ โดยทั่วไปการเปิดตัว Odoo สำหรับบริษัทขนาดกลางจะใช้เวลา 3 ถึง 6 เดือน ไม่ใช่ 3 สัปดาห์ไม่ว่าโพสต์บนบล็อกนั้นจะสัญญาอะไรก็ตาม ผลผลิตจะลดลงในระหว่างการเปลี่ยนแปลง ผู้คนจะหงุดหงิด หาก C-suite ของคุณคาดหวังให้ทุกอย่างทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบในวันแรก แสดงว่าคุณแพ้ไปแล้ว จัดตำแหน่งตามไทม์ไลน์ที่สมจริงและสื่อสารทั่วทั้งบริษัท

เปิดตัวโดยไม่สูญเสียทีมของคุณ

นี่คือจุดที่ฝ่ายบุคคลของโครงการมีความสำคัญมากกว่าด้านเทคนิค คุณสามารถมีระบบที่กำหนดค่าไว้อย่างสมบูรณ์แบบ และจะยังคงล้มเหลวหากทีมของคุณปฏิเสธที่จะใช้งาน

เปิดสวิตช์เข้าไป อย่าพลิกสวิตช์ข้ามคืน การเปิดตัวครั้งใหญ่ (การปิดระบบเก่าและเปิดใช้งานเต็มรูปแบบในเช้าวันจันทร์) ฟังดูมีประสิทธิภาพ ในทางปฏิบัติ เป็นเรื่องที่น่าหวาดหวั่นสำหรับทีมของคุณและสร้างจุดล้มเหลวครั้งใหญ่เพียงจุดเดียว แนวทางแบบเป็นขั้นตอนจะได้ผลดีกว่าสำหรับบริษัทส่วนใหญ่

เริ่มต้นด้วยหนึ่งแผนกหรือหนึ่งโมดูล รับการบัญชีเกี่ยวกับ Odoo ก่อน ปล่อยให้พวกเขาค้นหาขอบคร่าวๆ เรียบๆ จากนั้นจึงขยายไปยังสินค้าคงคลัง แล้วการขาย. แล้วค่อยจัดซื้อ. แต่ละระยะจะสร้างความมั่นใจและสร้างผู้สนับสนุนภายในที่สามารถช่วยเหลือกลุ่มต่อไปได้

ฝึกฝนเพื่อการทำงานจริง ไม่ใช่คุณสมบัติของซอฟต์แวร์ นี่คือข้อผิดพลาดในการฝึกอบรมที่เกือบทุกคนทำ: พวกเขาสอนวิธีใช้ซอฟต์แวร์แก่ผู้คน คลิกที่นี่ ป้อนข้อมูลที่นั่น เรียกใช้รายงานนี้ นั่นเป็นการสาธิตซอฟต์แวร์ ไม่ใช่การฝึกอบรม

การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพดูแตกต่างออกไป มันสร้างขึ้นจากสถานการณ์ที่ทีมของคุณเผชิญอยู่จริง:

• “ลูกค้าโทรมาเพื่อเปลี่ยนคำสั่งซื้อหลังจากได้รับการยืนยันแล้ว นี่คือวิธีที่คุณจัดการใน Odoo”
• “ซัพพลายเออร์จัดส่งในปริมาณที่ไม่ถูกต้อง ต่อไปนี้คือวิธีที่คุณบันทึกความคลาดเคลื่อนและเรียกใช้ใบลดหนี้”
• “คุณต้องตรวจสอบว่าใบสั่งซื้อใดที่เลยกำหนด นี่คือแดชบอร์ดที่คุณจะใช้ทุกเช้า”

เมื่อผู้คนเห็นว่าระบบแก้ไขปัญหาประจำวันของตนอย่างไร การต่อต้านจะลดลงอย่างรวดเร็ว พวกเขาเลิกมองว่า Odoo เป็น “อีกสิ่งหนึ่งที่ต้องเรียนรู้” และเริ่มมองว่ามันเป็น “สิ่งที่ทำให้งานของฉันง่ายขึ้นในที่สุด”

