فريقك يكره أنظمتك الحالية؟ إليك كيفية طرح برنامج Odoo بدون تمرد

لقد رأيت ذلك من قبل. يفتح شخص ما جدول بيانات مشتركًا ويكون نصف البيانات مفقودًا. يتتبع فريق المستودع لديك المخزون في أحد التطبيقات، وتستخدم المحاسبة تطبيقًا آخر، ويكون للمبيعات "نظام" خاص بها يتم تجميعه معًا من خلال سلاسل البريد الإلكتروني والملاحظات اللاصقة. لا أحد يثق في الأرقام، كل شخص لديه حلول بديلة، وعبارة "هذه هي الطريقة التي نفعل بها الأشياء" تظهر في كل اجتماع.

هذه هي الحقيقة غير المريحة: فريقك يعرف بالفعل أن أنظمتك معطلة. لقد كانوا يخبرونك بكل تنهيدة محبطة، وكل إدخال مكرر، وكل "سأفعل ذلك يدويًا". السؤال ليس ما إذا كنت بحاجة إلى Odoo أم لا. يتعلق الأمر بما إذا كان بإمكانك طرحه دون جعل الأمور أسوأ أولاً.

هذا الدليل مخصص لمالك الأعمال أو قائد العمليات المستعد لإجراء التبديل ولكنه مرعوب من التداعيات. لأن الخطر الأكبر ليس البرنامج. إنه يفقد ثقة فريقك أثناء الفترة الانتقالية.

لماذا يكلف إعدادك الحالي أكثر مما تعتقد؟

لا تدرك معظم الشركات التكلفة الفعلية للأنظمة المعطلة لأن النفقات مخفية على مرأى من الجميع. تظهر كساعات عمل إضافية تقضيها في تسوية البيانات بين الأنظمة الأساسية. تظهر كمبيعات مفقودة لأن أحد الأشخاص نسي المتابعة (لم يتزامن نظام إدارة علاقات العملاء (CRM) مع البريد الإلكتروني). وهي تظهر عندما يستقيل أحد الموظفين الرئيسيين لأنه سئم من محاربة الأدوات بدلاً من القيام بعمله الفعلي.

وجد تقرير صدر عام 2024 من شركة Panorama Consulting أن 53% من المؤسسات أبلغت عن انقطاع تشغيلي بسبب أنظمة البرامج المجزأة. هذه ليست مشكلة التكنولوجيا. هذه مشكلة الناس في ارتداء قناع التكنولوجيا.

فكر في ما يتعامل معه فريقك يوميًا. يقوم مندوب المبيعات الخاص بك بإغلاق الصفقة ولكن يتعين عليه إدخال معلومات العميل في ثلاثة أماكن مختلفة. يقضي المحاسب الخاص بك فترة ما بعد الظهيرة يوم الجمعة في التحقق من الفواتير مقابل أوامر الشراء لأن الأنظمة لا تتحدث مع بعضها البعض. يحتفظ مدير المستودع الخاص بك بجدول بيانات شخصي "للاحتياط" لأنه لا يثق في أرقام المخزون الرسمية.

كل نقطة من نقاط الاحتكاك هذه تؤدي إلى تآكل الروح المعنوية أكثر قليلاً. وعندما تعلن أخيرًا "أننا سنتحول إلى نظام جديد"، فلن تشعر بالإثارة. لقد قوبلت بالخوف. لأن فريقك قد تم حرقه من قبل.

ولهذا السبب فإن استراتيجية الطرح مهمة بقدر أهمية البرنامج نفسه. إذا أخطأت في ذلك، فسيكون لديك نظام جديد مكلف لا يستخدمه أحد. قم بذلك بشكل صحيح، وسوف تتساءل كيف عملت بدونه.

اختيار الشريك المناسب يغير كل شيء

هذا هو المكان الذي ترتكب فيه معظم الشركات خطأها الفادح الأول: فهي تحاول التعامل مع التنفيذ داخليًا. يشاهد أحد العاملين في مجال تكنولوجيا المعلومات بعض البرامج التعليمية على YouTube، ويقوم بتنزيل إصدار المجتمع، ويبدأ في تكوين الوحدات النمطية. وبعد ثلاثة أشهر، توقف المشروع لأنه لم يتوقع أحد مدى تعقيد ترحيل بيانات العملاء لمدة خمس سنوات أو تخصيص سير العمل لشركة لا تعمل مثل الإصدار التجريبي من Odoo.

إن العمل مع شركة تنفيذ odoo ذات خبرة لا يقتصر فقط على الخبرة الفنية. يتعلق الأمر بوجود شخص شاهد العشرات من عمليات الطرح تسير بشكل جانبي ويعرف بالضبط المخاطر التي يجب تجنبها. سيرفض الشريك المناسب افتراضاتك، ويتحدى قائمة الميزات "الضرورية"، ويخبرك بأشياء لا تريد سماعها، مثل "عمليتك الحالية هي المشكلة، وليس البرنامج".

