您的團隊討厭您目前的系統嗎？以下是如何在不叛變的情況下推出 Odoo

你以前見過它。有人打開共享電子表格，一半資料遺失。您的倉庫團隊在一個應用程式中追蹤庫存，會計使用另一個應用程序，銷售人員有自己的“系統”，透過電子郵件線程和便籤將其組合在一起。沒有人相信這些數字，每個人都有變通辦法，每次會議都會出現「這就是我們做事的方式」這句話。

這是一個令人不安的事實：您的團隊已經知道您的系統已損壞。他們每一次沮喪的嘆息、每一次重複的條目以及每一次「我會手動完成」都在告訴您。問題不在於您是否需要 Odoo。關鍵在於你能否在不讓事情變得更糟的情況下推出它。

本指南適用於準備進行轉變但又害怕後果的企業主或營運領導者。因為最大的風險不是軟體。在過渡期間，它會失去團隊的信任。

為什麼您目前的設置成本比您想像的要高

大多數公司並沒有意識到損壞的系統實際上會花費多少錢，因為這些費用隱藏在顯而易見的地方。它們表現為在平台之間協調數據所花費的加班時間。由於有人忘記跟進（CRM 未與電子郵件同步），它們顯示為銷售損失。當關鍵員工因為厭倦了與工具鬥爭而不是做自己的實際工作而辭職時，它們就會出現。

Panorama Consulting 的 2024 年報告發現，53% 的組織報告稱，碎片化的軟體系統造成了營運中斷。這不是技術問題。這是戴著科技面具的人的問題。

想想你的團隊每天處理什麼。您的銷售代表完成交易，但必須將客戶資訊輸入三個不同的位置。您的會計師會在周五下午根據採購訂單交叉檢查發票，因為系統之間不相互通訊。您的倉庫經理保留了一份個人電子表格“以防萬一”，因為他們不信任官方庫存數字。

每一個摩擦點都會進一步削弱士氣。當您最終宣布“我們正在切換到新系統”時，您並不會感到興奮。你遇到了恐懼。因為你的團隊以前就被燒過。

這就是為什麼推出策略與軟體本身一樣重要。如果出錯，您將擁有一個無人使用的昂貴的新系統。如果它正確的話，你會想知道如果沒有它你是如何運作的。

選擇正確的合作夥伴可以改變一切

這是大多數公司犯的第一個嚴重錯誤的地方：他們試圖在內部處理實施。 IT 人員觀看了一些 YouTube 教程，下載社群版，然後開始設定模組。三個月後，該專案陷入停滯，因為沒有人預料到遷移五年的客戶資料或為不像 Odoo 演示那樣運營的企業定制工作流程的複雜性。

與經驗豐富的 odoo 實施公司合作不僅涉及技術專業知識。這是關於讓一個經歷過數十次部署失敗的人確切地知道應該避免哪些陷阱。合適的合作夥伴會推翻您的假設，挑戰您的“必備”功能列表，並告訴您您不想听到的事情，例如“問題在於您當前的流程，而不是軟體。”

當您評估潛在合作夥伴時，請專注於三件事：

1. 行業相關性。為製造公司實施 Odoo 的合作夥伴將了解生產計劃、BOM 結構和品質控制工作流程，而無需您從頭開始解釋它們。通用 ERP 顧問常常會忽略最重要的細微差別。
2. 移民經驗。資料遷移是實現失敗的地方。具體詢問他們如何處理髒數據、重複記錄和遺留系統格式。如果答案模糊，請繼續尋找。
3. 發布後支援。上線後的前 60 天是一片混亂。您的合作夥伴應該對錯誤修復、用戶支援以及不可避免的「我們忘記了這個工作流程」的發現有一個明確的計劃。

一個好的合作夥伴還可以充當您的團隊和專案複雜性之間的緩衝。您的倉庫經理不需要了解 API 整合。他們需要有人坐在他們身邊，觀察他們的實際工作情況，並配置系統以匹配，而不是相反。