สร้างพื้นที่ปลอดภัยสำหรับการร้องเรียน ฟังดูนุ่มนวล แต่ใช้งานได้จริง ตั้งค่าช่องทาง Slack โดยเฉพาะหรือยืนหยัดเป็นเวลา 15 นาทีต่อสัปดาห์ ซึ่งผู้คนสามารถรายงานปัญหา ความสับสน หรือความข้องขัดใจโดยไม่ต้องตัดสิน ไม่ใช่ระบบจองตั๋วอย่างเป็นทางการ บทสนทนาของมนุษย์ที่แท้จริง

สองสิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อคุณทำเช่นนี้ ประการแรก คุณพบปัญหาเล็กๆ ก่อนที่จะกลายเป็นปัญหาใหญ่ ประการที่สอง ทีมของคุณรู้สึกว่ามีคนรับฟัง และผู้ที่รู้สึกว่าได้รับการรับฟังก็เต็มใจที่จะก้าวผ่านความยากลำบากในการเรียนรู้ขั้นตอนการทำงานใหม่ๆ มากกว่ามาก

เฉลิมฉลองชัยชนะเล็กๆ น้อยๆ ต่อสาธารณะ เมื่อใบแจ้งหนี้อัตโนมัติใบแรกออกไปโดยไม่มีใครป้อนข้อมูลด้วยตนเอง ให้ส่งเสียงดัง เมื่อการนับสินค้าคงคลังตรงกับระบบเป็นครั้งแรกในรอบสามปี ให้แจ้งให้ทั้งบริษัททราบ ช่วงเวลาเหล่านี้สร้างแรงผลักดันและเตือนผู้คนว่าทำไมพวกเขาถึงต้องเจอเหตุการณ์นี้

60 วันแรกหลังจากเริ่มใช้งานจริง

การถ่ายทอดสดไม่ใช่เส้นชัย มันคือเส้นเริ่มต้น 60 วันแรกเป็นช่วงที่การใช้งานของคุณหยั่งรากหรือถูกละทิ้งไปอย่างเงียบๆ เมื่อผู้คนกลับมาที่สเปรดชีต

คาดหวังว่าสิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้น:

1. บางคนจะพบขั้นตอนการทำงานที่คุณลืมไป อาจเป็นการคำนวณค่าคอมมิชชั่นรายไตรมาสหรือวิธีการประมวลผลการคืนสินค้าสำหรับลูกค้าค้าส่งและลูกค้ารายย่อย มันเกิดขึ้นในทุกๆ การเปิดตัว การมีพันธมิตรการใช้งานแบบตอบสนองในระหว่างระยะนี้ไม่ใช่ทางเลือก มันเป็นสิ่งจำเป็น
2. ความเร็วจะช้าลงในช่วงแรก งานที่ทีมของคุณใช้เวลาสองนาทีในระบบเก่าอาจใช้เวลาห้านาทีใน Odoo ในช่วงสองสามสัปดาห์แรก นี่เป็นเรื่องปกติ มันเป็นช่วงการเรียนรู้ ไม่ใช่ข้อบกพร่องของระบบ ภายในสัปดาห์ที่หก งานเดียวกันเหล่านั้นจะใช้เวลา 30 วินาที
3. หนึ่งหรือสองคนจะต่อต้านได้ยากกว่าทุกคน โดยปกติแล้วจะเป็นคนที่เป็น “ผู้เชี่ยวชาญ” ในระบบเก่า สถานะของพวกเขาเชื่อมโยงกับการเป็นคนที่รู้วิธีแก้ปัญหาทั้งหมด Odoo เพิ่งทำให้วิธีแก้ไขปัญหาชั่วคราวล้าสมัย และนั่นให้ความรู้สึกเหมือนเป็นภัยคุกคาม จัดการเรื่องนี้ด้วยการสนทนาโดยตรง ไม่ใช่อีเมลการฝึกอบรมเพิ่มเติม
4. คุณจะต้องปรับแต่งทุกอย่างทันที ต่อต้านแรงกระตุ้นนี้ รันการกำหนดค่ามาตรฐานเป็นเวลาอย่างน้อย 90 วันก่อนขอโมดูลที่กำหนดเองหรือการเปลี่ยนแปลงที่สำคัญ คุณต้องมีข้อมูลการใช้งานจริงเพื่อทราบว่าสิ่งใดที่ต้องเปลี่ยนแปลงจริง ๆ กับสิ่งใดที่รู้สึกไม่คุ้นเคย