عندما تقوم بتقييم الشركاء المحتملين، ركز على ثلاثة أشياء:

1. أهمية الصناعة. سوف يفهم الشريك الذي قام بتطبيق Odoo لشركات التصنيع تخطيط الإنتاج، وهياكل قائمة مكونات الصنف (BOM)، وسير عمل مراقبة الجودة دون الحاجة إلى شرحها من الصفر. غالبًا ما يفتقد مستشارو تخطيط موارد المؤسسات (ERP) الفروق الدقيقة الأكثر أهمية.
2. تجربة الهجرة. ترحيل البيانات هو المكان الذي تموت فيه عمليات التنفيذ. اسأل على وجه التحديد عن كيفية التعامل مع البيانات القذرة والسجلات المكررة وتنسيقات النظام القديمة. إذا كانت الإجابة غامضة، استمر في البحث.
3. دعم ما بعد الإطلاق. أول 60 يومًا بعد بدء البث المباشر تتسم بالفوضى. يجب أن يكون لدى شريكك خطة واضحة لإصلاح الأخطاء، ودعم المستخدم، والاكتشافات الحتمية "لقد نسينا سير العمل هذا".

يعمل الشريك الجيد أيضًا كحاجز بين فريقك وتعقيدات المشروع. لا يحتاج مدير المستودع لديك إلى فهم عمليات تكامل واجهة برمجة التطبيقات (API). إنهم بحاجة إلى شخص يجلس معهم، ويراقب كيفية عملهم فعليًا، ويقوم بتهيئة النظام ليتناسب، وليس العكس.

العمل قبل الإطلاق الذي تتخطاه معظم الشركات

لن تقوم بتجديد المطبخ دون إزالة الخزانات أولاً. لكن الشركات تحاول دائمًا تنفيذ أنظمة تخطيط موارد المؤسسات (ERP) فوق العمليات المعطلة.

قبل أن تلمس Odoo، اقضِ ما بين أسبوعين إلى أربعة أسابيع في القيام بأعمال تحضيرية بسيطة ولكنها أساسية. هذه هي المرحلة التي تفصل بين عمليات النشر السلسة وقصص الكوارث.

قم بتخطيط مسارات العمل الفعلية الخاصة بك، وليس تلك المثالية. لا توثق كيف يجب أن تعمل الأشياء. قم بتوثيق كيفية عملهم فعليًا في الوقت الحالي، والحلول البديلة وكل شيء. سوف تتفاجأ بما ستجده. اكتشفت إحدى شركات الخدمات اللوجستية التي عملت معها أن فريق الإرسال التابع لها قام ببناء نظام ظل كامل في جداول بيانات Google لأن البرنامج الرسمي لم يتمكن من التعامل مع الشحنات المقسمة. أصبحت ورقة Google هذه بمثابة مخطط لتخصيص Odoo.

حدد مستخدمي الطاقة لديك مبكرًا. يوجد في كل قسم شخص أو شخصان يذهب إليهما الآخرون عندما يكونون عالقين. هؤلاء هم أبطال التنفيذ لديك. قم بإشراكهم منذ اليوم الأول، ليس كمختبرين في النهاية، ولكن كمصممين مشاركين لسير العمل الجديد. عندما يساعد قائد المستودع في بناء وحدة المخزون، فإنه يمتلكها. عندما يتم تسليمها لهم الانتهاء، فإنها تستاء منه.

قم بتنظيف بياناتك قبل ترحيلها. هذا هو الجزء الأكثر مللاً في أي مشروع لتخطيط موارد المؤسسات (ERP)، والأكثر أهمية. قم بإجراء تدقيق لبياناتك الحالية واطرح أسئلة صعبة:

• كم عدد سجلات العملاء المكررة الموجودة؟
• متى كانت آخر مرة قام فيها شخص ما بالتحقق من معلومات الاتصال بالمورد؟
• هل وحدات SKU الخاصة بالمنتج متسقة عبر جميع الأنظمة، أم أن المستودع يستخدم رموزًا مختلفة عن المحاسبة؟
• إلى أي مدى يجب أن يعود سجل معاملاتك؟ (تلميح: ربما ليس بقدر ما تعتقد.)

يمنحك ترحيل البيانات المهملة إلى نظام نظيف نظامًا نظيفًا مليئًا بالقمامة. قم بالتنظيف أولاً.