大多數公司都會跳過的啟動前工作

如果不先清理櫥櫃，就不會翻新廚房。但公司一直試圖在破碎的流程之上實施 ERP 系統。

在接觸 Odoo 之前，請花兩到四週的時間做一些平淡但必要的準備工作。這是區分順利推出和災難故事的階段。

映射您的實際工作流程，而不是您的理想工作流程。不要記錄事情應該如何運作。記錄它們現在的實際工作方式、解決方法等等。您會對您的發現感到驚訝。我工作過的一家物流公司發現他們的調度團隊在 Google Sheets 中建立了整個影子系統，因為官方軟體無法處理分批發貨。該 Google 試算表成為他們 Odoo 定制的藍圖。

儘早識別您的進階使用者。每個部門都有一兩個人，其他人遇到困難時都會去找他們。他們是您的實施冠軍。從第一天起就讓他們參與進來，不是最後作為測試人員，而是作為新工作流程的共同設計師。當倉庫主管幫助建立庫存模組時，他們就擁有了這個模組。當它完成後交給他們時，他們會感到不滿。

遷移資料之前先清理資料。這是任何 ERP 專案中最乏味的部分，也是最重要的部分。對現有數據進行審核並提出難題：

• 存在多少重複的客戶記錄？
• 上次有人驗證供應商聯絡資訊是什麼時候？
• 所有系統中的產品 SKU 是否一致，或者倉庫是否使用與會計不同的代碼？
• 您的交易歷史記錄需要追溯到多久以前？ （提示：可能沒有你想像的那麼遠。）

將垃圾資料遷移到乾淨的系統中會給您一個充滿垃圾的乾淨的系統。首先進行清理工作。

與領導設定誠實的期望。中型公司的 Odoo 部署通常需要 3 到 6 個月的時間。不管一篇部落格文章承諾了什麼，都不是三週。轉型期間生產力將會下降。人們會感到沮喪。如果你的最高管理層期望一切在第一天就完美運行，那麼你就已經失敗了。與現實的時間表保持一致，並在全公司範圍內進行溝通。

在不失去團隊的情況下推出它

這就是專案的人員方面比技術方面更重要的地方。你可以擁有一個配置完美的系統，但如果你的團隊拒絕使用它，它仍然會失敗。

分階段進行。不要在一夜之間打開開關。一次大爆炸（關閉舊系統並在周一早上全面上線）聽起來很有效率。實際上，這對您的團隊來說是可怕的，並且會造成一個巨大的故障點。分階段的方法對大多數公司來說效果更好。

從一個部門或一個模組開始。首先在 Odoo 上進行核算，讓他們找到粗糙的邊緣，平滑事情，然後擴展到庫存。然後是銷售。然後採購。每個階段都會建立信心並創建可以幫助下一組的內部倡導者。

培訓真正的工作，而不是軟體功能。這是幾乎每個人都會犯的訓練錯誤：他們教導人們如何使用軟體。點擊此處，在那裡輸入數據，運行此報告。這是軟體演示，而不是培訓。

有效的訓練看起來有所不同。它是圍繞您的團隊實際遇到的場景構建的：

• “訂單確認後，客戶打電話要求更改訂單。以下是在 Odoo 中處理此問題的方法。”
• “供應商發貨的數量錯誤。以下是記錄差異並觸發貸項通知單的方法。”
• “您需要檢查哪些採購訂單過期。這是您每天早上都會​​使用的儀表板。”

當人們看到系統如何解決他們的具體日常問題時，阻力會迅速下降。他們不再將 Odoo 視為“另一件需要學習的東西”，而是開始將其視為“最終讓我的工作變得更輕鬆的東西”。

建立一個安全的投訴空間。這聽起來很軟，但很實用。設立專門的 Slack 頻道或每週 15 分鐘的站立會議，人們可以在其中不加評判地報告問題、困惑或沮喪。不是正式的票務系統。真實的、人性化的對話。