เก็บบันทึกปัญหา คำขอคุณลักษณะ และช่องว่างของกระบวนการในช่วงเวลานี้ ตรวจสอบทุกสัปดาห์กับพันธมิตรด้านการดำเนินงานของคุณ ของบางอย่างจะคลี่คลายเมื่อผู้คนรู้สึกสบายใจ ส่วนอื่นๆ จะต้องมีการเปลี่ยนแปลงการกำหนดค่าจริง การมีข้อมูลสำรองในการตัดสินใจเหล่านั้นจะช่วยป้องกันการปรับแต่งที่สิ้นเปลืองงบประมาณ ERP

การวัดว่าใช้งานได้จริงหรือไม่

คุณไม่ได้ใช้ Odoo เพื่อความสนุกสนาน คุณทำเพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ ดังนั้นวัดปัญหาเหล่านั้นโดยตรง

ก่อนเริ่มใช้งานจริง ให้จัดทำเอกสารพื้นฐานของคุณ:

• นานแค่ไหนในการปิดหนังสือรายเดือน?
• รอบการสั่งซื้อถึงการจัดส่งปัจจุบันของคุณคือเท่าใด
• ทีมของคุณใช้เวลากี่ชั่วโมงต่อสัปดาห์ในการป้อนข้อมูลด้วยตนเองหรือการกระทบยอด?
• การนับสินค้าคงคลังตรงกับบันทึกของระบบของคุณบ่อยแค่ไหน?

จากนั้นตรวจสอบเมตริกเดียวกันเหล่านั้นที่ 30, 60 และ 90 วันหลังการเปิดตัว คุณควรเห็นการเคลื่อนไหวที่มีความหมายภายในวันที่ 90 หากไม่เป็นเช่นนั้น แสดงว่าการดำเนินการบางอย่างจำเป็นต้องได้รับความสนใจ ไม่ใช่ในไตรมาสหน้าในตอนนี้

ลูกค้าด้านการผลิตรายหนึ่งติดตามกระบวนการปิดบัญชีสิ้นเดือนก่อนและหลัง Odoo ก่อน: 11 วันทำการ สามคนทำงานล่วงเวลา หลังจาก 90 วันใน Odoo: 5 วันทำการ มีสามคนเดิมออกเดินทางเวลา 17.00 น. นั่นไม่ใช่การวัดซอฟต์แวร์ นั่นคือตัวชี้วัดคุณภาพชีวิต และตัวเลขเหล่านี้คือตัวเลขที่บอกคุณว่าการใช้งานนั้นได้ผล

การเปิดตัวไม่มีใครเสียใจ

ทุกบริษัทที่ประสบความสำเร็จในการใช้งาน Odoo ต่างพูดเป็นเสียงเดียวกันว่า “เราควรจะทำสิ่งนี้เมื่อสองปีที่แล้ว” และทุกบริษัทที่ประสบความล้มเหลวต่างก็พูดว่า: “เรารีบเร่งแล้ว”

ความแตกต่างระหว่างผลลัพธ์ทั้งสองนี้ไม่ค่อยได้ลงมาที่ซอฟต์แวร์ Odoo สามารถจัดการการผลิตที่ซับซ้อน ลอจิสติกส์หลายคลังสินค้า การบัญชีระหว่างประเทศ และทุกสิ่งในระหว่างนั้น เทคโนโลยีทำงาน

สิ่งที่แยกความสำเร็จออกจากความล้มเหลวคือด้านมนุษย์ เป็นการเลือกพันธมิตรที่เคยทำสิ่งนี้มาก่อนและเคารพในความซับซ้อน การทำให้ทีมของคุณมีส่วนร่วมเร็วพอที่จะทำให้พวกเขารู้สึกถึงความเป็นเจ้าของ ไม่ใช่ความขุ่นเคือง มีความซื่อสัตย์เกี่ยวกับไทม์ไลน์ อดทนต่อช่วงการเรียนรู้ และมีวินัยในการไม่ปรับแต่งทุกอย่างตั้งแต่วันแรก

ทีมของคุณเกลียดระบบปัจจุบันของคุณอยู่แล้ว พวกเขาพร้อมสำหรับสิ่งที่ดีกว่า เสนอการเปิดตัวโดยคำนึงถึงเวลา ความเชี่ยวชาญ และความอดทนของพวกเขา และพวกเขาจะไม่เพียงแต่นำ Odoo มาใช้เท่านั้น พวกเขาจะแชมป์มัน