ضع توقعات صادقة مع القيادة. عادةً ما يستغرق طرح نظام Odoo لشركة متوسطة الحجم من 3 إلى 6 أشهر. ليس 3 أسابيع، بغض النظر عما وعدت به تلك التدوينة. سوف تنخفض الإنتاجية خلال الفترة الانتقالية. سوف يشعر الناس بالإحباط. إذا كان مديرك التنفيذي يتوقع أن يسير كل شيء بشكل مثالي في اليوم الأول، فقد خسرت بالفعل. احصل على التوافق مع جداول زمنية واقعية وقم بتوصيلها على مستوى الشركة.

طرحها دون خسارة فريقك

هذا هو المكان الذي يهم فيه الجانب البشري من المشروع أكثر من الجانب الفني. من الممكن أن يكون لديك نظام تم تكوينه بشكل مثالي، وسيظل فاشلاً إذا رفض فريقك استخدامه.

قم بالتدريج. لا تقلب المفتاح بين عشية وضحاها. إن إطلاق الانفجار الكبير (إغلاق الأنظمة القديمة والبدء في العمل بشكل كامل صباح يوم الاثنين) يبدو فعالاً. من الناحية العملية، إنه أمر مرعب لفريقك ويخلق نقطة فشل كبيرة واحدة. النهج المرحلي يعمل بشكل أفضل بالنسبة لمعظم الشركات.

ابدأ بقسم واحد أو وحدة واحدة. احصل على المحاسبة على Odoo أولاً، واسمح لهم بالعثور على الحواف الخشنة، وتسوية الأمور، ثم التوسع في المخزون. ثم المبيعات. ثم الشراء. تعمل كل مرحلة على بناء الثقة وإنشاء مناصرين داخليين يمكنهم مساعدة المجموعة التالية.

تدرب على العمل الحقيقي، وليس على ميزات البرامج. هذا هو خطأ التدريب الذي يرتكبه الجميع تقريبًا: فهم يعلمون الأشخاص كيفية استخدام البرنامج. انقر هنا، أدخل البيانات هناك، قم بتشغيل هذا التقرير. هذا عرض توضيحي للبرنامج، وليس تدريبًا.

التدريب الفعال يبدو مختلفا. إنها مبنية على السيناريوهات التي يواجهها فريقك فعليًا:

• "يتصل أحد العملاء لتغيير طلبه بعد تأكيده. وإليك كيفية التعامل مع ذلك في Odoo."
• "يشحن المورد كمية خاطئة. وإليك كيفية تسجيل التناقض وإصدار مذكرة ائتمان."
• "أنت بحاجة إلى التحقق من أوامر الشراء المتأخرة. إليك لوحة التحكم التي ستستخدمها كل صباح."

عندما يرى الناس كيف يقوم النظام بحل مشاكلهم اليومية المحددة، تنخفض المقاومة بسرعة. لقد توقفوا عن رؤية Odoo على أنه "شيء آخر يجب تعلمه" وبدأوا في رؤيته على أنه "الشيء الذي يجعل مهمتي أسهل في النهاية".

خلق مساحة آمنة للشكاوى. يبدو هذا ناعمًا، لكنه عملي. قم بإعداد قناة Slack مخصصة أو موقف أسبوعي مدته 15 دقيقة حيث يمكن للأشخاص الإبلاغ عن المشكلات أو الارتباك أو الإحباطات دون إصدار أحكام. ليس نظام التذاكر الرسمي. حوار إنساني حقيقي.

يحدث شيئين عندما تفعل هذا. أولاً، عليك أن تكتشف المشاكل الصغيرة قبل أن تصبح كبيرة. ثانيًا، يشعر فريقك بأنه مسموع. والأشخاص الذين يشعرون بأن صوتهم مسموع يكونون أكثر استعدادًا للتغلب على الانزعاج الناتج عن تعلم مسارات عمل جديدة.

احتفل بالانتصارات الصغيرة علنًا. عندما تخرج أول فاتورة آلية دون أن يقوم أي شخص بإعادة إدخال البيانات يدويًا، قم بإحداث ضجة حول هذا الموضوع. عندما يتطابق عدد المخزون مع النظام لأول مرة منذ ثلاث سنوات، أخبر الشركة بأكملها. تعمل هذه اللحظات على بناء الزخم وتذكير الأشخاص بسبب ما يمرون به.

أول 60 يومًا بعد بدء البث المباشر

البث المباشر ليس خط النهاية. إنه خط البداية. أول 60 يومًا هي حيث يتجذر تنفيذك أو يتم التخلي عنه بهدوء مع عودة الأشخاص إلى جداول البيانات.