當您這樣做時會發生兩件事。首先，你要在小問題變成大問題之前發現它們。其次，你的團隊感到被傾聽。那些感到被傾聽的人更願意克服學習新工作流程的不適。

公開慶祝小勝利。當第一張自動發票在沒有人手動重新輸入資料的情況下發出時，請大聲喧嘩。當庫存數量三年來首次與系統相符時，通知整個公司。這些時刻可以增強動力並提醒人們為什麼要經歷這一切。

上線後的前 60 天

上線並不是終點線。這是起跑線。在前 60 天，您的實施要么紮根，要么隨著人們重新使用電子表格而被悄悄放棄。

預計這些事情會發生：

1. 有人會找到您忘記的工作流程。也許是季度佣金計算或批發與零售客戶的退貨處理方式。每次推出時都會發生這種情況。在此階段擁有響應迅速的實施合作夥伴不是可選的；這是必要的。
2. 一開始速度會比較慢。在最初幾週內，您的團隊在舊系統中需要花費兩分鐘的任務在 Odoo 中可能需要花費五分鐘。這是正常的。這是學習曲線，不是系統缺陷。到第六週，這些相同的任務將需要 30 秒。
3. 一兩個人會比其他人更強烈地抵抗。通常是舊系統中的“專家”。他們的地位與知道所有解決方法的人息息相關。 Odoo 剛剛讓他們的解決方法過時，這感覺就像是一種威脅。透過直接對話來處理這個問題，而不是更多的培訓電子郵件。
4. 您會想立即定制一切。抵抗這種衝動。在請求自訂模組或重大變更之前，請執行標準配置至少 90 天。您需要真實的使用數據來了解哪些內容實際上需要更改，哪些內容只是感覺不熟悉。

在此期間保留問題、功能請求和流程差距的運行日誌。每週與您的實施合作夥伴一起審查。當人們感到舒適時，有些問題會自行解決。其他人將需要真正的配置更改。擁有數據來支援這些決策可以防止因客製化螺旋式上升而導致 ERP 預算減少。

衡量它是否真正有效

您實施 Odoo 並不是為了好玩。你這樣做是為了解決特定問題。因此，直接衡量這些問題。

在上線之前，記錄您的基線：

• 每月結帳需要多長時間？
• 您目前的訂單到交貨週期是多少？
• 您的團隊每週花費多少小時進行手動資料輸入或核對？
• 庫存盤點與系統記錄相符的頻率如何？

然後在發布後 30、60 和 90 天檢查這些相同的指標。到第 90 天，您應該會看到有意義的變化。如果沒有看到，則需要注意實施中的某些內容，而不是下個季度，而是現在。

一位製造業客戶在 Odoo 前後追蹤了他們的月末結算流程。之前：11個工作天，三人加班。在 Odoo 上使用 90 天後：5 個工作日，同樣的三個人於下午 5 點離開。這不是一個軟體指標。這是一個生活品質指標。這些數字表明實施正在發揮作用。

沒有人後悔的推出

每家成功實施 Odoo 的公司都會說同樣的話：“我們應該在兩年前就這樣做。”每一家經歷過失敗的公司都會說：“我們倉促行事。”

這兩種結果之間的差異很少歸因於軟體。 Odoo 可以處理複雜的製造、多倉庫物流、國際會計以及介於兩者之間的一切。這項技術有效。

成功與失敗的差別在於人性的一面。它是選擇一個以前做過這件事並尊重複雜性的合作夥伴。讓你的團隊儘早參與進來，讓他們感受到主人翁精神，而不是怨恨情緒。它是對時間表的誠實，對學習曲線的耐心，以及在第一天就不要定制所有東西的紀律。

您的團隊已經討厭您目前的系統。他們已經準備好迎接更好的事情了。為他們提供尊重他們的時間、專業知識和耐心的部署，他們不會只是採用 Odoo。他們會捍衛它。