توقع حدوث هذه الأشياء:

1. سيجد شخص ما سير العمل الذي نسيته. ربما يكون ذلك هو حساب العمولة ربع السنوية أو الطريقة التي تتم بها معالجة المرتجعات لعملاء الجملة مقابل عملاء التجزئة. يحدث ذلك في كل عملية طرح واحدة. إن وجود شريك تنفيذ سريع الاستجابة خلال هذه المرحلة ليس أمرًا اختياريًا؛ إنه ضروري.
2. ستكون السرعة أبطأ في البداية. المهام التي كانت تستغرق دقيقتين من فريقك في النظام القديم قد تستغرق خمس دقائق في Odoo خلال الأسابيع القليلة الأولى. هذا أمر طبيعي. إنه منحنى التعلم، وليس عيبًا في النظام. وبحلول الأسبوع السادس، ستستغرق تلك المهام نفسها 30 ثانية.
3. سوف يقاوم شخص أو شخصان بقوة أكبر من أي شخص آخر. عادةً ما يكون الشخص هو "الخبير" في النظام القديم. كان وضعهم مرتبطًا بكونهم الشخص الذي يعرف كل الحلول. لقد جعل Odoo حلوله القديمة قديمة، وهذا يبدو وكأنه تهديد. تعامل مع هذا من خلال المحادثة المباشرة، وليس المزيد من رسائل البريد الإلكتروني التدريبية.
4. سترغب في تخصيص كل شيء على الفور. مقاومة هذه الرغبة. قم بتشغيل التكوين القياسي لمدة 90 يومًا على الأقل قبل طلب الوحدات النمطية المخصصة أو التغييرات الرئيسية. أنت بحاجة إلى بيانات استخدام حقيقية لمعرفة ما يحتاج إلى التغيير فعليًا مقابل ما يبدو غير مألوف.

احتفظ بسجل قيد التشغيل للمشكلات وطلبات الميزات والفجوات في العمليات خلال هذه الفترة. قم بمراجعتها أسبوعيًا مع شريك التنفيذ الخاص بك. سوف تحل بعض العناصر نفسها عندما يشعر الناس بالراحة. سيتطلب البعض الآخر تغييرات حقيقية في التكوين. إن الحصول على بيانات لدعم هذه القرارات يمنع دوامة التخصيص التي تقضي على ميزانيات تخطيط موارد المؤسسات (ERP).

قياس ما إذا كان يعمل بالفعل

أنت لم تقم بتطبيق Odoo من أجل المتعة. لقد فعلت ذلك لحل مشاكل محددة. لذلك قم بقياس تلك المشاكل مباشرة.

قبل بدء البث المباشر، قم بتوثيق خطوط الأساس الخاصة بك:

• كم من الوقت يستغرق إغلاق الكتب الشهرية؟
• ما هو الوقت الحالي لدورة الطلب حتى التسليم؟
• كم ساعة في الأسبوع يقضيها فريقك في إدخال البيانات يدويًا أو التسوية؟
• كم مرة تتطابق أعداد المخزون مع سجلات النظام لديك؟

ثم تحقق من هذه المقاييس نفسها بعد 30 و60 و90 يومًا من الإطلاق. يجب أن ترى حركة ذات معنى بحلول اليوم 90. إذا لم يحدث ذلك، فإن هناك شيئًا ما في التنفيذ يحتاج إلى الاهتمام، وليس في الربع القادم، الآن.

قام أحد عملاء التصنيع بتتبع عملية الإغلاق في نهاية الشهر قبل وبعد Odoo. قبل: 11 يوم عمل، ثلاثة أشخاص يعملون ساعات إضافية. بعد 90 يومًا على Odoo: 5 أيام عمل، يغادر نفس الأشخاص الثلاثة الساعة 5 مساءً. هذا ليس مقياسًا برمجيًا. هذا هو مقياس جودة الحياة. وهذه هي الأرقام التي تخبرك أن التنفيذ يعمل.

الطرح لا أحد يندم عليه

كل شركة مرت بتطبيق ناجح لبرنامج Odoo تقول نفس الشيء: "كان ينبغي لنا أن نفعل هذا منذ عامين". وكل شركة مرت بفترة فاشلة تقول: "لقد استعجلنا بها".

نادرًا ما يعود الفرق بين هاتين النتيجتين إلى البرنامج. يستطيع Odoo التعامل مع التصنيع المعقد والخدمات اللوجستية متعددة المستودعات والمحاسبة الدولية وكل شيء بينهما. تعمل التكنولوجيا.

ما يفصل النجاح عن الفشل هو الجانب الإنساني. إنه اختيار الشريك الذي فعل هذا من قبل ويحترم التعقيد. إنه إشراك فريقك في وقت مبكر بما فيه الكفاية ليشعروا بالملكية، وليس الاستياء. إنها الصدق بشأن الجداول الزمنية، والصبر على منحنى التعلم، والانضباط بشأن عدم تخصيص كل شيء في اليوم الأول.

فريقك يكره أنظمتك الحالية بالفعل. إنهم مستعدون لشيء أفضل. امنحهم طرحًا يحترم وقتهم، وخبرتهم، وصبرهم، ولن يتبنوا نظام Odoo فحسب. سوف يدافعون عنها.